IPT-HANKE: 1. TYÖPAJA

Transkriptio

1 Integroitujen projektitoimitusten kehittäminen johtavien tilaajien ryhmähankkeena (IPT-hanke) IPT-HANKE: 1. TYÖPAJA Kokoustamo, Messukeskus, Helsinki

2 IPT-hanke: 1. työpaja AVAUS

3 Työpajan tavoitteet Kuvata vaativien hankkeiden käynnistämisen ja hankinnan suunnittelun prosessi vaiheineen sekä muodostaa tilaajien yhteinen näkemys prosessin läpiviennistä sisältäen tilaajan tavoitteet ja reunaehdot sekä tavoitteet hankinnalle markkinavuoropuhelut tilaajan resurssit ja tarjoajien valinnan toteutusmuodon valinnan hankintaprosessin hankintailmoituksen kelpoisuusehtoineen ja vertailuperusteineen Kuvata jo käynnissä olevien hankkeiden toteutustapoja sekä saatuja oppeja ja kokemuksia Käydä läpi hankkeiden käynnistäminen ja hankinnan valmistelu hankintalain näkökulmasta. Suunnitella pilottihankkeiden käynnistäminen

4 Ohjelma Avaus ja esittelyt Ilpo Peltonen, RAKLI & Lauri Merikallio, Vison Alliance Partners Oy Hankintaprosessin käynnistäminen kokemuksia käynnissä olevista hankkeista Tampereen Rantatunnelin käynnistäminen; Mauri Mäkiaho, Liikennevirasto Johdatus pilotteihin / ryhmätyöt Espoon Elä ja asu seniorikeskusten toteutus Helsingin yliopiston hallintorakennuksen saneeraus Kainuun keskussairaalan peruskorjaus ja uudistaminen Valtatien 6 suunnittelun ja rakentamisen toteutus Lounas Hankintojen läpivienti neuvottelumenettelynä neuvottelumenettelyn ja kilpailullisen neuvottelumenettelyn erot hyvät neuvot ja oikeustapaukset Mika Pohjonen, Hannes Snellman Ryhmätyöt jatkuvat Ryhmätöiden välipurku esille nousseet kysymykset Päätös

5 Ohjelma Vastaukset ryhmätöissä esille nousseisiin Hankintailmoitusten karikot soveltuvuusehtojen ja valintakriteerien käyttö; Mika Pohjonen, Hannes Snellman 9.30 Ryhmätyöt jatkuvat Lounas / ohjausryhmän järjestäytymiskokous Ryhmätöiden purku Pilottihankkeiden hankkeiden käynnistäminen ja hankinnan suunnittelu kiteytys á 15 min kommenttipuheenvuorot ja keskustelu jatkotoimenpiteet Päätös

6 IPT-hanke: 1. työpaja MISTÄ HANKKEESSA ON KYSYMYS?

7 Markkinat ja palvelut Missio Suomi Euroopan ykköseksi vaativien hankkeiden toteutusmalleissa Vaikutukset alan toimintatapojen ja kulttuurin muutos alan tuottavuuden parantuminen Eturivin tilaajat yhdessä Suomalaisen IPT-mallin kehittäminen vaativiin projektitoteutuksiin Tilaajien hankkeet (pilotit) Tulokset uudet toteutusmallit uudistetut hankintamenettelyt ohjeet ja malliasiakirjat onnistunet hankkeet

8 IPT-hankkeen vaiheet Strategiavaihe Toteutusvaihe Kilpailuttaminen Perehdytysvaihe Strategiavaihe Hankinnan valmistelu Kehitysvaihe Toteutusvaihe Integroinnin tavoitteet ja soveltaminen Integroinnin elementit Kulttuurillinen valmius Tahtotilan kirkastaminen Riskien ja hyötyjen hallinta Kehittämistavoitteet Aikainen integrointi Minkälaisia pilotteja tarvitaan? Tilaajien integrointi Hankinnan tavoitteet Hankintaprosessi Tilaajan vaatimukset Tilaajan resurssit Hankintailmoitus Valintakriteerit ja arviointiperusteet Sopimusmalli Kaupallinen malli Sopimusmalli Neuvottelumenettelyn läpivienti Yhteistoiminta Tavoitekustannukset Avaintulosalueet Yhteistoiminta malli Toteutussuunnitelma Suorituskyvyn parantaminen Takuu- ja käyttöajan toimintamallit

9 IPT-hankkeen toteutusvaihe Kuusi (6) kaikille yhteistä työpajaa 4-5 tilaajakohtaista työpajaa (pilotin) hankinnan valmisteluvaiheessa ja markkinainfotilaisuus 1-2 tilaajakohtaista työpajaa tulosten analysoinnissa Tulosten analysointi (julkaisuja) Malliasiakirjat alalle Ohjeet alalle (menettelytapaohjeita)

10 Yhteiset työpajat 1 Työpaja 1: Hankintaan valmistautuminen: Työpaja 2: Kilpailuttaminen: ja syksy Työpaja 3: Työpaja 4: Työpaja 5: Hankintavaiheen analyysit ja kehitysvaiheen läpivienti: Talvi 2015 Kehitysvaiheen analyysit ja toteutusvaiheen läpivienti: Syksy/talvi 2015 Toteutusvaiheen analyysi: Kevät Loppuseminaari: Syksy 2016

11 Organisaatiokohtaiset tilaisuudet IPT-ryhmähankkeen toteutus Työpaja 1 Työpaja 2 Työpaja 3 Työpaja 4 Työpaja 5 Loppuseminaari Hankinnan valmistelu Info- ja keskustelutilaisuudet Markkinavuoropuhelut Kilpailuttaminen Pilottien esittely Kehittämisen tavoitteet Luottamuksen rakentaminen Mitä tilaajalta edellytetään? Hankintavaihe Malliasiakirjat Ohjeistukset Kehitysvaihe Malliasiakirjat Ohjeistukset Toteutusvaihe Malliasiakirjat Ohjeistukset Raportit Ohjeet Tulokset Hankkeet (pilotit) Hankinnan valmistelu Hankkeiden (pilotit) analysointi ja malliasiakirjojen laatiminen Kilpailuttaminen Sopimusmallit Kehitysvaihe Toteutusvaihe Takuu/ käyttö

12 Tilaajakohtaiset tilaisuudet Sovitetaan tilaajakohtaisten hankkeiden (pilotit) aikatauluihin ja tarpeisiin Tilaisuus 1: Tilaisuus 2: Tilaisuus 3: Tilaisuus 4: Tilaisuus 5: Markkinainfo Tilaisuus 7: Tilaisuus 8: Projektin määrittely Hankinta ja toteutusmuoto Tilaajan vaatimukset, resursointi. Sopimus ja kaupallinen malli Hankintailmoitus ja kilpailutusprosessi Kehitysvaihe Toteutusvaihe *) Hankkeiden (pilottien) hankinta- ja kehitysvaiheen konsultointi eivät sisälly tähän sopimukseen

13 IPT-hanke: 1. työpaja MÄÄRITELMIÄ

14 Integroidut projektitoteutukset (IPT) Integroitu toteutusmalli tai integroitu projektitoteutus (IPT) = yhteistoimintamalli = Integrated Project Delivery (IPD) Integrointia toteuttavat osapuolten aikainen valinta yhteinen organisaatio yhteiset tavoitteet Yhteinen sopimus riskien ja mahdollisuuksien jakaminen (kaupallinen malli) Yhteistoiminta ja avoimuus Muita integroivia toteutusmalleja ovat mm. Project Partnering (PP) ja pisimmälle vietynä allianssimalli ts. projektiallianssi = Project Alliancing Lähde: Vison Alliance Partners Oy

15 IPT-mallien historiaa British Petroliumin 90-luvun alkupuolella kehittämä malli Pohjanmeren öljyreservien hyödyntämiseksi Kehitetty ja käytetty eniten Australiassa, jossa on toteutettu jo yli 400 projektiallianssia USA:ssa kehitetty integroituja projektitoteutuksia (IPT), joiden uranuurtajana on toiminut Sutter Health. Tunnetuin yksittäinen IPT-hanke lienee Heatrown 5. terminaali (yhteistoimintaan perustuva hankintajärjestely, British Airports Authority) Liikennevirasto ja Helsingin yliopisto ovat Euroopan ensimmäiset allianssia käyttäneet julkiset hankintayksiköt Suomalaiset IPT-hankkeet perustuvat Australian sopimusmalleihin ja USA:n malleista adoptoituun lean-tuotantofilosofiaan Lähde: Vison Alliance Partners Oy

16 IPT-mallin määritelmä Integroitu toteutusmalli on hankkeen keskeisten toimijoiden väliseen, kaikille yhteiseen sopimukseen perustuva hankkeen toteutusmuoto, jossa osapuolet vastaavat toteutettavan projektin suunnittelusta ja rakentamisesta yhdessä yhteisellä organisaatiolla, ja jossa toimijat jakavat projektiin liittyviä sekä positiivisia että negatiivisia riskejä sekä noudattavat tiedon avoimuuden periaatteita kiinteää yhteistyötä tavoitellen. Lähde: Vison Alliance Partners Oy

17 IPT-malli vs. perinteinen toteutusmalli Yhteistoimintahankkeet ovat luonteeltaan relationaalisia. Relationaalinen sopimus painottaa osapuolten välisiä suhteita toisin kuin perinteinen transaktionaalinen sopimus. Relationaalinen sopimuksen tarkoituksena luoda ja hallita suhteita toimijoiden välillä, ja tähdätä osapuolten välisten esteiden poistamiseen. Sopimusrakenteen tarkoitus on tehdä menestyksen saavuttamisesta mahdollista ja tavoittelemisen arvoista hankkeen kaikille osapuolille. Hyvin toteutetusta projektista hyötyvät sekä tilaaja että palveluntuottaja ja vastaavasti myös ylimääräiset kustannukset tulevat yhteisesti kannettaviksi. (ACA 1999) Transaktionaalinen Relationaalinen Tilaaja Tilaaja Palveluntuottaja Palveluntuottaja Riskien siirtäminen Riskien jakaminen Lähde: Vison Alliance Partners Oy

18 Integroiva sopimus Käyttäjät Omistaja Aliurakka Tilaaja Sairaalatekniikka Aliurakka Rakennusurakointi Aliurakka Hissit Arkkitehtitoimisto Rakennesuunnittelu LVISAsuunnittelu LVI-urakointi Pohjarakennus Aliurakka Aliurakka Sairaalalaitesuunnittelu Pohjarakennussuunnittelu Piha ja ympäristö_ suunnittelu SA-urakointi Aliurakka Aliurakka Aliurakka Aliurakka

19 IPT-hanke: 1. työpaja INTEGROIDUT PROJEKTITOTEUTUKSET

20 IPT-mallin elementit Aikainen integroituminen Yhteinen organisaatio Yhteiset tavoitteet Yhteinen sopimus ja kaupallinen malli Riskien ja hyötyjen jakaminen Luottamuksen rakentaminen Sitoutuminen korkeampaan suoritustasoon Lähde: Vison Alliance Partners Oy

21 IPT-toteutuksen vaiheet Strateginen päätös toteutusmallista IPT-tiimin muodostaminen Tilaaja valitsee palvelutoimittajat neuvottelumenettelyllä Projektin kehitysvaihe IPT:n vaiheet Projektin toteutusvaihe Yhteistoimintasopimus Kaupallinen malli Takuu- ja ylläpitovaihe Kehitysvaihe päättyy, kun sopimusosapuolet hyväksyvät toteutussuunnitelman tavoitekustannuksen avaintulosalueiden tavoitteet ja tilaaja tekee päätöksen toteutusvaiheeseen siirtymisestä. Toteutusvaiheen päättyessä laaditaan taloudellinen loppuselvitys, jossa määritetään tavoitteiden toteutuminen maksut ja kustannukset bonukset/sanktiot takuuajan varaukset Takuu- ja ylläpitovaiheen päättyessä laaditaan tämän vaiheen taloudellinen loppuselvitys ja suoritetaan siihen liittyvät velvoitteet Lähde: Vison Alliance Partners Oy

22 IPT-projektin muodostaminen Aikaisemmat suunnitteluvaiheet Strategiavaihe IPT-tiimin muodostaminen Hankinnan valmistelu Kilpailuttaminen Kehitysvaihe tarveselvitys hankesuunnitelma yleis- tai luonnossuunnitelmat tilaajan tavoitteet ja reunaehdot hankkeen vaatimukset yms. hankkeen ominaisuudet toteutusmuotoanalyysi toteutus-muodon valinta hankinnan tavoitteet hankintamenettely hankintaprosessi tilaajan resursointi markkinavuoropuhelu hankintailmoitus sopimusosapuolten vaatimukset tarjouspyyntöasiakirjat neuvotteluprosessi kilpailuttaminen hankintapäätös soveltuvuusehdot valintaperusteet kaupallinen malli sopimusmalli teknisten asiakirjojen täydentäminen ja koonti tavoitekustannus avaintulosalueiden tavoitteet toteutussuunnitelma toteutusvaiheen sopimus ja kaupallinen malli Lähde: Vison Alliance Partners Oy

23 Esimerkki tilaajan tavoitteista tarjouspyynnössa Lahden kaupungin tavoitteet Matkakeskukselle ja sen toteutukselle Onnistunut kaupunkilaisia palveleva lopputulos Kaupunkikuvallisesti korkealaatuinen, kaupunkilaisia ja kaupungissa vierailevia hyvin palveleva ja toimiva sekä ylläpidollisesti kestävä lopputulos. Kaupunkikuvallinen laatutaso on määritetty rakennuslupa- ja muissa asiakirjoissa ja jo laadituissa suunnitelmissa. Aikataulu ja kustannusarvio pitävät Rakentaminen toteutetaan nopeasti ja sujuvasti o Rakennustyöt käynnistetään joukkoliikenteen järjestelyjen vaatimilla töillä viimeistään Tämä työvaihe toteutetaan allianssin nimissä ja urakoitsijan tulee varata ko. töihin tarvittavat resurssit. o Matkakeskus on valmis käyttöön Johtojen siirrot ja julkisen liikenteen järjestelyt tehdään aikataulun mukaisesti o Allianssiin kuulumattomat vaiheen 1 mukaiset alueella kiireellisesti tehtävien johtojen siirrot (sähkö, kaukolämpö, vesi ja data) ovat valmiina viimeistään o Mannerheiminkadun julkisen liikenteen järjestelyt ovat käytössä viimeistään Mannerheiminkadun pysäkkijärjestelyt, Rautatienkadun liittymän siirto ja rautatieaseman saattoliikennealueen ja sen liittymän rakentaminen. Matkakeskuksen toteutuskustannukset liitännäistöineen ovat korkeintaan 17,8 milj. euroa Nopea, turvallinen ja häiriötön toteutus Rakentaminen toteutetaan nopeasti ja sujuvasti o Rakennustöistä ei aiheudu alueen julkiselle liikenteelle ja sen käyttäjille ja ajoneuvoliikenteelle onnettomuuksia o Rakennustöistä aiheutuu aluetta käyttäville mahdollisimman vähän häiriöitä. Tavoite edellyttää työn etenemisen mukaan vaihtuvia laadukkaita liikennejärjestelyjä. Opastus ja tiedottaminen rakennustöiden aiheuttamista liikenteen järjestelyistä on ensiluokkaista lahtelaisille, julkiselle liikenteelle ja sen käyttäjille, läpikulkevalle ajoneuvoliikenteelle, viranomaisille ja sidosryhmille. Rinnakkaisprojektien aikataulut sovitetaan yhteen Matkakeskuksen ja YIT:n toimistorakennuksen sekä johtojen siirtojen ja julkisen liikenteen järjestelyjen rakennustöiden aikataulut on sovitettu yhteen projektin parhaaksi. Tehokas projektin johtaminen ja yhteistoiminta eri osapuolten kesken Hyvä kaikkia osapuolia yhteen sitova projektin johtaminen ja sitä tukeva selkeä ja yksinkertainen organisaatio. Kaikkien osapuolten hyvä yhteistyö ja luottamus toisiinsa projektin parhaaksi. Lähde: Lahden Matkakeskus, Lahden kaupunki

24 Allianssin muodostaminen 1-vaiheinen valintaprosessi

25 Allianssin muodostaminen 2-vaiheinen valintaprosessi Hankintailmoitus julkaistu Osallistumishakemusten jättö Vaihe 1 Tarjousaika Vaihe 2 Vaihe 3 Vaihe 4 KAS Allianssi käynnistyy Ehdokkaat laativat osallistumishakemukset Osallistumishakemusten käsittely ja kelpoisuusvaatimukset täyttävien tarjoajien valinta Kahdenkeskiset neuvottelut tarjoajien kanssa vk 6 ja vk 7 Tarkennetun tarjouspyynnön lähettäminen tarjoajille Päätös tarjoajista Alustavan tarjouspyynnön lähetys tarjoajille Tarjousten selonotto ja arviointi sekä alustava pisteytys Tarjoajien tarkentavat kysymykset ja tilaajan vastaukset Tarjoajat jättävät tarjouksensa Tarjoajakohtaiset työpajat vk 15 ja vk 16 Tarjousten lopullinen pisteytys sekä kahden parhaan tarjoajan valinta Tarjoajan talousjärjestelmien tarkastus Tarjoajan kustannuslaskentajärjestelmän tarkistaminen Päätös kahdesta parhaasta tarjoajasta ja valinnasta vaiheeseen Kehitystyöpajat molempien tarjoajien kanssa vk 20 ja vk 21 Kaupalliset ja sopimusneuvottelut molempien tarjoajien kanssa vk 22 Tarjoajat esittävät hintatarjouksen Tarjousten lopullinen arviointi ja pisteytys Aloitustyöpajat molempien tarjoajien kanssa 3. ja Vaihe Aikataulu Vaihe 1 Tarjoajien valinta (min 3) / tarjousaika Vaihe 2 Kahden parhaan tarjoajan valinta Vaihe 3 Parhaan tarjoajan valinta Vaihe 4 Kehitysvaiheen sopimuksen tekeminen Kehitysvaiheen Allianssisopimuksen viimeistely Kehitysvaiheen Allianssisopimuksen (KAS) allekirjoitus Parhaan tarjoajan valinta ja hankintapäätös

26 Allianssin muodostaminen 2-vaiheinen valintaprosessi Hankinnan valmistelu Ilmoittautuminen Tarjousvaihe Valitusaika Kehitysvaihe Hilmailmoitus 1.4 Alustava tarjouspyyntö max viidelle 29.4 Sopimusneuvottelut Tarjousaika 1. Neuvottelut Tarjoukset sisään 13.6 Tarkennetut tarjouspyynnöt 15.5 Tarjouksien selonotto 1.7 Päätös hankinnan ollessa kesken Kaksi konsortioita jatkaa ½ pv työpajat Neuvotteluvaihe Hankintapäätös ja 4.7 kaupalliset neuvottelut Neuvottelut 22.8 ja 25.8 Lopullinen tarjous 3.9

27 Valintaperusteet Vuokrataloyhtiön Vuolukiventie 1b perusparannus ja lisärakentaminen

28 Arviointiperusteet / painoarvot Tampereen Rantatunneli Arviointikohde Painoarvo Vaihe 2 Vaihe 3 Yht. Osa Yht. Osa A. Kyvykkyys 100,00 % 75,00 % A1. Hankkeen toteuttamissuunnitelma ja organisaatio 25,00 % 10,00 % A1.1 Hankkeen toteuttamissuunnitelma ja organisaatio 25,00 % 10,00 % A2. Näytöt tuloksellisesta toiminnasta 35,00 % 10,00 % A2.1 Näyttö tuloksellisesta toiminnasta 25,00 % 10,00 % avaintulosaluella A2.2 Virheistä oppiminen 10,00 % Ei arvioida A3. Arvoa rahalle 40,00 % 30,00 % A3.1 Hankkeen tavoitekustannuksen asettaminen 25,00 % 15,00 % A3.2 Tilaajan kustannusarvion tarkastelu 15,00 % 15,00 % A4. Allianssikyky ja johtaminen 0,00 % 25,00 % A4.1 Allianssin johto- ja projektiryhmän johtamiskyky ja tarjoajan allianssikyvykkyys Ei arvioida 25,00 % B. Hinta 25,00 % B1. Hinta Ei arvioida 25,00 % A + B yhteensä 100,00 % 100,00 %

29 Allianssin osapuolilta vaadittava osaaminen Taulukko 1 Allianssin osapuolilta vaadittava osaaminen Tehtävät Tilaaja Tarjoaja Allianssin projektipäällikkö Suunnitelmien hyväksyminen Suunnittelun johtaminen ja ohjaus Pääsuunnittelija Rakennussuunnittelu R3-5, Tiesuunnittelu R7, Tienpitäjälle kuulumattomien rakenteiden suunnitelmat R8, Kuivatussuunnittelu R9, Ympäristösuunnittelu R11, Valaistussuunnittelu R12, Liikenteenhallinta (muuttuva ja kiinteä liikenteenohjaus) R13, Pohjanvahvistussuunnittelu R14, Mittaussuunnittelu R15, Siltasuunnittelu R16, Muut taitorakenteet R17, Tunnelisuunnittelu (louhinta + muut rakenteet) R17, Tunnelin tekniset järjestelmät (LVIAS) Katujen suunnittelu Maalunastus- ja haltuunottomenettelyt Lupien hakeminen ja valmistelu Hankkeen kustannusohjaus ja seuranta Hankkeen aikatauluohjaus ja seuranta Hankkeen turvallisuusjohtaminen Paras hankkeelle Turvallisuussuunnittelu Turvallisuuskoordinaattori Riskienhallinta Allianssin hankintojen suorittaminen Rakentaminen Väylätyöt Pohjarakenteet Kuivatus ja kunnallistekniikka Sillat ja muut rakenteet Kalliorakenteet Tunnelirakenteet Tunnelin tekniset järjestelmät (LVIAS) Liikenteenhallinta (muuttuva ja kiinteä liikenteenohjaus) Varusteet ja laitteet Ympäristörakenteet Päätoteuttajan vastuu Rakentamisen laatu Johtaminen Laadun seuranta

30 A S I A NT UNT IJAPALVELUA A M M ATTIL AISILLE