VARKAUDEN KAUPUNGIN SÄÄNTÖKOKOELMA VARKAUDEN KAUPUNKI H A L L I N T O S Ä Ä N T Ö

VARKAUDEN KAUPUNGIN SÄÄNTÖKOKOELMA VARKAUDEN KAUPUNKI H A L L I N T O S Ä Ä N T Ö

VARKAUDEN KAUPUNGIN HALLINTOSÄÄNTÖ 1. L U K U Yleiset määräykset 1 Hallintosäännön soveltaminen ja kaupungin johtosäännöt 2. L U K U Hallintosäännössä määrätään kaupungin päätöksenteko- ja kokousmenettelystä. Hallintosäännön ja valtuuston työjärjestyksen ohella kaupungin toimintaa ohjataan kaupungin muilla johtosäännöillä, sikäli kuin ne eivät ole ristiriidassa hallintosäännön määräysten kanssa. Kokousmenettely 2 Luvun määräysten soveltaminen 3 Tämän luvun määräyksiä noudatetaan valtuustoa lukuunottamatta kaupungin toimielimissä sekä soveltuvin osin toimitus- ja katselmusmiesten kokouksissa. Kokousaika ja -paikka Toimielin pitää kokouksensa päättämänään aikana ja paikassa. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen sen pitämisestä.

4 Kokouksen koollekutsuminen 5 Jatkokokous 6 Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Esityslista lähetetään kokouskutsun yhteydessä. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus vähintään 3 päivää ennen kokousta. Jos kokousasioita ei ole saatu siinä kokouksessa käsitellyiksi, asiat voidaan siirtää jatkokokoukseen, johon ei tarvitse antaa eri kutsua. Kokouksesta poissa olleille on kuitenkin annettava tieto jatkokokouksesta. Varajäsenen kutsuminen 7 Toimielimen jäsenen, joka on estynyt saapumasta kokoukseen, on kutsuttava varajäsen sijaansa. Milloin jäsen on esteellinen käsittelemään jotakin asiaa kokouksessa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenen kokoukseen sitä asiaa käsittelemään. Myös puheenjohtaja tai esittelijä voi toimittaa kutsun varajäsenelle. Kokouksen pitäminen Avattuaan kokouksen puheenjohtaja toteaa läsnä olevat sekä kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden. Asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, jollei toimielin toisin päätä. Toimielin voi päättää ottaa käsiteltäväksi sellaisenkin asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa.

8 Kokouksen johtaminen 9 Puheenjohtajan tehtävänä on johtaa asioiden käsittelyä sekä pitää huolta järjestyksestä toimielimen kokouksessa. Puheenjohtaja saa varoituksen annettuaan määrätä poistettavaksi henkilön, joka käyttäytyy sopimattomasti. Jos syntyy epäjärjestys, puheenjohtajan on keskeytettävä tai lopetettava kokous. Tilapäinen puheenjohtaja 10 Jos sekä puheenjohtaja että varapuheenjohtaja ovat poissa tai esteellisiä jossakin asiassa, valitaan kokousta tai asian käsittelyä varten tilapäinen puheenjohtaja iältään vanhimman läsnäolevan jäsenen puheenjohdolla. Läsnäolo toimielinten kokouksissa 11 Kaupungin eri toimielinten kokouksissa on jäsenten lisäksi läsnäolo- ja puheoikeus: - kaupunginhallituksen kokouksessa valtuuston puheenjohtajalla ja varapuheenjohtajilla - muun toimielimen kokouksessa kaupunginhallituksen puheenjohtajalla, kaupunginjohtajalla ja apulaiskaupunginjohtajalla. Muiden kuin edellä mainittujen henkilöiden läsnäolosta ja puheoikeudesta päättää asianomainen toimielin. Johtokunnissa läsnäolo- ja puheoikeus voidaan asianomaisen johtokunnan päätöksellä antaa 15 vuotta täyttäneelle henkilölle. Kaupunginhallituksen edustuksesta valtuuston kokouksessa määrätään valtuuston työjärjestyksessä. Kaupunginhallituksen edustus muissa toimielimissä Kaupunginhallitus voi määrätä muihin toimielimiin edustajansa, jolla on läsnäolo- ja puheoikeus toimielimen kokouksessa. Edustajaksi voidaan määrätä myös kaupunginhallituksen varajäsen, kaupunginjohtaja tai apulaiskaupunginjohtaja.

12 Esittely 13 Asiat päätetään toimielimen kokouksessa viranhaltijan esittelystä. Esittelijän ehdotus on käsittelyn pohjana. Jos esittelijä on muuttanut esityslistalla olevaa ehdotustaan ennen kuin toimielin on tehnyt päätöksen asiasta, pohjaehdotus on muutettu ehdotus. Jos ehdotus on peruutettu, asia on poistettava esityslistalta, jollei toimielin toisin päätä. Esittelijästä määrätään asianomaisen toimielimen johtosäännössä. Esittelijän ollessa poissa tai esteellinen toimii esittelijänä puheenjohtaja, jollei toisin ole määrätty. Esteellisyyden toteaminen 14 Esteellisen henkilön on itse ilmoitettava esteellisyydestään. Toimielimen puheenjohtajan on tarvittaessa saatettava jäsenen tai muun läsnäoloon oikeutetun henkilön esteellisyys toimielimen ratkaistavaksi. Äänestys ja vaalit 15 Äänestyksestä ja vaalin toimittamisesta on soveltuvin osin voimassa mitä valtuuston työjärjestyksessä määrätään. Pöytäkirjan laatiminen, tarkastaminen ja nähtävänä pitäminen Pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan, sen mukaan kuin toimielin päättää, joko heti tai seuraavassa kokouksessa taikka sen tarkastaa kaksi kullakin kerralla sitä varten valittua jäsentä. Jos pöytäkirjan tarkastaja ei hyväksy pöytäkirjaa, on se tarkastettava seuraavassa kokouksessa.

Pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä toimielimen päättämänä aikana ja paikassa siten kuin siitä vähintään yhtä päivää aiemmin on ilmoitettu. Toimielimen pöytäkirjaan merkitään: 1) järjestäytymistietoina: toimielimen nimi; kokouksen alkamis- ja päättymisaika sekä kokouspaikka; läsnä ja poissa olleet ja missä ominaisuudessa kukin on ollut läsnä; sekä kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. 2) asian käsittelytietoina: asiaotsikko; selostus asiasta; päätösehdotus; esteellisyys; tehdyt ehdotukset ja onko niitä kannatettu; äänestykset: äänestystapa, äänestysjärjestys, äänestysesitys sekä äänestyksen tulos; vaalit: vaalitapa ja vaalin tulos; päätöksen toteaminen; sekä eriävä mielipide. 3) laillisuustietoina: oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus; puheenjohtajan allekirjoitus; pöytäkirjanpitäjän varmennus; merkintä pöytäkirjan tarkastuksesta; sekä merkintä nähtävänäpidosta, mikäli pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävänä. Pöytäkirjaan liitettävissä oikaisuvaatimusohjeissa annetaan tarpeelliset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemiseksi. Pöytäkirjaan liitettävissä valitusosoituksessa on mainittava valitusviranomainen, valitusaika ja mitä valituskirjaan on liitettävä. Päätökseen, jossa ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä valitusta, on liitettävä tästä ilmoitus ja samalla mainittava, mihin lain tai asetuksen kohtaan kielto perustuu. Mitä edellä on määrätty, noudatetaan soveltuvin osin viranhaltijan ja luottamushenkilön tekemiin päätöksiin. 16 Kaupunginhallituksen ja lautakunnan otto-oikeus Asian ottamisesta kaupunginhallituksen käsiteltäväksi voi päättää kaupunginhallituksen, kaupunginhallituksen puheenjohtajan, kaupunginjohtajan ja apulaiskaupunginjohtajan lisäksi kaupunginhallituksen määräämä viranhaltija.

Asian ottamisesta lautakunnan käsiteltäväksi voi päättää lautakunnan ja sen puheenjohtajan lisäksi lautakunnan määräämä viranhaltija. 17 Ottokelpoisen päätöksen ilmoittaminen 3 L U K U Kaupunginhallituksen alaisen viranomaisen on ilmoitettava kaupunginhallitukselle tekemistään päätöksistä lukuun ottamatta asioita tai asiaryhmiä, joista kaupunginhallitus on päättänyt, ettei se käytä otto-oikeuttaan. Lautakunnan alaisen viranomaisen on ilmoitettava lautakunnalle tekemistään päätöksistä lukuun ottamatta asioita tai asiaryhmiä, joista lautakunta on ilmoittanut, ettei se käytä otto-oikeuttaan. Ilmoitus on tehtävä neljän päivän kuluessa pöytäkirjan tarkastamisesta. Jos pöytäkirjaa ei tarkasteta, määräaika lasketaan pöytäkirjan allekirjoittamisesta. Päätökset niissä asioissa, joista ei tarvitse ilmoittaa, voidaan otto-oikeuden estämättä panna täytäntöön, jollei yksittäistapauksessa ole ilmoitettu asian ottamisesta kaupunginhallituksen tai lautakunnan käsiteltäväksi. Muut määräykset 18 Toimielinten kokoonpano 19 Kaupunginhallituksen jäseniksi voidaan valita vain valtuutettuja ja varajäseniksi myös varavaltuutettuja. (Kv 16.12.96 143) Kaikkiin lautakuntiin, lukuunottamatta holhouslautakuntaa, valitaan puheenjohtajaksi ja varapuheenjohtajaksi valtuutettu tai varavaltuutettu kuitenkin niin, että jompikumpi on valtuutettu. (Kv 16.12.96 144) Tiedottaminen 20 Kaupungin tiedottamista johtaa kaupunginhallitus, joka hyväksyy yleiset ohjeet kaupungin tiedottamisen periaatteista ja päättää tiedottamisesta vastaavista kaupungin viranhaltijoista. Kaupungin asukkaiden aloitteet

Kaupunginhallituksen on vuosittain helmikuun loppuun mennessä esitettävä valtuustolle luettelo sen toimivaltaan kuuluvissa asioissa tehdyistä kaupungin toimintaa koskevista aloitteista ja niiden johdosta suoritetuista toimenpiteistä. Valtuusto voi samalla todeta, mitkä aloitteista on käsitelty loppuun. Kaupunginhallituksen ja lautakunnan tehtäväalueella tehdyistä aloitteista on vastaavasti esitettävä tiedot kaupunginhallitukselle ja asianomaiselle lautakunnalle niiden päättämällä tavalla. Jos aloite vaatii erityistä valmistelua, sen viranomaisen, jonka käsiteltäväksi aloite kuuluu, on ilmoitettava aloitteen tekijälle kuukauden kuluessa aloitteen tekemisestä sen arvioitu käsittelyaika ja keneltä saa lisätietoja aloitteen käsittelystä. 21 Taloussääntö ja tilintarkastussääntö 22 Kaupungin taloudenhoidosta määrätään taloussäännössä sekä hallinnon ja talouden tarkastuksesta tilintarkastussäännössä. Asiakirjojen antamisesta päättäminen Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (julkisuuslain) 4 ja 14.1. :ssä tarkoitettu kunnallinen toimielin voi siirtää toimialaansa kuuluvan asiakirjan antamista koskevaa viranomaisen ratkaisuvaltaa alaiselleen viranhaltijalle. (Kv 26.2.2007 21) 22a Asiakirjoista perittävät lunastukset sekä niiden antamisesta perittävät maksut Tavanomaisesta tiedon antamisesta pöytäkirjanotteesta, kopiosta tai muusta tulosteesta peritään sivukohtainen maksu. Erityistoimenpiteitä vaativan tiedon antamisesta asiakirjasta, kopiosta tai muusta tulosteesta peritään kiinteä perusmaksu, joka voidaan porrastaa tiedonhaun vaativuuden mukaan. Perusmaksun lisäksi peritään sivukohtainen maksu. Jos asiakirja ei ole yksilöitävissä ja löydettävissä viranomaisen julkisuuslain mukaisesti pitämästä asiakirjarekisteristä ja tiedonhaun erityistoimenpiteitä vaativa tieto asiakirjasta annetaan suullisesti tai antamalla asiakirja viranomaisen luona luettavaksi tai jäljennettäväksi taikka lähettämällä se sähköpostin välityksellä,

aiheutuneita kustannuksia vastaavana maksuna peritään vain kiinteä perusmaksu tiedonhaun vaativuuden mukaan porrastettuna. (Kv 26.2.2007 21) 23 Kaupungin nimenkirjoitus ja asiakirjojen allekirjoittaminen Kaupungin nimenkirjoittamisesta ja asiakirjojen allekirjoittamisesta määrätään erikseen. - - - - - - - Voimaantulo Tämä hallintosääntö tulee voimaan 1.7.1995 ja sillä kumotaan valtuuston 24.4.1989 hyväksymä kokousjohtosääntö. Tämän hallintosäännön on kaupunginvaltuusto hyväksynyt 19.6.1995 74. - - - - - - - 4. LUKU Henkilöstöasiat 24 Luvun määräysten soveltaminen Niistä virkasuhteeseen ja viranhaltijaan liittyvistä asioista, joista on säädetty kunnallisesta viranhaltijasta annetussa laissa (304/03) tai muussa laissa, päättää kaupunginhallitus, ellei laissa ole toisin määrätty. Kaupunginhallitus ja muu viranomainen voi siirtää toimivaltansa edelleen alaiselleen. 25 Viran perustaminen, lakkauttaminen ja nimikkeen muuttaminen Viran perustamisesta ja lakkauttamisesta päättää kaupunginvaltuusto. Viran nimikkeen muuttamisesta päättää kaupunginhallitus. 26 Viran täyttö ja julistaminen haettavaksi Ennen kuin virka julistetaan haettavaksi, siihen on saatava kaupunginjohtajan lupa. Viran tullessa avoimeksi on se julistettava haettavaksi, jollei perustellusta syystä päätetä hakuajan jatkamisesta, uudesta hakumenettelystä tai

virkasuhteen täyttämättä jättämisestä. Viran julistaa haettavaksi se, jonka tehtävänä on valita viranhaltija avoinna olevaan virkaan. Viran, johon kaupunginvaltuusto valitsee viranhaltijan, julistaa kuitenkin haettavaksi kaupunginhallitus. Kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 4 :n 3 momentissa säädetyn lisäksi henkilö voidaan ottaa ilman hakumenettelyä sellaiseen virka- tai työsuhteeseen, jota vastaavia tehtäviä hän on hoitanut kunnassa työsopimussuhteessa tai määräaikaisessa virkasuhteessa vähintään kuusi kuukautta. 27 Viranhaltijan siirtäminen toiseen virkasuhteeseen Viranhaltijan siirtämisestä toiseen virkasuhteeseen kunnallisesta viranhaitijasta annetun lain 24 :ssä tarkoitetuissa ja edellä mainituissa tapauksissa päättää toimiala määräystensä mukaisesti. Viranhaltijan siirtämisestä toimialojen välillä päättää kaupunginjohtaja. 28 Vakinaisen henkilöstön ottaminen Kaupunginvaltuusto valitsee kaupunginjohtajan ja toimialajohtajat sekä hallintojohtajan, talousjohtajan, henkilöstöjohtajan, kehitysjohtajan ja elinkeinojohtajan. Kaupunginhallituksella on oikeus ottaa näiden virkojen avoimen viran hoitajat sekä sijaiset enintään 1 vuoden ajaksi. Lautakunta valitsee palvelualueiden päälliköt, jollei toisin ole määrätty. Sivistyslautakunnan seutujaosto valitsee seutuopiston vakinaisen henkilöstön kaikkien sopimuskuntien hyväksyttyä esityksen. Toimialajohtajat, konsernihallinnon vastuualueiden johtajat ja konsernipalvelut yksikön johtaja valitsevat muun alaisensa henkilöstön. 29 Määräaikaisen henkilöstön ottaminen Sijaisen ja muun määräaikaisen henkilöstön ottaa toimialajohtajan/konsernihallinnon vastuualueen/palvelualueen päällikön luvalla se, joka on myöntänyt virkavapauden tai työloman. 30 Koeaika Palvelussuhteissa käytetään koeaikaa ja siitä päättää se, joka ottaa palvelussuhteeseen.

31 Henkilöstön palkkaus Palvelukseen otettavan henkilöstön palkkauksen päättää henkilöstöjohtajan lausunnon perusteella se, joka ottaa palvelussuhteeseen. Kaupunginvaltuuston valitsemien viranhaltijoiden palkkauksesta päättää kaupunginhallitus. 32 Palvelusaikaan ja harkintaan perustuvat lisät Palvelusaikaan perustuvat lisät myöntää henkilöstöjohtaja. Harkinnanvaraiset henkilökohtaiset lisät myöntää kaupunginjohtaja, toimialajohtaja, konsernihallinnon vastuualueen tai palvelualueen päällikkö alaisilleen. 33 Sivutoimet Sivutoimiluvan myöntämisestä päättää toimialajohtaja ja konsernihallinnon vastuualueen tai palvelualueen päällikön osalta kaupunginjohtaja. Muusta kuin luvanvaraisesta sivutoimesta viranhaltijan on tehtävä ilmoitus. Kaupunginjohtajan sivutoimiluvasta päättää kaupunginhallitus. Sivutoimiluvat ja ilmoitukset lähetetään edelleen tiedoksi henkilöstöhallintoon. 34 Viranhaltijoiden ratkaisuvalta henkilöstöasioissa Kaupunginjohtaja, toimialajohtaja, konsernihallinnon vastuualueen päällikkö ja palvelualueiden päälliköt päättävät alaisiaan koskevat henkilöstöasiat: 1. myöntävät vuosiloman 2. myöntävät sellaisen virkavapauden ja työloman, jonka saamiseen viranhaltijalla ja työntekijällä on lainsäädännön ja virka- ja työehtosopimuksen nojalla ehdoton oikeus 3. myöntävät harkinnanvaraisen palkattoman virkavapauden ja työloman 4. antavat viranhaltijalle ja työntekijälle virkamatkamääräyksen ja oikeuden osallistua koulutukseen, ulkomaille suuntautuvan vain kaupunginjohtaja 5. määräävät tarvittaessa henkilöstön lisä-, yli-, lauantai- ja sunnuntaityöhön sekä varallaoloon 6. terveydentilaa koskevien tietojen pyytämisestä ja terveydentilaa koskeviin tarkastuksiin ja tutkimuksiin määräämisestä 7. laativat toimialansa viranhaltijalle viranhoitomääräyksen ja allekirjoittavat työsopimuksen sekä käyvät kehityskeskustelut 8. päättävät virantoimitusvelvollisuuden muuttamisesta ja osa-aikaistamisesta

35 Virantoimituksesta pidättäminen Viranhaltijan virantoimituksesta pidättämisestä päättää se, joka valitsee viranhaltijan. 36 Palvelussuhteen päättyminen ja lomauttaminen 37 Ohjeiden antaminen Palvelussuhteen päättymisestä ja lomauttamisesta päättää se, joka valitsee viranhaltijan tai ottaa työntekijän työsopimussuhteeseen. Eron myöntää kaupunginvaltuuston valitsemalle viranhaltijalle kaupunginhallitus, ja muulle viranhaltijalle se, joka valitsee viranhaltijan. Tuotannollisten ja taloudellisten perusteiden mukaisissa lomautusta, irtisanomista, osa-aikaistamista ja tehtävämuutoksia koskevissa henkilöstöasioissa päätösvaltaa käyttää kaupunginvaltuuston puolesta kaupunginhallitus. Henkilöstöjohtaja antaa tarkempia ohjeita tämän luvun määräysten soveltamisesta. Tämä hallintosääntö tulee voimaan 1.11.2004 ja sillä kumotaan virkasääntö sekä lisätään 4. luku (henkilöstöasiat) hallintosääntöön. Tämän hallintosääntömuutoksen on kaupunginvaltuusto hyväksynyt 27.9.2004 80. Kaupunginvaltuusto 27.8.2007 73 (lisäys 27 2 mom.) Kaupunginvaltuusto 22.9.2008 85 (lisäys 30 3 mom.) Kaupunginvaltuusto 15.12.2008 111 (4. luvun muuttaminen)