TOIMINTA- JA TALOUSSUUNNITELMA 2009-2012

4.10.2007 TOIMINTA- JA TALOUSSUUNNITELMA 2009-2012 KANSALLISARKISTO

S I S Ä L T Ö sivu 1 1 JOHDANTO 2 2 TOIMINTAYMPÄRISTÖN MUUTOS 2 3 ARKISTOLAITOKSEN STRATEGINEN SUUNNITELMA 5 4 TOIMINNAN TULOSALUEKOHTAISET LINJAUKSET 6 4.1 Arkistotoimen yleinen kehittäminen ja ohjaus 6 4.2 Arkistoaineksen säilyttäminen ja käytettävyyden kehittäminen 8 4.3 Tietopalvelu 11 4.4 Kärkihankkeet 11 4.5 Muut tehtävät 13 4.6 Hallinto- ja tukitoiminnot, ohjausjärjestelmät ja voimavarat 15 5 TALOUSSUUNNITELMA 16 6 TUNNUSLUKUTAULUKKO 18

1 JOHDANTO 2 Arkistolaitoksen toiminta- ja taloussuunnitelma on laadittu valtion talousarviolain ja -asetuksen mukaisesti sekä valtioneuvoston, valtiovarainministeriön ja opetusministeriön antamiin määräyksiin ja ohjeisiin perustuen. Valtioneuvoston 8.3.2007 päättämät menokehykset, tuottavuusohjelman mukaiset vähennykset ja uusi hallitusohjelma on otettu huomioon toiminta- ja taloussuunnitelman laadinnassa. Toiminta- ja taloussuunnitelman tarkoituksena on tukea toiminnan ja talouden tuloksellisuutta, antaa perusteita menokehysten ja vuotuisen talousarvion laadinnalle ja tulostavoitteiden asettamiselle sekä tukea arkistolaitoksen johtamista ja arkistotoimen ohjausta. Arkistolaitoksen toiminta- ja taloussuunnitelman keskeisinä lähtökohtina ovat arkistolaitoksen vuoteen 2010 (osittain vuoteen 2020) ulottuva strategia sekä opetusministeriön ja arkistolaitoksen välisiin tulossopimuksiin sisältyvät linjaukset sekä vuoden 2006 alussa valmistuneen arkistolaitoksen ulkoisen arvioinnin suositukset. Toiminta- ja taloussuunnitelma sisältää toimintaympäristön muutosten kuvauksen, strategisen suunnitelman keskeiset tavoitteet ja keinot, tulosaluekohtaiset toiminnan linjaukset painopisteineen 4-vuotiskaudelle sekä taloussuunnitelman. 2 TOIMINTAYMPÄRISTÖN MUUTOS Tietoteknologian käyttöönotto edistää sähköistä asiointia ja korostaa entisestään asianhallintajärjestelmien merkitystä ja muuttaa olennaisesti asiakirjahallinnon ja aineistojen pitkäaikaisen säilyttämisen totuttuja käytäntöjä. Tiedonhallinta ja tietojenkäsittely mahdollistavat julkisen hallinnon palveluprosessien huomattavan tehostamisen. Arkistolaitokselle eri konteksteissa ja erilaisilla järjestelmillä ja laitteistoilla tuotettujen aineistojen koko elinkaaren hallinta, vastaanotto ja aineistoihin kohdistuvien tietopalveluiden järjestäminen edellyttävät pitkäjänteisyyttä ja mahdollisuutta vaikuttaa ennakoivasti julkisen hallinnon ratkaisuihin. Riittävien voimavarojen osoittaminen sähköisen asiakirjahallinnon edellyttämään aineistojen hallinnan ohjaamiseen, vastaanottamiseen ja niiden pysyvään säilyttämiseen on keskeinen edellytys arkistolaitoksen kyvylle vastata omasta tehtävästään. Arkistolaitoksen kuten muidenkin tietopalvelulaitosten on omassa tietopalvelussaan kyettävä vastaamaan sähköisten palveluiden lisääntyvään kysyntään. Hallinnon sähköisen toimintaympäristön suunnittelussa painotetaan yhteisten menettelytapojen ja koordinoinnin kehittämistä sekä yhteisten palveluiden rakentamista ja käyttöönottoa, jotta tietojärjestelmien ja niiden sisältämien tietojen yhteentoimivuus voidaan mahdollisimman tehokkaasti

3 varmistaa. Valtioneuvoston 15.6.2006 antaman valtionhallinnon IT-toiminnan kehittämisen periaatepäätöksen mukaisesti arkistolaitoksen johdolla kehitetään avoimiin standardeihin perustuva sähköisten aineistojen arkistointi ja palvelujärjestelmä (VAPA). Valtioneuvoston periaatepäätöksessä 21.6.2007 kansallisen tietoyhteiskuntakehityksen periaatteista vuosille 2007 2011 korostetaan, että julkishallinnossa oleva tieto on vaivattomasti käytettävissä kaikissa julkishallinnon organisaatioissa. Periaatepäätöksen tavoitteeksi asetetaan myös, että perustetaan kansallinen digitaalinen kirjasto digitoimalla ja siirtämällä verkkoon museoiden, arkistojen ja kirjastojen keskeiset digitaalisessa muodossa olevat kulttuuriaineistot. Laaditaan ja toimeenpannaan kansallinen digitointistrategia. Valtiovarainministeriön IT-johtamisyksikön (ValtIT) esiselvityksessä valtionhallinnon dokumenttienhallinnan, asianhallinnan ja arkistoinnin kehittämiseksi on vahvasti nostettu esille arkistolaitoksen SÄHKE-normin hyödyntäminen ja sähköisen arkistonmuodostuksen (eams) periaatteiden hyväksyminen. KELA toteuttaa sosiaali- ja terveysministeriön ohjauksessa kansallista sähköistä potilasarkistoa, jossa toteutetaan terveydenhuollon asiakirjojen sähköinen säilyttäminen. Potilasarkistossa ei ole otettu kantaa terveydenhuollon pysyvien asiakirjojen säilyttämiseen. Julkishallinnon strategisiin tavoitteisiin kuuluvat toiminnan tuottavuuden ja taloudellisuuden lisääminen sekä toimintojen alueellistaminen vaikuttavat merkittävästi arkistolaitoksen toimintaympäristössä tapahtuviin muutoksiin. Sisäisessä tehtäväjaossa maakunta-arkistoille osoitettavat valtakunnalliset tehtävät sekä tarkoituksenmukaiset kumppanuushankkeet palvelevat parhaiten niin alueellistamis- kuin tuottavuustavoitetta. Sitä tukee myös pyrkimys kehittää rakenteellista yhteistyötä valtionapua saavien arkistojen sekä muiden tietopalveluorganisaatioiden kanssa. Arkistoissa säilytettävä asiakirja-aineisto ja arkistojen tuottamat tietopalvelut ovat keskeinen osa humanistisen ja yhteiskuntatieteellisen tutkimuksen perusinfrastruktuuria. Sekä Suomi että Euroopan yhteisö ovat kiinnittäneet erityistä huomiota tutkimuksen infrastruktuurien kehittämiseen. Tavoitteena on vahvistaa tieteen ja teknologian perusrakenteita pitkäjänteisellä ja määrätietoisella kehittämispolitiikalla, joka parantaa Euroopan kykyä kilpailla korkeatasoisista tutkijoista ja tuottaa tieteellisesti merkittäviä tuloksia. Tämä edellyttää arkistolaitokselta kiinteää ja aktiivista yhteyttä tiedeyhteisöön, jotta arkistolaitoksen toiminta tukee infrastruktuurien kehittämiselle asetettavia tavoitteita ja palvelee tutkimuksen tarpeita.

4 Arkistolaitokseen siirrettävän, 40 vuotta vanhemman aineiston määrän voimakas lisääntyminen lähivuosikymmeninä edellyttää toiminnan voimavarojen huolellista suunnittelua sekä toiminnallisen ja taloudellisen lisäarvon saavuttamista keskittämällä toimintoja ja pyrkimällä luomaan voimakkaampaa synergiaa sekä arkistolaitoksen omien yksikköjen välillä että muiden toimijoiden kesken. Kysymys voimavarojen riittävyydestä ja oikeasta kohdentamisesta on suunnittelukaudella arkistolaitoksen keskeisin haaste. Valtionhallinnon organisaation suuremmat muutokset, kuten virastojen yhdistämiset ja lakkauttamiset sekä liikelaitostaminen ja alueellistaminen vaikuttavat arkistolaitoksen arkistotilan tarpeeseen, arkistoimen ohjauksen ja neuvonnan tarpeeseen sekä tietopalveluun. Sota-arkiston liittäminen arkistolaitokseen on toteutumassa vuoden 2008 alusta lukien. Sotaarkiston toimintamäärärahat on siirretty arkistolaitoksen momentille hallituksen eduskunnalle antamassa talousarvioesityksessä vuodelle 2008. Lisäksi puolustushallinto on sitoutunut huolehtimaan Sota-arkiston vanhan järjestämättömän aineiston kunnostamisesta. Se tullaan toteuttamaan Mikkelissä Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkiston tiloissa puolustusvoimien rahoituksella. Sotaarkiston kiinteistössä käytössä olevat arkistotilat riittävät vähintään suunnittelukauden. Sotaarkiston liittäminen arkistolaitokseen merkitsee lisätehtäviä arkistolaitokselle puolustushallinnon 10 vuotta vanhemman asiakirja-aineksen säilyttämisessä ja sen käytettävyyden kehittämisessä sekä puolustushallinnon asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ohjauksessa. Liitoksen myötä arkistolaitokseen siirtyy 34 virkaa. Sota-arkiston toiminnat sulautetaan Kansallisarkistoon ja sen henkilöstö siirtyy Kansallisarkiston yksiköihin. Sota-arkiston arkistolaitokseen liittämistä edellyttävä arkistolain muutosesitys on annettu eduskunnalle. Valtioneuvoston kanslian yhteydessä toimivan ns. väliarkiston liittäminen arkistolaitokseen on myös toteutumassa vuoden 2008 alusta lukien. Liitoksen yhteydessä siirtyvät väliarkiston tehtävät, tilat ja ne resurssit, joilla valtioneuvoston arkistossa on väliarkistotehtävät tähän asti hoidettu. Henkilötyövuosia on siirtymässä kolme. Arkistolaitos on esittänyt ulkoasiainministeriölle Suomen edustustojen arkistojen pysyvää sijoittamista Joensuun maakunta-arkistoon. Asiaa valmistelemaan on perustettu työryhmä. Arkistolain uusimistarve tulee arvioitavaksi suunnittelukauden alussa.

5 3 ARKISTOLAITOKSEN STRATEGINEN SUUNNITELMA Arkistolaitoksen strateginen suunnitelma koostuu toiminta-ajatuksesta, visiosta, arvoista sekä strategiasta vuoteen 2010. Toimitiloja koskevilta osin strategia ulottuu vuoteen 2020. Strategian uusimistyö aloitetaan vuoden 2008 aikana. Toiminta-ajatus Arkistolaitos on asiantuntija- ja palveluorganisaatio, jonka toiminnan tuloksena yksilölle ja yhteiskunnalle merkittävä arkistoaines säilyy suppeassa ja käyttökelpoisessa muodossa ja on tehokkaasti käytettävissä. Arkistolaitoksen tehtävänä on varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen ja niiden käytettävyys, edistää tutkimusta sekä ohjata, kehittää ja tutkia arkistotointa. Arkistolaitoksen tulee osaltaan vastata siitä, että kunkin aikakauden yhteiskunnallisesta todellisuudesta säilyy tutkimukselle aito ja todistusvoimainen kuva. Arvot Arvot muodostavat arkistolaitoksen toiminnan perustan ja ohjaavat suhtautumista asiakkaisiin, sidosryhmiin ja työtovereihin. Arkistolaitoksen arvot pohjautuvat kansainvälisesti hyväksyttyihin yleisinhimillisiin arvoihin sekä arkistoalan ja tutkimusyhteisön ammattieettisiin periaatteisiin. Arkistolaitoksen keskeisiä arvoja ovat: - Avoimuus ja luottamuksellisuus, tasapuolisuus sekä riippumattomuus Visio Arkistolaitos on julkisen sektorin asiakirjahallinnon, asiakirjojen pitkäaikaisen säilyttämisen ja asiakirjallisen kulttuuriperinnön merkittävin asiantuntijaorganisaatio Suomessa sekä kansallisesti tärkeä tietopalvelulaitos, jonka osaaminen on myös kansainvälisesti arvostettua. Arkistolaitoksen strategiset tavoitteet

6 1. Kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyvyys ja käytettävyys on turvattu. 2. Asiakirjahallinnon ohjeistus on selkeää, asiantuntevaa ja ajantasaista. 3. Verkon kautta tarjotut tietopalvelut ovat keskeinen osa asiakaspalvelutoimintaa. 4. Sähköisten aineistojen vastaanottojärjestelmien kehittämiseen ja aineistojen pitkäaikaissäilytykseen on riittävä osaaminen ja riittävät voimavarat. 5. Yksityisarkistojen hankintapolitiikka turvaa laajan, tasapuolisen ja riittävän aineiston saamisen yhteiskunnan eri toimijoilta ja eri aikakausilta. 6. Arkistolaitoksen tilantarve on arvioitu ja rakentamisaikataulu suunniteltu pitkäjänteisesti vuoteen 2020 saakka. 7. Henkilöstö on tehtäviinsä motivoitunutta ja arkistolaitoksen ammatillinen osaaminen kaikilla toiminta-alueilla on korkeatasoista. Strategian toteuttamisen keskeiset keinot ovat: 1. Toiminnan pitkäjänteinen suunnittelu ja asetettujen tavoitteiden järjestelmällinen seuranta toiminnan menestyksellisyyttä kuvaavien indikaattorien avulla. 2. Keskeisiin toiminta-alueisiin kohdistettu säännöllinen arviointitoiminta. 3. Toiminnan tuottavuutta ja tuloksellisuutta lisäävä rakenteellinen yhteistyö muiden tietopalvelulaitosten kanssa. 4. Arkistolaitoksen aseman vahvistaminen julkishallinnon sähköisen asiakirjahallinnon ja aineistojen pitkäaikaisen säilyttämisen kokonaisvaltaisessa suunnittelussa. 5. Uusien ja vapautuvien henkilöresurssien kohdentaminen strategisten tavoitteiden mukaisesti sekä osaamispohjaa tukeva ja vahvistava koulutus ja rekrytointi. 6. Innovatiivisuutta, dynaamisuutta, päämäärätietoisuutta ja ammatillista osaamista arvostavan ilmapiirin voimistaminen henkilökunnan keskuudessa. 7. Vahva sisäinen ja ulkoinen viestintä. 4 TOIMINNAN TULOSALUEKOHTAISET LINJAUKSET 4.1 Arkistotoimen yleinen kehittäminen ja ohjaus Arkistotoimen ohjauskeinoina ovat norminanto, sitä tukeva koulutus, konsultointi ja neuvonta sekä viranomaisten arkistotoimen tarkastukset. Arkistolaitos vastaa asiakirjojen koko elinkaaren huomioon ottavasta asiakirjahallinnon norminannosta. Painopistealueena on viranomaisten sähköisen

7 asiakirjahallinnon kehittäminen sekä aineistojen pitkäaikaisen säilyttämisen ja käytettävyyden turvaaminen. Arkistolaitoksen tehtävänä on määritellä, mikä osa julkisen hallinnon arkistoihin kertyvistä asiakirjoista tulee säilyttää pysyvästi. Tavoitteena on päästä nykyisestä yli 20 % säilytysosuudesta noin 15 %:n osuuteen koko julkisen hallinnon arkistonmuodostuksesta. On odotettavissa, että arkistolaitokselle käsiteltäväksi tulevien seulonta-asioiden määrä lisääntyy hallinnon organisaatiomuutosten ja tietojärjestelmien kehittymisen seurauksena. Arkistolaitoksen antama koulutus on ensisijaisesti tutkintoon tähtäävää ammatillisen pätevyyden antavaa arkistotoimen ja asiakirjahallinnon erityiskoulutusta. Tämän ohella arkistolaitoksen henkilökunnalle sekä arkistoalan ja asiakirjahallinnon tehtävissä työskenteleville suunnataan ammatillista jatko- ja täydennyskoulutusta. Ajantasainen ja korkeatasoinen koulutus tukee arkistolaitoksen norminantoa sekä parantaa viranomaisten valmiuksia hoitaa asiakirjahallintoaan mahdollisimman tehokkaasti. Keskeisellä sijalla on sähköistä asiakirjahallintoa tukeva koulutus. Koulutuksessa käytetään hyväksi arkistolaitoksen ulkopuolista asiantuntemusta ja tehdään yhteistyötä koulutusorganisaatioiden kanssa. Annettavan koulutuksen määrä riippuu toisaalta kysynnästä ja toisaalta käytettävissä olevista resursseista. Julkishallinnon virastojen ja laitosten asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtävissä toimiville suunnattu asiakirjahallinnon ja arkistotoimen perustutkinto antaa perustan tehtävien menestyksellisen hoidon edellyttämälle ammatilliselle osaamiselle. Arkistoalan muodollisen ammattipätevyyden voi saavuttaa myös suorittamalla näyttötutkintona asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ammattitutkinnon. Arkistolaitoksessa suoritettava ylempi arkistotutkinto on tarkoitettu vaativissa asiantuntijatehtävissä toimiville. Opetusministeriö selvittää sen korvaamista yliopistossa suoritettavalla koulutuksella. Ylemmän korkeakoulututkinnon tasoinen yliopistokoulutus on ollut tähän saakka ylemmän arkistotutkinnon kanssa vaihtoehtoinen pätevöitymiskoulutus ammatissa jo työskenteleville. Arkistolaitos vahvistaa vuosittain vastuullaan olevien koulutusohjelmien oppisisällöt ja vastaa siitä, että ne ovat ajanmukaisia. Arkistolaitos tukee arkistotieteen kehittämistä ja osallistuu alan tieteellisen jatkokoulutuksen järjestämiseen yhdessä yliopistojen ja muiden tietopalvelulaitosten kanssa. Viranomaisten asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tarkastusten tavoitteena on tukea kohteena olevien virastojen ja laitosten toimintaa siten, että niiden tiedonhallinta ja asianhallinta on tehokkaasti toteutettu ja pysyvään säilytykseen luovuttama aineisto on arkistolaitokseen tullessaan asianmukaisesti seulottu, järjestetty ja luetteloitu. Tehokkaan tarkastustoiminnan tavoitteena on varmistaa se,

8 että arkistolaitos saavuttaa norminannolleen ja ohjaustoiminnalleen asettamansa tavoitteet. Tarkastustoimintaa toteutetaan vuosittain laadittavan tarkastussuunnitelman mukaisesti. 4.2 Arkistoaineksen säilyttäminen ja käytettävyyden kehittäminen Paperimuodossa olevan, arkistolaitokseen siirrettävän asiakirja-aineksen määrä kasvaa nykytasosta noin 50 %:lla vuoteen 2020 mennessä. Vuonna 2006 toteutetun valtion viranomaisten arkistotoimen tilaa koskevan kyselyn perusteella viranomaisten hallussa on 485 000 hm paperimuodossa olevia asiakirjoja, joista pysyvästi säilytettäviä on kaikkiaan 158 500 hm (32,7 %). Näistä siirretään arkistolaitokseen vuoteen 2010 mennessä 26 000 hm ja vuoteen 2020 saman verran lisää. Siirrettävän aineiston määrää ei voida ennalta täysin tarkasti arvioida, sillä asiakirjojen luovutukseen vaikuttavat julkishallinnossa toteutettavat järjestelyt, kuten alueellistaminen ja liikelaitostaminen, joiden vaikutuksesta arkistolaitoksen yksiköt saattavat joutua ottamaan vastaan 40 vuotta uudempaakin aineistoa. Kartuntaan vaikuttaa myös seulonnalle asetettujen tavoitteiden toteutuminen. Ulkoisen arvioinnin suositusten mukaisesti arkistolaitos selvittää asiakirjojen siirtosyklin lyhentämistä 25 vuoteen. Tuottavuushankkeena toteutettava selvitystyö käynnistetään vuoden 2008 alussa. Samalla selvitetään siirrettävän aineiston digitoinnin kautta mahdollisesti saavutettavat säästöt arkistotilakustannuksissa. On odotettavissa, että sähköisen tiedonhallinnan lisääntyessä virastot tarvitsevat yhä vähemmän analogisia aineistojaan ja ovat valmiita siirtämään ne suunniteltua aikaisemmin pysyväissäilytykseen. Aineistojen määrän lisääntyminen virastojen omissa arkistoissa ja arkistotiloille asetetut erityisvaatimukset tekevät myös säilytys- ja tietopalveluiden ostamisesta arkistolaitokselta entistä houkuttelevamman vaihtoehdon. Myös yksityiset palveluntarjoajat ovat lisääntyvässä määrin kiinnostuneita arkistopalveluiden tarjoamisesta. Arkistolaitos antaa maksua vastaan käyttöön arkistotiloja viranomaisten 40 vuotta nuoremmalle aineistolle. Myös sähköisten aineistojen maksullisen säilytyspalvelun mahdollisuutta tutkitaan. Arkistolaitoksen yksiköistä Hämeenlinnan maakunta-arkistolle valmistuvat uudet toimitilat vuoden 2009 alkupuolella. Hankkeen suunnittelu on käynnistynyt Senaatti-kiinteistöjen toimesta. Opetusministeriö on saatuaan Valtioneuvoston raha-asiainvaliokunnalta puoltavan lausunnon oikeuttanut arkistolaitoksen tekemään hankkeesta vuokrasopimuksen. Hankkeen laajuus on 4 450 ohm 2 ja kustannusarvio 8,7 milj. euroa. Hämeenlinnan kaupungilta valtiolle ostetulla tontilla on tämän jälkeen rakennusoikeutta 3 000 k-m 2, mikä mahdollistaa arkistotilojen lisärakentamisen. Näitä tiloja voi-

daan vuokrata muille valtion laitoksille siihen saakka, kun arkistolaitos tarvitsee ne omaan käyttöönsä. 9 Myös Joensuun maakunta-arkiston tilat täyttyvät vuosikymmenen loppuun mennessä. Lisätilojen hankesuunnitelman laadinta on käynnistynyt. Rakennuksen valmistumisen tavoitevuosi on 2011. Vaasan maakunta-arkiston toimitilojen laajennuksen tai uusien tilojen suunnittelu aloitetaan vuonna 2010 ja Turun maakunta-arkiston lisätilan suunnittelu 2012. Suunnittelukaudella esitetään lisäksi erityisen saamelaisarkiston perustamista Inariin. Arkisto toimisi Oulun maakunta-arkiston alaisuudessa. Arkistoon siirrettäisiin yksityisluontoisten arkistojen (mm. saamelaisalueen paliskuntien arkistot) lisäksi myös viranomaisarkistoja, kuten Saamelaiskäräjien ja Saamelaisalueen koulutuskeskuksen arkistot. Aluksi saamelaisarkistossa työskentelisi yksi henkilö. Hankkeelle esitetään rahoitusta tilakysymyksen ratkettua. Arkistolaitos vastaa omien tilatarpeittensa lisäksi 12 valtionapua saavan arkiston tila- ja toimintaresursseihin valtion talousarviossa vuosittain myönnetyn määrärahan jakamisesta ja tukee niiden tilojen pitkäjänteistä suunnittelua. Valtionapuarkistojen tilasuunnittelussa pyritään ratkaisuihin, jotka ovat kustannustehokkaita ja lisäävät laitosten välistä yhteistyötä aineistojen säilyttämisessä ja tietopalvelun hoitamisessa. Tärkein haaste valtionapua saavien arkistojen tulevalle toiminnalle on niiden toimintamenojen huomattava kasvupaine. Elinkeinoelämän Keskusarkiston laajennus (vuonna 2007) ja Työväen arkiston uusien toimitilojen käyttöön otto (2008 tai 2009) lisäävät niiden toimintamenoja. Myös Suomalaisen Kirjallisuuden Seuralla on arkistotilojen laajennussuunnittelu vireillä. Mainittujen hankkeiden lisäksi useilla muilla valtionapua saavilla yksityisarkistoilla on laajennustarvetta lähivuosina. Lisääntyvät tilakustannukset tulee ottaa huomioon valtionapubudjetissa. Kansallisarkiston yhteydessä toimii yksityisarkistoasiain neuvottelukunta, jonka tarkoituksena on kehittää valtakunnallista yksityisarkistopolitiikkaa, yksityisarkistojen tutkimuskäytön edistämistä ja yksityisarkistoja säilyttävien laitosten välistä yhteistyötä. Konservoinnin, mikrokuvauksen ja digitoinnin avulla turvataan aineistojen säilyvyys ja parannetaan niiden saatavuutta ja käytettävyyttä. Digitointi on osa arkistolaitoksen säännöllistä toimintaa, mutta aineistojen laajamittainen, takautuva digitointi edellyttää yhteiskunnan voimakasta lisäpanostusta. Arkistolaitoksen digitointitoiminnassa toteutetaan vuosille 2006 2010 laadittua 5-vuotissuunnitelmaa, jota tarkennetaan, ja laaditaan erityinen digitointistrategia, jossa esitetään tavoitteet

10 asiakkaiden kannalta keskeisten aineistojen digitoinnista ja saattamisesta verkkokäyttöön. Arkistolaitoksen digitaaliarkisto on osa arkistolaitoksen perustoimintaa. Arkistolaitos osallistuu keskeisten muistiorganisaatioiden yhteiseen ns. Digitalia-hankkeeseen, jos hanke saa rahoituksen. Hankkeen tarkoituksena on tuottaa suuri-volyymisia digitointipalveluita. Arkistolaitoksen digitointistrategiassa otetaan huomioon Digitalia-hankkeen mahdollinen toteutuminen. Valtiontalouden uudessa kehyspäätöksessä on osoitettu kulttuuriperinnön digitointia varten 9 miljoonaa euroa erillisrahoitusta. Toistaiseksi ei ole tiedossa, mikä summa tästä osoitetaan arkistolaitoksen aineiston digitointiin. Arkistolaitoksen mikrokuvaustoimintaa toteutetaan vuosille 2006-2010 laaditun mikrokuvausohjelman mukaisesti. Mikrofilmien digitointi vähentää niiden kopiointi- ja lainaustarvetta. Suomen ja Venäjän arkistolaitosten välisenä yhteistyönä on opetusministeriön myöntämän rahoituksen turvin ryhdytty vuoden 2007 aikana Venäjältä hankkimaan mikrofilmejä Suomea koskevista arkistoaineistoista. Hankinnat perustuvat arkistolaitoksen toimeksiannosta tehtyyn selvitykseen Venäjällä olevasta, Suomea koskevasta arkistoaineistosta. Selvityksen mukaan Venäjältä on hankittu Suomeen varsin niukasti asiakirjajäljenteitä. Hankinnan tehostamiseksi arkistolaitos solmi keväällä 2005 Venäjän Rosarhivin kanssa runkosopimuksen, jossa on määritelty mikrofilmien hankintaa ja maksamista koskevat käytännöt. Niin ikään keväällä 2005 Kansallisarkisto asetti asiantuntijatyöryhmän koordinoimaan mikrofilmien hankkimista Venäjältä. Työryhmä on määritellyt prioriteetit Venäjältä hankittaville kokoelmille. Hankkeeseen esitetään suunnitelmakaudelle jatkorahoitusta taloussuunnitelmasta ilmenevällä tavalla. Suunnittelukaudella arkistolaitoksen konservoitavalle aineistolle laaditaan kuntokartoitus ja sen pohjalta kokonaissuunnitelma, jossa myös konservoinnin tavoitteet yhdistetään toteutettaviin digitointi- ja mikrokuvausohjelmiin. Kokonaissuunnitelmassa selvitetään mahdollisuus keskittää konservointitoimintaa maakunta-arkistojen osalta kustannusten säästämiseksi ja konservoinnin osaamispohjan vahvistamiseksi. Keskittäminen ei saa kuitenkaan vaarantaa maakunta-arkistojen omiin kokoelmiin kohdistuvaa välttämätöntä konservointitoimintaa. Kokonaisselvityksessä kartoitetaan mahdollisuudet tehdä yhteistyötä muiden tietopalvelulaitosten kanssa.

11 4.3 Tietopalvelu Tutkijakäyntien odotetaan suunnittelukaudella jonkin verran laskevan 2000-luvun alun huippuvuosista. Kuluvan vuoden tilanne osoittaa tutkijakäyntien lisäystä edelliseen vuoteen. Sota-arkiston ja Valtioneuvoston väliarkiston liittämiset lisäävät osaltaan tutkijakäyntejä. Tietopalveluiden keskeinen kehittämisen tavoite on verkkopalveluiden kehittäminen. Verkkopalvelut rakentuvat arkistolaitoksen VAKKA-arkistotietokannan ympärille. Arkistolaitokselta tilattujen selvitysten kysynnän odotetaan suunnittelukaudella pysyvän nykyisellä tasolla, mutta Sota-arkiston liittäminen arkistolaitokseen lisää selvityspalvelun volyymia. Enin osa maksullisista selvityksistä on julkisoikeudellisia selvityksiä virallista tarkoitusta varten ja niiden toimitusaika on enintään kaksi viikkoa. Kaukolainojen kysyntä mikrofilmilainojen osalta on hieman vähentynyt monen vuoden kasvun jälkeen, mutta on edelleen vilkasta. Suunnittelukauden lopulla mikrofilmien kaukolainaustarve vähenee, kun mikrofilmien digitointiohjelma edistyy. Kirkonkirjamikrofilmien digitoinnin toteuttamiseksi käynnistetään keskustelut mahdollisten yhteistyökumppaneiden kanssa. Maksullisten jäljenteiden kysynnän odotetaan myös vähenevän digitointiohjelmien edistyessä. Kansallisarkiston kirjasto on valtakunnallinen arkistoalan tieteellinen erikoiskirjasto, joka on osa erikoiskirjastojen kansallista kirjastoverkkoa. Arkistolaitoksen kirjastojen kokoelmien tietokantaluettelointia, kuvailuja sekä tietopalveluita kehitetään osana Suomen tieteellisten kirjastojen toiminnallista kokonaisuutta. 4.4 Kärkihankkeet Kansallinen sähköinen arkistointi- ja palvelujärjestelmä hanke Hallituksen tietoyhteiskuntaohjelmaan ja tuottavuusohjelmaan sekä Valtioneuvoston 15.6.2006 antaman valtionhallinnon IT-toiminnan kehittämistä koskevaan periaatepäätökseen ja valtiontalouden

12 uuteen kehyspäätökseen sisältyvä sähköisten aineistojen vastaanotto-, arkistointi- ja palvelujärjestelmä (VAPA) on arkistolaitoksen vastuulla. VAPAn määrityksiä on tarkennettu siten, että VAPA on osa sähköistä arkistointi- ja palvelujärjestelmää. Se mahdollistaa valtionhallinnolle toteutettavana olevan sähköisen potilasasiakirjojen arkistopalvelun tyyppisen palvelukokonaisuuden. Sähköisen arkistointi- ja palvelujärjestelmän tavoitteena on modulaarinen palvelujärjestelmä, joka mahdollistaa arkistonmuodostussuunnitelmaan pohjautuvan tiedonhallinnan asiakirjan synnystä sen määräaikaiseen säilyttämiseen ja hävittämiseen tai pysyvään säilyttämiseen. VAPA-hankkeessa tehdyt määrittelyt ovat osa tätä kokonaisuutta, jota toteutetaan valtionhallinnon konsernitavoitteiden mukaisesti. Lähtökohtana on, että arkistolaitos omistaa toimintamallin, mutta teknisesti ratkaisu voidaan toteuttaa tarkoituksenmukaisimmalla tavalla. Tavoitteena on, että palvelujärjestelmää voidaan soveltuvin osin hyödyntää koko julkisessa hallinnossa. Hankkeeseen on valtiontalouden uudessa kehyspäätöksessä varattu 2,3 miljoonaa euroa. Konsernimainen lähestymistapa mahdollistaa kuitenkin sen, että kokonaisratkaisussa hyödynnetään julkisessa hallinnossa jo tehtyä tai tekeillä olevaa työtä. Tällä on merkitystä myös kustannusten jakautumiseen. Arkistolaitos vastaisi pitkäaikaissäilyttämisen erityisvaatimuksista aiheutuvista kustannuksista ja saisi niihin tarvittavan rahoituksen. Rahoituksen kokonaismäärä riippuu myös palvelujärjestelmän lopullisesta hallinnointi- ja rahoitusmallista. VAKKA ja verkkopalveluiden kehittäminen VAKKA arkistotietokanta on arkistolaitoksen verkkopalveluiden ydin. VAKKA koostuu toistaiseksi ensisijaisesti manuaalisista arkistoluetteloista tallennetuista tiedoista, mutta sen avulla on mahdollista päästä selaamaan myös arkistolaitoksessa digitoitua aineistoa. VAKKA päätetään projektina vuoden 2007 jälkeen ja siitä tulee tietopalvelun ja aineistonhallinnan pysyvä väline. Vuonna 2007 päättyvän perustallennustyön jälkeen vuoroon tulevat vaativat karttaja piirustusaineistot, digitoitavien aineistojen hakutiedot, puutteellisesti järjestetyt aineistot saatetaan kuntoon, ja niiden kuvailutiedot täydennetään VAKKAan. VAKAn toiminnallisuus arvioidaan vuoden 2008 aikana. Samalla arvioidaan myös tietopalveluprosessit ja niiden resurssitarpeet. Tietopalvelua, VAKKA mukaan lukien arvioidaan kokonaisuutena ja tietopalvelun resurssit kohdennetaan painopistealueisiin.

13 Arkistotietokantaan perustuva sähköinen tilausjärjestelmä tekee mahdolliseksi asiakirjojen lainatilausten toimittamisen verkon välityksellä, mikä toteutetaan suunnittelukaudella. VAKKAan on liitettty extranet-sovellus, joka antaa viranomaisille mahdollisuuden syöttää arkistolaitokseen siirrettävien asiakirjojen tiedot suoraan VAKKAan, mikä helpottaa asiakirjojen siirtoprosessista aiheutuvia toimenpiteitä ja tuottaa kustannussäästöjä. Arkistolaitos on mukana European Digital Library hankkeessa, jossa kehitetään paraikaa digitaaliseen aineistoon pohjautuvia uudenlaisia tietopalveluita. Arkistolaitoksen tavoitteena onkin olla aktiivisesti mukana tässä työssä ja samalla kehittää myös VAKKAan uudenlaisia, asiakaslähtöisiä digitaalisiin aineistoihin pohjautuvia tietopalveluita. Tietopalveluiden kehittäminen edellyttää kuitenkin huomattavasti nykyistä laajempaa digitointia. 4.5 Muut tehtävät Viestintä Viestinnän pääasiallisena kanavana ovat arkistolaitoksen Internetissä olevat kotisivut. Arkistoammattilaisille suunnattu Arkistoviesti välittää arkistoalaan ja arkistotieteeseen perustuvaa tietoa painetussa muodossa. Arkistolaitoksen viestintä ottaa huomioon maakunta-arkistojen ja Kansallisarkiston yksiköiden erityistarpeet ja tukee niiden tiedotusta. Arkistolaitoksen viestintä tuottaa asiakirjalliseen kulttuuriperintöön perustuvaa tietoa keskeisistä historiallisista tapahtumista sekä verkossa että järjestämällä näyttelyitä, luentoja ja muita tilaisuuksia. Viestinnässä pyritään aktiiviseen yhteistoimintaan keskeisten sidosryhmien, kuten muiden arkistojen, museoiden ja kirjastojen kanssa. Kansallisarkiston ja maakunta-arkistojen esittelyt eri asiakas- ja kansalaisryhmille sekä asiakirjanäyttelyt ovat vakiintunut osa arkistolaitoksen toimintaa. Kansainvälinen toiminta Arkistolaitoksen kansainvälinen arkistoalan yhteistyö tukee omien toimintojen kehittämistä. Kansainvälisessä toiminnassa tärkeimpiä ovat yhteydet Pohjoismaihin ja niihin muihin maihin, joiden arkistolaitokset ovat tehtäviltään ja toiminnoiltaan lähellä Suomen arkistolaitosta. Toinen painopistealue ovat Euroopan unionin jäsenmaat, joiden keskinäisen toiminnan kehittämiseen Suomi aktiivisesti osallistuu. Voimakkaasti lisääntyneen kansainvälisen toiminnan tarpeet otetaan huomioon arkistolaitoksen tulosneuvotteluissa ja voimavarojen kohdentamisessa. Pohjoismaisen yhteis-

14 työn puitteissa toteutetaan mm. vuosittain vertaisarviointeja arkistotoimen eri alueilta. Vuosina 2006 2007 on toteutettu pohjoismaiden arkistolaitosten digitointitoiminnan vertaisarviointi. Arvioinnin raportti valmistuu kuluvan vuoden lopulla. Arkistolaitos osallistuu EU:n hankkeiden, kuten European Digital Libraryn, kansalliseen toteuttamiseen siten kuin opetusministeriön kanssa erikseen sovitaan. Tutkimustoiminta Arkistolaitos on historiantutkimuksen ja yhteiskuntatieteellisen tutkimuksen keskeinen infrastruktuuri. Arkistolaitos toteuttaa tehtäväänsä parantamalla aineistojen käytettävyyttä, ennen muuta digitoimalla tutkimuksen kannalta keskeisiä asiakirjakokonaisuuksia ja saattamalla niitä tutkijoiden käytettäväksi internetin tai arkistolaitoksen sisäisen verkon välityksellä. Erityisenä tavoitteena on yhdessä tutkijayhteisön kanssa tehostaa humanistisen ja yhteiskunnallisen tieteen kykyä käyttää laskennallisten tieteiden nopeasti kasvavaa tiedonhallintakapasiteettia kullekin tutkimusalalle ominaisella tavalla. Arkistolaitos osallistuu voimavarojensa mukaan yliopistojen ja tutkimuslaitosten pyrkimykseen kehittää informaatiologistiikkaansa ja kykyään hallita tutkimustiedon koko elinkaarta. Arkistolaitos osallistuu Tampereen yliopiston informaatiotutkimuksen laitoksen koordinoiman yhteiskunnan muistifunktioiden tutkijakouluverkoston, Memornetin, toimintaan. Sen keskeisenä tavoitteena on kouluttaa tohtorintutkinnon suorittaneita tutkijoita, joilla on valmiuksia kehittää ennen muuta tieteellisen tutkimuksen tarvitsemia aineistoja sähköisessä muodossa. Memornet tukee arkistolaitoksen lakisääteisiin tehtäviin kuuluvaa arkistotoimen tutkimusta, etenkin vaativaa käsitteenmuodostusta nopeasti muuttuvassa toimintaympäristössä, missä uudenlaisen, tieteelliseen näkemykseen perustuvan teorianmuodostuksen merkitys on keskeinen. Arkistolaitoksen oma tutkimustoiminta suuntautuu niihin tutkimusteemoihin, joissa edellytetään mahdollisuutta käyttää laajoja asiakirjakokonaisuuksia ja tuottaa muun tutkimuksen tarvitsemaa tietoaineistoa. Tutkimustoiminta perustuu ensisijaisesti ulkopuoliseen tutkimusrahoitukseen. Kansallisarkisto ja maakunta-arkistot pyrkivät tutkimusrahoitukseen sisältyvää yleiskustannuslisää vastaan osoittamaan tiloja arkistojen palveluita erityisesti tarvitseville tutkijoille. Tutkimuspalveluilla pyritään tehostamaan tutkimustoimintaa ja vähentämään erityisaineistojen turhaa siirtämistä ja sijoittamista muulle yleisölle avoimiin tiloihin. Tavoitteena on toteuttaa toimintamalli, joka mahdollistaa tutkijakollegiomaisen työskentelyn.

4.6 Hallinto- ja tukitoiminnot, ohjausjärjestelmät ja voimavarat 15 Arkistolaitos toteuttaa toiminnassaan vuonna 2004 vahvistettua toimintastrategiaa sekä omalla toiminta-alueellaan opetusministeriön tiedepolitiikan strategiaa. Strategian uusiminen aloitetaan suunnittelukauden alussa. Tulosohjausta kehitetään opetusministeriön tulosohjaustyöryhmän laatimien suositusten ja myöhemmin sovittujen suuntaviivojen mukaisesti. Arkistolaitoksen toimintaa kehitetään myös vuonna 2005 suoritetun sisäisen arvioinnin ja vuonna 2006 valmistuneen ulkoisen arvioinnin esiin tuomien kehittämistarpeiden mukaisesti. Arkistolaitos valmistelee kauden 2008-2011 kattavaa tiedonhallinnan kehittämissuunnitelmaa, jossa otetaan huomioon valtionhallinnon yleiset tiedonhallintaa ja tietotekniikkaa koskevat suunnitelmat ja linjaukset. Arkistolaitoksen omalla tietohallinnolla ja tietotekniikalla tuetaan arkistolaitoksen ydinprosesseja. Henkilöstön osaamisen, motivoinnin, työkyvyn ja hyvinvoinnin edistämiseksi arkistolaitoksessa on kokonaisstrategiaa tukeva henkilöstöstrategia. Henkilöstön ammatillisen osaamisen kartoitus ja kehittämissuunnitelman laadintatyö on käynnistetty. Henkilöstövoimavarojen tilaa ja käyttöä mitataan ja analysoidaan suunnitelmallisesti. Johtamiseen kiinnitetään erityistä huomiota ja sen tasoa mitataan vuosittain. Johtamiskoulutuksessa painotetaan prosessien hallintaa ja muutosjohtamista. Arkistolaitos on usean vuoden ajan esittänyt toiminta- ja taloussuunnitelmissaan ja talousarvioesityksissä lisäresurssien tarvetta sähköisen asiakirjahallinnon kehittämisessä, ohjauksessa ja koulutuksessa, VAPAN ylläpidossa ja kehittämisessä sekä siihen liittyvän lupajärjestelmän hoitamisessa, aineistojen digitoinnissa sekä nopeasti kasvavan asiakirjamäärän hakutietojen päivittämisessä ja syöttämisessä tietokantoihin ja näiden aineistojen käyttöön asettamisessa. Valtionhallinnon tuottavuusohjelman toteuttaminen on vienyt mahdollisuuden esittää resurssilisäyksiä, vaikka arkistolaitoksen edellä mainitut hankkeet ovat koko hallinnon läpäiseviä tuottavuushankkeita. Arkistolaitokselle on asetettu tuottavuusohjelman toteuttamiseksi 15 henkilötyövuoden vähennys ajalla 2007 2011. Arkistolaitos on tehnyt henkilöstön vähentämissuunnitelman koko kaudelle. Talous- ja henkilöstöhallinnon rutiinitehtävien hoitamisessa siirrytään opetusministeriön päätöksen mukaisesti Valtiokonttorin palvelukeskukseen vuoden 2009 loppuun mennessä. Näistä tehtävistä vapautuvat voimavarat (noin 4 htv:tta) siirretään tuottavuushankkeisiin VAPAan ja VAKKAan. Arkistolaitoksessa on mm. palkanmaksatus ulkoistettu jo aikaisemmin.

5 TALOUSSUUNNITELMA 16 TTS 2009 2012 ARKISTOLAITOS MENOKEHYKSET Mom. 296022 Menot TAE 2008 TTS 2009 TTS 2010 TTS 2011 TTS 2012 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 euroa euroa euroa euroa euroa Henkilöstö 1 9 633 9 567 9 501 9 435 9 435 Toimitilavuokrat 2 6 554 7 214 7 594 7 746 7 900 Indeksikor. 2% Muut toimintamenot 3 1 577 1 577 1 580 1 600 1 630 Kalusto- ja laite- 743 200 200 200 200 uuden kaluston investoinnit 4 ja laitteiden hankinta ja vanhan kaluston uusiminen Kehittämis-ja erillishankkeet: 5 Kansallinen sähköinen arkistointi-ja palvelujärjestelmä ja sähköinen tilausjärjestelmä 700 1 600 400 400 400 Digitointi 0 300 300 300 300 Venäjä-hanke erillisrahoitus 100 100 100 100 Yht. bruttom. 19 207 20 558 19 675 19 781 19 965 Tulot 630 630 630 630 630 Nettomenot 18 577 19 928 19 045 19 151 19 335 1 Uutta palkkausjärjestelmää koskeva rahoitussuunnitelma sisältyy yllä oleviin henkilöstömenolaskelmiin vuonna 2009. Lisäyksenä vuodesta 2008 lähtien on myös otettu huomioon valtion 1.10.2007 toteutettu VPJ-korotus (1 % palkkasummasta) 80 000 euroa. Vuosina 2009-2010 on otettu huomioon Suomen asutuksen yleisluettelon yhteisrahoitteisena hankkeena toteutettavasta digitoinnista aiheutuvina henkilöstömenoina 30 000 euroa vuosittain. Vastaava tulo on lisätty tuloihin. Valtion tuottavuusohjelman mukaisesti on vähennetty 66 000 euroa TTSvuosina 2009-2011. 2 Vuodesta 2009 menoissa on lisäyksenä vuokrien indeksikorotus 2 %. Vuodesta 2009 on kiinteistömenoissa lisäyksenä Hämeenlinnan maakunta-arkiston

uudisrakennuksen vuokramenoja 8 kuukauden vuokrina 500 000 euroa ja vuodesta 2010 243 000 euroa 4 kk:n vuokramenojen lisäyksenä nykyisiin vuokriin. Tällöin koko vuoden vuokramenojen lisäys on 743 000 euroa. Nykyisen Sota-arkiston vuokramenot ovat vuonna 2009 982 000 euroa ja Valtioneuvoston arkiston osuus on 105 000 euroa. Vuodesta 2012 lähtien on lisätty 200 000 euroa Joensuun maakuntaarkiston lisärakennuksen vuokriin. 3 IT-menot ovat myös mukana näissä menoissa(vuositasolla 500 000 euroa).tähän kohtaan sisältyvät myös kiinteistönhoitomenot 450 000 euroa vuositasolla (siivous-, sähkö- ja muut kiinteistömenot). Sota-arkiston siivous-, ja sähkömenot ovat vuonna 2009 noin 75 000 euroa ja Valtioneuvoston 5 000 euroa. 17 4 Maakunta-arkistojen kalusto- ja laitehankinnat, mikrokuvauslaitteet (KA ja Mikkelin maakunta-arkisto). Suurin osa menoista on välttämättömiä mikrokuvauslaitteiden, muiden laitteiden ja kaluston uusimista. Turun maakuntaarkiston tutkijapalvelutilojen muutostöiden kalustomenot ovat vuonna 2009 30 000 euroa. Hämeenlinnan maakunta-arkiston varustamiseen esitetään vuodelle 2008 (siirrettäväksi vuodelle 2009) 320 000 ja muuttokuluihin 80 000 euroa. Sotaarkiston ja Valtioneuvoston arkiston kulutusmenot on lisätty summiin. 5 Venäjä-hankkeen yhteydessä esitetty 100 000 euroa vuosittain on tarkoitettu käytettäväksi mikrofilmijäljenteiden hankkimiseen Suomea koskevista asiakirjoista.

18 6 TUNNUSLUKUTAULUKKO VAIKUTTAVUUS 2006 toteutu ma 2007 arvio 2008 tavoite 2009 tavoite 2010 tavoite 2011 tavoite 2012 tavoite Arkistoainesten kokonaismäärä (hm) 112 235 113 000 152 000 157 000 162 000 167 000 172 000 TOIMINNALLINEN TULOKSELLISUUS: Tuotokset ja laadunhallinta Annettu koulutus (luentotunteja) 1 062 800 800 800 800 800 800 Kurssipalautteet 4,16 > 3,5 > 3,5 > 3,5 > 3,5 > 3,5 > 3,5 Tarkastukset (lkm) Järjestetyt arkistot (hyllymetriä) 96 100 100 110 110 110 110 1 340 1 400 1 500 1 500 1 500 1 500 1 500 Tutkijakäynnit 66 241 66 000 72 000 72 000 72 000 72 000 72 000 Annetut todistukset ja selvitykset 16 824 17 000 22 000 22 000 22 000 22 000 22 000 Asiakastyytyväisyys (tutkijasalipalvelut) > 3,5 > 3,5 > 3,5 > 3,5 > 3,5 > 3,5 Arkistotietokanta VAKAN ulkopuoliset käyttökerrat Digitointi (tiedostojen kokonaismäärä) TOIMINNALLINEN TEHOKKUUS Kokonaistuottavuuden muutos (keskeisillä suoritteilla) 114 000 115 000 117 000 120 000 122 000 124 000 126 000 777 000 1030000 1300000 1600000 1800000 2100000 2400000 positiivinen positiivinen positiivinen + 1,9 positiivinen positiivinen positiivinen HENKISTEN VOIMAVAROJEN HALLINTA JA KEHITTÄMINEN Henkilötyövuodet 228,5 224 261 258 255 252 252 Sairauspäivät/htv 12,3 < 12 < 12 < 12 < 12 < 12 < 12 Työtyytyväisyysindeksi > 3,4 > 3,5 > 3,6 > 3,7 > 3,8

19