TYÖPAJA RAJANYLITYKSEN KEHITTÄMISESTÄ 15.10.2002 klo 13.00 17.00, Cap Gemini Ernst & Young
Osallistujat Osallistujat Matti Roine, LVM Seppo Öörni, LVM Marjukka Vihavainen-Pitkänen, LVM Petteri Portaankorva, Tiehallinto, Kaakkois-Suomen tiepiiri Hannu Heinikainen, Tiehallinto, Kaakkois-Suomen tiepiiri Ari Tuomainen, Tiehallinto, Kaakkois- Suomen tiepiiri Armi Vilkman-Vartia, Tiehallinto, Liikenteen palvelut Lea Virtanen, Tiehallinto, Keskushallinto Yrjö Pilli-Sihvola, Tiehallinto Eini Hirvenoja, Tiehallinto Jukka Partinen, Mediatalo Aranea Ky Martti Miettinen, Transys Kari Rantala, Liikkuva poliisi Erkki Vikman, Liikkuva poliisi Juha Söderholm, Kotkan tulli Juhani Kuntsi, Vaalimaan tulli Petri Kukkonen, Vaalimaan tulli Juha Similä, Kaakkois-Suomen rajavartioston esikunta Mika Anttila, SKAL Reino Pusa, SITO Tommy Ulmanen, Kotkan satama Poissa Silja Ruokola, LVM XXX, Steveco Oy Ohjaajat Pasi Mäkinen, Cap Gemini Ernst & Young Markus Väyrynen, Sito-konsultit Pasi Mäkinen/15.10.2002 Rajanylityksen kehittäminen/ 2
Tavoite Työpajan tavoitteena on muodostaa kokonaiskäsitys rajanylitykseen liittyvistä toimijoista, heidän rooleistaan ja tehtävistään sekä mahdollisuuksista lyhentää läpimenoaikoja ja jonojen syntyessä hallita ja lieventää jonojen vaikutuksia. TARKENNUS: Tarkasteltiin rajanylitystä Suomesta Venäjälle Pasi Mäkinen/15.10.2002 Rajanylityksen kehittäminen/ 3
Sisältö Työpajaan on kutsuttu eri rajatoimintoihin liittyviä tahoja. Osallistujia pyydettiin valmistautumaan kuvaamaan työpajassa omaa rooliaan rajatoiminnoissa rajanylityksen näkökulmasta: Mitä tehtäviä taho hoitaa rajanylitykseen liittyen? Mitä tietojoukkoja tehtävien hoidossa käytetään? Mitä tietojärjestelmiä tehtävien hoitoon liittyy? Mihin tahoihin tehtäviä hoidettaessa ollaan yhteydessä? Mitkä ovat omien tehtävien keskeisimmät mittarit? Mitä ratkaisuvaihtoehtoja on jo tunnistettu? Pasi Mäkinen/15.10.2002 Rajanylityksen kehittäminen/ 4
Työpajan läpivienti 13.00-13.20 Työpajan avaus Agendan läpikäynti, esittäytyminen, odotukset 13.20-15.20 Prosessin kuvaaminen Rajanylityksen elinkaari Rajanylityksen toimijat Rajanylityksen prosessikuvauksen tekeminen 15.20-15.30 Tauko 15.30-16.00 Prosessin parannuskeinojen ideointi Ideoidaan miten prosessia voitaisiin parantaa. Arvioidaan ideoiden vaikuttavuus 16.00 16.45 Parannuskeinojen priorisointi Arvioidaan ideoiden toteutuksen työläys. Priorisoidaan ideat 16.45-17.00 Yhteenveto päivästä Odotusten toteutuminen Pasi Mäkinen/15.10.2002 Rajanylityksen kehittäminen/ 5
Odotuksia Häiriönhallinnan näkökulma Välttää vastakkainasettelu, edistää yhteistyötä Osapuolten näkemyksistä kuva II Hahmottaa kuljetusten ongelmia satamasta eteenpäin Nähdä kuljetusketju kokonaisuutena Miten kuljetusketjua voidaan sujuvoittaa? Käytännön kehittäminen Mitkä ovat suurimmat ongelmat ja vaikuttavimmat keinot? Org. välisen tiedonsiirron edistäminen Liikenneturvallisuuden huomiointi Parempi ymmärrys muiden osapuolten toiminnasta. Saada ideoita yhteistyöhön venäläisten kanssa Hyödyntää aikaisempia selvityksiä Keinoja raskaan liikenteen rajanylitykseen Miten voidaan hyödyntää olemassaolevia mobiiliratkaisuja? Logistiikkaketjun kokonaiskuva Ongelmien hoitaminen ketjun alkupäässä Kokonaisvaltainen näkemys ongelmasta ja ratkaisuista II Saada aihioita projektointiin Konkreettista huomioitavaa meneillä oleviin raja-asemien kehittämiseen. Löydetään etenemissuuntia. Pasi Mäkinen/15.10.2002 Rajanylityksen kehittäminen/ 6
Prosessin kuvaamisen työstötapa Tavoitteet: Kuvataan liikkujan/matkan elinkaari rajanylityksen kannalta Huomioidaan vaiheet riittävän kaukaa Esim. matkan/kuljetuksen suunnittelu, matkan aloitus, matka, rajan lähestyminen, raja (tullaus, passintarkastus, muut) Luetellaan rajanylityksen toimijat Eri tyyppiset rajanylittäjät (HA, LA, KA, EU, Ei-EU) Eri viranomaiset (Tulli, Rajavartiolaitos, Poliisi, Tiehallinto,...) Muut tahot (Satama, Huolitsija) Kuvataan rajanylityksen prosessi Jakaannutaan kahteen ryhmään (ohjaus Markus ja Pasi) Ryhmä 1 Markus, KA-liikenne Ryhmä 2 Pasi, HA- ja LA-liikenne Kumpikin ryhmä ideoi: Rajanylityksen elinkaaren vaiheet Rajanylityksen toimijat Toimijoiden tehtävät rajanylitykseen liittyen Yhteenveto: Prosessien läpikäynti Eroavaisuuksien huomiointi Keskustelu Pasi Mäkinen/15.10.2002 Rajanylityksen kehittäminen/ 7
Rajanylityksen vaiheet (LA, HA liikenne) Matkan suunnittelu- ja valmistelu Päätös mukaan otettavista matkatavaroista Informaation haku rajanylityksestä Tulliselvitys sisämaassa (lähtö) Paluun suunnittelu (aika, ylityspaikka yms.) Rajanylityspaikan ja -ajan valinta Matkustustavan valinta (henkilö-, linja-auto) Matka rajalle Matkaan lähtö (Suomessa tai muussa lähtömaassa) Pysähdys palvelualueella ennen rajaa Tax-free palautukset (nykymallissa) Ajoreitti (maahan tulo maasta poistuminen) Esim. autojen kuljetus Saksasta Suomen kautta Venäjälle. Raja-alueelle saapuminen Ajaminen rajamuodollisuuksiin Valinta: tullattavaa ei tullattavaa Valinta: EU ei EU kansalainen Tullimuodollisuudet Tullitarkastus Vientitullaus/vientiselvitys Tuontitullaus/tuontiselvitys Matkatavaroiden tarkastus Ajoneuvon tarkastus Ohjaus tarkempaan tarkastukseen Läpivalaisu Rajamuodollisuudet Passintarkastus Pasi Mäkinen/15.10.2002 Rajanylityksen kehittäminen/ 8
Rajanylityksen toimijoita (LA, HA liikenne) Matkustaja Henkilöauton kuljettaja Linja-auton kuljettaja Tulli Rajavartiolaitos Poliisi Maa- ja metsätalousministeriö Autoliitto Matkatoimistot Tiedotusvälineet (esim. alueradiot) Muut palveluntarjoajat Vakuutusyhtiöt Liikennöitsijät Ulkomaan edustusto Tiehallinto Liikenne- ja viestintäministeriö Tilastokeskus Kunnat Pasi Mäkinen/15.10.2002 Rajanylityksen kehittäminen/ 9
Rajanylitys (LA, HA liikenne) Toimija Matkustaja Henkilöauton kuljettaja Linja-auton kuljettaja Tulli Matkan suunnittelu ja valmistelu Matka rajalle Selvittää olosuhteet. Selvittää olosuhteet. Selvittää ajoneuvon varust. vaatimukset. Ajaa rajalle. Selvittää olosuhteet. Selvittää ajoneuvon varust. vaatimukset. Päättää ketä ottaa kuljetettavaksi. Ajaa rajalle. Tavaran vientiselvitys Määräajat (passitus) Rajavartiolaitos Poliisi Tiedon tarjoaminen Liikennevalvonta Maa- ja metsätalousministeriö Autoliitto Matkatoimistot Tiedotusvälineet (esim. alueradiot) Muut palveluntarjoajat Vakuutusyhtiöt Liikennöitsijät Ulkomaan edustusto Tiehallinto Tiedon jakaminen. Asiakirjat (kv. ajokortti) Tiedon jakaminen. Matkan ostaminen. Matkustustavan valinta. Tiedon jakaminen. Rajanylitysyhteistyö viranomaisten kanssa. Kuljettajien kouluttaminen liikenteenharj. velvollisuuksista. Viisumin hankinta. Tiedot olosuhteista (liikenne/keli). Tiestön hoito ja ylläpito. Raja-alueelle saapuminen Tullimuodollisuudet Rajatarkastus Kaistanvalinta (Tullattavaa/EI, EU kansal./ei) Kaistanvalinta (Tullattavaa/EI, EU kansal./ei) Opastaminen/ kaistanvalinta (järjestäminen ja käyttö) Opastaminen/ kaistanvalinta (järjestäminen ja käyttö) Raja-alueen tie/infrastruktuuri, ohjausjärjestel-mät ja -laitteet. Vastaa henkilökohtaisen tavaran tullauksesta. Vastaa ajoneuvon sisällä olevan tavaran tullauksesta. Vastaa ajoneuvon sisällä olevan tavaran tullauksesta. Verotus. Valvonta. Rajavakuutusten myynti. Maahantulo: eläinten ja elintarvikkeiden tarkastukset, kasvitarkastukset. Rajavakuutuksen myöntäminen. Rajanylityksen vaihe Henkilökohtaisten matkustusasiakirjojen esittäminen. Henkilökohtaisten ja ajoneuvon asiakirjojen esittäminen. Henkilökohtaisten ja ajoneuvon asiakirjojen esittäminen. Kaikkien matkustajien tarkastaminen. Ajo- ja liikennekuntoisuuden valvonta. Rikollisuuden paljastaminen. Venäjältä rajaalueelle saapuminen Kaistanvalinta (Tullattavaa/EI, EU kansal./ei) Kaistanvalinta (Tullattavaa/EI, EU kansal./ei) Opastaminen/ kaistanvalinta (järjestäminen ja käyttö) Opastaminen/ kaistanvalinta (järjestäminen ja käyttö) Tax-free palautukset Tax-free asiakirjojen esittäminen. Tax-free asiakirjojen esittäminen. Tax-free asiakirjojen esittäminen. Leimaus ja valvonta (muista EU-maista hankittujen tavaroiden osalta) Arvonlisäveropalautusten käsittely Rajanylitys Viranomaistarkastukset Venäjän rajanylityspaikalla Ajo Venäjällä rajanylityksen jälkeen Tiedot olosuhteista Suomen puolella rajaa. Asiointi Suomen edustustossa Pasi Mäkinen/15.10.2002 Rajanylityksen kehittäminen/ 10
Rajanylityksen vaiheet (KA liikenne) Toimeksianto Lastaus Tavaran haltija valitsee huolitsijan Tavaran nykyinen sijainti ja määränpää Tavoitteellinen aikataulutus Satamayhtiöt ja operaattorit hoitavat lastauksen Tavaran tarkastus Luvat ja asiakirjat Tullimenettelyt Prosessi, jossa huolitsija hoitaa tarpeelliset luvat, verot ja tullaukset tulliviranomaisten kanssa Kuljetus Matka tavaran lähtöpaikasta rajalle Kuljettajan omat toiminnot matkan aikana Tiedotus, seuranta, valvonta, tarkastukset Suomen rajalle saapuminen Valmistelut ennen raja- ja tullimuodollisuuksia Kuljetusasiakirjojen tarkastus Tavaraan liittyvien asiakirjojen tarkastus, tulli Ajoneuvon ja lastin tarkastus Rajavartiolaitos ja tulli Passin tarkastus Henkilöasiakirjojen tarkastus Pasi Mäkinen/15.10.2002 Rajanylityksen kehittäminen/ 11
Rajanylityksen toimijoita (KA liikenne) Tavaran haltija Huolitsija Satamayhtiö Satamaoperaattorit Kuljetusliikkeet Kuljettajat Tulli Rajavartiolaitos Poliisi Ajoneuvohallintokeskus Tietopalvelun toimittajat Tiehallinto Liikenne- ja viestintäministeriö Pasi Mäkinen/15.10.2002 Rajanylityksen kehittäminen/ 12
Rajanylitysprosessi (KA liikenne) Rajanylityksen vaihe Toimija Toimeksianto Lastaus Tulli-menettelyt Kuljetus Tavaran haltija Tavoitteellinen aikataulutus Suomen rajalle saapuminen Kuljetusasiakirjojen tarkastus Ajoneuvon ja lastin takastus Passin tarkastus Rajan ylitys Tarkastukset Venäjällä Ajo Venäjällä rajanylityk-sen jälkeen Tavara perillä Huolitsija Satamayhtiö ja operaattorit Suunnittelee ja järjestää kuljetuksen (reittiselvitykset), huolehtii koko kuljetuksen ajan paperisodan Hoitaa luvat Lastinkäsittelytoiminnot satamassa Hoitaa tullaukset ja laatii paperit Kuljetuksen ja tavaran seuranta Huolehtii, että asiakirjat ovat kunnossa Huolehtii, että asiakirjat ovat kunnossa Varmistaa tavaran perillepääsy n Kuljetusliike Tavaran kuljetuksen ajojärjestelyt huolitsijan ohjeiden mukaan Omien ajoneuvojen seuranta koko prosessin ajan Kuljettaja Tulli Rajavartio-laitos Poliisi Kuljetukseen liittyvistä asiakirjoista huolehtiminen koko kuljetuksen ajan Päätöksenteko, lastauslupa Asiakirjojen ja lastin tarkastus Valvonta ja tarkastukset Tarpeellisten asiakirjojen esittäminen Tullimenettelyjen hoitaminen Ajo rajalle Valvonta ja tarkastukset Kaistanvalinta, tavaraliikenteen tarkastus Liikenteen seuranta, ohjaus ja tiedotus Liikenteen seuranta, ohjaus ja tiedotus Ajoneuvojen Ajoneuvohallintokeskus poikkeuslupien myöntäminen Tietopalvelun toimittaja Tietopalvelut Tietopalvelut Tiehallinto Erikoiskuljetusluvat, edellytykset kuljetusten valvonnalle, sään, kelin ja liikenteen seuranta, joukkotiedotus Liikennejärjestelyt raja-asemalla, liikenteen ohjaus (yleiset tiet), liikenteen hallinnan edellytykset Tarpeellisten asiakirjojen esittäminen Päätöksenteko tarkastuksen laadusta Avustustehtävät pyydettäessä Tarpeellisten asiakirjojen esittäminen Päätöksenteko tarkastuksen laadusta Päätöksenteko tarkastuksen laadusta Avustustehtävät pyydettäessä Tarpeellisten asiakirjojen esittäminen Päätöksenteko tarkastuksen laadusta Avustustehtävät pyydettäessä Rajayhteistyö Rajayhteistyö Pasi Mäkinen/15.10.2002 Rajanylityksen kehittäminen/ 13
Prosessin parannuskeinojen ideointi Ideoidaan miten prosessia voitaisiin parantaa. Esimerkkejä vaikutuksista: Läpimenoajan nopeutuminen Läpimenon ennustettavuuden paraneminen Tieverkon häiriöiden väheneminen Käyttäjien viihtyvyyden paraneminen Käyttäjien kustannusten väheneminen Muiden toimijoiden kustannusten väheneminen muita? Jakaannutaan kahteen ryhmään (ohjaajina Markus ja Pasi) Kukin ryhmä ideoi ja äänestää 5 keinoa Ideointi itsekseen post-it lapuille 5min Ideoiden läpikäynti (lue ääneen ja selvennä jos tarpeen) ja samojen yhdistely 5min Äänestys ideoista, 5 ääntä / työryhmän jäsen 5 eniten ääniä saaneen ehdotuksen vaikuttavuuden arviointi 15min Arvioi ainakin oheiset vaikutukset Lisää tarpeen vaatiessa uusia Katso seuraavan sivun ohje kuvaustavasta. Pasi Mäkinen/15.10.2002 Rajanylityksen kehittäminen/ 14
Ideoidut parannuskeinot (LA, HA liikenne) Ensimmäinen priorisointi osanottajien äänin Tiedotus (8 ääntä): Ajankohtaisen tiedottamisen lisääminen. Todennäköiset odotusajat raja-asemilla matkustajille. Läpimenoaika. Venäjän puolen ruuhkatilanne. Kelitiedotusyhteistyö (Pietari, Baltic Roads). Tietoa talvirengaspakosta, hands free pakosta, liikennesäännöistä -> turvallisuus. Rajanylityspaikan infrastruktuuri (7 ääntä): Asemien rakenteet vastaamaan liikennettä. Kaistat, tarkastuspisteet. Erillisiä jonotuskaistoja ja parkkialueita. Viihtyisämmät odotustilat rajalla. Tiedonsiirto poliisin valvonnasta rajalle (6 ääntä): Ilmoitetaan mikäli ajoneuvo on jo tarkastettu poliisin toimesta. Riittävät henkilöresurssit (5 ääntä): Viranomaisten (Tulli, Rajavartiolaitos) henkilöresurssit vastaamaan kasvanutta liikennettä. LIPRE-kamera (5 ääntä): Venäjän raja-aseman jälkeen rekisterinumeroista ajoneuvojen tunnistaminen rekisterikilpien hahmontunnistuksella. Pystytään seuraamaan luotettavasti kokonaisylitysaikaa. Liikenteen valvonnan lisääminen (5 ääntä): Rankempi valvonta ja puuttuminen liikenteen turvallisuusongelmiin. Kameravalvonta Hamina-Vaalimaa välille. Nopea tiedonvälitys automaattivalvonnan havainnoista rajalle, sanktiointi rajalla. Jonotusnumerot (5 ääntä): Aikavaraus rajanylitykseen Todettiin myöhemmoin ettei ole relevantti LA/HA liikenteen kannalta, KA-liikenteessä kyllä. Ruuhkien tasaaminen (3 ääntä): Ruuhkien tasaaminen ohjaamalla liikennettä eri asemille. Viranomaisten toimintojen joustavuuden lisääminen: Resurssien kohdentaminen ennusteiden mukaan (työvuorojärjestelyt). Rajanylityspaikkojen aukioloaikojen kehittäminen (jo muuttumassa 24h toimintaan). Valaistuksen parantaminen tieosuuksilla: Parempi valaistus rajanylityspaikkaan liittyvillä tieosuuksilla parantaa pimeänä seisoviin rekkajonoihin liityen tieosuuden turvallisuutta. Internet-kameran käyttö tiedonsaantiin: Venäjän puolen raja-asemalle ja asemien väliin sijoitettavilla internet-kameroilla helpotettaisiin ruuhkatilanteiden ohjausta. Venäjän tullitoiminnan harmonisointi ja tehostaminen: Perimmäinen lääke, vaikea saada aikaan. Pasi Mäkinen/15.10.2002 Rajanylityksen kehittäminen/ 15
Ideoidut parannuskeinot (KA liikenne) Ensimmäinen priorisointi osanottajien äänin Yhteistyö Venäjän viranomaisten kanssa (9 ääntä) Toimintatapojen kehittäminen Poliittinen yhteistyö Yhteiset suunnitelmat Toimivien mallien kopiointi toiselle puolelle Tietojärjestelmien yhdistäminen (8 ääntä) Eri osapuolien verkostoituminen yhteisiin tietojärjestelmiin Osapuolien välisen tiedonsiirron kehittäminen Matka-ajan ennustettavuuden parantaminen (6 ääntä) Lähtöpisteeseen tieto rajalle suuntautuvan liikenteen määrästä Ajantasainen tieto liikennetilanteesta tieverkolla ja rajalla Todellisen rajanylitysajan mittaaminen Asemalle tulevan liikenteen määrän arviointi merkittävistä pisteistä Tieto Venäjän puolen raja-asemien läpimenoajoista Ajojärjestelyjen ja lähtötoimintojen kehittäminen (3 ääntä) Asiakirjojen oikeellisuuden varmistaminen ennen matkalle lähtöä Huolitsijan toimien tehostaminen Lastaus säännösten mukaan Lepoaikojen huomioiminen ajojärjestelyissä Ajantasaisen tiedon hyödyntäminen ajojärjestelyissä ITS:n hyödyntäminen (2 ääntä) Ajanvaraus raja-asemalle Just in time access Liikenteen segregointi Ajoneuvojen ja kuljettajien profilointi Liikenteen kauko-ohjaus Valvonta/ohjaus/kommunikointi raja-asemalla Resurssien hallinta Ajoneuvojen saatto Viranomaisyhteistyön kehittäminen Suomessa Tiedottamisen kehittäminen Ajantasaisen tiedon hyödyntäminen palveluissa Ajantasaisen tiedon hyödyntäminen joukkotiedotuksessa Todellisen rajaylitystiedon välittäminen Tiedottaminen toteutuneista läpimenoajoista Viranomaisten resurssien lisääminen Liikennejärjestelyiden parantaminen rajalla Rajanylitysprosessin lyhentäminen Tiedottaminen satama-alueelle saapuvista/lähtevistä aluksista Kaluston reaaliaikainen seuranta ja opastus Pasi Mäkinen/15.10.2002 Rajanylityksen kehittäminen/ 16
Parannuskeinojen vaikuttavuuden arviointi (LA, HA liikenne) Kehityskohde Käyttäjien viihtyvyys Turvallisuus tieverkolla Läpimenoajan lyhentäminen Läpimenoajan ennustettavuus Tieverkon häiriöt Toimijoiden kustannukset Tiedotus + + + + + / - infrastruktuuri + + ++ + - Rajanylityspaikan Tiedonsiirto poliisin valvonnasta rajalle ++ Vaikutukset Riittävät henkilöresurssit ++ + -- LIPRE-kamera + ++ Liikenteen valvonnan lisääminen ++ ++ Käyttäjien kustannukset - vaikuttaa negatiivisesti + vaikuttaa positiivisesti Pasi Mäkinen/15.10.2002 Rajanylityksen kehittäminen/ 17
Parannuskeinojen vaikuttavuuden arviointi (KA liikenne) Kehityskohde Tietojärjestelmien Käyttäjien viihtyvyys Turvallisuus tieverkolla Läpimenoajan lyhentäminen Vaikutukset Läpimeno ajan ennustettavuus Tieverkon häiriöt Tulli ja rajaturvallisuus Kustannukset yhdistäminen + + + + + + + Matka-ajan ennustettavuuden parantaminen + + + + + + Venäjä -yhteistyön kehittäminen + ++ ++ + + ++ - vaikuttaa negatiivisesti + vaikuttaa positiivisesti Pasi Mäkinen/15.10.2002 Rajanylityksen kehittäminen/ 18
Parannuskeinojen arviointi Arvioidaan ideoiden toteutuksen työläys. Ryhmitellään ideat: Helppo toteuttaa suuri vaikutus Vaikea toteuttaa suuri vaikutus Helppo toteuttaa pieni vaikutus Vaikea toteuttaa pieni vaikutus Vaikuttavuus on summa edellisellä sivulla arvioiduista positiivisista ja negatiivisista vaikutuksista. Käytiin läpi kummankin ryhmän tuottamat parannuskeinot Arvioitiin keskustellen parannuskeinojen toteutuksen työläys Ryhmiteltiin keinot nelikenttään Katso seur. sivun kuva. Pasi Mäkinen/15.10.2002 Rajanylityksen kehittäminen/ 19
Parannuskeinojen arviointi KA liikenne LA, HA liikenne Vaikea toteuttaa suuri vaikutus Helppo toteuttaa suuri vaikutus Vaikuttavuus Venäjäyhteistyön kehittäminen 2Rajanylityspaikan infrastruktuuri x Vaikea toteuttaa pieni vaikutus Riittävät henkilöresurssit Tietojärjestelmien yhdistäminen Matka-ajan ennustettavuuden parantaminen Liikenteen valvonnan lisääminen Tiedonsiirto poliisin valvonnasta rajalle 1 LIPRE-kamera Tiedotus 3 Helppo toteuttaa pieni vaikutus Toteutuksen helppous Pasi Mäkinen/15.10.2002 Rajanylityksen kehittäminen/ 20