KOSKEN TL VAPAA-AJANLAUTAKUNTA PÖYTÄKIRJA 1 / 2016 VAPAA-AJANLAUTAKUNNAN KOKOUS Aika: Maanantai 15.2.2016 klo 18.13-20.29 Paikka: Kunnanvirasto Läsnä: läsnä poissa Puheenjohtaja: Timo Toivonen x Varapuheenjohtaja: Pirjo Laine x Jäsenet: Jarmo Anttila x Into Lehtisaari x Henrika Ojala x Varajäsenet: Hans Julla Tuija Välimaa Petri Haapasalo Jari Laurila Outi Hacklin Kunnanhallituksen edustaja: Minna Lehti x Esittelijä, sihteeri: Päivi Peuranto x Kunnanhallituksen pj. Heikki Tuominen Kosken Tl Nuorisovaltuuston edustaja x Puheenjohtajana: Esittelijänä ja pöytäkirjanpitäjänä: Timo Toivonen Päivi Peuranto
2 KOSKEN TL VAPAA-AJANLAUTAKUNTA 15.2.2016 1 Laillisuus ja päätösvaltaisuus Puheenjohtaja totesi kokouksen laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. ----------------------------------
3 KOSKEN TL VAPAA-AJANLAUTAKUNTA 15.2.2016 2 Pöytäkirjan tarkastaminen Kosken Tl kunnan hallintosäännön mukaan pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan toimielimen päättämällä tavalla. 1. Vapaa-ajanlautakunta päättää, että lautakunnan pöytäkirjan tarkastaa kaksi kullakin kerralla valittua pöytäkirjantarkastajaa kokouksessa päätettävänä ajankohtana. 2. Valitaan tämän kokouksen pöytäkirjantarkastajat ja päätetään tarkastusajankohta. 1. Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. 2. Valittiin Jarmo Anttila ja Into Lehtisaari, perjantaihin 19.2.2016 mennessä. ------------------------------------------------
4 KOSKEN TL VAPAA-AJANLAUTAKUNTA 15.2.2016 3 Vapaa-ajanlautakunnan kokoukset Kosken Tl kunnan hallintosäännön mukaan toimielin pitää kokouksensa päättämänään aikana ja paikassa. Kokous pidetään myös, milloin puheenjohtaja katsoo kokouksen tarpeelliseksi tai enemmistö toimielimen jäsenistä tekee puheenjohtajalle esityksen sen pitämisestä. Kokouskutsun antaa puheenjohtaja tai hänen estyneenä ollessaan vara-puheenjohtaja. Kutsussa on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä, mikäli mahdollista, siinä käsiteltävät asiat. Esityslista lähetetään mahdollisuuksien mukaan kokouskutsun yhteydessä. Vapaa-ajanlautakunnan pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen yleisesti nähtävänä siten, kuin siitä on ennakolta ilmoitettu. Vapaa-ajanlautakunta päättää, että: 1. lautakunnan kokoukset pidetään tarpeen mukaan, 2. kokouksesta ilmoitetaan tekstiviestillä tai sähköpostilla, kokouskutsu lähetetään lautakunnan jäsenille sähköpostilla ja postitse, kiireellisissä tapauksissa voidaan kutsu suorittaa muullakin tavalla, 3. kokoukseen on yksittäisen asian kohdalla mahdollista tarvittaessa osallistua puhelimitse, mikäli päätösvaltaisuuden saavuttaminen sitä vaatii, 4. varsinaisen jäsenen ollessa estynyt, tulee hänen itsensä kutsua varajäsen tilalle, sekä ilmoittaa vapaa-aikasihteerille, 5. pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä kokousta seuraavan kuukauden ensimmäisenä arkimaanantaina virka-aikana klo 8.00 15.45 vapaa-aikatoimistossa. Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. ----------------------------------------------
5 KOSKEN TL VAPAA-AJANLAUTAKUNTA 15.2.2016 4 Vapaa-ajanlautakunnan laskujen hyväksyminen Vapaa-ajanlautakunta merkitsee tiedoksi, että sähköisessä laskujen käsittelyssä lautakunnan laskujen hyväksyjinä toimivat vapaa-aikasihteeri tai koulutoimenjohtaja/hallintojohtaja/kunnanjohtaja kukin erikseen. Asiatarkastuksen suorittaa kulloinenkin tilaaja/hankkija/vastaanottaja. Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. -------------------------------------------------
6 KOSKEN TL VAPAA-AJANLAUTAKUNTA 15.2.2016 5 Sisäinen valvonta, rahavarojen ja asiakirjojen tarkastus Kunnan taloussäännön 3 :n mukaan kunnan toiminnot on järjestettävä ja johtamistehtävät hoidettava niin, että organisaation kaikilla tasoilla ja kaikissa toiminnoissa on riittävä sisäinen valvonta. Johtamansa toiminnan sisäisestä valvonnasta vastaa kukin toimielin ja vastuuhenkilö. Vuonna 2014 on kunnassa otettu käyttöön yhtenäiset osavuosiraportit, jotka toimitetaan kunnanvaltuustolle vuosikolmannesten tilanteen mukaan. Vapaaajanlautakunta on tehnyt raporttinsa kausittain tammi-toukokuu, kesä-elokuu ja syysjoulukuu. Lautakunnan pöytäkirjat ja niihin liittyvät asiakirjat toimitetaan tarkastuslautakunnan nimeämälle henkilölle sekä kirjastoon. Vapaa-ajanlautakunta päättää: Suorittaa sisäistä valvontaa ja tarkkailua kolmanneskausiraporttien (tammi-toukokuu, kesä-elokuu, syys-joulukuu) ja talousarvion toteutumisvertailujen pohjalta. Lautakunnan jäsenet voivat halutessaan käydä vapaa-aikatoimistolla ja toimitiloissa tarkastamassa toimintaa. Käteismaksujen keräämistä ja käteiskassojen ylläpitoa pyritään jatkossa vähentämään mahdollisimman paljon. Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. Keskusteltiin käteismaksujen keräämisestä ja päätettiin, että ainakin kuitit/tositteet pitää ottaa käyttöön eri käteismaksukohteissa (kuntosali, uimakoulu, retket). -------------------------------------------------
7 KOSKEN TL VAPAA-AJANLAUTAKUNTA 15.2.2016 6 Vapaa-ajanlautakunnan toimintakertomukset vuodelta 2015 Edellisen vuoden toimintakertomus tulee toimittaa kunnanhallitukselle helmikuun 2016 loppuun mennessä. Esityslistan liitteenä 1 lähetetään toimintakertomus kunnanhallitukselle vuodelta 2015. Esityslistan liitteenä 2 lähetetään lautakunnan oma toimintakertomus vuodelta 2015. Esityslistan liitteinä 3a, 3b ja 3c lähetetään: SENU:n, URApolku -hankkeen ja Etsivän nuorisotyön toimintakertomukset vuodelta 2015. Esityslistan oheismateriaalina lähetetään talousarvion toteutuma vuodelta 2015. Vapaa-ajanlautakunta hyväksyy pöytäkirjan liitteinä 1, 2 ja 3abc olevat toimintakertomukset vuodelta 2015 ja merkitsee tiedoksi talousarvion toteutuman vuodelta 2015. Hyväksyttiin yksimielisesti toimintakertomukset vuodelta 2015, liitteet 1, 2 ja 3abc. Merkittiin tiedoksi, että talousarvion toteutumisvertailun mukaan vuodelta 2015 sekä ulkoiset että sisäiset menot huomioiden toteutuma oli 284.287,40, toteutumaprosentti oli 100,9% ja ylitys 2.629,40. --------------------------------------
8 KOSKEN TL VAPAA-AJANLAUTAKUNTA 15.2.2016 7 Vapaa-aikatoimen tavoite- ja toimintasuunnitelma vuodelle 2016 Vapaa-aikatoimen valtuustotason tavoitteet ja mittarit vuodelle 2016 lähetetään esityslistan liitteenä 4. Ehdotus vapaa-ajanlautakunnan alemman tason tavoitteiksi lähetetään esityslistan liitteenä 5. 1. Hyväksytään vuoden 2016 valtuustotason tavoite- ja toimintasuunnitelma esitetyssä muodossa, liite 4. 2. Hyväksytään lautakunnan omat alemman tason tavoitteet vuodelle 2016, liite 5. Viranhaltijalle annetaan valtuudet järjestää toimintaa talousarvion ja toimintasuunnitelman puitteissa. Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. --------------------------------------
9 KOSKEN TL VAPAA-AJANLAUTAKUNTA 15.2.2016 8 Käyttösuunnitelma vuodelle 2016 Kunnanhallitus on pyytänyt toimielimiltä vahvistetut käyttösuunnitelmat vuodelle 2016. Vapaa-ajanlautakunnan käyttösuunnitelma lähetetään esityslistan oheismateriaalina. Vapaa-ajanlautakunta hyväksyy virallisen budjetin mukaisen lautakunnan käyttösuunnitelman vuodelle 2016. Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. -------------------------------------------
10 KOSKEN TL VAPAA-AJANLAUTAKUNTA 15.2.2016 9 Vapaa-aikatoimen avustusten hakeminen vuonna 2016 Talousarviossa on liikuntatoimen avustuksiin varattu 10.600. Nuorisotoimen avustuksiin on varattu 8.000. Liikunta- ja nuorisotoimen vuosiavustukset julistetaan Auranmaan Viikkolehden ilmoituksella haettavaksi huhtikuun 29. päivään mennessä. Liikuntatoimen 10.600 :sta jaetaan yleisavustuksina 9.000 ja 1.600 jaetaan vuoden lopussa koulutusavustuksina. Nuorisotoimen yleisavustuksina jaetaan 7.000 ja 1.000 jaetaan vuoden lopussa koulutusavustuksina. Kaikille yleisavustusta saavilla yhdistyksillä ja seuroilla on vuoden 2008 lautakunnan päätöksen mukaan velvoite tarvittaessa huolehtia kaksi kertaa vuodessa nuorisotilan perjantain tai sunnuntain aukiolon valvonta korvauksetta. Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. ------------------------------------------
11 KOSKEN TL VAPAA-AJANLAUTAKUNTA 15.2.2016 10 Koko Koski Liikkeelle hankkeen päättyminen Vuonna 2015 oli käynnissä Aikuisten terveyttä edistävän liikunnan hanke, Koko Koski Liikkeelle. Esityslistan oheismateriaalina lähetetään hankkeen toteutuma ja sanallinen arviointi. Merkitään tiedoksi Koko Koski Liikkeelle hankkeen loppuraportti. Keskusteltiin hankkeen sanallisesta loppuraportista ja hankkeen tuloksista. Merkittiin loppuraportti tiedoksi. -----------------------------------------
12 KOSKEN TL VAPAA-AJANLAUTAKUNTA 15.2.2016 11 Hevonlinnan investointihanke vuodelle 2016 Investointimäärärahoissa on varattu 10.000 Hevonlinnan jatkohankkeelle. Esityslistan oheismateriaalina lähetetään hankekuvaus ja rahoitussuunnitelma. Merkitään tiedoksi Hevonlinna hankkeen suunnitelmat 2016. Merkittiin hankesuunnitelma tiedoksi (liite 6). Todettiin, että mikäli mönkijää ja laturullaa ei hyväksytä hankkeeseen, otetaan tilalle ainakin uuden grillikodan rakentaminen keskusalueelle. ------------------------------------------
13 KOSKEN TL VAPAA-AJANLAUTAKUNTA 15.2.2016 12 Lausuntopyyntö Kosken Tl kunnan lämpökeskuksen alueen asemakaavasta Kunnanhallitus on toimittanut lausuntopyynnön lämpökeskuksen alueen asemakaavasta 18.1.2016, 16. Lautakunnalla ei ole huomautettavaa asemakaavaluonnokseen lämpökeskuksen alueen osalta. Keskusteltiin asemakaavan vaikutuksista pururataan ja metsälenkkiin. Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. ---------------------------------------------------------
14 KOSKEN TL VAPAA-AJANLAUTAKUNTA 15.2.2016 13 Lausuntopyyntö Kosken Tl kunnan koulukeskuksen asemakaavan muutoksesta, pysäköintialue Kunnanhallitus on toimittanut lausuntopyynnön koulukeskuksen asemakaavan muutoksesta pysäköintialueen osalta 18.1.2016, 18. Vapaa-ajanlautakunta on käsitellyt kaavaa kokouksessaan 8.12.2015, 54 : Tarkasteltiin asiakirjojen lisäksi myös liikennöitsijöiden tekemää ehdotusta. Vapaa-ajanlautakunta totesi tällöin lausuntonaan seuraavaa: - Karttaan merkitty vesialue tulisi poistaa - Parkkipaikkojen lisätarve on ilmeinen, jopa enemmän kuin piirroksessa - Parkkipaikkojen tulisi olla vinoparkkeina kiertosuunta huomioon ottaen - Merkitty kevyen liikenteen väylä kirkolle ei todennäköisesti tule toimimaan nyt piirretyllä kohdalla, vaan oppilaat oikaisevat siltikin u-kaarteen päästä - Esitetään mahdollisuutta laajentaa nyt tehtyä yläparkkipaikkaa vielä lisää koko vanhan Kannaksen tontin alueelle - Esitetään mahdollisuutta, että Metsäkulmankodin pihalla voisi olla virallisestikin opettajien parkkipaikkoja - Esitetään mahdollisuutta käyttää kuitenkin jo olemassa olevaa Koivukujaa tulevalle bussiliikenteelle Lautakunnalla ei ole huomautettavaa asemakaavaluonnokseen koulukeskuksen pysäköintialueen osalta. Todettiin, että aiemman lausunnon mukaisia muutoksia on toteutettu. Lautakunta toteaa lausuntonaan, että kevyen liikenteen väylän kulku sekä bussi-/taksikaistan että parkkipaikkaliikenteen läpi on edelleen kyseenalaista. Lautakunta pitää todennäköisenä, etteivät koululaiset käytä ko. reittiä, vaan tulee uusi oikoreitti u-kaarteen päästä. Samoin sisällytetään lausuntoon kysymys, tuleeko suojatietä kevyen liikenteen väylän ylittäessä Koskentien ja jatkuessa kirkon tieosuudelle. --------------------------------------------------------------
15 KOSKEN TL VAPAA-AJANLAUTAKUNTA 15.2.2016 14 Lausuntopyyntö Kosken Tl kunnan rakennusjärjestyksen uudistamisesta Kunnanhallitus on toimittanut lausuntopyynnön koskien Rakennusjärjestyksen uudistamista, 1.2.2016, 37. Lautakunnalla ei ole huomautettavaa ehdotuksesta Kosken Tl kunnan uudeksi rakennusjärjestykseksi. Keskusteltiin rakennusjärjestyksen vaikutuksista vapaa-aikatoimen toimialaan. Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. -------------------------------------------------------
16 KOSKEN TL VAPAA-AJANLAUTAKUNTA 15.2.2016 15 Koulukeskuksen pihan rakentaminen lähiliikuntapaikaksi Koulukeskuksessa on pidetty 9.2.2016 suunnittelupalaveri, jossa on ollut läsnä VALO:n edustaja Jan Norra, koulun liikunnanopettajat Niina Karvonen ja Anssi Silfver, yläkoulun rehtori Jouni Karvonen ja lukion rehtori Mirja Rautavuori-Lehtinen, sekä vapaa-aikasihteeri Päivi Peuranto. Suunnittelussa tuli esiin koulun pihan muuttaminen lähiliikuntapaikaksi/välituntipuistoksi, jolla saataisiin lisättyä koululaisten päivittäistä liikuntaan suositusten mukaiseksi tunti liikuntaa päivässä. Koulukeskuksen piha-aluetta voitaisiin muokata liikunnalliseksi ja samalla siihen liittyen parannettaisiin liikennejärjestelyjä koulun taakse keittiölle, liikuntahallille ja urheilupuiston alueelle. Vuodelle 2017 on mahdollista hakea AVI:n avustus-/hankemäärärahoja koulujen pihojen liikunnallistamiseen. Vapaa-ajanlautakunta esittää kunnanhallitukselle ja tekniselle lautakunnalle, että perustettaisiin työryhmä suunnittelemaan Koulukeskuksen piha-aluetta ja liikennejärjestelyjä. Lautakunta esittää työryhmään edustajikseen vapaa-aikasihteeri Päivi Peurantoa ja liikunta- ja urheilupaikkojen hoitaja Jouni Lehtiä. Päätettiin esittää kunnanhallitukselle ja tekniselle lautakunnalle, että perustettaisiin työryhmä tekemään suunnitelmaa Koulukeskuksen piha-alueesta. Työryhmään lautakunta esittää edustajikseen Timo Toivosta, Henrika Ojalaa, Jouni Lehtiä ja Päivi Peurantoa. Ensimmäinen kokoontuminen voisi olla Startti-ilta, johon kutsuttaisiin mahdollisimman laaja osanottajajoukko. Suunnittelu tulisi aloittaa nyt keväällä 2016 ja toteutukseen tulisi varata määrärahoja vuodelle 2017. ---------------------------------------------------------------
17 KOSKEN TL VAPAA-AJANLAUTAKUNTA 15.2.2016 16 Ilmoitusasiat ja saapunut posti Merkitään tiedoksi viranhaltijan päätöspöytäkirjat 1-3 ja saapunut posti. Liikuntahallin ja Koulukeskuksen ulko-ovien sähkölukkojen asentaminen. Merkittiin tiedoksi. ---------------------------------------------------
18 KOSKEN TL VAPAA-AJANLAUTAKUNTA 15.2.2016 17 Muut esille tulevat asiat a) viranhaltijan esittämät - ei ollut b) luottamushenkilöiden esittämät - Talolan koulun monitoimiareenan suunnittelu, rahoitus ja hankkeistaminen samanaikaisesti Koulukeskuksen välituntipuiston rakentamisen kanssa. Suunnittelu ja toteutus vanhempainyhdistyksen, urheiluseuran ja yritysten kanssa yhteistyössä. Mahdollisen hankerahoituksen selvittäminen. 18 Seuraava kokous ja kokouksen päättäminen Yleisavustusten jakokokous pidetään torstaina 2.6.2016 klo 18. Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 20.29. -----------------------------------------
19 KOSKEN TL VAPAA-AJANLAUTAKUNTA 15.2.2016 Puheenjohtaja Timo Toivonen Esittelijä, sihteeri Päivi Peuranto Tämä pöytäkirja on tarkastettu ja todettu kokouksen kulun mukaiseksi Tl Koskella /. 2016 Jarmo Anttila Into Lehtisaari Pöytäkirja pidetään yleisesti nähtävänä vapaa-aikatoimistossa maanantaina 7.3.2016 klo 8.00-15.45 Päivi Peuranto, vapaa-aikasihteeri