KOKOUSKUTSU 8/2012 Kirkkoneuvosto Kokousaika tiistaina 25.9.2012 klo 16.30 Kokouspaikka Pitäjäntupa, Kirkontie 480 Virolahti Käsiteltävät asiat Asia nro Liite nro 83 Kokouksen avaus 84 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 85 Pöytäkirjatarkastajien valinta 86 Virolahden hautausmaan hoito 87 Haudan kaivu Miehikkälässä ja Virolahdella 88 Seurakunnan taloudellinen tilanne 89 Kanttorin tehtävän vaativuusryhmän määrittely 90 Oppisopimuskoulutus 91 Rakennesuunnittelijan valinta Marian kirkon peruskorjaukseen 92 Muutoksenhaku puheenjohtaja
PÖYTÄKIRJA 8/2012 Kirkkoneuvosto 25.9.2012 Sivu 46 Aika 25.9.2012 klo 16.30-19.30 Paikka Osanottajat Pitäjäntupa, Virolahti jäsenet varajäsenet Jari Pennanen, kirkkoherra läsnä Vesa Aurén poissa Esko Kiri läsnä Liisa Hanski läsnä Heidi Suurnäkki poissa Nina Janes läsnä Anne Urpalainen poissa Arto Kivelä läsnä Tuula Joenpolvi poissa Osmo Näkki läsnä Simo Suutari poissa Outi Silander läsnä Jaana Suikkanen poissa Muut läsnäolijat Seppo Kiri, kirkkovaltuuston puheenjohtaja. Reijo Hietala, kirkkovaltuuston varapuheenjohtaja Tarja Partanen, pöytäkirjanpitäjä. Katri Partanen, seurakuntapuutarhuri, 86-87 Allekirjoitukset puheenjohtaja pöytäkirjanpitäjä Käsitellyt asiat 83-92 Pöytäkirjan tarkastus Paikka ja aika Hamina 26.9.2012 Hamina 26.9.2012 Allekirjoitukset Liisa Hanski Nina Janes Pöytäkirjan nähtävänä pito Pöytäkirja on asetettu nähtäville 1.10.2012 ja on ollut nähtävänä kirkkoherranvirastossa 2.-15.10.2012. Nähtävänä pidosta on ilmoitettu kirkkoherranviraston ilmoitustaululla 27.9.2012. Pöytäkirjanpitäjä Pöytäkirjan otteet oikeaksi todistaa
Kirkkoneuvosto 25.9.2012 Sivu 47 KOKOUKSEN AVAUS 83 Puheenjohtaja Jari Pennanen avasi kokouksen ja piti alkuhartauden. KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS 84 Asialista on lähetetty 19.9.2012. Kokous on päätösvaltainen kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Todetaan laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin laillisesti koollekutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS 85 Pöytäkirjan tarkastaa kaksi kokouksen valitsemaa tarkastajaa tai, jos kokous niin päättää, kirkkoneuvosto kokouksessaan. Päätetään valita pöytäkirjan tarkastajiksi Liisa Hanski ja Nina Janes. Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Liisa Hanski ja Nina Janes.
Kirkkoneuvosto 25.9.2012 Sivu 48 VIROLAHDEN HAUTAUSMAAN HOITO 86 Kirkkoneuvosto kiertää Virolahden hautausmaan ennen kokouksen alkua. Virolahden hautausmaan hoito on kilpailutettu talvella 2011 ja sopimus on tehty ajalle 1.4.2011-31.3.2013 Kuljetus ja Kaivu Immonen Ky:n kanssa. Palvelun hinta kuukaudessa on 8.933,49 euroa sis. alv 23 % ja lisätöiden tuntihinta on 31,98 euroa sis. alv 23 %. Seurakunnalla on kaksi vaihtoehtoa jatkossa. Kilpailuttaa hautausmaan hoito tulevana talvena ja antaa ulkopuolisen hoitoon tai hoitaa hautausmaa itse omana työnään. Seuraavat asiat täytyy hoitaa Virolahden sekä myös Miehikkälän hautausmailla riippumatta annetaanko hautausmaiden hoito ulkopuoliselle yrittäjälle vai tehdäänkö omana työnä. Kartoitukset ja kartta-aineistojen digitalisoinnit lähitulevaisuudessa. Hautakirja-aineiston vieminen Status-ohjelmaan on saatettava loppuun vuoden 2013 aikana. Infrastruktuurin kehittäminen. Ensin kuntoarvio ja tarvekartoitus, sitten toteutus/kustannussuunnittelu. Koskee sähköverkostoa, vesijohtoverkostoa ja jätevesiviemäröintiä sekä sadevesien ohjausta ja viemäröinti. Jäteasiat täytyy saattaa kuntoon ekologisuus huomioon ottaen. Uusien hauta-alueiden tarve ja käyttöönottoon liittyvät asiat, kuten hautausmaakaavaan tarvittavat muutokset, hautapaikkojen mittaukset ja merkinnät, kulkualueet yms. Alueiden kehittäminen helppohoitoisemmiksi. Käytäväverkoston pääkäytävät laitettava kuntoon ja sivukäytävät muutettava nurmikoksi. Tietyillä alueilla nurmikon korvaaminen kuntalla eli metsänpohjavarvikolla tai muulla maanpeitekasvillisuudella. Reunakivien vähentäminen. Puuston kunnon kartoitus ja poistamis- ja täydennysistutussuunnitelmien tekeminen. Hoitamattomien hautojen kuulutus, hautausmaa kerrallaan. Edellä mainitut työt toteutetaan pitkällä aikavälillä, kymmenen seuraavan vuoden aikana priorisoiden töitä kiireellisyysjärjestyksessä. Seuraavassa on tehty vertailua mikäli Virolahden hautausmaata hoidetaan omana työnä.
Kirkkoneuvosto 25.9.2012 Sivu 49 Edut - puolueeton maaperä - kaikki seurakunnan hautausmaat samassa asemassa - estetään tilanne jossa hautausmaalla toimii kaksi eri yrittäjää, jotka mahdollisesti eivät toimi virtaviivaisesti yhdessä -palvelukuvaus toimii laatukäsikirjana kuten muillakin hautausmailla, mutta tulkinta ei aiheuta ongelmia kuten nyt - niistä lisätöistä, jotka voidaan tehdä itse, ei tule ylimääräisiä kustannuksia - voidaan ottaa jokunen paikkakuntalainen nuori kesätöihin Heikkoudet - kustannukset ainakin alussa ovat jonkin verran korkeammat, koska konekanta täytyy hankkia - tarvitaan erityisammattimiesten (mm. huollot) ja seurakuntapuutarhurin työpanosta nykyistä enemmän Uhat - hyvää työvoimaa ei löydy - työtä on liikaa vakituiselle henkilökunnalle tai kausityöntekijöiden määrä on liian vähäinen, jolloin on uupumisen vaara Mahdollisuudet - hautausmaata voidaan kehittää omaan tahtiin - jatkossa voidaan saada jopa säästöä verrattuna ostopalveluun Mikäli hautausmaata hoidetaan ostopalveluna ulkopuoliselta yrittäjältä, sen hyvä ja huonot puolet: Edut - Seurakunnan kannalta kohtalaisen vaivaton vaihtoehto, kun vain tarjouspyyntö onnistuu ja valituksi tulee hyvä yrittäjä - Kustannukset tiedetään melko hyvin palvelun tuottamisen osalta. Heikkoudet - voi tulla tilanne, jossa hautausmaalla toimii kaksi eri yrittäjää, jotka mahdollisesti eivät toimi virtaviivaisesti yhdessä - palvelukuvaus on varsin vaikeaa saada laadittua niin, että se toimii hyvin kaikissa, myös muuttuvissa olosuhteissa - täytyy käydä jatkuvasti neuvotteluja palvelun aikana. Palvelukuvaus täytyy päivittää tarjouskilpailuvaiheessa. Nämä vievät seurakunnan työntekijöiden työpanosta - lisätöistä tulee ylimääräisiä kustannuksia - kustannukset voivat jossakin vaiheessa nousta omaa työtä korkeammiksi (yrityksen voitto)
Kirkkoneuvosto 25.9.2012 Sivu 50 Uhat - hyvää palveluyrittäjää ei löydy - huono palvelukuvaus saa aikaan huonoa laatua, hyvä palvelukuvaus nostaa kustannuksia - valvonta aiheuttaa liikaa työtä vakituiselle henkilökunnalle - seurakunnan teettämä muu hautausmaan kehittämistyö on ristiriidassa palveluyrittäjän tarpeiden kanssa esimerkiksi yrittäjän toimintaa haittaa se että seurakunnalla ei ole voimavaroja kehittää kastelujärjestelmiä tai sähköpisteitä. Toisaalta seurakuntaa voi haitata se että palveluyrittäjä haluaisi hautausmaasta tietynlaisen hoitotyön helpottamiseksi (monotonista aluetta on helpoin hoitaa) Seurakuntakin haluaa helppohoitoisuutta, mutta se ei ole ainoa eikä aina ylin kriteeri. Mahdollisuudet Myös kehittämistyötä voidaan ulkoistaa yrityksille ja saada sellaista tietotaitoa jota itsellä ei ole. Kustannukset tulisivat olemaan seuraavat Omana työnä Ulkoistettuna v. 2013 119.933,00 107.233,00 v. 2014 94.972,00 108.372,00 yht. 214.905,00 215.605,00 Oman työn osuuteen pitää lisätä työterveyshuollon kustannukset, jotka ovat arviolta n. 500 euroa vuodessa. Vuoden 2015 kustannukset nousisivat oman työn osalta palkkakustannusten verran ja ulkoistettuna indeksikorotuksen verran. Tarkemmat käyttösuunnitelmat ja palkkalaskelmat jaetaan esityslistan mukana. Katri Partanen on kutsuttu asiantuntijaksi. Keskustellaan Virolahden hautausmaasta ja tehdään päätös miten hautausmaata hoidetaan jatkossa. Keskustelun jälkeen päätettiin yksimielisesti, että Virolahden hautausmaata hoidetaan toistaiseksi omana työnä.
Kirkkoneuvosto 25.9.2012 Sivu 51 HAUDANKAIVU MIEHIKKÄLÄSSÄ JA VIROLAHDELLA 87 Jari Mässeli Ky on irtisanonut 23.8.2012 päivätyllä kirjeellään Miehikkälän ja Virolahden haudan kaivut 1.10.2012 alkaen. Koska varsinaista kilpailutusta ei ehditty tehdä lyhyen irtisanomisajan takia, olemme pyytäneet tarjouksen hautojen kaivusta Kuljetus ja Kaivu Immoselta, joka kaivaa haudat Haminassa ja hoitaa hautausmaata Virolahdella sekä Juha Kivelältä. Juha Kivelä ei jättänyt tarjousta. Kuljetus ja Kaivu Immonen Ky tarjoaa haudankaivua (sisältää haudan avaus ja peitto ja peruskunnostus): Virolahti: 340 euroa alv 0 %, 418,20 euroa sis. alv 23 % Miehikkälä 412 euroa alv 0 %, 506,76 euroa sis. alv 23 % - lisätuntihinta isoista esteistä/ongelmista 36, 89 euroa/h alv 0 % - muistokiven siirto 25,05 euroa/kerta - reunakiven siirto 25,05 euroa/kivi Sopimus tehtäisiin väliaikaisesti 31.12.2012 saakka tai siihen asti, että uusi kilpailutettu sopimus on voimassa. Tämä väliaikainen ratkaisu tarkoittaa myös sitä että mahdollisesti joskus jollakin seurakunnan hautausmaalla hauta peitetään vasta tiistaina tai keskiviikkona, koska yrittäjä ei pysty hankkimaan väliaikaista ratkaisua varten kaikkea tarvittavaa lisäkalustoa. Katri Partanen on kutsuttu asiantuntijaksi. Valitaan Kuljetus ja Kaivu Immonen Ky hoitamaan Virolahden ja Miehikkälän haudan kaivut 1.10.-31.12.2012 väliseksi ajaksi tai siihen asti, että uusi kilpailutettu sopimus on voimassa. hyväksyttiin.
Kirkkoneuvosto 25.9.2012 Sivu 52 SEURAKUNNAN TALOUDELLINEN TILANNE 88 Seurakunnan tuloslaskelma 30.6.2012 osoittaa ylijäämää 389.548,14 euroa. Poistoja alkuvuodelle ei ole laskettu, mutta niiden osuus on n. 160.000 euroa. Toimintatuottoja on kertynyt 386.243,95 joka budjettiin verrattuna on 62,6%. Toimintakulut olivat yhteensä 2.832.901,27 euroa ja ne olivat 47,6 % budjetista. Vuoteen 2011 verrattuna tuottoja on kertynyt reilut 60.000 euroa enemmän. Osa lisäyksestä johtuu valtakunnallisista lähetysjuhlista. Menoja on kertynyt vuoteen 2011 verrattuna 87.400 euroa enemmän. Lisäys johtuu mm. palkankorotuksista ja lähetysjuhlista. Verotulojen kertymä on toteutunut 60,2 %:sti. Kirkollisverotuloja on kertynyt vuoteen 2011 verrattuna 25.773,28 euroa eli 0,9 % enemmän. Yhteisöverotuloja vuonna 2012 on kertynyt edelliseen vuoteen verrattuna 68.483,70 euroa eli 22,50 % vähemmän. Yhteensä veroja on tullut 1,43 % eli 42.710,42 euroa vähemmän. Elokuun loppuun mennessä kirkollisveroja on kertynyt 107.582,82 euroa eli 3 % enemmän kuin edellisenä vuonna ja yhteisveroja vastaavasti 89.130,32 euroa (23 %) vähemmän. Investoinneista ei tänä vuonna toteudu Itäristin seurakuntatalon myynti, koska kaupunki vetäytyi ostosta. Muut investoinnit toteutuvat suunnitellusti, paitsi Ristiniemen huoltorakennus ja konehalli, joiden rakentaminen alkaa tänä vuonna, mutta ne valmistuvat vasta vuonna 2013. Virojoen seurakuntatalon peruskorjaus ei valmistunut vuoden 2011 aikana, joten sille joudutaan hakemaan lisämäärärahaa, joka on arvilta korkeintaan 50.000 euroa. Seurakunnan kassavarat ovat tammi-kesäkuun aikana vähentyneet 106.923,31 euroa. ta 2012 tot 2012 Toimintatuotot 617.117,00 386.243,95 Toimintamenot -5.953.007,00-2.832.901,27 Toimintakate -5.335.890,0-2.446.657,32 ta 2012 tot 2012 kirkollisverot 4.500.000,00 2.756.506,27 yhteisöverot 470.000,00 236.408,82 Merkitään saatu selvitys tiedoksi. hyväksyttiin.
Kirkkoneuvosto 25.9.2012 Sivu 53 KANTTORIN TEHTÄVÄN VAATIVUUSRYHMÄN MÄÄRITTELY 89 OPPISOPIMUSKOULUTUS 90 Kiinteistönhoitaja Timo Riikonen on hyväksytty kiinteistönhoitajan oppisopimuskoulutuksen Ekamissa 19.9.2012 alkaen. Koulutus kestää vuoden 2014 loppuun. Koulutukseen liittyy n. 50 tietopuolista opetusta Ekamin Karhulan toimipisteessä. Työpaikkakouluttajana toimii Katri Partanen niiltä osin kuin koulutus liittyy hänen alaansa. Muut tarvittavat työpaikkakouluttajapalvelut seurakunta hankkii P.T. Kiinteistöpalvelut Oy:ltä, koska seurakunnalla ei ole muita kiinteistönhoitajia kuin Timo Riikonen. Samalla sovitaan, että oppisopimuskorvaus, joka on 120 euroa kuukaudessa, maksetaan suoraan P.T. Kiinteistöpalveluille, ei seurakunnalle. Koulutus on Timo Riikoselle välttämätöntä, jotta hän pystyy hoitamaan oman työnsä. Lähijaksojen ajalta hänelle maksetaan palkkaa. Seurakunta maksaa myös oppisopimusmaksun on 58 euroa. Päätetään lähettää kiinteistönhoitaja Timo Riikonen kiinteistönhoitajan oppisopimuskoulutukseen ja korvataan hänen koulutusmaksunsa 58 euroa sekä maksetaan hänellä lähijaksojen ajalta normaali palkka. Matkakorvaukset maksaa oppilaitos. hyväksyttiin. RAKENNUSUUNNITTELIJAN VALINTA MARIAN KIRKON PERUSKORJAUKSEEN 91 Marian kirkon peruskorjaus on siinä vaiheessa, että tarvitsemme mukaan rakennesuunnittelijan. Lähetimme tarjouspyynnöt rakennesuunnittelusta seuraaville insinööritoimistoille: - Wise Group Oy - Pöyry Finland Oy - Insinööritoimisto Pentinmikko Oy Tarjoukset saimme kahdelta toimittajalta Wise Group Oy 9.500 euroa alv 0 % yht. 11.685 euroa Insinööritoimisto Pentinmikko Oy 7.500 euroa alv 0 % yht. 9.225 euroa. Wise Group Oy:llä ei ole aiempaa kokemusta kirkkojen rakennesuunnittelusta ja vain yksi haastava kohde Ahvenkosken kartano.
Kirkkoneuvosto 25.9.2012 Sivu 54 Insinööritoimisto Pentinmikko Oy:llä on kahdeksan kirkon peruskorjaussuunnittelua mm. Pyhtään kirkko, Sastamalan kirkon perustusten korjaussuunnittelu ja Porvoon tuomiokirkko. Tarjouspyynnössä valinnan perusteena hinnan osuus määriteltiin 60 % ja kokemus 40 %. Tämän perusteella Wise Group Oy sai 60,70 pistettä ja Insinööritoimisto Pentinmikko Oy 100 pistettä. Tarjousvertailu lähetetään esityslistan mukana. Tarjoukset ovat nähtävillä kokouksessa. Valitaan Insinööritoimisto Pentinmikko Oy Marian kirkon rakennesuunnittelijaksi hintaan 9.225 euroa. Valinnan peruste kokonaistaloudellisesti edullisin. hyväksyttiin. MUUTOKSENHAKU 92 Liite 1, 92.