ESITYSLISTA- 1/2013 PÖYTÄKIRJA Tarkastuslautakunta 1 Kokousaika Perjantai 12.4.2013 klo 13.45 14.10 Kokouspaikka Jyväskylä, Keskussairaalan koulutustilat, neuvotteluhuone 1 Käsiteltävät asiat Asia Liite 1 Kokouksen avaus 2 Tarkastuslautakunnan kokoonpano ja järjestäytyminen 3 Laillisuus ja päätösvaltaisuus 4 Tarkastuslautakunnan sihteerin valinta 5 Pöytäkirjan tarkastaminen 6 1-2 Tilintarkastusyhteisön valinta 7 Muut asiat 8 Ilmoitusasiat
ESITYSLISTA- 1/2013 PÖYTÄKIRJA Tarkastuslautakunta 2 Kokousaika Perjantai 12.4.2013 klo 13.45 14.10 Kokouspaikka Jyväskylä, Keskussairaalan koulutustilat, neuvotteluhuone 1 Läsnäolijat Esko Tammenoja puheenjohtaja Anna Koivu Tiina Minkkinen varapuheenjohtaja Pentti Kytölä Pia Nyman Mirja Drake Tapani Mäki Simo Jämsä Hellevi Saarenpää Eero Kinnunen Muut läsnäolijat Seija Saarelainen hallintopäällikkö, pöytäkirjanpitäjä Ritva Jylhä hankintapäällikkö Pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä sairaanhoitopiirin toimistossa 16.5.2013 klo 8.00 15.45
3 Tl 1 KOKOUKSEN AVAUS
4 Tl 2 TARKASTUSLAUTAKUNNAN KOKOONPANO JA JÄRJESTÄYTYMINEN Valtuusto valitsee kokouksessaan tarkastuslautakuntaan viisi jäsentä ja heille henkilökohtaiset varajäsenet. Valtuusto nimeää valituista puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan. Tarkastuslautakunnan puheenjohtajan ehdotus: Tl 2, 12.4.2013 Päätös: Valtuuston päätös merkitään tiedoksi.
5 Tl 3 LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS
6 Tl 4 TARKASTUSLAUTAKUNNAN SIHTEERIN VALINTA Tl 4, 12.4.2013 Päätös: Tarkastuslautakunta päättää tarkastuslautakunnan sihteerin valinnasta. ----- Kokouksen kuluessa tarkastuslautakunnan sihteeriksi valittiin yksimielisesti hallintopäällikkö Seija Saarelainen.
7 Tl 5 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAMINEN Tl 5, 12.4.2013 Päätös: Sairaanhoitopiirin tarkastussäännön 3 :n mukaan kokousmenettelyssä noudatetaan hallintosäännön määräyksiä. Hallintosäännön kokousmenettelyä koskevia määräyksiä noudatetaan valtuustoa lukuun ottamatta kuntayhtymän toimielinten kokouksissa. Hallintosäännössä määrätään, että hallituksen pöytäkirjan tarkastaa kaksi kullakin kerralla sitä varten valittua jäsentä, jollei hallitus ole päättänyt sen tarkastamisesta muulla tavalla. Tarkastuslautakunnan pöytäkirjan tarkastaa kaksi kullakin kerralla tehtävään valittua tarkastajaa.
Tarkastuslautakunta 2.11.2012 Tarkastuslautakunta 23.11.2012 Valtuusto 14.12.2012 Tarkastuslautakunta 22.3.2013 8 Tl 60, Tl 67, Kv 13, Tl 16, Tl 6 TILINTARKASTUSYHTEISÖN VALINTA Tarkastuslautakunta käy alustavan keskustelun tilintarkastusyhteisön valinnan valmistelusta ja aikataulusta. ----- Kokouksessa jaettiin Keski-Suomen sairaanhoitopiirin tarjouspyyntö nro 89/2008. Suomen Kuntaliiton yleiskirjeessä 15/80/2012 on käsitelty kuntalakiin tehtyjä muutoksia. Yksi muutos on se, että luovutaan velvoitteesta valita tilintarkastajat valtuustokautta vastaavien vuosien hallinnon ja talouden tarkastamista varten. Jatkossa tilintarkastajat voidaan valita kunnan päättämäksi toimikaudeksi, kuitenkin enintään kuuden tilikauden hallinnon ja talouden tarkastamista varten (72 ). Lakimuutokset koskevat myös kuntayhtymiä. Lakimuutosta koskevassa hallituksen esityksessä 24/2012 todetaan, että ehdotuksen mukaan tilintarkastajien toimikausi ei kuitenkaan olisi jatkossa sidottu tarkastuslautakunnan ja valtuuston toimikauteen, vaan tilintarkastajat voitaisiin valita valtuuston päättämäksi enintään kuuden vuoden määräajaksi sen tarkastuslautakunnan valmistelusta, jonka toimikaudella tilintarkastajien valinnan valmistelu tapahtuu. Lakimuutoksen sanamuotoa on tulkittu siten, että ennen tilintarkastuskilpailutuksen tarjouspyynnön julkaisemista valtuuston tulee päättää kilpailutettava toimikausi, joka voi siis olla 1-6 vuotta. Tl 60, 2.11.2012 Päätös: Tarkastuslautakunta 1. kävi keskustelun tilintarkastusyhteisön valinnan valmistelusta ja aikataulusta sekä tilintarkastajien toimikaudesta. Keskustelussa todettiin, että nykyiset tarkastuspäivät ovat riittävät. Lisäksi tarjouspyynnössä tulee olla irtisanomismahdollisuus siinä tilanteessa, että sairaanhoitopiirin toiminta lopetetaan. 2. päätti pyytää materiaalitoimen edustajan lautakunnan 23.11.2012 pidettävään kokoukseen tarjouspyyntöasiakirjojen valmistelemista varten. 3. päätti esittää yhtymävaltuustolle, että Keski-Suomen sairaanhoitopiirin sekä Keski-Suomen Sairaalakahviot Oy:n tilintarkastuspalvelut kilpailutetaan vuosille 2013-2016, minkä lisäksi optiona on kahden (2) vuoden lisähankintamahdollisuus. Ehdotettu kahden vuoden optio mahdollistaa sen, että sopimusta voidaan jatkaa kuuteen vuoteen saakka. Tilintarkastaja Paula Hellén-Toivanen poistui esteellisenä (palvelussuhdejäävi) kokouksesta asian käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi. Petri Jussila poistui kokouksesta klo 12.50 ennen asian käsittelyä. Pöytäkirjan tarkastajaksi valittiin Pia Nyman. ----------
Tarkastuslautakunta 2.11.2012 Tarkastuslautakunta 23.11.2012 Valtuusto 14.12.2012 Tarkastuslautakunta 22.3.2013 9 Tl 67, 23.11.2012 Luonnos tarjouspyyntöasiakirjaksi jaetaan esityslistan LIITTEENÄ 67.1. Hankintapäällikkö Ritva Jylhä on kokouksessa esittelemässä tarjouspyyntöasiakirjoja ja tilintarkastuspalveluiden kilpailutusta. Tl 67, 23.11.2012 Päätös: Tarkastuslautakunta teki tarjouspyyntöasiakirjoihin tarvittavat muutokset ja hyväksyi ne. Tilintarkastaja Paula Hellén-Toivanen poistui esteellisenä (palvelussuhdejäävi) kokouksesta asian käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi. ---------- Kv 13, 14.12.2012 Tarkastuslautakunnan ehdotus: Valtuusto päättää, että Keski-Suomen sairaanhoitopiirin sekä Keski-Suomen Sairaalakahviot Oy:n tilintarkastuspalvelut kilpailutetaan vuosille 2013-2016, minkä lisäksi optiona on kahden (2) vuoden lisähankintamahdollisuus. Ehdotettu kahden vuoden optio mahdollistaa sen, että sopimusta voidaan jatkaa kuuteen vuoteen saakka. Kv 13, 14.12.2012 Päätös: Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. ---------- Tl 16, 22.3.2013 Sairaanhoitopiirin ja Keski-Suomen Sairaalakahviot Oy:n hallinnon ja talouden tarkastuspalvelujen hankintaa koskeva ilmoitus julkaistiin sähköisessä HILMA -palvelussa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi 19.12.2012. Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä palvelun hankinta, joka toteutettiin avointa menettelyä käyttäen. Tarjouspyynnössä määritettiin hankintaan ja tarjoajaan liittyvät vaatimukset sekä perusteet kilpailusta pois sulkemiseen. Valitun palvelun tuottajan kanssa tehdään kirjallinen sopimus, joka kattaa toimitavuosien 2013-2016 tarkastuspalvelut, minkä lisäksi tilaajalla on oikeus jatkaa sopimusta kahdella optiovuodella vuosi kerrallaan ilmoittamalla siitä kirjallisesti kolme kuukautta ennen toimintavuoden loppua. KSSHP:llä on oikeus sopimuskauden aikana irtisanoa sopimus päättymään kolmen (3) kuukauden ja toimittaja kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla. Hintojen on oltava kiinteitä sopimuskauden kaksi ensimmäistä vuotta. Toimintavuosien 2015 ja 2016 sekä optiokausien tarkastuksille voi toimittaja antaa hinnantarkistusesityksen kuusi (6) kuukautta ennen niiden ehdotettua voimaantuloa.
Tarkastuslautakunta 2.11.2012 Tarkastuslautakunta 23.11.2012 Valtuusto 14.12.2012 Tarkastuslautakunta 22.3.2013 10 Tarjousten jättöaika päättyi 30.1.2013 klo 14.00. Tarjouksensa jätti määräaikaan mennessä BDO Audiator Ab ja KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy. Tarjousten avaaminen, kelpoisuustarkastelu, tarjousvertailu ja päätöksen valmistelu suoritettiin hankintatoimistossa. Kelpoisuustarkastelun perusteella molemmat tarjoukset voitiin hyväksyä tarjousvertailuun. Tarjouspyynnössä tarjousten valintaperusteeksi määritettiin halvin hinta. Tarjoajat asetettiin tarjouspyynnön mukaisten perusteiden mukaisesti paremmuusjärjestykseen. Tarjousten avauspöytäkirja on LIITTEENÄ 16.1 ja vertailu LIITTEENÄ 16.2. Liitteet jaetaan kokoukseen osallistuville. Hankintapäällikkö Ritva Jylhä on kokouksessa läsnä esittelemässä asiaa. Hankinta-asiakirjat ovat nähtävinä kokouksessa. Tarkastuslautakunnan puheenjohtajan ehdotus: Tarkastuslautakunta 1. merkitsee tiedoksi LIITTEENÄ 16.1 olevan tarjousten avauspöytäkirjan sekä LIITTEENÄ 16.2 olevan tarjousvertailun. 2. päättää jättää tarjousten yhteenvedon uuden tarkastuslautakunnan valmisteltavaksi valtuustolle. ----- Tilintarkastaja Paula Hellén-Toivanen poistui esteellisenä (palvelussuhdejäävi) kokouksesta asian käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi. Tl 16, 22.3.2013 Päätös: 1. 2. Ehdotus hyväksyttiin. Kv 10, 12.4.2013 ---------- Tarjousten avauspöytäkirja on LIITTEENÄ 10.1 ja tarjousvertailu LIITTEENÄ 10.2. Liitteet jaetaan valtuuston kokoukseen osallistuville. Tässä valtuuston kokouksessa asiakohdassa 9 valittu tarkastuslautakunta kokoontuu valtuuston kokouksen ollessa keskeytettynä ja tekee valtuustolle ehdotuksen tilintarkastusyhteisön valitsemiseksi kaudelle 2013 2016, minkä lisäksi optiona on kahden (2) vuoden lisähankintamahdollisuus.
Tarkastuslautakunta 2.11.2012 Tarkastuslautakunta 23.11.2012 Valtuusto 14.12.2012 Tarkastuslautakunta 22.3.2013 11 Tl 6, 12.4.2013 Tarjousten avauspöytäkirja on LIITTEENÄ 6.1 ja tarjousvertailu LIITTEENÄ 6.2. Tarjoukset ovat nähtävänä tarkastuslautakunnan kokouksessa. Hankintapäällikkö Ritva Jylhä on kokouksessa läsnä esittelemässä asiaa. Tarkastuslautakunnan puheenjohtajan ehdotus: Tl 6, 12.4.2014 Päätös: Tarkastuslautakunta päättää valtuustolle tehtävästä JHTT-yhteisön valintaa koskevasta esityksestä. ----- Kokouksen kuluessa tarkastuslautakunta päätti esittää valtuustolle, että sairaanhoitopiirin tilintarkastusyhteisöksi kaudelle 2013 2016 valitaan KPMG Julkishallinnon Palvelut Oy. Lisäksi optiona on kahden (2) vuoden lisähankintamahdollisuus.
12 KESKI-SUOMEN SAIRAANHOITOPIIRIN Tl 7 MUUT ASIAT
13 Tl 8 ILMOITUSASIAT Esko Tammenoja Puheenjohtaja Seija Saarelainen Sihteeri Pöytäkirjan tarkastajat. 2013. 2013 Tiina Minkkinen Tapani Mäki