T&K-PROJEKTIN RAPORTOINTI JA TILITTÄMINEN

Transkriptio

1 T&K-PROJEKTIN RAPORTOINTI JA TILITTÄMINEN Tavoitteemme Toivomme teidän voivan sanoa maksatuksestamme: Tekesin maksatusprosessi on sujuva, selkeä, ennakoitavissa oleva ja oikeudenmukainen 1

2 Päivän aiheet 1. Hankerahoitusprosessin yleiskuvaus 2. Rahoituspäätös ja sen liitteet 3. Projektin aloitus 4. Raportointi ja sähköinen tilittäminen 5. Tilityslomakkeet ja kustannuslajit 6. Yhteishankkeet: ryhmä- ja rinnakkaishankkeet 7. Projektimuutokset 8. Maksatuksen keskeytys yy ja takaisinperintä 9. De-minimis Lainsäädäntö Pääsäännön mukaan EU-alueella yrityksille annettava kilpailua vääristävä tuki kielletty Ns. EU- notifikaation pohjalta vuonna 2008 annettu asetus (298/2008) määrittää, miten tukea kuitenkin voidaan antaa t&ktoimintaan Toinen keskeinen säädös valtionavustuslaki (688/2001) Rahoitus perustuu kustannuslajikohtaiseen tilitykseen 2

3 Tekes Rahoituspäätös (avustus ja/tai laina) Mahdollinen lainaennakko Maksatuspäätös (avustus ja/tai laina) Maksatuspäätös (avustus ja/tai laina) Asiakas Rahoituspäätöksen ja sen ehtojen hyväksyminen (Y1) Väliraportit ja välitilitykset (lomakkeet Y2,Y3, Y4 ja Y5) Loppuraportti ja lopputilitykset (lomakkeet Y2,Y3, Y4 ja Y5) Huom. Tilintarkastajan tarkastusraportti Tuoteke ehitysprojekti Tarkastusoikeus 5-vuotta Rahoituspäätös ja sen liitteet Päätös yritysten tutkimus- ja kehittämisrahoituksesta Liite 1 Projektin kustannusarvio Projektisuunnitelma Liite 2 Liite 3 Yleiset ehdot ja sen liitteet 3

4 Rahoituspäätöksen hyväksyminen, yritysrahoitus > Lomakkeet Palautettava 2 kuukauden kuluessa rahoituspäätöksen vastaanottamisesta Projektikirjanpito Kirjanpitoon tai kustannus-/projektilaskentaan on avattu laskentakohde, projektinumero, tili tai muu laskentatunniste Ehdoton vaatimus: kustannusten yhteys kirjanpitoon helposti todettavissa Työajanseuranta Tunnit kirjataan vähintään viikoittain päiväkohtaisesti ja varmennetaan vähintään kerran kuukaudessak Pankkitilitiedot Tilintarkastajan yhteystiedot Yrityksen virallinen allekirjoitus Tekesin tilitysten yleiset periaatteet Projektin vastuullinen johtaja vastaa projektille kohdistettujen kustannusten oikeellisuudesta ja raportoi projektin etenemisestä. Rahoitus maksetaan pääsääntöisesti jälkikäteen väli- ja loppuraportteja vastaan. Hyväksyttävät kustannukset: hankkeen kestoaikana syntyneet, yrityksen kirjanpidossa olevat, nettomääräiset ja arvonlisäverottomat hankkeesta aiheutuneet menot. Kustannusten tulee perustua vastaaviin menojen maksutapahtumakirjauksiin. Kustannuslajit: rahapalkat, henkilösivukustannukset, i k k t yleiskustannukset, matkat, aineet ja tarvikkeet, laiteostot, laitepoistot ja vuokrat, ostetut palvelut. 4

5 Raportointi > Lomakkeet Kustannustilityslomake yritysten t&k-projekteille (Y3) Palkkaerittely (Y4) Vastuullisen johtajan j vakuutus (Y5) Auktorisoidun tilintarkastajan tarkastusraportti koko projektin kestoajalta (loppuraporttiin) Tositekopiot ja työaikaraportit vain pyydettäessä Raportointilomake yritysprojekteille (Y2) Yrityksen tilanne ja projektin toteutus (mm. alihankinnat ja tärkeimmät kustannukset) k t) Hyödyntämisnäkymät ja muut vaikutukset Eritysehtojen toteutuminen ja allekirjoitus Yhteenveto tuloksista ja vaikutuksista (loppuraporttiin) Sähköinen tilittäminen/verkkoasiointi Verkkoasioinnin tuki puh: Verkkoasioinnin käyttö edellyttää tunnistautumista palveluun. Raportoinnin ja kustannustilitysten lähettäminen edellyttää tunnistautumista. Vain vastuullinen johtaja voi lähettää raportin ja tilityksen Tekesiin. Projektikohtaiset oikeudet uuden hakemuksen yhteydessä Hakemuksen vastuu- tai yhteyshenkilö pääsee verkkoasioinnin käyttäjäksi henkilökohtaisten pankkitunnusten avulla uuden hakemuksen lähettämisen yhteydessä. Organisaatiokohtaiset oikeudet (pääkäyttäjyys) Pääkäyttäjyys sopii erityisesti organisaatioille, joilla on useita Tekesin rahoittamia projekteja käynnissä. Sen avulla voi saada oikeudet myös käynnissä olevaan projektiin, jossa tunnistautumista ei ole tehty uuden hakemuksen yhteydessä. 5

6 Raportointi verkkoasioinnin kautta Verkkoasiointitunnukset tarvitaan Pääkäyttäjyys/projektikohtaiset j tunnukset Vain vastuullinen johtaja voi lähettää raportin ja tilityksen Vastuullisen johtajan vakuutusta (lomake Y5) ei tarvita, koska vastuullinen johtaja kirjautuu pankkitunnuksilla Sisältöraportti kirjoitetaan suoraan verkkoasioinnissa Tilitys tehdään verkkoasioinnissa liitteinä palkkaerittelylomake (Y4) ja lopputilityksessä tilintarkastajan tarkastusraportti Rahapalkat Maksetut ennakonpidätyksenalaiset rahapalkat projektin teholliselta työajalta Enintään 11 kk/vuosi/hlö Työaikaa seurataan tuntitasolla, tunnit kirjataan viikoittain ja varmennetaan systemaattisesti vähintään kerran kuukaudessa Voidaan edellyttää selvitys kokonaistyöajasta Yrityksen johdon ja hallinnon palkat ovat yleiskustannuksia Harkinnan mukaan voidaan hyväksyä suorina kustannuksina, jolloin voidaan edellyttää kokonaistyöajanseurantaa Tekes-projektista sama palkka kuin vastaavanlaisesta työstä Palkkaerittely (lomake Y4): (sarakkeet 1-4 ovat pakollisia tietoja, sarakkeisiin 6 ja 7 rahapalkkojen yhteismäärä) 6

7 Henkilösivukustannukset Kustannusarvion mukainen prosenttiosuus tehollisen työajan rahapalkoista, enintään 50 % Omistajayrittäjältä 30 % Tekes voi tarkistaa todelliset henkilösivukustannukset Yleiskustannukset Kustannusarvion mukainen prosenttiosuus palkka- ja henkilösivukustannusten summasta Yleiskustannusluonteisia kustannuksia ei hyväksytä tilityksen suorina kustannuksina Henkilökunnan määrään perustuvat vakiokertoimet alle 20 henkilöä 20%; henkilöä 30%; yli 50 henkilöä 50% Tekes voi tarkistaa todelliset yleiskustannukset 7

8 Matkakustannukset Verohallinnon ohjeen mukaisista verovapaista matkakustannuksista: matkat, kilometrikorvaukset, päivärahat ja majoitukset Matkakustannukset hyväksytään enintään vuosittain annettavan verohallinnon päätöksen mukaisesti Aineet ja tarvikkeet Yrityksen ulkopuolelta ostettavat aineet ja tarvikkeet laskutuksen mukaisina Vain projektille kohdistuva osuus Varastosta otto kirjanpidon hankintamenoarvoon 8

9 Laitekustannukset Pääsääntöisesti projektin käytössä Vain projektille kohdistuva osuus Ostot kertakuluksi kirjatut (käyttöikä alle 3 v.) laitteet, ohjelmistot tai muut käyttöoikeudet ja pienhankinnat Poistot projektin käytössä olevien laitteiden poisto-osuus hyväksytään kirjanpidon suunnitelman mukaisena Vuokrat projektin ajalle kohdistuva osuus vuokrauskustannuksista vuokriin sisältyviä hallinto-, rahoitus-, korjaus ja huolto- ym. kuluja ei hyväksytä. Mikäli em. eriä ei voida eritellä, vuokrasopimuksen aiheuttamista menoista voidaan hyväksyä enintään 50% Laitevuokrat Esim. projektiaika tammi-joulukuu 2010 laite vuokrattu syyskuussa 2010 vuokraerä (ei alv) = /kk, ajalta syyskuu 2010-helmikuu 2011 rahoituslaitoksen laskuun sisältyy rahoitus-, ym. kuluja, joita ei voida eritellä Tekesille tilitettävä osuus syys-joulukuulta x 50% =

10 Laitepoistot Esim. projektin kestoaika tammi-joulukuu 2010 laite otettu projektin käyttöön maaliskuussa 2010 laitteen hankintahinta ei alv sumupoistot 5 vuodelle = /vuosi = 400 / kk Laite on 60 %:sesti projektin käytössä Tekesille tilitettävä osuus maalis-joulukuu 2010 (10 x 400 ) x 60 % = Ostetut palvelut 1/2 Ostetut palvelut kotimaisilta pk-yrityksiltä alle 250 henkilön yrityksiltä y Ostetut palvelut kotimaisilta tutkimuslaitoksilta yliopistoilta, ammattikorkeakouluilta ja julkisilta (ei yksityisiltä) tutkimuslaitoksilta Ostetut palvelut konserni- ja intressiyhtiöiltä konserniin kuulumaton yhtiö, jonka koko osakepääomasta tai vastaavasta pääomasta vähintään 20 prosenttia välittömästi tai välillisesti rahoituksen saajan omistuksessa tai hallinnassa tai jolla jokin muu intressiyhteys y Ostetut palvelut muilta yrityksiltä / yhteisöiltä ostot ulkomailta ostot kotimaisilta yli 250 henkilön yrityksiltä yhteisöiltä 10

11 Ostetut palvelut 2/2 Yrityksen ulkopuolelta ostettavat suunnittelu- ja tutkimustyöt sekä selvitykset laskutuksen mukaisina Projektin tilintarkastus, tiedonhankinta-, patentin haku-, lisenssin osto- ja koulutusmenot voidaan sisällyttää aine- ja tarvike- tai ostopalvelukustannuksiin meno, joka perustuu ennen projektin alkua tehtyyn tilaukseen, voidaan hyväksyä vain, jos tilaukseen liittyy projektin käynnistymiseen kytketty purkamismahdollisuus lahjoitukset ja stipendit sekä yritysten rahoitusosuudet Tekesin julkisen tutkimuksen hankkeisiin eivät ole hyväksyttäviä kustannuksia EU-määritelmän mukaisten suurten yritysten patentoimiskustannuksia ei hyväksytä Ostot kotimaisilta konserni- ja intressiyhtiöiltä Intressiyhtiö tilittää katteettomat kustannukset samoin perustein kuin rahoituspäätöksen saaja projektikirjanpito ja työajanseuranta järjestettävä tilitys kustannustilityslomakkeella yleisten ehtojen mukaisesti, liitetään rahoituksen saajan tilitykseen yleiskustannusprosenttina käytettävä yrityksen henkilökunnan määrään perustuvaa vakiokerrointa rahoituspäätösosapuolen maksettava intressiyhtiön lasku jos myyjän (intressiyhtiön) lasku summaltaan pienempi kuin tilitys, hyväksytään kustannukset laskun mukaisesti vastuullisen johtajan vakuutuksen allekirjoittajalla virallinen nimenkirjoitusoikeus. Loppuraporttiin auktorisoidun tilintarkastajan tarkastuskertomus. 11

12 Ostot ulkomaisilta konserni- ja intressiyhtiöiltä Tekes voi hyväksyä projektin kustannuksiksi myös ostoja ulkomaisilta konserni- ja intressiyhtiöiltä sekä ulkomailla sijaitsevassa toimipisteessä syntyneitä kustannuksia Oltava maininta rahoituspäätöksen erityisehdoissa Kustannusten hyväksyminen poikkeaa kotimaisista konserni- ja intressiostoista seuraavissa kohdissa: Välittömät kustannukset lukuun ottamatta henkilösivukustannuksia Valuuttamääräisissä laskuissa käytetään laskun maksupäivän kurssia Lopputilityksen yhteydessä on ulkomaisen yhtiön ulkopuolisen hyväksytyn tilintarkastajan annettava lausunto, jossa hän vahvistaa tilitettyjen kustannusten olevan hankkeesta aiheutuneita kirjanpidon menoja (vaadittaessa suomeksi tai ruotsiksi) Tilityksen allekirjoitukset Vastuullisen johtajan vakuutus (Y5) kustannukset kohdistuvat projektiin syntyneet projektin kestoaikana ovat maksettuja tilitetty arvonlisäverottomina ja nettomääräisinä kustannusten ja kirjanpidon menokirjausten välinen yhteys pystytään osoittamaan verkkoasioinnissa ei erillistä vakuutuslomaketta tarvita Tilintarkastajan tarkastusraportti kustannukset koko projektin ajalta lopputilityksen yhteydessä 12

13 Yhteishankkeet a) Rinnakkaishankkeet Osapuolina yrityksiä ja/tai tutkimuslaitoksia Jokaisella osapuolella ll on oma rahoituspäätös Samanaikainen raportointi Tilitykset ja raportit toimitetaan suoraan Tekesiin osapuolten väliset laskut ovat hyväksyttäviä vain, jos alihankintaosuus on myyjän liiketoimintaa eikä myyjän t&k&i-toimintaa Rahoitus maksetaan suoraan kullekin osapuolelle Yhteistyösopimus suositeltava Yhteishankkeet b) Ryhmähankkeet Yksi yhteinen rahoituspäätös koordinaattorin nimiin Rahoituspäätöksen erityisehdoissa luetellaan osapuolet ja yrityskohtaiset rahoitusprosentit. Päätöksen liitteenä on yrityskohtaiset kustannusarviot. Jokainen yritys noudattaa rahoituspäätöstä ja sen ehtoja Ryhmähankkeiden erityisehdot : Osapuolet tekevät kukin oman tilityksensä ja raporttinsa, jotka toimitetaan koordinaattorin kautta Tekesiin osapuolten väliset laskut ovat hyväksyttäviä vain, jos alihankintaosuus on myyjän liiketoimintaa eikä myyjän t&k&i-toimintaa Rahoitus maksetaan samanaikaisesti ja suoraan kullekin osapuolelle (tiedonanto-oikeus) Yhteistyösopimus suositeltava 13

14 Projektimuutokset Etukäteen kirjallinen hakemus perusteluineen Tekesille Yleisimpiä projektimuutoksia: projektin vastuullisen johtajan vaihtuminen projektin kestoajan pidennys raportointieräpäivän siirtäminen kustannusarvion muutos ts. siirtoja eri kululajien kesken sisällöllinen muutos ts. projektin eteneminen poikkeaa suunnitelmasta eritysehdon täyttymättä jääminen yrityksen kokoluokan muuttuminen projektin aikana projektin siirtäminen kolmannelle osapuolelle liiketoiminnan myynti, projektin tulosten luovutus tai yritysjärjestelyt (suostumusta haettava viiden vuoden ajan projektin päättymisestä tai kunnes laina on maksettu takaisin) Ongelmakohtia Projektikirjanpitoa ei ole järjestetty Tilitetyt työtunnit on arvioitu jälkikäteen Työntekijä ei ole itse pitänyt työajanseurantaa/seurannasta ei ole tositteita Palkkoja ei ole maksettu vaan yrittäjä nostaa osinkoja Palkkaa on maksettu vain Tekes-projektiin tehdyistä tunneista Tilitetyt palkat sisältävät luontoisetuja Tilitys sisältää projektille kuulumattomia kustannuksia tai kustannukset sisältävät arvonlisäveron Intressiyhtiö ei ole pitänyt työajanseurantaa eikä projektikirjanpitoa Yritys ei säilyttänyt projektiasiakirjoja määrättyä viittä vuotta projektin päättymisen jälkeen 14

15 Maksatuksen keskeytys Syitä maksatuksen keskeyttämiseen: Maksatuksen kannalta tarpeellisia tietoja ei ole toimitettu tai ne ovat virheellisiä Rahoitusta käytetty rahoituspäätöksen vastaisesti Rahoitusperusteet ovat oleellisesti muuttuneet esim. projektisuunnitelmasta poikkeaminen ilman Tekesin lupaa, Tekeslainoihin liittyvät lainarästit, verovelat, taloudellisen aseman oleellinen heikkeneminen, oman pääoman menettäminen kokonaan, yrityssaneeraukseen y hakeutuminen Ellei syitä korjata määräajassa, Tekesillä on oikeus lopettaa rahoituksen maksaminen periä takaisin maksettu rahoitus tai sen osa korkoineen Rahoituksen takaisinperintä Rahoitusta maksettu liikaa lopullisesti hyväksyttyihin kustannuksiin nähden Yrityksen palautettava virheellisesti, liikaa tai perusteettomasti saamansa rahoitus tai sen osa Palautettavalle määrälle lasketaan korkoa sen maksupäivästä alkaen Korko rahoituspäätöksen yleisten ehtojen mukaan 15

16 Muita erityiskysymyksiä Raportoinnin yhteydessä toimitettavat muut tiedot viimeisin tilinpäätös Rahoituksen maksaminen rahoitusprosentin mukaan avustus enintään 90% ennen lopputilitystä lainat lainaennakko, enintään 80% ennen lopputilitystä Valtiokonttori Tekesin lainojen hoitajana palvelunumero Tulojen huomioiminen Muu julkinen tuki projektin kustannuksiin ilmoitettava Tekesiin Kilpailuttaminen, mikäli julkinen tuki yhteensä yli 50% (kts. hankintalaki) Viranomaisvalvonta Aineisto säilytettävä viiden vuoden ajan Tekes-tarkastukset Yritysten de minimis avustus - vähämerkityksinen tuki Omat rahoitusehdot (ei poikkea olennaisilta osin t&k yleisistä ehdoista) Yleiskustannukset ovat 20 % palkka- ja henkilösivukustannusten summasta Ei vientitukeen, eikä jakeluverkoston perustamiseen De minimis -tuen kokonaismäärä ei saa olla yli euroa kolmen verovuoden jakson aikana saatu tuki, jonka viranomainen on myöntänyt y de minimis ehtoisena Myöntävät tahot: kunnat, maakuntien liitot, ministeriöt, ministeriöiden alaiset viranomaiset, esimerkiksi Finnvera Oyj, ELY-keskukset ja Tekes Tuen kertymistä seuraa rahoituksen saaja 16

17 Tilitysasioissa sinua neuvovat Huttunen Ville Tietoliikenne ja elektroniikka ja Kippola Kai Energia ja ympäristö Ohjelmistot ja digitaalinen media ja Lahtinen Leila Metsä ja kemia, Bio-, lääkeja elintarvike ja Tulokas Pirjo De minimis hankkeet Tynkkynen Satu Palvelut ja hyvinvointi ja Uuttu Auli Ohjelmistot ja digitaalinen media Venäläinen Irma Metalli ja kappaletavaratuotanto ja Virvelä Anne-Maj Kiinteistöt ja rakentaminen ja Kiitos! Sähköposti Tekes - Teknologian ja innovaatioiden kehittämiskeskus PL 69, Helsinki Käyntiosoite: Kyllikinportti 2, Helsinki Vaihde