ILMOITTAUTUMISOHJEET KULUKIJOIDEN TAPAHTUMIIN Kuilun Kulkijat ry Siilinjärvi Päivitetty 19.8.2012
Ilmoittautumisohjeet Kuilun Kulkijoiden tapahtumiin Tämä vihko neuvoo sinua ilmoittautumisessa Kulukijoiden tapahtumiin sähköisesti Polkujäsenrekisterin kautta. Polku-jäsenrekisteri on alkuperältään ruotsalainen, josta johtuen näkymissä on osittain ruotsinkielistä tekstiä. Internet-selaimista suositeltavin on Internet Explorer 6.0 tai uudempi. Muilla selaimilla käytön toimivuutta ei voida taata. 1. Avaa www-selain. Kirjoita osoiteriville tapahtuman osoite, joka on kerrottu tapahtuman tiedotteessa. Esimerkissä osoite on seuraavanlainen: http://spfs.clubonweb.com/book/retki Sinulle avautuu seuraavanlainen näkymä. Kuva 1 Kirjoita vasemmalla alhaalla olevaan ruutuun ilmoittautumistunnus Suomen Partiolaisten jäsenkortista. Klikkaa hiirellä Kirjaudu sisään painiketta. Ellet tiedä ilmoittautumistunnustasi, voit hakea sen sähköpostiisi klikkaamalla hiirellä Hae ilmoittautumiskoo painiketta. Haku edellyttää, että sähköpostiosoite on Polku-järjestelmässä. Katso sivu 7.
2. Selaimeen avautuu seuraavanlainen näkymä: Kuva 2 3. Tarkista henkilötietosi. Korjaa tarvittaessa. Korjaukset päivittyvät samalla jäsenrekisteriin. Ruokavaliot ja Tiedoksi kentät ovat pakollisia täytettäviä, näissä riittää esimerkiksi (viiva), ellei sinulla ole mitään ruokavalioita tai muuta tiedoksi asiaa liittyen tapahtumaan. Sinulle voidaan esittää myös muita tapahtumaan liittyviä kysymyksiä, vastaa myös niihin. Kun olet täyttänyt kaikki tarvittavat tiedot, klikkaa hiirellä sivun alalaidassa olevaa Laske hinta-beräkna kostnad painiketta. Tapahtuman kokonaishinta näkyy nyt painikkeen oikealla puolella. Kuva 3
Lähetä ilmoittautuminen klikkaamalla hiirellä Lähetä ilmoittautuminen-skicka din anmälan painiketta. 4. Mikäli et ole täyttänyt kaikkia pakollisia tietoja, ilmoittautumisesi ei mene eteenpäin vaan sinulle avautuu seuraavanlainen näkymä (näkymän alaosa): Kuva 4 Ilmoittautuminen ei onnistunut. Tarkista seuraavat kohdat- Din anmälan kunde inte skickas. Vänligen kontrollera följande fält : Vastaa kysymykseen: Ruokavaliot. Vastaa kysymykseen: Tiedoksi. Yllä olevat tekstit ovat sivun alalaidassa ja kertovat miksi ilmoittautuminen ei onnistunut. Sinun pitää tarkistaa seuraavat virheet: Ruokavaliot ja Tiedoksi kentät on täytettävä. Korjattuasi puutteet, lähetä ilmoittautuminen klikkaamalla hiirellä sivun alalaidassa olevaa Lähetä ilmoittautuminen-skicka din anmälan painiketta. Ohjelma ilmoittaa kaikki puutteet, joita voi olla siis myös muita kuin yllä esitetyt esimerkit.
5. Ilmoittautumisesi on onnistunut. Sinulle avautuu seuraavanlainen näkymä: KUVA 5 Tulosta ilmoittautumisvahvistus klikkaamalla sivun alalaidassa olevaa Kirjaudu ulos-utskrift painiketta hiirellä. Et voi muuttaa ilmoittautumistasi itse. Mikäli ilmoittautumisaika on mennyt umpeen, et voi enää ilmoittautua ko tapahtumaan ja saat seuraavanlaisen näkymän, jossa kerrotaan ruotsiksi ilmoittautumisen päättyneen: Ilmoittautumisaika päättyy pääsääntöisesti seitsemän (7) päivää ennen tapahtumaa. Tapahtuman tiedotteessa kerrotaan ilmoittautumisaika. KUVA 6
Tietoturva: Jos käytät Polkua sellaisella päätteellä, jota käyttävät myös muut henkilöt (esim. kirjasto), tyhjennä selaimen sivuhistoria käytön jälkeen. Ilmoittauduttuasi valitse selaimen (IE) Työkalut - Internet asetukset - Yleiset. Valitse Väliaikaiset Internet tiedostot - Poista tiedostot sekä Sivuhistoria - tyhjennä. Osallistujakortti Jokaisella alaikäisellä osallistujalla pitää lisäksi olla täytettynä osallistujakortti kutakin tapahtumaa varten erikseen. Kortin voit tulostaa Kulukijoiden www-sivuilta osoitteesta http://www.lpk.partio.fi/posapa/kuku/. Kortteja on saatavana myös johtajilta ja koloilta. Osallistujakortin malli on liitteenä. Tapahtuman maksaminen Ilmoittauduttuasi tapahtumaan sinulle lähetetään lasku, jolla maksat osallistumisesi. Maksa lasku eräpäivään mennessä. Eräpäivän jälkeen lähetetään yksi muistutuslasku, johon lisätään lain sallima huomautusmaksu. Mikäli suoritus on saamatta edelleen muistutuslaskun eräpäivän jälkeen, maksu annetaan perintätoimiston perittäväksi. Perintätoimisto lisää laskuun omat kulunsa. Osallistumisen peruuttaminen Jotta kaikilla on tiedossa ja samanlaiset ohjeet. Tapahtumiin, mm retkille ja leireille, ilmoittaudutaan edellä olevien ohjeiden mukaan. Osallistumisen peruuttaminen hoidetaan seuraavien pelisääntöjen puitteissa. 1. Seitsemän (7) päivää ennen tapahtuman alkua tapahtuva peruminen, osallistumismaksu palautetaan. Poikkeuksena ovat piirin ja keskusjärjestön tapahtumat, kustakin tapahtumasta annetun ohjeen mukaan. 2. Lähempänä kuin em kohdassa oleva peruminen, osallistumismaksua ei palauteta. 3. Osallistumismaksun voi saada aina takaisin lääkärintodistuksella, joka osoittaa ettei voi osallistua tapahtumaan. 4. Syysretkestä, joka sisältyy Kuilun Kulkijoiden jäsenmaksuun, peritään 20 euron osallistumismaksu, mikäli peruuttaa osallistumisen kohdassa 1 mainittua aikaa myöhemmin. 5. Peruminen ilmoitetaan lippukunnan jäsenasioista vastaavalle, joka poistaa ilmoittautumisesi Polku-järjestelmästä. JK Mikäli käytössäsi ei ole internettiä, ilmoittautuminen tapahtuu lippukunnan jäsenasioista vastaavan henkilön kautta. Huomaathan kuitenkin, että esim kirjastossa on kaikkien käytettävissä olevia internetkoneita. Ilmoittautumistunnuksen puuttuessa, katso se syys/kevättiedotteesta, käy hakemassa tunnus sähköpostiisi (kts seuraava sivu) tai ota yhteyttä lippukunnan jäsenasioiden hoitajaan. Mikäli et tavoita jäsenasioiden hoitajaa, myös lippukunnanjohtaja pystyy auttamaan asiassa. Yhteystietoja Jäsenasioiden hoitaja Lumi Lehto 040 558 6388 Sihteeri Heli Kaipiainen 040 481 8192 Lippukunnanjohtaja Olli Happonen 040 038 3937 Lippukunnan varajohtaja Janne Nissinen 040 762 0643
Ilmoittautumistunnuksen hakeminen sähköpostiin Ellet tiedä ilmoittautumistunnustasi, voit hakea sen sähköpostiisi klikkaamalla hiirellä Hae ilmoittautumiskoo painiketta. Haku edellyttää, että sähköpostiosoite on Polku-järjestelmässä. Selaimeen avautuu seuraavanlainen näkymä KUVA 7 Kirjoita sähköpostiosoitteesi sille varattuun kenttään ja klikkaa hiirellä Lähetä painiketta. KUVA 8 Ilmoittautumistunnuksesi lähetetään sähköpostiisi, josta voit käydä katsomassa sen. Viesti on allaolevan kaltainen: Hej Pekka! Ilmoittautumistunnuksesi on - Din referenskod är: XXXXXXXX Talleta ilmoittautumistunnuksesi. Tarvitset sitä päivittäessäsi tietojasi jäsenrekisteriin, vastatessasi kyselyihin ja ilmoittautuessasi lippukunnan, piirin tai SP-FS:n tapahtumiin Polussa. Spara koden och ange den när du uppdaterar medlemsregistret, besvarar enkäter och anmäler dig till Spfs arrangemang.
Kuilun Kulkijat ry OSALLISTUJAKORTTI TAPAHTUMAA VARTEN Täytetään alle 18-vuotiaista Kuilun Kulkijoiden toimintaan osallistuvista. Tämä osallistujakortti palautetaan tapahtuman johtajalle ennen tapahtuman alkua. Lippukunta ei voi ottaa mukaan alaikäistä, jolla ei ole huoltajan kirjallista suostumusta osallistua toimintaan. Tapahtuman tiedot Tapahtuma Aika Paikka Osallistujan tiedot Nimi Syntymäaika Osoite Puhelin (Sähköpostiosoite ) Huoltajan nimi Puhelin, josta tavoittaa tapahtuman aikana Tapahtuman kannalta tärkeitä tietoja osallistujasta Onko osallistujalla jokin sairaus, allergia, yliherkkyys, erityisruokavalio, oppimisvaikeus, erityispelko, hiljattain tapahtunut suuri elämän muutos, unissakävelytaipumus tai jotain muuta, mistä tapahtuman johtajien olisi hyvä olla tietoisia (rastita oikea vaihtoehto)? ei ole on Jos on, niin mikä? Huolehtiiko osallistuja itse mahdollisesta lääkityksestä? nko osallistujalla mukana lääkkeitä leirillä? ei ole on, mitä Saako hänelle antaa tarvittaessa yleissärkylääkettä? ei saa saa Erityisruokavalio (ja toimintaohje tarvittaessa) jatkuu kääntöpuolella Tupakoiko osallistuja ei kyllä, saako hän Osallistuminen tapahtuman toimintoihin voi osallistua vapaasti voi osallistua rajoitetusti Millaisia terveydellisiä tms. rajoituksia hänen kohdallaan on noudatettava? jatkuu kääntöpuolella Osallistujan paino (pelastusliivin koko) kg Uimataito: ei osaa uida välttävä hyvä Tapahtumassa otetaan myös valokuvia. Saako sellaisia kuvia, joissa osallistuja on mukana, käyttää partiotoiminnan lehtijutuissa, internet-sivuilla, tiedotteissa tai kuvaesityksissä? saa ei saa Muita asioita, joita toivoisitte meidän ottavan huomioon lapsenne kohdalla tapahtumatyöskentelyssä? jatkuu kääntöpuolella Allekirjoitukset Paikka ja aika Osallistujan allekirjoitus Huoltajan allekirjoitus Nimenselvennys Nimenselvennys Tiedot ovat luottamuksellisia ja osallistujakortti hävitetään tietojen arkistoinnista annetun lain ja asetuksen mukaisesti, kun tietoja ei enää tarvita. Päivitetty 19.8.2012