Iitin kunta Kokouskutsu 6/2017 1 Aika 09.10.2017 klo 17:00 Paikka Kunnantalo, kunnanhallituksen kokoushuone Lisätietoja Saapuvilla Hannikainen Marja Nikula Juha Nurmi Yrjö Pasila Olli Saarelma Markku Seppälä Merja Talja Arja jäsen jäsen jäsen puheenjohtaja varapuheenjohtaja jäsen jäsen Käsiteltävät asiat Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Asia nro Sivu 1 Tarkastuslautakunnan edellisen kokouksen pöytäkirjan 2 tarkastaminen 2 Hallintopalveluiden ajankohtaiset asiat ja katsaus kuluvaan vuoteen 3 3 Teknisentoimen ajankohtaiset asiat ja katsaus kuluvaan vuoteen 4 4 Tilaisuudet, neuvottelut ja koulutus 5 5 Tarkastuslautakunnan jäsenten esteellisyydet 6 6 Sidonnaisuuksien ilmoittaminen tarkastuslautakunnalle 7 7 Tarkastuslautakunnan yhteistyö tilintarkastajan kanssa 9 8 Tarkastuslautakunnan arviointisuunnitelma ja työohjelma 13 9 Tarkastuslautakunnan sisäinen työnjako 15 10 Tarkastuslautakunnan muut asiat ja seuraava kokous 16
Iitin kunta Kokouskutsu 6/2017 2 1 Tarkastuslautakunnan edellisen kokouksen pöytäkirjan tarkastaminen päätti 29.4.2013 tarkastaa kokouksistaan laaditut pöytäkirjat kulloinkin seuraavassa kokouksessa. Pöytäkirjat pidetään nähtävillä hyväksymistä seuraavan viikon tiistaina. Oheismateriaali: edellisestä, 29.8.2017 pidetystä kokouksesta laadittu pöytäkirja hyväksyy pöytäkirjan sisällön.
Iitin kunta Kokouskutsu 6/2017 3 2 Hallintopalveluiden ajankohtaiset asiat ja katsaus kuluvaan vuoteen 93/00.03.01/2017 Hallinto- ja talousjohtaja Jarkko Salonen kertoo hallintopalveluiden ajankohtaiset asiat, talousarvion laadinnan tilanteen ja antaa katsauksen taloustilanteeseen. annetaan kokouksessa.
Iitin kunta Kokouskutsu 6/2017 4 3 Teknisentoimen ajankohtaiset asiat ja katsaus kuluvaan vuoteen 93/00.03.01/2017 Tekninen johtaja Harri Hoffren esittäytyy ja kertoo teknisen toimen ajankohtaiset asiat. Esitys annetaan kokouksessa.
Iitin kunta Kokouskutsu 6/2017 5 4 Tilaisuudet, neuvottelut ja koulutus 1. Hallinnon ja tarkastustoimen seminaari, FCG 2. Arviointiseminaari, PWC Aluekoulutus Aluepro Oy:n 20.9.2017 Lahdessa järjestemässä koulutuksessa olleet kertovat tilaisuuden annista. Muita tilaisuuksia koskeva esitys annetaan kokouksessa.
Iitin kunta Kokouskutsu 6/2017 6 27 29.08.2017 5 Tarkastuslautakunnan jäsenten esteellisyydet 93/00.03.01/2017 29.08.2017 27 Tarkastuslautakunnan jäsenten ja tilintarkastajan esteellisyydestä on voimassa, mitä hallintolain 27 ja 28 pykälissä säädetään. Esteellisyydellä tarkoitetaan henkilön sellaista suhdetta asiaan tai asian osaisiin, että se vaarantaa hänen puolueettomuutensa yksittäisen asian käsittelyssä. Yleisimmin esteellisyyden aiheuttaa lähisukulaisuus tai asianosaisuus. Tarkastuslautakunnan jäsenen on perustelua ilmoittaa tiedossaan olevat ns. pysyvät esteellisyydet tässä vaiheessa. Mahdollisista asiakohtaisista esteellisyyksistä lautakunnan jäsenen tulee ilmoittaa välittömästi sellaisen ilmetessä. Lautakunnan jäsenet ilmoittavat esteellisyytensä ja ne merkitään pöytäkirjaan. Esteellisyyksissä tapahtuvista muutoksista lautakunnan jäsenet ilmoittavat välittömästi. Päätös Tarkastuslautakunnan jäsenten ilmoittamat esteellisyydet: - puheenjohtaja Olli Pasila on esteellinen Iitin käsi- ja pienteollisuuden tukiosakeyhtiö Taitoiitin ja Iitti-Säätiön asioissa - Merja Seppälä Iitti-Säätiön ja Iitin Vuokratalot Oy:n asioissa - Juha Nikula kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunnan asioissa - Juha Laitinen Kausalan Lämpö Oy:n asioissa jatkaa keskustelua jäsenten esteellisyyksistä. Lautakunnan jäsenet ilmoittavat esteellisyytensä ja ne merkitään pöytäkirjaan. Esteellisyyksissä tapahtuvista muutoksista lautakunnan jäsenet ilmoittavat välittömästi.
Iitin kunta Kokouskutsu 6/2017 7 31 29.08.2017 6 Sidonnaisuuksien ilmoittaminen tarkastuslautakunnalle 94/00.03.01/2017 29.08.2017 31 Kuntalain 84 :n mukaan kunnan luottamushenkilön ja viranhaltijan on tehtävä sidonnaisuusilmoitus johtotehtävistään sekä luottamus toimistaan elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävästä varallisuudestaan sekä muista sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa. Velvollisuus ilmoittaa sidonnaisuuksista koskee kunnanhallituksen ja maan käyttö- ja rakennuslaissa (132/1999) tarkoitettuja tehtäviä hoitavan toimielimen jäseniä, valtuuston ja lautakunnan puheenjohtajaa ja varapuheenjohtajia, kunnanjohtajaa, pormestaria ja apulaispormestaria sekä kunnanhallituksen ja lautakunnan esittelijää. Ilmoitus on tehtävä kahden kuukauden kuluessa siitä, kun henkilö on valittu tehtäväänsä. Sidonnaisuusilmoitus tehdään tarkastuslautakunnalle, joka valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuuston tiedoksi. Kunnan on pidettävä sidonnaisuuksista rekisteriä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Tarkastuslautakunnan on saatettava sidonnaisuusilmoitukset valtuustolle tiedoksi vuosittain vuoden ensimmäisessä valtuuston kokouksessa (Hallintosääntö 55 ). Kokoukseen toimitetaan jo saadut sidonnaisuusilmoitukset. puheenjohtaja käy läpi kokoukseen mennessä saadut sidonnaisuusilmoitukset ja saattaa hyväksytyt ilmoitukset tiedoksi kunnanvaltuustolle sekä julkaisee ne kunnan kotisivuilla. Päätös merkitsi saapuneet sidonnaisuusilmoitukset tiedoksi ja päätti lähettää kehotuksen tehdä sidonnaisuusilmoitus, niille joilta ilmoitus puuttuu, syyskuun loppuun mennessä (30.9.). Asia tulee uudelleen käsittelyyn tarkastuslautakunnan seuraavassa kokouksessa. Sidonnaisuusilmoitukset annetaan kunnanvaltuustolle tiedoksi
Iitin kunta Kokouskutsu 6/2017 8 marraskuussa. Kuntalain 84 :n mukaan kunnan luottamushenkilön ja viranhaltijan on tehtävä sidonnaisuusilmoitus johtotehtävistään sekä luottamus toimistaan elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävästä varallisuudestaan sekä muista sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa. Tarkastuslautakunnan on saatettava sidonnaisuusilmoitukset valtuustolle tiedoksi vuosittain vuoden ensimmäisessä valtuuston kokouksessa (Hallintosääntö 55 ). Kokoukseen toimitetaan jo saadut sidonnaisuusilmoitukset. käy läpi kokoukseen mennessä saadut sidonnaisuusilmoitukset ja saattaa hyväksytyt ilmoitukset tiedoksi kunnanvaltuustolle sekä julkaisee ne kunnan kotisivuilla.
Iitin kunta Kokouskutsu 6/2017 9 7 Tarkastuslautakunnan yhteistyö tilintarkastajan kanssa 93/00.03.01/2017 Hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat valtuuston päätettävät asiat valmistelee kunnanhallituksen sijasta tarkastuslautakunta (KuntaL93 ja 121 ). Tämä on poikkeus kunnanhallituksen valmisteluvelvollisuudesta. Tarkastuslautakunnan edellä mainittuihin valmistelutehtäviin kuuluu: tilintarkastajan valintaa koskevan päätösehdotuksen valmistelu Valtuusto valitsee hallinnon ja talouden tarkastamista varten tilintarkastusyhteisön. Tarkastuslautakunnan tehtävänä on järjestää tilintarkastajan valintaa koskeva tarjouskilpailu ja tehdä valtuustolle ehdotus valittavasta tilintarkastusyhteisöstä sekä tilintarkastussopimuksen noudattamisen valvonta. tilinpäätöksen hyväksymistä ja vastuuvapauden myöntämistä koskevan päätösehdotuksen valmistelu Tilintarkastajan on annettava valtuustolle kultakin tilikaudelta kertomus, jossa esitetään tarkastuksen tulokset. tekee valtuustolle ehdotuksen tilinpäätöksen hyväksymisestä ja vastuuvapauden myöntämisestä tilivelvollisille ottaen huomioon tilintarkastajan tilintarkastuskertomuksessa antamat lausunnot. tilintarkastuskertomuksessa esitetyistä muistutuksista asianomaisen selityksen ja kunnanhallituksen lausunnon hankkiminen Mikäli tilintarkastuskertomukseen sisältyy muistutus, lautakunnan on pyydettävä muistutuksesta asianomaisen selitys ja kunnanhallituksen lausunto (125 ). Saatuaan muistutuksen kohteen selityksen ja kunnanhallituksen lausunnon, lautakunta valmistelee valtuustolle päätösehdotuksen. Jokaisen muistutuksen osalta on noudatettava samaa menettelyä. Hallinnon ja talouden tarkastuksen järjestämiseen kuuluu lisäksi: kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittaminen Tarkastuslautakunnan tulee huolehtia kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittamisesta. Yhteensovittaminen tarkoittaa esimerkiksi kuntakonsernin tilintarkastuspalvelujen kilpailuttamisen järjestämistä koskien mm. tarjouspyynnön ja tarjousvertailun valmistelua ja tilintarkastajaehdokkaiden nimeämistä konserniyhteisöihin. Tilintarkastajan
Iitin kunta Kokouskutsu 6/2017 10 valinnasta päättää kuitenkin tytäryhteisön toimielin, esimerkiksi osakeyhtiössä yhtiökokous. Tarkastuslautakunnan tehtäviin ei kuulu konserniin kuuluvien tytäryhteisöjen toiminnan ja talouden tarkastus muutoin kun kuntakonsernille asetettujen tavoitteiden toteutumisen arvioinnin osalta. Tarkastuslautakunnalla ei siten ole oikeutta saada tietoja ja nähtäväkseen asiakirjoja suoraan tytäryhteisöjen toimielimiltä tai vastuuhenkilöiltä. ohjeiden antaminen tilintarkastajalle Tilintarkastajan tulee noudattaa valtuuston ja lautakunnan antamia ohjeita, mikäli ne eivät ole ristiriidassa lain, kunnan johtosääntöjen tai hyvän tilintarkastustavan kanssa (KuntaL 123 ). Riippumaton tilintarkastus ja siitä raportointi on tilintarkastajan tehtävänä ja vastuulla ja lautakunnan ohjeet voivat koskea joitakin yksityiskohtia, ei tilintarkastajan työn ohjausta yleisesti. Kun tilintarkastaja antaa lautakunnalle selvityksen toimikauden tilintarkastussuunnitelmasta, voi lautakunta jo sen perusteella esittää toivomuksen joidenkin painopistealueiden tarkastuksen tehostamista suunniteltua työaikaa lisäämällä. Tilintarkastaja antaa selvityksen työohjelmasta lautakunnalle. Tilikauden aikana voi tulla esille asioita tai asiakokonaisuuksia, joiden normaalia yksityiskohtaisempaa tarkatamista lautakunta pitää tarpeellisena. Lautakunnan tulee esittää riittävästi yksilöity toivomus suoraan tilintarkastajalle. Jos lautakunta pitää yksilöidyn asian tarkastamista kiireellisenä, voi lautakunta esittää, että tarkastus suoritetaan määräajan kuluessa. Tällaisen kiireellisen tarkastuksen määräajasta on lautakunnan kuitenkin syytä sopia tilintarkastajan kanssa, koska tällainen kiireellinen tarkastus saattaa muuttaa tilintarkastajan työsuunnitelman toteutumista ja aiheuttaa lisäkustannuksia. Samalla lautakunta ja tilintarkastaja voivat sopia kiireellisen tarkastuksen raportoinnista. Ohjeet eivät saa olla ristiriidassa lain, kunnan johtosääntöjen tai hyvän tilintarkastustavan kanssa. Jos näin on, tilintarkastaja ei voi noudattaa niitä. Ohjeiden asianmukaisuuden tulkitsee tilintarkastaja ja hän voi tarvittaessa esittää kannanottonsa tilintarkastuskertomuksessa. Mikäli lautakunnalla ja tilintarkastajalla on ohjeen noudattamisesta tulkintaerimielisyyttä, erimielisyys tulisi selvittää osapuolten välisissä neuvotteluissa ennen tilintarkastuskertomuksen antamista. tilintarkastuksen toteutumisen seuranta tilintarkastajan antamien raporttien ja muun selvityksen avulla Vaikka tilintarkastuksen suorittamisesta vastaakin tilintarkastaja, lautakunnan on seurattava tilintarkastuksen toteutumista varmistuakseen, että tarkastus tulee asianmukaisesti suoritetuksi. Yhtäältä tämä edellyttää lautakunnan ja tilintarkastajan hyvää yhteistyötä ja toisaalta varmistaa riittävää ja tasokasta tilintarkastusta.
Iitin kunta Kokouskutsu 6/2017 11 On lähdettävä siitä, että tilintarkastaja raportoi tilintarkastussuunnitelman ja tilikauden työohjelmien toteutumisesta lautakunnalle sen määrääminä aikoina ja määräämällä tavalla. Tämä voi osittain tapahtua kirjallisessa muodossa ja osin lautakunnan kokouksissa tilintarkastajan suullisesti antamana selostuksena. Käytännössä asian tai asiakokonaisuuden tarkastuksen etenemisvaihe, esille tulleet havainnot ja mahdolliset epäselvyydet vaikuttavat tilintarkastajan raportointiajankohtaan ja -tapaan. Kuntalain 123.3 :n mukaan tilintarkastajan tulee ilmoittaa havaitsemistaan olennaisista epäkohdista viipymättä kunnanhallitukselle annettavalla tilintarkastuspöytäkirjalla. Tilintarkastuspöytäkirja annetaan tiedoksi tarkastuslautakunnalle. niiden toimenpiteiden seuranta, jotka aiheutuvat tilintarkastajan havaitsemista epäkohdista ja valtuuston tarkastusta koskevista päätöksistä Lautakunnan tulisi seurata mm. valtuuston tekemiä päätöksiä, jotka perustuvat tilintarkastuskertomukseen tai lautakunnan valmistelemiin ehdotuksiin. Seurannan kohteena olisi nimenomaan valtuuston tekemien päätösten täytäntöönpano sekä se, millaiset ovat olleet valtuuston päätösten vaikutukset. Seuranta voi kohdistua myös toimenpiteisiin, jotka johtuvat tilintarkastajan havainnoista. Tilintarkastajan tehtävänä on kuitenkin ensisijaisesti seurata, onko aiemmin havaittujen epäkohtien korjaamiseksi ryhdytty toimenpiteisiin. esitysten tekeminen lautakunnan, tilintarkastajan ja sisäisen tarkastuksen tehtävien suorittamisen yhteensovittamisesta tarkoituksenmukaisella tavalla Hallinnon ja talouden tarkastuksen järjestämiseen kuuluu ulkoisen valvonnan ja sisäisen valvonnan seuranta. Sisäinen tarkastus on osa sisäistä valvontaa. Se on riippumaton hallituksen ja ylimmän johdon tukitoiminto. Se tukee objektiivisella arviointi- ja varmistus- sekä konsultointitoiminnallaan organisaation kehittämistä ja tavoitteiden saavuttamista. Kuntalaissa ei ole säädetty sisäisestä tarkastuksesta, sillä kuntien ja kuntayhtymien erilaisen koon ja organisoitumismuotojen vuoksi kaikille kunnille ja kuntayhtymille yhtenäisen sisäisen tarkastuksen järjestämismallia ei ole löydettävissä. Suositeltavaa kuitenkin on, että etenkin keskisuuressa ja suuressa kunnassa ja kuntayhtymässä on ammattimainen sisäisen tarkastuksen toiminto. Se voidaan järjestää esimerkiksi kunnan/kuntakonsernin tai kuntayhtymän omana toimintana, yhteistoimintana muiden kuntien kanssa tai se voidaan hankkia ulkopuolisilta palvelujen tuottajilta. Sisäisen tarkastuksen riippumattomuuden toteutumiseksi sisäinen tarkastus raportoi hallitukselle, jaostolle tai toimikunnalle sekä kunnanjohtajalle tai pormestarille. Sisäisen tarkastuksen ja tilintarkastuksen työ on suositeltavaa koordinoida
Iitin kunta Kokouskutsu 6/2017 12 riittävän kattavuuden varmistamiseksi ja päällekkäisen työn välttämiseksi. Sisäisen tarkastuksen johtaja voi sopia, että sisäinen tarkastus osallistuu tilintarkastajien työhön heidän tarkastaessaan tilinpäätöstä. Kuntaan virka- tai työsuhteessa olevien henkilöiden käyttö ulkoisessa tarkastuksessa on rajallista, ja rajauksen joutuu aina suorittamaan lautakunta, lautakunnalle kuuluvien tehtävien osalta tai tilintarkastaja hänelle kuuluvien tehtävien osalta toimeksiannon yhteydessä. Mikäli virkatai työsuhteeseen palkattua henkilöstöä on organisoitu tarkastuslautakunnan alaisuuteen, ei lautakunnalla tällaista tehtävien rajausongelmaa ole. Näin organisoitua henkilöstöä voidaan käyttää tarkastuslautakunnan antamiin tehtäviin ja tilintarkastajan kanssa sovittavalla tavalla kuntalain 123 :n tarkoittaman tilintarkastuksen avustaviin tehtäviin riippuen henkilöstön kapasiteetista ja ammattitaidosta. Lautakunnan sihteerinä voi toimia lautakunnan jäsen, tilintarkastaja, kunnan palveluksessa oleva henkilö tai muu ulkopuolinen henkilö. keskustelee tilintarkastajan kanssa yhteistyöstä ja sopii toimintatavoista.
Iitin kunta Kokouskutsu 6/2017 13 8 Tarkastuslautakunnan arviointisuunnitelma ja työohjelma 93/00.03.01/2017 Arvioinnin suunnittelu ja arviointimenetelmät Tarkastuslautakunnan tehtävänä on arvioida, ovatko valtuuston asettamat tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet ja onko toiminta järjestetty tuloksellisessa ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Tarkastuslautakunnan arviointitoiminnan tulee perustua arviointisuunnitelmaan (121.4 ), joka voidaan tarkastuslautakunnan niin päättäessä antaa tiedoksi valtuustolle. Arvioinnin tulee olla objektiivista ja luotettavaa ja sen tulisi tukea päätöksentekoa ja toiminnan kehittämistä. Arviointi voi perustua mm. kuntastrategiaan, talousarvioon ja -suunnitelmaan, päätöksiin, tilinpäätökseen, raportointitietoon ja muuhun tarkastuslautakunnan hankkimaan tietoon. Arviointi tulisi kohdistaa tuloksellisuuden kannalta keskeisiin tavoitteisiin ja toimintoihin. Työohjelma Kuntalain 121 :n mukaan tarkastuslautakunnan tehtävänä on: valmistella valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat; arvioida, ovatko valtuuston asettamat toiminnan ja talouden tavoitteet kunnassa ja kuntakonsernissa toteutuneet ja onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla; arvioida talouden tasapainotuksen toteutumista tilikaudella sekä voimassa olevan taloussuunnitelman riittävyyttä, jos kunnan taseessa on kattamatonta alijäämää; huolehtia kunnan ja sen tytäryhteisöjen tarkastuksen yhteensovittamisesta; valvoa 84 :ssä säädetyn sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuustolle tiedoksi; valmistella kunnanhallitukselle esitys tehtäviään koskeviksi hallintosäännön määräyksiksi sekä arvioinnin ja tarkastuksen talousarvioksi. Edellä mainitut tarkastuslautakunnan tehtävät voidaan jakaa kolmeen tehtäväkokonaisuuteen: hallinnon ja talouden tarkastuksen järjestäminen, arviointi ja muut tehtävät. käy alustavan keskustelun arviointisuunnitelmasta, työohjelmasta ja toimintatavoista.
Iitin kunta Kokouskutsu 6/2017 14 9 Tarkastuslautakunnan sisäinen työnjako 93/00.03.01/2017 Tarkastuslautakunnan työn käytännön järjestelyt on tarpeen sopia tarkastuslautakunnan jäsenten työnjaosta ja vastuualueista. Vastuualuina on käytetty seuraavaa jakoa: Hallintopalvelut Sosiaali ja terveyspalvelut Kulttuuri- ja vapaa-aikalautakunta Koulutuslautakunta Kaavoitus Rakennuslautakunta Tekninen lautakunta päättää jäsenten henkilökohtaisista vastuualueista.
Iitin kunta Kokouskutsu 6/2017 15 10 Tarkastuslautakunnan muut asiat ja seuraava kokous