POWER POINT- ESITYSGRAFIIKKA- OHJELMA 2008/2012 osittain HAMKin tietotyövälineetmateriaalin pohjalta (http://www.elearningcentre.hamk.fi/ttv/)
Sisällysluettelo 1 POWERPOINT-ESITYSGRAFIIKKAOHJELMA JA SEN KÄYTTÖLIITTYMÄ... 1 2 TIEDOSTON AVAAMINEN, SULKEMINEN JA TALLENTAMINEN... 3 3 ESITYKSEN TEKEMISESTÄ... 4 3.1 Teemat... 5 3.2 Dian asettelu... 6 3.3 Dian lisääminen ja poistaminen sekä kopiointi toisesta esityksestä... 7 3.4 Näkymät... 9 4 ERILAISIA DIA-ASETTELUJA JA SISÄLTÖJÄ...10 4.1 Tekstin luettelointi...11 4.2 Kuvat PowerPointissa...12 4.3 Taulukot...13 4.4 Kaaviot...14 4.5 SmartArt-grafiikkaobjektit ja piirtotyökalut...16 4.6 Hyperlinkit...20 5 OMAN TAUSTAN TEKEMINEN...22 6 YLÄ- JA ALATUNNISTE...26 7 DIAN SISÄINEN ANIMOINTI JA DIAN VAIHTUMINEN...27 8 MUISTIINPANOT...28 9 CD-PAKETTI...28 10 TULOSTAMINEN...31 11 OHJE-TOIMINTO...32
1 1 POWERPOINT-ESITYSGRAFIIKKAOHJELMA JA SEN KÄYTTÖLIITTYMÄ PowerPoint on esitysgrafiikkaohjelma, jolla voidaan tehdä erilaisia diaesityksiä. Esitykset koostuvat useasta peräkkäisestä kuvasta tai sivusta. Näitä sivuja tai kuvia kutsutaan dioiksi. Erilaisia ns. teemoja käyttämällä voidaan varmistaa diaesityksen tai kalvosarjan ulkoasun yhtenäisyys. Ohjelma sisältää useita valmiita teemoja, mutta voit luoda niitä itsekin. Diaesityksellä tarkoitetaan kuvasarjaa, jota voidaan katsella tietokoneen näytöltä esim. dataprojektorin avulla. PowerPoint -tiedosto on jo sinällään yksinkertainen diaesitys. Esityksestä saadaan elävämpi ja mielenkiintoisempi erilaisilla kuvan vaihtumiseen yms. liittyvillä tehosteilla. Diaesitys voidaan määritellä automaattiseksi, jolloin diat vaihtuvat itsekseen niille määriteltyjen asetusten mukaan. Uusilla esitysgrafiikkaohjelmilla tehtäviin diaesityksiin voidaan lisätä painikkeita ja linkkejä, joiden avulla on mahdollista tarkastella esitystä hypertekstin tapaan. Esitysgrafiikkaohjelma sopii hyvin lyhyiden tekstiluetteloiden, graafisten kuvaajien, organisaatiokaavioiden ja taulukoiden esittämiseen. Ohjelmaan kuuluu monipuolinen ClipArtkuvakirjasto sekä runsaasti vapaapiirtotyökaluja ja tekstiä ja grafiikkaa yhdisteleviä ns. SmartArt-objekteja. Diaesitykseen voidaan liittää myös valokuvia, videoleikkeitä ja äänitiedostoja. Käynnistyksen jälkeen näkymä on seuraavanlainen: Seuraavassa esitellään hiukan PowerPointin käyttöliittymää. Version 2007 myötä käyttöliittymä muuttui melko lailla entisestä, mutta versio 2010 eroaa melko vähän versiosta 2007.
2 Yllä olevassa kuvassa on nimetty joitakin tämän uuden käyttöliittymän osia. Katsotaan joitakin niistä kohta kohdalta. Valintanauhalta löytyy välilehtiä, välilehdiltä ryhmiä ja niistä painikkeita. Joissakin ryhmissä on myös ns. valintaikkunan avain, josta aukeaa lisää vaihtoehtoja kyseisiin toimintoihin. Pikatyökalurivillä on valmiina muutamia painikkeita. Voit lisätä sinne itsekin komentoja. Klikkaa hiiren kakkospainikkeella pikatyökalurivin päällä ja valitse avautuvasta valikosta kohta Mukauta pikatyökaluriviä ja siirrä haluamasi toiminnot vasemmanpuoleiselta listalta oikealle Lisää-painikkeella. Jos haluamasi komento ei näy listalla, valitse ylhäällä olevasta valikosta kohta kaikki komennot Suositut komennot- kohdan sijaan.
2 TIEDOSTON AVAAMINEN, SULKEMINEN JA TALLENTAMINEN 3 Tavalliset tiedostotoiminnot ovat PowerPointissa samanlaiset kuin muissakin ohjelmissa. Ne löytyvät Tiedosto-valikon kautta. Viimeisimmät-kohdassa näkyy viimeksi avattujen tiedostojen luettelo. Jos haluamasi tiedosto on tässä listassa, saat sen avattua klikkaamalla kyseisen tiedoston nimeä. Tiedoston nimen perässä olevaa nastaa klikkaamalla saat kiinnitettyä tiedoston tälle listalle eli se ei häviä listalta vaikka uusia tiedostoja tulisikin listalle. Jos tiedostoa ei ole listalla, se avataan kohdasta Avaa, josta avautuu normaali tiedoston avaus -ikkuna. Valitaan oikea levyasema ja kansio, varmistetaan, että tiedostotyyppi on oikea eli sellainen, jota ollaan avaamassa. Lopuksi tietysti valitaan se haluttu tiedosto ja klikataan avaa. Talllennus menee samaan tapaan. On tärkeää, että muistat tallentaa esityksesi aika ajoin. Tallentaminen käy Office-painikkeen kautta Tallenna- tai Tallenna nimellä kohdasta. Valitse oikea levyasema ja kansio. Varmista taas, että tallennusmuoto on oikea. Kirjoita vielä tiedoston nimi -ruutuun tekstisi nimi ja paina Tallenna. Muista tallennus pienin väliajoin, niin et menetä suurta työmäärää ongelmien sattuessa. Valikossa on kohdat Tallenna ja Tallenna nimellä. Ensimmäistä kertaa esitystä tallennettaessa näillä ei ole eroa. Seuraavilla kerroilla kuitenkin pelkkä Tallenna -kohdan (tai tallennuksen pikanappulan pikatyökalurivillä) valinta tallentaa aina vanhan jo olemassa olevan tiedoston päälle kyselemättä mitään. Tallenna nimellä -kohta sen sijaan avaa aina uudes-
4 taan tallennuksen ikkunan ja voit vaihtaa levyasemaa, kansiota tai tiedoston nimeä tai tallennusmuotoa ja ottaa näin vaikka tiedostosta varmuuskopion. Useimmiten PowerPoint tallentaa pptx-päätteisiä tiedostoja. Nämä ovat ns. PowerPointesityksiä, eli nesaa auki PowerPointilla. Uudet 2007-ja 2010-version Power Pointit tekevät pptx-päätteisiä tiedostoja, mutta sillä voidaan tallentaa esitys myös vanhempaan muotoon, jolloin tiedoston päätteeksi tulee ppt. Voit valita, haluatko tallentaa esityksesi sellaiseen muotoon, jota voit vielä myöhemmin muokata (pptx tai ppt) vai haluatko tallentaa esityksesi esitysmuotoon (ppsx tai pps), jolloin esitys aukeaa ruudulle ilman PowerPoint ohjelman aukeamista. PowerPoint suljetaan ikkunan oikean yläkulman rastista. Voit sulkea esityksen sulkematta PowerPointia Tiedosto-valikon kautta kohdasta Sulje. 3 ESITYKSEN TEKEMISESTÄ Kun haluat aloittaa rakentaa uutta diaesitystä, valitse Tiedosto-valikon kautta kohta Uusi ja sieltä Tyhjä esitys. PowerPoint avaa uuden, tyhjän esityksen ja tuo näkyville otsikkodian, johon voit kirjoittaa esityksen pää- ja alaotsikon. Ruudun alalaidassa on palkki, jossa lukee Lisää muistiinpanoja napsauttamalla tätä. Näistä muistiinpanoista lisää myöhemmin. Ruudun vasemmassa reunassa on palkki, johon ilmestyvät pikkukuvat dioista. Se on ikään kuin koonti esityksestä. Tästä kohdasta voit myös muuttaa diojen järjestystä hiiren kanssa raahaamalla. Tässä vaiheessa ei tuossa vasemmassa palkissa näy kuin yksi dia, eli juuri otsikkodia.
5 3.1 Teemat Voit jo tässä vaiheessa tai sitten vasta myöhemmin valita esitykseen jonkin ns. teeman. Teema sisältää diojen taustan, fontti- yms. asetuksia. Teema on ikään kuin valmis malli tai kokoelma esityksen ulkonäköön vaikuttavista asetuksista. Teemat löytyvät Rakennevälilehdeltä Teemat-ryhmästä. Huomaa, että Teemat-ryhmän oikeassa reunassa on rullausjana, josta saat lisää teemoja näkyville. Haluttu teema otetaan käyttöön kilkkaamalla kerran hiirellä halutun teeman päällä. Alla olevassa kuvassa teemaksi on valittu "Mediaani". Voit myös luoda omia teemoja ja tallentaa ne myöhempää käyttöä varten. Eli jos olet vaikka tehnyt oman taustan (tästä myöhemmin lisää), voit tallentaa sen teemaksi Teematryhmän kohdasta Tallenna nykyinen teema.
6 3.2 Dian asettelu Voit valita jokaiselle uudelle dialle erilaisen asettelun, esim. että diassa on pelkkää tekstiä tai sitten kuva tai kaavio jne. Ensimmäisen dian asettelu on nimeltään otsikkodia. Otsikkodiassa on ennalta asetettu esimerkiksi otsikon ja alaotsikon paikka. Asettelut löytyvät Aloitus-valintanauhalta Diat-ryhmästä Asettelu-painikkeen kautta. Listalta löytyy Otsikko ja sisältö -diatyyppi, johon voit lisätä kuvan tai kaavion jne. Voit lisätä objekteja näihin varattuihin paikkoihin, tai muokata niitä. Valitse toivomasi rakennemalli valikosta klikkaamalla sen kuvaketta. Tällöin esillä oleva dia muuttuu asettelultaan valintaa vastaavaksi. Yleensä kuitenkin esitys kannattaa nimenomaan aloittaa otsikkodialla. Kirjoita tekstikehyksiin esityksen pää- ja alaotsikko klikkaamalla näiden tekstikehysten sisälle. PowerPointissa teksti kirjoitetaan juuri tekstikehyksiin. Tekstiä ei voi kirjoittaa "suoraan" dialle, et saa kursoria vilkkumaan esim. otsikkodialla muualle kuin noihin tekstikehyksiin.
7 Eli jos haluat kirjoittaa tekstiä muualle kuin valmiisiin tekstikehyksiin, sinun täytyy lisätä ensin tekstikehys dialle. Se tehdään Lisää-välilehden painikkeesta Tekstikehys. 3.3 Dian lisääminen ja poistaminen sekä kopiointi toisesta esityksestä PowerPointissa sivu ei vaihdu, vaikka se tulisi täyteen tekstiä tai kuvia, käyttäjän täytyy itse huomata lisätä uusi sivu eli dia. Se tehdään Aloitus-välilehden painikkeesta Uusi Dia. Sieltä avautuu lista, josta pääset valitsemaan haluamasi dia-asettelun. Usein valitaan kohta Otsikko ja sisältö. PowerPoint lisää tällöin esitykseen uuden dian. Tämän saman "pohjan" avulla voit tehdä monenlaisia erityyppisiä dioja: Tekstidian, kuvan sisältävän dian, taulukon, kaavion jne. Näitä eri asetteluita ja sisältöjä käydään myöhemmin läpi tarkemmin. Tässäkin kohtaa tulee esiin se PowerPointin piirre, että ohjelma neuvoo käyttäjää. Ohjelma esim. kehottaa lisäämään dian otsikon tai tekstin napsauttamalla. Dian keskellä on painikkeet, joista voit muuttaa dian asettelua siten, että se sisältää juuri noita em. elementtejä, kuvia, taulukoita jne.
8 Dia poistetaan vasemman reunan palkista (jossa näkyvät pikkukuvat diosta) klikkaamalla poistettavan dian kohdalla hiiren oikealla painikkeella ja valitsemalla avautuvasta valikosta Poista dia. Voit kopioida dian, joka on jo olemassa jossain vanhassa esityksessä. Avaa esitys, jossa haluamasi dia on ja klikkaa hiiren kakkospainikkeella ikkunan vasemman reunan palkissa sen dian kohdalla, jonka haluat kopioida. Valitse avautuvasta valikosta Kopioi. Siirry esitykseen, johon haluat dian kopioida ja taas vasemman reunan palkissa klikkaa hiiren kakkospainiketta ja valitse valikosta jokin liittämispainikkeista sen mukaan, kumman esityksen teemaa haluat käyttää.
9 Jos haluaa kopioida pelkän tekstin, kuvan tms. toisesta esityksestä, se kannattaa tehdä normaalisti leikepöydän kautta. (Kopioi, Liitä) 3.4 Näkymät PowerPointin eri näkymävaihtoehdot löytyvät ikkunan oikeasta alalaidasta. Täältä löytyvät ns. näkymäpainikkeet. Näkymiä voit vaihtaa myös Näytä-välilehden Esitysnäkymätryhmästä. Normaali Diaesitys Dialajittelu Lukunäkymä Normaalinäkymässä muokattavanasi on yksi dia. Dialajittelunäkymässä voit vaikka vaihtaa diojen järjestystä. Lajittelunäkymä on myös oletuksena ruudun vasemmassa reunassa kapeana ikkunana. Lajittelunäkymässä diojen järjestystä voi muuttaa raahamalla dioja hiirellä haluttuun kohtaan esitystä.
10 Diaesitys-näkymässä esitys "valtaa" koko ruudun, valikot ja työkalurivit häviävät. Tätä tilaa käytetään, kun esitellään valmis esitys. 4 ERILAISIA DIA-ASETTELUJA JA SISÄLTÖJÄ Kuten aiemmin oli puhetta, PowerPointissa on erilaisia dia-asetteluita, josta voi valita useammankin tyyppisen sisällön dialle: Näistä rakenteista voi valita, haluaako pelkän ns. sisällön ja otsikon, vai pelkän otsikon, vaiko useamman kappaleen tuota sisältöä jne.
11 Sisältö valitaan klikkaamalla halutun sisällön kuvaketta kuuden kuvakkeen ryhmästä, joka näkyy dialla. Itse tuo sisältö voi olla: Luetteloitu teksti taulukko kaavio SmartArt-objekti tiedostosta lisätty kuva ClipArt-kuva Medialeike (videopätkä) Käytä ko. sisältöä ja asettelua, jos haluat jonkun em. tyyppisen sisällön esitykseesi. Klikkaa vain haluamaasi kuvaketta sen jälkeen, kun olet ensin valinnut eri dia-asetteluista haluamasi (siis esim. yksi tai monta sisältöä). 4.1 Tekstin luettelointi Älä kirjoita luettelomerkkejä käsin, sillä ne syntyvät automaattisesti enterin painalluksesta, jos olet valinnut dia-asettelun, jossa sisältönä on luetteloitu teksti. Kirjoita siis vain kohtaan Lisää teksti napsauttamalla ja vaihda kohtaa enterin painalluksella. PowerPointin käytön eräänä ideana on esittää vain ydinkohtia tekstistä erilaisin luetteloin.
12 Voit vaihtaa luettelomerkkien- ja numeroinnin ulkoasua Aloitus-välilehden Kappale-ryhmän Luettelomerkit- ja Numerointi-painikkeista. Näiden painikkeiden vieressä olevista nuolenkärjistä saat esille valikon, josta voit vaihtaa asetukset haluamiksesi. Tämä on ainakin lähes samanlainen toiminto kuin vastaavassa kohdassa Wordissä. Fonttiasetukset ovat PowerPointissa samanlaiset kuin Wordissäkin. Luettelointityyli vaihtelee valitsemasi teeman mukaan. 4.2 Kuvat PowerPointissa Kuvien muokkaaminen on PowerPointissa hyvin pitkälle samanlaista kuin Wordissäkin. Voit lisätä kuvan ClipArtista valitsemalla ClipArtin dian sisällöksi. Tällöin ikkunan oikeaan laitaan ilmestyy palkki, josta pääet hakemaan ja valitsemaan kuvan. Tiedostosta kuva lisätään valitsemalla sisältökuvakkeista Lisää kuva tiedostosta -kohta. Tämän jälkeen aukeaa normaali tiedoston avaus -ikkuna, josta pääset lisäämään kuvan dialle.
13 Kuvaa siirretään ja sen kokoa muutetaan aivan kuten Wordissäkin eli hiirellä raahamalla kuva siirtyy ja reunoilla olevista kahvoista kuvan kokoa muutetaan. Muut asetukset löytyvät Kuvatyökalut-työkaluriviltä, joka on näkyvillä, kun kuva on valittuna. Voit tuoda kuvan myös valmiiseen diaan joko Lisää-välielhdeltä Kuva- tai ClipArtpainikkeesta tai leikepöydän (Kopioi,Liitä) kautta jostain muusta esityksestä tai ohjelmasta. 4.3 Taulukot Taulukko lisätään valitsemalla dian sisällöksi taulukko. PowerPoint kysyy rivien ja sarakkeiden määrää, aivan kuten Wordinkin taulukossa. Kun olet saanut taulukon valmiiksi, kannattaa sen asetukset vielä tarkistaa ja tarvittaessa muuttaa niitä esitykseen sopivaksi. Asetuksia pääset muokkaamaan Taulukkotyökaluttyökaluriviltä. Tällä työkalurivillä on kaksi välilehteä: Rakenne ja Asettelu. Työkalurivi on näkyvissä, kun taulukko on valittuna tai olet taulukon sisällä. Näiltä työkaluriveiltä pääset muokkaamaan taulukon asetuksia samaan tapaan kuin Wordissäkin ja saat vaikkapa muutettua taulukon ulkoasun haluamaksesi.
14 4.4 Kaaviot Voit lisätä esitykseen kaavion, vaikkapa pylväskaavion valitsemalla dian sisällöksi kaavion. Kaavion teko on samanlaista kuin Excelissäkin, itse asiassa kaavio tehdään juuri Excelillä ja vain sitten lopuksi tuodaan PowerPointiin. Ensimmäisenä pitää valita kaaviolaji. Kun olet valinnut haluamasi kaaviolajin ja klikannut ok, ruutu jakautuu kahteen ikkunaan, kaavioon ja taulukkoon. Taulukko-osaan syötetään ne luvut, joita kaaviolla halutaan esittää. Taulukon ympärillä on sinen kehys. Se rajaa sen alueen taulukosta, joka kaaviossa esitetään. Sen kokoa voi muuttaa sinisen kehyksen oikeasta alakulmasta hiirellä raahaamalla, kuten taulukossa olevassa ohjeessa sanotaan.
15 Kirjoita otsikot ja luvut valmiiksi ja kaavio muuttuu vastaamaan niitä. Sulje Excel-ikkuna. Nyt kaavio on PowerPointissa. Sitä voi muokata Kaaviotyökalurivin välilehdiltä Rakenne, Asettelu ja Muotoilu, samaan tapaan kuin Excelissäkin. Työkalurivi on näkyvissä, kun kaavio on valittu.
16 Voit muuttaa taulukon tietoja Rakenne-välilehden kohdasta Muokkaa tietoja. Otsikot saat lisättyä Asettelu-välilehdeltä Otsikot ryhmästä. 4.5 SmartArt-grafiikkaobjektit ja piirtotyökalut SmartArt-grafiikkaobjekteilla voit tehdä erilaisia visuaalisia kaavioita, joissa on sekä tekstiä että grafiikkaa. Voit esim. luoda organisaatiokaavion. SmartArt-grafiikkaobjektin saat valitsemalla dian sisällöksi SmartArt-grafiikkaobjektin. Voit lisätä sellaisen myös jo olemassa olevalle dialle Lisää-välilehden kohdasta SmartArt. Valitse ensin, minkälaisen objektin haluat luoda. Tässä on valittu Hierarkia-luokasta Organisaatiokaavio. Klikkaa ok. Pääset kirjoittamaan laatikoiden sisälle. Voit kirjoittaa haluamasi tekstit myös ruudun vasemmassa reunassa olevaan Kirjoita teksti tähän -laatikkoon.
17 Lisää laatikoita saat Smart-Art-työkalurivin Rakenne-välilehdeltä kohdasta Lisää muoto. Valitse ensin laatikko, jolle haluat lisätä laatikon, ja sitten klikkaa Lisää muoto painiketta, ja valitse, mihin kohtaa suhteessa valittuun laatikkoon haluat uuden laatikon lisätä. Muutenkin SmartArteja voi muokata SmartArt-työkalut-työkalurivin välilehdiltä Rakenne ja Muotoile. Kuvien ja SmartArt-objekstien lisäksi voit lisätä diaesitykseesi erilaisia otsikoita tai muita vastaavan tyyppisiä tekstejä Lisää-välilehden painikkeesta WordArt. Valitse haluamasi tyyli listalta. WordArt on työkalu, jolla voi tehdä hieman näyttävämpiä tekstejä kuin ihan normaalisti kirjoittamalla. Tämän jälkeen dialle ilmestyy tekstikehys, johon voit kirjoittaa haluamasi tekstin. WordArt-tekstiä voit muokata Piirtotyökalut-työkaluriviltä, joka on näkyvissä, kun WordArt-objekti on valittuna. Muuten muokkaus on aika paljon samanlaista kuin tavallisten kuvienkin.
18 Myös muita piirtotyökaluja voi käyttää PowerPointissa aivan kuten Wordissäkin. Erilaiset piirtotyökalut löytyvät Lisää-työkalurivin painikkeesta Lisää muodot. Valitse haluamasi piirtotyökalu ja piirrä se dialle hiirellä vetämällä. Kun olet saanut muodon piirrettyä, kuvion ympärillä on valkoiset ympyrät tai neliöt, joista voit muuttaa kokoa. Voit myös siirtää kuviota samaan tapaan kuin kuvaakin. Jos haluat käännellä kuvaa ota kiinni vihreästä pallosta Kuviota voi muokata Piirtotyökalut-työkalurivin painikkeilla. Se on taas näkyvissä, kun kuvio on valittuna. Työkalurivillä voit esim. muuttaa kuvion täyttöä ja ääriviivaa.
19 Jos sinulla on useampi kuvio ja haluat että toinen on toisen edessä, valitse se kuvio, jonka sijaintia toisen tai muiden suhteen haluat muuttaa ja klikkaa työkalurivin Siirrä eteenpäin tai Siirrä taaksepäin -painiketta, sen mukaan, mitä haluat tehdä. Jos olet piirtänyt monta objektia ja järjestänyt ne toisiinsa nähden niin kuin haluat, niin voit tehdä niistä ns. ryhmän, jolloin esim. voit muuttaa kaikkien piirrosten kokoa yhtä aikaa ja niin, etteivät niiden kokojen suhteet muutu. Tai voit siirtää kaaviota yhtä aikaa ilman, että useasta kaaviosta koottu piirustus ei "hajoa" osiin. Ryhmä tehdään valitsemalla kaikki ryhmään tulevat kaaviot pitämällä näppäimistön vaihto (Shift) -näppäin alhaalla ja kilkkailemalla halutut kaaviot. Sen jälkeen klikkaa piirtotyökalut-välilehdeltä painiketta ryhmitä ja valitse valikosta edellen kohta ryhmitä. Nyt valitut kaaviot ovat yhtä piirrosta ja voit siirtää ja muuttaa niiden kokoa yhdessä. Ryhmittelyn voit purkaa klikkaamalla Ryhmitä-painiketta ja valitsemalla Pura ryhmittely.
20 4.6 Hyperlinkit Voit tehdä linkin vaikkapa jollekin nettisivulle. Kirjoita ensin johonkin diaan teksti, jota klikkaamalla linkin kohteena oleville sivuille siirrytään. Maalaa sitten tuo teksti. Hyperlinkki lisätään Lisää-välilehdeltä kohdasta Hyperlinkki. Avautuu seuraavanlainen ikkuna: Kirjoita linkin osoite sinulle avautuneen valikon Osoite -riville. Varmempi tapa saada osoite oikein on mennä ensin internetissä haluamallesi sivulle ja kopioida leikepöydän kautta osoite PowerPointiin. Linkkiä voit testata ainakin siirtymällä PowerPointin esitystilaan, jolloin linkki toimii kuten internetissäkin, eli hiiren osoitin muuttuu käden kuvaksi, kun viet osoittimen linkin kohdalle. Klikkaamalla linkkiä avautuu nettiselain ja siirrytään ko. osoitteeseen. Voit ohjata linkit myös jo olemassa oleviin dioihin. Valitse silloin Lisää hyperlinkki-ikkunan vasemmasta laidasta Kohta tässä tiedostossa, aktivoi toivomasi dia listauksesta ja napauta OK. Tätä ennen tietysti pitää maalata teksti, jota klikkaamalla halutaan siirtyä johonkin toiseen diaan.
21 Myös kuva voi toimia linkkinä. Valitse silloin vain ennen hyperlinkin lisäämistä tekstin sijasta kuva, jota klikkaamalla haluat linkin kohteeseen siirtyä.
22 5 OMAN TAUSTAN TEKEMINEN Jos haluat käyttää dioissa taustana jotain muuta kuin valmiiden teemojen taustoja, vaikkapa jotain tiettyä taustaväriä tai taustakuvaa, mene Rakenne-välilehdelle Tausta-ryhmään ja klikkaa Taustatyylit-painiketta ja valitse valikosta kohta Muotoile tausta. Sitä ennen kannattaa valita teemaksi Office-teema, joka on se "perusteema", missä ei ole mitään taustaväriä tai -kuvaa. Avautuu ikkuna, josta pääset tekemään oman taustasi. Taustana voit käyttää joko erilaista täyttöä tai sitten taustakuvaa. Täyttö voi olla tasainen väritäyttö tai liukuväritäyttö tai sitten taustana voi käyttää erilaisia kuvia tai materiaalikuvia. Huomaa, että kun valitset täältä jonkin taustan, se tulee voimaan heti valitussa diassa. Jos haluat palata vanhaan, edelliseen taustaan (joka oli käytössä ennen kuin tulit tänne), klikkaa Palauta tausta -painiketta. Käytä kaikissa -painike asettaa valitun taustan kaikkiin dioihin. Sulje-painike sulkee ikkunan, mutta jättää määritellyn taustan valittuihin dioihin.
23 Tasaisessa täytössä valitse täyttöväri valikosta. Jos näkyvillä olevasta listasta ei löydy hyvää väriä, lisää värejä löydät kohdasta Lisää värejä. Täältä avautuu ikkuna, jossa on kaksi välilehteä, joilta voit valita haluamasi värin: Tämä on ikkuna, joka tulee vastaan monessa muussakin kohdassa ja ohjelmassa värejä valittaessa. Standardi -välilehdeltä voit valita jonkin värin, mahdollisimman lähellä haluamaasi sävyä, ja Mukautetut-välilehdellä voit määrittää värin vielä tarkemmin. Liukuvärjäys-kohdassa voit tehdä liukuväritaustan joko yhdellä tai useammalla värillä tai voit valita jonkin valmiista liukuväri-malleista.
24 Omaa liukuväritaustaa määritellessä valitse ensin liukuvärjäyksen laji, eli miten liuku kulkee sekä Suunta ja kulma. Kokeilemalla Laji-, Suunta- ja Kulma-valikkojen eri vaihtoehtoja näet, mitä ne tarkoittavat, ne näkyvät saman tien dialla. Liukuvärin rajat kohdassa määritellään, kuinka monta väriä liu ussa käytetään. Rajoja voi lisätä tai poistaa Liukuvärin rajat -liukusäätimen oikealla puolella olevista painikkeista. Kullekin rajalle voidaan määrätä oma värinsä, kirkkautensa ja läpinäkyvyytensä Rajan paikkaa muutetaan hiirellä raahaamalla likusäätimellä.. Nämäkin selviävät parhaiten kokeilemalla. Voit tietysti vielä tässä vaiheessa muuttaa myös liukuvärin lajia, suuntaa ja kulmaa. Kokeilemalla löydät varmasti parhaan vaihtoehdon.
25 Kuva- tai materiaalikuvio -kohdasta valitaan taustaksi värin sijasta jokin materiaalikuvio tai muu kuva. Voit valita taustan valmiista vaihtoehdoista kohdasta materiaalikuvio tai hakea itse joko oman kuvan tiedostosta tai käyttää ClipArt-kuvia. Ikkunan alalaidassa on lisäasetuksia, voit esim. muuttaa kuvan läpinäkyvyyttä ja täten himmentää tarvittaessa taustakuvaa. Taustaa määriteltäessä kannattaa muistaa, että se on todellakin tausta eli sen tulisi olla asian taustalla, eikä niin, että esim. teksti ei erotu taustasta tai tausta on liian levoton ja vie huomion pois itse esityksen sisällöstä.
26 6 YLÄ- JA ALATUNNISTE Voit käyttää Ylä- ja alatunniste -toimintoa joko yksittäisissä dioissa tai kaikissa esityksesi dioissa. Tunnisteiden avulla voit lisätä dioihin muun muassa päivämäärän ja oman nimesi. Luo tunniste valitsemalla Lisää-välilehdeltä kohdasta Ylä- ja alatunniste. Tee ikkunaan haluamasi tunnistemääritykset. Rastita ruutu Päivämäärä ja aika, jos haluat, että päivämäärä näkyy tunnisteessa. Voit valita joko automaattisesti päivittyvän tai pysyvän päivämäärän. Samaan tapaan voit lisätä dian numeron tai oman tunnisteen kirjoittamalla oma tunniste riville haluamasi tekstin. Käytä kaikissa -painikkeella saat lisättyä tunnisteen kerralla kaikkiin dioihin. Valitse vaihtoehto "Älä näytä otsikkodiassa", jos et halua tunnisteen näkyvän ensimmäisessä diassa. Tunnisteen paikka riippuu siitä, mikä teema on käytössä ja sen paikkaa voit muuttaa ns. perustyylin kautta, josta seuraavassa lisää.
7 DIAN SISÄINEN ANIMOINTI JA DIAN VAIHTUMINEN 27 Voit animoida diaesityksesi. Voit esimerkiksi tuoda esityksessä tekstin näkyviin kohta kerrallaan tai lisätä dialla oleviin objekteihin, esim. kuviin jonkin tehosteen, kun ne tulevat näkyviin dialla. Animointi määritellään Animaatiot välilehdeltä. Valitse dialta objekti (tekstikehys, kuva yms.) ja tee sille halutut animoinnit valitsemalla ne joko Animaatio-ryhmstä tai Mukautettu animaatio -ryhmästä. Kun olet johonkin objektiin liitänyt animaation, sen objektin viereen ilmestyy numero. Jos yhteen objektiin on liitetty useampi animaatio, sen vieressä on useampi numero. Ko. numeron valitsemalla pääset muokkamaan sitä ja poistamaan sen näppäimistön delete-nappulalla. Jokaiselle animaatiolle voit määritellä myös lisäasetuksia, esim. animaation keston (Ajoitus-ryhmästä), ja sen miten animaatio käynnistyy Käynnistin painike). Animaatioruutupainike tuo oikealle palkin, johon lisätyt animaatiot on listattu. Ja jälleen kokeile rohkeasti, niin näet, mitä mikäkin kohta tarkoittaa. Dian vaihtumisen efektit voit määritellä Siirtymät-välilehdllä. Jokaiselle dialle voit valita tehosteen, jolla se tulee näkyville, onko vaihtumisessa mukana jokin äänitehoste ja kuinka nopeasti vaihtuminen tapahtuu. Voit myös valita, että tuleeko esityksessä dia näkyville hiirtä napsauttamalla vaiko automaattisesti tietyn ajan kuluttua. Jos haluat saman vaihtumistehosteen ja muut vaihtumisen määritykset kaikkiin dioihin, klikkaa Käytä kaikissa painiketta.
28 Vaikka animaatioita on hauska tehdä ja kokeilla, niin muista: Älä käytä liikaa erilaisia animaatioita, koska silloin esityksestä tulee helposti levottoman oloinen!! 8 MUISTIINPANOT Voit tehdä muistiinpanoja vaikkapa itsellesi avuksi pitäessäsi esitelmää, jossa käytät Power Point -esitystä. Voit kirjoittaa joka diasta itsellesi muistiinpanoja, jotta muistat, mitä minkäkin dian kohdalla tulisi sanoa, Muistiinpanot kirjoitetaan suoraan kunkin dian kohdalle ruudun alalaidassa näkyvään tilaan, jossa lukee Lisää muistiinpanoja napsauttamalla tätä: Tulostettaessa voit sitten valita tulostettavaksi muistiinpanot (tästä lisää vähän myöhemmin). 9 CD-PAKETTI Joskus voit joutua tilanteeseen, jossa olet valmistanut esityksen Power Point ohjelmalla, mutta esityspaikalla huomaat, että esityksesi ei näykään halutulla tavalla, esim. fontit ovat eri kuin alkuperäisessä esityksessä. Tai sitten esityskoneessa ei ole asennettuna Power Pointia. Tällaisten tilanteiden varalle on olemassa ns. CD-paketti. Sen avulla voit luoda esityksestäsi pakatun muodon, jolloin saat esityksesi auki juuri sellaisena kuin sen olet tehnytkin. Nimestään huolimatta CD-paketti voidaan luoda muuallekin kuin CD:lle, vaikkapa muistitikulle. Aloita CD-paketin luominen Tiedosto-valikon kohdasta Tallenna ja lähetä ja sieltä edelleen CD-pakettiesittely. Klikkaa oikealla näkyvää CDpaketti-painiketta.
29 Aukeaa ikkuna, jossa kysytään paketin nimeä. PowerPoint ehdottaa nimeksi Esitys-CDlevy. Nimi kannattaa vaihtaa paremmin kuvaavaksi, varsinkin jos teet monesta eri esityksestä paketin. Oletuksena on, että pakataan auki oleva esitys, mutta voit sen muuttaa Lisää-painikkeen kautta ja valitsemalla sieltä haluttu pakattava esitystiedosto. Asetukset-painikkeen kautta avautuu ikkuna, josta pääset määrittelemään paketin asetuksia. Sekä linkitetyt tiedostot että TrueType-fontit kannattaa ottaa mukaan pakettiin. Näin varmistetaan se, että esityksessä näkyvät kaikki kuvat yms. elementit ja fontit juuri sellaisina kuin ne alkuperäisessäkin esityksessä ovat.
30 CD-paketin pääikkunassa Kopioi kansioon -painikkeesta valitaan kansio, johon paketti tehdään. Ohjelma kertoo, että linkitetyt tiedostot tulevat mukaan pakettiin, ja varmistaa sinulta vielä asian. Klikkaa Kyllä. Tämän jälkeen PowerPoint rupeaa tekemään pakettia. Kun tämä toiminto on viety loppuun, paketti on tehty valitsemaasi kansioon. Esityksen voit käynnistää My computer (Oma tietokone) -ohjelman kautta menemällä kansioon, johon paketin teit ja käynnistämällä sieltä Esityksesi Power Point tiedoston. Esityspaketti-kansiossa on Esityspaketti-niminen html-tiedosto. Jos avaat sen, se menee internetissä sivulle, josta voit ladata Viewer-ohjelman, joka mahdollistaa esityksen näyttämisen koneessa, jossa ei ole Power Pointia asennettuna. Toki tällöin pitää koneessa olla internet-yhteys. Tältä sivulta voi myös käynnistää itse esityksen esityksesi nimisestä linkistä
31 10 TULOSTAMINEN Tulostaminen on periaatteessa ihan samanlaista kuin muissakin ohjelmissa. Tulostukseen pääsee Tiedosto-valikon kohdasta Tulosta. Seuraavassa katsotaan joitakin seikkoja, jotka on hyvä tietää PowerPointin tulostuksesta. Asetukset-otsikon alla toisena on alasvetovalikko, josta valitaan, miten esitys tulostetaan Koko sivun diat -kohdasta kukin dia tulostuu omalle sivulleen. Tiivistelmät-kohdasta voit tulostaa useamman dian yhdelle sivulle. Kun tulostat esityksestäsi tiivistelmän, ei kannata tulostaa liian monta diaa yhdelle paperille; liian pientä tekstiä on vaikea lukea. Yleensä 6 diaa yhdelle sivulle on maksimimäärä. Muistiinpanosivut-kohdasta tulostat diakohtaiset muistiinpanot itsellesi. Tulostuksen yhteydessä voit valita, myös tulostetaanko esitys väreissä vai harmaasävyisenä vai mustavalkoisena. Tämä tehdään Asetus-otsikon alta alimmasta kohdasta.
32 11 OHJE-TOIMINTO PowerPointissa on käytössä samanlainen sisäänrakennettu ohjekirja kuin Wordissäkin. Ruudun oikeassa yläkulmassa on kysymysmerkki-painike, jota klikkaamalla aukeaa hakutoiminto. Hakusana kirjoitetaan hakuriville. Enterin painalluksella käynnistetään haku ja saadaan tulokset.