Kepa ry PÖYTÄKIRJA 1 (5) HALLITUKSEN KOKOUS 11/2017 Aika 23.10.2017 klo 16.00 Paikka Kepan toimisto, kokoushuone Dialogi Kokouksen osanottajat Puheenjohtaja Majanen Pertti I varapuheenjohtaja Ranta Eija II varapuheenjohtaja Semi Ritva Varsinaiset jäsenet Eskelinen Teppo Hopsu Inka Juuma Riikka ( 113 117) Ketolainen Liisa ( 113 117) Lindqvist Terhi Loijas Sari ( 113 117) Mohamed Saido Packalén Leif ( 113 117) Pontela Risto Suomi Katri Tiainen Simo Tikka Karoliina Varajäsenet - Järjestys arvottu - Kaskeala Niklas ( 113-117) Pellosniemi Cecilia Halleen Mikael Lunnas Kari Nissinen Jouni ( 117-120) Johtotiimi Lappalainen Timo, toiminnanjohtaja Hannula Outi, ohjelmajohtaja Häkli Laura, viestinnän ja vaikuttamistyön johtaja Romar Anne, hallintojohtaja Sihteeri Ikävalko Johanna Toimiston henkilökunta Mäki Niina, luottamusvaltuutettu Rekola Sanna, globaalikasvatuksen asiantuntija Starck Auli, asiantuntija, kansalaisyhteiskunta ja edunvalvonta Ylikoski Terhi, ohjelmasuunnittelija Khamis Bakar, aluejohtaja, Tansania Vieraat Heikkala Juha Käsitellyt asiat 113 KOKOUKSEN AVAUS Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 16:00. 114 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAJIEN NIMEÄMINEN Nimettiin pöytäkirjan tarkastajiksi Karoliina Tikka ja Leif Packalén. Nimettiin 117 alkaen Leif Packalénin tilalle pöytäkirjan tarkastajaksi Kari Lunnas. 115 KOKOUKSEN PÄÄTÖSVALTAISUUDEN TOTEAMINEN Kepan sääntöjen 13 :n mukaan hallitus on päätösvaltainen, kun yli puolet sen jäsenistä on mukaan luettuna puheenjohtaja tai jompikumpi varapuheenjohtajista. Sääntöjen mukaan hallitukseen kuuluu puheenjohtaja, kaksi varapuheenjohtajaa ja kaksitoista muuta varsinaista
Kepa ry PÖYTÄKIRJA 2 (5) jäsentä. Näin ollen hallituksen kokouksen päätösvaltaisuuteen edellytetään puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan sekä seitsemän varsinaisen edustajan oloa. Todettiin kokous päätösvaltaiseksi. 116 ESITYSLISTAN VAHVISTAMINEN TYÖJÄRJESTYKSEKSI Vahvistettiin esityslista työjärjestykseksi. 117 UUSI/YHTEINEN KATTOJÄRJESTÖ - KEPA-KEHYS-YHDISTYMINEN Esittelijä Esittely Puheenjohtaja Yhdistymistä koskevan hallituskeskustelun päätarkoitus on evästää puheenjohtajaa tuomaan Kepan hallituksen näkemyksiä esille tulevissa jäsenjärjestötyöryhmän kokouksissa. Todetaan jäsentyöryhmätyöskentelyn eteneminen. Puheenjohtajat osallistuivat tarkkailijoina jäsentyöryhmän kokoukseen 12.10. Seuraava kokous on 26.10. Kehyksen hallitus toimitti tähän työryhmän kokoukseen omat evästyksensä ja kopio siitä oli myös jaossa Kepan hallituksen jäsenille. Työryhmä valmistelee strategian toista luonnosta. Näkemykset mm. kattojärjestön ja jäsenistön asiantuntemuksesta vaikuttavat olevan tasapainossa: asiantuntemusta tarvitaan molemmissa paikoissa ja toisiaan täydentäen ja tilanteen mukaan. Jäsenistön asiantuntemuksen parempi hyödyntäminen ja sen vaikuttamismahdollisuuksien lisääminen ovat samalla kattojärjestön yksi keskeinen tehtävä. Toiminnanjohtaja on toimittanut Juha Heikkalalle asiakirjat ja luettelot Kepan sopimuksista ja sitoumuksista, edustuksista ja tehtävistä ja niiden päätehtävistä. Toimiva johto on tuottanut, asiantuntijoita hyödyntäen, tausta- ja keskustelupaperin tukemaan hallituksen keskustelua ja päätöksentekoa Kepa-Kehys-yhdistymiseen liittyvistä pääkohdista, liite 117A. Edellisessä hallituksen kokouksessa syyskuussa ehdotettiin, että henkilökunta tuottaisi lyhyen yhteenvedon eri vaihtoehdoista kattojärjestön toiminnasta ja/tai yhteyksistä etelään. Kooste näistä eri vaihtoehdoista on liitteessä 117B. Jäsentyöryhmä tekee esityksensä uuden/yhteisen kattojärjestön strategiaksi, säännöiksi ja muutospoluksi molempien järjestöjen hallitukselle viimeistään 2.11., viikko ennen molempien järjestöjen hallituksen päätöskokousta 9.11. Puheenjohtaja Pertti Majanen totesi, että prosessissa ollaan nyt loppusuoralla. Ennen seuraavaa jäsenjärjestötyöryhmän kokousta 26.10.2017 on kuitenkin tärkeää käydä keskustelua ja saada hallituksen näkemyksiä ja linjauksia prosessista puheenjohtajan evästykseksi. Tiedontaso prosessiin liittyvistä kysymyksistä on hyvä, mutta dialogi ja kiinteä yhteys puheenjohtajan ja hallituksen välillä on oleellinen prosessin hyvän loppuun saattamisen varmistamiseksi. Todettiin myös, ettei hallitus-puheenjohtaja konsultaatio muuta päätösmenettelytapaa: hallitus päättää esityksestään syyskokoukselle 9.11. Hallituksen keskustelun tukemiseksi on työstetty kaksi taustapaperia, joihin on koottu keskeiset asiakohdat. Näin pyritään rajaamaan keskustelun kulkua juuri prosessin kannalta olennaisiin asioihin. Jos hallituksen jäsenillä on muitakin asiakohtia, joihin kaivataan linjauksia, on nekin tarkoitus ottaa tässä keskustelussa käsittelyyn. Prosessin tilannekatsaus Prosessin fasilitaattori Juha Heikkala totesi, että prosessi on hyvässä vauhdissa. Paljon on vielä työstettäviä asioita, mutta loppusuoralla ollaan ja maaliviiva häämöttää. Seuraava jäsenjärjestötyöryhmän kokous on 26.10.2017 ja ns. pohjaesitys uudesta, yhteisestä järjestöstä valmistuu ja lähetetään sekä Kepan että Kehyksen hallituksille 2.11.2017. Jäsenjärjestötyöryhmä työstää pohjaesitystä varten uutta strategiaa, sääntöjä ja muutossuunnitelmaa. Strategialuonnos oli käsittelyssä Kepan ja Kehyksen johdon tapaamisessa 9.10.2017 ja sitä työstetään edelleen. On löytymässä yhteisymmärrys kansalaisyhteiskunnan, oman osaamisen ja vaikuttamisen tavan kysymyksiin. Säännöistä on tehty kooste ja suurimmat esille nousseet kysymykset ovat liittyneet jäsenmaksuihin ja hallituksen kokoon. Muutossuunnitelmassa avataan ratkaistavia asioita ja mitä asioita vuosikokouksessa pitäisi käsitellä ja missä järjestyksessä sekä mitkä asiat tulevat seuraavan hallituksen käsittelyyn.
Kepa ry PÖYTÄKIRJA 3 (5) Uuden järjestön perustamisen tavaksi näyttää muotoutuvan jäsenjärjestötyöryhmässä Kepan Y-tunnuksen käyttäminen uuden järjestön perustamiseen, jolloin Kepa muuttaa omat sääntönsä uuden järjestön säännöiksi. Näin ollen Kehys luovuttaisi tulevan noin kuuden kuukauden aikana velkansa ja vastuunsa Kepalle ja Kehyksen henkilöstö siirtyisi Kepan työntekijöiksi. Tälle edellytyksenä olisi, että uuden järjestön nimi ja brändi uudistetaan. Suosituksena on, että kesäkuussa 2018 pidettäisiin ylimääräinen kokous, joka vahvistaisi uuden nimen ja brändin. Kesäkuuhun asti mentäisiin väliaikaisella nimellä, joka olisi joko Kepa tai muu nimi, ja brändillä. Luotaisiin myös Kepan ja Kehyksen hallituksen jäsenistä koostuva väliaikainen hallitus. Tulisi kuitenkin varmistaa, että väliaikaisessa hallituksessa ei olisi mistään järjestöstä tuplaedustusta. Kesäkuussa 2018 pienennettäisiin hallituksen kokoa ja luotaisiin uusi hallitus uudennimiselle järjestölle. Jäsenjärjestötyöryhmän kanta on, että nimen ja brändin muodostaminen olisi oma prosessinsa ja se tehtäisiin yhdessä. Jotta prosessi etenisi, on sekä Kepan että Kehyksen syyskokouksien päätettävä ainakin yhteisen yhteistyöja kattojärjestön luomisesta, perustamisen tavasta sekä siitä, että yleiset linjaukset tapahtuvat jäsenjärjestötyöryhmän esityksen mukaisesti, mikä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että uusi järjestö luodaan Kepan Y-tunnuksen pohjalta, Kepan säännöt muutetaan uuden järjestön säännöiksi, nimi ja brändi uudistetaan ja Kehys sitoutuu oman toimintansa lakkauttamiseen tiettyyn aikaan mennessä. Hallituksessa esitettiin, että olisi tärkeää miettiä uusi nimi ja brändi rauhassa. Esille nostettiin myös huoli siitä, miten jäsenjärjestöille viestitään strategian ja sääntöjen yksityiskohdista, ettei syntyisi tilannetta, että jokin pieni asia muodostuisi kynnyskysymykseksi. Ehdotettiin jäsenjärjestöille mahdollisuutta lausuntokierroksella esittää omia näkökohtiaan. Keskusteltiin viestinnän haasteista ja todettiin, että jäsenjärjestöille viestittäessä tiedottamisen tasoa on vaikea säilyttää. Juha Heikkala kertoi, että sekä Kepassa että Kehyksessä järjtään neljä jäsenjärjestöille avointa kuulemistilaisuutta ennen syyskokousta, jotta jäsenjärjestöillä olisi mahdollisuus tuoda esille omia näkökantojaan ja kysyä niitä kiinnostavista asioista. Myös maakuntien jäsenjärjestöt voivat halutessaan osallistua kuulemistilaisuuksiin skype-yhteyden avulla. Kutsu kuulemistilaisuuksiin lähtee jäsenjärjestöille lähipäivinä. Todettiin myös, että ennen syyskokousta pidettävä aamupäiväseminaari käsittelee Kepa Kehys prosessia ja silloin jäsenjärjestöillä on vielä tilaisuus kysyä niitä askarruttavia asioita. Puheenjohtaja totesi tiedotuksen oleva hyvää, mutta siinä on omat haasteensa. Toiminnanjohtajan mukaan vijä jäsenille on laitettu Kepan että Kehyksen nettisivuille. Niissä on kuitenkin kerrottu enemmän prosessin teknisestä kulusta, ei niinkään prosessin sisällöllisistä kysymyksistä ja jotka todennäköisemmin kiinnostavat jäsenjärjestöjä. Hallituksen kokouksessa 9.11.2017 onkin agendalla viestintäsuunnitelma ja sen miettiminen, miten voidaan viestiä mahdollisimman kattavasti jäsenjärjestöille. Hallituksessa painotettiin myös syyskokouksen puheenjohtajan valinnan merkitystä ja todettiin, että on tärkeää saada kokouksen puheenjohtajaksi tilanteeseen perehtynyt henkilö kokouksen onnistuneen läpiviennin varmistamiseksi. Nimi ja brändi Puheenjohtaja avasi keskustelun siitä, mikä on hallituksen tulokulma mahdolliseen uuden, yhteisen kattojärjestön nimen ja brändin muuttamiseen. Puheenjohtaja totesi, että brändin luominen on pitkälti syntyvän uuden järjestön hallittavissa oleva asia, kun taas nimi on enemmänkin voimakas tunnekysymys. Varapuheenjohtaja Ritva Semi nosti esille, että hallitus on aiemmin tehnyt linjauksen, jonka mukaan yhdistymisen on tapahduttava kustannustehokkaalla jäsenistön kannattamalla tavalla. Semin mukaan on pelättävissä, että Kepan julkisuuskuva ei välttämättä kestä nimeen ja brändiin liittyvää suurta rahankäyttöä. Puheenjohtaja pyysi jokaista hallituksen jäsentä kertomaan oman kantansa siihen, voidaanko hyväksyä Kehyksen ehto siitä, että muutetaan nimeä ja brändiä, jos uusi järjestö perustetaan Kepan Y-tunnukselle. Suurin osa hallituksen jäsenistä oli sitä mieltä, että jos luodaan uutta, niin sen pitäisi heijastua nimessä ja brändissä ja vaikka uudistukset aiheuttavatkin kuluja, niin yhdistymisestä tulevilla säästöillä voitaisiin kattaa näitä kuluja. Lisäksi painotettiin sitä, että prosessissa ei ole kysymys vain kahden järjestön teknisestä yhdistämisestä ja sen kustannuksista, vaan tavoitteena on, että yhdistymisprosessi ja molempien järjestöjen mukanaan tuomat vahvuudet tuovat uuteen kokonaisuuteen tehokkuutta, vaikuttavuutta ja uudistuksia, jotka edistävät yhden yhteisen kattojärjestön pärjäämistä muuttuneessa ja alati muuttuvassa toimintaympäristössä. Osa jäsenistä oli sillä kannalla, että nimen ja brändin uudistamiseen ei ole perusteltua käyttää järjestön varoja. Todettiin myös, että nimen ja brändin uudistaminen voidaan tehdä matalammalla profiililla eivätkä kustannukset välttämättä tulisi kovin suuriksi. Tuotiin myös esille, että jos nyt päätetään olla uudistamatta nimeä ja brändiä, niin koko prosessi voi kaatua siihen. Kuitenkin, koska strategia ei ole vielä kokonaisuudessaan nähtävillä, on tässä vaiheessa haasteellista ottaa lopullista kantaa nimi ja
Kepa ry PÖYTÄKIRJA 4 (5) brändi -asiaan. Pohdittiin, voisiko ratkaisun tekoa asiassa siirtää myöhemmäksi. Tuotiin esille, että uuden järjestön hallituksen tehtäväksi jäisi ratkaista nimi ja brändi -asia. Puheenjohtaja totesi, että olisi pidettävä mielessä koko prosessin tavoite ja se, ettei prosessiin ole lähdetty kustannuslähtöisesti, vaan siksi, että luotaisiin uusi, elävä järjestö, joka toimii ajan hengessä. Juha Heikkala toi myös esille, että uudistumisen vaikutukset näkyvät joka tapauksessa pitkällä aikajänteellä ja jos nimen ja brändin muuttaminen poissuljetaan, niin se vaikuttaisi väistämättä prosessin etenemiseen ja vaikeuttaisi tai jopa pysäyttäisi sen. Todettiin, että uuden hallituksen tehtävänä on ohjastaa koko muutosprosessin jatkoa ja sillä on myös iso rooli brändin ja nimen mahdollisessa muuttamisessa. Puheenjohtaja esitti loppuyhteenvetona, että Kepan hallitus viittaa aikaisempaan kantaansa asiassa ja toteaa, että nimen ja brändin muuttamiseen ei tässä vaiheessa aseteta itä, mutta hallitus tähdentää, että niiden muuttamisesta aiheutuvat kustannukset eivät saisi muodostua kohtuuttomiksi. Kattojärjestön suhde globaalin etelän kansalaisyhteiskuntaan Kattojärjestön ja jäsenistön suhde/työnjako Puheenjohtaja pyysi hallituksen yleistä näkemystä uuden kattojärjestön suhteista globaalin etelän kansalaisyhteiskuntaan. Tulisiko suhteiden etelään säilyä ja luodaanko uusia toimintatapoja? Yhteinen mielipide oli, että yhteydet etelään pitää olla. Esitettyä pohjaesitystä ei koettu kovin konkreettiseksi eikä linjaavaksi, vaan enemmänkin uudelle hallitukselle tilaa antavaksi. Pohdittiin, mitä omilla suorilla yhteyksillä tarkoitetaan, viittaavatko ne kenties etelän maatoimistoihin. Puheenjohtaja tarkensi, että niillä viitataan uusiin luoviin järjlmiin ja toimintatapoihin etelässä. Tuotiin myös esille, että omat yhteydet on tärkeää mainita ja tässä vaiheessa ei tarvita tarkempia linjauksia. Puheenjohtaja painotti, että enemmänkin on kyse tahtotilan määrittelystä ja suunnan näyttämisestä. Todettiin, että esitys on hyvä ja kattojärjestön tulee säilyttää omat yhteydet globaaliin etelään ja yhteistyön muodot päätetään myöhemmin uudessa järjestössä. Hallitus totesi, että kattojärjestöllä on oltava temaattista asiantuntemusta eikä kaikki asiantuntemus voi tulla jäsenjärjestöistä. Kattojärjestöä ei voi olla olemassa ilman asiantuntemusta. Sillä on kuitenkin toisenlaista asiantuntemusta ja toisella mandaatilla kuin jäsenjärjestöissä. Hallitus ehdotti, että pohjaesitykseen lisättäisiin myös kattojärjestön edunvalvontarooli. Asiantuntemus ja siihen liittyvä edunvalvontarooli on tärkeää, mutta nämä kaksi ovat eri asioita. Toiminta-ajatus Hallitus totesi, että pohjaesityksessä tulisi olla näkyvissä sanat globaali oikeudenmukaisuus ja kestävä kehitys. Esitys voitaisiin muotoilla esimerkiksi siten, että uusi kattojärjestö on globaalisti oikeudenmukaista kestävää kehitystä tavoitteleva järjestö. Kansallinen sana koetiin hämäräksi tässä yhteydessä ja kehitysyhteistyö-aspektin toivottiin näkyvän esityksessä selvemmin. Yksi vaihtoehto olisi ottaa lyhyt lause toiminta-ajatukseksi ja avata sitä erillisessä kappaleessa. Prosessin aikataulutus 2. 11.9.2017 Jäsenjärjestötyöryhmän pohjaesitys uudesta, yhteisestä kattojärjestöstä on valmis ja lähetetään Kepan ja Kehyksen hallituksille 2.11.2017. Puheenjohtaja nosti esille kysymyksen, miten toimitaan esityksen tultua hallitukselle. Hallituksella on vajaa viikko aikaa perehtyä pohjaesitykseen ja työstää sitä ennen hallituksen kokousta 9.11.2017. Hallitus esitti, että sille lähetettäisiin pohjaesitys sähköisesti nähtäväksi, jotta sillä olisi mahdollisuus antaa omat mahdolliset kommenttinsa puheenjohtajistolle, joka hallituksen valtuutuksella tarvittaessa jatkaa pohjaesityksen työstöä Kehyksen puheenjohtajiston kanssa. Tavoitteena olisi, että pohjaesitys saataisiin niin valmiiksi kuin mahdollista ennen 9.11.2017 pidettäviä Kepan ja Kehyksen hallituksen kokouksia. Pohjaesitystä voidaan vielä muokata 9.11.2017 kokouksen jälkeenkin, mutta viimeistään sen on oltava valmiina 13.11.2017, jolloin syyskokouksen kutsu liitteineen lähetetään jäsenjärjestöille. Ehdotettiin, että prosessin aikatauluista laadittaisiin yhteenveto hallituksen käyttöön helpottamaan 2. 9.11.2017 välisen ajanjakson hallintaa. esitys Hallitus keskustelee asiakohdasta. Hallitus keskusteli asiakohdasta.
Kepa ry PÖYTÄKIRJA 5 (5) 118 ILMOITUSASIAT 118.1 Kepan henkilökunnan toimintasuunnittelukokous 30.10. 2.11. Helsingissä 119 MUUT ASIAT Hallituksen jäsenillä on mahdollisuus tavata ja keskustella Tansanian ja Mosambikin maatoimistojen henkilökunnan kanssa 30.10. klo 15-16 kokoushuone Dialogissa. 119.1 Seuraava hallituksen kokous 120 KOKOUKSEN PÄÄTTÄMINEN Hallituksen seuraava kokous pidetään torstaina 9.11.2017 klo 15 alkaen Kepassa, kokoushuone Dialogi, 6. kerros. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 18:30. Pertti Majanen puheenjohtaja Johanna Ikävalko sihteeri Karoliina Tikka Leif Packalén pöytäkirjan tarkastaja pöytäkirjan tarkastaja ( 113-116) Kari Lunnas pöytäkirjan tarkastaja ( 117-120)