OIF MANAGED PRINT SERVICES

WHITE P AP ER OIF MANAGED PRINT SERVICES 2012 JOHDANTO Monien yritysten johdossa tutkitaan jatkuvasti erilaisia tapoja säästää kustannuksia. Samanaikaisesti pitäisi kuitenkin kasvattaa yrityksen tuottavuutta ja sijoitetun pääoman tuottoa. Haasteena onkin näiden kahden tarpeen vastakkaisuus. Tuottavuuden lisääminen vaatii yleensä pääomaa, ja kulujen leikkaaminen taas merkitsee usein tuottavuuden heikentymistä. Voisiko löytyä strategia, joka mahdollistaa kulujen leikkaamisen, mutta ei vaikuta negatiivisesti tuottavuuteen? Kyllä, tämän mahdollistaa MPS (Managed Print Services) eli tulostusympäristön optimointi ja kokonaisvaltainen hallinnointi. Liiketoimintaan liittyy aina monenlaisia asiakirjoja. Toimialasta riippumatta tarvitaan tarjouksia, sopimuksia, tuotekuvauksia, esitteitä ja laskuja. Paperinpyöritykseen liittyy paljon työtä, jota voidaan merkittävästi vähentää järkevällä asiakirjojen tuotantoprosessien hallinnalla. Valitettavasti tulostusympäristö on harvoin hallinnassa edes hyvin hoidetuissa yrityksissä, sillä yleensä kukaan ei ole vastuussa kokonaisuudesta. Useimmiten haasteena on se, että yrityksissä ei täysin ymmärretä kaikkia tulostamisesta aiheutuvia kustannuksia, joita aiheutuu esimerkiksi laitteista, kulutustarvikkeista ja IT-tuesta. Siksi myös MPS-palveluiden tuomia hyötyjä on vaikea nähdä. Tulostuskustannukset ovat kuitenkin niitä harvoja IT-kustannuksia, joista on mahdollista saada merkittäviä kustannussäästöjä. TUT KI MU SY HT IÖ GAR TNE R GRO UP I N M U KA AN T U L O ST A MI SESTA AIHE UT U V AT KU ST AN N UK SET OVAT S U UR U U DE L TA AN KESKI M Ä Ä RI N 1-3 PROSE NT TIA YR ITY KSE N LII KEVAI HDO ST A. 1

MPS MITÄ SE ON MPS tulee sanoista Managed Print Services. Se tarkoittaa tulostamisen kokonaishallintaa, joka sisältää koko tulostusympäristön analyysin ja tarvekartoituksen, jatkuvan laitehallinnoinnin ja taloudellisen arvioinnin, ennakoivan ylläpidon, laitepäivitykset, laitesiirrot, tarvikkeiden toimitukset sekä mahdolliset lisälaitteet. Palvelu voidaan laajentaa vastaamaan myös kokonaisvaltaisesti kaikkiin asiakirjahallinnan haasteisiin. Yksinkertaisin tapa hahmottaa MPS on ajatella sitä yrityksen tulostuslaitteiston ulkoistamisena, joka tukee myös laitteistostrategian pitkäjänteistä kehittämistä. MPS-mallin käyttöönotto voi tuoda jopa 30 prosentin mitattavat kustannussäästöt, jotka saadaan aikaan analysoimalla ja järkeistämällä nykyinen laitekanta sekä varmistamalla, että laitteet eivät ole ali- tai ylikäytettyjä. Kaikkein tehokkaimpia palveluntarjoajia ovat sellaiset, jotka pystyvät hallinnoimaan erilaisia laiteympäristöjä merkistä riippumatta. Kaikki laitteet tulisi saada kirjattua yhteen sopimukseen ja yhteen koontilaskuun oli sitten kyse tulostimista, monitoimilaitteista tai suurista tuotantolaitteista. Yritys voi osallistua MPS-ohjelman seurantaan parhaaksi katsomallaan tasolla. Kun tulostuslaitteita seurataan ja kaikki toiminnot tallennetaan, informaatiota voidaan toimittaa monen tasoisena. Raportit voivat olla ylätason tiivistelmiä tai yksityiskohtaisempia koosteita laitteiden toiminnasta, esimerkiksi käyttöasteista, käytettävyysasteista tai paperitukoksista. Useimmat MPS-asiakkaat vaativat kuukausittaisia volyymiraportteja. Kustannussäästöjä ja palvelutasojen toteutumista koskevien raporttien tulisi olla aina helposti saatavilla. Yleisesti hyväksytystä MPS:n määritelmästä huolimatta vain harvat palveluntarjoajat pystyvät tarjoamaan kokonaisvaltaista palvelua. Yleensä palveluntarjoajat erikoistuvat tiettyyn MPS:n osaalueeseen omien taitojensa ja osaamisensa mukaan. MPS MIHIN SITÄ TARVITAAN Tulostusympäristön kokonaisvaltainen hallinta on vaativa tehtävä yritykselle. Kun yritys kasvaa, eri toimipaikat ja yksiköt hankkivat laitteita sitä mukaa kuin uusia tarpeita ilmenee. Kokonaisuuden hallinta heikkenee ja kustannukset kasvavat, kun tulostimien määrä yrityksessä kasvaa. Tulostusympäristöt ovatkin usein laiminlyötyjä, koska kukaan ei ole vastuussa kokonaisuudesta. Sähköisen viestinnän merkitys kasvaa koko ajan, mutta liiketoiminnan kannalta kriittisimmät asiakirjat ovat edelleen paperimuodossa. MPS-palvelu mahdollistaa ratkaisujen löytymisen hyvin monenlaisiin tulostus- ja asiakirjaympäristöjen haasteisiin. 2

TULOSTUSYMPÄRISTÖN ASETTAMAT HAASTEET LAITTEE T / KÄYTTÖOMAISUU S: Useimmilla yrityksillä on erittäin vähän tietoa tulostuslaitteidensa lukumääristä ja käytöstä puhumattakaan niiden ylläpitämisen ja hallinnoinnin kokonaiskustannuksista. Laitteita on helppo ostaa, mikä johtaa siihen, että yrityksissä on jopa liikaa tulostimia, kopiokoneita ja monitoimilaitteita. Tyypillisesti yrityksissä ei huomata myöskään kaikkia asiakirjantuotannon, jakelun, tiedonhaun tai sisällön muokkaamisen aiheuttamia kustannuksia. Tämä ikuisuuskysymys on kuitenkin noussut pinnalle äskettäisen taloudellisen taantuman ja sen vaatimien kustannussäästöjen takia. Usein tulostamista koskevat päätökset tehdään laitekustannusten perusteella, vaikka tulostamisen todelliset kustannukset ovat paljon laajemmat. Muita kustannuksia aiheuttavia tekijöitä ovat esimerkiksi järjestelmät, ohjelmistot, sovellukset, help desk -kustannukset, logistiikka, takuut ja jatkuva tulostusmäärien seuranta. Alla oleva kaavio havainnollistaa yrityksen tyypillistä tilannetta, jossa laitekustannukset edustavat vain viittä prosenttia tulostamisen kokonaiskustannuksista. Usein yrityksissä aliarvioidaan esimerkiksi laskujen käsittelyyn kuluvaa aikaa ja tulostamisongelmiin liittyviä help desk kustannuksia. TULOSTAMISEN TODELLISET KUSTANNUKSET PÄÄ TÖKSENTE KO Yrityksen on usein hankalaa muodostaa selkeää kuvaa kokonaiskustannuksista, kun päätöksenteko hajautuu liiketoimintajohdon, IT-osaston ja osto-osaston välille. Erittäin harvassa organisaatiossa on tarkasti selvitetty, miten tulostuslaitteiden tai monitoimilaitteiden sijoittelu voidaan optimoida kustannustehokkaasti ja työntekijöiden tehokkuutta silmällä pitäen. Jos optimointia on tehty, siihen on yleensä käytetty organisaation sisäisiä resursseja. Näin ei kuitenkaan todennäköisesti saada yhtä optimaalisia suosituksia kuin ulkopuolisen, asiaan erikoistuneen toimijan tekemänä. Huolella tehty arviointi mahdollistaa todellisten kustannussäästöjen mittaamisen. 3

TIEDONHA LLINTA Yritykset joutuvat suoriutumaan yhä suuremmasta informaatiomäärästä, ja aikaa kuluu entistä enemmän erilaisiin analyyseihin, hallintoon ja tiedonetsintään. Yritysten kannattaisi käyttää tämäkin aika ydinliiketoiminnan kasvattamiseen tähtääviin toimenpiteisiin. KONTROLLI Yritykset haluavat arvioida tulostuskustannuksia osastoittain ja käsitellä niitä kustannuspaikkakohtaisesti. Lisäksi yrityksissä halutaan tietää, mistä kustannukset aiheutuvat ja miten niitä voidaan hallita ja ennustaa. TULOSTAMISEN VAIKUTUKSET TALOUDE LLINEN V AIKUTU S Asiakirjat ovat liiketoimintaprosessien olennainen osa ja niihin liittyvät kustannukset suuria. Tutkimusyhtiö Gartner Groupin mukaan tulostamisesta aiheutuvat kustannukset ovat keskimäärin 1 3 prosenttia yrityksen liikevaihdosta. Tämä tarkoittaa sitä, että 10 miljoonan euron liikevaihtoa tekevä yritys käyttää tulostamiseen joka vuosi 100 000 300 000 euroa. Kaiken lisäksi nämä kustannukset kasvavat jatkuvasti. Päällimmäinen syy kustannusten syntyyn on se, että laitteille, tarvikkeille ja huolloille on useita eri toimittajia. Näiden toimittajasuhteiden hallinnointi ja useiden laskujen käsittely aiheuttaa tarpeettomia kuluja. Koska kulut ovat yleensä hautautuneet eri osastojen budjetteihin, ei yrityksillä usein ole aavistustakaan siitä miten paljon toimistotulostukseen todellisuudessa kulutetaan rahaa. Toisaalta tulostamiseen liittyy myös monia epäsuoria kustannuksia, joiden olemassaoloa ei useinkaan tiedosteta. Alla esitettyyn taulukkoon on koottu tulostamisen kokonaiskustannuksiin vaikuttavia tekijöitä. Laitekustannukset muodostavat vain noin 5 prosenttia tulostamisen todellisista kokonaiskustannuksista. Muut suorat kustannukset syntyvät laitteiden käytöstä. Käyttökustannuksia ovat esimerkiksi paperit, värit, mustepatruunat, tulostimien rumpuyksiköt ja muut kulutustarvikkeet. Lisäksi käyttökustannuksiin kuuluvat huoltotyö, IT-kustannukset, sekä sähkön ja infran kustannukset. Käyttökustannukset muodostavat yhteensä jopa 45 prosenttia kaikista kustannuksista. Kokonaiskustannuksiin kuuluvat myös tulostamisen välilliset kustannukset eli henkilökunnan ajankäyttö tarvikkeiden hankkimiseen, tulostimien täyttäminen paperilla ja musteaineilla, ongelmajätteiden poisto ja tulosteiden odottelu. Lisäksi on otettava huomioon tulostimen vioista johtuvat käyttökatkokset tai kokonaisten töiden puuttuminen. 4

VAIKUTU S TU OTTAVUU TEE N Tulostaminen vaikuttaa yrityksen tuottavuuteen. Tutkimusyhtiö Quocircan mukaan toimistotyöntekijä käyttää keskimäärin jopa 45 prosenttia päivästään paperisten ja elektronisten dokumenttien kanssa työskentelyyn. Asiakirjojen toimittaminen oikeaan paikkaan oikeaan aikaan onkin monien työprosessien avainasia. Tehottomat ja ikääntyneet tulostimet ovat vikaherkkiä ja hankaloittavat toimistotyön sujuvuutta. Ennakoivan ylläpidon laiminlyönti aiheuttaa turhia keskeytyksiä työhön ja lyhentää tulostinlaitteiden elinkaarta. Toisaalta ylimääräinen kapasiteetti tulostusympäristössä sitoo turhaan pääomaa. IT Heikosti rakennettu tulostusinfrastruktuuri vaikuttaa myös IT-osaston toimintaan. Joissakin yrityksissä jopa 50 prosenttia help desk -kutsuista liittyy tulostimiin. Tulostinten hallinta kuluttaa siis yrityksen IT-resursseja, ja kriittisemmät tarpeet jäävät vähemmälle. Tulostimet ovat mekaanisia laitteita, ja tavallisesti help desk -kutsu vaatii IT-henkilön käyntiä laitteen luona. Usein IT-henkilö joutuu vielä kutsumaan kolmannen osapuolen korjaamaan laitetta. Useat eri merkit ja mallit tulostimissa lisäävät tilanteen vaikeutta entisestään. Eri laitteilla on eri yhteyspisteet paitsi huollolle myös tarviketoimituksille. 5

KESTÄVÄ KEHITYS Suomalaisten toimistojen ekologinen jalanjälki on liian suuri. Toimistoautomaatio on tuonut mukanaan suuren energian kulutuksen. Paperinkulutuksessakin olemme EU:n kärkijoukkoa, koska painotuotteet ja paperiset asiakirjat kuuluvat edelleen toimistojemme jokapäiväiseen elämään. Pienistä valinnoista ja tehottomuudesta kasvaa suuria virtoja, jotka ovat kestämättömiä niukkojen luonnonvarojen maailmassa. Suhtautuminen ympäristöasioihin vaihtelee paljon yrityksittäin, mutta tietoisuus on kasvussa. Osittain tämä liittyy yrityskuvan parantamiseen ja vastuullisena työnantajana toimimiseen. Lisäksi ympäristömyönteisestä toiminnasta löytyy potentiaalia merkittäviin kustannussäästöihin. RATKAISUNA MPS MPS-strategian avulla yrityksen tulostusympäristö voidaan ulkoistaa ja antaa se erikoistuneiden ammattilaisten hoidettavaksi. Palvelun kokonaishinta voi määräytyä esimerkiksi tulostettavien sivujen mukaan ilman mitään muita kustannuksia. Lisäksi toteutuvia säästöjä seurataan ja mitataan. Sitoutuminen MPS-strategiaan tuo mukanaan jatkuvan tulostusympäristön kehittämisen. MPS on hallittua ja tehokasta tulostuksenhallintaa. Investointikustannukset poistuvat, ja yritys 6

maksaa vain käytetystä kapasiteetista. Yritykselle se merkitsee entistä kannattavampaa ja ympäristöystävällisempää toimintaa. Yrityksen johdolle se merkitsee kustannusten kontrollointia ja tuottavuuden kasvua ja henkilökunnalle mielekkäämpää työntekoa. Kaikki hoituu yhdellä sopimuksella, ja yhteydenpitoon riittää yksi puhelinnumero. TULO STA M ISEE N J A KOPI O INT II N LI ITTYV ÄT KU ST AN N UK SET P IE NENTY VÄ T, TYÖNTEKIJÖ I DE N T UO TT A V UU S PARA NEE JA H AL L INNOLLI NEN TA AK KA KEVENEE. PERU STEELLINE N NYKYTI LA N A NA LYYSI Tulostusympäristön hallinnoinnin ensimmäisessä vaiheessa tulee suorittaa huolellinen arviointi yrityksen nykytilasta. Arviointivaiheen tarkoitus on paitsi selvittää tulostamisesta aiheutuvat kokonaiskustannukset myös ymmärtää toimiston tulostuskäytännöt ja toimintatavat. Arvioinnissa selvitetään tarkasti laitteet, sopimukset, vuokravastuut, volyymit, väritulosteiden osuus ja muut tulostamiseen liittyvät kustannuselementit. Lisäksi arviointivaiheen tarkoitus on selvittää mitä MPS-sopimukseen kannattaa sisällyttää ja mitä jättää ulkopuolelle. Sopimuksessa määritetään parametrit palvelulle, mikä auttaa luomaan parhaan mahdollisen ratkaisun yritykselle. Jos arvio ei ole huolellinen, vaarana on, että tarkastellaan vain suoria laitekustannuksia ja unohdetaan todelliset kokonaiskustannukset. Tämän seurauksena yritys voi usein olla tyytymätön lopputulokseen. Jotta palveluntarjoaja onnistuu rakentamaan yrityksen liiketoimintaa tukevan strategian, on erittäin tärkeää ottaa huomioon, että jopa 95 prosenttia tulostamisen kokonaiskustannuksista syntyy muista kuin laitteisiin liittyvistä kustannuselementeistä. Näin voidaan tarjota yrityksen liiketoimintaa tukeva oikeanlainen palvelu. Ratkaisun ei tarvitse olla monimutkainen eikä sopimuksen tarvitse sisältää valtavaa määrää laitteita ollakseen vaivan arvoinen. Tavoitteena on käytön optimointi, mikä usein tarkoittaa vähemmän laitteita ja vähemmän kokonaiskuluja, mutta lisääntynyttä työtehoa. KULUJE N H ALLINTA Kokonaisvaltaisen tulostamisen hallinnan tärkein tavoite on kasvavien tulostuskustannusten, sekä suorien että epäsuorien, hallinta. Jos jotakin asiaa ei pystytä mittaamaan, on sen hallintakin vaikeaa. MPS-ohjelman aluksi toteutettu nykytilan arviointi tarjoaakin vankan pohjan parannuksille ja vertailukohdan mittaamiselle. Kun MPS-strategia on otettu käyttöön, tulostamisen kustannukset ovat helposti kontrolloitavissa. Yleensä hinnoittelu tapahtuu sivukohtaisesti. Palvelun sopimushinta sisältää usein tietyn sivumäärän kuukaudessa, jolloin tulostuskustannuksista tulee entistä läpinäkyvämpiä ja budjetointi helpottuu. MPS-palvelun avulla pystytään myös jakamaan tulostuskustannuksia kustannuspaikkakohtaisesti ja rajoittamaan esimerkiksi hinnakkaamman väritulostamisen määrää. 7

POTKUA TU OTTAVUU TEE N Oikein toteutettu tulostusympäristön optimointi on hyväksi yrityksen tuottavuudelle. Jos tuottavuus kärsii kuluja karsittaessa, on hyöty menetetty. Tuottavuus parantuu jo sen ansiosta, että henkilökunnalle aiheutuu aiempaa vähemmän häiriötä rikkinäisistä tulostimista. Ennakoiva ylläpito ja kulutustarvikkeiden toimituksen automatisointi parantaa laitteiden käytettävyyttä merkittävästi. MPS-strategian avulla voidaan siis vaikuttaa työntekijöiden ympäristöön helpottamalla ja yksinkertaistamalla arjen toimintoja. Tulostusympäristön jatkuva optimointi säännöllisine kehityskeskusteluineen voi myös lisätä henkilökunnan tuottavuutta. Toisinaan tämä voi tarkoittaa entistä tehokkaamman työtavan omaksumista esimerkiksi silloin, kun jokin asiakirjoihin liittyvä prosessi vaatii parannusta. Koulutuksella on mahdollista saavuttaa tuottavuutta lisääviä parannuksia. Järjestelmistä saadaan suurin hyöty irti, kun työntekijät todella osaavat käyttää niitä. Koulutuksen tulee olla jatkuvaa ja yrityksen tarpeisiin sovitettua. Hyvä tulostuksenhallinta tukee myös tiedonhallintaa. Hyvin hoidettuna se nopeuttaa tarvittavien asiakirjojen tuottamista, parantaa asiakirjojen löydettävyyttä ja ehkäisee niiden katoamista. IT RE SU RSSIEN V APA UTU MI NE N IT -resurssit ovat hyvin arvokkaita lähes kaikissa yrityksissä. Ei ole järkevää tuhlata näitä resursseja mekaanisten tulostinongelmien korjaamiseen tai puhelintukeen. Yrityksen ITkustannuksia voidaankin kontrolloida luomalla tulostamisenhallinnan strategia. Hyvän MPSohjelman avulla IT voi keskittyä tärkeämpiin asioihin, kuten tietoturvakysymyksiin tai uusiin ohjelmistoihin. TURVA LLISUU S MPS-palveluntarjoaja pystyy tunnistamaan tulostamiseen ja kopiointiin liittyvät olennaiset tietoturvariskit ja suosittelemaan ratkaisuja turvallisuuden parantamiseksi. Myös turvatulostus ja tulostuskäyttäytymisestä raportoiminen parantavat osaltaan tulostusympäristön turvallisuutta. KESTÄVÄ KEHITYS Tulostuksenhallinnassa ympäristöasiat liittyvät kustannuksiin, jätteen määrään sekä paperin-, väriaineiden-, ja energiankulutukseen. Hyvällä tulostuksen kokonaishallinnalla yritys voi pienentää värikasettien ja muiden tarvikkeiden kulutusta ja hukkatulostamisesta syntyvää jätettä. Laitteita monipuolistamalla ja nykyisten laitteiden käyttöasteita nostamalla voidaan vaikuttaa sekä energiankulutukseen että tulostuksesta aiheutuviin kokonaiskustannuksiin. Kestävän kehityksen mukainen toimisto ei ainoastaan tuo yritykselle eettistä lisäarvoa, vaan toimii myös kustannussäästöjen lähteenä. 8

SUOSITUKSIA ENSIMMÄ INE N A RV IOINTI (DUE DILIGE NCE) MPS-palveluntarjoajan tulee suorittaa erittäin tarkka arviointi nykyisestä ympäristöstä tulostamisen kokonaiskustannusten eli TCO:n (Total Cost of Ownership) selvittämiseksi. Vain siten yrityksessä voidaan tunnistaa kohdat, joissa palvelu voi alussa tuottaa säästöjä. Samalla saadaan vertailun pohjaksi arvot, joiden avulla voidaan mitata todellisia säästöjä palvelun aikana. SEURANTA/MONITOROINTI Palveluntarjoajan täytyy kyetä suorittamaan jatkuvaa valvontaa, jolla varmistetaan, että MPSsopimuksen rakenne vastaa yrityksen tarpeita. Seuranta on tärkeää myös erilaisten ongelmatilanteiden välttämiseksi. Proaktiivisella toiminnalla voidaan estää jopa 80 prosenttia tapahtumista, jotka normaalisti vaatisivat asiakkaan toimenpiteitä. Seuranta mahdollistaa myös nopean reagoinnin aina, kun yrityksessä tapahtuu merkittäviä tulostamiseen liittyviä muutoksia. Lisäksi valvonta on keskeisessä roolissa, kun mitataan käyttöasteita, etsitään ongelmakohtia tai kontrolloidaan tulostusta. OIKEIN RA KEN NETTU PA LVE LUTASOSOP IMU S (SLA) MA HD OLLISTAA JOUSTAV UUDE N Tarjoajan tulee tarjota strukturoitu, mutta silti joustava palvelutasosopimus eli Service Level Agreement (SLA), jossa on sovitut tavoitteet. Sopimuksessa on otettava huomioon esimerkiksi asiakasyrityksen tuleva kasvu ja muutokset toimintaympäristössä. Peruskomponentit, kuten laitteet, huolto, tuki ja vaihtokulut tulee määritellä selkeästi. Jos palvelu toimii läheisesti liiketoiminnan kanssa, voidaan myös siihen liittyvät tavoitteet määritellä palvelusopimuksessa. ROOLIEN JA VA STU IDEN MÄÄ RITTELY MPS-palvelun toteuttaminen ja oikeanlaisen ratkaisun löytäminen edellyttää sitä, että molempien osapuolten roolit ja vastuut määritellään tarkasti. Asiaan liittyviä tahoja tai päätöksentekijöitä voi olla useita, ja näillä kaikilla voi olla tarve sopimuksen ja siihen liittyvien toimintojen näkyvyyteen. AVOIN KOMMUNIKAATIO Jotta MPS olisi hyvin linjassa yrityksen liiketoimintatavoitteiden kanssa, tulee MPS-kumppanin osallistua keskusteluihin yrityksen tavoitteista. Valitun MPS-toimittajan tulisi olla sellaisessa asemassa, että se kykenee tarjoamaan innovatiivisia ehdotuksia yrityksen liiketoiminnan tavoitteiden saavuttamiseksi. TYÖNTE KIJÖIDE N KOULU T US Työntekijöitä tulee informoida tulostuksenhallintaan liittyvistä muutoksista, jotta he ymmärtävät ja hyväksyvät tilanteen. Työntekijöille voidaan myös antaa vastuuta omasta tai osastonsa tuloksesta tarjoamalla pääsy oman osaston tulostusraportteihin. MPS-palvelua ei tulisi nähdä työvoimaleikkurina, vaan pikemminkin tapana saada työntekijöitä mukaan liiketoiminnan kriittisiin toimintoihin. 9

YKSI, YKSINKE RTAINEN SOPIMU S LA ITE HA LLINNA STA Monet MPS-toimittajat tarjoavat asiakkaille omia laitemerkkejään. Toimittajan tulee kuitenkin olla valmis ottamaan hallintaansa yrityksen nykyisen laitekannan ja tarjoamaan optimaalisen tavan käyttää tätä. Joissakin tapauksissa toimittaja pyrkii vaihtamaan koko laitekannan hankkeen alussa. Viime kädessä yrityksen tulee kuitenkin itse saada päättää, milloin sillä on tarvetta uusille laitteille tai päivityksille. Tehokkaimmin tämä tapahtuu MPS-tarjoajan raportoinnin avulla. Kun laitteet ovat elinkaarensa päässä, ne tulee hävittää ympäristönormien mukaisesti. Tässä toimittajalta pitää voida odottaa vastuullista toimintaa. LOPUKSI Oikein toteutetun MPS-strategian avulla yrityksen resursseja voidaan vapauttaa yrityksen ydinliiketoimintaan. MPS-palveluntarjoaja hoitaa tarvittaessa kaikki asiakirjatuotantoon liittyvät toiminnot. Palvelusopimuksen mukaisesti tarjoaja huolehtii esimerkiksi laitteistoista, tuesta, etävalvonnasta, ylläpidosta ja kulutustarvikkeiden toimituksesta. MPS-sopimuksen pitäisi olla yksinkertainen ja kaikenkattava, ja maksamisen pitäisi hoitua yhdellä ainoalla laskulla. Huolellisen alkutilanneanalyysin perusteella toteutettu MPS-strategia tuo yritykselle selkeitä ja mitattavia kustannussäästöjä. MPS-palvelu vähentää kuluja ja vapauttaa pääomaa sijoitettavaksi tuottavampaan toimintaan. Lisäksi se antaa yrityksen käyttöön asiantuntijoita ja tietotaitoa, jota ei löydy omasta yrityksestä. Samalla MPS-palvelu parantaa toiminnan laatua ja kapasiteettia. Se myös vaikuttaa positiivisesti työntekijöiden tehokkuuteen ja tuottavuuteen vapauttaen esimerkiksi hallinnon aikaa ja mahdollistaen yrityksen keskittymisen ydintoimintaansa. Tämä on erityisen tärkeää kovan kilpailun toimintaympäristössä. OFFICE INNOVATIONS FINLAND OY KAPPELITIE 6 D 02200 ESPOO (09) 297 0820 WWW.OIF.FI 10