OULAISTEN KAUPUNGIN HALLINTOSÄÄNTÖ 1. LUKU YLEISET MÄÄRÄYKSET. 1 Soveltaminen

Transkriptio

1 Kaupunginvaltuusto Voimaan OULAISTEN KAUPUNGIN HALLINTOSÄÄNTÖ 1. LUKU YLEISET MÄÄRÄYKSET 1 Soveltaminen 2. LUKU Hallintosäännössä määrätään Oulaisten kaupungin hallinto- ja päätöksentekomenettelystä. Hallintosääntö on toissijainen seuraaviin johtosääntöihin ja niihin rinnastettaviin sääntöihin nähden: - valtuuston työjärjestys - kaupunginhallituksen johtosääntö - hallintopalvelujen johtosääntö - perusturvapalvelujen johtosääntö - sivistyspalvelujen johtosääntö - teknisten palvelujen johtosääntö - tarkastussääntö ORGANISAATIO 2 Luottamushenkilöorganisaatio Kaupungin tässä säännössä tarkoitetun luottamushenkilöorganisaation muodostavat kaupunginvaltuusto, kaupunginhallitus ja seuraavat lauta- ja johtokunnat, joista käytetään jatkossa nimitystä toimielin. 1. Tarkastuslautakunta 5 jäsentä 2. Keskusvaalilautakunta 5 jäsentä 3. Maaseutulautakunta 9 jäsentä 4. Perusturvalautakunta 9 jäsentä 5. Sivistyslautakunta 9 jäsentä 6. Tekninen lautakunta 9 jäsentä 7. Valvontalautakunta 9 jäsentä 3 Toimielimen yleiset tehtävät ja päätösvalta Toimielimen yleiset tehtävät 1. valmistella oman toimialansa osalta strateginen suunnitelma, jonka kaupunginvaltuusto hyväksyy 2. hyväksyä oman toimialansa osalta toimintasuunnitelmat ja asettaa tavoitteet sekä niiden arviointikriteerit 3. määritellä oman toimialansa toimintalinjat 4. valvoa suunnitelmien ja tavoitteiden toteutumista 5. huolehtia oman alansa palvelujen kehittämisestä ja sopeuttamisesta valtuuston asettamien määrärahojen mukaisesti 6. ottaa toimialallaan huomioon erilaisten vaikutusten arviointi (YVA, IVA )

2 7. raportoida tarvittaessa tulosten saavuttamisesta 8. haettava valtionosuudet ja avustukset, perittävä muut tulot sekä huolehdittava siitä, että toiminnasta aiheutuvat menot maksetaan ajallaan Toimielimen yleinen päätösvalta 1. erityislaissa kunnalle määrätyistä tehtävistä päättäminen, ellei toisin ole määrätty tai niitä ei ole lainsäädännöllä tai kunnan johtosäännöillä tai muilla sopimuksilla annettu muun viranomaisen ratkaistavaksi 2. antaa kaupungin puolesta lausuntoja toimielimen toimialaan kuuluvista asioista 3. päättää omalla toimialallaan kiinteän ja irtaimen omaisuuden vuokralle antamisesta ja ottamisesta ottaen huomioon kaupunginhallituksen antamat ohjeet, mikäli tehtävä ei ole toimielimen johtosäännössä määrätty muulle viranomaiselle 4. päättää irtaimen omaisuuden myynnistä, vaihdosta, lahjoituksesta ja poistosta, joiden arvo on enintään euroa ellei toimielimen johtosäännössä ole toisin määrätty 5. päättää maksuista, tulorajoista, vuokrista sekä muista korvausperusteista, mikäli se voimassa olevien säännösten ja taksojen mukaan on mahdollista, mikäli tehtävä ei kuulu muulle viranomaiselle 6. myöntää vapautus tai lykkäys maksun suorittamisesta, mikäli siihen on olemassa erityiset syyt 7. päättää sopimusten tekemisestä sekä muista sitoumuksista 8. hyväksyy oman hallinnonalansa arkistonmuodostussuunnitelman 9. siirtää toimivaltaansa kuuluvan asiakirjan antamista koskevaa viranomaisen ratkaisuvaltaa alaiselleen viranomaiselle.(viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain 4 ja 14.1 ) 10. valtuuttaa alaisensa viranhaltijan ratkaisemaan toimielimen tai palvelukeskuksen toimivaltaan kuuluvan asian 4 Viranhaltijoiden päätösvalta Kaupunginvaltuuston, kaupunginhallituksen ja toimielimen ratkaisuvaltaa siirretään viranhaltijoille siten kuin tässä säännössä tai kaupunginvaltuuston hyväksymissä muissa säännöissä määrätään. Siirrettyä päätösvaltaa käytettäessä viranhaltijan on noudatettava toimielimen mahdollisesti vahvistamia perusteita ja yleisiä ohjeita sekä pidettävä pöytäkirjaa päätöksistään. Tehdyt päätökset on saatettava tiedoksi lähimmälle ylemmälle monijäseniselle viranomaiselle ja kaupunginhallitukselle niin kuin jäljempänä määrätään. Jäljennökset henkilöstöasioita koskevista viranhaltijapäätöksistä on toimitettava neljännesvuosittain henkilöstöjohtajalle ja hankintapäätöksistä kaupunginkamreerille. 5 Palveluorganisaatio Kaupungin palveluorganisaatio perustuu seuraavaan keskusjakoon: 1. Hallintokeskus 2. Perusturvakeskus 3. Sivistyskeskus 4. Tekninen keskus Kaupunginjohtaja on organisaation päällikkö ja hänen sijaisensa kaupunginsihteeri. Kaupunginhallitus määrää keskusten päälliköt, ellei asianomaisen toimialan johtosäännössä ole toisin määrätty.

3 Kaupunginhallitus päättää keskuksien välisestä työnjaosta ja työvoiman käytöstä. Tilapäisistä muutoksista päättää kaupunginjohtaja. Keskuksen päällikkö johtaa omaa keskustaan ja päättää keskuksen sisäisestä työvoiman käytöstä. Palvelutason määrittelee kaupunginvaltuusto. 6 Toimivallan jako Keskuksen toiminta perustuu kaupunginvaltuuston vahvistamiin toiminta- alueisiin. Toimielin nimeää toiminnasta vastuulliset esimiehet sillä tasolla, mikä kunkin toimielimen oman toiminnan osalta on tarkoituksenmukaisinta. 7 Johtoryhmä Kaupungilla on johtoryhmä. Johtoryhmän kokouksiin osallistuu kaupunginjohtaja, kaupunginsihteeri, kaupunginkamreeri, yritysasiamies, henkilöstöjohtaja, johtava lääkäri, perusturvajohtaja, sivistysjohtaja, tekninen johtaja ja kaavoitusjohtaja. Kaupunginjohtaja voi kutsua kokouksiin muitakin viranhaltijoita sekä tarvittaessa henkilöstöjärjestön edustajia. Johtoryhmän tehtävänä on vastata tavoitteellisesta ja tuloksellisesta yhteistoiminnasta kaupungin palvelujen tuottamisessa. Kokoukset pidetään kaupunginjohtajan määräyksestä ja hänen puheenjohdollaan. 8 Henkilöstökokoukset Kaupunginjohtaja kutsuu koolle keskusten yhteisen kokouksen, kun yhteistoiminta tai tiedottaminen sitä edellyttävät. Keskusten päälliköt kutsuvat koolle keskusten työpaikkakokoukset ja toiminta-alueiden/toimintayksiköiden esimiehet oman toimialansa työpaikkakokoukset. 9 Tehtäväkuvaukset ja kehityskeskustelut 3. LUKU Tehtäväkuvauksella määritellään viran- ja toimenhaltijan keskeiset tehtävät ja hänen asemansa organisaatiossa. Keskuksen päällikkö hyväksyy alaisensa henkilöstön tehtäväkuvaukset ja kaupunginjohtaja keskusten päälliköiden tehtäväkuvaukset. Esimiesten ja työntekijöiden välillä pidetään vähintään kerran vuodessa henkilökohtaiset kehityskeskustelut. Keskustelussa käsitellään mm. työpaikan ja työntekijän koulutus- ja kehittämistarpeita, tavoitteita, työyhteisön ja yhteistyön toimivuutta ja tulevia kehityssuunnitelmia. TOIMIVALTA HENKILÖSTÖASIOISSA 10 Luvun määräysten soveltaminen Kaupunginvaltuusto ja kaupunginhallitus päättävät määrärahoista ja ao. toimielin tekee viranhaltijoita ja työntekijöitä koskevat päätökset.

4 Niistä virkasuhteeseen ja viranhaltijaan liittyvistä asioista, joista on säädetty kunnallisesta viranhaltijasta annetussa laissa (304/03) tai muissa laeissa, päättää kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto, ellei laissa ole toisin säädetty tai hallintosäännössä taikka muussa johtosäännössä muuta määrätty. 11 Toimivalta viran perustamisessa ja lakkauttamisessa sekä virkasuhteen muuttamisessa työsuhteeksi Kaupungissa on kaupunginvaltuuston perustamat vakinaiset virat. Vähäiset nimikemuutokset tekee kaupunginhallitus. Toimien osalta perustamispäätökset ja nimikemuutokset tekee kaupunginhallitus. Virat ja toimet perustetaan Oulaisten kaupunkiin. Virkojen ja toimien sijoittamisesta tulosalueille päättää asianomainen toimielin. 12 Viran ja toimen haku Viran/toimen julistaa haettavaksi se, jonka tehtävänä on valita viranhaltija/ toimenhaltija avoinna olevaan virkaan/toimeen, mikäli tehtävää ei ole delegoitu jollekin muulle viranomaiselle. Kaupunginjohtajan viran julistaa kuitenkin haettavaksi kaupunginhallitus. Kaupunginjohtajan virkaan voidaan suostumuksen nojalla valita sellainen henkilö, joka ei ole hakenut virkaa ja jonka virkakelpoisuudesta on esitetty tarpeellinen selvitys. Jos virkaan tai toimeen hakemus toimitetaan sähköisesti muutoin kuin sähköisesti allekirjoitettuna, on ennen valinnan suorittamista varmistuttava hakemuksen oikeellisuudesta. Asiakirjojen täydentämisestä määrätään hallintolaissa. Viran tai toimen täyttävä viranomainen voi päättää, että kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 7 :n tai työehtosopimuksen mukaista terveydentilaa koskevaa selvitystä ei vaadita, mikäli valitaan henkilö, joka jo on kaupungin virka- ja työsuhteessa ja on jo aikaisemmin esittänyt selvityksen terveydentilastaan tai mikäli palvelussuhteeseen otetaan enintään kuuden kuukauden ajaksi. Terveystietojen pyytämisestä ja terveydentilaa koskeviin tarkastuksiin ja tutkimuksiin määräämisestä päättää sama viranomainen, joka päättää väliaikaisesta virasta pidättämisestä. Keskuksen päällikkö päättää, kuka toimialan henkilökuntaan kuuluva saa käsitellä henkilöstön terveystietoja. Keskuksen päällikkö päättää kamera- ja kulunvalvonnasta. Keskuksen päällikkö päättää tehtävät, joissa voidaan vaatia huumausainetestauksen todistusta. 13 Henkilön kelpoisuusehdot Henkilöstöltä vaadittavasta kelpoisuudesta päätetään ao. laissa, asetuksessa tai viran/toimen perustamispäätöksessä. Virkasuhteeseen ottava viranomainen päättää henkilön ottamisesta määräaikaiseen virkasuhteeseen erityisistä kelpoisuusvaatimuksista riippumatta kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 6 :n 2 momentin mukaisesti.

5 14 Henkilöstövalinnat Kaupunginvaltuusto päättää kaupunginjohtajan valinnasta. Kaupunginhallitus päättää kaupunginsihteerin, kaupunginkamreerin, henkilöstöjohtajan, sivistysjohtajan, perusturvajohtajan, johtavan lääkärin, teknisen johtajan, kaavoitusjohtajan, yritysasiamiehen valinnasta. Lautakunta päättää muiden itsenäisessä asemassa olevien viranhaltijoiden valinnasta omalla päätulosalueella. Keskuksen päällikkö päättää muiden henkilöiden valinnasta omalla päätulosalueellaan pyydettyään ennen valintaa lausunnon valittavan lähimmältä esimieheltä ellei palvelukeskuksen johtosäännössä toisin määrätä. Koeajan määräämisestä, siitä sopimisesta ja koeajan pituudesta päättää se, joka ottaa palvelussuhteeseen. Palvelussuhteen päättymisestä, osa-aikaistamisesta ja lomauttamisesta päättää se viranomainen, joka päättää palvelussuhteen ottamisesta. Yleisestä lomautuksesta päättää kuitenkin kaupunginhallitus. Keskuksen päällikkö/toiminta-alueen esimies ottaa työ- tai toimintamäärärahoilla taikka määräajaksi palkattavat sekä näihin rinnastettavat tilapäiset työntekijät, päättää heidän työsuhteen syntymisestä, lakkaamisesta sekä työsopimuksen sisällöstä sekä jaoston ohjeiden mukaisesti palkasta, paitsi harkinnanvaraisen palkan määräämisestä, ellei johtosäännöissä muuta todeta. Keskuksen päällikkö/tulosalueen esimies hyväksyy virkaan tai toimeen valitun henkilön lääkärintodistuksen ja vahvistaa viran- ja toimenhaltijan vaalin, mikäli lääkärintodistus on varaukseton. Muussa tapauksessa vaalin vahvistaa ao. toimielin. Kaupunginjohtajan vaalin vahvistaa kaupunginhallitus. Valitseva viranomainen päättää hakuajan jatkamisesta tai uudesta hausta sekä viroista ja työtehtävistä, joihin sovelletaan lakia nuorten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä. 15 Viran- ja toimenhaltijan siirtäminen toiseen virka- tai työsuhteeseen Valinnan tehnyt viranomainen voi siirtää viran- tai toimenhaltijan toiseen koulutusta vastaavaan tehtävään, mikäli voimavarojen tehokas käyttö ja yhteistoiminta sitä edellyttää. Mikäli viran- ja toimenhaltija siirretään muihin tehtäviin, on tehtäviin perehdyttämiseen kiinnitettävä erityistä huomiota. Jos viranhaltija valitaan kaupungin toiseen virkaan, tapahtuu siirtyminen uuteen virkaan vaalin jälkeen toiseksi alkavan kalenterikuukauden ensimmäisenä päivänä, elleivät asianomaiset toisin päätä. 16 Virka- ja työvapaa Kaupunginhallitus ja lautakunnat päättävät alaisensa henkilöstön virkavapauden ja työloman myöntämisestä, jollei seuraavasta pykälästä muuta johdu. Sijaisen määrää tarvittaessa se viranomainen, joka myöntää virkavapauden tai työloman.

6 17 Viranhaltijoiden päätösvalta henkilöstöasioissa Kaupunginjohtaja, keskuksen päällikkö, toiminta-alueen ja toimintayksikön esimies ratkaisee alaistaan koskevat seuraavat henkilöstöasiat, jollei johtosäännössä toisin määrätä: 1. päättää vuosiloman 2. päättää sairausloman ja KVTES:n mukaisen sairaanlapsen hoitovapaan 3. myöntää sellaisen virkavapauden ja työloman, jonka saamiseen viranhaltijalla ja työntekijällä on lainsäädännön, virka- ja työehtosopimuksen nojalla ehdoton oikeus 4. myöntää vuorotteluvapaan ja osa-aikalisän sekä työntekijän kirjallisesta anomuksesta lyhyemmän työajan 5. myöntää harkinnanvaraisen palkattoman virkavapauden ja työloman enintään 30 kalenteripäiväksi kerrallaan 6. antaa alaiselleen viranhaltijalle ja työntekijälle virkamatkamääräyksen 7. määrää tarvittaessa henkilöstön lisä-, yli-, lauantai-, sunnuntaityöhön sekä varallaoloon 8. päättää koulutuksesta kaupunginhallituksen henkilöstöjaoston osoittamien tai hallintokunnan omien koulutusmäärärahojen puitteissa 18 Sivutoimilupa Kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto päättää anomuksesta sivutoimiluvan myöntämisestä sekä sivutoimen vastaanottamisen ja pitämisen kieltämisestä. Tarvittaessa henkilöstöjaosto pyytää asiasta toimielimen lausunnon. 19 Virantoimituksesta pidättäminen Viran tai toimen täyttävä viranomainen päättää virantoimituksesta pidättämisestä. Kaupunginhallitus päättää kaupunginvaltuuston ottaman viranhaltijan väliaikaisesta pidättämisestä. Muilta osin väliaikaisesta pidättämisestä päättää ottava viranomainen. 20 Palvelussuhteen irtisanominen ja purkaminen, varoitus ja huomautus Viranhaltijan ja työntekijän irtisanoo ja palvelussuhteen purkaa se viranomainen tai se työnantajan edustaja, jolla tuolloin on toimivalta ottaa vastaava viranhaltija tai työntekijä. Varoituksen antamisesta päättää 1 momentin mukainen viranomainen tai työnantajan edustaja. Huomautuksen antamisesta päättää lähin esimies. 21 Palvelussuhteen jatkaminen viranhaltijan tai työntekijän täytettyä 68 vuotta Palvelussuhde päättyy ilman irtisanomista ja irtisanomisaikaa sen kalenterikuukauden päättyessä, jonka aikana viranhaltija tai työntekijä täyttää 68 vuotta. Palvelussuhteen jatkamisesta viranhaltijan tai työntekijän täytettyä 68 vuotta, taikka mainitun ajankohdan jälkeen, päättää ao. lautakunta kuultuaan henkilöstöjaostoa. Asiaa koskeva hakemus on tehtävä 3 kuukautta ennen hakijan 68-vuotispäivää.

7 4. LUKU KAUPUNGIN TALOUS 22 Talousarvion täytäntöönpano Kaupunginvaltuusto hyväksyy talousarviossa toimielimelle toiminnalliset tavoitteet, määrärahat ja tuloarviot. Sitovuustaso määritellään vuosittain talousarvion hyväksymisen yhteydessä. Kaupunginhallitus ja lautakunta hyväksyvät talousarvioon perustuvan käyttösuunnitelman. Nämä toimielimet voivat siirtää käyttösuunnitelman hyväksymisvaltaa edelleen alaisilleen viranhaltijoille. 23 Talousarvion muutokset Toimielimen on tehtävä esitys talousarvion ja taloussuunnitelman muuttamisesta, milloin talousarviossa oleva määräraha ei riitä tai tuloarvio tai toiminnallinen tavoite ei toteudu. Muutosesitys on tehtävä heti, kun muutostarve on nähtävissä, jolloin kaupunginvaltuustolle jää todellinen päätösvalta asiassa. 24 Käyttöomaisuuden myynti Käyttöomaisuuden myynnistä päättää kaupunginvaltuuston hyväksymien perusteiden mukaisesti kaupunginhallitus. Irtaimen omaisuuden sekä osakkeiden ja osuuksien myynnissä kaupunginhallitus voi siirtää toimivaltaansa edelleen muille toimielimille ja viranhaltijoille. 25 Poistosuunnitelman hyväksyminen Suunnitelmapoistojen perusteet hyväksyy kaupunginvaltuusto. Käyttöomaisuuden perusparannusmeno lisätään poistamattomaan hankintamenoon, jollei erilliseen poistosuunnitelmaan ole erityistä syytä. Kaupunginvaltuuston hyväksymien suunnitelmapoistojen perusteiden pohjalta kaupunginhallitus hyväksyy hyödyke- tai hyödykeryhmäkohtaiset poistosuunnitelmat. 26 Ulkopuolisen rahoituksen hankkiminen, sijoitustoiminta sekä antolainat Kaupunginvaltuusto päättää talousarvion hyväksymisen yhteydessä tai erikseen vieraan pääoman muutoksista sekä sijoitustoiminnan ja antolainauksen periaatteista. 27 Maksujen määrääminen Maksuista ja niiden yksityiskohtaisista perusteista päättää kaupunginhallitus tai asianomainen lautakunta ellei laissa tai muissa säännöksissä toisin määrätä. Kaupunginhallitus voi siirtää toimivaltaansa muille toimielimille ja viranhaltijoille. 28 Riskienhallinta Kaupunginhallitus vastaa riskienhallinnan toteuttamisesta ja yhteensovittamisesta sekä päättää kaupungin omaisuuden ja vastuiden vakuuttamisesta paitsi kiinteän omaisuuden

8 5. LUKU vakuuttamisesta, mistä päättää tekninen lautakunta. Kaupunginhallitus voi siirtää toimivaltaansa edelleen muille toimielimille ja viranhaltijoille. KOKOUSMENETTELY 29 Yleistä Tämän luvun määräyksiä noudatetaan kaupunginvaltuustoa lukuun ottamatta kaupungin toimielimissä sekä soveltuvin osin toimitus- ja katselmusmiesten kokouksissa. 30 Kokousaika ja paikka Toimielin pitää kokouksensa päättämänään aikana ja paikassa. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen sen pitämisestä. 31 Kokouksen koollekutsuminen Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsu on lähetettävä vähintään kolme päivää ennen kokousta. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla. Kokouskutsuun on liitettävä esityslista, jossa tulee olla selostus kustakin käsiteltävästä asiasta ja päätösehdotus, mikäli asia on ehditty riittävästi valmistella. 32 Jatkokokous Jos kokousasioita ei ole saatu siinä kokouksessa käsitellyksi, asiat voidaan siirtää jatkokokoukseen, johon ei tarvitse antaa eri kutsua. Kokouksesta poissa olleille on kuitenkin pyrittävä antamaan tieto jatkokokouksesta. 33 Varajäsenen kutsuminen Toimielimen jäsenen, joka on estynyt saapumasta kokoukseen, on kutsuttava varajäsen sijaansa. Milloin jäsen on esteellinen käsittelemään jotakin asiaa kokouksessa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenen kokoukseen sitä asiaa käsittelemään. Myös puheenjohtaja tai esittelijä voi toimittaa kutsun varajäsenelle. 34 Kokouksen pitäminen Avattuaan kokouksen puheenjohtajan on todettava läsnä olevat sekä missä ominaisuudessa kukin on läsnä. Puheenjohtajan on todettava kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, jollei toimielin toisin päätä.

9 Toimielin voi päättää ottaa käsiteltäväkseen sellaisenkin asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. 35 Kokouksen johtaminen Puheenjohtajan tehtävänä on johtaa asioiden käsittelyä sekä pitää huolta järjestyksestä toimielimen kokouksessa. Puheenjohtaja varoituksen annettuaan saa määrätä poistettavaksi henkilön, joka käyttäytyy sopimattomasti. Jos syntyy epäjärjestys, puheenjohtajan on keskeytettävä ja lopetettava kokous. 36 Tilapäinen puheenjohtaja Jos sekä puheenjohtaja että varapuheenjohtaja ovat poissa tai esteellisiä jossakin asiassa, valitaan kokousta tai asian käsittelyä varten tilapäinen puheenjohtaja. 37 Läsnäolo toimielinten kokouksissa Kaupungin eri toimielinten kokouksissa on jäsenten lisäksi läsnäolo- ja puheoikeus: 1. kaupunginhallituksen kokouksessa kaupunginvaltuuston puheenjohtajalla ja varapuheenjohtajilla 2. muun toimielimen kokouksessa kaupunginhallituksen puheenjohtajalla ja kaupunginjohtajalla Muiden kuin edellä mainittujen henkilöiden läsnäolosta ja puheoikeudesta päättää asianomainen toimielin. Kaupunginhallituksen edustuksesta kaupunginvaltuuston kokouksessa määrätään valtuuston työjärjestyksessä. 38 Kaupunginhallituksen edustus muissa toimielimissä Kaupunginhallitus voi määrätä muihin toimielimiin edustajansa, jolla on läsnäolo- ja puheoikeus toimielimen kokouksessa. Edustajaa ei nimetä tarkastuslautakuntaan eikä keskusvaalilautakuntaan. 39 Esittely Asiat päätetään toimielimen kokouksessa viranhaltijan esittelystä. Esittelijän ehdotus on käsittelyn pohjana. Jos esittelijä on muuttanut esityslistalla olevaa ehdotustaan ennen kuin toimielin on tehnyt päätöksen asiasta, pohjaehdotus on muutettu ehdotus. Esittelijästä määrätään asianomaisen toimielimen johtosäännössä. Esittelijän ollessa poissa tai esteellinen toimii esittelijänä hänen sijaisekseen määrätty. Toimielin voi erityisestä syystä päättää, että asia käsitellään puheenjohtajan selostuksen pohjalta ilman viranhaltijan esittelyä. 40 Esteellisyyden toteaminen Toimielimen puheenjohtajan on tarvittaessa saatettava jäsenen tai muun läsnäoloon oikeutetun henkilön esteellisyys toimielimen ratkaistavaksi.

10 41 Äänestys ja vaalit Äänestyksen ja vaalin toimittamisesta on soveltuvin osin voimassa, mitä valtuuston työjärjestyksessä määrätään. Äänestys on toimitettava avoimesti. Jos äänestys on toimitettu muulla tavalla kuin nimenhuudolla, äänestys on vaadittaessa tai puheenjohtajan katsoessa sen selvyyden vuoksi tarpeelliseksi toimitettava uudelleen nimenhuudolla. Milloin vaali toimitetaan suljetuin lipuin, äänestyslipun on oltava kokoon taitettu niin, ettei sen sisältö ole näkyvillä. Äänestysliput on annettava puheenjohtajalle nimenhuudon määräämässä järjestyksessä. Ääniä voidaan antaa jokaiselle vaalissa kysymykseen tulevalle ehdokkaalle, vaikkei häntä olisi keskusteluissa ehdotettu tai kannatettu. 42 Pöytäkirjan laatiminen, tarkastaminen ja nähtävänä pitäminen Kokouksesta laadittavan pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä toimielimen päättämänä aikana ja paikassa siten kuin siitä vähintään yhtä päivää aiemmin on ilmoitettu. Toimielimen pöytäkirjaan merkitään: 1. Järjestäytymistietoina: - toimielimen nimi - kokouksen alkamis- ja päättymisaika sekä kokouspaikka - läsnä- ja poissaolleet ja missä ominaisuudessa kukin on ollut läsnä - kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 2. Asian käsittelytietoina: - asiaotsikko - selostus asiasta - päätösehdotus - esteellisyys - tehdyt ehdotukset ja onko niitä kannatettu - äänestykset: äänestystapa, äänestysjärjestys, äänestysesitys sekä äänestyksen tulos - vaalit: vaalitapa ja vaalin tulos - päätöksen toteaminen - eriävä mielipide 3. Laillisuustietoina: - oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus - puheenjohtajan allekirjoitus - pöytäkirjanpitäjän varmennus - merkintä pöytäkirjan tarkastuksesta - merkintä nähtävänä pidosta, mikäli pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävänä Pöytäkirjaan liitettävissä oikaisuvaatimusohjeissa annetaan tarpeelliset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemiseksi. Pöytäkirjaan liitettävässä valitusosoituksessa on mainittava

11 valitusviranomainen, valitusaika ja mitä valituskirjaan on liitettävä. Päätökseen, josta ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä valitusta, on liitettävä tästä ilmoitus ja samalla mainittava, mihin lain tai asetuksen kohtaan kielto perustuu. Mitä edellä on määrätty, noudatetaan soveltuvin osin viranhaltijan ja luottamushenkilön tekemiin päätöksiin. 43 Kaupunginhallituksen ja lautakunnan otto-oikeus Asian ottamisesta kaupunginhallituksen käsiteltäväksi voi päättää kaupunginhallitus, kaupunginhallituksen puheenjohtaja, kaupunginjohtaja ja kaupunginsihteeri. Asian ottamisesta lautakunnan käsiteltäväksi voi päättää lautakunnan ja sen puheenjohtajan lisäksi lautakunnan esittelijä. 44 Ottokelpoisen päätöksen ilmoittaminen Päätökset, joita ei voi ottaa ylemmän toimielimen käsittelyyn, määrätään kuntalain 51 :n 4. momentissa. Ylemmän toimielimen käsiteltäväksi ei saa kuitenkaan ottaa: 1. lain tai asetuksen mukaisia lupa-, ilmoitus-, valvonta- tai toimitusmenettelyä koskevia asioita; eikä 2. yksilöön kohdistuvia opetustoimen, terveydenhuollon tai sosiaalitoimen asioita. 3. kuntalain 77 :ssä tarkoitetulle kuntien yhteiselle toimielimelle siirrettyjä asioita, jos asianomaiset kunnat niin sopivat. Muista kuin edellä tarkoitetusta päätöksestä on ilmoitettava viranomaiselle, joka on toimivaltainen ottamaan kyseisen päätöksen ylemmän toimielimen käsittelyyn. Ilmoittaa ei kuitenkaan tarvitse päätöksistä, jotka koskevat - hankintoja, joiden arvo ei ylitä 3000 euroa - henkilöstövalintoja, joissa määräaika on korkeintaan 30 kalenteripäivää - virka- ja työehtosopimuksen mukaisia etuuksia, jotka eivät ole harkinnanvaraisia - harkinnanvaraisia palkattomia virkavapauksia ja työlomia yhtäjaksoisesti enintään 30 kalenteripäiväksi - henkilöstöasioita, jotka työnantaja on oikeutettu päättämään - niistä muista päätöksistä, joiden ilmoitusvelvollisuudesta kaupunginhallitus, toimielimen tai viranhaltijan vapauttaa Ilmoitus on tehtävä neljän päivän kuluessa pöytäkirjan tarkistamisesta. Jos pöytäkirjaa ei tarkasteta, määräaika lasketaan pöytäkirjan allekirjoittamisesta. Päätökset niissä asioissa, joista ei tarvitse ilmoittaa, voidaan otto-oikeuden estämättä panna täytäntöön, jollei yksittäistapauksessa ole ilmoitettu asian ottamisesta kaupunginhallituksen tai lautakunnan käsiteltäväksi.

12 6. LUKU MUUT MÄÄRÄYKSET 45 Tiedottaminen Kaupungin tiedottamista johtaa kaupunginhallitus, joka hyväksyy yleiset ohjeet kaupungin tiedottamisen periaatteista ja päättää tiedottamisesta vastaavista kaupungin viranhaltijoista. Toimielimen kokouskutsut, esityslistat ja pöytäkirjat sekä toimielimen alaisten viranomaisten päätökset ja ilmoitukset voidaan lähettää ja saattaa tiedoksi sähköisen viestinvälityksen avulla siinä laajuudessa kuin toimielin päättää. Tiedottamisessa ja sähköisessä viestinnässä on noudatettava julkisuusperiaatetta ja hyvää tiedonhallintatapaa huolehtimalla tietojen asianmukaisesta saatavuudesta, käytettävyydestä, suojaamisesta ja eheydestä. (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999) Hallintoasiain käsittelyssä ja päätöksen tiedoksiannossa toimielinten ja viranhaltijoiden on huolehdittava oikeuksistaan, velvollisuuksistaan ja vastuistaan myös sähköisen viestinnän (Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 13 /2003) osalta ja turvattava luottamuksellisuuden ja yksityisyyden toteutuminen (Sähköisen viestinnän tietosuojalaki 516 /2004). 46 Kaupungin asukkaiden aloitteet Kaupunginhallituksen on vuosittain maaliskuun loppuun mennessä esitettävä kaupunginvaltuustolle luettelo sen toimivaltaan kuuluvissa asioissa tehdyistä kaupungin toimintaa koskevista aloitteista ja niiden johdosta suoritetuista toimenpiteistä. Kaupunginvaltuusto voi samalla todeta, mitkä aloitteista on käsitelty loppuun. Kaupunginhallituksen ja lautakunnan tehtäväalueella tehdyistä aloitteista on vastaavasti esitettävä tiedot kaupunginhallitukselle ja asianomaiselle lautakunnalle niiden päättämällä tavalla. Jos aloite vaatii erityistä valmistelua, sen viranomaisen, jonka käsiteltäväksi aloite kuuluu, on ilmoitettava aloitteen tekijälle kuukauden kuluessa aloitteen tekemisestä sen arvioitu käsittelyaika ja keneltä saa lisätietoja aloitteen käsittelystä. 47 Kaupungin nimenkirjoitus ja asiakirjojen allekirjoittaminen Kaupungin puolesta tehtävät sopimukset ja annettavat sitoumukset allekirjoittaa kaupunginhallituksen puheenjohtaja, varapuheenjohtaja tai kaupunginjohtaja ja varmentaa kaupunginsihteeri tai kaupunginkamreeri, jollei kaupunginhallitus ole valtuuttanut toisia henkilöitä. Kaupunginhallituksen toimituskirjat ja kirjelmät allekirjoittaa kaupunginjohtaja ja varmentaa kaupunginsihteeri tai kaupunginkamreeri. Lautakunnan/ asianomaisen toimielimen päättämät sopimukset ja annettavat sitoumukset allekirjoittaa lautakunnan/toimielimen esittelijä ja varmentaa asiakirjan laatija. Toimielimen puheenjohtaja tai pöytäkirjanpitäjä voi yksinkin allekirjoittaa toimielimen päätökseen perustuvan asiakirjan. Toimielimen hallinnassa olevista asiakirjoista annettavat otteet ja jäljennökset voi toimielimen pöytäkirjanpitäjä yksinkin todistaa oikeaksi. Valmistelua koskevat asiakirjat allekirjoittaa asian valmistelija.

13 48 Asiakirjoista perittävät lunastukset sekä niiden antamisesta perittävät maksut 7. LUKU Tavanomaisesta tiedon antamisesta pöytäkirjanotteesta, kopiosta tai muusta tulosteesta peritään sivukohtainen maksu. Erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamisesta asiakirjasta, kopiosta tai muusta tulosteesta peritään kiinteä maksu, joka voidaan porrastaa tiedonhaun vaativuuden mukaan. Perusmaksun lisäksi peritään sivukohtainen maksu. Jos asiakirja ei ole yksilöitävissä ja löydettävissä viranomaisen julkisuuslain mukaisesti pitämästä asiakirjarekisteristä ja tiedonhaun erityistoimenpiteitä vaativa tieto asiakirjasta annetaan suullisesti tai antamalla asiakirja viranomaisen luona luettavaksi tai jäljennettäväksi taikka lähettämällä se sähköpostin välityksellä, aiheutuneita kustannuksia vastaavana maksuna peritään vain kiinteä perusmaksu tiedonhaun vaativuuden mukaan porrastettuna. Kunnanhallitus päättää tarkemmin julkisuuslain piiriin kuuluvien maksujen perusteista ja euromääristä. 49 Tarkastussääntö Hallinnon ja talouden tarkastuksesta määrätään tarkastussäännössä.