KOKEMÄEN KAUPUNKI HALLINTOSÄÄNTÖ Hyväksytty KV 1.11.2004 51 KV 19.12.2005 66, muutos Voimaantulo 1.11.2004 1.1.2006, muutos I LUKU YLEISET MÄÄRÄYKSET 1 Hallintosäännön soveltaminen ja kaupungin johtosäännöt ja organisaatio Hallintosäännössä määrätään kaupungin päätöksenteko- ja kokousmenettelystä. Hallintosäännön ohella kaupungin toimintaa ohjataan seuraavilla johtosäännöillä, joihin nähden hallintosääntöä sovelletaan toissijaisena: - kaupunginvaltuuston työjärjestys - kaupunginhallituksen johtosääntö - rakennusjärjestys - tarkastussääntö - arkistotoimen toimintaohje - irtaimistosääntö - hankintaohjeet - luottamushenkilöiden palkkiosääntö - sisäisen valvonnan ohjeet - tiedotusohjeet - laskutus- ja perintäohje - tietoturvallisuusohjeet Päävastuualueiden johtosäännöt: - koulutuslautakunta - maaseutulautakunta - perusturvalautakunta - tekninen lautakunta - vapaa-aikalautakunta - ympäristötoimi 2 Luottamushenkilöorganisaatio Kaupungin luottamushenkilöorganisaation muodostavat kaupunginvaltuusto, tarkastuslautakunta, kaupunginhallitus ja henkilöstöjaosto, sekä seuraavat päävastuualueilla toimivat lautakunnat: Hallinnon päävastuualue: 1. keskusvaalilautakunta (5 jäsentä) 2. maaseutulautakunta (7 jäsentä) Sivistystoimen päävastuualue: 3. koulutuslautakunta (9 jäsentä) 4. vapaa-aikalautakunta (7 jäsentä) Sosiaali- ja terveystoimen päävastuualue: 5. perusturvalautakunta (9 jäsentä) Yhdyskuntatoimen päävastuualue: 6. tekninen lautakunta (9 jäsentä)
7. teknisen lautakunnan jaosto, tieasiat (5 jäsentä) 8.ympäristölautakunta (9 jäsentä) Lautakuntien puheenjohtajien tulee olla kaupunginvaltuutettuja. 3 Henkilöstöorganisaatio 3.1 Osastojako 3.2 Johtoryhmät Kaupungin henkilöstön päävastuualueisiin perustuva osastojako on seuraava: - hallinto-osasto - sivistysosasto - perusturvaosasto - yhdyskuntaosasto II LUKU KOKOUSMENETTELY Päävastuualueiden johtosäännöissä toiminta jaetaan vastuualueisiin tarpeen mukaan. Osastoa johtaa osastopäällikkö, jonka kaupunginhallitus nimeää osastojen vastuualueiden esimiehistä toimikaudekseen. Osastojen välisestä työnjaosta ja työvoiman käytöstä päättää kaupunginjohtaja, osastojen sisäisestä työnjaosta ja työvoiman käytöstä päättää osastopäällikkö. Kaupunginhallitus nimeää toimikaudekseen kaupungin johtoryhmän, jonka puheenjohtajana toimii kaupunginjohtaja ja jossa on enintään 7 jäsentä. Osastopäällikkö voi asettaa osaston johtoryhmän, johon kuuluvat vastuualueiden esimiehet ja jonka puheenjohtaja on osastopäällikkö. 4 Luvun määräysten soveltaminen Tämän luvun määräyksiä noudatetaan kaupunginvaltuustoa lukuun ottamatta kaikissa kaupungin toimielimissä sekä soveltuvin osin toimitus- ja katselmusmiesten kokouksissa. Kokoustyöskentelyssä ja siihen liittyvissä valmistelutehtävissä, menettelytavoissa ja tiedoksiannoissa noudatetaan hallintolakia (434/2003). 5 Kokousaika ja -paikka Toimielin pitää kokouksensa päättämänään aikana ja paikassa. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen sen pitämisestä. 6 Kokouksen koollekutsuminen Kokouskutsun antaa hallintokunnan esittelijä tai pöytäkirjanpitäjä. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat (asialista). Esityslista lähetetään mahdollisuuksien mukaan kokouskutsun yhteydessä. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla.
Kokouskutsu ja esityslista on lähetettävä vähintään 3 päivää ennen kokousta, jolleivät erityiset syyt ole esteenä. Esityslistan tulee kunkin asian kohdalla sisältää esittelijän ehdotuksen päätökseksi. 7 Jatkokokous Jos kokousasioita ei ole saatu varsinaisessa kokouksessa käsitellyiksi, asiat voidaan siirtää jatkokokoukseen, johon ei tarvitse antaa eri kutsua. Kokouksesta poissa olleille on kuitenkin pyrittävä antamaan tieto jatkokokouksesta. 8 Varajäsenen kutsuminen Toimielimen jäsenen, joka on estynyt saapumasta kokoukseen, on ilmoitettava siitä välittömästi hallintokunnan toimistoon varajäsenen kutsumista varten. Milloin jäsen on esteellinen käsittelemään jotain asiaa kokouksessa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, voidaan samalla tavalla kutsua varajäsen kokoukseen sitä asiaa käsittelemään. 9 Kokouksen pitäminen Avattuaan kokouksen puheenjohtaja toteaa läsnä olevat sekä kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden. Asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, jollei toimielin toisin päätä. Toimielin voi päättää ottaa käsiteltäväksi sellaisenkin asian, josta ei ole mainintaa kokouskutsussa. 10 Kokouksen johtaminen Puheenjohtajan tehtävänä on johtaa asioiden käsittelyä sekä pitää huolta järjestyksestä toimielimen kokouksessa. Puheenjohtaja saa varoituksen annettuaan määrätä poistettavaksi henkilön, joka käyttäytyy sopimattomasti. Jos syntyy epäjärjestys, puheenjohtajan on keskeytettävä tai lopetettava kokous. 11 Tilapäinen puheenjohtaja Jos sekä puheenjohtaja että varapuheenjohtaja ovat poissa tai esteellisiä jossakin asiassa, valitaan kokousta tai asian käsittelyä varten tilapäinen puheenjohtaja. 12 Läsnäolo toimielinten kokouksissa Kaupungin eri toimielinten kokouksissa on jäsenten lisäksi läsnäolo- ja puheoikeus: - kaupunginhallituksen kokouksessa kaupunginvaltuuston puheenjohtajalla ja varapuheenjohtajilla; - muun toimielimen kokouksessa kaupunginhallituksen puheenjohtajalla ja kaupunginjohtajalla; - kaupunginhallitus voi määrätä edustajansa muiden toimielinten kokouksiin. Kaupunginhallituksen edustajaksi toimielimeen voidaan määrätä myös kaupunginhallituksen varajäsen tai kaupunginjohtaja. Kaupunginhallituksen edustajaa ei kuitenkaan nimetä tarkastuslautakuntaan, keskusvaalilautakuntaan, vaalilautakuntiin ja toimikuntiin. Muiden kuin edellä mainittujen henkilöiden läsnäolosta ja puheoikeudesta päättää asianomainen toimielin.
Kaupunginhallituksen edustuksesta valtuuston kokouksessa määrätään valtuuston työjärjestyksessä. 13 Esittely Asiat päätetään toimielimen kokouksessa viranhaltijan esittelystä. Esittelijästä määrätään ao. päävastuualueen johtosäännössä. Esittelijän ollessa poissa tai esteellinen toimii esittelijänä hänen sijaisekseen määrätty viranhaltija/työntekijä. Toimielin voi erityisestä syystä päättää, että asia käsitellään puheenjohtajan selostuksen pohjalta ilman virallista esittelyä. Esittelijän ehdotus on käsittelyn pohjana (pohjaehdotus). Jos esittelijä on muuttanut esityslistalla olevaa ehdotustaan ennen kuin toimielin on tehnyt päätöksen asiasta, pohjaehdotus on muutettu ehdotus. Jos ehdotus on peruutettu, asia on poistettava esityslistalta, ellei toimielin toisin päätä. 14 Esteellisyyden toteaminen 15 Äänestys ja vaalit Esteellinen kaupunginhallituksen tai hallintokunnan jäsen tai muu läsnäolija on velvollinen ilmoittamaan esteestään ja sen perusteesta kokouksessa ja poistumaan kokouksesta asian käsittelyn ajaksi. Toimielimen puheenjohtajan on tarvittaessa saatettava jäsenen tai muun läsnäoloon oikeutetun henkilön esteellisyys toimielimen ratkaistavaksi. Äänestyksestä ja vaalin toimittamisesta on soveltuvin osin voimassa, mitä valtuuston työjärjestyksessä määrätään. 16 Pöytäkirjan laatiminen, tarkastaminen ja nähtävänä pitäminen Pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä toimielimen päättämänä aikana ja paikassa siten kuin siitä vähintään yhtä päivää aiemmin on ilmoitettu. Toimielimen pöytäkirjaan merkitään: 1) järjestäytymistietoina: - toimielimen nimi - kokouksen alkamis- ja päättymisaika sekä kokouspaikka - läsnä ja poissa olleet ja missä ominaisuudessa kukin on ollut läsnä - kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 2) asian käsittelytietoina: - asiaotsikko - selostus asiasta - päätösehdotus - esteellisyys ja sen peruste - kannatetut ehdotukset
- äänestykset: äänestystapa, äänestysjärjestys, äänestysesitys sekä äänestyksen tulos - vaalit: vaalitapa ja vaalin tulos - päätöksen toteaminen - eriävä mielipide - lisätietoja antavan henkilön nimi ja yhteystiedot 3) laillisuustietoina: - oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus - puheenjohtajan allekirjoitus - pöytäkirjanpitäjän varmennus - merkintä pöytäkirjan tarkastuksesta - merkintä nähtävänä pidosta, mikäli pöytäkirja on yleisesti nähtävillä Pöytäkirjaan liitettävissä oikaisuvaatimusohjeissa annetaan tarpeelliset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemiseksi. Pöytäkirjaan liitettävässä valitusosoituksessa on mainittava valitusviranomainen, valitusaika ja mitä valituskirjeeseen on liitettävä. Päätökseen, josta ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä valitusta, on liitettävä tästä ilmoitus ja samalla mainittava, mihin lain tai asetuksen kohtaan kielto perustuu. Mitä edellä on määrätty, noudatetaan soveltuvin osin viranhaltijan tekemiin päätöksiin. 17 Kaupunginhallituksen ja lautakunnan otto-oikeus Asian ottamisesta kaupunginhallituksen käsiteltäväksi päättää kaupunginhallitus, kaupunginhallituksen puheenjohtaja tai kaupunginjohtaja. Asian ottamisesta lautakunnan käsiteltäväksi päättää lautakunta, lautakunnan puheenjohtaja tai esittelijä. 18 Ottokelpoisesta päätöksestä ilmoittaminen III LUKU MUUT MÄÄRÄYKSET 19 Tiedottaminen Kaupungin viranomaisen on neljän päivän kuluessa pöytäkirjan tarkastamisesta ilmoitettava kaupunginhallitukselle ja lautakunnalle toimittamalla pöytäkirja niistä päätöksistä, jotka voidaan ottaa kaupunginhallituksen tai lautakunnan käsiteltäväksi. Jos pöytäkirjaa ei tarkasteta, määräaika lasketaan pöytäkirjan allekirjoittamisesta. Otto-oikeutta on käytettävä viimeistään siinä ajassa, jossa oikaisuvaatimus päätöksestä on tehtävä. Kaupungin tiedottamista johtaa kaupunginhallitus, joka hyväksyy yleiset ohjeet kaupungin tiedottamisen periaatteista ja päättää tiedottamisesta vastaavista kaupungin viranhaltijoista. 20 Kaupungin asukkaiden aloitteet Kaupunginhallituksen on vuosittain maaliskuun loppuun mennessä esitettävä kaupunginvaltuustolle luettelo sen toimivaltaan kuuluvissa asioissa tehdyistä kaupungin toimintaa koskevista aloitteista ja niiden johdosta suoritetuista toimenpiteistä. Kaupunginvaltuusto voi samalla todeta, mitkä aloitteista on käsitelty loppuun. Kaupunginhallituksen ja lautakunnan tehtäväalueella tehdyistä aloitteista on vastaavasti esitettävä tiedot kaupunginhallitukselle ja ao. lautakunnalle niiden päättämällä tavalla.
Jos aloite vaatii erityistä valmistelua, sen viranomaisen, jonka käsiteltäväksi aloite kuuluu, on ilmoitettava aloitteen tekijälle kuukauden kuluessa aloitteen tekemisestä sen arvioitu käsittelyaika ja keneltä saa lisätietoja aloitteen käsittelystä. 21 Kaupungin nimenkirjoitus ja asiakirjojen allekirjoittaminen Kaupungin puolesta tehtävät sopimukset ja sitoumukset allekirjoittaa kaupunginjohtaja ja varmentaa kaupunginsihteeri, elinkeinoasiamies tai päävastuualueen osastopäällikkö, jollei kaupunginhallitus ole valtuuttanut siihen toisia henkilöitä. Kaupungin toimituskirjelmät ja kirjelmät allekirjoittaa kaupunginjohtaja ja varmentaa kaupunginsihteeri, elinkeinoasiamies tai päävastuualueen osastopäällikkö. Päävastuualueen osastopäällikkö tai pöytäkirjanpitäjä voi yksinkin allekirjoittaa toimielimen päätökseen perustuvan asiakirjan. Toimielimen hallinnassa olevista asiakirjoista annettavat otteet ja jäljennökset todistaa oikeaksi pöytäkirjanpitäjä, arkistosihteeri tai toimielimen arkistovastaava. 22 Asiakirjojen lunastus Valmistelua koskevat asiakirjat allekirjoittaa asian valmistelija. Kaupunginvaltuusto päättää periaatteista, joiden mukaan asiakirjoista on suoritettava kaupungille lunastusta. IV LUKU TOIMIVALTA HENKILÖSTÖASIOISSA 23 Luvun määräysten soveltaminen Niistä virkasuhteeseen ja viranhaltijaan liittyvistä asioista, joista on säädetty kunnallisesta viranhaltijasta annetussa laissa (304/03) tai muussa laissa, päättää kaupunginhallitus, jollei laissa ole toisin säädetty tai hallintosäännössä tai muussa johtosäännössä muuta määrätty. Eri johtosääntöjen henkilöstöasioiden toimivaltaa koskevien määräysten soveltamisjärjestys on seuraava: - kaupunginhallituksen johtosääntö - päävastuualueen johtosääntö - hallintosääntö 24 Toimivalta viran perustamisessa ja lakkauttamisessa 25 Viran/toimen haku Kaupunginvaltuusto päättää viran perustamisesta ja lakkauttamisesta sekä virkasuhteen muuttamisesta työsuhteeksi tai päinvastoin. Kaupunginvaltuusto päättää myös kuukausipalkkaisen toimen perustamisesta ja lakkauttamisesta Viran/toimen julistaa haettavaksi se, jonka tehtävänä on valita viran/toimenhaltija avoinna olevaan virkaan/toimeen. Toimielin voi siirtää tätä koskevan ratkaisuvallan viranhaltijalle. Viran, johon kaupunginvaltuusto valitsee viranhaltijan, julistaa kuitenkin haettavaksi kaupunginhallitus. Viran/toimen vakinaiseen täyttämiseen tarvitaan kaupunginhallituksen lupa. Kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 4 :n 3 momentissa säädetyn lisäksi henkilö voidaan ottaa ilman hakumenettelyä sellaiseen virka-/työsuhteeseen, joita vastaavia tehtäviä hän on hoitanut kaupungissa vähintään kuusi kuukautta.
26 Henkilöstön kelpoisuusehdot 27 Henkilöstövalinnat Henkilöstöltä vaadittavasta kelpoisuudesta pidetään erillistä luetteloa. Kelpoisuusvaatimukset vahvistaa (ellei määräyksiä laeissa tai asetuksissa) viranomainen, joka valinnan suorittaa. Virkasuhteeseen ottava viranomainen päättää henkilön ottamisesta määräaikaiseen virkasuhteeseen erityisistä kelpoisuusvaatimuksista riippumatta kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 6 :n 2 momentin mukaisesti. Kaupunginvaltuusto valitsee kaupunginjohtajan. Kaupunginhallitus valitsee - elinkeinoasiamies - kaupunginsihteeri - talousjohtaja - koulutoimenjohtaja - perusturvajohtaja - kaupungininsinööri Kaupunginhallitus ja lautakunnat valitsevat alaisensa viran- ja toimenhaltijat. Määräaikaiset viran- ja toimenhaltijat valitsee kaupunginjohtaja, osastopäällikkö tai vastuualueen esimies. Koeajan määräämisestä tai siitä sopimisesta ja koeajan pituudesta päättää se, joka ottaa palvelusuhteeseen. 28 Viran/toimenhaltijan siirtäminen toiseen virka/työsuhteeseen ja palvelussuhteen osaaikaistaminen 29 Virka- ja työvapaa 30 Sivutoimilupa Viran/toimenhaltijan siirtämisestä toiseen palvelussuhteeseen ja palvelussuhteen osaaikaistamisesta päättää kaupunginhallitus tai se viranomainen, joka päättää molempiin palvelusuhteisiin ottamisesta. Jollei 33 :stä muuta johdu, kaupunginhallitus ja lautakunta päättävät alaisensa henkilöstön virka- ja työvapaan myöntämisestä. Sijaisen määrää tarvittaessa se viranomainen, joka myöntää virka- ja työvapaan. Yli vuoden kestävien sijaisuuksien täyttämiseen vaaditaan kaupunginhallituksen lupa. Kaupunginhallitus voi tarvittaessa valita kaupunginjohtajan sijaisen enintään 6 kuukauden ajaksi. Sivutoimiluvan myöntämisestä sekä sivutoimen vastaanottamisen ja pitämisen kieltämisestä päättävät kaupunginhallitus ja hallintokunnat alaistensa viran/toimenhaltijoiden osalta. 31 Virantoimituksesta pidättäminen Viranhaltijan virantoimituksesta pidättämisestä päättää kaupunginhallitus. Väliaikaisesta virasta pidättämisestä päättävät osastopäälliköt.
32 Palvelussuhteen päättyminen ja lomauttaminen Palvelussuhteen päättymisestä ja erottamisesta ja lomauttamisesta päättää se viranomainen, joka valitsee viranhaltijan tai ottaa työntekijän työsopimussuhteeseen. Jos irtisanominen tai lomauttaminen koskee yli 10 henkilöä, tekee päätökset kaupunginhallitus. 33 Viranhaltijoiden ratkaisuvalta henkilöstöasioissa Kaupunginjohtaja, osastopäällikkö ja vastuualueen esimies ratkaisevat alaisiaan koskevat seuraavat henkilöstöasiat: 1) myöntävät vuosiloman 2) myöntävät sellaisen virkavapauden ja työloman, jonka saamiseen viranhaltijalla tai työntekijällä on lainsäädännön, virka- ja työehtosopimuksen tai erillisen päätöksen nojalla ehdoton oikeus 3) myöntävät harkinnanvaraisen, palkattoman virkavapauden ja työloman enintään 90 kalenteripäiväksi kerrallaan, mikäli harkittavaksi ei tule virkavapauden tai työloman ajalta maksettavan palkan määrä 4) määräävät tarvittaessa henkilöstön lisä-, yli-, lauantai- ja sunnuntaityöhön sekä varallaoloon 5) päättävät koulutuksesta 6) päättävät terveydentilaa koskevien tietojen pyytämisestä ja terveydentilaa koskeviin tarkastuksiin ja tutkimuksiin määräämisestä 7) päättävät oman viran ohella tapahtuvan toisen viran hoidosta maksettavasta korvauksesta ja toisen viran väliaikaisesta hoidosta maksettavasta korvauksesta 8) päättävät henkilökunnan virkistysasioista 9) myöntävät oman auton käyttöoikeuden 34 Ratkaisuvalta palkka-asioissa 35 Toimenkuvat Kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto päättää vakinaisen henkilöstön palkkauksesta. Kaupunginjohtaja, osastopäällikkö ja vastuualueen esimies päättävät määräaikaisen henkilökunnan palkkauksesta sekä alaisensa henkilökunnan henkilökohtaisista lisistä. Henkilökohtaisen lisän vuosisidonnaisista osista, kokemuslisistä, määrävuosikorotuksista ym. päättää KH:n jaoston sihteeri. Palkkaa ja muita taloudellisia etuuksia koskevat vaatimukset käsitellään siinä toimielimessä, joka on etuudesta päättänyt. Toimenkuvauksessa määritellään henkilön asema vastuualueella ja hänen tehtävänsä. Toimenkuvan valmistelee lähin esimies yhdessä viran/toimen haltijan kanssa. Toimenkuvat tarkistetaan vuosittain tavoite- ja kehityskeskustelujen yhteydessä. Toimenkuvat tarkistetaan myös henkilö- ja tehtävämuutosten yhteydessä. Toimenkuvaukset hyväksyy: - kaupunginhallitus kaupunginjohtajan osalta - kaupunginjohtaja osastopäälliköiden osalta - osastopäällikkö välittömien alaistensa osalta - vastuualueen esimies alaistensa osalta