JÄRJESTÖTOIMIKUNNAN KOKOUS 2/2013 Aika: klo 10.00 15.00 Paikka: SPEK Pasila, Helsinki Osallistujat: Markku Leinonen, pj. Kaakkois-Suomen Pelastusalan Liitto Pirkko Wahlfors, Hämeen Pelastusliitto Arto Taskinen, Uudenmaan Pelastusliitto Matti Toppinen, Lapin Pelastusliitto Kerttu Tyrväinen, Etelä-Savon Pelastusalan Liitto Henrik Helenius, Helsingin Pelastusliitto Pertti Leppänen, Keski-Suomen Pelastusalan Liitto Juha Kupiainen, Pohjois-Karjalan Pelastusalan Liitto (Online) Torbjörn Lindström, Finlands svenska brand- och räddnings förbund (Online) Marko Koivikko, Pohjois-Suomen Pelastusliitto (Online) Petri Jaatinen, esittelijä SPEK Valtteri Tervala, sihteeri SPEK Käsiteltävät asiat: 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen 10:05. 2. Kokousvirkailijat Puheenjohtajana toimii Markku Leinonen, esittelijänä toimii palokuntajohtaja Petri Jaatinen ja sihteerinä Valtteri Tervala. 3. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokouskutsu on lähetetty 4.11.2013. Kokouksen päätösvaltaisuutta ei ole määritelty. Esitys: Todetaan kokouksen läsnäolijat ja kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Päätös: Todettiin kokouksen osallistujat (kts. yllä) ja todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 4. Edellisen kokouksen pöytäkirjan hyväksyminen Edellisessä kokouksen pöytäkirja on lähetetty 12.3.2012. Kokouksen liitteet on ollut luettavissa tiedostot.spek.fi/jarjestotoimikunta Esitys: Hyväksytään edellisen kokouksen pöytäkirja. Päätös: Sihteeri esitteli lyhyesti kokouksen 1/2013 pöytäkirjan. Hyväksyttiin edellisen kokouksen pöytäkirja.
5. Kokouksen työjärjestys Kokouksen esityslista on toimitettu viikko ennen kokousta toimikunnan jäsenille ja varajäsenille sähköpostitse. Esitys: Hyväksytään kokouksen esityslista. Päätös: Hyväksyttiin kokouksen esityslista. 6. Ilmoitusasiat - Toimiston ajankohtaiset asiat (Kts. liite) Käytiin keskustelua tutkimus- ja kehittämishankkeista. Nähtiin erittäin tarpeelliseksi tutkia taustoja lähteneiden jäsenten osalta. On tärkeä nähdä, miten esimerkiksi nykyiset vaatimukset vaikuttavat toimintaan osallistuviin. Käytiin keskustelua Hakasta. Puheenjohtaja peräänkuulutti toimikunnan olevan asiantuntija SPEK:n toimihenkilöille ja huomautti ettei Haka kehitystä ole käsitelty riittävästi järjestötoimikunnassa. Keskustelun jälkeen todettiin, että Hakan kehittämistä jatketaan ja että tiedotetaan/ kysytään toimikunnalta kommentteja aktiivisemmin. Jo vuosia valmisteilla olleet palokuntien merkit opas ja palokuntalaisen pukuohje valmistunevat vuoden vaihteessa. Oppaat julkaistaan sähköisinä versioina. AS1-konseptin koulutusta tullaan järjestämään ensi vuonna pelastusliittojen kautta palokuntiin. Keväällä tehty kysely AS1-konseptista osoitti että vaikka 62 % vastanneista palokunnista ei ollut tietoinen konseptista, 90% vastanneista oli kiinnostunut konseptista. Erillinen suunnitelma koulutuksen järjestämisestä laaditaan yhdessä pelastusliittojen kanssa. SPEK:llä on käytössä Hakan lisäksi sähköisiä järjestelmiä/- kanavia. Moodle on oppimisalusta jota käytetään tulevaisuudessa entistä enemmän palokuntakoulutuksessa ja muussa järjestökoulutuksessa (esim. NOK). Moodlessa on jaossa palokunnille palokuntakoulutuksen koulutusmateriaalia. Materiaaliin pääsee tutustumaan kirjautumalla edu.spek.fi seuraavilla tunnuksilla. Käyttäjätunnus: palokunta.vierailija ja salasana Vierailija+2013. Vierailijan tulee hyväksyä käyttöoikeussopimus käyttäessään materiaalia. Sopimus löytyy Moodlen etusivulta kohdasta Uutiset. Lisätietoa koulutuspäällikkö Markku Savolaiselta, p. 0400 434 905. Moodlen lisäksi SPEK on lanseeraanut oman videokanavan http://vimeo.com/spektv/videos. Tuotettuja videoita käytetään koulutus- ja markkinointimateriaalina. Käytiin keskustelua palokuntakoulutuksesta. Todettiin että palokuntakoulutusuudistus etenee nyt oikeaan suuntaan oikealla tavalla. Palokuntayhdistysten tukemista tulee korostaa ja varmistaa ettei yhdistysmuotoiset palokunnat säilyvät tulevaisuudessa. - Vuodelta 2013 toimikunnan avoimet asiat Käsiteltiin vuoden 2013 avoimet asioita päätös- ja toimenpidelistan pohjalta. Todettiin että avoimena olevat tehtävät etenevät.
- Toimintasuunnitelma luonnos 2014 Palokuntatoiminnan kokonaisvaltainen pohdinta tulisi nostaa isoksi teemaksi toiminnassa. Otetaan huomioon vuoden 2014 toiminnassa toimintasuunnitelman puitteissa (Yleinen palokuntalaiskokous, myöhemmin YPK) ja toiminnan suunnittelussa vuodelle 2015. Yhtenä keskeisenä teemana kokonaisvaltaisessa pohdinnassa on palokuntatoiminnan uudelleen organisointi niin että toimintaan voisi osallistua ikään ja sukupuoleen katsomatta omien kykyjen ja motivaation perusteella. Päätettiin ottaa YPK:hon mukaan aiheena ja haetaan hyväksyntää kokouksesta. 7. Käsiteltävät asiat 7.1. Yleinen palokuntalaiskokous 2014 Esittely: 27. yleinen palokuntalaiskokous järjestetään 7. kesäkuuta 2014 Helsingissä Finlandia-talossa. Tapahtumakokonaisuuteen liittyy tammikuussa ennakkotilaisuus Tulimeri-risteilyllä sekä alueelliset valmentavat tilaisuudet kevään aikana. 7. kesäkuuta tapahtumapäivän päätilaisuutena on palokuntalaiskokous. Päivän aikana Yleisen palokuntalaiskokouksen lisäksi järjestetään oheistapahtumia. Päätösesitys: Todetaan suunnittelun eteneminen. Päätös: Sihteeri esitteli suunnitelmia yleiseen palokuntalaiskokoukseen ja siihen liittyviin oheis- ja valmentaviin tapahtumiin. Helsingin pelastusliitto ilmoitti olevansa valmis organisoimaan pelastusliittojen kokouksen. Esitys nähtiin hyvänä joten sihteeri ottaa asian esille keskusteluissa koskien YPK:hon. Koettiin suunnittelun näyttävän hyvältä. Pohdittiin että olisi hyvä jos saataisiin suojelija/ tukija valtiovallalta. Mediassa tulisi olla esillä. Live-streamia voisi vielä pohtia sillä se voi tuottaa myös ei-toivottuja vaikutuksia. 7.2. Palokuntatoimintojen selvittäminen 2015 ja toimintatilastot Esittely: Vuoden 2014 toimintasuunnitelmaan on kirjattu palokuntien toiminnanmuotojen selvittäminen. Tarkoituksena on kerätä tietoa palokuntatien järjestämästä toiminnasta veteraani-, soittokunta- ja muun toiminnan osalta. Tietojen on tarkoitus toimia lähtötietona toimintamuotojen kehittämiselle. Esille nousseista toimintamuodoista tullaan jatkossa keräämään toimintatilastoa, toiminnan kehittymisen mittaamiseksi. Päätösesitys: Todetaan toimintamuodot joita selvitetään yhteistyössä alueellisten pelastusliittojen kanssa.
Päätös: Toimintatilaston keräämistä tulee edelleen määrätietoisesti kehittää. Vieläkin roikkuu Hakassa palokuntia jotka eivät ole enää toiminnassa. Toimikunnan jäseniä pyydetään ilmoittamaan mahdolliset lopettaneet palokunnat SPEK:iin. Selvityksessä tulee ottaa huomioon kaikki toiminnanmuodot. Selvitys tukee toiminnan laajuuden perusteluja pelkän hälytystoiminnan rinnalla palokuntasopimuksista keskustellessa. Selvitys tehdään sähköisellä kyselyllä. Selvitetään pelastusliittojen kanssa yhteistyössä. 7.3. Pelastusalan vapaaehtoistoiminnan turvaamisen työryhmä Esittely: Tarkastetaan työryhmän tilanne ja käydään läpi tähän asti syntyneet tuotokset. Päätös: Työryhmätyöskentely aiheen ympärillä katsotaan edelleen tarpeelliseksi ja työryhmä tekee selvityksen syksyn 2015 järjestötoimikunnan kokoukseen jatkotoimenpiteistä. Työryhmälle asetettiin tehtäväksi ensi vuonna esityslistan kohdan 7.2 toimintamuotojen selvittäminen. Selvitystyö antaa pohjan tarkastella vapaaehtoistoimintaa nykypäivänä. Yleisestä palokuntalaiskokouksesta tuotettava kehittämisohjelma toimii lisäksi tarkempien tehtävien määrittelevänä asiakirjana. 7.4. Johtosääntöjen ja sääntöjen päivittämisen työryhmä Esittely: Tarkastetaan työryhmän tilanne ja käydään läpi tähän asti syntyneet tuotokset. Päätös: Työryhmän tuotokset ovat edenneet kohtuullisesti. Nyt tulisi viimeistellä tämän hetkiset päivitykset. Toimikunta katsoi myös tarpeelliseksi laatia talousohjemalli sopimuspalokuntiin. Työryhmä kutsutaan koolle vuoden 2014 alussa viimeistelemään päivitykset. 7.5. Järjestötoimikunnan kokoukset ja kokoontuminen 2014 Esittely: Toimikunnan työskentely on ollut hiljaista vuoden 2013 ajan. Vuonna 2014 on järjestötoiminnan suuri tapahtuma Yleinen palokuntalaiskokous jossa järjestötoimikunnan rooli vaikuttajana ja tapahtumaan osallistumisen kannustajana on suuri. Päätösesitys: Toimikunnan olisi hyvä kokoontua jatkossa 2 lähikokouksen lisäksi joka toinen kuukausi lyhyen ONLINE-kokouksen merkeissä jolloin käsillä olevien asioiden hoitaminen helpottuisi ja vaikutusmahdollisuudet isompiin kokonaisuuksiin onnistuisi jouheammin. Liitteenä 1 on kokouspäivämäärät vuodelle 2014.
Päätös: Päätettiin kokousaikataulu muutamin muutoksin. 1/2013 kokouksen aikataulu muutettiin alkavaksi klo 10. Online-kokous ennen YPK:ta muutettiin lähikokoukseksi 3.5.2013 Helsingissä. Päivitetty kokousaikataulu on liitteenä. 7.6. Toiminnansuunnittelu 2015 Esittely: Järjestötoiminnan vuosittaista suunnitteluprosessia selkeytetään. Prosessi aloitetaan helmi-maaliskuun aikana järjestettävällä yhteisseminaaripäivällä pelastusliittojen toimistojen kanssa (12.-13.2.2014). Ensimmäisen suunnitelman jälkeen toimikunnat saavat lausua suunnitelmaluonnokseen. Lausuntojen pohjalta laaditaan seuraava toimintasuunnitelmaluonnos. Aikaistamalla suunnitteluprosessia jää enemmän aikaa toteuttaa toimintasuunnitelmaa sekä antaa paremmat valmiudet pelastusliitoille suunnitella omaa alueellista toiminta suunnitelmaa. Esitys: Merkitään tiedoksi ja kannustetaan toimikunnan jäseniä aktiiviseen ideointiin ja vaikuttamiseen järjestötoiminnan asioissa. Päätös: Merkittiin tiedoksi. Toimikunnan jäseniltä pyydetään ajatuksia ja ideoita toiminnan suunnitelmiin. 8. Muut esille tulevat asiat Ei muita esille tulleita asioita. 9. Seuraava kokous ja kokouksen päättäminen Esitys: Päätetään seuraavan kokouksen ajankohta ja päätetään kokous. Päätös: Seuraava kokous järjestetään 8.2.2014 Helsingissä klo 10:00-15:00.