TEKNOLOGIAN TUTKIMUSKESKUS VTT OY VTT Tietopalvelu ja tietoaineistokoulutus tutkimuksen tukena Embedded Librarianship eli mitä osaamista tiedekirjastossa vaaditaan? Tuula Hämäläinen
VTT Tietopalvelu ja tietoaineistokoulutus tutkimuksen tukena Sisältö 1. VTT Pohjois-Euroopan suurin soveltavan tutkimuksen organisaatio 2. Tiedon hyödyntämisen haaste 3. Tietoratkaisut palvelee tutkijoita osana Tiedon hallintaa 4. Tietokoulutus on integroitu VTT:n toimintaan 5. Neuvonta ja tiedottaminen 6. Tietokoulutuksen suunnittelu - muistilista 13.3.2015 2
VTT Pohjois-Euroopan suurin soveltavan tutkimuksen organisaatio KAIKKEIN VAATIVIMMISTA INNOVAATIOISTA Suomessa sisältää VTT:n osaamista. (* Liikevaihto 310 M, henkilöstö 2900 Ainutlaatuiset tutkimusja testauslaitteet Monipuoliset tietoaineistot ja -analyysit Laaja kotimainen ja kansainvälinen yhteistyöverkosto. Palvelut ja tapa toimia Monialaiset teknologia-, tutkimus- ja testauspalvelut Voittoa tavoittelematon, puolueeton Asiakkaat Kotimaiset ja kansainväliset yritykset ja julkinen sektori Liiketoiminta-alueet Tietointensiiviset tuotteet ja palvelut Älykäs teollisuus ja energiajärjestelmät Luonnonvaraja ympäristöratkaisut 13.3.2015 *) Lähde: Roles, effectiveness, and impact of 3 VTT, VTT & Technopolis Group, 2013.
Tiedon hyödyntämisen haaste - Tiedolla tulosta VTT:n brändilupaus Teknologiasta tulosta vaatii tietoa tuekseen Tiedon pitää olla relevanttia, määrä ei ratkaise vaan laatu Tieto pitää nostaa uudelle tasolle Wisdom Knowledge Information Data Knowledge on tietoa, johon liittyy kokemusta, näkemystä ja relevanssia Tietoammattilaiset toimivat yleensä information/ knowledge -alueilla Tietokartat (intran sivut) ja opastus nostavat informaatiota knowledgeksi 13.3.2015 4
Tietoratkaisut palvelee tutkijoita osana Tiedon hallintaa Tietoratkaisut mahdollistaa tutkijoiden ja muun VTT:n henkilöstön työnteon tarjoamalla ratkaisuja ja tietopalveluja Organisaatiossa olemme osa Tiedon hallintaa (IT) Toimimme proaktiivisesti ja pyrimme mahdollistamaan itsepalvelun Yksittäiset tilaukset, neuvonta ja analyytikkopalvelut täydentävät itsepalvelua Meillä ei ole sisäisiä asiakkaita vaan yhteistyökumppaneita: olemme kaikki VTT:läisiä, joilla on yhteinen tavoite Toimimme vuorovaikutuksessa ja yhteistyössä niin muiden tukitoimintojen kuin tutkimuksenkin kanssa koko ajan Vaikutamme projektien ja prosessien optimaaliseen hallintaan 13/03/2015 5
Tietoratkaisujen tehtävät tiimeittäin Knowledge Discovery -tiimi, 7 hlöä Tietokantojen sekä muiden tietoaineistojen hankinta Kirjastokokoelmat ja käsikirjastot, fyysistä kirjastoa ei ole VTT:n julkaisu- ja tutkimustietokannat (Jure ja Ture) Tietokoulutus, neuvonta ja tiedottaminen Hakukoneet, tietokartat ja ohjeet Strategic Information Analysis -tiimi, 10 hlöä Tietoraportit ja -analyysit Patentti-, tieteellistekniset ja markkina-analyysit Neuvontaa kyllä, tiedonhakuja ei Kaikkien tehtäviin kuuluu: neuvonta ja kouluttaminen 13.3.2015 6
Tietoaineistot: tarpeet ja aineistot Tekniset asiakasprojektit Tieteellinen vaikuttavuus ja strateginen tutkimus Tieteellistekninen tieto: viitteet ja kokotekstit Standardit ja säädökset Uutistieto: suomalainen ja globaali Markkinointi ja myynti Viitteidenhallinta Tiedon analysointi ja raportointi Hakukoneet sisäiseen ja ulkoiseen tietoon Visualisointi- ja analysointiohjelmistot Suomalaiset ja kansainväliset yritykset Teknologiakohtaiset markkinatrendit 13.3.2015 7
Ratkaisut vastaavat tarpeisiin Tarve Tietopalvelu/Tietoratkaisu Strateginen tärkeys: Palvelu korostuu Strategiset projektit VTT:n brändi tutkimuslaitoksena Innovaatio- ja patenttimaisemat Markkinaanalyysit Julkaisu- ja tutkimustietokannat Vaikuttavuusanalyysit Tutkimusmaisemat Itsepalvelu Tiedon hyödyntämisen osaaminen Tarvittavan sisäisen ja ulkoisen tiedon löytäminen Tietokoulutus ja neuvonta Sisäisen ja ulkoisen tiedon hakukone Relevanttia tietoa tutkimukseen ja markkinointiin Tietoaineistojen hankinta 13/03/2015 8
Tietokoulutus on integroitu VTT:n toimintaan Tietokoulutus on olennaisen tärkeää, kun tietolähteiden valikoima sekä sisältö muuttuu vuosittain Haasteena on muutoksen tukeminen koulutuksella: Tietolähteitä pidetään niin helppoina, että koulutusta ei kaivata Tutkijat jämähtävät käyttämään samoja lähteitä, eivätkä ymmärrä sitä, että muitakin on tarjolla Jatkuva ja systemaattinen koulutus, n. 50 tilaisuutta/vuosi Uusien työntekijöiden koulutus Osallistuminen tiimipalavereihin ja muihin koulutuksiin Erikoisaiheet ja yksittäiset tietolähteet Koulutus räätälöidään aina kohderyhmän mukaan Koulutettavat valitsevat aiheet 13.3.2015 9
Neuvonta ja tiedottaminen Viestinnän perusta on intran sivut, jossa on linkit Kaikkiin tietolähteisiin Palveluihin Oppaisiin ja koulutusmateriaaleihin Intran viikottaiset uutiset kertovat ajankohtaisista asioista Tietoa myös muilla intran sivuilla Neuvonta: kannustamme kysymään neuvoa - Chat on suosittu tapa ottaa yhteyttä 13.3.2015 10
Tietokoulutuksen suunnittelu tutkijoille - mitä kannattaa huomioida 11
Tietokoulutuksen suunnittelu - muistilista 1. Koulutussuunnitelma auttaa koulutuksen jäsentämisessä 2. Mikä on tietosisältö? Mitä koulutan? Mitkä ovat tietolähteet? 3. Milloin koulutan ja milloin tiedotan? 4. Ketä koulutan? Mikä on kohderyhmä? 5. Milloin koulutukset ovat? Kesto ja rytmi? 6. Resurssit, kouluttajat, budjetit? 13.3.2015 12
1. Koulutussuunnitelma auttaa koulutuksen jäsentämisessä Koulutussuunnitelma voi olla Taulukko, jossa on kaikki näkökulmat Mindmap, joka lähtee yhdestä näkökulmasta: Esim. tietolähde tai kohderyhmä Kalenteri, lähtökohtana aikataulut Tietolähde/ koulutuksen sisältö Kohderyhmä Ajankohta Kesto Vastuuhlö Yhteistyökumppanit Budjetti Muuta huomioitavaa Perehdyttäminen Uudet työntekijät 1. Maanantai joka kk 2 h N.N. HR 0 Neukkari Mendeley Tutkijat Huhtikuu 1 h N.N. Ulkoinen kouluttaja X Myynnissä käytettävät tietolähteet Myyntihlöt HR, Myynti 0 Tietoisku myyntikoulutusten yhteydessä 13.3.2015 13
2. Mikä on tietosisältö? Mitä koulutan? Mitkä ovat tietolähteet? Mitä tietolähteitä on käytössä? Tiedetäänkö ne kaikki? Osataanko niitä käyttää? Onko niiden käyttö vaikeaa? Ulkoinen tieto Hakukoneet ja viitetietokannat E-lehdet ja e-kirjat: Kokoelmat, käyttöliittymät, hankintamallit Muut aiheet: Uutistieto, yritystieto, juridinen tieto, toimialatieto, tilastot Sisäinen tieto Intran rakenteet, hakukoneet, omat järjestelmät Näkökulman valinta Kokonaiskuva kaikista tietolähteistä Tietty teema Yksittäinen tietolähde 13.3.2015 14
3. Milloin koulutan ja milloin tiedotan? Toiminnan muutos vaatii tiedotusta ja koulutusta sekä perusteellisen muutossuunnitelman Pienet asiat voi vain tiedottaa Tietolähteiden tärkeys ja/tai käytön vaikeus Henkilökohtainen one-to-one koulutus Luokkahuonekoulutus Virtuaalikoulutus Ohjeet ja tiedotteet Julisteet ja esitteet Tieto intran etusivulla Tieto intrassa Painotus koulutuksessa Painotus tiedotuksessa 13.3.2015 15
4. Ketä koulutan? Mikä on kohderyhmä? Organisaation mukaan Tutkijat, opiskelijat jne. Hallinto, sihteerit, assistentit Johto Työssäoloajan mukaan Uudet työntekijät Teeman mukaan tai tieteenalan mukaan Kemia tai biotekniikka Asiakas- tai yritystiedon löytäminen Viitteidenhallinta Tietolähteen käyttäjien mukaan Kenellä on lisenssi tai tarve yksittäiseen tietolähteeseen 13.3.2015 16
5. Milloin koulutukset ovat? Kesto ja rytmi? Vaikuttaako toiminnan vuosi-, kuukausi-, viikko- tai päivärytmi koulutuksen ajoittamiseen? Koulutukset voi ryhmitellä keston mukaan Neuvonta: 5-15 minuuttia (henkilökohtainen) Infotilaisuus: 15-30 minuuttia (yhdistetty muuhun tilaisuuteen) Koulutus: 1 h - 1 päivä Tarvitaanko samasta asiasta eri tasoja? Perusteet ja jatkokurssi Tarvitaanko sama koulutus monelle eri ryhmälle? Esim. perusperehdyttäminen kerran kuussa aina samaan aikaan 13.3.2015 17
6. Resurssit - kouluttajat, budjetit? Tarvitaanko koulutukseen hankintoja tai budjettia? Kuka kouluttaa? Onko yhteistyökumppaneita: Organisaation sisäiset yhteistyökumppanit HR, viestintä, IT, talous, liiketoiminta, tutkimus, opetus yms. Ulkoiset yhteistyökumppanit Tietokantatoimittajat ja kustantajat (yleensä ilmaisia) Koulutusorganisaatiot Freelancerit ja muut 13.3.2015 18
TEKNOLOGIASTA TULOSTA