Lapuan kaupunki. Hallintosääntö. Nro 301

Transkriptio

1 Lapuan kaupunki Hallintosääntö Nro 301 Hyväksytty Kv Voimaantulo Muutettu , alkaen

2 Sisällysluettelo Sivu 1. luku Yleiset määräykset 1 2. luku Kokousmenettely 1 3. luku Muut määräykset 6 4. luku Voimaantulo 7

3 Lapuan kaupunki Hallintosääntö 1 1. LUKU YLEISET MÄÄRÄYKSET 1 Hallintosäännön soveltaminen ja kaupungin johtosäännöt 2. LUKU KOKOUSMENETTELY 2 Luvun määräysten soveltaminen 3 Kokousaika ja -paikka 4 Kokouksen koollekutsuminen Hallintosäännössä määrätään kunnan päätöksenteko- ja kokousmenettelystä. Hallintosäännön ohella kunnan toimintaa ohjataan Lapuan kaupungin johtosäännöllä ja muilla säännöillä, joihin nähden hallintosääntöä sovelletaan toissijaisena. Tämän luvun määräyksiä noudatetaan valtuustoa lukuun ottamatta kaupungin toimielimissä sekä soveltuvin osin toimitus- ja katselmusmiesten kokouksissa. Toimielin pitää kokouksensa päättämänään aikana ja paikassa. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen sen pitämisestä. Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat (asialista). Esityslista lähetetään mahdollisuuksien mukaan kokouskutsun yhteydessä. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla. 5 Jatkokokous Jos kokousasioita ei ole saatu siinä kokouksessa käsitellyiksi, asiat voidaan siirtää jatkokokoukseen, johon ei tarvitse antaa eri kutsua. Kokouksesta poissa olleille on kuitenkin pyrittävä antamaan tieto jatkokokouksesta.

4 Lapuan kaupunki Hallintosääntö 2 6 Varajäsenen kutsuminen 7 Kokouksen pitäminen 8 Kokouksen johtaminen 9 Tilapäinen puheenjohtaja 10 Läsnäolo toimielinten kokouksissa Toimielimen jäsenen, joka on estynyt saapumasta kokoukseen, on kutsuttava varajäsen sijaansa. Milloin jäsen on esteellinen käsittelemään jotakin asiaa kokouksessa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenen kokoukseen sitä asiaa käsittelemään. Myös puheenjohtaja tai esittelijä voi toimittaa kutsun varajäsenelle. Avattuaan kokouksen puheenjohtaja toteaa läsnä olevat sekä kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden. Asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, jollei toimielin toisin päätä. Toimielin voi päättää ottaa käsiteltäväksi sellaisenkin asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. Puheenjohtajan tehtävänä on johtaa asioiden käsittelyä sekä pitää huolta järjestyksestä toimielimen kokouksessa. Puheenjohtaja saa varoituksen annettuaan määrätä poistettavaksi henkilön, joka käyttäytyy sopimattomasti. Jos syntyy epäjärjestys, puheenjohtajan on keskeytettävä tai lopetettava kokous. Jos sekä puheenjohtaja että varapuheenjohtaja ovat poissa tai esteellisiä jossakin asiassa, valitaan kokousta tai asian käsittelyä varten tilapäinen puheenjohtaja. Kaupungin eri toimielinten kokouksissa on jäsenten lisäksi läsnäoloja puheoikeus: - kaupunginhallituksen kokouksessa valtuuston puheenjohtajalla ja varapuheenjohtajilla - kaupunginhallituksen puheenjohtajalla ja kaupunginjohtajalla on läsnäolo- ja puheoikeus niiden toimielinten kokouksissa, joihin kaupunginhallitus määrää edustajansa.

5 Lapuan kaupunki Hallintosääntö 3 Muiden kuin edellä mainittujen henkilöiden läsnäolosta ja puheoikeudesta päättää asianomainen toimielin. Nuorisovaltuuston keskuudestaan valitsemalle edustajalle myönnetään läsnäolo- ja puheoikeus perusturvalautakunnan, teknisen lautakunnan ja sivistyslautakunnan kokouksiin. Kaupunginhallituksen edustuksesta valtuuston kokouksessa määrätään valtuuston työjärjestyksessä. 11 Kaupunginhallituksen edustus muissa toimielimissä Kaupunginhallitus määrää toimikaudekseen edustajansa, tarvittaessa myös varaedustajansa, jolla on läsnäolo- ja puheoikeus, kuhunkin lautakuntaan lukuun ottamatta keskusvaalilautakuntaa, vaalilautakuntia ja tarkastuslautakuntaa. Lautakuntaan nimetty edustaa kaupunginhallitusta myös lautakunnan jaostossa ja sen avuksi perustetussa johtokunnassa, jollei toisin ole määrätty. 12 Esittely Asiat päätetään toimielimen kokouksessa viranhaltijan esittelystä. Kaupunginhallituksen kokouksissa ratkaistaan asiat, kaupunginhallituksen sisäistä järjestelyä koskevia asioita lukuun ottamatta, esittelystä. Asiat esittelee kaupunginjohtaja. Tämän ollessa estynyt toimii esittelijänä se viranhaltija, joka on määrätty kaupunginjohtajan sijaiseksi. Kaupunginjohtajan palkkausta koskevat asiat esittelee kuitenkin kaupunginhallituksen puheenjohtaja. Toimielin päättää itse esittelijän lisäksi kokouksissa olevien asiantuntijoiden kuulemisesta ja läsnäolo-oikeudesta. Sivistyslautakunnan esittelijänä toimii sivistysjohtaja. Hautasen koulun johtokunnan esittelijänä toimii ko. koulun johtaja. Teknisen lautakunnan esittelijänä toimii tekninen johtaja. Yksityistiejaoston esittelijänä toimii jaoston tehtävään valitsema viranhaltija. Ympäristölautakunnan esittelijänä toimii rakennustarkastaja. Perusturvalautakunnan esittelijänä toimii perusturvajohtaja.

6 Lapuan kaupunki Hallintosääntö 4 13 Esteellisyyden toteaminen Vakinaisen viranhaltijan ja työntekijän valintaa koskevissa asioissa esittelyn osalta noudatetaan kuitenkin Lapuan kaupungin johtosäännössä määrättyä esittelyjärjestelmää. Esittelijän ehdotus on käsittelyn pohjana (pohjaehdotus). Jos esittelijä on muuttanut esityslistalla olevaa ehdotustaan ennen kuin toimielin on tehnyt päätöksen asiasta, pohjaehdotus on muutettu ehdotus. Jos ehdotus on peruutettu, asia on poistettava esityslistalta, jollei toimielin toisin päätä. Toimielin voi erityisestä syystä päättää, että asia käsitellään puheenjohtajan selostuksen pohjalta ilman viranhaltijan esittelyä. Toimielimen puheenjohtajan on tarvittaessa saatettava jäsenen tai muun läsnäoloon oikeutetun henkilön esteellisyys toimielimen ratkaistavaksi. 14 Äänestys ja vaalit Äänestyksestä ja vaalin toimittamisesta on soveltuvin osin voimassa, mitä valtuuston työjärjestyksessä määrätään. 15 Pöytäkirjan laatiminen, tarkastaminen ja nähtävänä pitäminen Pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä toimielimen päättämänä aikana ja paikassa siten kuin siitä vähintään yhtä päivää aiemmin on ilmoitettu. Toimielimen pöytäkirjaan merkitään: 1. Järjestäytymistietoina toimielimen nimi, kokouksen alkamis- ja päättymisaika sekä kokouspaikka, läsnä ja poissa olleet ja missä ominaisuudessa kukin on ollut läsnä sekä kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. 2. Asian käsittelytietoina: asiaotsikko, selostus asiasta, päätösehdotus, esteellisyys, tehdyt ehdotukset ja onko niitä kannatettu, äänestykset; äänestystapa, äänestysjärjestys, äänestysesitys sekä äänestyksen tulos, vaalit; vaalitapa ja vaalin tulos, päätöksen toteaminen sekä eriävä mielipide. 3. Laillisuustietoina: oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus, puheenjohtajan allekirjoitus, pöytäkirjanpitäjän varmennus, merkintä pöytäkirjan tarkastuksesta sekä merkintä nähtävänä pidosta, mikäli pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävänä.

7 Lapuan kaupunki Hallintosääntö 5 16 Lautakunnan otto-oikeus 17 Ottokelpoisen päätöksen ilmoittaminen Pöytäkirjaan liitettävissä oikaisuvaatimusohjeissa annetaan tarpeelliset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemiseksi. Pöytäkirjaan liitettävässä valitusosoituksessa on mainittava valitusviranomainen, valitusaika ja mitä valituskirjaan on liitettävä. Päätökseen, josta ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä valitusta, on liitettävä tästä ilmoitus ja samalla mainittava, mihin lain tai asetuksen kohtaan kielto perustuu. Mitä edellä on määrätty, noudatetaan soveltuvin osin viranhaltijan ja luottamushenkilön tekemiin päätöksiin. Asian ottamisesta lautakunnan käsiteltäväksi voi päättää lautakunnan ja sen puheenjohtajan lisäksi lautakunnan esittelijä. Kaupunginhallituksen alaisen viranomaisen on ilmoitettava kaupunginhallitukselle tekemistään päätöksistä lukuun ottamatta asioita tai asiaryhmiä, joita KuntaL:n mukaan ei voida ottaa kaupunginhallituksen päätettäväksi tai joista kaupunginhallitus on päättänyt, ettei se käytä otto-oikeuttaan. Lautakunnan alaisen viranomaisen on ilmoitettava lautakunnalle tekemistään päätöksistä lukuun ottamatta asioita tai asiaryhmiä, joita KuntaL:n mukaan ei voida ottaa lautakunnan päätettäväksi tai joista lautakunta on ilmoittanut, ettei se käytä otto-oikeuttaan. Ilmoitus on tehtävä neljän päivän kuluessa pöytäkirjan tarkastamisesta. Jos pöytäkirjaa ei tarkasteta, määräaika lasketaan pöytäkirjan allekirjoittamisesta. Päätökset niissä asioissa, joista ei tarvitse ilmoittaa, voidaan ottooikeuden estämättä panna täytäntöön, jollei yksittäistapauksessa ole ilmoitettu asian ottamisesta kunnanhallituksen tai lautakunnan käsiteltäväksi. 3. LUKU MUUT MÄÄRÄYKSET 18 Tiedottaminen Kaupungin tiedottamista johtaa kaupunginhallitus, joka hyväksyy yleiset ohjeet kaupungin tiedottamisen periaatteista ja päättää tiedottamisesta vastaavista kaupungin viranhaltijoista.

8 Lapuan kaupunki Hallintosääntö 6 19 Kaupungin asukkaiden aloitteet Kaupunginhallituksen on vuosittain maaliskuun loppuun mennessä esitettävä valtuustolle luettelo sen toimivaltaan kuuluvissa asioissa tehdyistä kaupungin toimintaa koskevista aloitteista ja niiden johdosta suoritetuista toimenpiteistä. Valtuusto voi samalla todeta, mitkä aloitteista on käsitelty loppuun. Kaupunginhallituksen ja lautakunnan tehtäväalueella tehdyistä aloitteista on vastaavasti esitettävä tiedot kaupunginhallitukselle ja asianomaiselle lautakunnalle niiden päättämällä tavalla. Jos aloite vaatii erityistä valmistelua, sen viranomaisen, jonka käsiteltäväksi aloite kuuluu, on ilmoitettava aloitteen tekijälle kolmen viikon kuluessa aloitteen tekemisestä sen arvioitu käsittelyaika ja keneltä saa lisätietoja aloitteen käsittelystä. 20 Kaupungin nimenkirjoitus ja asiakirjojen allekirjoittaminen Kaupunginhallituksen puolesta tehtävät kirjalliset sopimukset ja sen puolesta annettavat sitoumukset allekirjoittaa kaupunginhallituksen puheenjohtaja tai kaupunginjohtaja tai hallintojohtaja ja varmentaa hallintojohtaja, kaupunginlakimies tai talousjohtaja, jollei kaupunginhallitus ole yksittäistapauksissa valtuuttanut siihen toisia henkilöitä. Kaupunginhallituksen toimituskirjat, kirjelmät tai valtakirjat allekirjoittaa kaupunginhallituksen puolesta kaupunginjohtaja ja varmentaa hallintojohtaja, kaupunginlakimies tai talousjohtaja. Kaupunginjohtajan ohella ovat hallintojohtaja, kaupunginlakimies ja talousjohtaja oikeutetut kaupungin puolesta vastaanottamaan haasteita ja muita tiedonantoja. Lautakuntien, johtokuntien ja jaostojen päätösten perusteella tehtävät sopimukset ja sitoumukset allekirjoitetaan toimielimen päättämällä tavalla. Muut kaupungin puolesta tehtävät sopimukset ja sitoumukset allekirjoittaa päätöksen tehnyt viranomainen. Lautakuntien, johtokuntien ja jaostojen toimituskirjat allekirjoitetaan sekä pöytäkirjanotteet todistetaan oikeaksi toimielimen päättämällä tavalla.

9 Lapuan kaupunki Hallintosääntö 7 21 Asiakirjoista perittävät lunastukset sekä niiden antamisesta perittävät maksut 22 Taloussääntö ja tarkastussääntö 4. LUKU VOIMAANTULO 23 Soveltaminen ja voimassaolo Tavanomaisesta tiedon antamisesta pöytäkirjanotteesta, kopiosta tai muusta tulosteesta peritään sivukohtainen maksu. Erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamisesta asiakirjasta, kopiosta tai muusta tulosteesta peritään kiinteä perusmaksu, joka voidaan porrastaa tiedonhaun vaativuuden mukaan. Perusmaksun lisäksi peritään sivukohtainen maksu. Jos asiakirja ei ole yksilöitävissä ja löydettävissä viranomaisen julkisuuslain mukaisesti pitämästä asiakirjarekisteristä ja tiedonhaun erityistoimenpiteitä vaativa tieto asiakirjasta annetaan suullisesti tai antamalla asiakirja viranomaisen luona luettavaksi tai jäljennettäväksi taikka lähettämällä se sähköpostin välityksellä, aiheutuneita kustannuksia vastaavana maksuna peritään vain kiinteä perusmaksu tiedonhaun vaativuuden mukaan porrastettuna. Kaupunginhallitus päättää tarkemmin julkisuuslain piiriin kuuluvien maksujen perusteista ja euromääristä. Kaupungin taloudenhoidosta määrätään Lapuan kaupungin taloussäännössä sekä hallinnon ja talouden tarkastuksesta Lapuan kaupungin tarkastussäännössä. Tämä hallintosääntö tulee voimaan ja sillä kumotaan voimaan tullut hallintosääntö.