Messuavustukset Hyväksyttävät kustannukset ja projektiseuranta Rahoitusehdot: Yritysten de minimis -avustus 30.8.2017 DM 1817791 v.3 Copyright Tekes
Mitä asioita otettava huomioon heti projektin alussa Projektin kustannusten seuranta käyttöön heti, kun projekti on käynnistynyt Lue rahoituspäätös ja rahoituksen ehdot Sisältyykö kustannuksiin ostopalveluja intressi- tai konserniyhtiöiltä? Tiedota kirjanpitäjää/tilitoimistoa ja tilintarkastajaa projektista Tilintarkastajan tarkastusraportin voi korvata lasku- ja maksutositekopioilla, jos ostoja on enintään 5 Pienin maksettava avustus on 500 euroa Perusteltuja muutoksia mahdollista tehdä projektin aikana
Projektin vastuullinen johtaja Projektin vastuullinen johtaja vastaa siitä, että kustannukset kohdistuvat projektiin kustannukset ovat syntyneet projektin kestoaikana ja ovat maksettuja kustannukset on tilitetty arvonlisäverottomina ja nettomääräisinä kustannusten ja kirjanpidon menokirjausten välinen yhteys on todennettavissa
Projektikirjanpito Rahoituksen saajan on järjestettävä kirjanpitonsa siten, että projektista aiheutuneet kustannukset voidaan yksilöidä ja niiden yhteys kirjanpitoon ja kustannustilitykseen voidaan todentaa. Projektin kustannusten tulee syntyä projektiaikana ja olla maksettuja, jotta ne voidaan hyväksyä. Projektin kustannukset kirjataan suoriteperusteisesti. Esimerkiksi messuosaston pinta-alakustannus kirjataan kuluksi, kun yritys saa ensimmäisenä rakentamispäivänä messuosastonsa pinta-alan käyttöön. Projektiehdon mukaisesti ennen hankehakemuksen jättämistä syntyneet rekisteröintikustannukset hyväksytään avustuksen piiriin. Projektin asiakirjat ja muu projektin valvonnan ja tarkastuksen kannalta tarpeellinen aineisto on säilytettävä vähintään kymmenen vuoden ajan projektin viimeisestä maksuerästä.
Tilitysten yleiset periaatteet Projektin vastuullinen johtaja vastaa projektille kohdistettujen kustannusten oikeellisuudesta ja raportoi projektin etenemisestä Hyväksyttäviä kustannuksia ovat ostetut palvelut, jotka ovat aiheutuneet projektista sen kestoaikana rahoituksen saajan kirjanpidossa nettomääräisiä ja arvonlisäverottomia luovilla aloilla voidaan hyväksyä myös matkakustannuksia Kustannusten tulee perustua vastaaviin menojen maksutapahtumakirjauksiin Kustannusten tulee olla maksettu rahana, kun ne tilitetään Tekesille Rahoitus maksetaan jälkikäteen loppuraporttia ja kustannustilitystä vastaan
Ostetut palvelut Yrityksen ulkopuolelta ostettavat messuosastoon liittyvät palvelut: rekisteröintikustannukset pinta-alakustannukset suunnittelu- ja somistuskulut tekniset tilaukset kuten sähköt ja siivous vuokrattavat rakenteet messuosaston pystytys eli rakentamiskustannukset projektin tilintarkastuskulut Ostetut palvelut saman konsernin sisältä hyväksytään laskun mukaisena, muita intressiostoja ei hyväksytä Tilitetyistä ostettavista palveluista on oltava erittely loppuraportissa tai erillisessä liitteessä toimittaja, sisältö ja hankinnan arvo
Muut kustannukset Enintään 20 % tilitettyjen ostettujen palveluiden määrästä Muita kustannuksia voivat olla esimerkiksi matka-, rahti- ja tulkkikulut, mahdollisen konsultin/hallinnoijan kustannukset sekä messuihin liittyvät markkinointikustannukset kuten esittelyvideot. Näitä kustannuksia ei voi tilittää ostettavissa palveluissa Muiden kustannusten sisältöä ei tarvitse raportoida Tekesille eikä näiden tarvitse sisältyä projektikirjanpitoon
Luovien alojen kustannukset Luovien alojen (esim. musiikkiteollisuus, audiovisuaalinen ala) osalta voidaan poikkeuksellisesti tukea myös hankkeita, joissa ei synny merkittäviä kustannuksia messuosastosta, vaan lähinnä osallistumis- ja matkakustannuksia. Rahoituspäätöksessä on asiasta erityisehto Kustannusarvioon ei ole hyväksytty kertoimen kautta tilitettäviä muita kustannuksia.
Projektin tilintarkastajan tarkastusraportti Tarkastusraportti voidaan enintään viiden ostopalvelun projektissa korvata liittämällä kustannustilitykseen kopio laskuista sekä tiliote, josta ilmenee, että laskut on maksettu Kun ostoja on yli 5, lopputilitykseen liitetään riippumattoman tilintarkastajan määrämuotoinen tarkastusraportti lomakepohja löytyy Tekesin verkkosivuilta Raportti koskee projektin koko kestoaikaa ja kaikkia tilitettyjä kustannuksia Tilintarkastaja kiinnittää erityistä huomiota, että projektikirjanpito on toteutettu rahoituspäätöksen yleisten ehtojen mukaisesti ja että jäljitettävyysketju on aukoton ei tarvitse ottaa kantaa Muut kustannukset -kertoimeen sisältyviin kustannuksiin tarkastusraportin kustannus voidaan hyväksyä projektille Tekesiin toimitettava tilityksen liitteenä laskukopio ja maksutosite
Raportointi asiointipalvelussa Projektin eteneminen raportoidaan Tekesin asiointipalvelussa Raportti koostuu kahdesta osasta, jotka toimitetaan erillisinä toimintoina sisältöraportti projektin etenemisestä kustannustilitys projektille kohdennetuista kustannuksista sekä raportin että tilityksen voi lähettää ainoastaan vastuullinen johtaja Lomakkeet löytyvät Tekesin verkkosivuilta Ohjeita raportointiin löydät Tekesin verkkosivuilta
Projektimuutokset Muutoksesta etukäteen kirjallinen hakemus perusteluineen Tekesille Yleisimpiä projektimuutoksia: kustannuslajimuutokset aikataulumuutokset raportointipäivän siirto vastuullisen johtajan vaihtaminen muutos pankkitiedoissa (tilinumeron muutos Y1-lomakkeella) Muutoshakemuslomake löytyy Tekesin verkkosivuilta www.tekes.fi/asiointi/lomakkeet Lähetetään Tekesiin suojatulla sähköpostiyhteydellä https://asiointi.tekes.fi/suojaposti