VALTIONEUVOSTON KANSLIA VNK009:00/2007 26.11.2007 PTJ2008-KÄYTTÖÖNOTTOSUUNNITELMA Asiakirjan tiedot Hanke PTJ2008 HAREnro VNK009:00/2007 Laatija Terja Ketola Versio 0.4 Pvm 12.12.2007 Luottamuksellisuus Ei määritelty Tila Kesken Tarkastanut Tarkastajan nimi Pvm Hyväksynyt Hyväksyjän nimi Pvm Luotu Päivitetty Tulostettu 26.11.2007 8:43, Terja Ketola 12.12.2007 13:57, Terja Ketola 12.12.2007 14:00, Terja Ketola Versiohistoria Versio Pvm Laatija Muutokset 0.4 12.12.2007 Terja Ketola Käyttöönottoajankohdan muutoksen vaikutukset suunnitelmaan päivitetty 0.3 4.12.2007 Terja Ketola Johtoryhmän käsittelyssä sovitut muutokset, lisätty varasuunnitelma-luku otsikkotasolla 0.2 30.11.2007 Terja Ketola täsmennetty aikatauluja ja tehtäviä 28.11.2007 kokouksen pohjalta sekä eri osapuolilta saatujen selvitysten pohjalta 0.1 26.11.2007 Terja Ketola kerätty eri lähteistä käyttöönottoon liittyvät asiat yhteen Liitteet Nro Asiakirja Versio Pvm Laatija 1 Käyttöönoton tehtävät Valtioneuvoston kanslia 0.2 29.11.2007 Terja Ketola 2 Käyttöönoton tehtävät - Ministeriöt 0.2 29.11.2007 Terja Ketola 3 Käyttöönoton tehtävät VNTHY 0.2 29.11.2007 Terja Ketola 4 Käyttöönoton tehtävät Fujitsu 0.2 29.11.2007 Terja Ketola
2(7) Käyttöönottosuunnitelman tavoitteet Käyttöönoton malli Käyttöönoton kriittiset reunaehdot Käyttöönottosuunnitelmassa esitellään käyttöönottoon liittyvät tehtävät, vastuuhenkilöt ja aikataulut yleisellä tasolla siten, että sen perusteella voidaan arvioida käyttöönoton valmistelun aste. Eri toimijoiden käyttöön on laadittu yksityiskohtaiset aikataulut ja tehtäväluettelot, joita täsmennetään kohti käyttöönottoa. Käyttöönoton malliksi esitetään vaiheittaista käyttöönottoa siten, että PTJ2008-ohjelmisto siirretään tuotantoon 21.12.2007, jonka jälkeen perustetaan uusi työ- ja elinkeinoministeriö. Käyttäjätietojen päivitys juurihakemistoon aloitetaan jo 17.12.2007. Asioiden siirrot, käyttöoikeuksien kiinnitykset sekä KTM:n ja TM:n passivointi tehdään 28. 31.12.2007. Ohjelmiston tuotantoon siirron ajankohdan etuna on mahdollisuus hyödyntää PTJ:n uusia (mm. asioiden siirron hakutoiminnallisuus) ja korjattuja toimintoja (Kaikki ministeriön asiat, vapaan asiatyypin asioiden lopettaminen) vireillä olevien asioiden lopullisessa määrittelyssä. Myös uudessa versiossa mahdollisesti esiintyviä virheitä on mahdollista korjata ennen vuodenvaihdetta. Riskinä voidaan pitää sitä, että ohjelmisto otetaan tuotantoon liian raakana, koska testausaika jää lyhyeksi ja aika ennen vuodenvaihdetta voi kulua lähes yksinomaan virheiden korjaukseen ja uudelleen testauksiin Istuntojen ajankohdat Käyttöönoton kriittisiä reunaehtoja ovat valtioneuvoston ja eduskunnan istuntojen ajankohdat. Tämän käyttöönottosuunnitelman aikatauluehdotus perustuu seuraaviin istuntoaikatauluihin: v. 2007 viimeinen v. 2008 ensimmäinen eduskunta 21.12.2007 4.2.2008 tasavallan presidentin 28.12.2007 4.1.2008 esittely valtioneuvoston 27.12.2007 3.1.2008 yleisistunto raha-asiainvaliokunnan istunto 27.12.2007 3.1.2008 PTJ:n käyttökatko 31.12.2007 PTJ pidetään suljetaan yleiseltä käytöltä maanantaina 31.12.2007, jotta asioiden siirtäminen ja käyttöoikeuksien antaminen saadaan tehdyksi ennen 2.1.2008.
3(7) Käyttökatko merkitsee sitä, että kaikkien viikon 1 istunnoissa käsiteltävien asioiden esittelylistat on jaettava viimeistään perjantaina 28.12.2007. On selvitettävä, miten järjestelmän käyttöä rajoitetaan, koska esim. pääkäyttäjien ja ministeriöiden PTJ-ylläpitäjien pitää päästä järjestelmään mutta ei muiden. o vastuuhenkilö: Tanja Rönn, VM/VNTHY Käyttöönoton vaiheet PTJ:n ja juurihakemiston päivitysten tekeminen hallitusti ja suunnitellusti Käyttöönoton vaiheistusmalli edellyttää, että sekä juurihakemiston että PTJ:n päivitykset tehdään suunnitellusti ottaen kummankin sovelluksen asettamat vaatimukset huomioon. PTJ:n tietyt toimet vaativat onnistuakseen juurihakemiston ajantasaisuutta ja vastaavasti juurihakemistoon ei voi tehdä tiettyjä päivityksiä, ellei PTJ:ssä ole valmistauduttu niihin. Käyttöönottolupa Edellytykset: ohjelmistossa ei ole käyttöönottoa estäviä virheitä PTJ:n tulee toimia häiriöttömästi, jotta 1.1.2008 voimaantulevat säädökset saadaan käsiteltyä normaalisti. Eduskunta on luvannut, että kaikki 1.1.2008 voimaan tulevat säädökset ovat PTJ:ssä 20.12.2007. PTJ2008-ohjelmistoversion asennus 21.12.2007 esittelysihteerille varataan riittävästi aikaa 21.12.2007 istunnon asioiden päätös- ja pöytäkirjaukseen ennen asennusta ennen asennusta varmistettava, että PTJ:stä otetaan full backup, o vastuuhenkilö: Tanja Rönn, VM/VNTHY asennus virka-ajan jälkeen 21.12.2007 o vastuuhenkilö: Fujitsu, Antero Oikkonen asennuksen tarkka aika sovitaan myöhemmin o vastuuhenkilö: Fujitsu, Antero Oikkonen ja VNI, Ilkka Hakoniemi Ohjelmiston tarkastus asennuksen jälkeen ohjelmiston toiminnan tarkastaminen pääosiltaan o vastuuhenkilö: Ilkka Hakoniemi ja Tanja Rönn Käyttäjätietojen päivitys juurihakemistoon käyttäjälistat on toimitettava VNTHY:öön 7.12.2007 mennessä kuitenkin siten, että TEM:n listat ehdottomasti 14.12.2007 o vastuuhenkilö: ministeriöiden IM-ylläpitäjät
4(7) viimeiset päivitysajot ( massa-ajot ) suoritetaan viikolla 51, jonka jälkeen kaikki uudet käyttäjät ovat hakemistossa. Ajossa on annettu myös tunnusten aktivoitumispäivämäärä valmiiksi o vastuuhenkilö: Fujitsun hakemistovastaava tunnukset aktivoituvat 28.12.2007, jotta käyttöoikeuksien antaminen uusiin ministeriöihin siirretyille asioille on mahdollista 31.12.2007 alkaen o vastuuhenkilö: Fujitsun hakemistovastaava, VNTHY tunnusten passivointi voidaan aloittaa heti, kun siirretyille asioille on annettu uudet käyttöoikeudet uudessa ministeriössä. Tarvittaessa tunnukset voidaan passivoida ennen oikeuksien antamista. o vastuuhenkilö: ministeriöiden IM-ylläpitäjät tunnusten poisto aloitetaan helmikuussa 2008 o vastuuhenkilö: Fujitsun hakemistovastaava Asioiden lopetus on sovittu, että pöytäkirjat merkitään tarkastetuiksi jo ennen niiden palautumista oikeuskanslerilta, sillä asioiden lopetus vaatii pöytäkirjan tarkastettu -merkinnän. Merkintä on luonteeltaan tekninen ja se voidaan perua, jos oikeuskanslerin tarkastuksen tuloksena pöytäkirjaa on muokattava eduskunnan kanssa on sovittu edellisen vaalikauden aikaisten rauenneiden hallitusten esitysten käsittelystä. VNI päivittää asioille Ei vastausta tilan, jolloin esittelijä voi lopettaa asian PTJ:ssä (eduskunnan käyttäjillä ei ole ko. toimintoa). testauksessa löytynyt asian lopettamista koskeva sovellusvirhe (ns. vapaan asiatyypin asiaa ei voi lopettaa) korjataan ennen käyttönottoa ja se on mukana 21.12.2007 ohjelmistoversiossa o vastuuhenkilö: Fujitsu asioiden lopetus o vastuuhenkilö: asian esittelijä, asian avaaja tai ministeriön PTJ-ylläpitäjä tehtäväksiannon kautta Siirrettävien asioiden valinta vireillä olevia asioita seurataan sekä ministeriöissä että VNK:ssa siirrettävien asioiden valinta kuuluu ministeriön tehtäviin o vastuuhenkilö: esittelijä lista siirrettävistä asioista toimitetaan VNK/VNI:öön 28.12.2007 mennessä o ministeriön PTJ-ylläpitäjä ohje siirrettävien asioiden listasta (mitkä tiedot sisältää, esim. asianumero, asian otsikko, esittelijä, avauspäivämäärä) lähetetään ministeriöihin siten, että se on käytettävissä viimeistään 17.12.2007 o vastuuhenkilö: Ilkka Hakoniemi, VNK
5(7) TEM:n perustaminen työ- ja elinkeinoministeriö perustetaan (nimi, lyhenne, asianumero) 21.12.2007 ministeriö sijoittuu ministeriölistalla KTM:n paikalle o vastuuhenkilö: VNI (pääkäyttäjä) Asioiden siirto ministeriöstä toiseen: edellyttää, että lista siirrettävistä asioista on toimitettu 28.12.2007 mennessä VNI:öön, poikkeuksien ilmoitus mahdollista vielä 31.12.2007 asti o vastuuhenkilö: PTJ-ylläpitäjä ministeriössä ennen asioiden siirron aloittamista varmistetaan, että o kaikki viikon 52 pöytäkirjat on laadittu o kaikista 1.1.2008 voimaan tulevista säädöksistä on tehty onnistuneet julkaisumääräykset PTJ:n kautta Editaan o kaikkien viikon 1 istuntojen listat on jaettu (TEM:n osalta voidaan joutua poikkeusaikatauluun) vastuuhenkilö: Ilkka Hakoniemi o PTJ:stä on otettu full backup vastuuhenkilö: Tanja Rönn asioiden siirto 28.-31.12.2007 o vastuhenkilö: VNI (pääkäyttäjä) Käyttöoikeuksien antaminen asioille uudessa ministeriössä: oletuksena on, että asian alkuperäinen käsittelijä jatkaa käsittelyä uudessa ministeriössä käsittelijä määriteltävä o vastuuhenkilö: ministeriön PTJ-ylläpitäjä uuden käyttäjätunnuksen on oltava aktiivinen juurihakemistossa toiminnon suorittamisen aikana, vanha tunnus voi olla passiivinen suunniteltu toteutusaika 31.12.2007 alkaen o vastuuhenkilö: ministeriön PTJ-ylläpitäjä, tarvittaessa VNI (pääkäyttäjä) Esittelijöiden järjestäminen uutta tilannetta vastaavaksi uudet esittelijät uudessa ministeriöissä järjestetään omille paikoilleen vanhoissa ministeriöissä ministeriötä vaihtaneet esittelijät on järjestettävä esittelijäluettelon loppuun, jotta esittelijäluettelon järjestys ja numerointi vastaavat 1.1.2008 tilannetta tai käyttäjätunnus on passivoitava (poistaa esittelijän listalta) voidaan tehdä asioiden siirron jälkeen (otettava huomioon kuitenkin viikolla 1 jaettavat listat) o vastuuhenkilö: ministeriön PTJ-ylläpitäjä KTM:n ja TM:n passivoiminen tehtävä 31.12.2007 tai muuna aikana siten, ettei 1.1.2008 alkaen ole enää mahdollista perustaa asioita em. ministeriöihin
6(7) o vastuuhenkilö: VNI (pääkäyttäjä) Tiedossa olevat ongelmat Käyttöönottoon liittyvät tukitoimet Jos/kun asia on jaettu viikon 1 istuntoon 28.12.2007 mennessä ja asia on toimialajärjestelyjen takia siirretty toiseen ministeriöön tämän jälkeen, listojen kansilehdillä on vanhan ministeriön nimi ja esittelijän numero. Kansilehtien tulostus- ja esikatseluversiot (pdf ja html) eivät päivity automaattisesti vaan listasta on tehtävä korjausjakelu kansilehden uudelleen muodostamiseksi. Esittelijöitä (ja avustajia) on muistutettava tästä erikseen viimeistään 31.12.2007. Ohjeistus Käyttöönottoon mennessä on ministeriöillä oltava ohjeet PTJ:n uusista toiminnoista (voivat olla väliaikaisia, esim. näyttökuvia), asioiden lopettamisesta, siirrettävien asioiden määrittelemisestä, esittelijäluetteloiden järjestämisestä sekä ministeriö- ja esittelijä muutosten päivittämisestä korjausjakeluilla o vastuuhenkilö: Ilkka Hakoniemi PTJ:n päivitetty käyttöohje tulee asentaa PTJ:ään viimeistään 29.12.2007 o vastuuhenkilö: Fujitsu, Antero Oikkonen Käyttäjätietojen toimitukseen ja päivityksiin liittyvät ohjeet o vastuuhenkilö: Tanja Rönn Tiedottaminen Loppuvuoden istuntoaikataulusta laaditaan tiedote, jonka yhteydessä ohjeistetaan mahdollisista poikkeusmenettelyistä (esim. listojen jakeluajat). Tiedote lähetetään viikon 50 alkupuolella. o vastuuhenkilö: VNI Senaattoriin ja muille sidosryhmille (esim. Edita) laaditaan tiedote päivitysten aikatauluista ja vaikutuksista PTJ:n käyttöön. Tiedotteet tiedoksi myös Fujitsulle (Sari, Pekka, Antero) o vastuuhenkilö: Terja Ketola PTJ:n tiedotetaululla hyödynnetään samoja pohjia o vastuuhenkilö: Ilkka Hakoniemi Käyttäjätiedoista, niiden muutoksista tai muutoksiin liittyvistä aikatauluista tiedottaminen o vastuuhenkilö: Tanja Rönn Käyttöönotosta tiedottaminen VNK:n johdolle o vastuuhenkilö: Marika Paavilainen, Terja Ketola
7(7) Käyttöönoton tuki Varautuminen esim. kiireellisiin virhekorjauksiin ohjelmiston tuotantoon asennuksen yhteydessä 21.12.2007 ja uusien toiminnallisuuksien ensikäytön ajalle 28. 31.12.2007 o vastuuhenkilö: Fujitsu Käyttöönoton varasuunnitelmat Varautuminen PTJ-ylläpitäjien neuvontaan o vastuuhenkilö: VNI Varautuminen käyttäjätietojen päivitysten neuvontaan o vastuuhenkilö: VM/VNTHY Jos PTJ:n toiminnassa havaitaan niin vakavia ongelmia, että normaalitoimintojen arvioidaan vaarantuvan, siirrytään toimimaan varasuunnitelman mukaan. Jos PTJ:ssä havaitaan asennuksen jälkeen vakavia, käyttöä estäviä ongelmia, varasuunnitelmina ovat: a. laatia viikon 1 istuntojen esittelylistat manuaalisesti (työasemilla, kirjoituskoneella) ilman PTJ:tä, monistaa ja jakaa listat manuaalisesti b. peruuttaa viikon 1 istunnot