AKAAN KAUPUNGIN SÄÄNTÖKOKOELMA HALLINTOSÄÄNTÖ Valtuusto hyväksynyt 15.12.2010 Valtuusto muuttanut 25.4.2012 Valtuusto muuttanut 19.12.2012
Akaan kaupunki Sääntökokoelma HALLINTOSÄÄNTÖ SISÄLLYSLUETTELO YLEISET MÄÄRÄYKSET 1 1 Hallintosäännön soveltaminen ja kaupungin johtosäännöt 1 ORGANISAATIO 1 2 Luottamushenkilöorganisaatio 1 3 Virasto-organisaatio 2 4 Lautakunnat ja toimialat 3 KAUPUNGINHALLITUS 4 5 Kaupunginhallituksen tehtävät ja ratkaisuvalta 4 6 Henkilöstöjaoston tehtävät ja ratkaisuvalta 6 LAUTAKUNTIEN RATKAISUVALTA 6 7 Lautakuntien yleinen ratkaisuvalta 6 8 Lautakuntien erityinen ratkaisuvalta 7 TOIMENKUVAUKSET 9 9 Henkilöstön toimenkuvat 9 HENKILÖSTÖN RATKAISUVALTA JA VASTUU 10 10 Kaupunginjohtajan tehtävät ja ratkaisuvalta 10 11 Apulaiskaupunginjohtajan tehtävät ja ratkaisuvalta 10 12 Henkilöstön yleinen ratkaisuvalta ja vastuu 10 13 Henkilöstön erityinen ratkaisuvalta ja vastuu 11 TOIMIVALTA HENKILÖSTÖASIOISSA 12 14 Määräysten soveltaminen 12 15 Toimivalta viran perustamisessa ja lakkauttamisessa sekä virkasuhteen muuttamisessa työsuhteeksi 12 16 Henkilöstövalinnat 12 17 Viranhaltijan siirtäminen toiseen virkasuhteeseen 13 18 Virka- ja työvapaa 13 19 Viranhaltijoiden ratkaisuvalta henkilöstöasioissa 13 20 Sivutoimilupa 14 22 Virantoimituksesta pidättäminen 14 23 Palvelusuhteen päättäminen ja lomauttaminen 15 24 Viran tai työtehtävän haettavaksi ilmoittaminen 15 25 Henkilöstön kelpoisuusehdot 15 KOKOUSMENETTELY 15 26 Määräysten soveltaminen 15
27 Kokousaika ja -paikka 16 28 Kokouksen koollekutsuminen 16 29 Jatkokokous 16 30 Varajäsenen kutsuminen 16 31 Kokouksen pitäminen 16 32 Kokouksen johtaminen 17 33 Tilapäinen puheenjohtaja 17 34 Läsnäolo toimielinten kokouksissa 17 35 Kaupunginhallituksen edustus muissa toimielimissä 17 36 Esittely 17 37 Esteellisyyden toteaminen 18 38 Äänestys ja vaalit 18 39 Pöytäkirjan laatiminen, tarkastaminen ja nähtävänä pitäminen 18 40 Kaupunginhallituksen ja lautakunnan otto-oikeus 19 41 Ottokelpoisen päätöksen ilmoittaminen 19 KUNNAN TALOUS 20 42 Talousarvion täytäntöönpano 20 43 Talousarvion muutokset 20 44 Omaisuuden myynti 21 45 Poistosuunnitelman hyväksyminen 21 46 Rahatoimen hoitaminen 21 47 Maksujen määrääminen 21 48 Riskien hallinta 21 MUUT MÄÄRÄYKSET 22 49 Tiedottaminen 22 50 Kaupungin asukkaiden aloitteet 22 51 Kaupungin nimenkirjoitus ja asiakirjojen allekirjoittaminen 22 52 Asiakirjojen lunastus 23 53 Tarkastussääntö 23 54 Voimaantulo 23
Hallintosääntö 1 HALLINTOSÄÄNTÖ YLEISET MÄÄRÄYKSET 1 Hallintosäännön soveltaminen ja kaupungin johtosäännöt Hallintosäännössä määrätään Akaan kaupungin organisaatiosta sekä päätöksenteko- ja kokousmenettelystä. Hallintosäännön ohella kaupungin toimintaa ohjataan seuraavilla säännöillä, joihin nähden hallintosääntöä sovelletaan toissijaisena: valtuuston työjärjestys taksasääntö hankintasääntö tarkastussääntö luottamushenkilöiden palkkiosääntö. ORGANISAATIO 2 Luottamushenkilöorganisaatio Luottamushenkilöorganisaatioon kuuluvat valtuusto, kaupunginhallitus ja sen jaostot sekä lautakunnat ja niiden jaostot. Kaupungin ylintä päätösvaltaa käyttää valtuusto. Sen toimintaa ohjaa valtuuston työjärjestys. Kaupunginhallitus vastaa kaupungin hallinnosta ja taloudenhoidosta sekä valtuuston päätösten valmistelusta, täytäntöönpanosta ja laillisuuden valvonnasta. Kaupunginhallituksessa on yksitoista jäsentä ja henkilökohtaiset varajäsenet. Kaupunginhallituksen toimikausi on kaksi vuotta. Kaupunginhallituksella on henkilöstöjaosto, johon kaupunginhallitus valitsee seitsemän jäsentä ja henkilökohtaiset varajäsenet ja määrää heistä puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan. Puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan tulee olla kaupunginhallituksen jäseniä. Lautakunta johtaa ja valvoo alaisensa toiminnan toiminta-ajatuksen ja toimintasuunnitelmien toteutumista. Perusturvalautakuntaa ja teknistä lautakuntaa lukuun ottamatta palvelulautakunnissa on yhdeksän jäsentä ja henkilökohtaiset varajäsenet. Palvelulautakunnat ovat perusturvalautakunta, kaupunkisuunnittelulautakunta, koulutuslautakunta, vapaa-aikalautakunta ja tekninen lautakunta.
Hallintosääntö 2 Neljätoistajäseninen perusturvalautakunta, joka toimii kuntalain 77 :n mukaisena yhteislautakuntana, johtaa ja valvoo alaisensa toiminnan toimintaajatuksen ja toimintasuunnitelmien toteutumista yhteistoimintasopimuksen mukaisella yhteistoiminta-alueella, jonka muodostavat Akaan kaupunki ja Urjalan kunta. Sopijakunnat valitsevat henkilöt nimitettäväksi yhteiseen lautakuntaan. Yhteislautakunnan jäsenet ja varajäsenet valitsee Akaan kaupungin valtuusto, joka myös nimeää puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan. Puheenjohtajana toimii vuorotellen Akaan ja Urjalan edustaja. Puheenjohtajuus vaihtuu kahden vuoden välein. Perusturvalautakunta johtaa ja valvoo yhdeksänjäsenisenä sen alaisensa Akaan kaupungin toiminnan, joka ei kuulu yhteistoimintasopimuksen piiriin, toiminta-ajatuksen ja toimintasuunnitelmien toteutumista. Perusturvalautakunnalla on yksilöjaosto, johon Akaan kaupungin ratkaisuvaltaa käyttävät perusturvalautakunnan yhdeksän jäsentä valitsevat keskuudestaan varajäsenet mukaan lukien viisi jäsentä ja heille henkilökohtaiset varajäsenet. Koulutuslautakunnalla on nelijäseninen Akaan Opiston jaosto, jossa Akaan kaupungilla on kolme jäsentä ja Urjalan kunnalla yksi jäsen sekä näillä henkilökohtaiset varajäsenet. Koulutuslautakunta valitsee jäsenistään ja varajäsenistään kaupungin edustajat Akaan Opiston jaostoon. Tarkastuslautakunnassa on seitsemän jäsentä ja henkilökohtaiset varajäsenet. Keskusvaalilautakunnassa on viisi jäsentä ja tarpeellinen määrä varajäseniä, kuitenkin vähintään viisi. Toimielinten varsinaisten puheenjohtajien tulee olla valtuutettuja lukuun ottamatta keskusvaalilautakunnan ja jaostojen puheenjohtajia sekä toimielinten erikseen valitsemia toimikuntia. 3 Virasto-organisaatio Akaan kaupungin virasto-organisaatio jakautuu toimialoihin, jotka ovat hallintotoimi, perusturvatoimi, sivistystoimi ja tekninen toimi. Toimialat jakaantuvat valtuuston päättämiin tehtäväalueisiin. Tehtäväalueet voidaan jakaa kaupunginhallituksen tai lautakunnan päätöksellä tulosalueisiin. Tulosalueet jakaantuvat kaupunginjohtajan, apulaiskaupunginjohtajan tai muun toimialajohtajan hyväksymiin tulosyksiköihin. Tulosyksiköt jakaantuvat kaupunginjohtajan, apulaiskaupunginjohtajan tai muun toimialajohtajan päätöksellä kustannuspaikkoihin. Kaupunginjohtaja johtaa kaupungin virasto-organisaatiota. Kaupunginjohtajan sijaisena toimii apulaiskaupunginjohtaja. Apulaiskaupunginjohtajan ollessa
Hallintosääntö 3 esteellinen tai poissa kaupunginjohtajan sijaisena toimii kaupunginhallituksen määräämä viranhaltija. Toimialajohtajat johtavat kutakin toimialaa. Kaupungin johtoryhmän nimeää kaupunginjohtaja. Puheenjohtajana toimii kaupunginjohtaja. Kaupunginjohtaja voi tarvittaessa kutsua johtoryhmän kokoukseen pysyvän sihteerin ja asiantuntijoita. Kaupungin organisaatiokaavio on liitteenä. 4 Lautakunnat ja toimialat Toimialajohtajat vastaavat omalla toimialallaan kaupungin tavoitteiden toteutumisesta. Tehtäväalueiden johtajat vastaavat tehtäväalueille hyväksyttyjen toimintasuunnitelmien toteutumisesta. Hallintotoimi Hallintotoimen tehtäväaluetta johtaa ja valvoo kaupunginhallitus. Maankäyttöpalvelujen tehtäväaluetta johtaa ja valvoo kaupunkisuunnittelulautakunta. Toimialajohtajana on apulaiskaupunginjohtaja ja hänen sijaisenaan henkilöstöpäällikkö. Hallintotoimen tehtäväalueita ovat: - hallintotoimi, jota johtaa apulaiskaupunginjohtaja - maankäyttöpalvelut, jota johtaa kaavoituspäällikkö Kaupunginhallitukselle asiat esittelee kaupunginjohtaja Kaupunkisuunnittelulautakunnalle asiat esittelee kaavoituspäällikkö. Rakennusvalvonnan asiat kaupunkisuunnittelulautakunnalle esittelee kuitenkin vastaava rakennustarkastaja. Henkilöstöjaostolle asiat esittelee henkilöstöpäällikkö Perusturvatoimi Perusturvatoimen toimialaa johtaa ja valvoo perusturvalautakunta. Toimialajohtajana on perusturvajohtaja ja hänen sijaisenaan sosiaalityön johtaja. Tehtäväalueita ovat sosiaalityö, jota johtaa sosiaalityön johtaja lasten päivähoito, jota johtaa päivähoidon johtaja vanhus- ja vammaistyö, jota johtaa vanhus- ja vammaistyön johtaja
Hallintosääntö 4 terveydenhuolto, jota johtaa johtava ylilääkäri. Lautakunnalle asiat esittelee perusturvajohtaja. Yksilöjaostolle asiat esittelee sosiaalityön johtaja. Sivistystoimi Sivistystoimen toimialan johto ja valvonta jakautuu koulutuslautakunnan ja vapaa-aikalautakunnan kesken. Toimialajohtajana on sivistysjohtaja ja hänen sijaisenaan lukion rehtori. Tehtäväalueita ovat opetustoimi, jota johtaa sivistysjohtaja vapaa-aikapalvelut, jota johtaa sivistysjohtaja. Lautakunnille asiat esittelee sivistysjohtaja. Akaan Opiston jaostolle asiat esittelee Akaan Opiston rehtori. Tekninen toimi Teknisen toimen toimialaa johtaa ja valvoo tekninen lautakunta. Toimialajohtajana on tekninen johtaja ja hänen sijaisenaan yhdyskuntatekniikan päällikkö. Tehtäväalueita ovat - tekninen toimi, jota johtaa tekninen johtaja - tilapalvelut, jota johtaa kiinteistöpäällikkö - yhdyskuntatekniset palvelut, jota johtaa yhdyskuntatekniikan päällikkö Tekniselle lautakunnalle asiat esittelee tekninen johtaja. KAUPUNGINHALLITUS 5 Kaupunginhallituksen tehtävät ja ratkaisuvalta Kaupunginhallituksen toimivallasta ja yleisistä tehtävistä säädetään kuntalaissa. Kaupunginhallituksen tehtävänä on 1. huolehtia kaupungin yleisestä kehittämisestä ja strategisesta suunnittelusta 2. johtaa ja valvoa kaupungin taloutta
Hallintosääntö 5 3. valvoa ja ohjata kaupungin organisaatiota 4. ohjata kaupungin tiedotustoimintaa 5. vastata kaupungin maankäyttöpolitiikasta 6. vastata kaupungin elinkeinopolitiikasta 7. vastata kaupungin suhdetoiminnasta sekä kuntien välisestä ja muusta yhteistoiminnasta. Lisäksi, mikäli valtuusto ei ole toisin määrännyt, kaupunginhallitukselle kuuluvat ja se ratkaisee seuraavat asiat: 1. kiinteän omaisuuden ostaminen, myyminen, vaihtaminen, vuokraaminen ja lunastaminen 2. kaavoitusohjelma ja asemakaavaehdotusten laatiminen 3. etuostolain mukaan kaupungille kuuluvat asiat 4. hyväksyy maankäyttösopimukset 5. asemakaavan muutoksen hyväksyminen silloin, kun muutosta ei ole pidettävä olennaisena (MRL:n 52 ) 6. asemakaavan ajanmukaisuuden arviointi 7. joukkoliikennettä koskevat asiat 8. kaupungin omaisuuden vakuuttamista ja riskienhallintaa koskevat periaatteet 9. sovinnon tai akordin tekeminen 10. vahingonkorvauksesta päättäminen tapauksissa, joissa kaupunki on vahingonkorvausvelvollinen ja korvaussumma on yhteensä todennäköisesti yli 5000 e 11. selityksen, vastineen tai lausunnon antaminen valtuuston päätöksestä tehtyyn valitukseen, jos kaupunginhallitus yhtyy valtuuston päätöksen lopputulokseen 12. paino- tai laskuvirheen tai muun vähäisen virheen korjaaminen valtuuston asiakirjoihin 13. talousarvioon varatun lainan ottaminen, uudistaminen taikka maksuajan pidentäminen 14. kaupungin sijoitustoiminnan periaatteet 15. pankkitilien käyttöoikeuksien hyväksyminen 16. kaupunginjohtajaa koskevat henkilöstöhallinnolliset asiat 17. asuntolainsäädännön mukaan kaupungille kuuluvat tehtävät 18. ehdokkaiden nimeäminen yhteisöjen hallintoelimiin ja tilintarkastajiksi silloin, kun kaupungilla on siihen oikeus 19. maaseutuelinkeinolain ja lomituspalvelulain mukaan kunnalle kuuluvat tehtävät 20. kaupungin elinkeinopolitiikan yleiset periaatteet 21. kaupungin hankinnat hankintasäännön mukaisesti 22. vapautuksen myöntäminen kunnallisverosta tai kiinteistöverosta 23. päättää kaupungin maksujen ja korvausten perimättä jättämisestä yksittäistapauksissa 24. talous- ja velkaneuvontaan liittyvät tehtävät 25. asiakirjahallintoon ja arkistotoimeen liittyvät tehtävät 26. informaatioteknologiaan liittyvät tehtävät 27. hallintotoimen viranhaltijaorganisaation toiminnan valvonta
Hallintosääntö 6 28. vastata valmiussuunnittelusta, väestönsuojelusta ja poikkeusolojen järjestelyistä. Kaupunginhallitus voi siirtää edellä mainittua ratkaisuvaltaansa alaisilleen jaostoille tai viranhaltijoille. Kaupunginhallitus voi asettaa toimikuntia ja määrätä niiden tehtävistä ja toimivallasta. 6 Henkilöstöjaoston tehtävät ja ratkaisuvalta Kaupunginhallituksen henkilöstöjaoston tehtävänä on kaupungille työnantajana kuuluvien henkilöstöasioiden käsitteleminen. Tehtävänä on: 1. vastata henkilöstöä koskevasta strategisesta suunnittelusta 2. myöntää luvat vapaaksi tulleiden virka- ja työtehtävien haettavaksi julistamisille 3. päättää virka- ja työehtosopimusten täytäntöönpanosta 4. päättää henkilöstön palkkauksen yleisperusteista ja tehtäväkohtaisista palkoista 5. käydä paikallisneuvottelut tai antaa ohjeet tai määräykset niiden käymiseksi 6. käydä paikalliset työ- ja virkaehtosopimusneuvottelut ja hyväksyä syntyneet sopimukset 7. vastata kaupungin yhteistoimintamenettelystä 8. vastata työhyvinvoinnista ja henkilöstöpalveluista 9. määritellä johtavassa tai itsenäisessä asemassa olevat sekä työnantajaa edustavat viranhaltijat 10. päättää harkinnanvaraisesta palkkauksesta, ellei jaosto ole siirtänyt päätösvaltaa viranhaltijalle 11. vastata kaupungin työllistämisasioiden hoidosta 12. hyväksyä henkilöstöä koskevat suositussopimukset ja toimintaohjeet 13. hyväksyä henkilöstöä koskevat paikalliset etuudet ja oikeudet 14. päättää oppisopimuskoulutukseen ottamisesta ja ehdoista. LAUTAKUNTIEN RATKAISUVALTA 7 Lautakuntien yleinen ratkaisuvalta Lautakunta ratkaisee, mikäli valtuusto tai kaupunginhallitus ei ole toisin päättänyt, seuraavat asiat: 1. päättää asioista, jotka ovat tarpeen lautakunnan toimialan toiminnan turvaamiseksi ja kehittämiseksi sekä tulosten saavuttamiseksi ja seuraamiseksi
Hallintosääntö 7 2. hyväksyy lautakunnan toimialan toiminta-ajatuksen ja toiminta-suunnitelman sekä tehtäväalueiden ja tulosalueiden toimintasuunnitelmat 3. hyväksyy lautakunnan toimialan sopimukset ja sitoumukset valtuuston päättämien määrärahojen rajoissa hankintasääntöä noudattaen 4. päättää toimialaan kuuluvan avustuksen jakamisesta talousarvion puitteissa 5. vahvistaa toimialansa maksut. Lautakunta voi siirtää edellä mainittua ratkaisuvaltaa alaisilleen viranhaltijoille. 8 Lautakuntien erityinen ratkaisuvalta Sen lisäksi, mitä muutoin on määrätty tai säädetty lautakunnan päätettäväksi, lautakunnat käyttävät toimialoillaan ratkaisuvaltaa seuraavissa asioissa: Kaupunkisuunnittelulautakunta Kaupunkisuunnittelulautakunta toimii maankäyttö- ja rakennuslain tarkoittamana rakennusvalvontaviranomaisena Kaupunkisuunnittelulautakunnan tehtävänä on seuraavien kaupungin maapolitiikkaan, kaavoitukseen, ja rakennusvalvontaan kuuluvien asioiden valmisteleminen: 1. kaupungin maankäyttöpolitiikka 2. kiinteän omaisuuden ostaminen, myyminen, vaihtaminen, vuokraaminen ja lunastaminen 3. kaavoitusohjelma, asemakaava- ja muut kaavaluonnokset ja ehdotukset 4. etuostolain mukaan kaupungille kuuluvat asiat 5. maa-aineslain mukaisten lupien valmistelu ja lupien noudattamisen valvonta 6. maankäyttösopimukset Kaupunkisuunnittelulautakunta ratkaisee seuraavat asiat: 1. kaavaluonnoksen laatiminen 2. rakentamiskehotuksen antaminen 3. rakennuskiellon määrääminen ja pidentäminen kaavan laatimisen tai muuttamisen ollessa vireillä 4. asemakaavan yhteydessä hyväksyttävät tonttijaot 5. kunnan päätösvallassa olevat poikkeamiset ja suunnittelutarveratkaisut sekä lausunnot 6. lykkäyksen myöntäminen rakennuspaikkojen myynti- tai vuokraehtojen mukaisen rakentamis- tai muun sellaisen velvoitteen täyttämisestä
Hallintosääntö 8 Perusturvalautakunta huolehtii neljätoistajäsenisenä kansanterveyslaissa ja terveydenhuollon erityislaeissa sekä sosiaalihuollon kunnalle säädettyjen palvelujen järjestämisestä Akaan kaupungin ja Urjalan kunnan solmiman yhteistoimintasopimuksen mukaisella yhteistoiminta-alueella toimii yhdeksänjäsenisenä sosiaalihuolto- sekä muissa sosiaalialan erityislaeissa kunnalle säädettyjen tehtävien toimeenpanoelimenä Akaan kaupungin alueella. Yksilöjaosto tekee lautakunnan puolesta kaupungin sosiaalihuollon asiakasta koskevat yksilöpäätökset, ellei laissa tai lautakunnan päätöksellä tehtävää ole annettu viranhaltijalle päättää lautakunnan puolesta ne yksilöasiat, joissa viranhaltijan päätökseen tyytymätön asiakas haluaa saattaa asian lautakunnan käsiteltäväksi. Koulutuslautakunta toimii lainsäädännön tarkoittamana opetustoimen toimielimenä ja päättää niistä tehtävistä, jotka opetustoimen lainsäädännön mukaan on tarkoitettu kunnan ratkaistavaksi ja joiden ratkaisuvallasta ei ole muuta päätetty vastaa perusopetuslain mukaisesta esiopetuksesta vastaa lasten aamu- ja iltapäivätoiminnasta. Akaan Opiston jaosto hyväksyy opiston opetusta koskevan toimintasuunnitelman, kurssimaksut, tekee esityksen opiston talousarvioksi ja hyväksyy käyttösuunnitelman. Vapaa-aikalautakunta toimii nuoriso-, liikunta-, kulttuuri- ja yleisiä kirjastoja koskevan lainsäädännön tarkoittamana lautakuntana.
Hallintosääntö 9 Tekninen lautakunta toimii tielainsäädännön tarkoittamana tielautakuntana toimii pelastusviranomaisena päättää maankäyttö- ja rakennuslain mukaisesti kadunpitopäätöksestä vastaa jätehuollon toteutuksesta ja toimii kunnan jätemaksuviranomaisena vastaa vesihuollon järjestämisestä ratkaisee yhdyskuntateknisten laitteiden sijoitusasiat Lautakunnat voivat siirtää ratkaisuvaltaansa alaisilleen jaostoille ja viranhaltijoille sekä jaostot viranhaltijoille niissä asioissa, jotka tässä hallintosäännössä on jaostoille määrätty, ellei laista tai sen nojalla annetusta säädöksestä muuta johdu. TOIMENKUVAUKSET 9 Henkilöstön toimenkuvat Toimenkuvaus Toimenkuvauksessa määritellään henkilön asema organisaatiossa, avaintehtävät, vastuut, raportointivelvollisuus sekä sijaisuudet. Toimenkuvat voivat olla yhteisiä useille saman tulosalueen tai -yksikön henkilöille. Laatiminen Lähin esimies valmistelee toimenkuvan yhteistyössä asianomaisen henkilön kanssa. Toimenkuvat tarkistetaan vuosittain tuloskeskustelun yhteydessä ja muulloinkin tarpeen vaatiessa. Hyväksyminen Kaupunginhallitus hyväksyy kaupunginjohtajan ja apulaiskaupunginjohtajan toimenkuvauksen. Kaupunginjohtaja hyväksyy muiden toimialajohtajien toimenkuvauksen.
Hallintosääntö 10 Toimialajohtaja hyväksyy tehtäväalueiden johtajien toimenkuvauksen. Tehtäväalueen johtaja tai hänen määräämänsä hyväksyy muun henkilöstön toimenkuvaukset. HENKILÖSTÖN RATKAISUVALTA JA VASTUU 10 Kaupunginjohtajan tehtävät ja ratkaisuvalta Kaupunginjohtajan tehtävistä on säädetty Kuntalaissa. Lisäksi hänen toimialueeseensa kuuluvat tehtävät, jotka on määritelty kaupunginhallituksen hyväksymässä johtajasopimuksessa. Kaupunginjohtajan tehtävänä on olla läsnä tai huolehtia siitä, että kaupungin edustaja on läsnä niissä edustustilaisuuksissa, kokouksissa ja neuvotteluissa, joissa kaupungin etujen mukaisesti on syytä käyttää puhevaltaa ja vaikuttaa. Kaupunginjohtajalla on oikeus ratkaista asiat, jotka koskevat: 1. edustusmäärärahojen käyttöä 2. kaupungin vaakunan käyttöä 3. toimialajohtajia koskevia henkilöstöhallinnollisia asioita 4. huomionosoituksia, kannatusilmoituksia ja lahjoituksia tavanomaisiin hyväntekeväisyystarkoituksiin 5. kaupunginviraston tilapäistä sulkemista 6. seudullisiin kehittämishankkeisiin osallistumisesta ja kaupungin rahoitusosuuden suuruudesta talousarviossa varattujen määrärahojen puitteissa. 11 Apulaiskaupunginjohtajan tehtävät ja ratkaisuvalta Apulaiskaupunginjohtajalla on oikeus ratkaista tilapäisluoton ottamista ja lainojen suojausmenetelmien käyttöä koskevat asiat kaupunginhallituksen antamien ohjeiden mukaisesti 12 Henkilöstön yleinen ratkaisuvalta ja vastuu
Hallintosääntö 11 Viranhaltijat ja työntekijät vastaavat omalta osaltaan lautakunnan toimintasuunnitelmassa ja henkilöstön toimenkuvissa hyväksytyistä asioista ja niiden tavoitteiden toteutumisesta. Viranhaltijat ja työntekijät ratkaisevat toimenkuvien määräämillä vastuu- ja toiminta-alueillaan asiat. Jos syntyy epäselvyyttä tehtäväalueiden tai tulosalueiden välisistä asioista tai asia koskee useita tehtäväalueita, toimialajohtaja ratkaisee asian. Toimialajohtajalla tai tehtäväalueen johtajalla on oikeus yksittäistapauksessa ottaa ratkaistavakseen asia, joka muutoin kuuluu hänen alaisensa henkilöstön ratkaistavaksi, ellei laista tai sen nojalla annetusta säädöksestä muuta johdu. 13 Henkilöstön erityinen ratkaisuvalta ja vastuu Henkilöstöpäällikkö päättää työ-/virkapuhelimien profiileista ja luontaisedusta. Toimialajohtajan ratkaisuvaltaan kuuluvat seuraavat asiat: 1. tehdä koko toimialaa koskevat sopimukset ja sitoumukset asianomaisen lautakunnan ja hankintasäännön määräämissä rajoissa 2. hyväksyä koko toimialaa koskevat laskut 3. hyväksyä tehtäväalueiden ja tulosalueiden johtajien henkilökohtaiset laskut 4. päättää toimialalle maksettavaksi tulevasta vahingonkorvauksesta, jossa kaupunki on korvausvelvollinen ja korvaussumma on todennäköisesti alle 5000 e 5. päättää toimialan henkilöstön oikeudesta saada korvausta oman ajoneuvon käyttämisestä virka- tai työtehtävissä 6. päättää hankinnoista kaupungin hankintasäännön määräämällä tavalla 7. päättää toimialan lainsäädännön yleisestä toimeenpanosta yleisissä asioissa sekä käyttää itse tai määräämänsä edustajan välityksellä lautakunnan yleistä puhevaltaa. Toimialajohtaja voi siirtää edellä mainittua ratkaisuvaltaansa alaisilleen viranhaltijoille.
Hallintosääntö 12 Sen estämättä, mitä edellä on todettu toimialajohtajan ratkaisuvaltaan kuuluvista asioista, tehtäväalueen johtajan ratkaisuvaltaan kuuluvat tehtäväalueella seuraavat asiat: 1. tehtäväaluetta koskevien sopimusten ja sitoumusten tekeminen asianomaisen lautakunnan ja hankintasäännön määräämissä rajoissa 2. tehtäväaluetta koskevien laskujen hyväksyminen 3. tehtäväalueen ja tulosalueiden henkilöstön henkilökohtaisten laskujen hyväksyminen 4. tehtäväalueen hankinnoista ja poistoista päättäminen kaupungin hankintasäännön määräämällä tavalla. Tehtäväalueen johtaja voi siirtää edellä mainittua ratkaisuvaltaansa alaisilleen viranhaltijoille. TOIMIVALTA HENKILÖSTÖASIOISSA 14 Määräysten soveltaminen Niistä virkasuhteeseen ja viranhaltijaan liittyvistä asioista, joista on säädetty kunnallisista viranhaltijoista annetussa laissa (304/03) tai muussa laissa, päättää kaupunginhallitus, ellei laissa ole toisin säädetty tai hallintosäännössä taikka muussa johtosäännössä muuta määrätty. 15 Toimivalta viran perustamisessa ja lakkauttamisessa sekä virkasuhteen muuttamisessa työsuhteeksi Valtuusto päättää viran perustamisesta ja lakkauttamisesta. Toimielin (kaupunginhallitus tai lautakunta) päättää toimialallaan sellaisen olemassa olevan viran, jota lainsäädäntö ei edellytä tai jossa ei käytetä julkista valtaa, lakkauttamisesta ja muuttamisesta työsuhteeksi. Työsuhteisen vakanssin nimikemuutoksesta päättää kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto. 16 Henkilöstövalinnat Valtuusto valitsee kaupunginjohtajan, toimialajohtajat ja hallintotoimen tulosaluejohtajat.
Hallintosääntö 13 Kaupunginhallitus valitsee tehtäväalueiden johtajat Toimialajohtajat valitsevat alaisensa henkilökunnan lukuun ottamatta tehtäväalueiden johtajia ja päättävät henkilöstön sijoittamisesta tehtäväalueen sisällä kuultuaan asianomaista henkilöä ja tämän esimiestä. Kaupunginjohtaja päättää henkilöstön sijoittamisesta toimialalta toiseen, kuultuaan ensin asianomaista henkilöä sekä tehtäväalueen johtajaa ja toimialajohtajaa. Henkilöstö on Akaan kaupungin palveluksessa. Koeajan määräämisestä tai siitä sopimisesta ja koeajan pituudesta päättää se, joka ottaa palvelussuhteeseen. 17 Viranhaltijan siirtäminen toiseen virkasuhteeseen Viranhaltijan siirtämisestä toiseen virkasuhteeseen kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 24 :ssä tarkoitetuissa tapauksissa päättää kaupunginhallitus tai se viranomainen, joka päättää molempiin virkasuhteisiin ottamisesta. 18 Virka- ja työvapaa Jollei 20 :stä muuta johdu päättää toimialajohtaja alaisensa henkilöstön virkaja työvapaan myöntämisestä. Sijaisen määrää tarvittaessa se viranomainen, joka myöntää virka- ja työvapaan. Sama viranomainen päättää myös sijaisen palkkauksesta voimassa olevien yleisperiaatteiden puitteissa. Se, mikä koskee kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 26-29 :ssä virkavapaan myöntämistä, koskee myös työvapaan myöntämistä. 19 Viranhaltijoiden ratkaisuvalta henkilöstöasioissa Tehtäväalueiden johtajat ratkaisevat alaistaan henkilöstöä koskevat seuraavat asiat: myöntävät vuosiloman ja määräävät tehtävien hoitamisesta lomien ja tilapäisten estymisten aikana päättävät koulutuksesta
Hallintosääntö 14 myöntävät sellaisen virka- ja työvapaan, jonka saamiseen viranhaltijalla ja työntekijällä on lainsäädännön, virka- ja työehtosopimuksen nojalla ehdoton oikeus myöntävät henkilöstöjaoston erikseen antamia yleisohjeita noudattaen harkinnanvaraisen virka- ja työvapaan, mikäli harkittavaksi ei tule virkavapauden tai työloman ajalta maksettavan palkan määrä. Jos harkittavaksi tulee palkan määrä, siitä päättää kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto. antavat alaiselleen viranhaltijalle ja työntekijälle virka- ja työmatkamääräyksen määräävät tarvittaessa henkilöstön lisä-, yli-, yö-, lauantai- tai sunnuntaityöhön sekä varallaoloon terveydentilaa koskevien tietojen pyytämisestä ja terveydentilaa koskeviin tarkastuksiin ja tutkimuksiin määräämisestä. Tehtäväalueen johtaja voi siirtää edellä olevaa ratkaisuvaltaa omalla tehtäväalueellaan tulosalueen, tulosyksikön tai toimintayksikön/ kustannuspaikan vastuuhenkilölle. Tehtäväalueiden johtajien osalta edellä mainitut asiat ratkaisee toimialajohtaja. Toimialajohtajan osalta edellä mainitut asiat ratkaisee kaupunginjohtaja. 20 Sivutoimilupa Sivutoimiluvan myöntämisestä sekä sivutoimen vastaanottamisen ja pitämisen kieltämisestä päättää kaupunginjohtajan, apulaiskaupunginjohtajan ja muiden toimialajohtajien osalta kaupunginhallitus ja muun henkilöstön osalta kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto. 21 Kirjallinen varoitus Kirjallisen varoituksen antamisesta päättää kaupunginjohtajan ja toimialajohtajien osalta kaupunginhallitus ja alaisensa henkilöstön osalta toimialajohtaja. Ennen kuin kirjallisen varoituksen antamisesta päätetään, viranhaltijalle/työntekijälle on varattava tilaisuus tulla kuulluksi asian johdosta. 22 Virantoimituksesta pidättäminen Viranhaltijan virantoimituksesta pidättämisestä päättää se viranomainen, joka on valinnut henkilön virkaan. Valtuuston valitsemien viranhaltijoiden osalta asiasta päättää kaupunginhallitus. Muiden viranhaltijoiden kuin kaupunginjohtajan väliaikaisesta virasta pidättämisestä päättää kaupunginjohtaja.
Hallintosääntö 15 Kaupunginjohtajan virasta pidättämisestä päättää valtuusto. Ennen valtuuston kokousta asiasta päättää väliaikaisesti valtuuston puheenjohtaja. 23 Palvelusuhteen päättäminen ja lomauttaminen Palvelusuhteen päättymisestä ja lomauttamisesta päättää se, joka valitsee viranhaltijan tai ottaa työntekijän työsopimussuhteeseen. Kaupunginjohtajan, toimialajohtajien ja tehtäväalueiden johtajien osalta lomauttamisesta päättää kaupunginhallitus. 24 Viran tai työtehtävän haettavaksi ilmoittaminen Viran tai työtehtävän ilmoittaa haettavaksi se, jonka toimivaltaan kuuluu valita viranhaltija tai työntekijä avoinna olevaan virkaan tai työtehtävään. Viran, johon valtuusto valitsee viranhaltijan, julistaa haettavaksi kaupunginhallitus. Vapaaksi tulleen viran tai työtehtävän haettavaksi ilmoittamiseen on saatava kaupunginhallituksen henkilöstöjaoston myöntämä lupa. Henkilö voidaan ilman hakumenettelyä ottaa avoimeksi tulleeseen työtehtävään, jota vastaavia tehtäviä hän on hoitanut omassa kunnassa virkatai työsopimussuhteessa yhtäjaksoisesti vähintään kuusi kuukautta. Kunnallisesta viranhaltijasta annetun lain 4 :n 3 momentissa säädetään siitä, milloin virkasuhteeseen voidaan ottaa henkilö ilman hakumenettelyä. 25 Henkilöstön kelpoisuusehdot Henkilöstön kelpoisuusehdoista päättää kaupunginhallituksen henkilöstöjaosto. Henkilöstön kelpoisuusehdoista pidetään erillistä luetteloa. KOKOUSMENETTELY 26 Määräysten soveltaminen Kokousmenettelyä koskevia määräyksiä noudatetaan valtuustoa lukuun ottamatta kaupungin toimielimissä.
Hallintosääntö 16 27 Kokousaika ja -paikka Toimielin pitää kokouksensa päättämänään aikana ja päättämässään paikassa. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen sen pitämiseksi. 28 Kokouksen koollekutsuminen Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtaja. Kokouskutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Esityslista lähetetään mahdollisuuksien mukaan kokouskutsun yhteydessä. Kokouskutsu lähetetään jäsenille ja muille, joilla on läsnäolo-oikeus tai -velvollisuus, toimielimen päättämällä tavalla vähintään neljä päivää ennen kokousta. 29 Jatkokokous Jos kokousasioita ei ole saatu kokouksessa käsitellyiksi, asiat voidaan siirtää jatkokokoukseen, johon ei tarvitse antaa eri kutsua. Kokouksesta poissa olleille on kuitenkin pyrittävä antamaan tieto jatkokokouksesta. 30 Varajäsenen kutsuminen Toimielimen jäsenen, joka on estynyt saapumasta kokoukseen, on kutsuttava varajäsen sijaansa. Milloin jäsen on esteellinen käsittelemään jotakin asiaa kokouksessa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jonkin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenen kokoukseen sitä asiaa käsittelemään. Myös puheenjohtaja tai esittelijä voi toimittaa kutsun varajäsenelle. 31 Kokouksen pitäminen Avattuaan kokouksen puheenjohtaja toteaa läsnä olevat sekä kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden. Asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä, jollei toimielin toisin päätä. Toimielin voi päättää ottaa käsiteltäväksi sellaisenkin asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa.
Hallintosääntö 17 32 Kokouksen johtaminen Puheenjohtajan tehtävänä on johtaa asioiden käsittelyä sekä pitää huolta järjestyksestä toimielimen kokouksessa. Puheenjohtaja saa varoituksen annettuaan määrätä poistettavaksi henkilön, joka käyttäytyy sopimattomasti. Jos syntyy epäjärjestys, puheenjohtajan on keskeytettävä tai lopetettava kokous. 33 Tilapäinen puheenjohtaja Jos sekä puheenjohtaja että varapuheenjohtaja ovat poissa tai esteellisiä jossakin asiassa, kokous valitsee asian käsittelyä varten tilapäisen puheenjohtajan. 34 Läsnäolo toimielinten kokouksissa Kaupungin eri toimielinten kokouksissa on jäsenten lisäksi läsnäolo- ja puheoikeus kaupunginhallituksen kokouksessa valtuuston puheenjohtajalla ja varapuheenjohtajilla lautakuntien ja jaostojen kokouksessa kaupunginhallituksen puheenjohtajalla ja kaupunginjohtajalla. Muiden kuin edellä mainittujen henkilöiden läsnäolosta ja puheoikeudesta päättää asianomainen toimielin. Kaupunginhallituksen edustuksesta valtuuston kokouksessa määrätään valtuuston työjärjestyksessä. 35 Kaupunginhallituksen edustus muissa toimielimissä Kaupunginhallitus voi määrätä muihin toimielimiin edustajansa, jolla on läsnäolo- ja puheoikeus toimielimen kokouksessa. Edustajaksi voidaan määrätä myös kaupunginhallituksen varajäsen ja kaupunginjohtaja. 36 Esittely Asiasta päätetään toimielimen kokouksessa viranhaltijan esittelystä. Esittelijän ehdotus on käsittelyn pohjaehdotuksena. Jos esittelijä on muuttanut esityslistalla olevaa ehdotustaan ennen kuin toimielin on tehnyt päätöksen
Hallintosääntö 18 asiasta, pohjaehdotus on muutettu ehdotus. Jos ehdotus on peruutettu, asia on poistettava esityslistalta, jollei toimielin toisin päätä. Esittelijänä kaupunginhallituksen kokouksessa toimii kaupunginjohtaja ja lautakunnan kokouksessa toimialajohtaja. Esittelijän ollessa poissa tai esteellinen, toimii esittelijänä hänen sijaisekseen määrätty. Toimielinten jaostojen esittelystä on määrätty tämän hallintosäännön 4 :ssä Lautakunnat ja toimialat. Kaupunginhallitus tai lautakunta voi erityisestä syystä päättää, että asia käsitellään puheenjohtajan selostuksen pohjalta ilman viranhaltijan esittelyä. 37 Esteellisyyden toteaminen Toimielimen puheenjohtajan on tarvittaessa saatettava jäsenen tai muun läsnäoloon oikeutetun henkilön esteellisyys toimielimen ratkaistavaksi. 38 Äänestys ja vaalit Äänestyksestä ja vaalin toimittamisesta on soveltuvin osin voimassa, mitä valtuuston työjärjestyksessä määrätään. 39 Pöytäkirjan laatiminen, tarkastaminen ja nähtävänä pitäminen Pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä toimielimen päättämänä aikana ja paikassa siten kuin siitä toimielin on päättänyt ja ilmoittanut. Pöytäkirjaan merkitään seuraavat asiat: 1) Järjestäytymistietoina toimielimen nimi kokouksen alkamis- ja päättymisaika sekä kokouspaikka läsnä olleet ja poissa olleet ja missä ominaisuudessa kukin on ollut läsnä kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. 2) Asian käsittelytietoina asiaotsikko selostus asiasta päätösehdotus esteellisyys
Hallintosääntö 19 tehdyt ehdotukset ja onko niitä kannatettu äänestykset, joista merkitään äänestystapa, äänestysjärjestys, äänestysesitys sekä äänestyksen tulos vaalit, joista merkitään vaalitapa ja vaalin tulos päätöksen toteaminen eriävä mielipide. 3) Laillisuustietoina oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus puheenjohtajan allekirjoitus pöytäkirjanpitäjän varmennus merkintä pöytäkirjan tarkastuksesta merkintä pöytäkirjan nähtävänä pidosta, mikäli pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävänä. Pöytäkirjaan liitettävissä oikaisuvaatimusohjeissa annetaan tarpeelliset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemiseksi. Pöytäkirjaan liitettävässä valitusosoituksessa on mainittava valitusviranomainen, valitusaika ja mitä valituskirjelmään on liitettävä. Päätökseen, josta ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä valitusta, on liitettävä tästä ilmoitus ja samalla mainittava, mihin lain tai asetuksen kohtaan kielto perustuu. Mitä edellä on määrätty, noudatetaan soveltuvin osin myös viranhaltijan ja luottamushenkilön tekemiin päätöksiin. 40 Kaupunginhallituksen ja lautakunnan otto-oikeus Asian ottamisesta kaupunginhallituksen käsiteltäväksi päättää kaupunginhallitus, kaupunginhallituksen puheenjohtaja tai kaupunginjohtaja. Asian ottamisesta lautakunnan käsiteltäväksi päättää lautakunta, lautakunnan puheenjohtaja tai lautakunnan esittelijä. 41 Ottokelpoisen päätöksen ilmoittaminen Kaupungin viranomaisen on ilmoitettava neljän päivän kuluessa pöytäkirjan tarkastamisesta kaupunginhallitukselle tai lautakunnalle niiden määräämällä tavalla tekemistään päätöksistä lukuun ottamatta seuraavia asioita ja asiaryhmiä, joista kaupunginhallitus ja lautakunnat eivät käytä otto-oikeuttaan: vuosilomien ajankohdan vahvistaminen säästövapaan myöntäminen
Hallintosääntö 20 lomarahavapaat säästösyyvapaat virka-/työvapaa työkyvyttömyyden johdosta sellaisen virka-/työvapaan myöntäminen, jonka saamiseen viranhaltijalla/työntekijällä on lainsäädännön taikka virka- tai työehtosopimuksen nojalla ehdoton oikeus lastentarhanopettajan ja erityislastentarhanopettajan KVTES:n mukaiset ylimääräiset vapaapäivät päivystysvapaa virka- ja työmatkamääräyksen antaminen henkilöstökoulutukseen ja ammattiyhdistyskoulutukseen osallistuminen reservin kertausharjoitukseen ja väestönsuojelulain 6 2 momentin mukaiseen koulutukseen osallistuminen. Jos pöytäkirjaa ei tarkisteta, määräaika lasketaan pöytäkirjan allekirjoittamisesta. Päätökset niissä asioissa, joista ei tarvitse ilmoittaa, voidaan otto-oikeuden estämättä panna täytäntöön, jollei yksittäistapauksessa ole ilmoitettu asian ottamisesta kaupunginhallituksen tai lautakunnan käsiteltäväksi. KUNNAN TALOUS 42 Talousarvion täytäntöönpano Valtuusto hyväksyy talousarviossa kaupunginhallitukselle ja lautakunnalle tehtäväkohtaiset toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet sekä hyväksyy niihin perustuvat määrärahat ja tuloarviot. Lisäksi valtuusto hyväksyy investoinneille hanke- ja hankeryhmäkohtaiset määrärahat ja tuloarviot. Kaupunginhallitus ja lautakunnat hyväksyvät talousarvioon perustuvat käyttösuunnitelmat. Nämä voivat siirtää käyttösuunnitelman hyväksymiseen liittyvää toimivaltaa edelleen alaisilleen viranhaltijoille. 43 Talousarvion muutokset Talousarvioon tehtävät muutokset on esitettävä valtuustolle talousarviovuoden aikana. Talousarviovuoden jälkeen talousarvion muutoksia voidaan käsitellä vain poikkeustapauksissa. Tilinpäätöksen allekirjoittamisen jälkeen talousarvion muutosehdotusta ei voida valtuustolle tehdä. Määrärahan muutosesityksessä on selvitettävä myös muutoksen vaikutus toiminnallisiin tavoitteisiin ja tuloarvioihin. Vastaavassa toiminnallisia tavoitteita
Hallintosääntö 21 tai tuloarvioita koskevassa muutosesityksessä on selvitettävä muutoksen vaikutus määrärahoihin. 44 Omaisuuden myynti Käyttöomaisuuden myynnistä päättää valtuuston hyväksymien perusteiden mukaisesti kaupunginhallitus. Irtaimen omaisuuden, mukaan lukien osakkeiden ja osuuksien myynnistä päättää kaupunginhallitus, joka voi siirtää toimivaltaansa edelleen lautakunnille ja viranhaltijoille. 45 Poistosuunnitelman hyväksyminen Suunnitelmapoistojen perusteet hyväksyy valtuusto. Käyttöomaisuuden perusparannusmeno lisätään poistamattomaan hankintamenoon, jollei erilliseen poistosuunnitelmaan ole erityistä syytä. Valtuuston hyväksymien suunnitelmapoistojen perusteiden pohjalta kaupunginhallitus hyväksyy hyödyke- tai hyödykeryhmäkohtaiset poistosuunnitelmat. Kaupunginhallitus vahvistaa poistolaskennan pohjaksi pienhankintarajan. 46 Rahatoimen hoitaminen Valtuusto päättää lainan ottamista sekä lainan antamista ja muuta sijoitustoimintaa koskevista periaatteista. Talousarvion ja -suunnitelman hyväksymisen yhteydessä valtuusto päättää antolainojen ja vieraan pääoman muutoksista. Muista rahoitukseen liittyvistä asioista päättää kaupunginhallitus. Kaupunginhallitus voi siirtää lainan ottamisen ja sijoitustoimintaa koskevaa toimivaltaansa edelleen muille toimielimille ja viranhaltijoille. 47 Maksujen määrääminen Valtuusto päättää taksoista taksasäännön mukaan. Valtuusto päättää maksujen yleisistä perusteista. Maksujen yksityiskohtaisista perusteista ja maksuista päättää kaupunginhallitus ja lautakunnat oman toimialansa osalta. 48 Riskien hallinta
Hallintosääntö 22 Kaupunginhallitus vastaa riskienhallinnan toteuttamisesta ja yhteensovittamisesta sekä päättää kunnan omaisuuden ja vastuiden vakuuttamisesta. Kaupunginhallitus voi siirtää toimivaltaansa edelleen lautakunnille ja viranhaltijoille. MUUT MÄÄRÄYKSET 49 Tiedottaminen Kaupungin tiedottamista johtaa kaupunginhallitus, joka hyväksyy yleiset ohjeet kaupungin tiedottamisen periaatteista. 50 Kaupungin asukkaiden aloitteet Kaupunginhallituksen on vuosittain huhtikuun loppuun mennessä esitettävä valtuustolle luettelo valtuuston toimivaltaan kuuluvissa asioissa tehdyistä kaupungin toimintaa koskevista aloitteista ja niiden johdosta suoritetuista toimenpiteistä. Valtuusto voi samalla todeta, mitkä aloitteista on käsitelty loppuun. Kaupunginhallituksen ja toimialan tehdyistä aloitteista on vastaavasti esitettävä tiedot kaupunginhallitukselle ja asianomaiselle toimielimelle niiden päättämällä tavalla. Jos aloite vaatii erityistä valmistelua, sen viranomaisen, jonka käsiteltäväksi aloite kuuluu, on ilmoitettava aloitteen tekijälle kuukauden kuluessa aloitteen tekemisestä sen arvioitu käsittelyaika ja keneltä saa lisätietoja aloitteen käsittelystä. 51 Kaupungin nimenkirjoitus ja asiakirjojen allekirjoittaminen Kaupungin puolesta tehtävät sopimukset ja annettavat sitoumukset allekirjoittaa kaupunginjohtaja tai apulaiskaupunginjohtaja ja varmentaa henkilöstöpäällikkö, hallintopäällikkö, talouspäällikkö tai ao. toimialajohtaja, jollei jäljempänä muuta määrätä tai jollei kaupunginhallitus ole valtuuttanut toisia henkilöitä. Kaupunginhallituksen kirjelmät allekirjoittaa kaupunginjohtaja tai apulaiskaupunginjohtaja, jollei kaupunginhallitus ole valtuuttanut toisia henkilöitä.
Hallintosääntö 23 Toimielimen päättämät sopimukset ja annettavat sitoumukset allekirjoittaa toimialajohtaja ja varmentaa asian valmistelija tai tehtäväalueen johtaja, jollei toimielin ole valtuuttanut toisia henkilöitä. Toimielimen kirjelmät allekirjoittaa toimialajohtaja, hänen määräämänsä viranhaltija tai muu toimielimen valtuuttama henkilö. Viranhaltijapäätöksen pohjalta tehtävät sopimukset ja annettavat sitoumukset allekirjoittaa päätöksen tekijä. Valmistelua koskevat asiakirjat allekirjoittaa asian valmistelija. Toimielimen hallinnassa olevista asiakirjoista annettavat otteet ja jäljennökset voi toimielimen pöytäkirjanpitäjä tai hänen valtuuttamansa henkilö yksinkin todistaa oikeaksi. Kaupungin keskusarkistonhoitaja voi todistaa oikeaksi kaupungin arkistoissa säilytettävistä asiakirjoista annettavat jäljennökset ja otteet. 52 Asiakirjojen lunastus Kaupunginhallitus päättää perusteista, joiden mukaan asiakirjoista on suoritettava kaupungille maksua. 53 Tarkastussääntö Kaupungin hallinnon ja talouden tarkastuksesta määrätään tarkastussäännössä. 54 Voimaantulo Tämä Akaan kaupungin muutettu hallintosääntö tulee voimaan 1.1.2013.