2.9 Verkkoresurssit ja tiedostojen suojaus Sisällönsuunnittelu Opiskelijan opas Ohjelmien yhteiskäyttö Tiedonsiirto ohjelmien välillä Sähköpostin työryhmäominaisuudet Työskentely-ympäristön mukauttaminen Ohjelmien ja oheislaitteiden asennukset Verkkoresurssit ja tiedostojen suojaus Järjestelmän ylläpito Työvälinohjelmien yhteiskäytön hyödyntäminen Itsearviointi ja kurssipalaute 2.9.1 Yleiskuvaus Tavoitteena on ymmärtää verkkoresurssien merkitys sekä hallita kansion ja tulostimen jakaminen, verkkotulostus ja kansion yhdistäminen verkkoasemaan sekä tiedostojen suojaus. Aiheeseen liittyvä teoriaosuus on kirjassa s. 323-329. Mikäli jaettujen resurssien käyttö ei onnistu, tee tarvittaessa palomuurisääntö. 2.9.2 Kansion jakaminen Kansion jakaminen tarkoittaa, että annat muille verkon käyttäjille mahdollisuuden käyttää omalla koneellasi olevia kansioita. Jakamiseen liittyvät asetukset ovat erilaisia riippuen siitä onko tietokoneesi liitetty työryhmään tai toimialueeseen. Kansion jakaminen Windows XP:ssä Valitse resurssienhallinnassa jaettavan kansion ominaisuuksista Jakaminen ja suojaus (Kuva 6.1). Laita valintamerkki kohtaan Jaa tämä kansio verkossa ja määrittele kansiolle halutessasi jakonimi. Oletuksena jakonimi on sama kuin kansion nimi. Mikäli haluat antaa muille käyttäjille muokkausoikeuden, laita valintamerkki kohtaan Salli verkon käyttäjien muokata tiedostoja. Mikäli tietokone on liitetty toimialueelle jakamiseen liittyvät käyttöoikeudet toimivat hieman eri tavalla. Mikäli käyttäjille annetaan muokkausoikeudet, laita valintamerkki kohtaan Salli ja määrittele käyttöoikeudet Käyttöoikeudet -painikkeen avulla. Tämän lisäksi valitse Suojaus -välilehdeltä Lisää -painike ja kirjoita henkilön nimi, jolle annat käyttöoikeuden, valitse Tarkista nimet ja hyväksy lopuksi OK -painikkeella. Valittu käyttäjä tulee käyttäjälistaan ja voit määritellä hänelle tarvittavat käyttöoikeudet. Kuva 6.1: Windows XP, kansion jakaminen
Kansion jakaminen Windows Vistassa Windows Vistassa on tiedostojen jakamiseen tarkoitettu Julkinen kansio. Voi jakaa kuitenkin myös muiden kansioiden sisällön. Valitse tällöin kansio resurssienhallinnassa ja napsauta sen jälkeen valikkorivin Jaa -painiketta (Kuva 6.2). Tällöin avautuu Tiedostojen jakaminen -valintaikkuna. Valitse käyttäjän nimi tekstiruudusta ja napsauta Lisää -painiketta. Mikäli tietokone on liitetty toimialueelle napsauta tekstiruudun vieressä olevaa nuolta ja valitse Etsi. Kirjoita sen henkilön nimi, jonka kanssa haluat jakaa kansio ja valitse Tarkista nimet, hyväksy lopuksi OK -painikkeella. Valittu käyttäjä tulee käyttäjälistaan ja voit määritellä hänelle tarvittavat käyttöoikeudet. Lukija; käyttäjä voi ainoastaan lukea kansion sisältöä. Osallistuja; käyttäjä voi selata kansion sisältöä, lisätä tiedostoja, muuttaa ja poistaa itse lisäämiään tiedostoja. Rinnakkaisomistaja; käyttäjä voi vapaasti lukea, muuttaa, lisätä ja poistaa kansion sisältöä. Kuva 6.2: Windows Vista, kansion jakaminen Julkisen kansion käyttäminen Windows Vistassa Mikäli haluat käyttää Julkista kansiota jakamiseen. Tarkista ensin Ohjauspaneelin Verkko- ja jakamiskeskuksesta, että Julkinen -kansion jakaminen on käytössä. Samalla voit määritellä asetuksia Julkisen kansion jakamiseen. Tällöin kaikki verkon käyttäjät näkevät julkisen kansion ja sen alikansioiden sisällön. Käyttöoikeutta ei voi rajoittaa yksittäisiin tiedostoihin/kansioihin. Käyttöoikeuden avulla voi määritellä voivatko käyttäjät muuttaa tai luoda uusia tiedostoja/kansioita. 2.9.2.1 Jaetun kansion käyttäminen Mikäli haluat käyttää toisella koneella jaettua kansiota, sinun pitää hakea kansio "esiin" resurssienhallinnassa. Voit selata oikean kansion valitsemalla Windows XP:ssä Verkkoympäristö - Koko verkko - Microsoft Windows Network (Kuva 6.3). Tämän jälkeen valitset oikean työryhmän/toimialueen ja selaat esiin oikean koneen. Koneen nimeä napsauttamalla näet koneen jaetut resurssit. Windows Vistassa valitset resurssienhallinnassa vaihtoehdon Verkko (Kuva 6.4). Tällöin näkyviin tulevat kaikki verkon tietokoneet. Koneen nimeä napsauttamalla näet kyseisen koneen jaetut resurssit. Mikäli tiedät jaetun kansion verkkosijainnin, voit tällöin kirjoittaa sen suoraan resurssienhallinnan Osoite -riville muodossa \\koneen_nimi\kansio. Mikäli työryhmän koneilla ei ole yhtenäisiä käyttäjätunnuksia ja salasanoja, voit jaettua kansiota käyttäessäsi joutua antamaan sellaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan, jotka ovat kansion jakavalla koneella.
Kuva 6.3: Windows XP, jaetun kansion käyttäminen Kuva 6.4: Windows Vista, jaetun kansion käyttäminen 2.9.2.2 Yhdistäminen verkkoasemaan Mikäli käytät usein jotakin verkossa olevaa jaettua levyasemaa tai kansiota, voi yhdistää sen pysyvästi Resurssienhallinnassa. Tällöin sinun ei tarvitse selata verkkoympäristöä, vaan kuvake ko. kansioon löytyy suoraan määrittelemälläsi asematunnuksella. Valitse Resurssienhallinnassa Ty ökalut - Yhdistä verkkoasemaan (Kuva 6.5). Valitse haluamasi asematunnus pudotusvalikosta ja kirjoita koneen nimi ja kansion nimi muodossa: \\koneen_nimi\kansio. Voit myös etsiä oikean kansion napsauttamalla Selaa -painiketta. Mikäli haluat, että yhteys valitsemaasi kansioon luodaan automaattisesti aina verkkoon kirjauduttaessa, valitse Muodosta yhteys uudelleen kirjauduttaessa. Mikäli käytät yhdistämisessä eri käyttätunnusta, valitse tällöin Yhdistä käyttäen toista käyttäjänimeä.
Kuva 6.5: Yhdistäminen verkkoasemaan 2.9.4 Verkkotulostus Mikäli tulostimessa on verkkoliitäntä, se voidaan liittää suoraan verkkoon ja kaikki verkon käyttäjät voivat käyttää tulostinta. Tulostin voidaan yhdistää verkkoon myös langattomasti. Yksittäinen käyttäjä voi lisäksi jakaa oman tulostimensa muille käyttäjille. Tällöin koneen, johon tulostin on asennettu, tulee olla käynnissä, jotta muut käyttäjät voivat tulostaa. Verkkotulostimen käyttöönotto Windows XP:ssä Mikäli haluat tulostaa verkossa olevalle tulostimelle, sinun täytyy asentaa verkkotulostin omalle koneellesi. Valitse Käynnistä - Tulostimet ja faksit - Lisää tulostin. Tällöin käynnistyy ohjattu toiminto tulostimen asentamiseksi. Valitse tulostimeksi Verkkotulostin tai toiseen tietokoneeseen kytketty tulostin. Mikäli tiedät tulostimen verkkopolun, valitse Yhdistä tulostimeen -vaihtoehto (Kuva 6.6). Tällöin voit kirjoittaa tulostimen sijainnin suoraan ruutuun. Nimi kirjoitetaan muodossa \\palvelin\tulostin, jossa palvelin tarkoittaa tietokonetta, johon tulostin on yhdistetty. Kun kirjoitat tietokoneen nimen ja laitat sen perään kenoviivan, näkyviin tulee luettelo, josta voit valita oikean tulostimen. Nimen sijasta voit kirjoittaa myös tietokoneen IP-osoitteen. IP-osoitteen saat selville valitsemalla Käynnistä - Suorita - cmd - ipconfig. Vaihtoehtoisesti valitse Etsi tulostin -toiminto, tällöin valitset oikean työryhmän ja tietokoneen. Näkyviin tulee luettelo valittavissa olevista tulostimista. Jatka ohjattu toiminto loppuun oletusasetuksilla. Asennetun verkkotulostimen tunnistat "kaapelista" tulostimen alapuolella.
Kuva 6.6: Windows XP, verkkotulostimen käyttöönotto Verkkotulostimen käyttöönotto Windows Vistassa Windows Vistassa verkkotulostimen asennat valitsemalla Käynnistä - Ohjauspaneeli - Tulostimet - Lisää tulostin. Tällöin käynnistyy ohjattu toiminto tulostimen asentamiseksi. Valitse tulostimeksi Verkko-, Bluetooth-, tai langaton tulostin. Mikäli haluamasi tulostin ei ole luettelossa, valitse vaihtoehto Haluamani tulostin ei ole luettelossa. Valitse sen jälkeen Selaa -painike ja etsi verkosta oikea tietokone ja oikea tulostin (Kuva 6.7). Jatka ohjattu toiminto loppuun oletusasetuksilla.
Kuva 6.7: Windows Vista, verkkotulostimen käyttöönotto Oman tulostimen jakaminen Windows XP:ssä Mikäli haluat jakaa omaan tietokoneeseesi kytketyn tulostimen verkon muiden käyttäjien käytettäväksi, asenna tulostin ensin koneellesi. Tämän jälkeen valitse Käynnistä - Ohjauspaneeli - Tulostimet. Valitse tulostimen Ominaisuudet -pikavalikosta Jakaminen (Kuva 6.8). Laita valintamerkki kohtaan Jaa tämä tulostin ja määrittele tulostimelle Jakonimi. Jaetun tulostimen kuvakkeen alle tulee käden kuva merkiksi siitä, että tulostin on jaettu. Tämän jälkeen verkon muut käyttäjät voivat asentaa tulostimen omalle koneelleen verkkotulostimena.
Kuva 6.8: Windows XP, tulostimen jakaminen Oman tulostimen jakaminen Windows Vistassa Ennen tulostimen jakamista tarkista Ohjauspaneelin Verkko- ja jakamiskeskuksen jakamisasetuksista, että Tulostimien jakaminen on käytössä. Mikäli käytössä on Salasanalla suojattu jakaminen, vain sellaiset käyttäjät, joilla on tiedossa käyttäjätili ja salasana tietokoneellesi, voivat tulostaa siihen liitetylle tulostimelle. Mikäli Salasanalla suojattu jakaminen ei ole käytössä kaikki verkon käyttäjät voivat käyttää jakamaasi tulostinta. Asenna tulostin omalle koneellesi normaaliin tapaan. Valitse Käynnistä - Ohjauspaneeli - Tulostimet. Valitse tulostimen Ominaisuudet -pikavalikosta Jakaminen - Muuta jakoasetuksia (Kuva 6.9). Laita valintamerkki kohtaan Jaa tämä tulostin ja määrittele tulostimelle Jakonimi. Windows Vistassa jaetun tulostimen merkkinä on kahden hahmon kuva tulostimen kuvakkeen vasemmassa reunassa.
Kuva 6.9: Windows Vista, tulostimen jakaminen Tulostusjono Tulostusjono näyttää tulostinkohtaisesti tulostumassa olevat tai tulostumista odottavat tiedostot. Tulostusjonon saat näkyville tulostumisen aikana kaksoisnapsauttamalla tehtäväpalkin ilmaisinalueen tulostimen kuvaketta (Kuva 6.10). Mikäli tulostus ei ole käynnissä tulostusjonon näet ohjauspaneelista kaksoisnapsauttamalla Tulostimen kuvaketta. Tulostusjono näyttää mm. tulostustöiden tilan, omistajan, koon, sivumäärän ja tulostuksen aloittamisajankohdan. Tulostusjonon käsittely toimii samalla tavoin Windows XP:ssä ja Vistassa. Mikäli haluat peruuttaa tulostuksen, valitse peruutettava tiedosto ja sen jälkeen Tiedosto - Peruuta. Työn voit peruuttaa myös poistamalla tiedoston Delete -näppäimellä. Mikäli valitset Tulostin - Keskeytä tulostus, keskeytetään kaikki tulostustyöt. Tällöin komennon eteen tulee valintamerkki, ja tulostus jatkuu, kun valitset saman toiminnon uudestaan. Tiedosto - Pysäytä -toiminto keskeyttää vain valitun tiedoston tulostamisen. Tulostamista voit tällöin jatkaa valitsemalla Tiedosto - Jatka.
Kuva 6.10: Tulostusjono IP-tulostus IP-tulostuksessa tulostin on kytketty suoraan verkkoon ja tulostimelle on määritelty IP-osoite. IP-osoitteen saat selville tulostimen asetuksista. IPtulostimen etuna on, että sitä ei ole kytketty suoraan mihinkään tietokoneeseen, jolloin se ei edellytä tietyn tietokoneen käynnissä oloa. IP-tulostinta asennettaessa tulostimen tyypiksi valitaan paikallinen tulostin. Ohjatun toiminnon yhteydessä luodaan uusi Standart TCP/IP portti. IP- osoitteeksi määritellään tulostimen IP-osoite, jolloin portin nimi tulee automaattisesti. Tämän jälkeen ohjattu toiminto jatkuu eteenpäin ja valitset tulostimen ajurin sekä suoritat asennuksen loppuun. 2.9.3 Tiedostojen omainaisuudet ja suojaus Tiedostoon tallentuu oletuksena piilotettuja ja henkilökohtaisia tietoja, jotka hyvä tarkistaa ainakin silloin, kun tiedosto lähetetään sähköisesti. Asiakirjan suojaamista on mm. käyttö- tai kirjoitussuojauksen salasanan määritteleminen. 2.9.3.1 Piilotetut ja henkilökohtaiset tiedot Mikäli Microsoft Officella tehtyjä tiedostoja lähetetään sähköisesti, ne kannattaa tarkistaa piilotettujen tietojen ja henkilökohtaisen tietojen varalta. Tallaisia tietoja ovat mm. kommentit, muokkausmerkinnät, versiotiedot ja piiloteksti. Asiakirjan tarkastaminen -toiminto etsii ja poistaa piilotettuja ja henkilökohtaisia tietoja Microsoft Office 2007 ja aiemmilla versioilla luoduista tiedoista. Avaa ensin tarkistettava asiakirja. Tee alkuperäisestä asiakirjasta kopio, koska kaikkia Asiakirjan tarkastaminen -toiminnon poistamia tietoja ei voi välttämättä palauttaa. Tarkastus suoritetaan alkuperäiselle asiakirjalle. Valitse Office -painike Tarkasta asiakirja (Kuva 6.11). Valitse tarkistettavat kohteet ja napsauta Tarkasta -painiketta. Mikäli asiakirjasta löytyy poistettavia kohteita, niiden edessä on huutomerkin kuva. Poista kaikki -painikkeella voi poistaa piilotetut sisällöt. Kuva 6.11: Asiakirjan tarkastaminen
2.9.3.2 Vain luku -suositus Mikäli haluat estää tiedostojen vahingossa tapahtuvan muokkauksen, voit määritellä, että asiakirjaa avatessa näyttöön tulee kehote, joka suosittelee asiakirjan avaamista vain luku-muodossa. Tällöin tiedostoa voidaan vain lukea tai se voidaan kopioida. Mahdolliset muutokset voi tallentaa ainoastaan antamalla tiedostolle uuden nimen. Vain luku -suosituksen teet valitsemalla Office -painike Tallenna nimellä Työkalut Yleiset asetukset Vain lukua suositellaan OK Tallenna (Kuva 6.12). Kuva 6.12: Vain luku -suositus 2.9.3.3 Tiedoston salasanasuojaus Mikäli määrittelet tiedostolle salasanan, voit estää asiakirjan avaamisen tai sen muokkaamisen. Käytä vahvoja salasanoja, joissa on pieniä ja isoja kirjaimia, numeroita sekä erikoismerkkejä. Salasanassa tulisi olla vähintään kahdeksan merkkiä. Mikäli unohdat määrittelemäsi salasana, sitä ei voida palauttaa. Määritellessäsi asiakirjalle salasanasuojauksen valitse Tallenna nimellä -valintaikkunasta Työkalut Yleiset asetukset (Kuva 6.13). Käyttösuojauksen salasana estää asiakirjan avaamisen ilman sanasanaa. Kirjoitussuojauksen salasana estää muutosten tallentamisen ilman salasanaa, tiedostoa voi kuitenkin lukea. Kirjoita salasana joko käyttösuojauksen salasana tai Kirjoitussuojauksen salasana kenttään. OK -painikkeen napsautuksen jälkeen sinua pyydetään kirjoittamaan salasana uudestaan. Tallenna asiakirja tämän jälkeen, jotta salasanasuojaus tulee voimaan. Tiedostolle asetetun salasanan voi myös vaihtaa tai poistaa kokonaan. Käyttäjän avatessa salasanasuojatun asiakirjan, häntä pyydetään antamaan salasana. Mikäli käyttösuojauksen salasana on väärin, asiakirjaa ei avata. Mikäli käyttäjä ei tiedä kirjoitussuojauksen salasanaa, hän voi avata tiedoston vain luku -muotoon.
Kuva 6.13: Tiedoston salasanasuojaus 2.9.4 Harjoitukset Oppimistehtävä, verkkokeskustelun aihe ja osaamisen testaaminen on kuvattu pedagogisen suunnittelun yhteydessä.