Hyväksytty: maakuntahallitus maakuntavaltuusto Voimaantulo:

Transkriptio

1 ETELÄ-KARJALAN LIITTO HALLINTOSÄÄNTÖ Hyväksytty: maakuntahallitus maakuntavaltuusto Voimaantulo: SISÄLLYSLUETTELO 1. luku YLEISET MÄÄRÄYKSET 1 Hallintosäännön soveltaminen ja kuntayhtymän johtosäännöt 2. luku MAAKUNTAVALTUUSTON JA HALLITUKSEN TOIMIVALTA JA VIRASTO- ORGANISAATIO 2 Aluekehityslain ja rakennerahasto-ohjelmien kansallista hallinnointia koskevan lain mukaiset tehtävät 3 Maakuntakäyttö- ja rakennuslain mukaiset tehtävät 4 Lausuntojen antaminen ja esitysten tekeminen muissa kuin aluekehitys- ja maakuntakaavoitusasioissa 5 Virasto ja sen toiminta-ajatus 6 Viraston toiminta 7 Viraston johtoryhmä 8 Kuntayhtymän edustaminen 9 Toimikunnat ja työryhmät 10 Tiedottaminen 3. luku TOIMIVALTA TALOUSASIOISSA 11 Talousarvion täytäntöönpano 12 Talousarvion muutokset 13 Käyttöomaisuuden myynti 14 Vanhentuneet saatavat 15 Poistosuunnitelman hyväksyminen 16 Rahatoimen hoitaminen 17 Maksujen määrääminen 18 Sisäinen valvonta ja tarkastus 19 Valitukset 20 Riskienhallinta

2 4. luku TOIMIVALTA HENKILÖSTÖASIOISSA 2 5. luku KOKOUSMENETTELY 21 Virka- ja työehtosopimuksen määräysten soveltaminen 22 Virkojen perustaminen ja lakkauttaminen 23 Henkilöstövalinnat 24 Viranhaku 25 Ero ja irtisanominen 26 Sijaisten määrääminen 27 Henkilöstön kelpoisuusehdot 28 Viranhaltijoiden ratkaisuvalta henkilöstöasioissa 29 Luvun määräysten soveltaminen 30 Kokousaika ja -paikka 31 Kokouksen koollekutsuminen 32 Jatkokokous 33 Varajäsenen kutsuminen 34 Kokouksen pitäminen 35 Kokouksen johtaminen 36 Tilapäinen puheenjohtaja 37 Läsnäolo toimielinten kokouksissa 38 Maakuntahallituksen edustus muissa toimielimissä 39 Esittely 40 Esteellisyyden toteaminen 41 Äänestys ja vaalit 42 Pöytäkirjan laatiminen, tarkastaminen ja nähtävänä pitäminen 43 Maakuntahallituksen otto-oikeus 44 Ottokelpoisen päätöksen ilmoittaminen 6. luku MUUT MÄÄRÄYKSET 45 Jäsenkuntien asukkaiden aloitteet 46 Nimenkirjoitus ja asiakirjojen allekirjoittaminen 1. luku

3 3 YLEISET MÄÄRÄYKSET 1 Hallintosäännön soveltaminen ja kuntayhtymän johtosäännöt Hallintosäännössä määrätään kuntayhtymän päätöksenteko- ja kokousmenettelystä. Hallintosäännön ohella kuntayhtymän toimintaa ohjataan seuraavilla johtosäännöillä, joihin nähden hallintosääntöä sovelletaan toissijaisena: - maakuntavaltuuston työjärjestys - virkasääntö - tarkastussääntö - luottamushenkilöiden palkkiosääntö Tällä hallintosäännöllä kumotaan maakuntavaltuuston hyväksymä Etelä-Karjalan liiton hallintosääntö. Hallintosäännössä toimivaltaa koskevia määräyksiä henkilöstöasioissa sovelletaan virkasäännön määräysten estämättä. Maakuntahallitus voi päätöksellään siirtää tässä hallintosäännössä saamaansa toimivaltaa maakuntajohtajalle tai muulle alaiselleen viranhaltijalle. Kuntayhtymän tulee pitää tehdyistä toimivallan siirtopäätöksistä luetteloa, joka liitetään kuntayhtymän ajan tasalla pidettävään sääntökokoelmaan. 2. luku MAAKUNTAVALTUUSTON JA HALLITUKSEN TOIMIVALTA JA VIRASTO- ORGANISAATIO 2 Aluekehityslain ja rakennerahasto-ohjelmien kansallista hallinnointia koskevan lain mukaiset tehtävät Maakuntavaltuusto päättää maakuntastrategian laatimisesta, tarkistamisesta ja hyväksymisestä. Maakuntavaltuusto päättää alueiden kehittämisestä annetun lain ja asetuksen mukaisesta aluekehittämisohjelmasta sekä aluepolitiikan toteuttamisen perusteista Etelä-Karjalassa. Maakuntahallitus päättää alueiden kehittämisestä annetun lain ja asetuksen mukaisista muista ohjelmista, maakunnan kehittämisrahan, rakennerahastovarojen ja valtion vastinrahoituksen käytöstä, hyväksyy ohjelmasopimukset kuntayhtymän osalta ja antaa lain tarkoittamat lausunnot valtion aluehallintoviranomaisille. Maakuntahallitus voi siirtää maakunnan kehittämisrahan käyttöä sekä lain ja asetuksen tarkoittamia lausuntoja koskevaa päätösvaltaa maakuntajohtajalle tapahtuvaksi.

4 4 Maakuntajohtaja tekee alueiden kehittämisestä annetun lain ja asetuksen ja rakennerahasto-ohjelmien kansallista hallinnointia koskevan lain tarkoittamat kansallisen ja rakennerahaston rahoitusosuuden maksatuspäätökset, käytön valvontaan liittyvät päätökset ja päättää perusteettomasti maksetun avustuksen takaisinperimisestä. 3 Maankäyttö- ja rakennuslain mukaiset tehtävät Maakuntavaltuusto päättää maakuntasuunnitelman ja maakuntakaavan laatimisesta, tarkistamisesta ja hyväksymisestä. Maakuntahallitus antaa maankäyttö- ja rakennuslain tarkoittamat maakunta-, yleisja asemakaavoja tai niitä vastaavia suunnitelmia koskevat lausunnot sekä muut sellaiset lausunnot, joilla on olennaista merkitystä maakuntakaavan (seutukaavan) toteuttamisen kannalta. Maakuntahallitus voi siirtää asemakaavoista, poikkeus- ja maa-ainesluvista, tiesuunnitelmista sekä näihin rinnastettavista suunnitelmista ja asioista annettavat lausunnot maakuntajohtajan tehtäväksi tapahtuvaksi suunnittelujohtajan esittelystä. Kun kysymys on erikoistapauksista, laajakantoisista tai muuten ennakkopäätöksiksi luonnehdittavista tapauksista, ne esitellään kuitenkin maakuntahallituksen päätettäviksi. 4 Lausuntojen antaminen ja esitysten tekeminen muissa kuin aluekehitys- ja maakuntakaavoitusasioissa Maakuntahallitus antaa kuntayhtymän nimissä lausunnot ja tekee esitykset kaikista niistä asioista, joilla on olennaista merkitystä maakunnan kehittämisen tai kuntayhtymän toiminnan kannalta. Maakuntahallitus voi siirtää muilta osin lausuntojen antamista ja esitysten tekemistä maakuntajohtajan tehtäväksi. 5 Virasto ja sen toiminta-ajatus 6 Viraston toiminta Kuntayhtymällä on virasto, jota johtaa maakuntajohtaja. Viraston toiminta-ajatuksena on maakuntahallituksen alaisena huolehtia kuntayhtymän toimialaan kuuluvien asioiden valmistelua ja päätösten toimeenpanosta kuntayhtymän perussopimuksen, muiden sääntöjen ja tämän hallintosäännön määräysten mukaisesti. Maakuntahallitus päättää viraston vastuualuejaosta sekä vastuualueiden tehtävistä.

5 5 7 Viraston johtoryhmä Maakuntajohtaja päättää vastuualueiden keskinäisestä työnjaosta sekä henkilöstön sijoittamisesta yksiköihin ja projekteihin. Maakuntajohtaja päättää henkilöstön tehtävistä. Viraston johtoryhmän muodostavat maakuntajohtaja ja vastuualueiden päälliköt sekä muut maakuntajohtajan määräämät viranhaltijat ja työntekijät. 8 Kuntayhtymän edustaminen Maakuntahallitus nimeää kuntayhtymän edustajat sellaisiin toimielimiin, joissa käytetään kuntayhtymän äänivaltaa. Maakuntajohtaja nimeää kuntayhtymän edustajat muihin toimielimiin. Maakuntajohtaja edustaa tai kutsuu kuntayhtymän luottamushenkilön tai määrää muun viranhaltijan edustamaan kuntayhtymää kokouksissa tai neuvotteluissa, jollei maakuntahallitus yksittäistapauksissa toisin päätä ja antaa määräämälleen edustajalle tarvittaessa tarpeelliset ohjeet. Maakuntajohtaja päättää kuntayhtymän edustustilaisuuksien järjestämisestä ja vieraanvaraisuuden osoittamisesta, kuntayhtymän edustajien nimeämisestä näihin tilaisuuksiin sekä niistä aiheutuvien menojen maksettavaksi hyväksymisestä, ellei maakuntahallitus yksittäistapauksissa toisin päätä. 9 Toimikunnat ja työryhmät Maakuntahallitus asettaessaan toimikuntia ja maakuntajohtaja asettaessaan työ- ja ohjausryhmiä päättää niiden tehtävät, toimiajat, esittelijät ja sihteerit. 10 Tiedottaminen Kuntayhtymän tiedottamista johtaa maakuntahallitus, joka hyväksyy yleiset ohjeet kuntayhtymän tiedottamisen periaatteista. 3. luku TOIMIVALTA TALOUSASIOISSA 11 Talousarvion täytäntöönpano

6 6 Maakuntavaltuusto hyväksyy talousarviossa toimielimelle tehtäväkohtaiset ja hankekohtaiset toimintatavoitteet, määrärahat ja talousarviot. Maakuntahallitus hyväksyy talousarvioon perustuvat käyttösuunnitelmat. Maakuntahallitus voi siirtää käyttösuunnitelman hyväksymiseen liittyvää toimivaltaa alaisilleen viranhaltijoille vuosittain hyväksyttävällä talousarvion täytäntöönpanomääräyksellä. 12 Talousarvion muutokset Talousarvioon tehtävät muutokset on esitettävä maakuntavaltuustolle talousarviovuoden aikana. Talousarviovuoden jälkeen talousarvion muutoksia voidaan käsitellä vain poikkeustapauksissa. Tilinpäätöksen allekirjoittamisen jälkeen talousarvion muutosehdotuksia ei voida maakuntavaltuustolle tehdä. Määrärahan muutosesityksessä on selvitettävä myös muutoksen vaikutus toiminnallisiin tavoitteisiin ja tuloarvioihin. Vastaavasti toiminnallisia tavoitteita tai tuloarvioita koskevassa muutosesityksessä on selvitettävä muutoksen vaikutus määrärahoihin. 13 Käyttöomaisuuden myynti Käyttöomaisuuden myynnistä päättää maakuntavaltuuston hyväksymien perusteiden mukaisesti maakuntahallitus. Irtaimen omaisuuden sekä osakkeiden ja osuuksien myynnissä maakuntahallitus voi siirtää toimivaltaansa edelleen muille toimielimille ja viranhaltijoille. 14 Vanhentuneet saatavat Maakuntahallitus päättää kuntayhtymän saatavien tileistä poistamisesta ja perinnästä luopumisesta. 15 Poistosuunnitelman hyväksyminen Suunnitelmapoistojen perusteet hyväksyy maakuntavaltuusto. Käyttöomaisuuden perusparannusmeno lisätään poistamattomaan hankintamenoon, jollei erilliseen poistosuunnitelmaan ole erityistä syytä.

7 16 Rahatoimen hoitaminen 7 Maakuntavaltuuston hyväksymien suunnitelmapoistojen perusteiden pohjalta hallitus hyväksyy hyödyke- tai hyödykeryhmäkohtaiset poistosuunnitelmat. Maakuntahallitus vahvistaa poistolaskennan pohjaksi pienhankintarajan. Maakuntavaltuusto päättää lainan ottamisesta sekä lainan antamisesta ja muuta sijoitustoimintaa koskevista periaatteista. Talousarvion ja suunnitelman hyväksymisen yhteydessä maakuntavaltuusto päättää antolainojen ja vieraan pääoman muutoksista. Muista rahoitukseen liittyvistä asioista päättää maakuntahallitus. Maakuntahallitus voi siirtää lainan ottamisen ja sijoitustoimintaa koskevaa toimivaltaansa edelleen muille toimielimille ja viranhaltijoille. 17 Maksujen määrääminen Maakuntavaltuusto päättää maksujen yleisistä perusteista. Maksuista ja niiden yksityiskohtaisista perusteista päättää maakuntahallitus. Maakuntahallitus voi siirtää toimivaltaansa muille toimielimille ja viranhaltijoille. 18 Sisäinen valvonta ja tarkastus 19 Valitukset 20 Riskienhallinta Maakuntahallitus päättää kuntayhtymän sisäisen valvonnan ja tarkastuksen järjestämisestä. Maakuntahallitus antaa selityksen maakuntavaltuuston päätöksistä tehdyn valituksen johdosta. Maakuntahallitus vastaa riskienhallinnan toteuttamisesta ja yhteensovittamisesta sekä päättää kuntayhtymän omaisuuden ja vastuiden vakuuttamisesta. Maakuntahallitus voi siirtää toimivaltaansa edelleen muille toimielimille ja viranhaltijoille. 5 luku TOIMIVALTA HENKILÖSTÖASIOISSA 21 Virka- ja työehtosopimuksen määräysten soveltaminen

8 8 Maakuntahallitus päättää asioista, joissa virka- ja työehtosopimuksen määräysten soveltaminen on sopimuksessa määrätyissä rajoissa jätetty kuntayhtymän harkintaan, ellei maakuntahallitus ole antanut asiaa alaisensa viranhaltijan ratkaistavaksi. 22 Virkojen perustaminen ja lakkauttaminen Maakuntavaltuusto päättää viran perustamisesta ja lakkauttamisesta. 23 Henkilöstövalinnat 24 Viranhaku Maakuntavaltuusto valitsee maakuntajohtajan. Maakuntahallitus ottaa muut vakinaiset viranhaltijat ja työsopimussuhteessa olevat työntekijät. Maakuntajohtaja ottaa määräaikaiset viranhaltijat ja työntekijät sekä päättää näiden palkkausehdoista virka- ja työehtosopimusta noudattaen sekä talousarvion puitteissa. Viran julistaa jaettavaksi se, jonka tehtävänä on valita viranhaltija avoinna olevaan virkaan. Maakuntajohtajan viran julistaa kuitenkin haettavaksi maakuntahallitus. 25 Ero ja irtisanominen Irtisanomisesta, eron myöntämisestä ja lomauttamisesta päättää se, joka valitsee viranhaltijan tai ottaa työntekijän työsopimussuhteeseen. 26 Sijaisten määrääminen Maakuntahallitus määrää maakuntajohtajan sijaiset. Maakuntajohtaja päättää muista sijaisjärjestelyistä. 27 Henkilöstön kelpoisuusehdot Maakuntajohtajan virkaan vaaditaan korkeakoulututkinto ja hallinnollista kokemusta. Maakuntahallitus päättää muiden virkojen kelpoisuusehdoista.

9 9 28 Viranhaltijoiden ratkaisuvalta henkilöstöasioissa Maakuntajohtaja ratkaisee seuraavat henkilöstöasiat, ellei hän ole siirtänyt tässä pykälässä hänelle annettua ratkaisuvaltaa edelleen alaiselleen viranhaltijalle: - päättää henkilöstön vuosilomista - päättää henkilöstön virkamatkoista sekä osallistumisesta opinto- ja koulutustilaisuuksiin - päättää henkilöstön virkavapauksista ja työlomista - päättää henkilöstön sivutoimiluvista. 5. luku KOKOUSMENETTELY 29 Luvun määräysten soveltaminen 30 Kokousaika ja -paikka Tämän luvun määräyksiä noudatetaan kuntien edustajainkokousta ja maakuntavaltuustoa lukuunottamatta kuntayhtymän toimielimissä sekä soveltuvin osin toimitus- ja katselmusmiesten kokouksissa. Toimielin pitää kokouksensa päättämänään aikana ja paikassa. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen sen pitämisestä. 31 Kokouksen koollekutsuminen Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Esityslista lähetetään mahdollisuuksien mukaan kokouskutsun yhteydessä. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai - velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla. 32 Jatkokokous 33 Jos kokousasioita ei ole saatu siinä kokouksessa käsitellyiksi, asiat voidaan siirtää jatkokokoukseen, johon ei tarvitse antaa eri kutsua. Kokouksesta poissa olleille on kuitenkin pyrittävä antamaan tieto jatkokokouksesta.

10 Varajäsenen kutsuminen 10 Toimielimen jäsenen, joka on estynyt saapumasta kokoukseen, on kutsuttava varajäsen sijaansa. Milloin jäsen on esteellinen käsittelemään jotakin asiaa kokouksessa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenen kokoukseen sitä asiaa käsittelemään. Myös puheenjohtaja tai esittelijä voi toimittaa kutsun varajäsenelle. 34 Kokouksen pitäminen 35 Kokouksen johtaminen Avattuaan kokouksen puheenjohtaja toteaa läsnäolevat sekä kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden. Asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, jollei toimielin toisin päätä. Toimielin voi päättää ottaa käsiteltäväksi sellaisenkin asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. Puheenjohtajan tehtävänä on johtaa asioiden käsittelyä sekä pitää huolta järjestyksestä toimielimen kokouksessa. Puheenjohtaja saa varoituksen annettuaan määrätä poistettavaksi henkilön, joka käyttäytyy sopimattomasti. Jos syntyy epäjärjestys, puheenjohtajan on keskeytettävä tai lopetettava kokous. 36 Tilapäinen puheenjohtaja Jos sekä puheenjohtaja että varapuheenjohtaja ovat poissa tai esteellisiä jossakin asiassa, valitaan kokousta tai asian käsittelyä varten tilapäinen puheenjohtaja. 37 Läsnäolo toimielinten kokouksissa Kuntayhtymän eri toimielinten kokouksissa, tarkastuslautakuntaa lukuunottamatta, on jäsenten lisäksi läsnäolo- ja puheoikeus: - maakuntahallituksen kokouksessa maakuntavaltuuston puheenjohtajalla ja varapuheenjohtajilla - muun toimielimen kokouksissa maakuntahallituksen puheenjohtajalla ja maakuntajohtajalla Muiden kuin edellä mainittujen henkilöiden läsnäolosta ja puheoikeudesta päättää asianomainen toimielin. Maakuntahallituksen edustuksesta maakuntavaltuuston kokouksessa määrätään maakuntavaltuuston työjärjestyksessä. 38 Maakuntahallituksen edustus muissa toimielimissä

11 11 Maakuntahallitus voi määrätä muihin toimielimiin tarkastuslautakuntaa lukuunottamatta edustajansa, jolla on läsnäolo- ja puheoikeus toimielimen kokouksessa. Edustajaksi voidaan määrätä myös maakuntahallituksen varajäsen tai maakuntajohtaja. 39 Esittely Asiat päätetään toimielimen kokouksessa viranhaltijan esittelystä. Toimielimen toiminnan sisäistä järjestelyä koskevia asioita voidaan käsitellä ilman esittelyä. Toimielin voi erityisestä syystä päättää, että asia käsitellään puheenjohtajan selostuksen pohjalta ilman viranhaltijan esittelyä. Esittelijän ehdotus on käsittelyn pohjana (pohjaehdotus). Jos esittelijä on muuttanut esityslistalla ollutta ehdotustaan ennen kuin toimielin on tehnyt päätöksen asiasta, pohjaehdotus on muutettu ehdotus. Jos ehdotus on peruutettu, asia on poistettava esityslistalta, jollei toimielin toisin päätä. Maakuntahallituksen kokouksessa asiat päätetään maakuntajohtajan esittelystä. Esittelijän ollessa poissa tai esteellinen toimii esittelijänä hänen sijaisekseen määrätty. 40 Esteellisyyden toteaminen Esteellisyyden ilmoittaminen, arviointi ja ratkaisu kuuluu ensisijaisesti toimielimen jäsenelle tai muulle läsnäoloon oikeutetulle henkilölle itselleen. Toimielimen puheenjohtajan on tarvittaessa saatettava jäsenen tai muun läsnäoloon oikeutetun henkilön esteellisyys toimielimen ratkaistavaksi. 41 Äänestys ja vaalit Äänestyksestä ja vaalin toimittamisesta on soveltuvin osin voimassa, mitä maakuntavaltuuston työjärjestyksessä määrätään. 42 Pöytäkirjan laatiminen, tarkastaminen ja nähtävänä pitäminen Pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä toimielimen päättämänä aikana ja paikassa siten, kun siitä vähintään yhtä päivää aiemmin on ilmoitettu.

12 12 Toimielimen pöytäkirjaan merkitään: 1) järjestäytymistietoina: - toimielimen nimi - kokouksen alkamis- ja päättymisaika sekä kokouspaikka - läsnä ja poissa olleet ja missä ominaisuudessa kukin on ollut läsnä sekä - kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 2) asian käsittelytietoina: - asiaotsikko - selostus asiasta - päätösehdotus - esteellisyys - tehdyt ehdotukset ja onko niitä kannatettu - äänestykset: äänestystapa, äänestysjärjestys sekä äänestyksen tulos - vaalit: vaalitapa ja vaalin tulos - päätöksen toteaminen sekä - eriävä mielipide 3) laillisuustietoina: - oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus - puheenjohtajan allekirjoitus - pöytäkirjanpitäjän varmennus - merkintä pöytäkirjan tarkastuksesta sekä - merkintä nähtävänä pidosta, mikäli pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävänä. Pöytäkirjaan liitettävissä oikaisuvaatimusohjeissa annetaan tarpeelliset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemiseksi. Pöytäkirjaan liitettävässä valitusosoituksessa on mainittava valitusviranomainen, valitusaika ja mitä valituskirjaan on liitettävä. Päätökseen, josta ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä valitusta, on liitettävä tästä ilmoitus ja samalla mainittava, mihin lain tai asetuksen kohtaan kielto perustuu. Mitä edellä on määrätty, noudatetaan soveltuvin osin viranhaltijan ja luottamushenkilön tekemiin päätöksiin. 43 Maakuntahallituksen otto-oikeus Asian ottamisesta maakuntahallituksen käsiteltäväksi voi päättää maakuntahallituksen lisäksi sen puheenjohtaja ja maakuntajohtaja. 44 Ottokelpoisen päätöksen ilmoittaminen Kuntayhtymän viranomaisen on ilmoitettava maakuntahallitukselle sen määräämällä tavalla niistä päätöksistä, jotka voidaan ottaa maakuntahallituksen käsiteltäväksi. 6. luku MUUT MÄÄRÄYKSET

13 45 Jäsenkuntien asukkaiden aloitteet 13 Aloiteoikeuden osalta noudatetaan soveltuvin osin kuntalain säädöksiä. 47 Nimenkirjoitus ja asiakirjojen allekirjoittaminen Kuntayhtymän puolesta tehtävät sopimukset ja annettavat sitoumukset, hallituksen toimituskirjat ja kirjelmät sekä otteet ja jäljennökset allekirjoittaa hallituksen puheenjohtaja, maakuntajohtaja tai hänen poissa tai esteellisenä ollessaan hänen sijaisensa ellei hallitus ole valtuuttanut toisia henkilöitä. Toimielimen hallinnassa olevista asiakirjoista annettavat otteet ja jäljennökset todistaa oikeaksi toimielimen pöytäkirjanpitäjä. Toimielimen pöytäkirjanpitäjän estyneenä ollessa voi otteen ja jäljennöksen oikeaksi todistaa myös arkistonhoitaja. Valmistelua koskevat asiakirjat allekirjoittaa asian valmistelija.