ISO 14001:2004 YMPÄRISTÖJÄRJESTELMÄ
YMPÄRISTÖKÄSIKIRJA Sisältö: 1. Lakeaharjun esittely 3 2. Soveltamisala ja ympäristöjärjestelmän rakenne 4 3. Yleiset vaatimukset 5 4. Ympäristöpolitiikka 5 5. Suunnittelu 6 6. Järjestelmän toteuttaminen ja toiminta 6 7. Arviointi 9 8. Johdon katselmus 10 Liitteet: Liite 1: Termit ja määritelmät 11 2
1. Lakeaharjun esittely Lakeaharju sijaitsee Vimpelin kunnassa Etelä-Pohjanmaalla Lappajärven rannalla. Lakeaharju on maisemallisesti ja luonnonolosuhteiltaan ainutlaatuinen kokonaisuus Etelä-Pohjanmaalla. Korkeusero Lappajärven pinnan ja Lakeaharjun huipun välillä on noin 100 metriä. Alue on kallioista ja kallioperän rakenteessa on vielä helposti havaittavissa meteoriitti-iskun aiheuttamat rakenteelliset muutokset. Lakeaharjun mökkikylän rakentaminen ajoittuu 1990-luvun alkuun, jolloin ns. vanha alue rakennettiin. Alueella on noin 50 loma-asuntoa. Mökkikylän lisäksi Lakeaharjun alueeseen kuuluu laskettelukeskus ja karavaanarien asuntovaunualue. Lakeaharjun Asukayhdistys ry on perustettu vuonna 2001 ja sen tarkoituksena on edistää Lakeaharjun mökkialueen asukkaiden ja kiinteistön omistajien yhteistoimintaa ja toimia alueen kehittäjänä sekä valvoa asukkaiden ja kiinteistönomistajien etuja. 3
2. Soveltamisala ja ympäristöjärjestelmän rakenne Tätä ympäristöjärjestelmää sovelletaan Lakeaharjun alueella. Lakeaharjun Asukasyhdistys ry soveltaa tätä järjestelmää sellaisiin ympäristönäkökohtiin, jotka se on tunnistanut sellaisiksi, joita se voi hallita ja joihin se voi vaikuttaa. Lakeaharjun Asukasyhdistyksen ympäristöjärjestelmä on laadittu kansainvälisen ISO 14001:2004 standardin mukaisesti. Ympäristöjärjestelmän malli on Suunnittele-Toteuta-Arvioi-Toimi -malli (PDCA). Asukasyhdistyksen toiminnassa tämä tarkoittaa: - Perustan toiminnalle luo ympäristöpolitiikka - Ympäristöpolitiikan hengen mukaisesti toteutetaan suunnittelua, joka sisältää päämäärien asettamisen ja tarvittavien prosessien luomisen, jotka ovat tarpeellisia yhdistyksen ympäristöpolitiikan mukaisten tulosten saavuttamisessa - Asukasyhdistys toteuttaa prosessit - Se arvioi tuloksia, tarkkailee ja mittaa prosesseja, vertaa niitä ympäristöpolitiikkaan, päämääriin, tavoitteisiin, lakisääteisiin ja muihin vaatimuksiin sekä raportoi tuloksista - Ryhtyy toimenpiteisiin, joilla parannetaan jatkuvasti ympäristöjärjestelmän suorituskykyä Ympäristöjärjestelmän rakenne on seuraava: 1. Ympäristökäsikirja, joka sisältää laatupolitiikan 2. Menettelyohjeet 3. Viiteaineistot 4
3. Yleiset vaatimukset Lakeaharjun Asukasyhdistys ry:llä on dokumentoitu ympäristöjärjestelmä ja yhdistys on sitoutunut jatkuvaan parantamiseen ISO 14001 standardin mukaisesti. Tämä ympäristöjärjestelmä kattaa kaikki asukasyhdistyksen ja mökkiyhteisön toiminnot sekä maantieteellisesti Lakeaharjun alueen. 4. Ympäristöpolitiikka Lakeaharjun Asukasyhdistys ry on määritellyt ympäristöpolitiikan, jota se noudattaa kaikessa toiminnassaan: Lakeaharju on maisemallisesti ja ympäristöltään ainutlaatuinen alue Etelä-Pohjanmaalla. Lakeaharjun Asukasyhdistys ry kantaa toiminnassaan ympäristön parantamisen vastuun, huomioiden tulevat sukupolvet, ja myötävaikuttaa toiminnallaan jatkuvaan ja kestävään kehitykseen. Sitoudumme suojelemaan ympäristöä kaikilta niiltä osin, johon toimintamme vaikuttaa. Tavoitteenamme on luoda asukkaillemme viihtyisä ja turvallinen ympäristö asumiseen ja vapaa-ajan viettoon. Huomioimme toiminnassamme alueemme luonnon monimuotoisuuden. Lisäämme aktiivisesti jäsentemme tietoisuutta ympäristökysymyksissä sekä jaamme avoimesti tietoa myös sidosryhmillemme. Vimpelissä 31.12.2006 Lakeaharjun Asukasyhdistys ry Tiina Koivuniemi Puheenjohtaja 5
5. Suunnittelu Lakeaharjun asukasyhdistys tunnistaa ja tarkastelee ympäristönäkökohtia vuosittain toteutettavassa suunnittelukokouksessa. Samalla määritellään merkittävät ympäristönäkökohdat. Edelliset on dokumentoitu ja kyseinen dokumentti on jäsenten saatavilla yhdistyksen kotisivuilla www.lakeaharju.com Mikäli suunnittelujakson aikana tapahtuu muutoksia, ympäristöasioista vastaava johtokunnan jäsen päivittää tiedot, hyväksyttää ne johtokunnalla ja saattaa ajan tasalla oleva dokumentin verkkoympäristöön. Johtokunnan tehtävänä on varmistaa, että merkittävät ympäristönäkökohdat otetaan huomioon luotaessa, toteutettaessa ja ylläpidettäessä ympäristöjärjestelmää. Ympäristöasioista vastaava johtokunnan jäsen seuraa lakisääteisiä ja muita vaatimuksia. Yleisellä tasolla lainsäädäntö noudetaan sähköisessä muodossa www.finlex.fi lakitietokannasta. Jätehuoltoon liittyvät toimintaohjeet ovat koottu menettelyohjeiksi. Näiltä osin noudatetaan Millespakka Oy:n antamia jätehuoltomääräyksiä (http://koti.japo.fi/~jjoy/jatehuoltoma.htm) Vuosittaisessa suunnittelukokouksessa päätetään ympäristöpäämääristä ja tavoitteista. Näiden tulee olla yhdenmukaisia ympäristöpolitiikan kanssa. Milloin mahdollista, tavoitteen toteutumista seurataan mittaamalla. Mittarit voivat olla määrällisiä, laadullisia tai ns. kyllä/ei-mittareita. Ympäristöpäämäärien ja tavoitteiden saavuttamiseksi laaditaan ympäristöohjelma, joka on tallennettu yhdistyksen kotisivuille. Ohjelma sisältää vastuiden määrittelyn, keinot ja aikataulut, joilla päämäärät ja tavoitteen saavutetaan. 6. Järjestelmän toteuttaminen ja toiminta Resurssit, roolit, vastuut ja valtuudet Ympäristöjärjestelmän toimivuudesta vastaa johtokunta. Johtokunta nimeää keskuudestaan ympäristöasioista vastaavan johtokunnan jäsenen, joka toimii johdon edustajana. Johdon edustajan tehtäviä ovat: - varmistaa, että ympäristöjärjestelmä luodaan ja sitä toteutetaan ja ylläpidetään ISO 14001 kansainvälisen standardin mukaisesti - raportoi johtokunnalle - organisoi sisäiset auditoinnit ja johdon katselmukset - esittää parannusehdotuksia ja johtaa niiden toteuttamista 6
- tiedottaa jäsenille ympäristöjärjestelmästä ja siihen liittyvistä kysymyksistä - perehdyttää jäsenistö ympäristöjärjestelmään ja mahdollisiin muutoksiin - hoitaa sidosryhmäsuhteita ja vastata ulkopuolelta tulleisiin kysymyksiin Pätevyys, koulutus ja tietoisuus Lakeaharjun Asukasyhdistys järjestää jäsenilleen tarvittaessa koulutusta ympäristöjärjestelmään liittyen. Koulutustarpeet käsitellään vuosittaisessa suunnittelukokouksessa. Samassa kokouksessa laaditaan / hyväksytään vuosittainen koulutussuunnitelma. Ympäristöjärjestelmään perehdyttämistä suoritetaan yhdistyksen kokousten ja tapahtumien yhteydessä. Lisäksi jäsenistöä perehdytetään jäsenkirjeillä ja tiedotteilla. Kaikilla yhdistyksen jäsenillä on koko järjestelmä saatavilla yhdistyksen kotisivuilla. Koulutukseen osallistumisesta pidetään yllä koulutusrekisteriä, jota säilytetään yhdistyksen sisäisillä verkkosivuilla. Viestintä Lakeaharjun Asukasyhdistyksen ympäristöjärjestelmään liittyvä viestintä jakaantuu sisäiseen ja ulkoiseen viestintään. Sisäinen viestintä on suunnattu yhdistyksen jäsenille. Se tapahtuu yhdistyksen kotisivujen välityksellä, sähköpostilla, tekstiviesteillä tai erillisillä uutiskirjeillä. Yhdistys tarjoaa sähköpostiyhteyden sellaisille jäsenille, joilla muutoin ei ole käytettävissä sähköpostia. Ulkoinen viestintä tapahtuu yhdistyksen www-sivujen avulla. Sivuilla on saatettu sidosryhmien tietoon sen henkilön nimi ja yhteystiedot, joka yhdistyksessä vastaa ulkopuolisten tiedustelujen vastaanottamisesta, dokumentoinnista ja niihin vastaamisesta. Dokumentointi Lakeaharjun Asukasyhdistyksen ympäristöjärjestelmä on dokumentoitu ja se sisältää: - ympäristöpolitiikan - ympäristöpäämäärät ja tavoitteet - ympäristöjärjestelmän laajuuden kuvauksen (ympäristökäsikirja, luku 2) - ympäristöjärjestelmän pääosien ja niiden vuorovaikutuksen kuvauksen sekä viittaukset asiaan liittyviin asiakirjoihin - standardin edellyttämät asiakirjat, mukaan lukien tallenteet - muut johtokunnan määrittelemät tallenteet, jotka katsotaan tarpeellisiksi (viiteaineisto) 7
Asiakirjojen hallinta Lakeaharjun Asukasyhdistyksen ympäristöjärjestelmän asiakirjojen hallinta tapahtuu sähköisesti. Voimassa olevat ympäristökäsikirja, menettelyohjeet ja viiteaineistot ovat sähköisessä muodossa yhdistyksen kotisivuilla www.lakeaharju.com Asiakirjojen hallinnasta sisällöllisesti vastaa johdon edustaja ja niiden siirtämisestä verkkoympäristöön kotisivuista vastaava johtokunnan jäsen. Johdon edustajan tehtävänä on: - katselmoida ja päivittää asiakirjat tarpeen mukaan - huolehtia asiakirjojen hyväksymisestä - varmistaa, että asiakirjojen muutokset ja voimassaolevat versiot tunnisteaan - varmistaa, että soveltuvien asiakirjojen asianmukaiset versiot ovat verkkoympäristössä saatavilla - varmistaa, että asiakirjat ovat säilyvät luotettavina ja tunnistettavina - varmistaa, että ulkoiset asiakirjat, jotka yhdistys on määritellyt tarpeellisiksi, tunnistetaan ja niiden jakelua valvotaan - estää vanhentuneiden asiakirjojen käyttöä Vanhentuneet asiakirjat, jotka ovat sähköisessä muodossa, poistetaan verkosta ja tuhotaan. Tulostetut asiakirjat tuhotaan silppuamalla tai muutoin saattamalla ne muotoon, jossa ulkopuolisten ei ole mahdollista tunnistaa tai saada haltuunsa asiakirjan sisältämiä tietoja. Ympäristöjärjestelmään liittyvien asiakirjojen säilytysaika on 3 vuotta. Toiminnan ohjaus Ympäristöjärjestelmään liittyvien toimintojen ohjauksesta vastaa johdon edustaja yhdessä johtokunnan kanssa. Jäsenistön toimintaa ympäristöjärjestelmään liittyen ohjataan tarpeellisilla menettelyohjeilla. Jätteiden käsittelyssä noudatetaan Millespakka Oy:n jätteiden käsittelystä annettuja ohjeita. Tulipalotilanteissa noudatetaan menettelyohjetta ja pelastusviranomaisten ohjeita. Tulipalotilanteissa huomioon tulee ottaa myös liikenne Serpentiinitiellä. Vuokramökeissä on nähtävillä tarvittavat menettelyohjeet, joiden mukaan vuokralaisten toivotaan toimivan ympäristöasioissa (esim.jätteiden käsittely, ympäristön siisteys) 8
Valmius ja toiminta hätätilanteissa Merkittävimmäksi ympäristöä uhkaavaksi hätätilanteeksi on tunnistettu tulipalo, joko kiinteistöpalot tai maastopalot. Näissä tilanteissa paikalla olevat yhdistyksen jäsenet toimivat menettelyohjeen ja palokunnan antamien ohjeiden mukaisesti. Mikäli onnettomuuksia tai hätätilanteita sattuu, katselmoidaan valmiusmenettelyt ja toimintatavat. Muutoin katselmus suoritetaan säännöllisesti vuosittaisen suunnittelukokouksen yhteydessä. Toimintaa hätätilanteissa pyritään testaamaan ja harjoittelemaan mikäli mahdollista. Harjoituksista kootaan tallenne mukaan lukien harjoitukseen osallistuneiden nimilistat. 7. Arviointi Tarkkailu ja mittaukset Asukasyhdistyksen toiminnan luonteen huomioiden ja ympäristöjärjestelmän rakenne eivät mahdollista yhtenäisten mittausten suorittamista (esim. veden tai sähkön kulutus, jätteen määrät). Tästä syystä tarkkailu ja mittaukset kohdistuvat suoraan ympäristöohjelman toteutumiseen. Ohjelman toteutumisen mittarit on määritelty ohjelman laatimisen yhteydessä ja ne on dokumentoitu ympäristöohjelmaan. Vaatimusten täyttymisen arviointi Vaatimusten täyttymisen arviointia suoritetaan säännöllisesti sisäisten auditointien yhteydessä. Vaatimusten täyttymisen arviointi dokumentoidaan ja tallenne säilytetään sisäisten auditointien asiakirjojen yhteydessä. Poikkeamat, korjaavat toimenpiteet ja ehkäisevät toimenpiteet Jokaisella yhdistyksen jäsenellä on oikeus ja velvollisuus seurata järjestelmän toteutumista ja raportoida havaitsemistaan poikkeamista. Kun poikkeama havaitaan, raportoidaan siitä joko suullisesti tai kirjallisesti ympäristöasioista vastaavalle johtokunnan jäsenelle. Mikäli raportointi tehdään suullisesti, ympäristöasioista vastaava johtokunnan jäsen kirjaa sen poikkeamaraporttilomakkeelle. Toimenpiteet poikkeaman korjaamiseksi tulee aloittaa välittömästi. 9
Poikkeaman käsittelyprosessi etenee seuraavasti: Poikkeaman tunnistaminen raportointi poikkeaman tutkiminen ja syiden määrittely toimenpiteiden suunnittelu korjaavien toimenpiteiden suorittaminen ehkäisevien toimenpiteiden tarpeellisuuden arviointi poikkeamien ehkäisyyn liittyvien toimenpiteiden suorittaminen suoritettujen korjaavien ja ehkäisevien toimenpiteiden tulosten tallentaminen suoritettujen toimenpiteiden tehokkuuden katselmoiminen Tallenteiden hallinta Tallenteiden hallinnassa noudatetaan samanlaista menettelytapaa kuin asiakirjojen hallinnassa. Sisäinen auditointi Ympäristöjärjestelmän sisäinen auditointi suoritetaan kerran vuodessa. Auditointi suoritetaan laaditun auditointiohjelman mukaisesti. Auditointia varten kootaan auditointiryhmä, joka suorittaa auditoinnin objektiivisesti. Johdon edustajan vastaa auditointien suunnittelusta sekä auditointiryhmän raportoimien tulosten tallentamisesta. Sisäisessä auditoinnissa ja sen raportoinnissa käytetään laadittua sisäisen auditoinnin lomakkeistoa. 8. Johdon katselmus Johdon katselmus suoritetaan kerran vuodessa ja sen tulee ajoittua sisäisen auditoinnin jälkeen. Johdon katselmuksen lähtötietoja ovat: - sisäisten auditointien tulokset ja arvioinnit lakisääteisten sekä muiden vaatimusten, joihin organisaatio on siotutunut, toteutumisesta - ulkoisilta sidosryhmiltä tulleet yhteydenotot mukaan lukien valitukset - yhdistyksen ympäristön suojelun taso - korjaavien ja ehkäisevin toimenpiteiden tila - seurantatoimenpiteet edellisistä johdon katselmuksista - muuttuvat olosuhteet, mukaan lukien muutokset lakisääteisissä ja muissa organisaation ympäristönäkökohtiin liittyvisssä vaatimuksissa - suositellut parannukset Johdon katselmuksesta laaditaan muistio. Muistioon tulee kirjata katselmuksen ajankohta ja osallistujat sekä kaikki päätökset ja toimenpiteet 10
LIITE 1: TERMIT JA MÄÄRITELMÄT Lähde: SFS-EN ISO 14001 auditoija henkilö, joka on pätevä auditoimaan jatkuva parantaminen ympäristöjärjestelmän jatkuva parantamisprosessi, jolla organisaation ympäristöpolitiikan mukaisesti saavutetaan parannuksia ympäristönsuojelun tasossa kokonaisuutena korjaava toimenpide toimenpide, jonka tarkoituksena on poistaa havaitun poikkeaman syy asiakirja informaatio ja sen tietoväline ympäristö organisaation toimintaolosuhteet, joihin sisältyvät ilma, vesi, maa, luonnonvarat, kaedivja eläinkunta, ihmiset ja näiden väliset vuorovaikutukset ympäristönäkökohta organisaation toimintojen, tuotteiden tai palveluiden osa, joka voi olla vuorovaikutuksessa ympäristön kanssa. Merkittävä ympäristönäkökohta on sellainen, jolla on tai voi olla merkittävä ympäristövaikutus. ympäristöjärjestelmä se osa organisaation hallintajärjestelmää, jota käytetään sen ympäristöpolitiikan kehittämiseen ja toteuttamiseen sekä sen ympäristönäkökohtien hallitsemiseen ympäristöpäämäärä yleisluontoinen ympäristötavoite, joka on yhteensopiva ympäristöpolitiikan kanssa ja jonka organisaatio asettaa itselleen ympäristönsuojelun taso organisaation ympäristönäkökohtien hallinnan mitattavissa oleva taso ympäristöpolitiikka ylimmän johdon julkituoma ympäristönsuojelun tasoon liittyvä organisaation yleinen tarkoitus ja suunta ympäristötavoite 11
ympäristöpäämääriin perustuva organisaatiolle tai sen osille soveltuva yksityiskohtainen suorituskykyvaatimus, joka täytyy asettaa ja täyttää, jotta kyseiset päämäärät saavutetaan sidosryhmä yksilö tai ryhmä, johon organisaation ympäristönsuojelun taso vaikuttaa tai jota se koskee sisäinen auditointi systemaattinen, riippumaton ja dokumentoitu prosessi, jolla hankitaan auditointinäyttöä ja arvioidaan sitä objektiivisesti, jotta voidaan määrittää, kuinka hyvin organisaation asettamat ympäristöjärjestelmän auditointikriteerit täytetään poikkeama vaatimuksen täyttämättä jättäminen organisaatio julkinen tai yksityinen yritys, yhtymä, konserni. laitos, viranomainen tai muu yhteisö tai sellaisen osa tai yhdistelmä, jolla yhtiömuodosta riippumatta on omat toiminnot ja hallinto ehkäisevä toimenpide toimenpide, jonka tarkoituksena on poistaa mahdollisen poikkeaman syy ympäristön pilaantumisen ehkäiseminen prosessien, käytäntöjen, tekniikoiden, materiaalien, tuotteiden, palveluiden tai energian käyttö niin, että vältetään, vähennetään tai hallitaan (erikseen tai yhdessä) kaikentyyppisten saasteiden ja jätteiden syntymistä ja päästöjä, jotta vähennetään haitallisia ympäristövaikutuksia menettely toiminnon tai prosessin määritelty suoritustapa tallenne asiakirja, jossa ilmaistaan saavutetut tulokset tai annetaan näyttöä suoritetuista toiminnoista 12