AEO-turvallisuustietoa kuljetus- ja logistiikkayrityksille. AEOS-vaatimukset liikenteenharjoittajille ja varastonpitäjille käytännössä 12.3.

Transkriptio

1 AEO-turvallisuustietoa kuljetus- ja logistiikkayrityksille AEOS-vaatimukset liikenteenharjoittajille ja varastonpitäjille käytännössä

2 Huomioitavaa Esityksessä tärkeimmät vaatimukset, jotka koskevat kuljetusliikkeitä ja varastonpitäjiä Vaatimusten täyttymisessä huomioidaan yrityksen rooli toimitusketjussa ja yrityksen koko Koskee EU:n ulkopuolelle lähteviä tai EU:n ulkopuolelta tulevia lähetyksiä Koskee tiloja, joissa käsitellään tavaroita tai niihin liittyvää tietoa sekä rahtiyksiköitä ja kuljetusvälineitä Henkilöstöturvallisuuden osalta huomioidaan työtehtävät 2

3 AEO-turvallisuuden osa-alueet Riskienhallinta Pääsynvalvonta Logistiikan ja tuotannon turvallisuus Tietoturvallisuus AEO Henkilöstöturvallisuus Toimitilaturvallisuus Sopimuskumppanit ja palveluntarjoajat Turvallisuusjohtaminen 3

4 Rahtiyksiköt Riskit: rahtiyksikköjen luvaton käsittely, luvaton pääsy rahtiyksiköihin / tavaraan, kätkötilojen käyttö salakuljetukseen Rahtiyksiköiden säilyttäminen turvallisesti Tyhjät / lastissa olevat yksiköt Turvallinen lukittu alue/ jatkuva valvonta / tarkastaminen ennen käyttöä Pääsynvalvonta säilytysalueelle ja rajatut pääsyoikeudet Tekninen valvonta / vartiointi 4

5 Rahtiyksiköt / koskemattomuus Rahtiyksikön tarkastaminen ennen lastausta ja huollosta palautuessa ja aina kun rahtiyksikkö on jätetty valvomatta Sinetöinnin tarkastaminen HUOM! Turvallinen säilytys / tarkastaminen 5

6 Koskemattomuuden tarkastaminen / 7-kohtaa ovet: sisä- /ulkopuolelta Sisä-/ulkokatto oikea seinä etuseinä lattia / sisäpuoli vasen seinä ulkopuoli/alusta 6

7 Rahtiyksiköt / sinetöinti Menettelyt sinettien käyttöön Koulutus sinettien laittoon Turvalliset sinetit Säilytetään lukkojen takana Hallittu jakaminen Kirjanpito sineteistä ja kirjanpidon täsmäyttäminen 7

8 Rahtiyksiköt Kunnossapito Säännöllinen huolto Huolto vikatilanteissa Virhetilanteet Raportointi Toimenpiteet virhetilanteiden johdosta Sisäinen käsittely Viranomaisille ilmoittaminen Ohjeistuksen/menettelyiden parantaminen Henkilöstölle tiedottaminen 8

9 Kuljetus (logistiikka) Riski: luvaton pääsy rahtiyksiköihin/tavaraan, rahtiyksikön luvaton käsittely AEO-toimija: liikenteenharjoittajan valintakriteerit AEO-toimija: sopiminen sinettien tarkastusmenettelystä Jäljitystekniikat Kuljettajien koulutus/ohjeistus Tarkastusmenettelyt; myös sinetit Pysähtymissäännöt Ohjeet poikkeavien tilanteiden varalle Poikkeamatilanteiden ilmoittaminen ja raportointi 9

10 Varastoalueet Riski: ulkopuolisten tunkeutuminen tiloihin, asiattomien pääsy alueelle / tiloihin / tavaraan Aluesuojaus Aidat Portit Tekninen valvonta ja valaistus Kulunvalvonta ja kulkuoikeudet Alueellinen ja ajallinen rajaaminen Henkilökortit Saapuvien kuljetusvälineiden tunnistaminen Pysäköinti Kunnossapito 10

11 Varastoalueet Varastorakennukset Rakennusmateriaalit Ovet, ikkunat Lukitus Kulunvalvonta ja kulkuoikeudet Tekninen valvonta ja valaistus Kunnossapito HUOM! Ulkona varastoitavat tavarat HUOM! Huomioitava myös toimistotilat 11

12 Avainhallinta Riski: Asiattomien henkilöiden pääsy tiloihin ja käsiksi tavaraan ja tietoihin Ohjeistetut käytännöt huomioidaan avainten katoamistilanteet Kirjanpito / vastuuhenkilö Avaimet / pääsyoikeudet Yleisavaimet, kiinteät avaimet, kulkutunnisteet 12

13 Vierailijakäytännöt Riski: Asiattomien henkilöiden pääsy tiloihin ja käsiksi tavaraan ja tietoihin Ohjeistetut käytännöt Tunnistaminen Kirjaaminen Vierailijakortit tai muu erottamistapa / erottaminen henkilökunnasta Saattaminen 13

14 Saapuvat tavarat Tieto etukäteen tavarasta ja kuljetusyksiköstä Purkausajat, purkauksen odottaminen Pääsynvalvonta purkausalueelle Kuljettajien vastaanotto Sinettien poisto ja hävittäminen Laskeminen ja vertaaminen asiakirjoihin Poikkeamaraportointi ja toimenpiteet poikkeamien johdosta 14

15 Varastointi Yhteisötavaroiden ja muiden tavaroiden erottelu Tuonti- ja/tai vientikieltojen ja rajoitusten alaisten tavaroiden sekä kaksikäyttötuotteiden erottaminen muista tavaroista Varastokirjanpito, jossa myös paikkatieto Säännöllinen inventointi Poikkeamaraportointi ja toimenpiteet poikkeamien johdosta 15

16 Lähtevät tavarat Pääsynvalvonta lastausalueelle Kuljettajien vastaanotto Tavaroiden laskeminen ja vertaaminen asiakirjoihin Sinetöintimenettelyt Poikkeamaraportointi ja toimenpiteet poikkeamien johdosta 16

17 Henkilöstöturvallisuus Työhönottoperiaatteet Taustojen tarkistaminen Henkilöllisyyden varmistaminen Henkilöstön kouluttaminen turvallisuusvaatimusten osalta Tiedotus ja ohjeistaminen Menettelyt työsuhteen päättyessä Kulkuoikeudet Järjestelmien käyttöoikeudet Avaimet ym. välineet 17

18 Tietoturvallisuus Asiakirjojen turvaaminen Kuljetusketjuun liittyvien tietojen luotettavuus tulee varmistaa ja tietojärjestelmät tulee turvata väärinkäytöksiltä Ulkopuolisille asetettavat vaatimukset Tietojen käsittelyn periaatteet tulee ulottaa myös ulkoisiin toimijoihin (henkilöt ja yritykset) Ulkoistettujen IT-toimitusten turvallisuus tulee varmistaa Kirjanpitoa ja arkistointia koskevat vaatimukset Kuljetusketjun keskeiset tiedot tulee varmistaa ja huolehtia rittävästä arkistoinnista Riittävästä jäljitysketjusta huolehtiminen 18

19 Kiitokset mielenkiinnosta! 19

20 AEO vaatimukset Lainsäädäntö: Tullikoodeksi 5 a artikla Koodeksin soveltamisasetus / artiklat 14 h: tullivaatimusten noudattaminen 14 i: kaupallisten ja kuljetustietojen hallintajärjestelmä 14 j: taloudellinen vakavaraisuus 14 k: turvallisuus ja vaarattomuus Muut ohjeet Komission suuntaviivat (hyväksytty ) Liite 2: Uhat, riskit ja mahdolliset ratkaisut Itsearviointikysely AEO-itsearviointilomakkeen selittävät huomautukset 20

21 Turvallisuus ja vaarattomuus vaatimukset (AEOS) Viittaukset suuntaviivojen liite 2:een 4.1 Taloudellisen toimijan tekemä turvallisuuden arviointi 4.2 Yrityksen tiloihin pääsy 4.3 Fyysinen turvallisuus 4.4 Rahtiyksiköt 4.5 Logistiikka 4.6 Muut kuin verotukselliset vaatimukset 21

22 Turvallisuus ja vaarattomuus vaatimukset (AEOS) Saapuvat tavarat Tavaroiden varastointi Tavaroiden tuotanto Tavaroiden lastaus Kauppakumppaneita koskevat turvallisuusvaatimukset Henkilöstön luotettavuus Ulkoiset palvelut 22

23 Kaupallisten ja kuljetustietojen hallinta (AEOC) Osoitus tullivaatimusten noudattamisesta Kirjanpitojärjestelmä Jäljitysketju Logistinen järjestelmä Sisäisen valvonnan järjestelmä Tavaravirrat Tullauskäytännöt 23

24 Kaupallisten ja kuljetustietojen hallintajärjestelmä (AEOC) Tietoturva 2.7 Varmuuskopiointiin, tietojen palautukseen sekä arkistointivaihtoehtoihin liittyvät menettelyt 2.8 Tietoturva tietokonejärjestelmien suojaaminen 2.9 Tietoturva- asiakirjojen turvaaminen Vakavaraisuus 3.1 Näyttö vakavaraisuudesta 24