LUOTTAMUSHENKILÖIDEN TYÖSSÄ VASTAAN TULEVIA KÄYTÄNNÖN ASIOITA HALLINTOJOHTAJA LAURI TANNER LUOTTAMUSHENKILÖIDEN PEREHDYTYSTILAISUUS

Transkriptio

1 LUOTTAMUSHENKILÖIDEN TYÖSSÄ VASTAAN TULEVIA KÄYTÄNNÖN ASIOITA HALLINTOJOHTAJA LAURI TANNER LUOTTAMUSHENKILÖIDEN PEREHDYTYSTILAISUUS

2 SISÄLLYSLUETTELO Luottamushenkilöiden rooli kuntayhtymässä Kokouskäytännöt, esityslistat ja pöytäkirjat Toimintatavat kokouksissa julkisuus, salassapito ym. Kokouspalkkiot, ansionmenetykset, matkakulut ja niitä koskevat säännöt

3 VALTUUTETTUJEN ROOLI KUNTAYHTYMÄSSÄ Luottamushenkilön rooli kuntayhtymässä eroaa peruskunnasta, koska kyse on kuntien yhteistoiminnasta Valtuuston jäsenet edustavat sekä poliittista ryhmittymää että kuntaa tai kaupunkia (tai yliopistoa) Taustayhteisö voi antaa konserniohjeita: nämä eivät kuitenkaan ole oikeudellisesti luottamushenkilöä sitovia Peruskunnan valtuusto voi kuitenkin erottaa epäluottamuksen perusteella kaikki HUS:n valtuustoon valitsemansa henkilöt (34 )

4 MUIDEN LUOTTAMUSHENKILÖIDEN ROOLI KUNTAYHTYMÄSSÄ Hallituksen ja lautakuntien jäsenet eivät edusta jäsenkuntaa, vaan ovat tilivelvollisia valtuustolle Jäsenet ovat luonnollisesti oman puolueensa edustajia Tilivelvollisuus tulee arvioitavaksi vastuuvapauden käsittelyn yhteydessä Hallitus vastaa koko HUS:n hallinnosta ja taloudenhoidosta, valvoo HUS:n etua ja edustaa HUS:ia työnantajana Lautakunta johtaa hallituksen ohjauksessa sairaanhoitoalueen toimintaa

5 KUNTAYHTYMÄN HALLINNOLLINEN OLEMUS Sairaanhoitopiiri on periaatteessa samanaikaisesti kunta ja sen hallintokunta Kunnan terveystoimi + osa tukipalveluja + osa keskushallintoa Vaikuttaa mm. hallituksen agendaan toisaalta hallitus käsittelee strategisen tason kysymyksiä joilla miljoonavaikutukset, toisaalta vain yksittäistä henkilöä koskevia oikaisuvaatimuksia Hallituksen agenda pyritty painottamaan strategisen tason kysymyksiin hallituksen jaostolle (talous- ja konsernijaosto) delegoiduilla asioilla operatiivisten asioiden delegoinnilla viranhaltijoille

6 KOKOUSKÄYTÄNNÖT Toimielin päättää kokoustensa ajan ja paikan Myös puheenjohtajan määräämänä aikana tai milloin enemmistö jäsenistä tekee tätä koskevan esityksen Hyvänä käytäntönä työsuunnitelman laatiminen vähintään lukukausittain etukäteen Kokousaikataulut, keskeisimmät käsiteltävät asiat Hallituksella kokouspäivät tiedossa 1,5 v etukäteen, työsuunnitelma nähtävänä jokaisella hallituksen listalla

7 SÄHKÖISET KOKOUKSET Kokoukset toistaiseksi kaikki perinteisiä, paikallaoloa edellyttäviä kokouksia Hallintosäännössä mahdollisuudet sähköisten kokousten pitämiseen (=etäyhteyden kautta) ja sähköiseen päätöksentekomenettelyyn Ei kuitenkaan teknisiä edellytyksiä / järjestelmää olemassa tarkoitukseen (ainakaan vielä) Hallitus voi päättää käyttöönotosta kuntayhtymässä

8 KOKOUSKUTSUN JA ASIAKIRJOJEN TOIMITTAMINEN Kokouskutsu tulee lähettää vähintään viisi päivää ennen kokousta Kutsussa ilmoitettava kokouksen aika, paikka ja asialista Esityslista lähetetään kokouskutsun yhteydessä, jolleivät erityiset syyt ole esteenä Kokouskutsu toimitetaan toimielimen päättämällä tavalla käytännössä kaksi tapaa Perinteinen tapa : lista ja liitteet toimitetaan kirjepostilla Sähköinen tapa: lista ja liitteet tallennetaan sähköiseen työtilaan heräte listan valmistumisesta sähköpostilla

9 SÄHKÖINEN TYÖTILA

10 KOKOUKSEN KULKU JA ASIOIDEN KÄSITTELYSSÄ NOUDATETUT KÄYTÄNNÖT Puheenjohtaja antaa kokouskutsun ja linjaa periaatteet asioiden käsittelyssä Esim. mikä on asioiden käsittelyjärjestys, pidetäänkö toimielimellä infotilaisuuksia / iltakouluja, käytetäänkö ulkopuolisia alustajia jne. Toimielin voi hyväksyä päätöksentekoprosessia koskevia käytäntöjä, jos nämä eivät ole ristiriidassa lain kanssa Esim. hallitus on hyväksynyt käytännön, jonka mukaan asian pöydällepano ensimmäisellä kerralla ei vaadi kannatusta Varajäsenen kutsuminen Hallintosäännön mukaan toimielimen jäsenen on kutsuttava varajäsen sijaansa, mikäli hän ei itse pääse kokoukseen Toiveena on, että asiasta ilmoitetaan myös sihteerille

11 KOKOUSTEN JULKISUUS JA SALASSAPITO Valtuuston kokoukset lähtökohtaisesti julkisia Muiden toimielinten kokoukset julkisia vain, jos toimielin erikseen niin päättää Hyvän tavan mukaista on, että suljetussa kokouksessa käytyjä keskusteluja ei yksityiskohtaisesti käsitellä julkisuudessa (esim. ei julkisesti kerrota toisen jäsenen kokouksessa esittämää mielipidettä) Pöytäkirjaan merkittävät tiedot ovat julkisia (mm. ehdotukset, vastaehdotukset, äänestykset jne.) Kokouksessa voidaan käsitellä myös salassapidettäviä tietoja Salassapidettävät tiedot tunnistaa tätä koskevasta merkinnästä Tällaisten tietojen paljastaminen ulkopuolisille on kiellettyä

12 PÖYTÄKIRJAN LAATIMINEN JA JULKAISEMINEN Laaditaan mahdollisimman pian kokouksen jälkeen Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla Tarkistettu pöytäkirja julkaistaan tietoverkossa Salassapidettävät tiedot ja ylimääräiset henkilötiedot pitää poistaa listalta ennen julkaisua Kuntalaisten valitusajat käynnistyvät pöytäkirjan julkaisusta Merkityksellistä siksi huolehtia julkaisusta mahdollisimman pikaisesti Sama koskee myös sairaanhoitopiirissä tehtyjä viranhaltijapäätöksiä

13 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAMINEN Tarkastusmenettelyssä käytännössä kaksi vaihtoehtoa Joko pöytäkirja laaditaan ja tarkastetaan kokouksessa tai Pöytäkirja laaditaan mahdollisimman pian kokouksen jälkeen ja tarkastetaan sähköisessä menettelyssä Puheenjohtaja ja tarkastajat hyväksyvät pöytäkirjan sähköpostitse Pöytäkirja ja tulostetut sähköpostikuittaukset yhdessä muodostavat tarkastetun pöytäkirjan seuraavaan kokoukseen saakka pöytäkirja voidaan julkaista tämän jälkeen Pöytäkirja allekirjoitetaan seuraavassa kokouksessa, jonka jälkeen sähköpostit voidaan hävittää

14 HENKILÖTIETOJEN ILMOITTAMINEN JA JULKAISU Luottamushenkilöitä on pyydetty ilmoittamaan henkilötietonsa lomakkeella Lomakkeella myös suostumukset henkilötietojen luovuttamiseen ja verkkojulkaisuun Hallituksen osalta yhteystiedot julkaistu verkkosivuilla Tavoitteena se, että sidosryhmät / kuntalaiset pystyisivät suoraan ottamaan yhteyttä päättäjiin

15 LUOTTAMUSHENKILÖIDEN TALOUDELLISET ETUUDET Edellinen valtuusto vahvistanut Koottu asiakirjaan Luottamushenkilöiden taloudelliset etuudet Asiakirja löytyy HUS:n kotisivuilta Etusivu» HUS-tietoa» Hallinto ja päätöksenteko» Lain edellyttämä tietosisältö» Luottamushenkilöiden palkkioiden ja korvausten perusteet

16 KOKOUSPALKKIOT Kokouksista maksetaan kokouspalkkio Eri palkkiomäärä puheenjohtajalla ja vpj:llä / muilla jäsenillä Palkkiomäärä toimielinkohtainen Maksetaan automaattisesti pöytäkirjojen perusteella Jos kokous yli 3 h, maksetaan 1,5 kertainen palkkio Jos samalla toimielimellä kaksi peräkkäistä kokousta, edellyttää kahden palkkion maksaminen vähintään 2 h väliä kokousten välillä Kokouspalkkio voidaan maksaa vain toimielimen virallisesta kokouksesta Ei esim. iltatilaisuuksista, koulutuksista, seminaareista tmv

17 VUOSIPALKKIO JA TOIMITUSPALKKIO Vuosipalkkio Toimielinten puheenjohtajat ja varapuheenjohtajat, hallituksen jäsenet Kattaa kaikki kokousten ulkopuolella hoidetut luottamustehtävät Toimituspalkkio Jos toimielin määrää luottamushenkilön osallistumaan muuhun kokoukseen, neuvotteluun tai toimitukseen, on oikeus toimituspalkkioon Toimituspalkkio toimeksiannon antaneen toimielimen kokouspalkkion suuruinen ilman ylituntikorotusta Edellyttää mainintaa toimielimen pöytäkirjassa!

18 ANSIONMENETYSKORVAUS JA MATKAKORVAUKSET Ansionmenetyskorvaus Tulee anoa erikseen, tarkoitusta varten lomake Tuntikohtainen korvaus enintään 8 tunnilta vuorokaudessa, korvauksen enimmäismäärä 37 Liitteeksi työnantajan selvitys / muu luotettava selvitys jos korvattava määrä enintään 23 / h, ei erillistä selvitystä tarvitse esittää Matkakorvaukset Suoritetaan vastaavasti anomuksesta Korvausperusteet KVTES:n mukaisesti (edullisimman matkustustavan periaate ym.)

19 KIITOKSIA! Kysymyksiä, kommentteja?