YTOL-HAKEMUSPALVELU Käyttöohje 2017
1 Sisällys Yleistä Ytol-hakemuspalvelun käytöstä... 2 Ota yhteyttä... 2 Näin käytät YTOL-hakemuspalvelua... 3 YTOL-hakemuspalvelun osoite... 3 Kirjautumislinkin tilaaminen... 3 Omat tiedot... 4 Uusi hakemus... 6 Hakemuksen muokkaaminen...10 Opettajatietojen lisääminen ja muokkaaminen...12 Opettajan kutsuminen täydentämään ja hyväksymään pätevyystietonsa...15 Opettajan poistaminen hakemukselta...16 Ryhmänohjaajan tietojen lisääminen ja muokkaaminen...17 Ryhmänohjaajan kutsuminen täydentämään ja hyväksymään pätevyystietonsa...18 Ryhmänohjaajan poistaminen hakemukselta...19 Opettaja / ryhmänohjaaja: Pätevyystietojen tarkistaminen ja liitetietojen lisääminen..19 Hakemuksen lähettäminen hyväksyttäväksi...22 Hakemuksen tietojen täydentäminen lähettämisen jälkeen UUSI HAKEMUS...24
2 YLEISTÄ YTOL-HAKEMUSPALVELUN KÄYTÖSTÄ Jokaisesta haettavasta opintokokonaisuudesta tai opintojaksosta tehdään oma hakemus. Hakemuksen täyttäminen kannattaa valmistella etukäteen, jotta täyttäminen sujuu helposti. Kirjautumislinkki on käyttäjäkohtainen. Saman kirjautumislinkin kautta voi tehdä useita hakemuksia YTOL-hakemuspalveluun. o Vain hakemuksen täyttäjä voi hakea uutta kirjautumislinkkiä. o Opettaja ja ryhmäohjaaja saavat uuden kirjautumislinkin ottamalla yhteyttä hakemuksen täyttäjään, joka voi lähettää uuden kirjautumislinkin. o Kirjautumislinkit ovat voimassa yhden kuukauden kerrallaan. Hakemukset tallentuvat YTOL-hakemuspalveluun hakemuksen täyttäjän tietoihin. Muut saman oppilaitoksen edustajat eivät pääse katselemaan hakemuksia. Ota yhteyttä Henkilöstömme antaa lisätietoja opetuksen järjestämisoikeusien hausta: oppiaineiden sisällöllisiin kysymyksiin vastaavat koulutuspäälliköt viestintä- ja kieliopintoihin koulutussuunnittelija Ursula Kaari hakemuspalvelun käyttöön liittyviin kysymyksiin vastaavat suunnittelija Mirva Huovinen tai kehittämispäällikkö Merja Karjalainen
3 NÄIN KÄYTÄT YTOL-HAKEMUSPALVELUA YTOL-hakemuspalvelun osoite Hakemuspalveluun pääset osoitteesta https://www.avoin.jyu.fi/ytol Kirjautumislinkin tilaaminen YTOL-hakemuspalveluun kirjautuminen edellyttää kirjautumislinkin tilaamista. 1. Syötä YTOL-hakemuspalvelun Kirjautuminen hakemuspalveluun sivun Sähköpostiosoite-kenttään sähköpostiosoitteesi ja klikkaa Pyydä kirjautumislinkkiä -painiketta. 2. Saat sähköpostiisi viestin osoitteesta noreply@jyu.fi otsikolla Kirjautumislinkki JYAY:n YTOL-hakemuspalveluun. Viesti sisältää kirjautumislinkin YTOL-hakemuspalveluun sekä tiedon kirjautumislinkin voimassaoloajasta. 3. Kirjautumislinkin vanhennuttua, tilaa uusi kirjautumislinkki hakemuspalveluun sähköpostiosoitteellasi. Tallentamasi tiedot ovat tallessa palvelussa.
4 4. Kirjaudu YTOL-hakemuspalveluun klikkaamalla sähköpostiviestissä olevaa linkkiä. Omat tiedot YTOL-hakemuspalvelu täyttää etu- ja sukunimitietosi sähköpostiosoitteestasi päättelemällä. Pääset muokkaamaan tietojasi ja lisäämään edustamasi oppilaitoksen Muokkaa tietoja -painikkeen kautta.
5 Lisää oppilaitoksesi valitsemalla oppilaitoksen nimi Organisaatio-kentässä avautuvasta valikosta. HUOM! Jos et löydä omaa oppilaitostasi listalta, ota yhteyttä Mirva Huoviseen tai Merja Karjalaiseen. Kun olet tarkistanut ja täydentänyt omat tietosi, Tallenna.
6 Uusi hakemus Uuden hakemuksen täyttäminen aloitetaan klikkaamalla Uusi hakemus painiketta, joka löytyy omalla nimelläsi otsikoidun sivun alareunasta. Aiemmin tekemäsi hakemukset näkyvät listana omien tietojesi alla, ennen Uusi hakemus - painiketta. Uuteen hakemukseen tarvitaan seuraavat tiedot: 1. Hakeva organisaatio (alasvetovalikko) haetaan oletuksena omista tiedoistasi, mikäli olet sen sinne tallentanut. 2. Haettava opintokokonaisuus tai opintojakso (alasvetovalikko) 3. Arvioitu opiskelijamäärä 4. Haettava opetuksen järjestämisoikeusaika (alasvetovalikko)
7 5. Opettajien sähköpostiosoitteet Opettajia voi olla opintokokonaisuudessa useita. Kirjoita opettajien sähköpostiosoitteet kenttään allekkain (Enterillä pääset seuraavalle riville), älä kirjoita kenttään mitään muuta. Opettaja-tietojen täyttäminen ei ole pakollista tässä vaiheessa. Voit lisätä opettajat myös hakemusluonnoksen tallentamisen jälkeen. 6. Ryhmänohjaajan sähköpostiosoite Ryhmänohjaajia voi olla vain yksi/opintokokonaisuus. Ryhmänohjaaja tietoa käytetään ryhmänohjausmallilla toteutettavien opintokokonaisuuksien järjestämisoikeutta haettaessa. Yksittäisiä opintojaksoja haettaessa ryhmänohjaaja-tietoa ei käytetä. Kirjoita ryhmänohjaajan sähköpostiosoite kenttään.
8 Ryhmänohjaaja-tiedon täyttäminen ei ole pakollista tässä vaiheessa. Voit lisätä ryhmänohjaajan myös hakemusluonnoksen tallentamisen jälkeen. 7. Oppilaitoksen perustelut hakemukselle Tiedekunta/kielikeskus arvioi esitettyjä perusteluja tehdessään päätöksiä opetuksen järjestämisoikeuksista. Apukysymyksiä perusteluihin: Miksi oppilaitoksenne hakee ko. opetuksen järjestämisoikeutta? Millainen merkitys oppiaineella on oppilaitoksenne koulutustarjonnassa? Onko alueellanne muita vastaavan opetuksen järjestäjiä? Mikä on opetuksen kohderyhmä? Onko oppilaitoksellanne yhteistyösuunnitelmia muiden alueenne toimijoiden kanssa (esim. oppilaitokset, alueen julkisorganisaatiot, yritykset, kansalaisjärjestöt ja paikalliset asiantuntijat) opetuksen järjestämiseksi? Jos yhteistyösuunnitelmia on, millaisia? HUOM! Tätä tekstikenttää voit käyttää myös lisätietojen kirjoittamiseen.
9 8. Paina Tallenna Hakemus on nyt tallennettu luonnos-tilaan YTOL-hakemuspalveluun. 9. Voit halutessasi poistua YTOL-hakemuspalvelusta sivun oikeassa yläreunassa olevalla Poistu-painikkeella ja palata myöhemmin täydentämään ja muokkaamaan hakemusta.
10 Hakemuksen muokkaaminen Tekemäsi hakemukset näkyvät YTOL-hakemuspalvelussa omissa tiedoissasi Pääset muokkaamaan Luonnos-tilassa olevia hakemuksiasi klikkaamalla hakemuksen nimen päällä. Hakemuksen perustietojen muokkaukseen pääset hakemuksen yläreunassa olevan Muokkaa hakemusta painikkeen kautta. Muokattuasi perustietoja, tallenna muutokset.
11
12 Opettajatietojen lisääminen ja muokkaaminen 1. Lisää uusi opettaja hakemusluonnokseen Klikkaamalla Lisää opettaja -painiketta. 2. Hakemusluonnokseen on tallentunut oletuksena uuden hakemuksen ensimmäisessä vaiheessa ilmoitettujen opettajien sähköpostiosoitteet. Ohjelma on automaattisesti päätellyt henkilöiden etu- ja sukunimet ilmoitetun sähköpostiosoitteen pohjalta. 3. Tarkista opettajien nimitiedot (kiinnitä erityisesti huomiota ääkkösten puuttumiseen) ja valitse opintojaksot klikkaamalla Aseta opintojakso(t) -tietoa.
13 4. Jokaiselle opettajalle pitää asettaa vähintään yksi opintojakso. Lisää opettajalle yksi tai useampi opintojakso seuraavasti: Klikkaa hiirtä/kohdistinta Opintojaksot kentän päällä Kentästä avautuu valikko, josta näet hakemuksessa haettavan opintokokonaisuuden opintojaksot. HUOM! Mikäli hakemuksessa haetaan yksittäistä opintojaksoa, Opintojaksot-kenttään tulee vain tämä yksittäinen opintojakso, ei valikkoa.
14 Lisää opettajalle opintojaksoja valitsemalla niitä yksitellen valikosta. Lisää kaikki ne opintojaksot, joihin opettajaa tullaan ehdottamaan. Jos opettaja opettaa kaikkia opintokokonaisuuden opintojaksoja, lisää kaikki opintojaksot. 5. Paina Tallenna 6. Voit halutessasi lisätä opettajan tietoihin hänen pätevyyttään osoittavia liitteitä opettajan tiedoissa Lisää liitetiedosto -painikkeen kautta, mutta opettaja voi lisätä ne myös itse. Vaikka liitteet olisi opettajan puolesta lisätty hakemukseen YTOL-hakemuspalvelussa, opettajan pitää itse tarkastaa tallennetut tiedot ja kuitata tiedot valmiiksi. Et voi hakemuksen täyttäjänä tehdä kuittausta opettajan puolesta.
15 Opettajan kutsuminen täydentämään ja hyväksymään pätevyystietonsa Kun olet lisännyt hakemukseen opettajat ja heidän tietoihinsa ne opintojaksot, joihin ehdotatte heitä opettajiksi, lähetä heille sähköpostikutsu pätevyystietojen täydentämistä varten. 1. Lähetä sähköpostikutsu -painike ilmestyy hakemukseen opettajan kohdalle, kun vähintään yksi opintojakso on lisätty opettajan tietoihin. 2. Voit lähettää opettajalle kutsun uudelleen, mikäli hän ei ole vahvistanut pätevyystietojaan tai hän ei jostain syystä ole saanut alkuperäistä kutsuviestiä sähköpostiinsa. Mikäli joudut lähettämään kutsun uudelleen, tarkista, että olet kirjoittanut opettajan sähköpostiosoitteen oikein hakemuksen opettajatietoihin.
16 Opettajan poistaminen hakemuksesta Voit poistaa opettajan hakemuksesta painamalla opettajatiedoissa olevaa Poista-painiketta. Jos opettaja on ehtinyt Kuitata pätevyystietonsa valmiiksi, Poista-painiketta ei ole näkyvissä.
17 Saat poistettua opettajan hakemuksesta klikkaamalla ensin Peru kuittaus -painiketta, jolloin Poista-painike ilmestyy näkyviin. Klikkaa sitten Poista. Ryhmänohjaajan tietojen lisääminen ja muokkaaminen 1. Lisää uusi ryhmänohjaaja hakemusluonnokseen klikkaamalla Lisää ryhmänohjaaja - painiketta. HUOM! Et voi lisätä ryhmänohjaajaa, jos olet hakemassa yksittäistä opintojaksoa. Ryhmänohjaajan voi lisätä vain opintokokonaisuuksia haettaessa. 2. Hakemusluonnokseen on tallentunut oletuksena uuden hakemuksen ensimmäisessä vaiheessa lisäämäsi ryhmänohjaajan sähköpostiosoite ja siitä automaattisesti päätelty etu- ja sukunimi. 3. Tarkista ryhmänohjaajan nimitiedot Kiinnitä erityisesti huomiota ääkkösten puuttumiseen. 4. Voit halutessasi lisätä ryhmänohjaajan tietoihin hänen pätevyyttään osoittavia liitteitä ryhmänohjaajan tiedoissa Lisää liitetiedosto -painikkeen kautta, mutta ryhmänohjaaja voi lisätä ne myös itse. Vaikka liitteet olisi ryhmänohjaajan puolesta lisätty hakemukseen YTOL-hakemuspalvelussa, ryhmänohjaajan pitää itse tarkastaa tallennetut tiedot ja kuitata tiedot valmiiksi. Et voi hakemuksen täyttäjänä tehdä kuittausta ryhmänohjaajan puolesta.
18 Ryhmänohjaajan kutsuminen täydentämään ja hyväksymään pätevyystietonsa 1. Kun olet lisännyt hakemukseen ryhmänohjaajan, lähetä hänelle sähköpostikutsu pätevyystietojen täydentämistä varten. 2. Voit lähettää ryhmänohjaajalle kutsun uudelleen, mikäli hän ei ole vahvistanut pätevyystietojaan tai hän ei jostain syystä ole saanut alkuperäistä kutsuviestiä sähköpostiinsa. Mikäli joudut lähettämään kutsun uudelleen, tarkista, että olet kirjoittanut ryhmänohjaajan sähköpostiosoitteen oikein hakemuksen ryhmänohjaajatietoihin.
19 Ryhmänohjaajan poistaminen hakemukselta Voit poistaa ryhmänohjaajan hakemukselta painamalla ryhmänohjaajan tiedoissa olevaa Poista-painiketta. Jos ryhmänohjaaja on ehtinyt Kuitata pätevyystietonsa valmiiksi, Poista-painiketta ei ole näkyvissä. Saat poistettua ryhmänohjaajan hakemukselta klikkaamalla ensin Peru kuittaus painiketta, jolloin Poista-painike ilmestyy näkyviin. Klikkaa sitten Poista. Opettaja / ryhmänohjaaja: Pätevyystietojen tarkistaminen ja liitetietojen lisääminen 1. Opettajat ja ryhmänohjaaja saa sähköpostiin viestin osoitteesta noreply@jyu.fi otsikolla Opettajan / Ryhmänohjaajan tietojen täydentäminen. Viesti sisältää kirjautumislinkin YTOL-hakemuspalveluun sekä tiedon kirjautumislinkin voimassaoloajasta. Kirjautumislinkin vanhennuttua, opettaja ja ryhmäohjaaja saavat uuden kirjautumislinkin ottamalla yhteyttä hakemuksen täyttäjään, joka voi lähettää uuden kirjautumislinkin hakemuksen kautta.
20 2. Opettaja / ryhmänohjaaja kirjautuu YTOL-hakemuspalveluun sähköpostiviestissä olevan kirjautumislinkin kautta. 3. YTOL-hakemuspalvelussa näkyvät hakemuksen perustiedot sekä opettajalla ne opintojaksot, joihin hänet on merkitty opettajaksi. 4. Opettaja ja ryhmänohjaaja tarkistaa omat tietonsa ja lisää pätevyyttänsä osoittavat tiedot hakemukseen Liitä liitetiedosto painikkeen kautta. Jos hakemuksen täyttäjä on jo valmiiksi lisännyt opettajalle tai ryhmänohjaajalle liitetiedostoja, ne näkyvät listana Liitetiedostot-otsikon alla. Opettajan / ryhmänohjaajan tulee tarkastaa, että liitetyt liitetiedostot ovat oikein.
21 5. Pätevyyttä osoittavien liitetietojen ja perustelujen jälkeen opettaja / ryhmänohjaaja vakuuttaa tietojensa ajantasaisuuden ja oikeellisuuden ja vahvistaa kuittauksen.
22 6. Kuittauksen jälkeen opettaja / ryhmänohjaaja voi tarvittaessa perua kuittauksen ja muokata tietojaan uudelleen klikkaamalla Peru kuittaus -painiketta. 7. Kun tiedot ovat kunnossa ja kuitattu, opettaja / ryhmänohjaaja voi poistua YTOL-hakemuspalvelusta Poistu-painikkeella. Hakemuksen lähettäminen hyväksyttäväksi Saat sähköpostiisi vahvistusviestin, kun opettaja tai ryhmänohjaaja on käynyt kuittaamassa pätevyystietonsa valmiiksi.
23 Hakemuksella opettajan tai ryhmänohjaajan tietoihin korostuu Toiminnot-kenttään Valmis. Hakemus on valmis lähetettäväksi, kun kaikki hakemuksen perustiedot on täytetty hakemukseen liitetyt opettajat ja/tai ryhmänohjaaja on kuitannut tietonsa valmiiksi. Jos yksikin kuittaus puuttuu, hakemusta ei pääse lähettämään. HUOM! Tarkasta, että hakemuksen tiedot ovat oikein ennen kuin painat Lähetä hyväksyttäväksi -painiketta. Et pääse enää muokkaamaan hakemustasi lähettämisen jälkeen. LÄHETÄ HYVÄKSYTTÄVÄKSI
24 Hakemuksen tietojen täydentäminen lähettämisen jälkeen UUSI HAKEMUS Jos havaitset hakemuksen tiedoissa puutteita lähettämisen jälkeen, tee uusi hakemus samoilla perustiedoilla kuin alkuperäinen hakemus ja tee täydennykset / muutokset uuteen hakemukseen. HUOM! Kirjoita selkeä viesti Oppilaitoksen perustelut hakemukselle -kenttään, mihin alkuperäiseen hakemukseen uusi hakemus liittyy ja mitä muutoksia/täydennyksiä uudessa hakemuksessa on.