Heinolan kaupunki Kunnallinen sääntökokoelma I/HAL Konsernihallinto Kaupunginvaltuuston hyväksymä Voimassa 1.10.

Transkriptio

1 Hallintosääntö I Luku YLEISET MÄÄRÄYKSET 1 Hallintosäännön soveltaminen ja kunnan johtosäännöt 2 Toimivallan siirtäminen 3 Otto-oikeus Hallintosäännössä määrätään Heinolan kaupungin päätöksenteko- ja kokousmenettelystä. Hallintosäännön ohella kaupungin toimintaa ohjataan seuraavilla johtosäännöillä: - kaupunginvaltuuston työjärjestys - konsernihallinnon johtosääntö - sosiaali- ja terveystoimen johtosääntö - teknisen toimen johtosääntö - sivistystoimen johtosääntö - tarkastussääntö - luottamushenkilöiden palkkiosääntö Edellä lueteltuihin sääntöihin ja määräyksiin nähden hallintosääntöä sovelletaan toissijaisena kuitenkin siten, että toimivaltaa henkilöstöasioissa koskevan tämän säännön 4 luvun määräyksiä ja hallintosäännön liitteenä olevaa henkilöstöasioiden päätösvaltataulukkoa sovelletaan ensisijaisesti, jos tämän säännön määräyksistä ei muuta johdu. Toimielin ja viranhaltija voivat päättää johtosäännöllä sille siirretyn toimivallan siirtämisestä edelleen alaiselleen toimielimelle, viranhaltijalle tai luottamushenkilölle. Toimivallan siirtopäätöksistä on pidettävä ajan tasalla olevaa luetteloa konsernihallinnossa. Asian ottamisesta kaupunginhallituksen käsiteltäväksi voi päättää kaupunginhallitus, kaupunginhallituksen puheenjohtaja ja kaupunginjohtaja. Asian ottamisesta lautakunnan käsiteltäväksi voi päättää lautakunta, sen puheenjohtaja ja lautakunnan esittelijä. 4 Ottokelpoisen päätöksen ilmoittaminen Kaupunginhallituksen alaisen viranomaisen on ilmoitettava kaupunginhallitukselle tekemistään päätöksistä lukuun ottamatta sellaisia asioita tai asiaryhmiä, joista kaupunginhallitus on päättänyt, ettei se käytä otto-oikeuttaan. Lautakunnan alaisen viranomaisen on ilmoitettava lautakunnalle tekemistään päätöksistä lukuun ottamatta sellaisia asioita tai asiaryhmiä, joista lautakunta on ilmoittanut, ettei se käytä otto-oikeuttaan Ilmoitus on tehtävä neljän päivän kuluessa pöytäkirjan tarkastamisesta. Jos pöytäkirjaa ei tarkasteta, määräaika lasketaan pöytäkirjan allekirjoittamisesta. Päätökset niissä asioissa, joista ei tarvitse ilmoittaa, voidaan otto-oikeuden estämättä panna täytäntöön, jollei yksittäistapauksessa ole ilmoitettu asian ottamisesta kaupunginhallituksen tai lautakunnan käsiteltäväksi.

2 II luku ORGANISAATIO 5 Luottamushenkilöorganisaatio 6 Henkilöstöorganisaatio Kaupungin luottamushenkilöorganisaation muodostavat kaupunginvaltuuston lisäksi seuraavat tulosaluekohtaiset toimielimet: : - Kaupunginhallitus (9 jäsentä) - Tarkastuslautakunta (7 jäsentä) - Keskusvaalilautakunta - Vaalilautakunnat - Vaalitoimikunnat - mahdolliset kaupunginhallituksen määrätyn tehtävän hoitamista varten asettamat toimikunnat Sosiaali- ja terveystoimi: - Sosiaali- ja terveyslautakunta (9 jäsentä) - Yksilöjaosto (7 jäsentä) Sivistystoimi: - Sivistyslautakunta (9 jäsentä) - Liikunta- ja kulttuurilautakunta (9 jäsentä) Tekninen toimi: - Tekninen lautakunta (9 jäsentä) - Tiejaosto (3 jäsentä) - Ympäristö- ja rakennuslautakunta (9 jäsentä) Kaupungin henkilöstö palkataan kaupungin palvelukseen. Kaupungin hallintoa johtaa kaupunginhallituksen alaisena kaupunginjohtaja, jonka sijaisena toimii hallinto- ja kehitysjohtaja, ellei kaupunginhallitus toisin päätä. Kaupungin tulosalueet ovat: Tulosalue Sosiaali- ja terveystoimi Sivistystoimi Tekninen toimi Tulosaluejohtaja hallinto- ja kehitysjohtaja sosiaali- ja terveysjohtaja sivistystoimenjohtaja teknisen toimen johtaja Tulosaluejohtajien sekä konsernihallintoon sijoitetun henkilöstöjohtajan lähin esimies on kaupunginjohtaja. Tulosalue voidaan jakaa osastoihin ja osastot edelleen yksiköihin. Tulosalue voidaan jakaa myös suoraan yksiköihin. Päätöksen tulosalueensa osasto- ja yksikköjaosta tekee tekninen lautakunta, ympäristö- ja rakennuslautakunta, sivistyslautakunta, liikunta- ja kulttuurilautakunta, sosiaali- ja terveyslautakunta ja kaupunginhallitus (konsernihallinnossa). Osastoa ja yksikköä johtaa sen päällikkö. Kaupunginhallitus päättää tulosalueiden välisestä tehtäväjaosta. Kaupunginjohtajan apuna toimii johtoryhmä, jonka jäsenet nimeää kaupunginjohtaja. Jokaisella tulosalueella on oma johtoryhmänsä, jonka jäsenet nimeää tulosaluejohtaja. Johtoryhmissä on henkilöstön edustus.

3 7 Yhteistoiminta III Luku KUNNAN TALOUS Kaupungin yhteistoimintaelin on YT-neuvottelukunta, joka toimii myös kaupungin työsuojelutoimikuntana. 8 Talousarvion hyväksyminen ja täytäntöönpano Kaupunginvaltuusto hyväksyy talousarviossa toimielimelle, sen tehtäville ja päättämilleen osatehtäville sitovat toimintatavoitteet, määrärahat ja tuloarviot tai nettositovat määrärahat. Kaupunginhallitus ja lautakunnat hyväksyvät talousarvioon perustuvat käyttösuunnitelmat, joissa osatehtäville hyväksytään sitovat toimintatavoitteet ja osamäärärahat ja -tuloarviot tai nettositovat osamäärärahat. Ne voivat siirtää käyttösuunnitelman hyväksymiseen liittyvää toimivaltaa edelleen alaisilleen viranhaltijoille. Talousarvioon tehtävät muutokset on esitettävä valtuustolle talousarviovuoden aikana. Talousarviovuoden jälkeen talousarvion muutoksia voidaan käsitellä vain poikkeustapauksissa. Määrärahan muutosesityksessä on selvitettävä muutoksen vaikutus toiminnallisiin tavoitteisiin ja tuloarvioihin. Vastaavasti toiminnallisia tavoitteita tai tuloarvioita koskevassa muutosesityksessä on selvitettävä muutoksen vaikutus määrärahoihin. Kaupunginvaltuusto hyväksyy käyttöomaisuuden myynnissä noudatettavat perusteet, suunnitelmapoistojen perusteet, lainojen ottamista, antamista ja sijoitustoimintaa koskevat periaatteet sekä maksujen yleiset perusteet ja kaupunginhallitus hyväksyy rakentamattomien kiinteistöjen ja määräalojen myymisen, vaihtamisen ja vuokraamisen yleiset periaatteet ja niiden hinnoittelun (tekn toimen päätösvaltataulukko s. 5) IV Luku HENKILÖSTÖASIAT 9 Tehtäväkuvaukset Muutoin talousarvion täytäntöönpanosta päättää kaupunginhallitus ja toimielimet tulosalueellaan sekä viranhaltijat siten, kuin tässä säännössä, konsernihallinnon johtosäännössä ja tulosaluekohtaisissa säännöissä on määrätty. Toimielin ja sen alaiset viran- ja toimenhaltijat ovat niin taloudellisesti kuin toiminnallisesti vastuussa toimialueensa määrärahoista. Kaupunginjohtaja määrää laskujen ja maksuasiakirjojen hyväksyjät kaupunginvaltuuston ja kaupunginhallituksen osalta ja tulosaluejohtajat omien tulosalueidensa osalta kuitenkin niin, että tulosaluejohtajalla on oikeus oman tulosalueensa laskujen hyväksymiseen, ellei esteellisyyssäännöksistä muuta johdu. Virasta ja työsuhteesta on laadittava kirjallinen tehtäväkuvaus. Sen valmistelee lähin esimies yhdessä viranhaltijan/työntekijän kanssa. Tehtäväkuvaus tarkistetaan kehityskeskustelun yhteydessä vuosittain sekä tehtävä- ja henkilömuutosten yhteydessä.

4 10 Henkilöstöltä edellytetty kelpoisuus Päätös vaadittavasta kelpoisuudesta tai sen muuttamisesta on tehtävä ennen uuden tai muutetun viran haettavaksi julistamista taikka työsuhteisen tehtävän haettavaksi ilmoittamista. 11 Osaston ja yksikön päällikkö V luku KOKOUSMENETTELY 12 Soveltaminen 13 Kokousaika ja -paikka Ne virat, joihin osasto- tai yksikönpäällikkyys liitetään, päättää sivistyslautakunta, liikunta- ja kulttuurilautakunta, sosiaali- ja terveyslautakunta, tekninen lautakunta, ympäristö- ja rakennuslautakunta ja kaupunginhallitus (konsernihallinnossa). Tämän luvun määräyksiä noudatetaan kaupunginvaltuustoa lukuun ottamatta kaupungin muissa toimielimissä sekä soveltuvin osin toimitus- ja katselmusmiesten kokouksissa. Toimielin päättää kokouksensa ajankohdasta ja kokouspaikasta. Kokous pidetään myös milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee esityksen sen pitämisestä. 14 Kokouksen koollekutsuminen 15 Jatkokokous 16 Varajäsenen kutsuminen Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsu on annettava tiedoksi kokoukseen osallistuville vähintään kolme päivää ennen kokousta. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika, paikka sekä käsiteltävät asiat. Esityslista lähetetään mahdollisuuksien mukaan kokouskutsun yhteydessä. Kokouskutsu lähetetään toimielimen päättämällä tavalla jäsenille ja muille, joilla on oikeus tai velvollisuus olla läsnä kokouksessa. Jos kokousasioita ei ole saatu kokouksessa käsitellyiksi, jäljellä olevat voidaan siirtää jatkokokoukseen, johon ei tarvitse antaa eri kutsua. Kokouksesta poissaolleille on kuitenkin annettava tieto jatkokokouksesta. Toimielimen jäsenen, joka on estynyt saapumasta kokoukseen, on ilmoitettava esteestä viipymättä toimielimen puheenjohtajalle, konsernihallinnon asianhallintakeskukseen (kokoukset@heinola.fi) tai pöytäkirjanpitäjälle ja kutsuttava varajäsen sijaansa. Milloin jäsen on esteellinen käsittelemään jotakin asiaa kokouksessa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenen kokoukseen sitä asiaa käsittelemään. Myös puheenjohtaja, esittelijä tai sihteeri voi toimittaa kutsun varajäsenelle.

5 17 Kokouksen pitäminen 18 Kokouksen johtaminen 19 Tilapäinen puheenjohtaja Avattuaan kokouksen puheenjohtaja toteaa läsnä olevat sekä kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden. Asiat käsitellään asialistan mukaisessa järjestyksessä, jollei toimielin toisin päätä. Toimielin voi ottaa käsiteltäväksi sellaisenkin asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa. Puheenjohtajan tehtävänä on johtaa asioiden käsittelyä sekä pitää huolta järjestyksestä toimielimen kokouksessa. Varoituksen annettuaan puheenjohtaja saa määrätä poistettavaksi henkilön, joka käyttäytyy sopimattomasti. Jos syntyy epäjärjestys, puheenjohtajan on keskeytettävä tai lopetettava kokous. Jos sekä puheenjohtaja että varapuheenjohtaja ovat poissa tai esteellisiä jossakin asiassa, valitaan kokousta tai asian käsittelyä varten tilapäinen puheenjohtaja. 20 Läsnäolo toimielinten kokouksissa Kaupungin eri toimielinten kokouksissa on jäsenten lisäksi läsnäolo- ja puheoikeus: - kaupunginhallituksen kokouksessa valtuuston puheenjohtajalla ja varapuheenjohtajilla, - muun toimielimen kokouksessa kaupunginhallituksen puheenjohtajalla ja kaupunginjohtajalla Muiden kuin edellä mainittujen henkilöiden läsnäolosta ja puheoikeudesta päättää asianomainen toimielin. 21 Kaupunginhallituksen edustus muissa toimielimissä 22 Esittely Kaupunginhallitus voi määrätä muihin toimielimiin edustajansa, jolla on läsnäolo- ja puheoikeus toimielimen kokouksessa. Edustajaksi voidaan määrätä myös kaupunginhallituksen varajäsen tai kaupunginjohtaja. Mitä 1 momentissa on säädetty, ei kuitenkaan sovelleta keskusvaalilautakuntaan ja äänestysalueiden vaalilautakuntiin, vaalitoimikuntiin eikä tarkastuslautakuntaan. Asiat päätetään toimielimen kokouksessa viranhaltijan esittelystä. Esittelijän ehdotus on käsittelyn pohjana (pohjaehdotus). Jos esittelijä on muuttanut esityslistalla olevaa ehdotustaan ennen kuin toimielin on tehnyt päätöksen asiasta, pohjaehdotus on muutettu ehdotus. Jos ehdotus on peruutettu, asia on poistettava esityslistalta, jollei toimielin toisin päätä. Esittelijästä määrätään ao. toimielimen johtosäännössä tai toimielimen erillisellä päätöksellä. Esittelijän ollessa poissa tai esteellinen toimii esittelijänä hänen sijaisekseen määrätty. Mikäli myös esittelijän sijaiseksi määrätty on poissa tai esteellinen, käsitellään asia puheenjohtajan selostuksen perusteella. Toimielin voi erityisestä syystä päättää, että asia käsitellään puheenjohtajan selostuksen pohjalta ilman viranhaltijan esittelyä.

6 23 Esteellisyyden toteaminen 24 Äänestys ja vaalit Toimielimen puheenjohtajan on tarvittaessa saatettava jäsenen tai muun läsnäoloon oikeutetun henkilön esteellisyys toimielimen ratkaistavaksi. Äänestyksestä ja vaalin toimittamisesta on soveltuvin osin voimassa, mitä valtuuston työjärjestyksessä määrätään. 25 Pöytäkirjan laatiminen, tarkastaminen ja nähtävänä pitäminen Pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirjan tarkastaa kaksi toimielimen valitsemaan pöytäkirjantarkastajaa. Pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä toimielimen päättämänä aikana konsernihallinnon asianhallintakeskuksessa siten kuin siitä vähintään yhtä päivää aiemmin on ilmoitettu. Toimielimen pöytäkirjaan merkitään 1) järjestäytymistietoina: toimielimen nimi; kokouksen alkamis- ja päättymisaika sekä kokouspaikka; läsnä ja poissa olleet ja missä ominaisuudessa kukin on ollut läsnä; sekä kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 2) asian käsittelytietoina; asiaotsikko; selostus asiasta; päätösehdotus käsittelyn pohjana olevassa muodossa; esteellisyys; tehdyt ehdotukset ja onko niitä kannatettu; äänestykset: äänestystapa, äänestysjärjestys, äänestysesitys sekä äänestyksen tulos; vaalit: vaalitapa ja vaalin tulos; päätöksen toteaminen; sekä eriävä mielipide 3) laillisuustietoina: oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus; puheenjohtajan allekirjoitus; pöytäkirjanpitäjän varmennus; merkintä pöytäkirjan tarkastuksesta; sekä merkintä nähtävänä pidosta, mikäli pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävänä Pöytäkirjaan liitettävissä oikaisuvaatimusohjeissa annetaan tarpeelliset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemiseksi. Pöytäkirjaan liitettävässä valitusosoituksessa on mainittava valitusviranomainen, valitusaika ja mitä valituskirjaan on liitettävä. Mitä edellä on määrätty, noudatetaan soveltuvin osin viranhaltijan ja luottamushenkilön tekemiin päätöksiin. Pöytäkirjan laadinnan yhtenäistämisestä antaa tarvittaessa määräyksiä konsernihallinto.

7 VI Luku MUUT MÄÄRÄYKSET 26 Tiedottaminen Kaupungin tiedottamista johtaa kaupunginhallitus, joka hyväksyy yleiset ohjeet tiedottamisen periaatteista ja päättää tiedottamisesta vastaavasta viranhaltijasta. 27 Kaupungin asukkaiden ja kaupunginvaltuutettujen aloitteet Kaupunginhallituksen on vuosittain kaupunginvaltuuston työjärjestyksessä määrättyyn ajankohtaan mennessä esitettävä valtuustolle luettelo sen toimivaltaan kuuluvissa asioissa tehdyistä kaupungin toimintaa koskevista aloitteista ja niiden johdosta suoritetuista toimenpiteistä. Kaupunginhallituksen ja lautakunnan tehtäväalueella tehdyistä aloitteista on vastaavasti esitettävä tiedot kaupunginhallitukselle ja asianomaiselle lautakunnalle niiden päättämällä tavalla. 28 Kaupungin nimenkirjoitus ja allekirjoittaminen Kaupungin puolesta tehtävät sopimukset ja annettavat sitoumukset allekirjoittaa kaupunginhallituksen puheenjohtaja tai kaupunginjohtaja ja varmentaa hallinto- ja kehitysjohtaja tai sivistystoimenjohtaja, sosiaali- ja terveysjohtaja, teknisen toimen johtaja, henkilöstöjohtaja tai kaupunginkamreeri, jollei kaupunginhallitus ole asiakirjojen allekirjoittamisesta muuta määrännyt. Kaupungin puolesta tehtävät sopimukset ja annettavat sitoumukset on oikeutettu allekirjoittamaan myös 1. lautakunnan toimivaltaan kuuluvissa asioissa toimielimen puheenjohtaja tai esittelijä ja varmentaa asianomainen osasto- tai yksikönpäällikkö tai toimielimen pöytäkirjanpitäjä, ellei toimielin ole asiakirjojen allekirjoittamisesta muuta määrännyt ja 2. viranhaltijan toimivaltaan kuuluvissa asioissa asianomainen viranhaltija, ellei se toimielin, jonka alainen toimivaltainen viranhaltija on, toisin määrää. Toimielimen hallinnassa olevista asiakirjoista annettavat otteet ja jäljennökset voi toimielimen pöytäkirjanpitäjä, arkistosihteeri, arkistonhoitaja tai konsernihallinnon asianhallintakeskuksen työntekijä yksin todistaa oikeaksi. Valmistelua koskevat asiakirjat allekirjoittaa asian valmistelija. 29 Haasteiden ja tiedonantojen vastaanotto sekä kaupungin edun valvonta Kaupunginjohtajan ohella ovat hallinto- ja kehitysjohtaja ja konsernihallinnon osasto- tai yksikönpäälliköt oikeutettuja kaupungin puolesta vastaanottamaan haasteita ja tiedonantoja. Kaupunginjohtaja, hallinto- ja kehitysjohtaja ja kaupungin lakipalveluista vastaava viranhaltija ovat oikeutettuja käyttämään puhevaltaa kaikissa tuomioistuimissa, muissa viranomaisissa ja toimituksissa. 30 Asiakirjoista perittävät lunastukset sekä niiden antamisesta perittävät maksut Muulta kuin asianosaiselta tavanomaisesta tiedon antamisesta (pöytäkirjanotteena, kopiona tai muuna tulosteena) peritään sivukohtainen maksu.

8 Erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamisesta asiakirjasta kopiona tai muuna tulosteena peritään kiinteä perusmaksu, joka voidaan porrastaa tiedonhaun vaativuuden mukaan. Perusmaksun lisäksi peritään sivukohtainen maksu. Jos asiakirja ei ole yksilöitävissä ja löydettävissä viranomaisen julkisuuslain mukaisesti pitämästä asiakirjarekisteristä ja tiedonhaun erityistoimenpiteitä vaativa tieto asiakirjasta annetaan suullisesti tai antamalla asiakirja viranomaisen luona luettavaksi tai jäljennettäväksi taikka lähettämällä se sähköpostin välityksellä, aiheutuneita kustannuksia vastaavana maksuna peritään vain kiinteä perusmaksu tiedonhaun vaativuuden mukaan porrastettuna. Kaupunginhallitus päättää tarkemmin julkisuuslain piiriin kuuluvien maksujen perusteista ja euromääristä. 31 Asiakirjojen antamisesta päättäminen Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (julkisuuslain) 4 ja 14.1 :ssä tarkoitettu kunnallinen toimielin voi siirtää toimialaansa kuuluvan asiakirjan antamista koskevaa viranomaisen ratkaisuvaltaa alaiselleen viranhaltijalle. 32 Sisäinen valvonta ja riskienhallinta Kaupunginvaltuusto päättää sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista. Kaupunginhallitus vastaa sisäisen valvonnan järjestämisestä, antaa sisäistä valvontaa ja riskienhallintaa koskevat ohjeet sekä vastaa tilinpäätöksen toimintakertomuksessa annettavasta sisäisen valvonnan ja konsernivalvonnan järjestämisen selonteosta. Lauta- ja johtokunnat vastaavat omalla toimialallaan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan asianmukaisesta järjestämisestä, toimeenpanon valvonnasta ja tuloksellisuudesta. Lauta- ja johtokunnat antavat toimintakertomuksessa tiedot sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja keskeisistä johtopäätöksistä. Tytäryhteisöjen hallitukset ja toimitusjohtajat vastaavat niiden sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisen asianmukaisuudesta ja tuloksellisuudesta. Tytäryhteisöt ovat velvollisia raportoimaan sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja tuloksellisuudesta sekä merkittävimpien riskien hallinnasta. Kaupunginjohtaja, tulosaluejohtajat, osastojen ja yksiköiden päälliköt sekä muut esimiehet vastaavat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja tuloksellisuudesta vastuualueillaan. He raportoivat sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä ja tuloksellisuudesta valvonnasta vastuussa olevalle toimielimelle. Henkilöstö toimii tavoitteiden ja annettujen sääntöjen mukaisesti, kehittää toimintatapoja sekä ylläpitää ja jatkuvasti kehittää ammatillista osaamistaan. Konsernijohto eli kaupunginhallitus ja kaupunginjohtaja vastaavat konserniyhteisöjen ohjauksesta, sekä niiden sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisen asianmukaisuuden ja tuloksellisuuden valvonnasta (konsernivalvonta). Sisäinen tarkastus arvioi objektiivisesti ja riippumattomasti sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ja konsernivalvonnan järjestämistä ja tuloksellisuutta, sekä esittää toimenpide-ehdotuksia järjestelmän jatkuvaksi kehittämiseksi. Sisäisen tarkastuksen toimintaa ohjaavat Heinolan kaupungin sisäisen tarkastuksen toimintaohje ja kansainväliset ammattistandardit.

9 33 Päätösvaltataulukot Tämän hallintosäännön liitteenä on päätösvaltataulukot: - lakiin perustuvat talousasiat - yhteiset talousasiat - henkilöstöasiat