UUSI SYDÄN -pääsairaala Hankinnan esittely
Sisältö yleiskuva suunnitteluallianssista hankintaprosessi neuvottelumenettely kehitystyöpaja arviointi arvioraportti palautetilaisuus
Allianssi yleensä Yksi sopimus, jonka kaikki allekirjoittavat (Me muodossa) Kehitys- ja toteutusvaihe Uusi yhteinen organisaatio Hankeen (Projektin) parhaaksi Yhteinen riskien ja mahdollisuuksien jako Open books avoimuus luottamus Kaupallinen malli tukemaan tilaajan tavoitteiden toteutumista Yhdessä on mahdollisuus saavuttaa jotain sellaista mitä ei ole aikaisemmin koettu (innovaatioteoria)
Toimintakulttuuri Integroinnin elementit Korkea suorituskyky Aikainen integrointi Suunnittelu Jatkuva parantaminen Tilaaja Toteutus Luottamuksen rakentaminen Sopimus ja kaupallinen malli Yhteiset tavoitteet Yhteinen organisaatio Yhteinen sopimus Yhteinen kaupallinen malli Yhteinen kehitysvaihe Riskien ja hyötyjen jakaminen
Hankkeen läpivienti Kilpailutus Kehitysvaihe Toteutusvaihe Jälkivastuu Hankkeen suunnittelu ja toteutus Hankintavaihe Hankintailmoitus Vähimmäisvaatimukset Tarjoajien valintaperusteet Tarjouspyyntö Tarjousten sisältö Tarjousten vertailuperusteet Sopimukset ja kaupallinen malli Kehitysvaihe hankkeen kehittäminen suunnittelu tilaajan tavoitteisiin tavoitekustannuksen määrittäminen avaintulosalueiden ja mittareiden määrittäminen toteutussuunnitelman laatiminen Tilaajan exit tai investointipäätös Toteutusvaihe toteutussuunnittelu toteutus käyttöönotto kiinteistöhoidon ja ylläpidon suunnittelu? Jälkivastuu takuuajan tehtävät hoidon ja ylläpidon ohjaus? Lähde: Jim Ross, Alliance Contracting, lessons from the Australian experience, LIPS-conference in Karlsruhe 9.-11.12.2009
Kehitysvaihe Uusi sydän pääsairaalan uudistaminen (vaihtoehto 1) Hankinta Suunnittelijat Rakentajat Exit Exit Suunnitteluryhmä Suunnitteluallianssi (SAS) Tilaaja - Rakentamisen valmistelu - Päätös toteutusmuodosta Projektiallianssi (KAS) Projektiallianssi (TAS) Toteuttajat Kehitysvaihe 1 Kehitysvaihe 2 Toteutusvaihe
Kehitysvaihe Uusi sydän pääsairaalan uudistaminen (vaihtoehto 2) Hankinta Suunnittelijat Rakentajat Exit Exit Suunnitteluryhmä Suunnitteluallianssi (SAS) Suunnitteluallianssi Suunnitteluallianssi Tilaaja Toteuttajat - Rakentamisen valmistelu - Päätös toteutusmuodosta PJU PJU Kehitysvaihe 1 Kehitysvaihe 2 Toteutusvaihe
Hankintaprosessi KYS, Uusi Sydän -pääsairaalan hankintaprosessi Päivitetty 27.2.2017 Hankintaprosessin suunnittelu - Hankintaprosessin ja -asiakirjojen suunnittelu - Markkinavuoropuhelu 28.2. Suunnittelijoiden hankinta - ennakkoilmoitus - hankintailmoitus - osallistumisilmoitusten jättö - tarjoajien valinta ja neuvottelukutsut - hankinta- ja sopimusasiakirjojen esittely - alustavien tarjousten jättö - kehitystyöpajat / sopimusneuvottelut - lopullinen tarjouspyyntö - tarjousten jättö - hankintapäätös - kehitysvaihe Toteuttajien hankinta - hankintailmoitus - osallistumisilmoitusten jättö - tarjoajien valinta ja neuvottelukutsut - hankinta- ja sopimusasiakirjojen esittely - alustavien tarjousten jättö - kehitystyöpajat / sopimusneuvottelut - tarkennettu tarjouspyyntö - tarjousten jättö - hankintapäätös Hankinnan arviointi ja palautetilaisuudet - palautetilaisuudet 2017 tammi helmi maalis huhti touko kesä heinä elo syys loka marras joulu 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52
Hankinta neuvottelumenettelyllä > 15 / 30 pv > 10 / 30 pv Markkinavuoropuhelu Hankintailmoitus Hankintapäätös Osallistumisilmoitukset Alustavat tarjoukset Neuvottelut Lopulliset tarjoukset Tarjoajien valinta / neuvottelukutsut Julkaistavat asiakirjat Alustava tarjouspyyntö Sopimusmallit Neuvottelut Sopimusneuvottelut Kehitystyöpajat
Kehitystyöpajan ohjelma 09.00 Avauspuheenvuoro - päivän ohjelma, toimintatapa, tavoitteet, esittäytyminen ja arviointi (- arviointiperusteet) 09.15 Tehtävä 1 Rakennusautomaatiojärjestelmän yhteensopivuus sairaalan turvallisuus- ja sairaalateknisten järjestelmien kanssa tehtävän anto työskentely työskentelyn tulosten käsittely 11.30 Lounas 12.30 Tehtävä 2 Järjestelmän hallittavuus, ylläpito, huolto, järjestelmän elinkaari tehtävän anto työskentely työskentelyn tulosten käsittely 15.45 Kysymykset ja keskustelua työskentelystä ja loppupuheenvuorot 16.00 Työpaja päättyy
Kehitystyöpajan osanottajat Tilaajan arviointiryhmä Tilaajan asiantuntijat Fasilitaattori.. Puolueeton tarkkailija..
Kehitystyöpaja Tavoitteet Osapuolten integroituminen luottamuksen rakentaminen Tarjota tarjoajalle edellytykset parantaa alustavaa tarjousta lopulliseksi arvioitavaksi tarjoukseksi. Tilaajan tavoitteena on neuvottelun avulla tunnistaa tarjoaja, jolla on paras asiantuntemus ja ominaisuudet toteuttaa kohde ilmoitettujen valintaperusteiden pohjalta Toimintatapa Työpajaan osallistuvat vain kutsutut henkilöt! Neuvottelu on luonteeltaan hankinnan toteutusta edistävä kehitystyöpaja. Neuvotteluissa työskennellään osittain pienryhmissä ja tarjoajan Projektin vastuuhenkilölle sekä projektiryhmälle annetaan tarjouspyynnön kohteeseen liittyviä tehtäviä. Työpajatyöskentely huomioidaan arvioinnissa yhdessä tarjouksen kanssa tarjouspyynnön vertailuperusteita noudattaen. 12
Työpajan toteutus Toteutus Organisoitte tehtävän toteutuksen mukaan lukien toteutuksessa mahdolliset käytettävät ryhmät projektin vastuuhenkilön johdolla Suoritatte annetun tehtävän Esittelette tehtävän tulokset Käytännön menettelyohjeita Tilaajan edustajia voi hyödyntää työpajojen toteutuksessa. Fasilitaattori ja puolueeton tarkkailija eivät osallistu työpajatyöskentelyyn Työpajoissa voi hyödyntää tarjoajan käytössä olevia teknisiä välineitä, kuten tietokoneita ja ohjelmistoja Työtilassa on normaali esitystekniikka: videotykki, fläppitaulu, post it lappuja ja tusseja Tulokset voi havainnollistaa haluamallaan tavalla
Pelisäännöt Osallistumme ja annamme 100 prosenttisen panoksemme neuvotteluun Kuuntelemme aktiivisesti Osoitamme kunnioitusta toisiamme kohtaan Annamme arvoa toistemme ideoille ja ajatuksille Puhumme yksi kerrallaan ja kuuntelemme toisiamme Hyödynnämme koko tiimin osaamista ja resursseja Siirrymme nopeasti ryhmätöistä yhteisiin tilaisuuksiin Toimimme rehellisesti ja avoimesti Emme käytä kännyköitä Tilaaja ei siirrä tietoa toisesta neuvottelusta toiseen neuvotteluun
Arviointikohde 1 Kyky toimia allianssissa (arvioidaan neuvotteluissa) 1.1 Projektinjohto- ja yhteistyökyky Tarjouksen sisältövaatimukset: Tarjoajan suunnitteluryhmän avainhenkilöiden arviointi kehitystyöpajoissa. Vertailuperusteet: Tarjoajista arvioidaan suunnitteluryhmän avainhenkilöiden kykyä: organisoida työskentelyä toimia yhdessä tilaajan kanssa integroituna tiiminä tukea ja rakentaa osapuolten välistä luottamusta viestiä ja kommunikoida 1.2 Päätöksenteko ja ongelmanratkaisukyky Tarjouksen sisältövaatimukset: Tarjoajan suunnitteluryhmän avainhenkilöiden arviointi kehitystyöpajoissa. Vertailuperusteet: Tarjoajista arvioidaan avainhenkilöiden kykyä: käsitellä ongelmatilanteita ja tehdä päätöksiä kehittää ja innovoida ratkaisuja tuottaa tavoitteen mukaisia tuloksia ja arvioida niitä arvioida omaa toimintaansa
1.1 Projektinjohto- ja yhteistyökyky Pisteet Kriteerit ja perusteet Erinomaiset 80-100 Tarjoaja roolittaa sekä jakaa tehtäviä ja vastuita tasapuolisesti ottaen jokaisen avainhenkilön osaamisalueen huomioon, toimii tilaajan ja käyttäjien kanssa yhtenä integroituna tiiminä, luo yhteisen toiminnan pelisääntöjä, edistää yhteiseen näkemykseen pääsemistä ja sitouttamista sekä arvioi ja kehittää toimintaa erinomaisesti. Tarjoajan viestintä ja kommunikointi on erinomaisella tasolla. Hyvin 60-80 Tarjoaja roolittaa sekä jakaa tehtäviä ja vastuita tasapuolisesti ottaen jokaisen avainhenkilön osaamisalueen huomioon, toimii tilaajan ja käyttäjien kanssa yhtenä integroituna tiiminä, luo yhteisen toiminnan pelisääntöjä, edistää yhteiseen näkemykseen pääsemistä ja sitouttamista sekä arvioi ja kehittää toimintaa hyvin. Tarjoajan viestintä ja kommunikointi on hyvällä tasolla. Tyydyttävästi 40-60 Tarjoaja roolittaa sekä jakaa tehtäviä ja vastuita tasapuolisesti ottaen jokaisen avainhenkilön osaamisalueen huomioon, toimii tilaajan ja käyttäjien kanssa yhtenä integroituna tiiminä, luo yhteisen toiminnan pelisääntöjä, edistää yhteiseen näkemykseen pääsemistä ja sitouttamista sekä arvioi ja kehittää toimintaa tyydyttävästi. Tarjoajan viestintä ja kommunikointi on tyydyttävällä tasolla. Melko tyydyttävästi 20-40 Tarjoaja roolittaa sekä jakaa tehtäviä ja vastuita tasapuolisesti ottaen jokaisen avainhenkilön osaamisalueen huomioon, toimii tilaajan ja käyttäjien kanssa yhtenä integroituna tiiminä, luo yhteisen toiminnan pelisääntöjä, edistää yhteiseen näkemykseen pääsemistä ja sitouttamista sekä arvioi ja kehittää toimintaa melko tyydyttävästi. Tarjoajan viestintä ja kommunikointi on melko tyydyttävällä tasolla. Huonosti 0-20 Tarjoaja roolittaa sekä jakaa tehtäviä ja vastuita tasapuolisesti ottaen jokaisen avainhenkilön osaamisalueen huomioon, toimii tilaajan ja käyttäjien kanssa yhtenä integroituna tiiminä, luo yhteisen toiminnan pelisääntöjä, edistää yhteiseen näkemykseen pääsemistä ja sitouttamista sekä arvioi ja kehittää toimintaa huonosti. Tarjoajan viestintä ja kommunikointi on huonolla tasolla.
1.2 Päätöksenteko- ja ongelmanratkaisukyky Pisteet Kriteerit ja perusteet Erinomaiset 80-100 Avainhenkilöillä on erinomainen kyky tehdä päätöksiä kokonaisuus ja vaiheistus huomioiden, rohkaista sekä tukea erinomaisesti asioiden ottamista avoimesti esille ja avainhenkilöillä on erinomainen kyky käsitellä ongelmatilanteita monipuolisesti. Avainhenkilöillä on erinomainen kyky saavuttaa tuloksia työpajatyöskentelyssä, kehittää ja innovoida prosesseja sekä arvioida omaa toimintaansa. Hyvin 60-80 Avainhenkilöillä on hyvä kyky tehdä päätöksiä kokonaisuus ja vaiheistus huomioiden, rohkaista sekä tukea hyvin asioiden ottamista avoimesti esille ja avainhenkilöillä on hyvä kyky käsitellä ongelmatilanteita monipuolisesti. Avainhenkilöillä on hyvä kyky saavuttaa tuloksia työpajatyöskentelyssä, kehittää ja innovoida prosesseja sekä arvioida omaa toimintaansa. Tyydyttävästi 40-60 Avainhenkilöillä on tyydyttävä kyky tehdä päätöksiä kokonaisuus ja vaiheistus huomioiden, rohkaista sekä tukea tyydyttävästi asioiden ottamista avoimesti esille ja avainhenkilöillä on tyydyttävä kyky käsitellä ongelmatilanteita monipuolisesti. Avainhenkilöillä on tyydyttävä kyky saavuttaa tuloksia työpajatyöskentelyssä, kehittää ja innovoida prosesseja sekä arvioida omaa toimintaansa. Melko tyydyttävästi 20-40 Avainhenkilöillä on melko tyydyttävä kyky tehdä päätöksiä kokonaisuus ja vaiheistus huomioiden, rohkaista sekä tukea melko tyydyttävästi asioiden ottamista avoimesti esille ja avainhenkilöillä on melko tyydyttävä kyky käsitellä ongelmatilanteita monipuolisesti. Avainhenkilöillä on melko tyydyttävä kyky saavuttaa tuloksia työpajatyöskentelyssä, kehittää ja innovoida prosesseja sekä arvioida omaa toimintaansa. Huonosti 0-20 Avainhenkilöillä on huono kyky tehdä päätöksiä kokonaisuus ja vaiheistus huomioiden, rohkaista sekä tukea huonosti asioiden ottamista avoimesti esille ja avainhenkilöillä on huono kyky käsitellä ongelmatilanteita monipuolisesti. Avainhenkilöillä on huono kyky saavuttaa tuloksia työpajatyöskentelyssä, kehittää ja innovoida prosesseja sekä arvioida omaa toimintaansa.
Arvioraportti Omat havainnot kehitystyöpajan aikana Erillinen lomake Konsensus istunto Pisteet (yhteinen näkemys per arviointikohta / alakohta) Yhteinen perustelu pisteytykselle Puolueeton tarkkailija mukana Kaikki arvioijat allekirjoittavat Tehtävä ennen lopullisten tarjousten avaamista
Palautetilaisuus? Kaikille (voittaja ja hävinneet) Jokaiselle oma tilaisuus Tarjoajien palaute hankintaprosessista Tilaajan palaute suunnitteluryhmälle onnistumisista ja kehittämisalueista Ei pisteiden tarkkuudella!