Pohjois-Karjalan sairaanhoito- ja sosiaalipalveluiden kuntayhtymä Loppuraportti 2014

Pohjois-Karjalan sairaanhoito- ja sosiaalipalveluiden kuntayhtymä Loppuraportti 2014 Tarkastuslautakunta 27.4.2015 BDO Audiator Oy JHTT, HTM Johanna Lundström Lakisääteinen tilintarkastus vuodelta 2014 on suoritettu tarkastuslautakunnalle esitetyn työohjelman pohjalta Vastuunalaisena tilintarkastajana toimi Johanna Lundström, JHTT, HTM. Tarkastustiimiin ovat kuuluneet Lilja Koskelo JHTT, HTM, Kaisa Lappalainen JHTT, HTM, tarkastajat Eija Susitaival ja Seppo Lyyra ja it-tarkastuksen jälkitarkastukseen liittyen Raimo Kallunki. Tarkastusten yhteydessä on keskusteltu johtavien viranhaltijoiden sekä laskenta- ja taloushenkilöstön kanssa hallintoon, talouteen, kirjanpitoon sekä tilinpäätökseen liittyvistä asioista. Suoritettujen tarkastusten yhteydessä esille tulleista havainnoista on keskusteltu asianomaisten viranhaltijoiden kanssa. Tilintarkastajan on annettava lausunto mm. siitä, onko hallintoa hoidettu lain ja kuntayhtymän valtuuston päätösten mukaisesti. Hallinnon tarkastus on lähtökohtaisesti laillisuusvalvontaa. 2 1

HALLINNON TARKASTAMINEN Hallinnon lainmukaisuuteen liittyvää tarkastusta on suoritettu käymällä läpi kuntayhtymän hallituksen ja valtuuston päätökset, sekä röntgenliikelaitoksen johtokunnan päätökset ja johtavien viranhaltijoiden päätöksiä. Hallinnon tarkastuksessa on tutustuttu myös toiminta- ja taloussuunnitelmiin sekä vuoden 2014 tilinpäätösasiakirjoihin. Tarkastuksella varmistetaan mm., että PKSSK:n hallintoa on hoidettu kuntalain ja kuntayhtymän valtuuston päätösten mukaisesti. Lisäksi varmistetaan päätöksentekijän toimivaltaisuus päätettävään asiaan. Tarkastusten perusteella päätöksenteossa ei ole todettu huomautettavaa. 3 HONKALAMPI / SOSIAALIPALVELUJEN TOIMINTA-ALUEEN PALVELUHANKINNAT 4 2

TARKASTUKSEN KOHDENTAMINEN Tarkastuksen tavoitteena oli tarkastaa sisäiseen valvontaan kuuluvien olennaisten menojen prosesseja. Kohteena erityisesti hankintalain määrittämä 30.000 euron rajan ylittävät palveluhankinnat Honkalammella / sosiaalipalvelujen toimintaalueella. Tarkastuksessa huomioitiin erityisesti ulkoisten palveluiden kilpailuttamisnäkökulma, hankintasopimuksiin perustuva laskutus ja näihin perustuva kirjanpidon oikeellisuus. Tarkastuksessa on käyty läpi tarkemmin pistokokeena valitun kohteen ulkoisen palveluoston kilpailutusprosessi kokonaisuudessaan. 5 SOSIAALIPALVELUJEN SUURIMMAT PALVELUOSTOT Toimisto-, pankki- ja asiantuntijapalvelut 2,5 M Siivouspalvelut (sisäinen ostopalvelu) n. 400.000 Majoitus ja ravitsemuspalvelut n.950.000 Potilaskuljetuspalvelut n. 400.000 Perhehoidon kulukorvaukset n. 600.000 Muut palvelut n. 270.000 Palveluostot ovat suurimmaksi sisäisiä palveluostoja kuntayhtymältä tämä tarkastus on kohdennettu ulkoisiin palveluostoihin, joissa edellytetään kilpailuttamista Suurimmat ulkoiset palveluostot ovat perhehoitopalkkiot ja perheiden kulukorvaukset (n, 1,4 M ) 6 3

TARKASTETTU SOSIAALIPALVELUJEN MAJOITUS- JA RAVITSEMUSPALVELUT Yhteensä n. 227.000 Lähes kaikki sisäisiä ostoja Ulkoisten palveluostojen määrä yhteensä vain noin 250 euroa. Ei tarvetta kilpailuttamiseen. Sisäiset ja ulkoiset kirjaukset tehty kirjanpitoon oikein. 7 TARKASTETTU SOSIAALIPALVELUJEN KULJETUSPALVELUT Asiakaskuljetuspalvelut TA 2014 yhteensä n. 390.000. Toteuma n. 370.000. Tästä 90.000 euroa kohdistui Honkalammen päivätoiminnan kuljetuksiin ja 198.000 Honkalampi-keskuksen koulukuljetuksiin. Hankintalain 15 mukaiset kynnysarvot, joihin hankintalakia ei sovelleta, koskevat palveluhankintoja joiden ennakoitu arvo ilman arvonlisäveroa on vähemmän kuin 30.000 euroa. Neljälle taksille vuoden 2014 aikana maksettu laskutus ylittää 30.000 euroa / taksi. Nämä kuljetuspalveluhankinnat tulee kilpailuttaa. Kuljetuspalvelun hankinnoissa noudatetaan kuntayhtymän hankintaohjetta (131 27.8.2007 yhtymähallitus), jonka mukaisesti hankintayksikölle on keskitetty hankintojen valmisteleminen ja tekeminen. Talousarvion täytäntöönpano-ohjeiden mukaisesti hankintapäällikkö allekirjoittaa hankintasopimukset. 8 4

KULJETUSPALVELUT YHTEENVETO Honkalammen kuljetuspalvelut on kilpailutettu asianmukaisesti. Hankintapäätökset ja -sopimukset on tehnyt toimivaltainen viranomainen. Päättyvän sopimuskauden 6.6.2014 ja alkavan sopimuskauden 11.8.2014 koulukuljetukset Honkalammelle on hoidettu aikataulullisesti niin, ettei kilpailutuksesta johtuvia katkoja ja häiriöitä kuljetusten järjestämiseen ole tullut. Kilpailutusten jälkeen havaitut muutostarpeet (esim. muutokset oppilaskuljetustarpeissa) on dokumentoitu ja hinnoittelu on korjattu vastaamaan muutostilannetta. Taksilaskutus vastaa sovittua hintaa ja tapahtumat kirjattu kirjanpitoon asianmukaisesti. Asiakaskuljetuspalvelujen talousarvioon varatut määrärahat ovat alittuneet noin 20.000 eurolla (toteuma n. 370.000 ). 9 YHTEENVETO HONKALAMPI / SOSIAALIPALVELUJEN TOIMINTA-ALUEEN PALVELUHANKINNAT 2014 Tarkastettu Honkalampi / sosiaalipalvelujen toiminta-alueen vuoden 2014 palveluhankintojen kilpailutettuja olennaisia ulkoisia menoja. Toiminta-alueen palveluostojen yhteismäärä oli 6,5 M, josta ulkoisia palveluostoja noin 2 M. Palveluostojen toteuma oli 99 % talousarviossa arvioidusta eli ostot toteutuneet alkuperäisen talousarvion mukaisina. Palveluhankinnat on kilpailutettu asianmukaisesti. Laskutus vastaa sovittua hintaa ja tapahtumat on kirjattu kirjanpitoon oikein. 10 5

HONKALAMPI / ASIAKASLASKUTUKSEN OIKEELLISUUDEN TARKASTAMINEN 11 ASIAKASLASKUTUKSEN OIKEELLISUUDEN TARKASTAMINEN Tarkastuksessa verrattiin vastasivatko laskutetut pitkäaikaishoidon asiakasmaksut tehtyjä pitkäaikaishoidon päätöksiä, vastasivatko laskutetut vuokrat tehtyjä vuokrasopimuksia sekä vastasivatko laskutetut omaishoidon vapaat, tilapäinen perhehoito, hoitopäivämaksu sekä ateriaveloitukset kuntayhtymän vahvistettua hinnastoa tai asiakasmaksulakia. Erityisenä tarkastuksen kohteena oli siis asuminen, päivätoiminta ja kuntoutus, mutta koska otantaa ei voinut kohdistaa vain tiettyihin laskuihin, myös pitkäaikaishoidon maksut olivat tarkastuksen kohteena. 12 6

Tarkastusmenetelmänä käytettiin asiakaslaskutuksesta vastaavan toimistosihteerin haastattelua sekä elokuun asiakaslaskutuksen tarkastusta otantamenetelmällä siten, että tarkastuksen kohteeksi valittiin satunnaisesti 35 asiakaslaskua. Suoritetussa aineistotarkastuksessa ei todettu huomautettavaa 13 POHJOIS-KARJALAN SAIRAANHOITO- JA SOSIAALIPALVELUJEN KUNTAYHTYMÄN TIETOTURVAKARTOITUS (JÄLKITARKASTUS) Tavoite ja laajuus Tarkastus kuului osana vuoden 2014 lakisääteistä tilintarkastusta Tarkastus painottui tietoturvan tarkastukseen Mediatri potilastietojärjestelmän osalta Tarkastuksen suoritti maaliskuussa 2015 tarkastaja Raimo Kallunki, BDO Audiator Oy Tarkastusmenetelmät Tarkastuskäynti kuntayhtymässä ja tietohallinnosta sekä tietoturvasta vastaavien henkilöiden haastattelut (haastatteluissa mukana myös PTTK:n edustajat) Katselmuksen tekeminen konesaleihin, missä kriittisimmät tietojärjestelmät fyysisesti sijaitsevat (PTTK:n edustajien haastattelut ja kuuleminen, PTTK vastaa palveluiden infran teknisestä toteutuksesta ja konesalien sekä palvelinresurssien ylläpidosta) Tietoturvapolitiikan ja tietoturvaa käsittelevän ohjeistuksen tarkastaminen Valmiussuunnitelmien ja toipumissuunnitelmien tarkastus (suunnitelmat joilla varmistetaan Mediatri -tietojärjestelmien toimintaa poikkeusoloissa) 14 7

HALLINNOLLINEN TIETOTURVA DOKUMENTIT PKSSK:N TIETOTURVAPOLITIIKKA (HALLITUS 26.11.2012) JA ERVA/KYS TIETOTURVAPOLITIIKKA (LUONNOS 23.05.2013) SEKÄ SOVELLUSKOHTAISIA JA PALVELUKOHTAISIA TIETOTURVAOHJEITA) HALLINNOLLISEN TURVALLISUUDEN PERUSTASO EDELLYTTÄÄ, ETTÄ TERVEYDENHUOLLON TIETOTURVAPERIAATTEET ON HYVÄKSYTTY TIETOTURVA- JA TOIPUMISSUUNNITELMAT ON LAADITTU KAIKILLE KESKEISILLE JÄRJESTELMILLE TIETOTURVAKOULUTUS ON ORGANISAATIOSSA JATKUVAA JA SYSTEMAATTISTA TIETOTURVAVASTUUT JA -TEHTÄVÄT ON MÄÄRITELTY TIETOTURVATEHTÄVIIN ON NIMETTY VASTUUHENKILÖT JA HEILLE VARAMIEHET 15 Havaintoja ja suosituksia Tietoturvallisuuden perustaso on pääosin saavutettu ja tietoturvallisuudet tavoitteet on mahdollista saavuttaa lähivuosina. Tietoturvallisuusohjeistusta on riittävästi ja sen laatuun on panostettu. Tietoturvaohjeistuksen jalkauttamisessa yksiköihin ja osastoille on vielä kehitettävää ja se vaatii esimiestason aktiivisempaa osallistumista tähän työhön. Tietoturva- ja toipumissuunnitelmia on laadittu mutta ei kaikista tietojärjestelmistä. Tietoturvakoulutusta on tarjolla, mutta se ei ole jatkuvaa ja systemaattista, koordinointia tulisi kehittää ja laatia vuosittainen koulutussuunnitelma. Tietoturva-asioitten läpikäynti uuden henkilöstön perehdytyksessä saattaa vaihdella edelleen osastoittain, koska ei ole yhtenäistä toimintalinjaa ja tapaa. Esimiestason tehtäviä on valvoa että laadittuja perehdyttämisohjelmia myös tietoturvan ja tietosuojan osalta noudatetaan. Tietoturvavastuut ja tehtävät on määritetty ja tehtäviin on nimetyt henkilöt ja heillä varahenkilöt. Tietoturvapolitiikan, tietoturvaperiaatteiden ja käytännön ohjeiden noudattamista ei valvota yhtenäisillä toimintatavalla. Alihankkijoiden tietoturvallisuuden toteutumista on alettu valvomaan systemaattisesti. Tietoturvallisuudesta raportointia kuntayhtymän johdolle ei ole vielä määritetty ja käytössä. Suositellaan, että tietoturvavastuuorganisaatiot tai vastuuhenkilöt raportoivat kuntayhtymän johdolle vähintään kerran vuodessa (kootaan ns. tietoturva- ja tietosuojaraportti ). 16 8

FYYSINEN TIETOTURVA Tarkastushavainnot Kuntayhtymällä on palvelimia kahdessa palvelinkonesalissa, jotka PTTK omistaa. PTTK vastaa molemmista konesaleista ja siellä olevista palvelimista. Keskeisimmät kriittiset palvelimet ja varmistusjärjestelmät hoidetaan oikeaoppisesti ja varmistuksien säilytys hoidetaan oikeaoppisesti. Molemmat konesalit täyttävät palvelinkonesalilta edellytettävät laatu- ja toiminnallisuuskriteerit hyvin. Palvelusopimusta PTTK:n kanssa ei ole vielä allekirjoitettu; vanhat liikkeenluovutus- ja ohjelmistojen ja laitteiden siirtosopimukset ovat voimassa. Sopimus kiinni vielä järjestelmähinnoitteluliitteestä. Mediatri potilastietojärjestelmä on nyt kahdennettu (primääri ja secondary ympäristöt eri konesaleissa). Kahdentamisella on potilastietojärjestelmän vikasietoisuutta parannettu oleellisesti, verrattuna siihen, mitä tilanne oli vielä edellisen tarkastuksen aikoihin noin vuosi sitten. Nyt myös poikkeusoloissa, eli toisen konesalin osittainen toimimattomuus tai vakava vikatilanne potilastietojärjestelmän palvelimessa tai levyjärjestelmissä ns. primääriympäristössä ei aiheuta toiminnan jatkuvuusongelmaa kuin hetkellisesti. Tällaisessa poikkeuksellisessa vikatilanteessa käynnistetään palvelut ns. secondary-ympäristöstä. Käyttökatkoksen pituutta tällaisissa poikkeusoloissa ei voida arvioida tarkasti,mutta kyse käytännössä muutamista minuuteista kymmeneen minuuttiin ja edellyttää käyttäjien uudelleen kirjautumista potilastietojärjestelmään. Suositukset Toipumissuunnitelmat puuttuvat vielä muutamien järjestelmien osalta kuten viestinvälitys, kuvantaminen, islab labra-rajapinta, ja sairaala-apteekki järjestelmien osalta. Ne tehdä ja saattaa ajan tasalle ja testata (PTTK on päävastuussa näistä järjestelmistä). 17 OHJELMISTOTURVALLISUUS JA KÄYTTÖTURVALLISUUS Ohjelmistojen hankintaan, kehitykseen, käyttöönottoon ja ylläpitoon on tietoturvallisuuden huomioiva prosessi (prosessikuvaukset). Kuntayhtymässä on laadittu luettelo käytettävistä sovelluksista ja ohjelmistoista. Sovellusten ja ohjelmistojen käyttäjäryhmät ja niiden valtuudet eivät ole kirjallisesti määritelty kaikissa sovelluksissa. Toimialoilla, osastoilla ja yksiköissä on nimetyt vastuuhenkilöt, jotka vastaavat siitä, että laitteet, ohjelmistot, sovellukset ja muut tekniset resurssit on rekisteröity esim. laiterekisteriin tai vastaavaan. Kuntayhtymässä on selkeästi määritelty, ketkä saavat asentaa laillisia ja versiohallinnan mukaisia ohjelmistoja. Kuntayhtymällä on dokumentoidut ohjelmistojen ylläpitosuunnitelmat. Korjaus- ja tietoturvapäivityksiä varten on oma dokumentoitu prosessi. Atk-laitteiden ja ohjelmistojen hankinta-, huolto- ja ylläpitosopimukset on luetteloitu tai viety asianhallintajärjestelmään ja sopimusten seurantavastuu on nimetyillä henkilöllä (ky:n omat nimetyt pääkäyttäjät tai palvelusopimuksen mukaisesti PTTK:n pääkäyttäjät ja ylläpidosta vastaavat henkilöt). Kuntayhtymällä on määritelty menettelytavat, joilla varmistetaan hankinta-, huolto- ja ylläpitosopimusten voimassaolo ja ehtojen noudattaminen (palvelusopimus PTTK:n kanssa ). 18 9

TALOUSARVION TALOUDELLISTEN TAVOITTEIDEN TOTEUTUMINEN V 2014 VUODEN 2014 TOIMINTA- JA TALOUSSUUNNITELMAN TOTEUTUMINEN Yhtymävaltuuston hyväksymän vuoden 2014 talousarvion sitovia taloudellisia tavoitteita valtuuston nähden olivat: Tuloslaskelmaosa (1000 ) muutettu TA Toteuma Poikkeama Jäsenkuntalaskutus 219.065 215.698-3.367 Toimintatulot 248.971 245.758-3.213 Toimintamenot 236.845 231.429-5.416 20 10

Investointiosa Ky 1000 TA Tot Poikkeama Investoinnit yli 900.000 Psykiatriatalo 7.000 7.308 308 D-siipi, korva- ja suupolin tilat 1.000 795-205 Investoinnit alle 900.000 Pienet hankkeet 1.535 1.271-264 Koneet ja kalusto 1.485 819-666 Osakkeet 0 1 1 Rahoituslaskelmaosa Ky 1000 Nettolainanotto 2.710 2.876 166 21 Liikelaitos, Tuloslaskelmaosa 1000 TA Tot Poikkeama Korvaus peruspääomasta 26 26 0 Ylijäämä ennen satunn. eriä 0 1.112 1.112 Liikelaitos, Investointiosa 1000 Investoinnit alle 900.000 500 74-426 Liikelaitos, Rahoituslaskelmaosa 1000 Nettolainanotto -140-140 0 22 11

VUODEN 2014 TILINPÄÄTÖKSEN TARKASTAMINEN Tilinpäätöksen 2014 tarkastus Tarkastuksen tavoitteena oli varmistaa, että kuntayhtymän tilinpäätös on laadittu niitä koskevien säännösten mukaisesti ja että se antaa oikeat ja riittävät tiedot kuntayhtymän tuloksesta ja taloudellisesta asemasta Toimintakertomus Toimintakertomuksen sisältöä verrattiin kirjanpitolautakunnan kuntajaoston yleisohjeen vaatimuksiin. Toimintakertomuksessa on esitettynä yleisohjeen vaatimat tiedot. Tilikauden tuloksen käsittely on esitetty sivulla 53. Tuloksen käsittely on esitetty kirjanpitolautakunnan antamien ohjeiden mukaisesti. 24 12

Tilinpäätöksen 2014 tarkastus Tilinpäätöslaskelmat Kuntayhtymän ja röntgenliikelaitoksen tuloslaskelmat, taseet ja rahoituslaskelmat sekä konsernitilinpäätös tarkastettiin. Laskelmat oli tehty kirjanpitolautakunnan kuntajaoston hyväksymien kaavojen mukaisesti. Niistä laskettavat tunnusluvut tarkastettiin ja todettiin oikeiksi. Konsernitilinpäätöksen laadinta käytiin läpi vertaamalla yhdisteltyjen yhteisöjen tilinpäätöstiedot tehtyyn yhdistelmään. Lisäksi käytiin pistotarkastuksella läpi eliminointikirjauksia. Laskelmissa ei todettu huomautettavaa. 25 Tilinpäätöksen 2014 tarkastus Tilinpäätöksen liitetiedot Tilinpäätöksessä on esitetty kirjanpitolautakunnan kuntajaoston hyväksymän liitetietoja koskevan yleisohjeen vaatimat liitetiedot seuraavasti jaotellen: Tilinpäätöksen laatimista koskevat liitetiedot Tuloslaskelman liitetiedot Taseen liitetiedot Vakuuksia ja vastuusitoumuksia koskevat liitetiedot Henkilöstöä koskevat liitetiedot Liitetiedot todettiin oikein laadituiksi ja riittäviksi. 26 13

Tilinpäätöksen 2014 tarkastus Tase-erittelyt Tase-erittelyt ovat yksityiskohtaisia ryhmittäisiä luetteloita seuraavista taseen pääryhmistä: pysyvät vastaavat vaihtuvat vastaavat vieras pääoma pakolliset varaukset toimeksiantojen varat ja pääomat Tase-erittelyt käytiin läpi ja todettiin tasesaldojen oikeellisuus. 27 SISÄINEN VALVONTA JA RISKIENHALLINTA Kuntalain 13 :n mukaan valtuusto päättää kunnan (koskee myös kuntayhtymiä) ja kuntakonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista; Kuntalain 50 :n mukaan valtuusto hyväksyy hallintosäännön, jossa annetaan tarpeelliset määräykset ainakin hallinnon ja talouden tarkastuksesta sekä sisäisestä valvonnasta ja riskienhallinnasta. PKSSK:n valtuusto ei ole hyväksynyt em. perusteita. PKSSK:n toimintakertomuksen sivulla 29 on selvitetty, että vuoden 2015 ensimmäisessä valtuuston kokouksessa on tarkoitus selvittää ohjeistuksen ajantasaisuus ja viedä päätettäväksi nämä asiakirjat Hallintosäännön 5 :n 4 mom mukaan yhtymähallituksen erityisenä tehtävänä on mm. riskien hallinnan toteuttamisesta ja yhteensovittamisesta päättäminen. Kuntayhtymässä on ryhdytty toimenpiteisiin em. riskienhallinnan perusteiden valmistelemiseksi. Tarkastusten yhteydessä on kiinnitetty huomiota siihen, että kuntayhtymässä on jo ohjeistusta sisäiseen valvontaan ja riskienhallintaan mm. sisäisen valvonnan ohjeessa. Lisäksi vuoden 2014 lakisääteiseen tarkastukseen on sisältynyt konsernivalvonnan tarkastamista ja painotuksena oli erityisesti riskienhallinnan näkökulma. Suoritetussa tarkastuksessa ei havaittu huomauttamista. 28 14

TARKASTUKSEN PERUSTEELLA TODETAAN, ETTÄ Pohjois-Karjalan sairaanhoito- ja sosiaalipalvelujen kuntayhtymän vuoden 2014 tilinpäätös on olennaisimmilta osin laadittu kirjanpitolain ja muiden säännösten mukaisesti Tilinpäätös on oikein johdettu kirjanpidosta Tulot ja menot on jaksotettu olennaisilta osiltaan suoriteperusteisesti Tuloslaskelma, tase ja rahoituslaskelma on laadittu oikein sekä niiden tunnusluvut on laskettu oikein Tase-erät on pääsääntöisesti riittävästi dokumentoitu ja saldot eritelty ja varmennettu. 29 Pysyvät vastaavat, toimeksiantojen varat sekä saamiset on asianmukaisesti luetteloitu sekä varmennettu allekirjoituksin oikeiksi Pankkitilien saldot täsmäävät kirjanpitoon Tilinpäätös antaa oikeat ja riittävät tiedot tilikauden toiminnasta, taloudesta, taloudellisesta kehityksestä, taloudellisesta asemasta ja vastuista. Tilintarkastuksessa ei ole tullut esiin muistutusta tai muuta merkittävää huomautusta, joka edellyttäisi vielä lisäselvitysten pyytämistä tilivelvollisilta tai kuntayhtymän hallituksen lausuntoa. 30 15

Vaikka sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteita ei ole hyväksytty valtuustossa, on tarkastusten yhteydessä kuitenkin tullut selväksi, että kuntayhtymässä on ryhdytty toimenpiteisiin tilanteen saattamiseksi kuntalain edellyttämälle tasolle. Toimintakertomuksessa on selonteko sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan osalta. Yhtymävaltuustolle annetaan erillinen tilintarkastuskertomus vuodelta 2014, jossa esitetään tilinpäätöksen hyväksymistä ja vastuuvapauden myöntämistä tilivelvollisille tilikaudelta 1.1.- 31.12.2014. 31 YHTEYSTIEDOT Yhteystiedot: JHTT, HTM Johanna Lundström Puh. 040-741 7019 johanna.lundstrom@bdo.fi 32 16