Hei HuHu yhteyshenkilö!

Transkriptio

1 Hei HuHu yhteyshenkilö! Lounais-Suomen Partiopiirin samoajien vaeltajien piirileiri HuHun ilmoittautumisaika on alkanut! Sinut on valittu lippukuntasi HuHu yhteyshenkilöksi. Tehtäväsi on kertoa HuHusta lippukuntasi samoaja-ikäisille, jakaa heille ilmoittautumislomakkeet, opastaa lomakkeiden täytössä, kerätä lomakkeet, syöttää lomakkeiden tiedot jäsenrekisteriohjelma Polkuun sekä toimittaa lomakkeet partiotoimistoon Turkuun tai Poriin. Tehtävä ei ole vaikea ja apua saat partiotoimiston Riikalta. TOIMI NÄIN 1. Monista ja jaa oheiset lomakkeet lippukuntasi samoaja-ikäisille a. Älä ota lomakkeista kaksipuolisia kopioita b. Koontilomake on yhteyshenkilöä varten c. Samoajat tarvitsevat ilmoittautumislomakkeen, terveystietolomakkeen sekä selvitys erityisruokavaliosta lomakkeen 2. Mainosta HuHua ja houkuttele kaikki lähtemään joko leiriläiseksi tai työleiriläiseksi a. HuHun mainostamisen helpotukseksi liitteenä on tietoa HuHusta 3. Kerää täytetyt lomakkeet mennessä ja syötä niiden tiedot Polkuun viimeistään Ilmoittautumisia voi syöttää Polkuun alkaen a. Tarkista, että lomakkeet on täytetty kunnolla b. Jokaisen leirille osallistuvan leiriläisen (samoaja) ja työleiriläisen (vaeltaja tai vanhempi) on täytettävä ja palautettava ilmoittautumislomake ja terveystietolomake 4. Postita/toimita täytetyt lomakkeet sekä koontilomake Porin partiotoimistoon, Antinkatu 6, Pori, viimeistään Lomakkeet voi myös palauttaa Turun partiotoimistolle. Ota lomakkeista itsellesi kopiot 5. Ongelmatilanteissa ota yhteyttä Partiotoimistoon Riikka Hosiostoon, , sähköposti HINTA JA MAKSAMINEN HuHu maksaa 80 sekä samoajille että vaeltajille ja aikuisille. Työtehtäviin tuleville on myös päivämaksu 20 /päivä. Yhteiskuljetusmaksu sisältyy hintaan Piiri laskuttaa leirimaksut lippukunnilta. Eräpäivä on Miettikää, miten lippukuntanne voi avustaa HuHulle lähteviä 1

2 ILMOITTAUTUMINEN Yhteyshenkilö voi alkaa ottaa ilmoittautumisia vastaan heti, mutta tiedot voi syöttää Polkuun välisenä aikana. Tämän jälkeen Polkuun ilmoittautuminen sulkeutuu. Suositellaan, että yhteyshenkilö vastaanottaa ilmoittautumisia vain saakka, jotta kaikkien tiedot varmasti saadaan rekisteröityä Polkuun ajoissa. OSALLISTUJAT HuHu on tarkoitettu kaikille samoajaikäisille eli vuotiaille Vaeltajaikäiset ja sitä vanhemmat pääsevät leirille mukaviin työtehtäviin ja osallistumaan vaeltajaohjelmaan Suosittelemme, että lippukunnat lähettävät syntyneet leiriläisiksi ja vuonna 1994 syntyneet ja sitä vanhemmat vaeltajat. Lippukunnat voivat käyttää myös omaa harkintaa ikärajojen määrittelemisessä PERUUTTAMINEN Peruutuksesta on ilmoitettava aina partiotoimistoon puh tai toimistoaikana Jos peruutus tulee ennen ilmoittautumisajan päättymistä, osallistumismaksua ei laskuteta Lippukunnalla on oikeus lähettää peruuttaneen tilalle toinen leiriläinen Jos peruuttamisen syynä on leirille lähtijää kohdannut sairaus tai tapaturma, korvaa partiovakuutus leirimaksun (käytännössä kaikissa tapauksissa tarvitaan lääkärin- tai terveydenhoitajantodistus). Partiovakuutusasioissa auttaa Suomen Partiolaisten info, p LOMAKKEIDEN TÄYTTÄMINEN Täytä lomake kuulakärkikynällä Täytetyistä lomakkeista on saatava selvää myös ilman apteekkarin tutkintoa Lomakkeiden tietoja ei levitetä eteenpäin. Terveystietolomakkeet ottaa haltuunsa leirin EA-vastaava, ruokavaliolomakkeet muonitusvastaava ja ilmoittautumislomakkeet sekä koontilomakkeet leirin toimisto. Lomakkeet hävitetään leirin jälkeen Ilmoittautumislomakkeita voi tulostaa osoitteesta Ilmoittautumislomake Huoltajan nimi ja puhelinnumero leirin aikana: jokaisen on täytettävä tämä kohta. Yli 18-vuotiaan huoltaja voi olla myös esim. puoliso tai muu lähiomainen. Tähän henkilöön otetaan yhteyttä, jos leirillä tapahtuu jotain yllättävää Ilmoittautumistunnus: Löytyy jäsenkortista viivakoodin päältä, esim. KMGI658F, huomioi isot ja pienet kirjaimet Liitteenä: jokaisen on palautettava ilmoittautumislomakkeen kanssa terveystietolomake. Ruokavaliolomakkeen palauttavat vain ne, joilla on erityisruokavalio Älä epäröi pyytää apua Riikalta, jos täyttämisen kanssa tulee vaikeuksia! Terveystietolomake Henkilötunnus: tunnus on kirjoitettava selvästi. Pelkkä syntymäaika ei riitä 2

3 Huoltajan nimi ja puhelinnumero leirin aikana: jokaisen on täytettävä tämä kohta. Yli 18-vuotiaan huoltaja voi olla myös esim. puoliso tai muu lähiomainen. Tähän henkilöön otetaan yhteyttä, jos leirillä tapahtuu jotain yllättävää. Jos ensiaputiimi huolehtii leiriläisen lääkityksestä, on siitä sovittava erikseen. Ensiaputiimin yhteystiedot lähetetään ilmoittautuneille muun lisäinfon mukana Selvitys erityisruokavaliosta Huoltajan nimi ja puhelinnumero leirin aikana: jokaisen on täytettävä tämä kohta. Yli 18-vuotiaan huoltaja voi olla myös esim. puoliso tai muu lähiomainen. Tähän henkilöön otetaan yhteyttä, jos leirillä tapahtuu jotain yllättävää Allergiat on kerrottava tarkkaan. Jos osallistuja kertoo olevansa allerginen esim. paprikalle, on kerrottava onko kyseessä tuore paprika, kypsennetty paprika vai paprikamauste Koska leiriläiset ovat jo johtajia, eivät leirin johtajat huolehdi leiriläisten syömisistä ts. jokainen huolehtii itse siitä, että ottaa varmasti oikeaa ruokaa Koontilomake Yhteyshenkilö kerää lippukuntansa ilmoittautuneista koonnin koontilomakkeeseen. Jätä koontilomakkeesta kopio itsellesi lippukuntaan! Jos ilmoittautuneita on yli 12, otetaan lomakkeesta lisää kopioita Terveys: merkitse rasti, kun terveystietolomake on palautettu Ruoka: merkitse rasti, jos erityisruokavaliolomake on palautettu Lomake palautetaan Porin tai Turun partiotoimistoon mennessä 3

4 ILMOITTAUTUMISTEN SYÖTTÄMINEN POLKU-OHJELMAAN Yhteyshenkilö syöttää lippukuntansa ilmoittautumiset Polku-ohjelmaan viimeistään Ilmoittautumisia voi syöttää Polkuun alkaen. Kaikkien on ilmoittauduttava, myös työtehtäviin tulevat + staabi! Ilmoittautumisten syöttämiseen ei tarvita Polku-tunnuksia, ainoastaan osallistujien ilmoittautumistunnukset. HuHu-yhteyshenkilö syöttää kaikkien ilmoittautuneiden tiedot Polkuun. Ongelmatilanteissa ota yhteyttä Partiotoimistoon Riikka Hosiosto, puh , sähköposti riikka.hosiosto@partio.fi Kirjautuminen Polku-ohjelmaan 1. Mene ilmoittautumisosoitteeseen: 2. Lisää ilmoittautumistunnus aloitussivulla olevaan laatikkoon. Tunnus löytyy jäsenkortista. 3. Paina Jatka. 4

5 4. Tarkista yhteystiedot ja tee tarvittavat korjaukset. Tarkista, että osallistujan sähköpostiosoite on toimiva ja käytössä oleva. 5

6 5. Lisää tiedot osallistujasta. 6. Vastaa terveystietolomakkeen kysymyksiin huolellisesti. Mikäli osallistujalla ei ole lomakkeessa lueteltuja sairauksia, hypätään kohtien ylitse kokonaan eli ei vastata mitään. 6

7 7. Lisää erikoisruokavaliot ja allergiat. Jätä kohdat tyhjiksi jos osallistujalla ei ole mitään allergioita tai erityisruokavalioita (älä laita viivaa tai muuta vastaavaa merkkiä). 7

8 8. Paina Lähetä ilmoittautuminen. Ilmoittautumisesta lähtee sähköpostilla vahvistus leiriläisen sähköpostiosoitteeseen. 8

9 9. Voit halutessasi tulostaa ilmoittautumisen vahvistuksen painamalla Tulosta. 10. Kirjaudu ulos ja jatka uuden henkilön tietojen syötöllä. 11. Partiotoimiston väki vastaa mielellään kaikkiin ilmoittautumiseen liittyvissä kysymyksissä! Terveisin, HuHu staabi Lounais-Suomen Partiopiiri ry Riikka Hosiosto Antinkatu 6, Pori Leirin toimistopäällikkö Karoliina Karkki Vierjoki puh