1 VIESTINTÄOHJELMAN KÄYTÄNNÖN TOTEUTTAMINEN 1) Johdanto Viestinnän merkitys ja tehtävät Kemijärven kaupungissa Viestinnästä on säännökset kuntalain 29 pykälässä ja Kemijärven kaupungin hallintosäännön 6 pykälässä. Kaupunginhallitus on 22.5.2017 208 hyväksynyt Kemijärven kaupungin viestintäohjelman. Julkisuusperiaatetta toteutetaan kunnallishallinnossa asiakirjojen julkisuudella (perustuslain 12, julkisuuslaki) kokouksen julkisuudella (käsittelyn julkisuus, kuntalain 101 ) viestinnällä ja tiedottamisella (kuntalain 29 ) ja vaikuttamismahdollisuuksien varaamisella (hallintolain 41 ). Viestintään liittyvät myös kunnan ilmoitusten julkaiseminen yleisessä tietoverkossa (kuntalain 108 ) tietojen saatavuus yleisessä tietoverkossa (kuntalain 109 ) ja päätösten yleistiedoksianto kunnan jäsenille yleisessä tietoverkossa (kuntalain 140 ). Kuntalaki asettaa kunnan viestinnälle vähimmäisvaatimukset. Kuntalain 29 :n mukaan kunnan toiminnasta on tiedotettava asukkaille, palvelujen käyttäjille, järjestöille ja muille yhteisöille. Kunnan tulee antaa riittävästi tietoja kunnan järjestämistä palveluista, taloudesta, kunnassa valmistelussa olevista asioista, niitä koskevista suunnitelmista, asioiden käsittelystä, tehdyistä päätöksistä ja päätösten vaikutuksista. Kunnan on tiedotettava millä tavoin päätösten valmisteluun voi osallistua ja vaikuttaa. Kunnan on huolehdittava, että toimielinten käsittelyyn tulevien asioiden valmistelusta annetaan esityslistan valmistuttua yleisen tiedonsaannin kannalta tarpeellisia tietoja yleisessä tietoverkossa. Kunnan on verkkoviestinnässään huolehdittava, että salassa pidettäviä tietoja ei viedä yleiseen tietoverkkoon ja että yksityisyyden suoja henkilötietojen käsittelyssä toteutuu. Viestinnässä on käytettävä selkeää ja ymmärrettävää kieltä ja otettava huomioon kunnan eri asukasryhmien tarpeet. Tiedottamisella luodaan edellytyksiä vaikuttaa kunnan toimintaan sekä tuetaan asukkaiden ja palvelujen käyttäjien osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksia. Kaupunki on jatkossa aktiivisempi tiedottaja. Tiedottamisen tulee olla avointa, nopeaa, tasapuolista ja vuorovaikutteista. Päätöksenteosta tiedotetaan oikea-aikaisesti ja totuudenmukaisesti. Toimielinten esityslistat, pöytäkirjat ja niiden liitteet julkaistaan ennen kokousta kaupungin internetsivulla. Esityslistat lähetetään tiedoksi lehdille ja yleisradiolle ennen kokousta. Yleinen palvelutiedottaminen tapahtuu ensisijaisesti internetin välityksellä. Viestintä on osa kaupunkistrategiaa. Viestinnän tehtävänä on antaa tietoa valmistelussa olevista asioista, päätöksenteosta ja palveluista sekä edistää kaupunkimarkkinointia ja työyhteisöjen toimintaa.
2 2) Viestinnän organisointi ja vastuualueet Kemijärven kaupungin hallintosäännön 6 :n mukaan kaupunginhallitus johtaa kaupungin viestintää ja tiedottamista kaupungin toiminnasta. Kaupunginhallitus hyväksyy yleiset ohjeet viestinnän ja tiedottamisen periaatteista sekä nimeää viestinnästä vastaavat viranhaltijat. Toimielimet ja viestinnästä vastaavat viranhaltijat luovat omalla toiminnallaan edellytyksiä läpinäkyvälle toiminnalle asioiden valmistelussa ja päätöksenteossa noudattaen kuntalain 29 ja 109 :n sekä julkisuuslain 19 ja 20 :n säännöksiä. Kemijärven kaupungin viestintää johtaa kaupunginhallitus ja kaupungin johtoryhmä, jonka jäseniä ovat kaupunginjohtaja ja palvelualuejohtajat. Kaupungin johtoryhmä toimii viestinnän ohjausryhmänä. Johtoryhmän asialistalle otetaan kerran kuukaudessa asiaksi viestintä/tiedottaminen. Palvelualueiden viestintää johtaa palvelualueen johtoryhmä, jonka jäseniä ovat palvelualuejohtaja ja vastuualueiden päälliköt. Palvelualueen johtoryhmän asialistalla on myös asiana viestintä/tiedottaminen. Palvelualuejohtajat käyvät asioita läpi oman toimialueensa johtoryhmissä. Lisäksi asioita käsitellään työpaikkakokouksissa. Johtoryhmät ja työpaikkakokoukset ovat informatiivisia ryhmiä. Palvelualueille ei laadita erillisiä viestintäsuunnitelmia. Palvelualueiden johtoryhmien muistiot lähetetään tiedoksi konsernin johtoryhmälle, joten tieto kulkee myös toiseen suuntaan. Johtoryhmien jäsenet tuovat asioita käsiteltäväksi johtoryhmiin. Johtoryhmien muistiot ovat henkilöstön nähtävissä Kemijärven kaupungin intrassa. Yleisestä tiedottamisesta vastaa kaupunginjohtaja. Palvelualuejohtaja vastaa oman palvelualueensa tiedottamisesta ja sen järjestämisestä. Vastuualuepäällikkö vastaa oman vastuualueensa tiedottamisesta. 3) Tavoitteet Hyvä viestintä lähtee vastaanottajan tarpeista. Kemijärven kaupungin viestintä on systemaattista, oikea-aikaista, selkeää ja eri asiakasryhmien tarpeet huomioonottavaa. Vuorovaikutus on vilkkaampaa kuin aikaisemmin. Asukkailla ja palvelujen käyttäjillä on mahdollisuus osallistua ja vaikuttaa kaupungin toimintaan. Yritykset ja muut työnantajat osallistuvat aktiivisesti kaupungin elinvoiman vahvistamiseen. Vahvistetaan Kemijärven sosiaalista kestävyyttä ja työllisyyttä. Rakennetaan positiivinen ja kiinnostava brändisisältö Kemijärvestä paikkakunnalla, maakunnassa ja laajemminkin. Sisäisen viestinnän tavoitteena on brändin mukaisen viestintä- ja toimintatavan rakentaminen ja sisäistäminen kaupungin uudistuvaan palveluorganisaatioon. Sisäisen viestinnän tavoitteena on myös parantaa ja tehostaa kuntalaisten ja asiakkaiden palvelukokemusta sekä henkilöstön työhyvinvointia ja lisätä motivaatiota, vuorovaikutusta ja osallisuutta. 4) Kohderyhmät Viestinnän kohderyhmiä ovat sisäisen ja ulkoisen viestinnän kohderyhmät sekä sidosryhmät. Sisäisen viestinnän keskeisiä kohderyhmiä ovat kaupungin ja kaupungin tytäryhtiöiden palveluksessa oleva henkilöstö sekä poliittiset päättäjät. Ulkoisen viestinnän kohderyhmiä ovat asukkaat (mukaan lukien entiset asukkaat), kakkosasuntojen asukkaat, mökkiläiset, yritykset, elinkeinoelämä, vierailijat,
3 matkailijat ja media. Sidosryhmiä ovat muut kunnat, viranomaiset (rahoittajat, valtio ja maakunta), keskeiset yhteistyötahot kuten oppilaitokset, Lapin yliopisto, paikalliset järjestöt, seurat, yhdistykset, etu- ja ammattijärjestöt sekä ystävyyskaupungit. 5) Viestinnän keinot ja kanavat Sisäisen viestinnän keinot ja kanavat Kaupunginjohtajalla on päävastuu sisäisestä viestinnästä ja palvelualuejohtaja vastaa palvelualueen viestinnästä. Työyhteisöviestinnästä vastuu kuuluu esimiehille. Vastuualueen ja työyksikön esimiehen tehtävänä on kertoa ja avata henkilöstölleen kaupunkistrategian periaatteista sekä tarjota henkilöstölleen koulutusta, ohjausta ja vastuuttamista viestinnän osalta. Järjestetään osallistavia palavereita, jotka koskettavat kaikkia työntekijöitä. Kehityskeskustelut ovat johtamis- ja esimiestyötä. Muutoksista tiedotetaan henkilöstölle hyvissä ajoin. Tärkein sisäisen viestinnän kanava on Kemijärven kaupungin intranet. Sisäinen viestintä voi olla suullista tai kirjallista. Työyhteisöviestinnän kanavia ovat mm. esimiestilaisuudet, henkilöstötilaisuudet, työpaikkakokoukset, palaverit, kehityskeskustelut, sähköposti ja erilaiset tiedotteet sekä henkilöstökyselyt. Poliittisille päättäjille suunnatussa viestinnässä käytetään kanavina kaupungin internetsivuja, kokouksia, seminaareja, iltakouluja, sähköpostia sekä erilaisia tiedotteita ja kyselyjä. Ulkoisen viestinnän keinot ja kanavat Ulkoisen viestinnän keinoja ovat mm. puhelin- ja muut neuvontapalvelut (Sortteeri), tiedotteet palveluesitteet, ilmoitukset, kuulutukset ja tilaisuudet. Tärkeimpänä palveluviestinnän kanavana on kaupungin internetsivut. Julkiset kuulutukset julkaistaan kaupungin internetsivulla sekä Sortteerin ilmoitustaululla. Kotilappi lehdessä on tiedottaa palsta. Ilmoituslehdestä päätetään vuosittain. Asukkaille järjestetään mm. kyselytunteja, kansalaistilaisuuksia, Word Cafe tilaisuuksia aiheittain noin kaksi kertaa vuodessa sekä kyläiltoja. Kaupungissa toimivat vanhus-, vammais- ja nuorisoneuvostot sekä kouluissa vanhempainneuvostot. Kaupungin internetsivulla on linkki kuntalaisaloite.fi palveluun, jonne kuntalaiset voivat tehdä aloitteita ja antaa palautetta. Aloitteet ja palautteet lähetetään kirjaamon kautta käsiteltäväksi oikealle palvelualueelle ja henkilölle. Lisäksi kuntalaisille voidaan järjestää erilaisia kyselyitä ja tilaisuuksia. Kuntalain 108 pykälän mukaan kunnan ilmoitukset saatetaan tiedoksi julkaisemalla ne yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu, sekä tarpeen vaatiessa muulla kunnan päättämällä tavalla. Ilmoitusten on oltava yleisessä tietoverkossa 14 vuorokautta, jollei asian luonteesta muuta johdu. Ilmoituksen sisältämät henkilötiedot on poistettava tietoverkosta edellä mainitun ajan kuluttua. Kunnan ilmoituksilla tarkoitetaan virallisia kuulutuksia, joita lainsäädäntö edellyttää. Tällaisia ovat esimerkiksi kuulutukset kokouksista vaaliasiat kaavoitusta koskevat tiedoksiannot Kuntalain 109 pykälässä on säännökset tietojen saatavuudesta yleisessä tietoverkossa. Kyseisen pykälän mukaan kunnan järjestämiä palveluja sekä kunnan toimintaa koskevat keskeiset tiedot on julkaistava yleisessä tietoverkossa. Yleisessä tietoverkossa on oltava saatavilla ainakin seuraavat tiedot:
4 1) kuntastrategia; 2) hallintosääntö; 3) talousarvio- ja suunnitelma; 4) tilinpäätös; 5) tarkastuslautakunnan arviointikertomus 6) tilintarkastuskertomus; 7) kuntien yhteistoimintaa koskevat sopimukset; 8) konserniohje; 9) luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden sidonnaisuusilmoitukset; 10) luottamushenkilöiden palkkioiden ja korvausten perusteet; 11) palveluista perittävät maksut. Osa edellä mainitun luettelon tiedoista vaatii vuosittaista päivittämistä, osa on luonteeltaan pysyvämpää. Olennaista on, että verkosta löytyy ajankohtaisin tieto. Kuntalain 140 :n mukaan päätöksen tiedoksianto kunnan jäsenelle on sidottu pöytäkirjan nähtävänä pitoon yleisessä tietoverkossa. Kunnan jäsenen katsotaan saaneen päätöksestä tiedon seitsemän päivän kuluessa siitä, kun pöytäkirja on asetettu nähtäväksi yleiseen tietoverkkoon. Kuntalain 140 1 momentissa säädetään valtuuston, kunnanhallituksen ja lautakunnan sekä kuntayhtymän tiettyjen toimielinten päätöksen tiedoksiannosta kunnan jäsenelle seuraavasti: Valtuuston, kunnanhallituksen ja lautakunnan sekä kuntayhtymän 58 :n 1 momentissa tarkoitetun toimielimen pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Jos asia on kokonaan salassa pidettävä, pöytäkirjassa julkaistaan ainoastaan maininta salassa pidettävän asian käsittelystä. Pöytäkirjassa julkaistaan ainoastaan tiedonsaannin kannalta välttämättömät henkilötiedot. Pöytäkirjan sisältämät henkilötiedot on poistettava tietoverkosta oikaisuvaatimus- tai valitusajan päättyessä. Kuntalain 140 2 momentin mukaan kunnan ja kuntayhtymän muiden kuin edellisessä kohdassa mainittujen viranomaisten pöytäkirjat tulee pitää vastaavasti yleisesti nähtävänä, jos asianomainen viranomainen katsoo sen tarpeelliseksi. Tässä tarkoitettuja viranomaisia ovat esimerkiksi yksittäiset viranhaltijat sekä johtokunnat ja toimikunnat. Jos kysymys on päätöksestä, johon haetaan muutosta kuntalain mukaan ja johon liittyy kunnan jäsenen muutoksenhakuoikeus, muutoksenhakuaika ei lähde kulumaan, ellei päätöstä panna nähtäville yleiseen tietoverkkoon. Päätös ei ilman nähtävänä pitoa saa lainvoimaa. Jos yksittäinen päätös tai päätöspöytäkirja jätetään tietoverkkoon vielä muutoksenhakuajan kuluttua, tulee niistä kuntalain 140 :n mukaan poistaa henkilötiedot. Yksinkertaisinta tietojen poistaminen on silloin, kun henkilötiedot on merkitty liitteisiin, jolloin tiedot voidaan poistaa puuttumatta itse listatekstiin tai päätökseen. Myös päätösten ja pöytäkirjojen, jotka on tehty ennen 1.6.2017, sisältämät henkilötiedot tulee poistaa verkosta. Muita tiedottamisen ja vuorovaikutuksen kanavia ovat esimerkiksi Facebook, Youtube ja Twitter, joita yksittäiset palveluyksiköt voivat hyödyntää viestinnässä ja vuorovaikutuksessa asiakkaiden kanssa. Yksitäiset palveluyksiköt ovat mukana Facebookissa, esim. kirjasto, kansalaisopisto ja elinkeinopalvelut/matkailu, kaupunkitasoisesti ei Facebookia käytetä viestinnässä. Palvelualuejohtajat ovat oman palvelualueensa viestittäjiä. Palvelualueet voivat antaa lehdille juttuvinkkejä omalta. Isommista asioista laaditaan tiedote, joka toimitetaan Kotilappiin, Lapin Kansaan ja yleisradiolle. Tapahtumista otetaan kuvia, jotka lähetetään lyhyen tekstin kanssa
5 lehdille ja Yleisradiolle. Tiedotteita ja uutisia julkaistaan myös kaupungin internetsivulla. 6) Painopisteet ja toimenpiteet 2017 2020 Toimenpide Vastuuhenkilö Toteutus Järjestetään koulutusta Onnentunne brändistä ja viestinnästä sekä tiedottamisesta palvelualuejohtajat Keväällä 2018 Uudet internet sivut otetaan käyttöön syksyllä 2017 Selkeytetään sisäiset roolit ja vastuut Toimittajille viestitään aktiivisesti erityisesti positiivisista asioista Yritys- ja sijoittajaviestintä ja markkinointi Onnentunne-markkinointistrategia otetaan tueksi sisäisessä viestinnässä ja markkinoinnissa. Ulkoasu ja logot ovat mukana viesteissä, lomakkeissa, kirjepohjissa, kirjekuorissa jne. Valmistelussa olevista ja päätöksentekoon tulevista asioista kerrotaan yhä enemmän digitaalisissa kanavissa kuten kaupungin internetsivuilla (ulkoinen viestintä) ja Kemijärven kaupungin intrassa (sisäinen viestintä) Tavoitetaan ne asukkaat, jotka eivät itse ole aktiivisia esim. lehti-ilmoituksilla, tiedotteilla ja lehtijutuilla Asukasraatina toimivat Word Cafe tilaisuudet, kyselytunnit ja kyläillat. Erillisen asukasraadin perustamista arvioidaan vuoden kuluttua Lisätään sosiaalisen median käyttöä koulutuksen avulla Hallinto- ja tukipalveluiden palvelualuejohtaja/ tietohallintoasiantuntija palvelualuejohtajat omalta palvelualuejohtajat omalta Yritysasiamies ja elinkeinoneuvoja Kaupunginjohtaja, palvelualuejohtajat ja vastuualuepäälliköt omalta palvelualuejohtajat omalta palvelualueeltaan Palvelualuejohtajat ja vastuualuepäälliköt omalta Kaupunginjohtaja, palvelualuejohtajat, yritysasiamies ja maaseutusihteeri Hallinto- ja tukipalvelujen palvelualuejohtaja 31.12.2017 mennessä 31.12.2017 mennessä - - asukasraadin perustamista arvioidaan 31.10.2018 mennessä keväällä 2018
6 Mittarit Tilaisuuksien määrä (Word Cafe, kyläillat, kyselytunnit ym. kuntalaistilaisuudet) Verkkosivuilla kävijöiden määrät Intrassa kävijöiden määrät Media-analyysi on tehty Henkilöstökyselyn tulokset Henkilökuntakysely toteutetaan säännöllisesti ja siitä nostetaan kehittämistoimenpiteet. Mittarina on intran kävijämäärä. 7) Ohjeet Kaupunginhallituksen hyväksymässä Kemijärven kaupungin viestintäohjelmassa on seuraavat ohjeet: Visuaaliset ja graafiset ohjeet ovat brändikirjassa, joka löytyy Kemijärven kaupungin intrasta. Intrassa on myös logot ja valmiit lomake- ym. pohjat. Toimintaohje ulkoisen median käyttöön on viestintäohjelmassa. Kriisiviestinnän ohje on viestintäohjelmassa.