TUTKIJAKOULUN JOHTORYHMÄ MUISTIO KOKOUSNUMERO 6/2017 Aika: 21.9.2017 klo 9:00 11:00 Paikka: Agora C421.1 Läsnä: vararehtori Kaisa Miettinen, pj professori Keijo Häkkinen professori Heikki Karjaluoto professori Jussi Kukkonen professori Laura Stark professori Pasi Tyrväinen tutkimuksen kehittämispäällikkö Timo Taskinen opintopalvelujohtaja Mari Ikonen, vieraileva asiantuntija tutkijakoulukoordinaattori Tuula Oksanen, siht. digijohtaja Ari Hirvonen (vieraana kohdassa 2) julkaisuamanuenssi Sini Tuikka (vieraana kohdassa 3) 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja toivotti jäsenet tervetulleiksi ja avasi kokouksen klo 9.03. 2. Tohtorikoulutuksen tietojärjestelmien kehittämistarpeet Tohtorikoulutuksen kehittämissuunnitelmaan sisältyy kehittämistoimenpide 3.2 Yliopiston tutkijakoulu tutkii vaihtoehtoja lukuvuosi ilmoittautumisen ja ohjausasiakirjojen toteuttamiseksi muussa kuin Korppi ympäristössä. Tavoitteena on toteutus, joka palvelee tohtorikoulutuksen kokonaisuuden hallintaa siten, että samasta paikasta löytyvät tiedot opintojen aloitusajasta, opiskelijan ohjauksesta ja seurantaryhmästä, opiskelun kokopäiväisyydestä tai osa aikaisuudesta sekä opiskeluoikeuden tilasta (aktiivinen tai passiivinen). Jatkossa kokonaisuuteen liitetään myös tohtoriopintojen systemaattinen seuranta. Toimenpide kytkeytyy kehittämissuunnitelman toimenpiteeseen 1.1 (jatkotutkinto opiskelijoiden haku ja valintaprosessien yhtenäistäminen) ja se on käynnistetty yhtenäistämällä jatko opiskeluoikeuden hakulomake ja valmistautumalla tohtorihakujen siirtämiseen Opetushallituksen Opintopolku portaaliin. Puheenjohtaja ja sihteeri kertasivat tohtorikoulutusprosessin alkuvaiheen keskeisimmät tietojärjestelmiin liittyvät ongelmat sekä aikaisemmat toimenpiteet niiden ratkaisemiseksi. Todettiin, että järjestelmäkehityksessä jatko opiskelu on jäänyt perusopiskelun tarpeiden jalkoihin pienemmän volyyminsa vuoksi. Koska tohtorikoulutus on yliopistolle tärkeää, tarvitaan parannus nykytilaan. Opiskelupaikan vastaanottamisessa on edelleen käytössä paperinen ilmoittautumislomake ja ohjausasiakirjan toteutus Korppi kyselynä on todettu toimimattomaksi. Tohtorikoulutusprosessin eri vaiheissa syntyvää tietoa ei saada tehokkaasti tiedekuntien ja yliopiston käyttöön, koska tietojärjestelmät eivät tue prosessia. Aikaisemmin ratkaisuksi on pohdittu Plone pohjaisia lomakkeita ja työnkulkua opiskeluoikeiden hakemisesta ohjausasiakirjan laatimiseen ja päivittämiseen sekä 1 / 5
lukuvuosi ilmoittautumiseen. Tilanne on muuttunut siltä osin, että opiskeluoikeuden haku siirretään syksyllä 2018 Opintopolkuun. Samalla siirrytään ilmoittautumiseen OILI palvelussa. Digijohtaja Ari Hirvonen kommentoi tilannetta IT palveluiden näkökulmasta. Paperinen lomake poistuu Opintopolkuun siirryttäessä. Yliopistolla ei ole tällä hetkellä sähköistä työnkulun ohjausjärjestelmää, jota tohtorikoulutusprosessissa voitaisiin hyödyntää. Tarkastelussa on yliopiston asianhallinnan kokonaisuus ja työnkulun ohjaus on osa sitä. Prosesseja, joihin tarvitaan sähköinen työnkulku, on käyty läpi mm. opintohallinnon osalta. Alustan hankinta on vaihtoehtojen ja vaatimusten arviointivaiheessa. Sähköisiä työnkulkuja pystytään rakentamaan nopeassa aikataulussa, kunhan alusta on ensin saatu hankittua. Päätettiin, että asian eteenpäin viemiseksi laaditaan selkeä kuvaus tohtorikoulutusprosessista, jota ITpalveluissa voidaan tukea. Päätettiin myös edetä asiassa digijohtajan ehdottamassa järjestyksessä: 1) sovitaan ensiapuratkaisuista, jolla prosessi saadaan toimimaan syksystä 2018 alkaen, 2) viedään prosessin määrittelyä eteenpäin tavoitteena kokonaan sähköinen työnkulku, joka asianmukaisesti tukee tohtorikoulutuksen kokonaisuuden hallintaa ja 3) otetaan tohtorikoulutus yhdeksi työnkulun ohjausjärjestelmän kautta automatisoitavaksi prosessiksi. Sihteeri kutsuu koolle yhteispalaverin ITpalveluiden kanssa. 3. Väitöskirjojen julkaisuprosessin uudistaminen Avoimen tiedon keskus on laatinut ehdotuksen väitöskirjojen julkaisuprosessin uudistamisesta Jyväskylän yliopistossa. Uudistamisen tavoite on yksinkertaistaa julkaisuprosessia, siirtyä kokonaan sähköisiin väitöskirjoihin sekä mahdollistaa Avoimen tiedon keskuksen julkaisupalveluiden resurssien kohdentamisen väitöskirjojen näkyvyyden edistämiseen (asialistan liite 3a. Suunnitelma väitöskirjojen julkaisuprosessin uudistamisesta Jyväskylän yliopistossa). Julkaisuamanuenssi Sini Tuikka kertoi Avoimen tiedon keskuksen ehdotuksesta. Hän taustoitti, että nykyisin käytössä on 6 sarjaa ja niissä julkaistaan 80 % väitöskirjoista. Merkittävimmät ehdotetuista muutoksista ovat 1) maksuttomista painetuista väitöskirjoista luopuminen heti kun mahdollista, 2) uuden verkkojulkaisusarjan perustaminen ja nykyisten yliopistosarjojen lakkauttaminen sekä 3) tieteenala ja oppiainekohtaisten tieteellisten toimittajien tehtävien lakkauttaminen. Uudistuksen jälkeen väitöskirjat julkaistaisiin verkkojulkaisuina ja julkaisuprosessi olisi väittelijälle edelleen maksuton. Väitöstilaisuutta varten tuotettaisiin väitöskirjasta tulostettu versio väittelijää, vastaväittäjää ja kustosta varten. Painettujen väitöskirjojen tuotanto muuttuisi maksulliseksi ja väitöskirjojen myynnistä luovuttaisiin. Väitöskirjojen riiputus vähintään 10 päivää ennen väitöstilaisuutta toteutettaisiin yliopiston avoimessa JYX julkaisuarkistossa. Muutokset eivät vaikuta väitöskirjojen julkaisuaikatauluun eli väittelijä toimittaa materiaali Avoimen tiedon keskukseen viimeistään 1 kk ennen väitöstä. Keskusteltiin tieteellisten toimittajien tehtävien lakkauttamisesta. Suunnitelmassa ehdotetaan, että jatkossa väitöskirjan pääohjaaja myöntäisi väitöskirjalle julkaisuluvan kuten tällä hetkellä jo toimitaan Jyväskylä Studies in Humanities sarjassa. Todettiin, että toimittajan tehtävä palvelee sekä väitöskirjojen että julkaisuprosessin laadukkuutta. Väitöskirjan oikoluku on väittelijän tehtävä, ohjaaja on väitöskirjan substanssivastaava ja toimittajan tehtävänä on vastata väitöskirjan layoutista ja ulkoasusta. Väitöskirjamallipohjan käyttäminen varmistaa, että ulkoasu on yhtenäinen. Keskusteltiin myös yliopistosarjojen lakkauttamisesta ja yhteen verkkojulkaisusarjaan siirtymisestä. Suunnitelmassa ehdotetaan, että tiedekunnat voisivat neuvotella väitöskirjoihin tulevista tiedekuntatunnisteista ja väitöskirjamallipohjaan sisällytettävistä tiedekuntakohtaisista osioista. 2 / 5
Esitettiin näkemyksiä yhden yhteisen sarjan puolesta ja sitä vastaan. Otettiin esille toisaalta yliopiston imagon vahvistamisen ja toisaalta laitosten profiloitumisen sekä väitöskirjojen identifioitumisen ja löydettävyyden näkökulmat. Otettiin esille myös erilaiset käytännöt väitöskirjojen kieliasun tarkastuksessa ja kielentarkastuksen kustannusten kattamisessa sekä väitöskirjoihin sisältyvien graafisten esitysten vaihteleva laatu. Todettiin, että hyviä kääntäjiä ja oikolukioita on vaikea löytää ja työn teettäminen on usein kallista ja aikaa vievää. Ehdotettiin, että sopimukset kielentarkastuspalveluista tehtäisiin yliopistotasolla. Ehdotettiin myös henkilöstökoulutukseen koulutusta grafiikoiden ja infograafien tekemiseen. Tarkennettiin, että verkkojulkaistun artikkeliväitöskirjan artikkelit, joita ei saa rinnakkaistallentaa, linkitettäisiin julkaisijan verkkopalveluun. Tulostettuun versioon voidaan rinnakkaistellennetun final draft version sijasta ottaa myös kustantajan julkaisema lopullinen versio, jos väittelijä niin haluaa ja on itse huolehtinut tarvittavien lupien kysymisestä. Todettiin, että väitöskirjoissa käytetään erilaisia tekstinkäsittely ja ladontaohjelmia, joita täytyy olla mahdollista käyttää myös jatkossa. Todettiin myös, että väitöskirjoihin on laitettu näkyviin ORCID tutkijatunniste, jos kirjoittaja on sen ilmoittanut ja päätettiin, että jatkossa se tullaan edellyttämään. Avoimen tiedon keskuksen ehdotus sai tutkijakoulun johtoryhmältä myönteisen vastaanoton. Johtoryhmä esittää kantanaan ehdotettuihin uudistuksiin: 1. Maksuttomista painetuista väitöskirjoista voidaan luopua. 2. Julkaisemisessa voidaan siirtyä verkkojulkaisemiseen, mutta tieteenalakohtaisten yliopistosarjojen lakkauttaminen vaatii lisäpohdintaa. n jäsenet keskustelevat asiasta tiedekunnissaan ja asiaan palataan tutkijakoulun johtoryhmän seuraavassa kokouksessa. 3. Tieteenala ja oppiainekohtaisten tieteellisten toimittajien tehtäviä ei voida lakkauttaa, sillä vastuu väitöskirjan ulkoasusta ei voida jäädä ohjaajille. Julkaisuprosessiin tarvitaan edelleen välivaihe, jossa tieteenalakohtaiset vastuuhenkilöt tarkistavat väitöskirjan ulkoasun. Päätettiin, että heille on annettava selkeät yliopistotasoiset ohjeet tarkastustehtävään kuuluvista asioista tarkistamisen yhdenmukaisuuden takaamiseksi. Sihteeri pyytää johtoryhmän jäseniä toimittamaan tiedekuntien perustellut kannat tieteenalakohtaisten yliopistosarjojen lakkauttamiseen ennen johtoryhmän seuraavaa kokousta. Sihteeri myös välittää henkilöstökoulutuksen toimijoille toiveen koulutuksesta julkaisuihin sisällytettävien grafiikoiden ja infograafien tekemiseen. Lisäksi kootaan tiedot kielentarkastuspalveluista ja kokemuksista niiden toimivuudesta yhteiseen käyttöön. 4. Tohtorikoulutuksen kehittämissuunnitelma tilanne Vastuu tohtorikoulutuksen kehittämissuunnitelman kehittämistoimien käynnistämisestä on joko yliopiston tutkijakoululla tai tiedekuntien tohtorikouluilla. Toimenpiteestä 1.1 vastaa yliopistopalveluiden koulutuspalvelut. seuraa tohtorikoulutuksen kehittämistoimien etenemistä ja raportoi niistä tiedeneuvostolle. Sihteeri kertoi lyhyesti tutkijakoulun vastuulla olevien kehittämistoimien toteuttamisen tilanteesta (asialistan liite 4a. Tohtorikoulutuksen kehittämissuunnitelman toteuttamisen tilanne). Toimenpiteistä 3 on valmiita, 5 kesken ja 6 vielä aloittamatta. Tavoitteena on toteuttaa pääosa toimenpiteistä vuoden 2018 loppuun mennessä. Vielä aloittamatta olevista toimenpiteistä kiireellisimmäksi arvioitiin toimenpide 4.1. laatii kehittämissuunnitelman tohtorikoulutuksen työelämärelevanssin vahvistamiseksi 3 / 5
sekä tohtoriopiskelijoiden urasuunnittelun ja työllistymisen edistämiseksi. Toimenpide linkittyy henkilöstöpalveluiden vetämän tutkijanuran ja aseman kehittäminen (HRS4R) prosessin toimintasuunnitelmaan. Muistutettiin, että pääosan tohtorikoulujen vastuulla olevista kehittämistoimista tulisi olla valmiita vuoden 2017 loppuun mennessä, joten tohtorikoulujen tulee olla aktiivisia. Tiedekuntia pyydetään raportoimaan kehittämistoimien etenemisestä vuosiraportissaan helmikuussa 2018. Otettiin esille tarve tarkentaa, mitä toimenpiteessä 5.4 tarkoitetaan läpinäkyvyydellä. Muistutettiin tohtorikouluja niiden vastuulla olevien kehittämistoimien toteuttamisesta ja päätettiin ottaa johtoryhmän seuraavan kokouksen asialistalle tohtorikoulujen vastuulla oleviin kehittämistoimiin liittyvät aiheet, joista toivotaan yhteistä keskustelua. Sihteeri pyytää johtoryhmää ehdottamaan aiheita ennen seuraavaa kokousta. Kehittämistoimien tilanteeseen palataan keväällä 2018 yksiköiden vuosiraporttien valmistuttua. 5. Tohtorikoulutuksen haku ja valintaprosessin kuvaus Tohtorikoulutuksen kehittämissuunnitelmaan sisältyy kehittämistoimenpide 1.4 Yliopiston tutkijakoulu laatii jyu.fi Hakijalle sivustolle kuvauksen tohtorikoulutukseen hakemisesta. Kuvaukseen liitetään linkki tutkijakoulun verkkosivulle. Yliopiston uudistetuilla verkkosivuilla tohtorikoulutukseen hakijoille suunnattu sivu on osoitteessa https://opiskelu.jyu.fi/fi/hae/hakuohjeet/tohtoriksi. Yleiset valintaperusteet 2018 rehtorin päätöksen mukainen yhtenäinen haku ja valintaprosessi astuu voimaan 1.1.2018 alkaen. Kuvaus tohtorikoulutukseen hakemisesta julkaistaan syksyn 2017 hakujen päätyttyä. Hauista ovat jo päättyneet JSBEn, LTKn ja HYTKn haut. ITKn haku päättyy 30.9.2017 ja KPTKn haku 31.10.2017. MLTKn haku on loka marraskuussa 2017. Muistutettiin, että kuvaus on nimenomaan kohdistettu hakijoille. Todettiin, että kuvausluonnoksen (asialistan liite 5a. Luonnos haku ja valintaprosessin kuvaukseksi) teksti on pääosin poimittu yleisistä valintaperusteista vuodelle 2018 (rehtorin päätös 20.4.2017). Tarkasteltiin kappaletta Tohtorikoulutukseen hakeminen ja siihen ehdotettua listausta hakemuksen valmistelun päävaiheista. Ehdotettiin muutosta vaiheiden järjestykseen ja ryhmittelyyn siten, että ohjeessa korostuu prosessin opiskelijalähtöisyys ja siinä painotetaan yhteyden ottamista mahdolliseen ohjaajaan ennen hakemuksen jättämistä. Sihteeri tekee ohjeeseen ehdotetut muutokset ja viimeistelee ohjeen yhteistyössä koulutuspalveluiden kanssa sekä huolehtii sen kääntämisestä ja julkaisemisesta yliopiston hakijoille suunnatulla verkkosivulla. Sihteeri myös varmistaa, ettei tohtorikoulujen sivuilla ole vanhentunutta tietoa hakuja valintaprosessista. 6. Ilmoitusasiat Johtoryhmän 5/2017 kokouksen kommenttien mukaisesti viimeistelty tutkintosääntöä tarkentava ohje väitöskirjan esitarkastuksesta ja väitöstilaisuudesta on johtoryhmän tarkistusta varten kokousmateriaalikansiossa. Mahdolliset kommentit lähetetään sihteerille 28.9.2017 mennessä, jonka jälkeen ohje toimitetaan tiedekunnille käytettäväksi siihen saakka, kunnes uusi tutkintosääntö valmistuu. Ilmoittautuminen tutkijakoulun järjestämään Hyvän ohjauksen elementit tilaisuuteen 12.10.2017 on alkanut. Ehdotettiin rinnakkaistallentamista yhdeksi teemakeskustelun aiheeksi, sillä jatkoopiskelijat eivät välttämättä tiedä mitä heiltä edellytetään. Sihteeri on yhteydessä Avoimen 4 / 5
tiedon keskukseen. Tilaisuuden verkkosivu on osoitteessa https://www.jyu.fi/fi/tutkimus/tohtorikoulutus/tapahtumia/hyvan ohjauksen elementit. 7. Muut asiat Muita asioita ei ollut. 8. Seuraavat kokoukset Johtoryhmän syksyn 2017 kokousajat: Ke 25.10.2017 klo 14.00 16.00, Ag C133 Ti 28.11.2017 klo 9.00 11.00, Ag C133 9. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja kiitti osallistujia ja päätti kokouksen klo 11.09. Kaisa Miettinen, Vararehtori, pj Tuula Oksanen, Tutkijakoulukoordinaattori, sihteeri 5 / 5