1 (5) Helle-kirjastojen yhteistoimintasopimus 1. Sopijaosapuolet Kunta Y-tunnus Yhteyshenkilö Askolan kunta 9000162-0 kirjastonjohtaja Teija Tuomi Hangon kaupunki 0103166-9 kirjastotoimenjohtaja Milla Kuronen Inkoon kunta 0126293-4 vs. kirjastonjohtaja Raija Selén Lapinjärven kunta 0203135-3 kirjastonjohtaja Iiris Arhosalo Loviisan kaupunki 0203263-9 kirjastonjohtaja Danielle Backström Myrskylän kunta 0203282-3 kirjastonhoitaja Jan Nyström Pornaisten kunta 0130095-3 kirjastotoimenjohtaja Marianne Lindblad Pukkilan kunta 0130729-0 kirjastosihteeri Jan Nyström Porvoon kaupunki 1061512-1 kirjastopalvelupäällikkö Asko Rossi Raaseporin kaupunki 0131297-0 kirjastotoimenjohtaja Heidi Enberg Sipoon kunta 0203533-8 kirjastopalvelupäällikkö Malin Hollmén Siuntion kunta 0131156-4 kirjasto- ja vapaa-aikapalveluiden päällikkö Maarit Tuomisto
Helle-kirjastojen yhteistoimintasopimus 2 (5) 2. Sopimuksen tausta, tarkoitus ja tavoitteet Helle on Uudenmaan yleisten kirjastojen yhteinen palvelujärjestelmä, jonka toimintaa ohjaa laki yleisistä kirjastoista (1492/2016) sekä laki julkisen hallinnon tietohallinnon ohjauksesta (634/2011). Helle-kirjastoihin voivat liittyä kaikki halukkaat kuntien tai muiden julkisyhteisöjen kirjastot edellyttäen, että liittyjä sitoutuu Helle-kirjastojen yhteisiin toimintaperiaatteisiin. Helle-kirjastot tuottavat yhteistyössä asiakaslähtöisiä, laadukkaita ja kustannustehokkaita kirjastopalveluja kuntien yhteisesti sopimien sekä kansallisten kirjastopoliittisten linjausten mukaisesti. Sopimuksella toteutetaan kuntalain (410/2015 8 luvun 49 1 mom.) mahdollistamaa kuntien vapaaehtoista yhteistyötä kirjastopalvelujen kehittämiseksi. 3. Hallinto, päätöksenteko ja organisointi Helle-yhteistyötä johtaa Porvoon kaupunginkirjasto. Yhteistoimintaa koskevat päätökset tekee Helle-kirjastojen johtoryhmä. Johtoryhmä päättää yhteistyön periaatteista sekä yhteisistä kehittämislinjoista, tavoitteista ja toimintakäytännöistä kirjastojen johtajien päätösvallan rajoissa. Niistä yhteistoimintaa koskevista asioista, joista kirjastojen johtajilla ei ole päätösvaltaa, päättää Helle-kirjastojen johtoryhmän käsittelyn pohjalta kunkin osapuolen päätösvaltainen elin. Kukin sopijaosapuoli nimeää johtoryhmään edustajakseen kunnan kirjastopalveluista vastaavan johtajan tai hänen valtuuttamansa henkilön. Johtoryhmän puheenjohtajana toimii Porvoon kaupunginkirjaston kirjastopalvelupäällikkö tai hänen valtuuttamansa henkilö. Johtoryhmä valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan sekä työvaliokunnan, joka valmistelee asioita johtoryhmän päätettäväksi ja toimii yhteisten kehittämisprojektien ohjausryhmänä. Porvoon kaupunginkirjasto nimeää yhteistoiminnan koordinaattorin ja johtoryhmän sihteerin. Johtoryhmän kokouksiin voidaan kutsua sidosryhmien edustajia ja asiantuntijoita. Kehittämistä ja hankkeita varten voidaan perustaa erillisiä työryhmiä. Johtoryhmän kokouksiin kutsutaan myös kaksi henkilökunnan edustajaa, joilla on puhe- ja läsnäolo-oikeus johtoryhmän kokouksissa. Henkilökunnan edustajan toimikausi on yksi (1) kalenterivuosi ja heidät valitaan eri kunnista kiertävän vuoron periaatteella. Kukin sopijaosapuoli nimeää oman henkilökunnan edustajansa. Johtoryhmä on päätösvaltainen kun puheenjohtaja mukaan luettuna vähintään puolet jäsenistä on läsnä. Kullakin johtoryhmän jäsenellä on käytettävissään yksi ääni sekä lisäksi yksi ääni kunnan jokaista täyttä kymmentä tuhatta (10 000) asukasta kohden. Johtoryhmä vahvistaa vuosittain kunkin sopijaosapuolen edellisen vuoden viimeisen päivän väkilukuun perustuvan äänimäärän. Äänestystilanteessa yli puolet ääniä saanut ehdotus voittaa. Jos äänestyksessä päädytään tasatulokseen, puheenjohtajan ääni ratkaisee. Johtoryhmä kokoontuu vähintään kaksi kertaa vuodessa puheenjohtajan kutsusta. Tämän lisäksi kokous on mahdollista järjestää vähintään kolmen äänivaltaisen jäsenen kutsusta. Kokouskutsu on toimitettava johtoryhmän jäsenille viimeistään seitsemän päivää ennen kokousta.
Helle-kirjastojen yhteistoimintasopimus 3 (5) 4. Helle-kirjastojen yhteiset tehtävät ja velvoitteet Helle-kirjastoilla on yhteistoimintaa koskeva vuosittain laadittava toiminta- ja taloussuunnitelma, jota johtoryhmä seuraa säännöllisesti. Kukin kirjasto sitoutuu yhteiseen toiminta- ja taloussuunnitelmaan yhteisesti sovittujen periaatteiden mukaisesti. Suunnitelmaa laadittaessa tulee ottaa huomioon jäsenorganisaatioiden toiminta- ja taloussuunnitelmien asettamat rajat sekä tavoiteaikataulut. Helle-kirjastojen yhteistyön perustana on yhteinen palvelujärjestelmä, jonka ytimen muodostaa yhteiskäytössä oleva tietojärjestelmä. Yhteiskäytössä olevien tietojärjestelmien sisällöt ovat osapuolten yhteisessä hallinnassa ja käytössä. Johtoryhmä päättää tiedon tuottamistavoista sekä järjestelmän tietojen luovuttamisesta tai liittämisestä muihin järjestelmiin kansallisia linjauksia noudattaen. Tietojärjestelmän kehittämisessä pyritään liittymään yhteisiin kansallisiin järjestelmiin aina kun se on toiminnallisesti ja kokonaistaloudellisesti perusteltua. Sisältöjen luovuttamisessa on otettava huomioon henkilötietolain ja tekijänoikeuslain määräykset. Mikäli tietojärjestelmän sisältöjen luovuttamisesta syntyy tuottoja, jaetaan ne kuten kustannukset. Helle-kirjastojen tietojärjestelmä on julkisuuslain mukainen tietojärjestelmä ja sen vastuutahoja ovat Helle-yhteisjärjestelmän kirjastot. Helle-kirjastojen asiakasrekisteri on henkilörekisterilain mukainen rekisteri, jonka rekisterinpitäjiä ovat Helle-yhteisjärjestelmän kirjastot. Kukin sopijaosapuoli sitoutuu hoitamaan asiakasrekisteriä henkilörekisterilain vaatimusten mukaisesti. Sopijaosapuolet voivat kilpailuttaa hankintoja yhteisesti. Kukin sopijaosapuoli vastaa omalta osaltaan julkisia hankintoja koskevan lain velvoitteiden noudattamisesta hankintamenettelyssä, hankintapäätöksissä ja sopimuksissa toimittajien kanssa. Sopijaosapuoli voi osallistua Helle-toiminnan ulkopuolisiin järjestelmiin ja kehittämishankkeisiin tämän sopimuksen sitä estämättä edellyttäen, että nämä eivät hankaloita Helle-palvelujärjestelmän toimintaa. 5. Yhteistoiminnasta aiheutuvat kustannukset Yhteistoiminnasta aiheutuvia kustannuksia (yhteisiä kuluja) ovat toiminta- ja taloussuunnitelmaan perustuvat, palvelujärjestelmän ylläpitämisestä ja muusta yhteisen toiminnan kehittämisestä syntyvät kustannukset. Yhteiset kulut jaetaan käyttäen jakoperusteena kunkin sopijaosapuolen asukasluvun mukaista prosentuaalista osuutta kustannuksista. Johtoryhmä vahvistaa vuosittain kunkin sopijaosapuolen edellisen vuoden asukaslukuun perustuvan prosenttiosuuden kustannuksista. Sopijaosapuolet vastaavat itse yhteistoimintaan liittyvistä palkka-, matka- ja muista kuluistaan, ellei toiminta- ja taloussuunnitelmassa ole muuta hyväksytty tai erillistä kehittämis- tai hanketyöryhmää perustettaessa kirjallisesti muuta sovittu. Sihteerin ja koordinaattorin toteutuneet palkkakustannukset sivukuluineen ovat yhteisiä kuluja siltä osin kuin johtoryhmä taloussuunnitelman yhteydessä päättää. Jos jokaisen sopijaosapuolen osallistuminen yhteisiin hankkeisiin ei järjestelmäteknisistä tai toiminnallisista syistä ole välttämätöntä, kustannukset jaetaan hankkeeseen osallistuvien sopijaosapuolten kesken asukaslukujen mukaisessa suhteessa.
Helle-kirjastojen yhteistoimintasopimus 4 (5) 6. Yhteiseen palvelujärjestelmään liittyminen ja irtisanoutuminen 7. Muut ehdot Tämän sopimuksen piiriin voidaan ottaa uusia kuntien tai muiden julkisyhteisöjen ylläpitämiä kirjastoja. Liittyminen edellyttää johtoryhmän hyväksyntää. Liittyminen tapahtuu hyväksymällä ja allekirjoittamalla tämä sopimus Porvoon kaupungin kanssa, jonka edustajana sopimuksessa toimii Porvoon kaupunginkirjasto. Sopijaosapuolilla on mahdollisuus irtisanoutua yhteistoiminnasta. Irtautumisesta on ilmoitettava Porvoon kaupunginkirjastolle kuusi (6) kuukautta ennen irtautumista. Irtautumisesta aiheutuvat kulut maksaa yhteistoiminnasta irtautuva sopijaosapuoli. Mikäli Porvoon kaupunginkirjasto haluaa irtisanoutua yhteistoiminnasta, irtautumisesta on ilmoitettava muille sopijaosapuolille kahdeksantoista (18) kuukautta ennen irtautumista. Tämä sopimus voidaan myös purkaa ilman irtisanomisaikaa, mikäli kaikki sopijapuolet sitä vaativat. Jos sopijaosapuoli rikkoo olennaisesti sopimusehtoja, johtoryhmä voi päättää sopimuksen purkamisesta rikkoneen sopijaosapuolen osalta. Muutokset tähän sopimukseen tehdään kirjallisesti ja ne tulevat voimaan, kun sopijaosapuolet ovat ne allekirjoituksellaan vahvistaneet. Sopimusta ei saa siirtää kolmannelle osapuolelle ilman johtoryhmän hyväksyntää. Sopijaosapuoli vastaa toiselle sopijaosapuolelle/sopijaosapuolille aiheuttamastaan välittömästä vahingosta. Tämän sopimuksen puitteissa yhteistyössä syntyneet tulokset kuuluvat yhteisesti niille sopijaosapuolille, jotka ovat niiden aikaansaamisen osallistuneet. Yhteisomistuksen ehdot sovitaan yhteisomistajien kesken erikseen. Yhteisomistajat eivät ole velvollisia luovuttamaan tuloksia muille sopijaosapuolille. Tätä sopimusta koskevat erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti sopijaosapuolten välisin neuvotteluin. Mikäli yhteisymmärrykseen ei päästä, erimielisyydet ratkaistaan Itä-Uudenmaan käräjäoikeudessa. 8. Sopimuksen voimassaolo Allekirjoitukset Tämä sopimus tulee voimaan 1.1.2018 ja on voimassa toistaiseksi. Tämä sopimus korvaa mahdolliset aiemmat sopimukset kirjastojärjestelmäyhteistyöstä sopimukseen osallistuvien kuntien kesken. Tätä sopimusta on tehty 12 samansisältöistä kappaletta, yksi kullekin sopijaosapuolelle. Porvoossa, 25.9.2017 Porvoon kaupunki Askolan kunta Merja Kukkonen Kulttuuri- ja vapaa-aikajohtaja Teija Tuomi Kirjastonjohtaja
Helle-kirjastojen yhteistoimintasopimus 5 (5) Hangon kaupunki Inkoon kunta Milla Kuronen Merja Olkinuora Sivistystoimenjohtaja Inkoon kunta Lapinjärven kunta Raija Selén Vt. kirjastonjohtaja Susanne Sjöblom Hallintojohtaja Loviisan kaupunki Myrskylän kunta Leif Eriksson Vapaa-aikatoimenpäällikkö Pornaisten kunta Pukkilan kunta Marianne Lindblad Raaseporin kaupunki Raaseporin kaupunki Robert Nyman Sivistystoimen johtaja Heidi Enberg Sipoon kunta Siuntion kunta Malin Hollmén Kirjastopalvelupäällikkö