Sivu 1 Kokousaika Keskiviikkona 22.5.2013 klo 17.00 17.45 Kokouspaikka Läsnä Seurakuntatalon kokoushuone Heli Ulvinen, kirkkoherra, puheenjohtaja Anja Huostila, jäsen Mari Huostila, jäsen Aki Kaivola, jäsen Elina Nieminen, varajäsen Arvo Koskue, jäsen Sinikka Lindholm, jäsen Jorma Lundström, jäsen Maria Miettunen, jäsen Reima Numminen, jäsen Pirjo Sandelius, jäsen Päivi Veikkola, jäsen Minna-Mari Ojamäki-Salminen, varajäsen Seija Koivisto, sihteeri Käsitellyt asiat 40-49 Allekirjoitukset Puheenjohtaja Heli Ulvinen Sihteeri Seija Koivisto Pöytäkirjan tarkastus Paikka ja aika Hämeenlinna 22.5.2013 Allekirjoitukset Päivi Veikkola Minna-Mari Ojamäki-Salminen Pöytäkirja yleisesti nähtävänä Paikka ja aika Lammin kirkkoherranvirasto - 2013 Todistaa Kirkkoherra Heli Ulvinen Otteen oikeaksi todistaa
40 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen. Sivu 2 41 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kutsu kokoukseen toimitetaan jäsenille viimeistään viisi päivää ennen kokousta. Kutsuun on liitettävä luettelo käsiteltävistä asioista. Kokouskutsu ja esityslista on postitettu seurakuntaneuvoston jäsenille 14.5.2013. Päätösesitys (kirkkoherra): Kokous todettaneen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Päätös: Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 42 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Päätösesitys (kirkkoherra): Esitän seurakuntaneuvoston hyväksyttäväksi, että kokouksen työjärjestykseksi hyväksytään esityslistan mukainen järjestys. Päätös: Hyväksyttiin. 43 Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta Päätösesitys (kirkkoherra): Esitän seurakuntaneuvoston hyväksyttäväksi, että pöytäkirjan tarkastajina toimivat seurakuntaneuvoston jäsenet, kaksi kerrallaan, vuoronperään aakkosjärjestyksessä. Pöytäkirja tarkastetaan kokouksen jälkeen sen valmistuttua. Esitän, että tämän kokouksen pöytäkirjan tarkastajina toimivat Päivi Veikkola ja Minna-Mari Ojamäki-Salminen. Päätös: Hyväksyttiin.
Sivu 3 44 Hämeenlinnan seurakuntayhtymän yhteisen verkkopalvelun perustaminen Hämeenlinnassa seurakuntayhtymällä ja sen jokaisella seurakunnalla on omat www-sivut, jotka on hankittu eri palveluntarjoajilta. Sivustoilla ei ole yhtenäistä ilmettä. Sivustojen ylläpidosta aiheutuu päällekkäisiä kustannuksia, jotka olisivat helposti vältettävissä julkaisujärjestelmien ja käytettävien palvelimien yhtenäistämisellä. Mitään erityistä syytä useiden eri työkalujen käyttämiseen ei ole. Nykyisten verkkosivujen uudistaminen on noussut keskusteluun useammassa yhtymän seurakunnassa. Vastauksissaan yhtymän viestintäkyselyyn kaikki seurakuntaneuvostot ovat ilmaisseet halukkuutensa tiiviimpään yhteistyöhön seurakuntien ja yhtymän välillä. Näin ollen verkkopalvelujen uudistamista on syytä tarkastella seurakuntien yhteistyönä yhtymätasolla. Yhtymän seurakuntien kirkkoherrat käsittelivät asiaa kokouksessaan joulukuussa 2012, jonka jälkeen Hämeenlinna-Vanajan seurakunnan vs. viestintäpäällikölle annettiin tehtäväksi valmistella yhteisen verkkopalvelun perustamista yhtymälle ja sen seurakunnille. Yhteinen verkkopalvelu voidaan toteuttaa joko omana itsenäisenä hankintana tai liittymällä valtakunnalliseen Seurakuntien verkkohankkeeseen. Uusi portaali voisi toimia esimerkiksi osoitteessa: www.hämeenlinnanseurakunnat.fi. Sivusto sisältäisi kaikille yhteisinä sisältöinä muun muassa kirkkojen ja toimitilojen esittelyt, hautausmaiden käytännöt, talous- ja hallintoasiat sekä yhteystiedot. Lisäksi on tarkoituksenmukaista laatia yhteiset sisällöt kirkollisista toimituksista niiltä osin kuin niissä ei ole seurakuntakohtaista vaihtelua. Kullekin seurakunnalle jäisi portaalin sisälle oma itsenäinen sivustoalueensa, jonka sisällöstä ja ylläpidosta seurakunnat vastaisivat kuten tähänkin asti. Nykyiset domain-osoitteet jäävät voimaan ja ne siirretään osoittamaan uuden sivuston seurakuntakohtaisiin osioihin. Keskeisintä seurakuntakohtaista sisältöä ovat uutiset ja tapahtumatiedot. Niiden päivittämiseen luodaan helpot prosessit ja työkalut. Tässä toimintamallissa tarvitaan vain yksi palvelintila ja yksi julkaisujärjestelmä, jolloin nykyiset päällekkäiset kustannukset poistuvat. Lisäksi yhteisesti tuotetut sisällöt säästävät työaikaa päällekkäisten tehtävien poistuessa. Samalla kunkin seurakunnan itsenäisyys omien sisältöjensä suhteen säilyy nykyisen kaltaisena. Julkaisujärjestelmästä johtuen palvelun ulkoasussa on noudatettava tiettyä yhtenäisyyttä. Jatkossa yhteinen verkkopalvelu tarjoaisi hyvät edellytykset seurakuntien verkkotyön kehittämiseen ja kokonaan uusien toimintamallien syntymiseen (esimerkiksi jumalanpalvelusten videointi, verkkokeskustelut, rippikoulujen omat sivustot). Tuotetun verkkopalvelun perustamiskustannukset olisivat noin 10 000 euroa (alv. 0 %). Arviossa ei ole huomioitu työmäärää, joka seurakunnissa aiheutuu
Sivu 4 sisältöjen yhtenäistämisestä. Lisäksi kustannuksia syntyy palveluntarjoajan vähäisestä kuukausiveloituksesta. Suunnittelun lähtökohtana on, että valittu toimintamalli tuottaa säästöä jokaiselle yhtymän seurakunnalle. Kustannukset jaetaan aluksi yhtymän perussäännön mukaisessa jakosuhteessa. Palvelu pyritään toteuttaman syksyn aikana siten, että se on käytössä ennen vuoden vaihdetta. Päätösesitys (kirkkoherra): Seurakuntaneuvosto päättää: 1. liittyä yhtymän yhteiseen verkkopalveluun sen tultua perustetuksi ja luopua omasta erillisestä verkkopalvelusta sekä luovuttaa seurakunnan nykyisen verkkopalvelun domain-osoitteeseen liittyvät oikeudet Hämeenlinnan seurakuntayhtymälle, kuitenkin siten, että yhteisen verkkopalvelun mahdollisesti purkautuessa oikeudet palautuvat seurakunnalle, 2. hyväksyä, että verkkopalvelun perustamisesta ja ylläpidosta syntyvät kustannukset jaetaan seurakuntayhtymän ja seurakuntien kesken yhtymän perussäännön mukaisesti siten, että yhtymä vastaa kustannuksista 39 % osuudella ja seurakunnat 61 % osuudella, kukin jäsenmääränsä mukaan, 3. pyytää Hämeenlinnan seurakuntayhtymän yhteistä kirkkoneuvostoa ryhtymään tarvittaviin toimenpiteisiin yhtymän ja seurakuntien yhteisen verkkopalvelun perustamiseksi. Päätös: Hyväksyttiin.
Sivu 5 45 Kirkkoherran viranhaltijapäätökset Kirkkoherran viranhaltijapäätökset (nrot 1/2013-39/2013) esitellään kokouksessa. Seurakuntaneuvoston ohjesäännön 12 mukaisesti kirkkoherran viranhaltijapäätökset saatetaan seurakuntaneuvoston tietoon puolivuosittain. Viranhaltijapäätökset ovat seurakuntaneuvoston jäsenten nähtävillä kokoushuoneen pöydällä puoli tuntia ennen kokouksen alkua. Päätösesitys (kirkkoherra): Merkitään tiedoksi. Päätös: Merkittiin tiedoksi.
Sivu 6 46 Seurakuntaneuvoston seuraava kokous Seurakuntaneuvoston seuraava kokous pidetään seuraavasti: - ke 18.9.2013 klo 17 seurakuntatalon kokoushuoneessa. (TTS II ke 18.9.2013 klo 18 20 seurakuntasalissa) - johtoryhmä kokoontuu pe 6.9.2013 klo 15 Päätösehdotus (kirkkoherra): Merkitään tiedoksi johtoryhmän kokouksen ajankohta ja hyväksytään seurakuntaneuvoston kokouksen ajankohta. Päätös: Merkittiin tiedoksi johtoryhmän kokouksen ajankohta ja hyväksyttiin seurakuntaneuvoston kokouksen ajankohta.
Sivu 7 47 Ilmoitusasiat - Hämeenlinnan seurakuntayhtymän kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan kokouksen 2.5.2013 päätökset - Hämeenlinnan seurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston kokouksen 7.5.2013 päätökset - Lammin seurakunnan kesä 2013 ohjelma - Lammin seurakunnan nimikkolähettien Maarit ja Ari Koivulahden tulojuhla 10.5.2013 / Järä, Ulvinen - Lammin seurakunnan uusien nimikkolähettien Teija ja Raimo Laineen matkaan siunaaminen 12.5.2013 / Järä, Ulvinen Päätösesitys (kirkkoherra): Merkitään tiedoksi. Päätös: Merkittiin tiedoksi.
Sivu 8 48 Oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus Pöytäkirjaan liitetään Kirkkolain 24 luvun 3-5 :n mukaiset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemisestä sekä todettiin pöytäkirjan pykälät, joista oikaisuvaatimusta eikä valitusta voida tehdä. 49 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen.