TOUKOKUU 2014 ECOM ASIAKASLEHTI NRO. 3 Hakala Toiminnan keskiössä on kannattavuus Ilmoitusvelvollisuus Urakoiden raportointi mullistuu heinäkuussa mitä pitää tietää? LÄHETE LIIMAA KEIKAN HUHTIKUU 2014 1
Ecom-lehti numero 1/2014 Lehti ilmestyy kaksi kertaa vuodessa. Päätoimittaja: Jarmo Kähkönen, Ecom Toimituspäällikkö: Iikka Hackman, Serus Media AD: Janne Lahtinen, Serus Media Kirjoittajat: Iikka Hackman, Jarmo Kähkönen, Tuomas Lehtonen, Veikko Mäkinen. Valokuvaajat: Sami Heiskanen, Kari Merikanto, Turo Ulvinen Kannen kuva: Sami Heiskanen Paino: Saarijärven Offset Oy Julkaisija: Ecom Oy Hämeenkatu 26 B 20700 TURKU www.ecom.fi Tuottaja: Serus Media Oy Laukaantie 4 40320 Jyväskylä www.serus.fi 2 HUHTIKUU 2014
Pääkirjoitus Keikkatöiden murros pakottaa uusiutumaan Kuva: Tero Takalo-Eskola Jarmo Kähkönen Ecom Oy vat jonkun pöydällä. Tarttis noikin joskus tehdä, kun ehtii. Tämä on se perinteinen kuva keikkatöiden hoidosta. ukeikkatöiden kokonaismarkkinat ovat tässä maassa huomattavan paljon suuremmat kuin tarjouspyyntöjen kautta aukeavat urakkatöiden markkinat. Myös keikkatöistä saatava kate on pääsääntöisesti parempaa. Silti näppituntumalla vaikuttaa siltä, että urakat ja niihin liittyvät haasteet ovat yrittäjien mielestä se kiinnostavampi aihe. Ne ovat niitä töitä, joissa höpöttäjät erottuvat tekijöistä. Talotekniikka-alalla yritys kasvaa yleensä urakkatöiden hyvällä hallinnalla, harvemmin pelkästään keikkatöitä tekemällä. Usein myös näissä urakkatöihin keskittyneissä yrityksissä keikkatöiden hallinta on jäänyt lapsipuolen asemaan. Pahimmillaan keikkatyöt tuottavatkin pelkkää tappiota, kun niihin ei kukaan ehdi keskittyä tai laskutusvalmiit työt makaa- Urakoiden puolesta puhuu käytännön näkökulma: yksi urakka saattaa työllistää useamman kaverin useaksi viikoksi tai kuukaudeksi samalle työmaalle, ja firman työllisyystilanne on siltä osin paremmin hallinnassa. Myös urakkaerien laskuttaminen on äärimmäisen helppoa. Keikkatöissä pitää panostaa sosiaalisiin suhteisiin. Omaa työtä tulee ainakin jossain määrin osata myydä, jotta työkuormaa riittää tasaisesti. Sen Tarttis noikin joskus tehdä, lisäksi keikkatyöt on osattava hallita työvuorolistan suunnittelusta toteutukseen - myös materiaalien, töiden ja muiden palvelujen kirjaamisen ja las- kun ehtii kuttamisen tulisi olla tehokasta. Tämä on se iso haaste. Uskaltaisin väittää, että vielä tänäkin päivänä yksin rakennussektorilla jää laskuttamatta useita miljoonia euroja vuosittain. Lähes kaikki ovat keikkatöistä saamatta jääviä rahoja. Se on paljon rahaa. Erinomainen työn jälki ei takaa menestystä. On myös osattava muuttaa tehty työ tehokkaasti rahaksi. Hankaluus piilee siinä, että keikat ja urakkatyöt ovat ne kaksi tukijalkaa, jotka yrityksen tulisi hallita, ja ne eroavat toisistaan kuin yö ja päivä. Fakta on, että yrityksen selviämismahdollisuudet läpi heikompienkin suhdanteiden paranevat huomattavasti, kun molemmat toimintatavat ovat hallussa. Nyt eletään murroksen aikaa. Keikkatöiden markkinat jaetaan ainakin osin uusiksi. Uutta tekniikkaa ja uutta työskentelymallia toteuttavat yritykset jyräävät markkinat vähitellen. Suuntaus muuttuu selkeästi niin, että konttorissa tehtävä työ siirtyy kentälle. Ne yritykset, jotka pystyvät tekemään keikan laskutusvalmiiksi jo työmaalla, menestyvät. Ajatuksen voisi tiivistää siten, että kaikki tulee saada tehdyksi kertasyötöllä. Tämä muutos on jo käynnissä ja vauhti kiihtyy koko ajan. Minun ja meidän harras toiveemme on, että tekin olisitte siinä kehityksessä mukana. t HUHTIKUU 2014 3
Räsäsen portaat Räsäsen portaat on Ecomin malli, jolla rakennetaan kestävä pohja yrityksen toiminnalle. Sen tarkoitus on auttaa yritystä tuottamaan voittoa. Millä portaalla sinun yrityksesi on? Porras 2: Lähetteet Lähetteiden kunnollinen käyttö on oleellinen osa keikkatöiden hallintaa. Katteet hupenevat vauhdilla, jos lähetteet eivät ole kunnossa. PROJEKTI 6 LÄHETTEET LASKUTUS OSTAMINEN OSTOLASKUT 0 1 2 PALKAT 4 LVISNET 3 ECOM MONIPANKKI ECOM TILIT ECOM WEBI TARVIKETARJOUS MYYNTIRESKONTRA ECOM MONIPANKKI ECOM TILIT 5 LVISNET ECOM MONIPANKKI ECOMTILIT Jos myyt tavaraa 50 % voitolla ja jätät yhden tarvikkeen laskuttamatta, montako tarviketta saat myydä, jotta pääset samaan voittoprosenttiin? Oikea vastaus: et pääse tuohon voittoprosenttiin ikinä. Omillesi pääset, kun myyt toisen samanarvoisen tuotteen täydellä hinnalla. Kuva: Kari Merikanto
Sisällys 6 7 LYHYESTI Accountor Ecomin osaomistajaksi. Ilmoitusvelvollisuus yhä epäselvä. 8 LÄHETTEET Lähete kokoaa keikan osat yhteen. 10 TIIPPANA Mies, pakettiauto ja keikkakirjaukset. 12 HAKALA Luottamuus ja avoimuus toiminnan perustana. 14 TILAAJAVASTUU Ecom tarjoaa raportointiin monipuolisen palvelun. 15 MAVENTA Postituspalvelu helpottaa arkea. Maventa helpottaa painetta toimistolla 7 8 10 12 14 HUHTIKUU 2014 5
Lyhyesti Yrittäjäkoulutus kaipaa potkua Kuva: Kari Merikanto Talotekniikka-alan yrittäjät ja työntekijät ovat omien alojensa kovia osaajia. nisoimisesta ei puhuta mitään. Se oli- yrityskäytännöistä ja toiminnan orga- Yrityksen menestymiselle on kuitenkin ihan yhtä tärkeää, että osaamista Kähkönen sanoo. si älyttömän tärkeää, Ecomin Jarmo löytyy myös talouden ja töiden organisointiin. Alan koulutuksessa on tältä kuukaudessa koulutuspäiviä, joissa Ecom järjestää muutaman kerran osin paljon puutteita. pyritään auttamaan yrittäjiä saamaan Koulussa saatetaan opettaa taloushallinnon perusteita, mutta hyvistä Iso ajatus on siinä, että firmastaan enemmän irti. pystyttäisiin pääsemään koulutuksissa asioiden ja tilanteiden taakse. Että jos puhutaan laskutuksesta, puhutaan laskutuksesta toimenpiteenä ja prosessina, eikä vain siitä miten se tehdään meidän ohjelmistolla, Kähkönen sanoo. Ecom on pitänyt asiakaskohtaisia koulutuksia toimintansa alusta lähtien, mutta varsinaisten koulutuspäivien historia juontaa parin vuoden taakse. Taustalla on halu haastaa yrityksiä miettimään ja kehittämään omia toimintatapojaan. Koemme, että meidän rooli on auttaa alan yrityksiä eteenpäin: haluamme jalostaa ja jakaa kentältä saamiamme näkemyksiä. Lisätiedot: www.ecom.fi/koulutus Alalta Rakentamisen laatu on heikentynyt. Kiinteistösijoittaja Kaisa Laakkonen, Suomen Kuvalehti 23.3.2014 Urakat on pantu niin pieniin osiin, että kuka tahansa voi tarjoutua tekemään niitä. Ja niin niitä tekeekin kuka tahansa. Ennen ajateltiin, että toteutusorganisaation täytyy olla asioista vastaavan käsissä. Nyt toteuttajia on niin paljon, että niiden hääriessä omia askareitaan ei voi olla inhimillisesti mahdollista pitää kirppusirkusta käsissä. Rakennusliiton puheenjohtaja Matti Harjuniemi, rakennusliitto.fi 8.4.2014 Ecom vahvistui Ecom vahvistui helmikuun lopussa laajentamalla omistuspohjaansa. Kumppanikseen se sai vahvan kotimaisen osaajan: Ecomin nykyiset osakkaat omistavat jatkossa yhtiöstä puolet ja Accountor Group Oy toisen puolen. Nykyisten asiakkaiden kannalta muutos ei tuo suuria mullistuksia: Ecom jatkaa Ecomina, kuten tähänkin asti. Yrityksen tavoitteena on tarjota alan parhaita työkaluja asiakkaidensa käyttöön, minkä varmistamiseksi on tärkeää, että käytössä on osaavat kumppanit. Ecom panostaa jatkossa yhä enemmän palveluidensa tarjontaan, jotta asiakkaat osaisivat hyödyntää ohjelmistoja tehokkaammin. Ecom Oy satsaa tulevaisuuteen rekrytoimalla lisää väkeä palvelun parantamiseksi entisestään. Uusia tekijöitä on tulossa ainakin tuotekehitykseen, asiakaspalveluun sekä Ecom tilien puolelle. Kaikki nykyiset henkilöt jatkavat yhtiön palveluksessa. 6 HUHTIKUU 2014
Lyhyesti Ilmoitusvelvollisuus on yhä osittain epäselvä Tiedonantovelvollisuus rakennusurakoista ja työntekijöistä astuu voimaan heinäkuun alussa. Kyseessä on iso muutos alan yrityksille. Taustalla on harmaan talouden torjuminen. Tämä työ alkoi veronumerotietojen keräämisellä pari vuotta sitten, ja tämä on nyt seuraava vaihe, Ecom Tilit Oy:n toimitusjohtaja Heidi Lindberg sanoo. Käytännössä rakennuspalveluiden tilaajat velvoitetaan jatkossa ilmoittamaan verottajalle, keneltä he ovat tilanneet rakennustöitä. Lisäksi verottajalle on annettava kaikkien työmailla työskentelevien henkilöiden tiedot. Tiedot kerätään takautuvasti siten, että esimerkiksi ensi heinäkuun osalta ilmoitus on tehtävä 5. syyskuuta mennessä. Tässä on vielä avoimia asioita. Esimerkiksi siitä ei ole vielä tietoa, miten rakennusurakoiden päätoteuttajat, joiden vastuulla tietojen ilmoittaminen Heikko yleinen taloustilanne näkyy myös rakennusalalla eri tavoin. Ylipitkät maksuajat ja maksuvaikeudet ovat valitettavaa arkipäivää. LVI-Tekniset Urakoitsijat ry:n toimitusjohtaja Jari Syrjälä kirjoitti aiheesta yhdistyksen verkkosivujen blogissa helmikuussa. Saatavat on uskallettava karhuta ja periä ripeästi. Korkolaskun ja muistutusmaksun lähettäminen pienestäkin lipsumisesta osoittaa, että urakoitsija seuraa rahaliikennettä. Oikeus viivästyskorkoon ei paljoa lämmitä, jos tilaaja on konkurssissa. Töiden väliaikainen on, haluavat kerätä tietoja alihankkijoiltaan, Lindberg sanoo. Tietoa kannattaa hakea hyvissä ajoin, jotta tietää minkä kaikkien tietojen osalta on ilmoitusvelvollinen. Eri tahot, kuten verottaja ja liitot, järjestävät koulutustilaisuuksia. Rohkeutta maksuhaluttomuuden hoitoon Kuva: Kari Merikanto keskeyttäminen on kohdallaan oleva lääke maksuhaluttomuuteen, mutta maksukyvyttömyyteen sekään ei pure. Säännöllisesti myöhästelevät maksut ovat usein merkki asiakkaan talousongelmista. Siksi niihin kannattaa suhtautua vakavasti Kohtuuttoman pitkät maksuajat ovat taito- ja voimalaji, jossa menestyminen vaatii urakoitsijalta rohkeutta toimia. Jos ryhtyy pankiksi, on toimittava pankin tavoin, Syrjälä kirjoitti. Usein kysyttyä Voiko Ecom-ohjelmistot siirtää tarvittaessa toiselle tietokoneelle vai pitääkö ne asentaa ja tiedot syöttää uudestaan? Koneen vaihtaminen onnistuu helposti, eikä siihen tarvita asennuslevyjä. Kaikki kansiot kannattaa siirtää uudelle koneelle. Ecom-kansiosta löytyy sovellus (konevaihdettu.exe), joka ajetaan sen jälkeen, kun tiedostot on siirretty uuden koneen c-asemalle. Miten saan tukkureiden alennusluettelot helpoimmin Ecomiin? Isoimmat sähkö- ja putkitukut pystyvät toimittamaan alennusluettelonsa sähköisesti. Sähköiset luettelot voidaan lukea sisään Ecomiin, jonka jälkeen Ecom laske tuotteille oikeat ostohinnat. Niitä käytetään katelaskennassa ja hinnoittelussa. Joidenkin tukkujen alennuslistat saa heidän verkkokaupoistaan yrityksen tunnuksilla. Mikäli pyydät alennusluetteloa myyjältäsi, pyydä se OVT-muodossa (usein myyjä tietää oikean muodon, kun kerrot haluavasi alennusluettelon Ecomiin). Alennusluettelo tallennetaan omalle tietokoneelle ja siirretään Ecomiin järjestelmän tietojen siirto -ominaisuuden avulla (valikkopolku: Ohjelmat > Tietojen siirto > Sähkö tai LVI > Tukkurien hinnastot). HUHTIKUU 2014 7
Teema Teksti: Iikka Hackman / Kuvat: Kari Merikanto Lähete liimaa keikan Jos yritys haluaa kehittyä ja kasvaa, sen on hoidettava asiansa huolella sisäisistä rutiineista lähtien. ulähetteet ovat keikkatöitä tekevän yrityksen kivijalka. Paljon keikkaa tekevä firma, joka ei käytä lähetteitä oikealla tavalla, on umpikujassa: kasvu käy mahdottomaksi. Asiat pitäisi opetella oikein jo siinä vaiheessa, kun yrittäjä tekee töitä yksinään. Yritys tukehtuu ennen pitkää, jos esimerkiksi juuri lähetteitä ei käytetä kunnolla alusta asti. Selkeä toimintakulttuuri mahdollistaa hyvän tuoton ja kasvamisen, Ecomin Jarmo Kähkönen sanoo. Periaatteessa kysymys on arkipäiväisistä asioista ja arkipäivän muutoksista, jotka saattavat tuntua yrityksissä suurilta paljon suurem- milta kuin ne todellisuudessa ovat. Keikkatöiden suurin haaste on saada eri työvaiheet ja niihin liittyvät henkilöt keskustelemaan keskenään. Muutos tulee Nyt käytössä on yksinkertainen työväline, joka osaltaan ajaa koko alan muutokseen. Tuo väline on sähköinen lähete. Sen keskeinen tarkoitus on, että asentaja kirjaa käyttämänsä tunnit ja tarvikkeet heti asiakkaan luona järjestelmään. Tieto on siten laskutuksen ja palkanlaskennan käytettävissä tarvittaessa vaikka heti. Asentajalta uusi tapa saattaa vaatia hieman keskittymistä ja 10 sekuntia aiempaa enemmän työtä, mutta konttorin päässä säästyy äkkiä vartti. Perinteisessä tavassa yksi tieto kirjataan helposti kolmekin eri kertaa. 8 HUHTIKUU 2014
Teema Eihän yrityksissä usein edes tajuta, että prosessissa on ongelmia. Keikkatöiden hallintaan ei ole olemassa mitään yhtenäistä kulttuuria. On paljon perinteitä, ja jokainen arpoo toimintatavat itse tai matkii ne sieltä, mistä on lähtenyt. Perinteisesti asiakkaan luona pyritään asiakassuhteen suojelemiseksi viettämään niin vähän aikaa kuin mahdollista, minkä vuoksi esimerkiksi käytettyjä tarvikkeita ja tunteja ei kirjata paikan päällä. Todellisuudessa tehokas ja totuudenmukainen laskuttaminen on myös asiakkaan etu, Kähkönen muistuttaa. Pakko on usein paras muusa. Myös talotekniikka-alalla ja lähetteiden käytössä tullaan ennen pitkää siihen tilanteeseen, jossa muutos on välttämättömyys. Totuus kun on, että uudet ja vanhat yritykset tekevät samaa työtä. Uusissa firmoissa asia menee helposti läpi: he ymmärtävät heti, mistä on kysymys. Heillä ei ole sitä taakkaa, että vanhaa Veikkoa pitäisi opettaa Selkeä toimintakulttuuri mahdollistaa hyvän tuoton ja kasvamisen. uusille tavoille. Siinä käy sitten niin, että uusilla kuvioilla tulevat ajavat vanhoilla toimintatavoilla tekevien yli ja ali ja ympäri, koska he pystyvät työskentelemään niin paljon tehokkaammin, Kähkönen paukuttaa. Roolitus kuntoon Toimivan keikkatyön a, b ja c on roolitusten selkeys yrityksen sisällä. Rutiininomaisia työvaiheita ovat tilauksen vastaanotto, töiden järjestely, tarvikkeiden hankinta, työn aloittaminen, keikkatyön tekeminen ja laskuttaminen. Niihin kaikkiin liittyy tietty määrä henkilöitä. Lähete on pohjimmiltaan eri työvaiheiden ja niissä toimivien henkilöiden välistä kommunikointia. Kun se hoidetaan kunnolla ja viesti kulkee, helpottuu lopulta kaikkien työ. Siinä sivussa paranee myös firman kyky tehdä tulosta. Yrityksissä saatetaan varoa työnkulkuun tehtäviä muutoksia jo siksi, että pelätään kapinaa. Tämä on turhaa. Koko ketjua kiinnostaa se, että prosessi menisi nätisti läpi. Ketään ei kiinnosta soitella vanhan keikan perään, että onko tässä laskussa nyt varmasti kaikki. Eikä ketään kiinnosta vastailla pomolle niihin kysymyksiin. Tämä keskustelu on yrityksissä todella turhauttavaa, Kähkönen toteaa. Isoin juttuhan on perinteistä irti pääseminen: jos mä olen aina tehnyt näin, niin miksi mä tätä muuttaisin. Tavallaan kyse on vanhojen haavojen avaamisesta. Miten ratkaistaan se, että tehdystä työstä saadaan rahaa? Jokainen yrittäjä joutuu miettimään sitä. Yrittäjä ei välttämättä edes muista, miksi asia on aikanaan ratkaistu kuten on. Silti sen avaaminen uudestaan on ison kynnyksen takana. Siihen pohdintaan sitoutuu aika paljon erilaisia tunnetiloja, Kähkönen toteaa. Fakta on kuitenkin, että yli puolet laskuttamisen ongelmista johtuu siitä, että lähetteitä käytetään väärin tai ei lainkaan. Sitä kannattaa pysähtyä miettimään. t Lähetteiden käyttö: oleellista 1. Mihin työt, tarvikkeet ja tunnit kirjataan? Jo lähtökohta on usein pielessä. Lähetteet on saatava sähköiseen järjestelmään, jotta työ etenee luotettavasti alusta loppuun. 2. Tarvikkeiden kirjaus. Kirjauksista on selvittävä aukottomasti, mitä on käytetty ja kuinka paljon. Jos laskuttaminen on työlästä, firma menettää rahaa. 3. Tuntien kirjaaminen. Tunnit on laskutettava asiakkaalta. 1,5 tunnin työstä tehdään monesti tunnin lasku, mutta tuntilappuun kirjataan kaksi tuntia. Palkanlaskennan ja laskutuksen tuntien on tultava samasta paikasta. HUHTIKUU 2014 9
Asiakascase ROVANIEMI OULU KUOPIO TAMPERE TURKU HELSINKI Teksti: Tuomas Lehtonen, kuvat: Sami Heiskanen Hakala Sähköurakointiliike Sähkö-Hakala Oy tekee neljävuotiaana jo liki puolentoista miljoonan liikevaihdon. Toiminnan keskiössä on kannattavuus. uneljä vuotta sitten työnjohtaja Juuso Hakala teki radikaalin ratkaisun. Turvallinen palkkatyö sai jäädä. Hakala lähti tekemään todeksi pitkäaikaista haavettaan ja perusti Sähköurakointiliike Sähkö-Hakala Oy:n. Yrittäminen haasteineen ja mahdollisuuksineen on kiinnostanut minua pienestä pitäen. Minulle on tärkeää, että voin päättää itse, mihin suuntaan toimintaa kehitetään, Hakala sanoo. Hakalan tavoitteena oli alusta lähtien yritystoiminnan kasvattaminen. Yrityksen ollessa parin kuukauden ikäinen Hakala palkkasi ensimmäisen työntekijänsä. Toisen asentajan hän palkkasi jo ennen ensimmäisen tilikauden päättymistä. Hakala itse alkoi keskittyä yritystoiminnan kehittämiseen sekä työnjohtotehtäviin. Saimme heti alussa hyviä asiakkaita, jotka työllistävät meitä edelleen. Toimintamme perustuu luottamukseen ja avoimuuteen. Tätä ilmeisesti arvostetaan, kun töitä riittää, Hakala miettii. Kannattavat keikat Hakalan yritys on keskittynyt saneerauskohteiden sähköasennuksiin. Uudiskohteet ovat harvinaisia poikkeuksia. Yrityksen työmaat jakautuvat käytännössä suuriin, taloyhtiöille tehtäviin linjasaneerauksiin sekä liiketilojen saneerauksiin ja pienempiin keikkatöihin. Asentajia yrityksessä on tällä hetkellä kuusi. Työnjohtotehtäviä tekee Hakalan lisäksi yksi palkollinen. Yritys on kasvanut tasaiseen tahtiin, vaikka taantuma vähentää suuria työmaita ja pienien keikkatöiden lyhyt tilauskanta tekee tulevaisuuden 10 HUHTIKUU 2014
Asiakkaat ennustamisesta haastavaa. Kuluva tilikausi on kasvun osalta aikaisempia maltillisempi. Nyt yritys satsaa erityisesti kannattavuuden parantamiseen. Tästäkin huolimatta Hakalalla saattaa olla edessä yhden uuden asentajan rekrytoiminen. Panostamme nyt erityisesti keikkatöihin. Kun keikkatöiden hallinta on kunnossa, ne ovat kannattavimpia töitä. Olemme antaneet yhteistyökumppaneillemme selkeät yksikköhinnat pienten keikkojen, kuten kylpyhuonesaneerausten sähkötöiden osalta. Se on lujittanut suhdettamme kumppaneihimme, Hakala sanoo. Keikan kannattavuus ei ole Hakalan mukaan mitenkään itsestäänselvyys, vaikka niin saattaisi nopeasti ajatellen luulla. Mutu-tuntuma on huono mittari näissä hommissa. Monesti on sellainen fiilis, että joku keikka on erittäin kannattava ja toista taas pitää huonona. Lukuja tarkemmin katsoessa todellisuus voi olla täysin toinen kuin on aluksi ajatellut. Hakalan mukaan Ecom-ohjelmisto on ollut keskeinen työkalu kannattavan keikkatyöprosessin rakentamisessa. Ohjelmiston avulla yritys saa pienetkin kulu- ja tuloerät lahjomattomasti selville ja prosessin kannattamattomat osat on helppo havaita. Keikkatyöprosessia voidaan Hakalan mukaan hyödyntää myös isompien urakkakohteiden lisä- ja muutostöiden hallinnassa. Keikkatyöprosessilla on todella suuri merkitys keikkojen kannattavuuteen. Työjärjestyksen tulee olla yrityksessä hyvin sisäistetty, jotta prosessi pyörii ongelmitta. Seurannan kautta voimme tehdä pieniä viilauksia prosessin ohjaukseen samaan tapaan kuin teollisuuslaitoksessa. Meillä prosessin tuloksena syntyvät laadukkaat sähköasennukset, Hakala kuvailee. Pelkällä ohjelmalla ei kuitenkaan pitkälle pötkitä. Sitä on osattava myös käyttää. Hakala arvostaakin Ecomilta saatua tasokasta käyttökoulutusta ja nopeaa asiakaspalvelua. Soitan asiakaspalveluun kerran kuussa, kun tarvitsen neuvoa ohjelman käyttämisessä tai apua ohjelman säädöissä. Tarvitsemani avun saan aina samana päivänä, Hakala kiittelee. Kirjaus kertaalleen riittää Sähkö-Hakalan asentajat käyttävät Ecomia tai sen Webi-versiota päivittäin. Paperisia työmääräimiä tai tuntilappuja ei toimistolla ja asennusautoissa pyöri. Asentajat syöttävät työtuntinsa ja käytetyn asennustarvikkeet tabletilla tai älypuhelimella ohjelmistoon heti työmaalla. Kerran kirjattu tieto on niin projektija kustannusseurannan, laskutuksen kuin palkkahallinnonkin käytössä. Keikkatöiden hallinnassa on todella tärkeää, että asiakkaan maksukyky selvitetään kunnolla ja työmääräimet tehdään perusteellisesti jo tilausvaiheessa. Pitää olla tarkasti tiedossa mitä on tilattu, milloin työ tehdään ja kuka hoitaa laskun. Asioita on turha enää keikan jälkeen kysellä asiakkaalta, Hakala muistuttaa. Myös Sähkö-Hakalan henkilökunta on huomannut Ecomin hyödyt. Kun työpäivänä kertyneet tiedot on kirjattu, eivät illat enää kulu päivän kulkua pohtiessa. Palkanmaksullekin on selkeät perusteet. Olen sanonut, että palkkakuitissa näkyvä tieto perustuu asentajien omiin kirjauksiin. Se motivoi hyvin ohjelman käyttöön, Hakala vinkkaa. t SÄHKÖURAKOINTILIIKE SÄHKÖ-HAKALA OY Liikevaihto: 1,3 milj. Henkilölukumäärä: 8 Toimialue: Helsinki ja PK-seutu Toimiala: sähköasennusliike Yrittäjä: Juuso Hakala Perustamisvuosi: 2010 Fiilispuntari Juuson arvosanat Ecomin tuotteille ja palveluille asteikolla 1 10, jossa 1 on huono ja 10 erinomainen. Ecom -ohjelmisto 8 Webi 7 Serveri 9 Ecom Monipankki 9 Asiakaspalvelu 9 Koulutuspalvelut - Ecom Tilit 8 HUHTIKUU 2014 11
Asiakkaat ROVANIEMI OULU KUOPIO TAMPERE IMATRA TURKU HELSINKI Teksti: Iikka Hackman, kuvat: Turo Ulvinen Tiippana Imatralainen sähköasentaja alkoi kirjata työnsä kunnolla, eikä hänen tarvitse enää etsiä keikkoja paperikorista. 12 HUHTIKUU 2014
Asiakkaat Pauli Tiippana yritti alkuun hallita keikkatöitään itse rakentamallaan Excel-työkalulla. Samoja tietoja piti kirjata lapulle ja Exceliin ja pankin järjestelmään moneen kertaan. Olisi pitänyt etsiä oikeat työkalut laskutukseen ja keikkojen hallintaan jo ennen toiminnan aloittamista. TMI PAULI TIIPPANA Liikevaihto: n. 600 000 Henkilölukumäärä: 1 Toimialue: Imatralta Uukuniemelle Toimiala: Kodinkonekorjaukset ja sähköasennukset, antennityöt Yrittäjä: Pauli Tiippana Perustamisvuosi: 2012 Fiilispuntari Paulin arvosanat Ecomin tuotteille ja palveluille asteikolla 1 10, jossa 1 on huono ja 10 erinomainen. Ecom -ohjelmisto 10 Webi - Serveri - Ecom Monipankki - uimatralainen Pauli Tiippana toimii yksityisenä ammatinharjoittajana. Vaikka firman peruskiviä ovat mies ja pakettiauto, eikä palkollisia ole, on ammattimainen keikkojen hallinta Tiippanalle elinehto. Sähköfirmoissa, joissa aiemmin olin töissä, sain kyllä lähetteitä käteen. Mutta ei minulla ollut käsitystä siitä, miten tärkeää töiden ja tarvikkeiden kirjaaminen on: haaste monessa firmassa onkin varmasti saada työntekijät ymmärtämään tämä, Tiippana toteaa. Hän otti sähköiset lähetteet välittömästi aloitettuaan Ecomin asiakkaana viime tammikuussa. Se on ihan ehdoton. Aiemmin keikka oli paperilla siihen asti, että homma oli laskutusvalmis. Saatoin kirjoittaa samat tiedot 5-6 kertaa ylös ennen kuin ne olivat laskulla. Tiippanan suurin vihollinen muutoksen tekemisessä oli sama kuin valtaosalla yrittäjistä: tutuista tavoista luopumisen pelko. Mietin, että miten selviän, kun rutiinit on menneet selkärankaan. Että miten niitä pystyy muuttamaan. Mutta ihmeen äkkiä se kävi. Nyt suurin työ laskutuksen eteen tulee tehtyä jo ennen kuin olen lähtenyt asiakkaan osoitteeseen. Asiakaspalvelu 10 Koulutuspalvelut 10 Ecom Tilit - Keikat paperiroskiksessa Tiippana on toiminut yrittäjänä hieman alle kaksi vuotta, mutta on kulkenut toimintansa kanssa jo pitkän tien. Hän toimi kuten moni uusi yrittäjä: otti alussa oppia konkareilta. Huomasin, että kokeneemmilla kollegoilla oli paperilappuja, joille he laittoivat työt, ja ottivat aamulla aina päivän töitä merkitsevän lappupinon mukaansa. Laskut kirjoitettiin kopiopaperilla. Kokeilin sitä, koska se näytti pelaavan näillä rutinoituneilla kavereilla, Tiippana kertoo. Parin viikon jälkeen huomasin etsiväni niitä lappuja paperiroskiksesta. Siitä näki jo painajaisia, että olen unohtanut jonkun keikan. Enemmän töitä Tiippana irtisanoutui vanhasta sähköasentajan työstään runsaat kaksi vuotta sitten. Yrittäjä hänestä tuli, kun eläkkeelle jäänyt yrittäjä tarjosi mahdollisuutta liiketoimintansa jatkamiseen. Olin uneksinut yrittäjyydestä jo ammattikoulun jälkeen, mutta silloin ei ollut ajatusta siitä, miltä pohjalta lähtisin tekemään. Ei ollut yritysideaa. Onneksi rohkenin tarttua tähän mahdollisuuteen. Nyt Tmi Pauli Tiippana tekee kodinkonehuoltoa, pieniä sähköasennuksia ja antennitöitä kotitalouksille, kesäasukkaille ja myös kunnille sekä esimerkiksi isännöitsijätoimistoille. Tiippanalla on tilat Imatralla, mutta todellinen toimisto kulkee neljällä pyörällä. 50 000 km tuli viime vuonna ajeltua pakettiautolla pitkin maakuntaa, Tiippana hymyilee. Keikkaa on riittänyt omien ja aiemmalta yrittäjältä perittyjen kontaktien avulla. Tiippana ei ole tehnyt suuria markkinointiponnistuksia, koska ei halua myydä eioota. Nykyinen tilauskanta työllistäisi hänet, vaikka puhelin ei soisi kuukauteen tai kahteen. Kasvusuunnitelmat ovat maltillisia. Nyt on tärkeää, että saan tehostettua tekemistä, pystyn tekemään enemmän töitä ja palvelu toivon mukaan paranee. Ecomin ottaminen käyttöön oli siinäkin mielessä tärkeää, että jos olisin vanhalla systeemillä ottanut jonkun töihin, ei miun olisi tarvinnut itse muuta tehdäkään kuin selvitellä kirjoituspöydän ääressä laskuja ja keikkoja. t HUHTIKUU 2014 13
Ecom-uutiset Työkalut rakennuspalveluiden raportointiin Ecomilta Ecom Arkistopalvelu avataan asiakkaille toukukuussa. Palvelun käyttöönotto onnistuu suoraan netissä ja palvelua voi koekäyttää maksutta aina elokuuhun asti. 1.7. alkaen verottaja tulee vaatimaan kaikkien yli 15 000 euron rakennuspalvelutilausten raportointia kuukausittain. Lisäksi yhteisiltä työmailta on raportoitava kuukausittain siellä työs- kennelleet työntekijät. Ecom tarjoaa lain vaatimien tietojen keräämistä ja raportoimista varten uuden palvelun, joka palvelee niin ilmoitusvelvollisia aliurakoitsijoita kuin urakoiden päätoteuttajia. Ecom Arkistopalvelun tilaajavastuuraportointi on kattava palvelu, jolla sekä Ecomin kautta kertyvä tieto että aliurakoitsijoilta tulevat tiedot on helppo koota yhteen ja raportoida joko suoraan verottajalle viranomaisten vaatimassa muodossa tai eteenpäin urakointiketjussa. Raporttien tiedot kootaan Ecom Arkistopalveluun. Jos käytössä on Ecom Projektiseuranta, tiedot saa siirrettyä suoraan projekteilta napin painalluksella. Tietoja voi syöttää myös suoraan Ecom Arkistopalveluun. Tietojen koostamisen jälkeen ne voi lähettää verot- tajalle, tilaajavastuu.fi-palveluun tai vaikka sähköpostitse pääurakoitsijalle. Arkistopalvelu on pilvipalvelu, eli sitä voi käyttää internet-yhteyden kautta missä tahansa. Palveluun voi myös luoda käyttäjätunnuksia aliurakoitsijoille, jolloin he pääsevät syöttämään esimerkiksi omat työntekijätietonsa valituille kohteille. Ecom Arkistopalvelu on aikaisemmin ollut Ecomin tilitoimistoasiakkaiden käytössä, ja nyt se tulee kaikkien Ecomin käyttäjien saataville. Arkistopalvelun tilaajavastuuraportointi maksaa 20 euroa kuukaudessa. Hintaan sisältyvät myös tunnukset urakkakohteiden aliurakoitsijoille työntekijätietojen syöttöä varten. Raportoitavien kohteiden tai aliurakoitsijoiden määrää ei ole rajoitettu. Käsin syöttö Urakkatiedot Työntekijätiedot Ostolaskut Laskutustiedot Automaattisiirto Aliurakoitsijatunnus Ecom Arkistopalvelu Verottaja Tilaaja 14 HUHTIKUU 2014
Ecom-uutiset Sähköinen laskutus käsittelee kaikki laskut YRITYS MAVENTA LOPPUASIAKKAAT Lähetämme itse paljon laskuja, noin 5000 kappaletta vuodessa. Aiemmin tulostimme, taittelimme kuoriin ja kuskasimme niitä postiin pari kertaa viikossa. Ihan mahdoton työmäärä jäi pois, kun aloimme viisi vuotta sitten itse käyttää Maventaa laskujen välitykseen, Ecomin toimitusjohtaja Veikko Mäkinen sanoo. Kaikki tietävät, että sähköinen laskutus on nykypäivää. Palveluntarjoajat mainostavat sitä helppoudella ja ajan säästöllä. Moni yrittäjä ei kuitenkaan niele mainontaa sellaisenaan. Tähän liittyy kaksi pinttynyttä mielikuvaa. Toinen on se, että sähköiset laskutuspalvelut ovat hankalia käyttää ja toisen mukaan ne ovat kalliita, Mäkinen sanoo. Monella yrityksellä on käytössään pankkien postituspalveluita, jotka ovatkin usein kankeita. Käyttäjä joutuu esimerkiksi siirtämään tiedostoja laskutusohjelman ja pankin välillä. Ecomiin liitetyllä Maventa-palvelulla Ecomin asiakkaiden joukossa on jo sähköinen laskutus toimii samalla vaivalla kuin laskun tulostaminen: yhtä Maventa-postituspalvelun ottaminen lähes 500 aktiivista Maventa-käyttäjää. nappia painamalla. Järjestelmään on käyttöön ei sido käyttäjää mihinkään, yhdistetty tulostus- ja postituspalveluköisen laskun lähettäminen järjestel- eikä tuota kiinteitä kustannuksia. Säh- Maventa tietää Y-tunnuksen perusteella, toimitetaanko laskut asiakasyri- lähettäminen hieman yli euron. mästä maksaa 35 senttiä, paperilaskun tykselle paperisina vai sähköisinä. Esimerkkejä: miksi juuri Maventa? Laskurivit: Maventassa lasku ei tulostu vakiolomakkeelle, vaan se toimitetaan asiakkaalle samanlaisena, jona se tulisi laskutusohjelman kautta käyttäjän omasta tulostimesta. Tämä on erityisen tärkeää sähkö- ja putkialalla, jolla laskulle tulee usein paljon tuoterivejä ja välisummia. Ostolaskut: ostolaskut tulevat Maventan kautta suoraan Ecom-ohjelmistoon. Sähköisen laskun liitteenä tulee kuva tulostetusta laskusta. Tämä on hyödyllistä esimerkiksi vakuutuslaskuissa: sähköisessä laskussa ei aina näy kaikkea laskuun kuuluvaa ja kirjanpitäjälle tärkeää dataa, kuten vakuutusnumeroita. Ecom Webi on asentajan ja työnjohdon työkalu Perinteisesti konttorissa tehtäviksi miellettyjä työtehtäviä pystytään nykyään tekemään valmiiksi jo siellä, missä varsinainen työkin tehdään. Esimerkiksi keikkatyössä asentaja hakee Ecom Webin työjonosta seuraavan työnsä, käy hoitamassa sen valmiiksi ja kirjaa tekemänsä työt ja käyttämänsä tarvikkeet Webiin. Sen jälkeen asentaja lähettää kirjauksen- sa sähköisesti työnjohdolle tarkistettavaksi ja laskutettavaksi. Mikäli yritys käyttää Ecomin palkanlaskentaa ja projektiseurantaa, kannattaa sekä keikka- että urakkatöiden palkkatapahtumat kirjata jo työmaalla. Kerran syötetty palkkatapahtuma siirtyy automaattisesti projektiseurantaan ja palkanlaskentaan, keikkatöiden osalta myös laskutukseen. Tämä tehostaa yrityksen toimintaa erittäin paljon: yritys säästää jopa satoja tunteja ja tuhansia Euroja vuodessa. Ostolaskujen sähköinen kierrätysrutiini on yksi Ecom Webin hienoista ominaisuuksista. Sen avulla yritys voi kierrättää omien ostolaskujen tarkistukset erinomaisen kätevästi ja nopeasti. HUHTIKUU 2014 15
MAVENTA SÄHKÖISET JA PAPERISET LASKUT SAMAN PALVELUN KAUTTA YRITYS MAVENTA LOPPUASIAKKAAT KOULUTUS- JA TAPAHTUMAKALENTERI 2014 INFO INFO MESSUT 1.7.2014 Rakentamispalveluiden ilmoitusvelvollisuus astuu voimaan 5.9.2014 Heinäkuun rakentamispalveluiden ilmoitusten viimeinen jättöpäivä 1.-3.10.2014 FinnBuild-messut, Helsinki ecom.fi/koulutus Ecom-kurssit Ecom tarjoaa koulutusta kaikille avoimille kursseille sekä Ecomin koulutustiloissa Turussa että ympäri Suomea. Osallistumismaksu 195 /hlö sis. lounaan ja taukokahvit. Ilmoittautuminen myynti@ecom.fi. Kaikki hinnat alv. 0% Katso koulutuskalenteri osoitteessa