Yleisten kirjastojen arviointimalli: Johtaminen ja henkilöstö
Sisältö: 2 Yleisten kirjastojen arviointimalli:... 1 Johtaminen ja henkilöstö... 1 1 Yleisten kirjastojen arviointimalli: johtaminen ja henkilöstö... 3 1.1 Johdanto... 3 1.2 Arviointimallin rakenne... 4 1.3 Arviointikehikko... 4 1.4 Ohjeet kyselyyn vastaamiseen... 5 2.1 Johtajuus arviointialueena... 6 2.1.1 Kirjastolla on ajanmukainen toiminta-ajatus, visio, arvot ja toimintasuunnitelma... 7 2.1.2 Johto suunnittelee ja valvoo taloudellisia resursseja... 8 2.1.3 Johto ylläpitää ja kehittää kirjaston johtamisjärjestelmää... 9 2.1.4 Johto motivoi ja tukee henkilöstöä... 11 2.1.5 Johto vastaa kirjaston asiakaslähtöisestä toimintakulttuurista ja kumppanuuksista... 12 3.1 Henkilöstö arviointialueena... 13 3.1.1 Henkilöstövoimavaroja suunnitellaan, hallitaan ja kehitetään... 13 3.1.2 Henkilöstön osaaminen tunnistetaan, sitä käytetään ja osaamista kehitetään... 14 3.1.3 Henkilöstön osallistumista edistetään ja avoimuutta kehitetään kaikilla tasoilla... 16 3.1.4 Henkilöstön hyvinvoinnista huolehditaan... 17 2 Osaamisalueet... 18 2.1 Johdanto... 18 2.2 Keski-Suomen yleisten kirjastojen osaamisalueet... 18 2.3 Ohjeet kyselyyn vastaamiseen... 21 2.4 Osaamiskartoitus... 21 2.4.1 Asiakasosaaminen... 22 2.4.2 Toimintaympäristön tuntemus... 23 2.4.3 Kokoelma ja sisältöosaaminen... 25 2.4.4 Tietotekniikka ja tietojärjestelmäosaaminen... 27 2.4.5 Tiedonhallintataidot... 29 2.4.6 Pedagoginen osaaminen... 31 2.4.7 Yhteistyö- ja viestintätaidot... 33 2.4.8 Johtaminen ja hallinto... 35 Lähteet:... 36
3 1 Yleisten kirjastojen arviointimalli: johtaminen ja henkilöstö 1.1 Johdanto Yleisten kirjastojen kirjasto- ja tietopalvelujen tavoitteena on edistää väestön yhtäläisiä mahdollisuuksia sivistykseen, kirjallisuuden ja taiteen harrastukseen, jatkuvaan tietojen, taitojen ja kansalaisvalmiuksien kehittämiseen, kansainvälistymiseen sekä elinikäiseen oppimiseen. Kirjastotoiminnassa tavoitteena on edistää myös virtuaalisten ja vuorovaikutteisten verkkopalvelujen ja niiden sivistyksellisten sisältöjen kehittymistä. Kirjastolain (1998/904, 5.luku, 6 ) mukaan kunnan tulee arvioida järjestämäänsä kirjasto- ja tietopalvelua. Arvioinnin tarkoituksena on parantaa kirjasto- ja tietopalvelujen saatavuutta ja tukea niiden kehittämistä. Oman toiminnan säännöllisellä arvioinnilla kirjasto luo yhtenäiset periaatteet oman toimintansa kehittämiselle. Arviointi osoittaa, miten asetetut tavoitteet on saavutettu. Alueellisen tason arvioinnilla tuetaan kehittämistä, täydennetään kuntien arviointia ja kehitetään välineitä, joita voidaan hyödyntää laajemminkin. Perustehtävänsä hoitamiseen kirjastot tarvitsevat hyvää ja ammattitaitoista johtamista. Johtamisella varmistetaan, että kirjasto kehittyy ja saavuttaa tavoitteensa. Johdon keskeisiä tehtäviä on rekrytoida kirjaston tehtävien mukaista henkilöstöä ja huolehtia tarkoituksenmukaisesta henkilöstörakenteesta. Oikeanlaisella henkilöstörakenteella pystytään osaltaan vastaamaan tulevaisuuden haasteisiin. Ammatillisesti pätevä ja osaamistaan ylläpitävä henkilöstö on kirjaston tärkein voimavara. Keski-Suomen yleisten kirjastojen arviointihanke on opetus- ja kulttuuriministeriön tukema projekti, jonka tavoitteena on luoda valtakunnallisesti sovellettava kirjaston johtamisen ja henkilöstön arviointimalli. Osana hanketta laaditaan yleisten kirjastojen henkilöstön osaamisalueet ammattitaidon ylläpitämisen avuksi. Osaamisaluemallin pohjalta voivat erikokoiset kirjastot toteuttaa tarpeidensa mukaisen osaamiskartoituksen. Seudullisen yhteistyön tiivistyessä Keski-Suomen kirjastoille on tärkeää jakaa osaamista alueellisesti. Osaamisaluemalli ja sen pohjalta tehdyt osaamiskartoitukset antavat pohjaa yhteiselle alueelliselle koulutukselle ja osaamisen jakamiselle. Niiden avulla pystytään myös perustelemaan kuntapäättäjille kirjastoille välttämätöntä osaamista ja resurssitarpeita. Jyväskylän kaupunginkirjastossa toteutettiin keväällä 2013 yleisten kirjastojen arviointimalliin kuuluvat kyselyt: johtajuus arviointialueena, henkilöstö arviointialueena ja osaamiskartoituskysely. Syksyllä 2013 osaamiskartoituskysely toteutettiin kaikissa muissa Keski-Suomen alueen kirjastoissa. Osaamiskartoituskyselystä saatujen tulosten perusteella Keski-Suomen alueen kirjastojen henkilöstölle suunnitellaan ja järjestetään tarvittavaa koulutusta. Hankkeen ohjausryhmään kuuluivat: Raila Junnila, kirjastotoimen apulaisjohtaja, Jyväskylän kaupunginkirjasto Keski-Suomen maakuntakirjasto. Merja Mäkinen, kirjastotoimenjohtaja, Jämsän kaupunginkirjasto Sari Kanniainen, kirjastonjohtaja, Hankasalmen kunnankirjasto Eija Koskela, kirjastotoimenjohtaja, Karstulan kunnankirjasto Minna Puntala, kirjastovirkailija / vs. kirjastonjohtaja, Uuraisten kunnankirjasto Katja Virolainen, projektityöntekijä
4 1.2 Arviointimallin rakenne Arviointimalli pohjautuu CAF-arviointimenetelmään, joka on julkisen sektorin organisaatioille tarkoitettu laadunarviointityökalu. Menetelmän keskeisiä tavoitteita ovat itsearviointi, organisaatioiden kehittämisalueiden löytäminen ja organisaatioiden vertailukelpoisuuden edistäminen. CAF-mallia käyttämällä turvataan arvioinnin yleinen yhteensopivuus ja ymmärrettävyys. CAF malli sisältää yhdeksän arviointialuetta. CAF-mallin arviointialueista on kerätty tämän projektin tavoitteen mukaiset arviointikriteerit. Ne on ryhmitelty johtamisen ja henkilöstön osa-alueisiin. Arviointi suoritetaan yhdessä henkilöstön kanssa. Kukin kirjasto voi itse määritellä toteutuksen laajuuden ja toimintatavan. Suositeltavaa on, että arviointialueet: johtajuus arviointialueena ja henkilöstö arviointialueena suoritetaan ryhmänä. Arviointialue osaamisalueet voidaan suorittaa ryhmässä tai työntekijäkohtaisesti. Ryhmät tulisi muodostaa siten, että ryhmissä olisi edustus kaikista kirjaston osa-alueista ja henkilöstöryhmistä, jotta kyselyn tuloksista saadaan mahdollisimman edustava. Kirjasto saa arvioinnin avulla tietoa johtajuuden ja henkilöstöalueen vahvuuksista ja toisaalta kehittämistarpeista, jotka konkretisoituvat toimintasuunnitelmaan kehittämiskohteina. 1.3 Arviointikehikko Arvioinnin helpottamiseksi on luotu kehikko, jonka avulla selvitetään, kuinka tärkeä kukin arviointikriteeri on ja millä tasolla se toteutuu. Kehikon luomisessa on käytetty pohjana Juha Heinon ja Kari Tuomisen teosta Johdatko terveydenhuolto-organisaatiota laadukkaasti: itsearvioinnin työkirja. Arviointikriteereiden määrittelyyn on käytetty mm. Yleisten kirjastojen laatusuositusta ja Museoiden arviointimallia.
5 Kehikossa arvioidaan aluksi kriteerien tärkeys. Kriteerit pisteytetään tärkeyskertoimella 1-3 kirjaston oman toiminnan näkökulmasta. Tärkeyskertoimet: 1=vähän tai ei lainkaan tärkeä kirjastolle 2=melko tärkeä kirjastolle 3=hyvin tärkeä kirjastolle Seuraavaksi arvioidaan kriteerien nykyhetkellä toteutuva toiminnan suoritustaso. Asteikon tasot ovat 1-5. Asteikon rakenne: 1=toteutuu heikosti (Ei näyttöä tai toiminta on vain puheen tasolla) 2=toteutuu välttävästi (Toimintatapa on suunniteltu) 3= toteutuu tyydyttävästi (Toimintatapa on suunniteltu ja käyttöönotettu) 4= toteutuu hyvin (Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arvioitu) 5=toteutuu erittäin hyvin (Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arvioitu, minkä pohjalta toimintaa on kehitetty) Tärkeys 1-3 Nykyinen suoritustaso 1 2 3 4 5 1.4 Ohjeet kyselyyn vastaamiseen Yleisten kirjastojen arviointimalli koostuu kolmesta arviointialueesta, jotka ovat 1) johtajuus arviointialueena, 2) henkilöstö arviointialueena ja 3) osaamisalueet. Arviointimallin tarkoituksena on kerätä tietoa kirjaston johtamisen tilasta ja henkilöstön osaamisesta kirjastossa. Arvioinneista saatujen tulosten perusteella voidaan esimerkiksi suunnitella sopivaa koulutusta kirjaston henkilökunnalle. Esimiehien on tärkeää ohjeistaa etukäteen henkilökuntaa arvioinnin tekemisessä ja tuoda esiin arvioinnin tekemisen hyödyllisyys. Yleisten kirjastojen arviointimallin kyselyosioihin 1) johtajuus arviointialueena ja 2) henkilöstö arviointialueena voidaan vastata mahdollisuuksien mukaan ryhmänä. Nämä kyselyosiot sisältävät käsitteitä joita on ehkä tarpeen avata yhteisessä keskustelussa. Kyselyosioon 3) osaamisalueet vastataan työntekijäkohtaisesti. Tärkeyskertoimeen vastaaminen on pakollista asteikolla 1-3. Jos laitat tärkeyskertoimeksi 1 voit jättää arvioimatta nykyisen suoritustason/osaamistasot, jos kyseisellä arviointialueella ei ole mielestäsi merkitystä oman työsi kannalta tai yksikölle jossa työskentelet. Kunkin kysymyksen jälkeen on mahdollista kommentoida kysymystä tai vastausta omat kommentit sarakkeessa. Kysely voidaan toteuttaa manuaalisesti tai esimerkiksi Webropol- ohjelmalla.
6 2.1 Johtajuus arviointialueena Kirjastotoimen johto määrittelee ja arvioi yhdessä henkilöstön kanssa kirjaston vision, arvot ja strategian. Kirjaston toiminta-ajatus lähtee kirjastolain määrittämästä perustehtävästä. Johtamisen avulla varmistetaan tavoitteiden saavuttaminen. Johdon arvioinnin tarkoituksena on selvittää kirjaston johtamisen nykytilanne ja kehittämiskohteet.
2.1.1 Kirjastolla on ajanmukainen toiminta-ajatus, visio, arvot ja toimintasuunnitelma 7 Kirjasto määrittelee vision ottaen huomioon lainsäädännön ja ohjeistukset Kirjasto määrittelee toimintansa arvopohjan Toimintasuunnitelma muodostetaan vision, arvojen, kuntaorganisaation linjausten ja kirjastolain antaman tehtävän pohjalta Tärkeys 1-3 Nykyinen suoritustaso 1 2 3 4 5 Viestinnällä varmistetaan henkilöstön tietoisuus visiosta, arvoista ja toimintasuunnitelmasta Sidosryhmät tuntevat kirjaston vision, arvot ja toimintasuunnitelman Kirjasto huolehtii ekologisesti kestävän kehityksen toteutumisesta kaikissa toiminnoissaan Omat kommentit
Tärkeyskertoimet: 1=vähän tai ei lainkaan tärkeä kirjastolle 2=melko tärkeä kirjastolle 3=hyvin tärkeä kirjastolle 8 Nykyinen suoritustaso: 1=toteutuu heikosti (Ei näyttöä tai toiminta on vain puheen tasolla) 2=toteutuu välttävästi (Toimintatapa on suunniteltu) 3= toteutuu tyydyttävästi (Toimintatapa on suunniteltu ja käyttöönotettu) 4= toteutuu hyvin (Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arvioitu) 5=toteutuu erittäin hyvin (Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arvioitu, minkä pohjalta toimintaa on kehitetty) 2.1.2 Johto suunnittelee ja valvoo taloudellisia resursseja Toimintaan käytettävät resurssit on kohdennettu kirjaston strategisten tavoitteiden mukaisesti Kirjaston palvelu- ja kustannusrakennetta, tuloksellisuutta, tuottavuutta ja laatua seurataan Tilojen, teknologian ja materiaalien käyttöä suunnitellaan ja seurataan Kirjastossa edistetään talousseurannan avoimuutta koko työyhteisössä Kirjasto hakee ja hyödyntää aktiivisesti ulkopuolisia rahoituslähteitä Tärkeys 1-3 Nykyinen suoritustaso 1 2 3 4 5 Omat kommentit
Tärkeyskertoimet: 1=vähän tai ei lainkaan tärkeä kirjastolle 2=melko tärkeä kirjastolle 3=hyvin tärkeä kirjastolle 9 Nykyinen suoritustaso: 1=toteutuu heikosti (Ei näyttöä tai toiminta on vain puheen tasolla) 2=toteutuu välttävästi (Toimintatapa on suunniteltu) 3= toteutuu tyydyttävästi (Toimintatapa on suunniteltu ja käyttöönotettu) 4= toteutuu hyvin (Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arvioitu) 5=toteutuu erittäin hyvin (Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arvioitu, minkä pohjalta toimintaa on kehitetty) 2.1.3 Johto ylläpitää ja kehittää kirjaston johtamisjärjestelmää Johto kehittää organisaatiorakennetta ja vastuujakoa luodakseen parhaat edellytykset tekemiselle, oppimiselle ja kehittämiselle Johto varmistaa, että johtamisvastuut on selkeästi määritelty Kirjaston prosessit on kuvattu ja niitä arvioidaan säännöllisesti Kirjastolla on määritelty arviointijärjestelmä Tärkeys 1-3 Nykyinen suoritustaso 1 2 3 4 5 Omat kommentit
Tärkeyskertoimet: 1=vähän tai ei lainkaan tärkeä kirjastolle 2=melko tärkeä kirjastolle 3=hyvin tärkeä kirjastolle 10 Nykyinen suoritustaso: 1=toteutuu heikosti (Ei näyttöä tai toiminta on vain puheen tasolla) 2=toteutuu välttävästi (Toimintatapa on suunniteltu) 3= toteutuu tyydyttävästi (Toimintatapa on suunniteltu ja käyttöönotettu) 4= toteutuu hyvin (Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arvioitu) 5=toteutuu erittäin hyvin (Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arvioitu, minkä pohjalta toimintaa on kehitetty)
11 2.1.4 Johto motivoi ja tukee henkilöstöä Johto varmistaa, että kirjasto keskittyy perustehtävänsä mukaiseen toimintaan Johto edistää omalla toiminnallaan tavoitteiden saavuttamista tukevaa työympäristöä ja ilmapiiriä Johto vahvistaa ja tukee aloitteellisuutta ja innovaatioita edistävää kulttuuria kirjastossa Johto tukee avoimuutta kaikessa viestinnässä Tärkeys 1-3 Nykyinen suoritustaso 1 2 3 4 5 Omat kommentit Tärkeyskertoimet: 1=vähän tai ei lainkaan tärkeä kirjastolle 2=melko tärkeä kirjastolle 3=hyvin tärkeä kirjastolle Nykyinen suoritustaso: 1=toteutuu heikosti (Ei näyttöä tai toiminta on vain puheen tasolla) 2=toteutuu välttävästi (Toimintatapa on suunniteltu) 3= toteutuu tyydyttävästi (Toimintatapa on suunniteltu ja käyttöönotettu) 4= toteutuu hyvin (Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arvioitu) 5=toteutuu erittäin hyvin (Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arvioitu, minkä pohjalta toimintaa on kehitetty)
12 2.1.5 Johto vastaa kirjaston asiakaslähtöisestä toimintakulttuurista ja kumppanuuksista Kirjasto on aktiivinen yhteistyökumppani kirjastoverkossa Kirjasto on aloitteellinen yhteistyökumppani ja pitää aktiivisesti yhteyttä ulkopuolisiin sidosryhmiin Kirjastolla on toimiva asiakaspalautejärjestelmä Kirjasto hankkii monipuolisesti asiakaskuntaansa koskevaa tietoutta ja hyödyntää sitä palvelujen ja toiminnan kehittämisessä Kirjaston henkilöstöllä on aktiivinen asiakaspalveluote Tärkeys 1-3 Nykyinen suoritustaso 1 2 3 4 5 Omat kommentit Tärkeyskertoimet: 1=vähän tai ei lainkaan tärkeä kirjastolle 2=melko tärkeä kirjastolle 3=hyvin tärkeä kirjastolle Nykyinen suoritustaso: 1=toteutuu heikosti (Ei näyttöä tai toiminta on vain puheen tasolla) 2=toteutuu välttävästi (Toimintatapa on suunniteltu) 3= toteutuu tyydyttävästi (Toimintatapa on suunniteltu ja käyttöönotettu) 4= toteutuu hyvin (Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arvioitu) 5=toteutuu erittäin hyvin (Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arvioitu, minkä pohjalta toimintaa on kehitetty)
13 3.1 Henkilöstö arviointialueena Tällä arviointialueella tarkastellaan, miten hallitaan, kehitetään ja hyödynnetään kirjaston henkilökunnan kaikkia voimavaroja niin yksilö-, ryhmä- kuin organisaatiotasolla. Henkilöstö muodostaa organisaation ja on sen tärkein voimavara. 3.1.1 Henkilöstövoimavaroja suunnitellaan, hallitaan ja kehitetään Kirjastolla on henkilöstösuunnitelma Suunnitelmat on laadittu yhteistyössä henkilöstön kanssa Henkilökunta tuntee suunnitelmat Kirjasto analysoi jatkuvasti henkilöstötarpeita ja osaamista ottaen huomioon ympäristön ja tulevaisuuden haasteet Kirjastolla on perehdyttämissuunnitelma Tärkeys 1-3 Nykyinen suoritustaso 1 2 3 4 5 Omat kommentit Tärkeyskertoimet: 1=vähän tai ei lainkaan tärkeä kirjastolle 2=melko tärkeä kirjastolle 3=hyvin tärkeä kirjastolle Nykyinen suoritustaso: 1=toteutuu heikosti (Ei näyttöä tai toiminta on vain puheen tasolla) 2=toteutuu välttävästi (Toimintatapa on suunniteltu) 3= toteutuu tyydyttävästi (Toimintatapa on suunniteltu ja käyttöönotettu) 4= toteutuu hyvin (Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arvioitu) 5=toteutuu erittäin hyvin (Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arvioitu, minkä pohjalta toimintaa on kehitetty)
14 3.1.2 Henkilöstön osaaminen tunnistetaan, sitä käytetään ja osaamista kehitetään Kirjastolla on suunnitelmat henkilöstön koulutukseen, työhyvinvointiin ja tasaarvoiseen kohteluun Kirjasto tunnistaa osaamisalueensa Osaamiskartoituksen perusteella laaditaan koulutussuunnitelma Kirjasto tarjoaa mahdollisuuksia seurata oman alansa kehitystä Kirjastohenkilöstöllä on kirjastoasetuksen määrittelemä koulutustaso Henkilöstöllä on ajantasaiset tehtäväluettelot Kehityskeskustelut käydään vähintään kerran vuodessa Henkilöstöä koskevaa palautetta ja tilastotietoa kerätään säännöllisesti Henkilöstöllä on mahdollisuus kehittää osaamistaan osallistumalla säännöllisesti täydennyskoulutukseen Tärkeys 1-3 Nykyinen suoritustaso 1 2 3 4 5 Omat kommentit
Tärkeyskertoimet: 1=vähän tai ei lainkaan tärkeä kirjastolle 2=melko tärkeä kirjastolle 3=hyvin tärkeä kirjastolle 15 Nykyinen suoritustaso: 1=toteutuu heikosti (Ei näyttöä tai toiminta on vain puheen tasolla) 2=toteutuu välttävästi (Toimintatapa on suunniteltu) 3= toteutuu tyydyttävästi (Toimintatapa on suunniteltu ja käyttöönotettu) 4= toteutuu hyvin (Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arvioitu) 5=toteutuu erittäin hyvin (Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arvioitu, minkä pohjalta toimintaa on kehitetty)
3.1.3 Henkilöstön osallistumista edistetään ja avoimuutta kehitetään kaikilla tasoilla 16 Työkokonaisuudet on suunniteltu niin, että itsenäinen päätöksenteko on mahdollista Työntekijöiden/tiimien toimintavastuu on määritelty Avoimuutta ja keskustelua suositaan Virheiden tekeminen ja niistä oppiminen on sallittua Huolehditaan, että palautteen antaminen on mahdollista Asioista kerrotaan tuoreeltaan henkilökunnalle Tärkeys 1-3 Nykyinen suoritustaso 1 2 3 4 5 Omat kommentit Tärkeyskertoimet: 1=vähän tai ei lainkaan tärkeä kirjastolle 2=melko tärkeä kirjastolle 3=hyvin tärkeä kirjastolle Nykyinen suoritustaso: 1=toteutuu heikosti (Ei näyttöä tai toiminta on vain puheen tasolla) 2=toteutuu välttävästi (Toimintatapa on suunniteltu) 3= toteutuu tyydyttävästi (Toimintatapa on suunniteltu ja käyttöönotettu) 4= toteutuu hyvin (Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arvioitu) 5=toteutuu erittäin hyvin (Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arvioitu, minkä pohjalta toimintaa on kehitetty)
17 3.1.4 Henkilöstön hyvinvoinnista huolehditaan Henkilöstöä palkitaan ja palkitsemisen periaatteet on kaikilla tiedossa Henkilöstölle on tarjolla virkistystoimintaa Kirjastossa kartoitetaan työtyytyväisyyttä (esim. riskien kartoitus, työtyytyväisyyskysely) Henkilöstön työssä jaksamista tuetaan Kirjastolla on työsuojelusuunnitelma Tärkeys 1-3 Nykyinen suoritustaso 1 2 3 4 5 Omat kommentit Tärkeyskertoimet: 1=vähän tai ei lainkaan tärkeä kirjastolle 2=melko tärkeä kirjastolle 3=hyvin tärkeä kirjastolle Nykyinen suoritustaso: 1=toteutuu heikosti (Ei näyttöä tai toiminta on vain puheen tasolla) 2=toteutuu välttävästi (Toimintatapa on suunniteltu) 3= toteutuu tyydyttävästi (Toimintatapa on suunniteltu ja käyttöönotettu) 4= toteutuu hyvin (Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arvioitu) 5=toteutuu erittäin hyvin (Toimintatapa on suunniteltu, käyttöönotettu ja arvioitu, minkä pohjalta toimintaa on kehitetty)
18 2 Osaamisalueet 2.1 Johdanto Osaamisella tarkoitetaan työn vaatimien tietojen ja taitojen hallintaa ja niiden soveltamista käytännön työtehtäviin. Osaamista voidaan määritellä erilaisiin osaamisalueisiin. Kirjastoalan osaamisalueiden painopisteet, ja se miten niitä on jäsennelty suhteessa toisiinsa, vaihtelevat jonkin verran sen mukaan, onko kyseessä yleinen tai tieteellinen kirjasto. Osaamisalueisiin kuvataan organisaatiossa tämänhetkinen ja tulevaisuudessa tarvittava osaaminen. Olennaista on erityisesti tulevaisuudessa tarvittava osaaminen. Osaamistarpeiden ennakointi lähtee organisaation visiosta ja strategioista, jotka antavat suunnan tarvittavalle osaamiselle. Kerran laaditut osaamisalueet eivät ole koskaan lopullisia, joten niitä tulisi tarkastella säännöllisin väliajoin. Osaamisalueet auttavat sekä esimiehiä että työntekijöitä tunnistamaan työssään tarvittavat osaamiset. Osaamisalueiden oleellisin merkitys on toimia osaamisen kehittämisen työvälineenä. Kun osaamisalueet on tunnistettu ja tuotu esiin, voidaan henkilöstön kehittämistoiminnot keskittää niiden mukaisten taitojen hankkimiseen ja kehittämiseen. Osaamisalueita voidaan käyttää myös uuden työntekijän perehdyttämiseen, koska ne auttavat hahmottamaan työssä vaadittavien taitojen kokonaisuuden visuaalisesti. Lisäksi osaamisalueita voidaan käyttää suunnittelupohjana perehdytyslomakkeiden tai toimenkuvien laatimiseen. Osaamisalueiden pohjalta voidaan tehdä osaamiskartoitus. Sen avulla selvitetään, millaista osaamista yksikössä on ja millä alueilla sitä tulisi kehittää. Osaamiskartoitus on väline, jonka avulla voi kartoittaa osaamistarpeita ja puutteita, kehittää osaamista ja selvittää erikoisosaamista. Osaamiskartoitus antaa työntekijälle mahdollisuuden oman osaamisensa itsearviointiin. Osaamiskartoitusta voi käyttää apuna eri osaamisalueisiin perehtymisessä, koska se avaa tehtävään kuuluvia osa-alueita selkeästi. Lisäksi osaamiskartoitus helpottaa rekrytointia ja koulutussuunnittelua. Osaamisia voidaan arvioida joko sovitun arviointiasteikon pohjalta tai kirjoitettujen osaamistasojen määritysten pohjalta. Osaamisen arviointiasteikon suositellaan olevan suhteellisen laaja, esimerkiksi 1-5 tai 1-7, jolloin samaa osaamisaluetta voidaan arvioida sekä perusosaamisen että huippuosaamisen näkökulmasta. Osaamisen alin taso on jo myönteistä osaamista, ja monissa tapauksissa tämän tason osaaminen riittää. Osaamistasoihin kuuluu myös 0-taso. Tämä tarkoittaa sitä, että henkilöllä ei vielä ole kyseessä olevaa osaamista. Hän saattaa olla esimerkiksi uusi työntekijä. Osaamiskartoituksessa voidaan kysyä myös jokaisen osaamisen tai taidon tärkeys vastaajan työn kannalta/koulutustarve vastaajan työssä. Tarkoituksena ei ole, että kaikki työntekijät hallitsevat kaikki osaamisalueet, vaan ratkaisevaa on tiimin yhteinen osaaminen. Kirjasto- ja tietopalvelualan työntekijän toimenkuva voi olla sekä laaja-alainen että kapeaan alaan erikoistunut. Pienen kirjaston työntekijältä vaaditaan monipuolista alan työtehtävien tuntemusta. Ison kirjaston työntekijät ovat usein erikoistuneet johonkin työtehtävään tai osaalueeseen. 2.2 Keski-Suomen yleisten kirjastojen osaamisalueet Keski-Suomen yleisten kirjastojen osaamisalueiden ja osaamiskartoituksen pohjana on käytetty Jyväskylän kaupunginkirjaston Keski-Suomen maakuntakirjaston vuonna 2006 tekemiä osaamisalueita, Porin kaupunginkirjaston Satakunnan maakuntakirjaston osaamisalueita ja osaamiskartoitusta sekä Kallion kirjaston osaamiskartoitusta. Tulevaisuudessa tarvittavan osaamisen suuntia on haettu mm. Yleisten kirjastojen neuvoston strategiasta ja toimintasuunnitelmasta.
Keski-Suomen yleisten kirjastojen osaamisalueet ovat asiakasosaaminen, toimintaympäristön tuntemus, kokoelma- ja sisältöosaaminen, tietotekniikka ja tietojärjestelmäosaaminen, tiedonhallintataidot, pedagoginen osaaminen, yhteistyö- ja viestintätaidot sekä johtaminen ja hallinto. Alla on esitetty osaamisalueiden sisältö. 1. Asiakasosaaminen - asiakkaan kohtaaminen - tehtäväkuvan hallinta: ammattiosaamisen välittyminen asiakkaalle - asiakaskunnan tuntemus 2. Toimintaympäristön tuntemus - kirjasto- ja tietopalvelualan tuntemus - kunta toimintaympäristönä - kunnan ja kirjaston hallinnon ja organisaation tuntemus - julkaisu- ja kustannustoiminnan tuntemus - sidosryhmien tuntemus - verkkopalvelujen tuntemus 3. Kokoelma- ja sisältöosaaminen - kokoelmatyö: valinta, hankinta, poisto ja varastointi - aineiston lainauskuntoon saattaminen - korjaus - hyllytys - kokoelmien seuranta ja kehittäminen - oman tietokannan tuottaminen ja hallinta: luettelointi, luokitus ja indeksointi - aineistoesittelyt: esim. näyttelyt, lainavinkit - aineistomuotojen tuntemus - sisältöosaaminen 4. Tietotekniikka ja tietojärjestelmäosaaminen - kirjastojärjestelmän hallinta - työasemien ja oheislaitteiden hallinta - graafinen osaaminen - kotisivujen suunnittelu ja ylläpito - verkkopalvelujen kehittäminen - tietosuojan ja tietoturvan tuntemus - esitysmateriaalin tuottaminen - etäkokoustekniikan tuntemus 5. Tiedonhallintataidot - tiedonlähteiden, tietokantojen ja hakutekniikoiden tuntemus - verkkotiedonhaku - tekijänoikeuksien tuntemus - oman kokoelman tuntemus - hiljainen tieto 6. Pedagoginen osaaminen - kirjastonkäytön opetus - tiedonhallintataitojen opetus 19
- opetusmateriaalin suunnitteleminen ja tuottaminen - kirjavinkkaus - satutunnit - verkkopedagogiikka - mediakasvatus - perehdyttäminen - koulutussuunnittelu 20 7. Yhteistyö- ja viestintätaidot - vuorovaikutus- ja neuvottelutaidot - alaistaidot - verkostomaisen työskentelyn tunteminen: kirjastojen ym. laitosten välinen yhteistyö - tiimiosaaminen - tapahtumien suunnittelu ja järjestäminen - suullinen viestintä ja esiintymistaito - kirjallinen viestintä ja verkkoviestintä - sosiaalisen median käyttäminen - kielitaito 8. Johtaminen ja hallinto - esimiestyö - kehittäminen, suunnittelu ja seuranta - taloushallinto ja taloussuunnittelu - lait ja sopimukset - arkistointi - irtaimen omaisuuden hoito - markkinointi - tiedottaminen - ympäristöosaaminen - projektityöskentely
21 2.3 Ohjeet kyselyyn vastaamiseen Yleisten kirjastojen arviointimalli koostuu kolmesta arviointialueesta, jotka ovat 1) johtajuus arviointialueena, 2) henkilöstö arviointialueena ja 3) osaamisalueet. Arviointimallin tarkoituksena on kerätä tietoa kirjaston johtamisen tilasta ja henkilöstön osaamisesta kirjastossa. Arvioinneista saatujen tulosten perusteella voidaan esimerkiksi suunnitella sopivaa koulutusta kirjaston henkilökunnalle. Esimiehien on tärkeää ohjeistaa etukäteen henkilökuntaa arvioinnin tekemisessä ja tuoda esiin arvioinnin tekemisen hyödyllisyys. Yleisten kirjastojen arviointimallin kyselyosioihin 1) johtajuus arviointialueena ja 2) henkilöstö arviointialueena voidaan vastata mahdollisuuksien mukaan ryhmänä. Nämä kyselyosiot sisältävät käsitteitä joita on ehkä tarpeen avata yhteisessä keskustelussa. Kyselyosioon 3) osaamisalueet vastataan työntekijäkohtaisesti. Tärkeyskertoimeen vastaaminen on pakollista asteikolla 1-3. Jos laitat tärkeyskertoimeksi 1 voit jättää arvioimatta nykyisen suoritustason/osaamistasot, jos kyseisellä arviointialueella ei ole mielestäsi merkitystä oman työsi kannalta tai yksikölle jossa työskentelet. Kunkin kysymyksen jälkeen on mahdollista kommentoida kysymystä tai vastausta omat kommentit sarakkeessa. Kysely voidaan toteuttaa manuaalisesti tai esimerkiksi Webropol- ohjelmalla. 2.4 Osaamiskartoitus Osaamisalueiden pohjalta on tehty esimerkki osaamiskartoituksesta. Erikokoiset kirjastot voivat toteuttaa tarpeidensa mukaisen osaamiskartoituksen joko poimimalla kartasta itselleen olennaiset osaamiset tai tarpeen mukaan täydentämällä karttaa omassa kirjastossa tarvittavilla osaamisilla. Arvioi ensin osaamisen tärkeys työsi kannalta. Osaamisen tärkeys pisteytetään tärkeyskertoimella 1-3. Tärkeyskertoimet: 1 = vähän tai ei lainkaan tärkeä työn kannalta 2 = melko tärkeä työn kannalta 3 = hyvin tärkeä työn kannalta Arvioi sen jälkeen osaamistasosi asteikolla 0-5. Osaamistasot: 0 = Osaamista ei ole. 1 = Osaaminen on vähäistä. (Nykytilan tuntemisessa on parantamisen varaa. Asiakkaiden palvelu ei onnistu tyydyttävästi. Tarvitsen ulkopuolista koulutusta.) 2 = 3 = Riittävän hyvä osaaminen. (Pystyn palvelemaan kaikki asiakkaat paikan päällä tai ohjaamaan paremmalle tiedonlähteelle. Pystyn ohjaamaan kollegoita välineen tai palvelun käytössä.) 4 = 5 = Erittäin hyvä osaaminen. (Pystyn palvelemaan kaikki nykyiset ja potentiaaliset asiakkaat. Pystyn kouluttamaan kollegat välineen tai palvelun vaativaan käyttöön.) Käytä arvioinnissa myös osaamistasoja 2 ja 4, vaikka niistä ei ole erillisiä osaamiskuvauksia.
2.4.1 Asiakasosaaminen 22 Hallitsen asiakaspalvelutaidot Osaan toimia vaikeissa asiakaspalvelutilanteissa Tunnistan asiakkaan tiedontarpeet ja osaan sopeuttaa palvelun asiakkaan tiedontarpeiden mukaiseksi Osaan opastaa asiakasta tiedonlähteiden arvioinnissa Olen tietoinen kirjaston lähialueen asiakaskunnasta ja tunnistan sen tiedontarpeet Tärkeys 1-3 Osaamistasot 0 1 2 3 4 5 Omat kommentit Tärkeyskertoimet: 1 = vähän tai ei lainkaan tärkeä työn kannalta 2 = melko tärkeä työn kannalta 3 = hyvin tärkeä työn kannalta Osaamistasot: 0 = Osaamista ei ole. 1 = Osaaminen on vähäistä. (Nykytilan tuntemisessa on parantamisen varaa. Asiakkaiden palvelu ei onnistu tyydyttävästi. Tarvitsen ulkopuolista koulutusta.) 2 = 3 = Riittävän hyvä osaaminen. (Pystyn palvelemaan kaikki asiakkaat paikan päällä tai ohjaamaan paremmalle tiedonlähteelle. Pystyn ohjaamaan kollegoita välineen tai palvelun käytössä.) 4 = 5 = Erittäin hyvä osaaminen. (Pystyn palvelemaan kaikki nykyiset ja potentiaaliset asiakkaat. Pystyn kouluttamaan kollegat välineen tai palvelun vaativaan käyttöön.)
2.4.2 Toimintaympäristön tuntemus 23 Tunnen kirjasto- ja tietopalvelualan ja seuraan alan kehitystä Tunnen paikallisen ja kansallisen kirjastoverkon Tunnen oman kirjaston toimintatavat ja osastot Tunnen kunnan toimintaympäristön Tunnen kunnan hallinnon ja organisaation Tunnen kirjaston hallinnon ja organisaation Tunnen julkaisu- ja kustannustoiminnan Tunnen ja tunnistan kirjaston sidosryhmät Tunnen Intran (rakenteen, sisällön pääpiirteissään) ja löydän sieltä tarvitsemani tiedon Tunnen Extranetin (rakenteen, sisällön pääpiirteissään) ja löydän sieltä tarvitsemani tiedon Tunnen Facebookin käyttötarkoituksen ja sen tuomat mahdollisuudet Tunnen Twitterin käyttötarkoituksen ja sen tuomat mahdollisuudet Omat kommentit Tärkeys 1-3 Osaamistasot 0 1 2 3 4 5
Tärkeyskertoimet: 1 = vähän tai ei lainkaan tärkeä työn kannalta 2 = melko tärkeä työn kannalta 3 = hyvin tärkeä työn kannalta 24 Osaamistasot: 0 = Osaamista ei ole. 1 = Osaaminen on vähäistä. (Nykytilan tuntemisessa on parantamisen varaa. Asiakkaiden palvelu ei onnistu tyydyttävästi. Tarvitsen ulkopuolista koulutusta.) 2 = 3 = Riittävän hyvä osaaminen. (Pystyn palvelemaan kaikki asiakkaat paikan päällä tai ohjaamaan paremmalle tiedonlähteelle. Pystyn ohjaamaan kollegoita välineen tai palvelun käytössä.) 4 = 5 = Erittäin hyvä osaaminen. (Pystyn palvelemaan kaikki nykyiset ja potentiaaliset asiakkaat. Pystyn kouluttamaan kollegat välineen tai palvelun vaativaan käyttöön.)
2.4.3 Kokoelma ja sisältöosaaminen 25 Osaan valita aineistoa Osaan hankkia aineistoa Osaan poistaa aineistoa Osaan varastoida aineistoa Osaan laittaa aineiston lainauskuntoon (muovitus, tarroitus) Osaan korjata aineistoa Osaan hyllyttää Osaan seurata ja kehittää kokoelmia Osaan luetteloida Osaan luokitella Osaan indeksoida Osaan tehdä näyttelyjä Tärkeys 1-3 Osaan kirjoittaa lainavinkkejä 3.14 Kaunokirjallisuuden tuntemus Kotimainen Ulkomainen Runot Tietokirjallisuuden tuntemus Lasten ja nuorten aineiston tuntemus Musiikkiaineiston tuntemus Lehtikokoelman tuntemus Elokuvien tuntemus E-aineiston tuntemus Osaamistasot 0 1 2 3 4 5 Omat kommentit