Vapaa-ajanjaosto/Fritidssektio nen Sivistysvaliokunta/ Bildningsutskottet 15 01.03.2016 32 21.03.2016 Lausuntopyyntö/Sipoo-talon toiminta- ja hinnoittelumalli / Begäran om utlåtande/verksamhets- och prissättningsmodell för Sibbohuset 1454/12.03/2016 VAPJAOS 15 Vapaa-ajanjaosto/Fritidssektionen 1.3.2016 Valmistelija / Beredare: kulttuuri- ja vapaa-aikapäällikkö/kultur- och fritidschef Anne Laitinen, anne.laitinen(at)sipoo.fi Kunnan johtoryhmä pyytää 17.3.2016 mennessä lausuntoa oheisesta Sipoo-talon toiminta- ja hinnoittelumallista. Lausunnot osoitetaan kunnanhallitukselle, joka tekee päätöksen mallin hyväksynnästä ja käyttöönotosta. Toiminta- ja hinnoittelumallissa kuvataan toiminnan ja hinnoittelun keskeisimmät periaatteet. Vuokraamiseen liittyvät operatiiviset yksityiskohdat käsitellään myöhemmin valmisteltavissa vuokrausehdoissa. Sipoo-talo on valmisteilla oleva sähköinen portaali, jonka kautta kuntalaiset ja muut asiakkaat voivat varata Sipoossa sijaitsevia vuokrattavia tiloja ja tehdä tilavarauksia. Sipoo-talon portaali tulee jatkossa toimimaan kunnan tilojen lyhytaikaisen ulosvuokraamisen kanavana. Sipoo-talo on avoin kaikille toimijoille, joten mukana on kunnan omistamien tilojen lisäksi myös yhdistysten ja yksityisten tiloja. Portaalissa esitetään tiloista mahdollisimman kattava kuvaus, hinnat sekä tilan toimintaperiaatteet. Sipoo-talo on osa tekniikka- ja ympäristöosastoa, joka vastaa myös kunnan kiinteistöistä ja sisäisestä vuokrauksesta. Sipoo-talo-toiminnan keskeisin tavoite on, että asiakas löytää tilan tarpeisiinsa yhdistysten, seurojen ja yksityisten tarjoamista tiloista tai kunnan tiloista. Kunnan tiloissa Sipoo-talon kolmihenkinen tukitiimi tarjoaa muun muassa AV- ja tilajärjestelypalveluita. Sipoo-talo sopii kunkin tilan omistajan/haltijan/päävuokralaisen kanssa siitä, missä laajuudessa ko. tilaa halutaan vuokrata eteenpäin. Kunnan tiloissa kunkin tilan käytöstä päättää sen päävuokralainen ja päävuokralaisen toiminta on aina etusijalla. Omasta käytöstä yli jäävän, ulosvuokrattavaksi soveltuvan ajan osalta päävuokralainen voi antaa tilan vuokrattavaksi Sipoo-talon kautta. Sipoo-talon kautta vuokrattaessa kunnan tiloissa sovelletaan yhtenäisiä hinnoitteluperiaatteita. Näin taataan asiakkaalle helppo ja selkeä vuokrausmahdollisuus sekä vuokrausten selkeä hallinnoitavuus.

Sipoo-talon roolina on toimia välittäjänä ja käytännön asioiden järjestelijänä tilan tarjoajan ja vuokraajan välillä, jotta asiakaskokemus olisi laadukas ja yhtenäinen ja jotta tilan tarjoajalla ei kuluisi ylimääräistä aikaa ja resursseja vuokrausjärjestelyihin. Sipoo-talo tilittää tilan vuokraamisesta saamansa tulot lyhentämättömänä päävuokralaiselle. Lausuntopyyntö 2 (2) Tekniikka- ja ympäristöosaston hallinto 19.2.2016 Sipoo-talo on yksi tekniikka- ja ympäristöosaston ns. induktioliesi-projekteista ja siten osa kunnan strategiaa parantaa kuntalaisten palvelukokemusta erityisesti digitaalisten välineiden avulla. Sipoo-talon portaali ja sitä kautta tapahtuva vuokraustoiminta käynnistyy hinnoittelumallin hyväksynnän ja teknisen valmistelun jälkeen kevään 2016 aikana. Liitteet/Bilagor: Liite / Bilaga 1/15. VAPJAOS: Sipoo-talon toiminta- ja hinnoittelumalli Liite / Bilaga 2/15. VAPJAOS: Hintaesimerkkejä ja vertailuhintoja yksityisten, yhdistysten ja seurojen Sipoossa vuokraamista tiloista Kulttuuri- ja vapaa-aikapäällikön ehdotus Vapaa-ajanjaosto ei hyväksy Sipoo-talon periaatteita varsinkaan Topelius-salin osalta. Jaosto esittää, että Topelius-salia ei sisällytetä Sipoo-talo järjestelmään tässä vaiheessa. Mikäli Topelius-sali siirretään Sipoo-talon alaisuuteen, tulee alustavat varaukset kierrättää kulttuuripalvelujen kautta, ennen kuin tilajärjestäjät vahvistavat varauksen. Ulkopuolisille vuokrattaessa on oleellista että vahtimestaripalvelut sisältyvät Topelius-salin vuokraamiseen. Kultur- och fritidschefens förslag Fritidssektionen godkänner inte principerna för Sibbohuset, särskilt för Topeliussalens del. Sektionen föreslår att Topeliussalen inte inkluderas i systemet Sibbohuset i detta skede. Ifall Topeliussalen flyttas över till Sibbohuset, ska de preliminära reserveringarna gå via kulturtjänster innan lokalarrangörerna bekräftar reserveringarna. Vid uthyrning av Topeliussalen till utomstående är det viktigt att vaktmästartjänsterna ingår i uthyrningen. Päätös Esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. Beslut Föredragandens förslag godkändes enhälligt. UTBSEKT Svenska utbildningssektionen 15.3.2016 Valmistelija / Beredare: svensk undervisningschef Hannu Ollikainen,

hannu.ollikainen(at)sibbo.fi Undervisningschefens förslag Svenska utbildningssektionen anser att det är en viktig princip, att huvudhyresgästen bestämmer i vilken utsträckning utrymmen hyrs ut och att huvudhyresgästens verksamhet prioriteras i förstahand. På detta vis kan man garantera att ordnandet av egen verksamheten inte försvåras. Svenska utbildningssektionen anser att det också är en viktig princip att man av allmännyttiga föreningar och grupperingar med allmännyttiga mål tar ut en lägre hyra för möteslokalerna. Svenska utbildningssektionen förutsätter att reserverings-och betalningssystemet samt passerkontrollen är så lätt att använda som möjligt och fungerar så att det administrativa arbetet inte ökar. Svenska utbildningssektionen förutsätter också att Sibbohusets verksamhet utvärderas efter det första verksamhetsåret. Beslut Föredragandens förslag godkändes enhälligt. KOULJAOS Suomenkielinen koulutusjaosto 15.3.2016 Valmistelija / Beredare: sivistysjohtaja Kurt Torsell, kurt.torsell(at)sipoo.fi Sivistysjohtajan ehdotus Suomenkielinen koulutusjaosto näkee tärkeäksi periaatteeksi sen, että päävuokralaisena oleva taho saa itse määrittää, missä laajuudessa sen vuokraamia tiloja vuokrataan eteenpäin, ja että päävuokralaisena olevan tahon toiminta on aina etusijalla. Näin voidaan varmistaa, ettei päävuokralaisena olevan tahon oma toiminta hankaloidu. Suomenkielinen koulutusjaosto katsoo tärkeäksi periaatteeksi myös sen, että yleishyödylliseltä yhdistykseltä tai vastaavalta, yleiseen etuun tähtäävältä ryhmittymältä, perittäisiin kokoustiloista yleistä hinnoittelua pienempää vuokraa. Suomenkielinen koulutusjaosto edellyttää, että varaus- ja maksujärjestelmä sekä kulunvalvonta on mahdollisimman helppokäyttöinen ja toimii niin, ettei hallinnollinen työ lisäänny. Sipootalon toiminta tulee arvioida ensimmäisen toimintavuoden jälkeen. Asian käsittely Puheenjohtaja Maarit Rope Janne Nickströmin kannattamana ehdotti seuraavaa lisäystä: Suomenkielinen koulutusjaosto suosittelee, että ulkopuoliseen käyttöön soveltuvat ja vapaina olevat tilat annetaan mahdollisimman laajasti Sipoo-taloon edelleen vuokrattavaksi.

Puheenjohtaja totesi, että suomenkielinen koulutusjaosto yksimielisesti hyväksyi puheenjohtajan ehdottaman lisäyksen. Päätös Suomenkielinen koulutusjaosto näkee tärkeäksi periaatteeksi sen, että päävuokralaisena oleva taho saa itse määrittää, missä laajuudessa sen vuokraamia tiloja vuokrataan eteenpäin, ja että päävuokralaisena olevan tahon toiminta on aina etusijalla. Näin voidaan varmistaa, ettei päävuokralaisena olevan tahon oma toiminta hankaloidu. Suomenkielinen koulutusjaosto katsoo tärkeäksi periaatteeksi myös sen, että yleishyödylliseltä yhdistykseltä tai vastaavalta, yleiseen etuun tähtäävältä ryhmittymältä, perittäisiin kokoustiloista yleistä hinnoittelua pienempää vuokraa. Suomenkielinen koulutusjaosto edellyttää, että varaus- ja maksujärjestelmä sekä kulunvalvonta on mahdollisimman helppokäyttöinen ja toimii niin, ettei hallinnollinen työ lisäänny. Sipootalon toiminta tulee arvioida ensimmäisen toimintavuoden jälkeen. Suomenkielinen koulutusjaosto suosittelee, että ulkopuoliseen käyttöön soveltuvat ja vapaina olevat tilat annetaan mahdollisimman laajasti Sipoo-taloon edelleen vuokrattavaksi. SIVVLK 32 Sivistysvaliokunta / Bildningsutskottet 21.3.2016 Valmistelija / Beredare: sivistysjohtaja/bildningsdirektör Kurt Torsell, kurt.torsell(at)sipoo.fi Bilagor Liite/Bilaga 1/ 32 SIVVK: Sipoo-talon toiminta- ja hinnoittelumalli / Verksamhets- och prissättningsmodell för Sibbohuset Liite/Bilaga 2/ 32 SIVVK: Hintaesimerkkejä ja vertailuhintoja yksityisten, yhdistysten ja seurojen Sipoossa vuokraamista tiloista / Prisexempel och jämförelsepriser för lokaler som hyrs ut av privata aktörer, föreningar och sammanslutningar i Sibbo Sivistysjohtajan ehdotus Sivistysvaliokunta merkitsee jaostojen lausunnot tiedoksi saaduksi ja lausuu varhaiskasvatuspalvelujen osalta seuraavaa: Varhaiskasvatuspalvelut näkee tärkeäksi periaatteeksi sen, että päävuokralaisena oleva taho saa itse määrittää, missä laajuudessa sen vuokraamia tiloja vuokrataan eteenpäin, ja että päävuokralaisena olevan tahon toiminta on aina etusijalla. Näin voidaan varmistaa, ettei päävuokralaisena olevan tahon oma toiminta hankaloidu. Vapaa-aikajaoston esittämän lausunnon johdosta on saatu teknisen valiokunnan antama vastaus jonka sivistysvaliokunta merkitsee tiedokseen:

"Sipoo-talon ehdotettu toimintamalli perustuu puhtaasti vapaaehtoisuuteen, eli kukin tilan haltija voi antaa haluamaltaan osin ja itse valitseminansa aikoina hallitsemaansa tilaa vuokrattavaksi ulos Sipoo-talon kautta. Yhtäkään tilaa ei ehdotetussa mallissa siirretä Sipoo-talon alaisuuteen, vaan Sipoo-talon on määrä toimia ainoastaan tilojen välittäjänä niiltä osin kun on tilan haltijan kanssa sovittu. Kulttuuritapahtumien osalta on sovittu, että tehdyt varauspyynnöt kiertävät myös kulttuuripalveluiden kautta. Ehdotus on muiltakin osin valmisteltu tiiviissä vuoropuhelussa kulttuuripalveluiden kanssa. Lausunnossa ei esitetä korjaus- tai parannusehdotuksia ehdotettuun toiminta- ja hinnoittelumalliin, eikä esitykseen ole näin ollen lausunnon osalta tehty muutoksia" Bildningsdirektörens förslag Bildningsutskottet antecknar sektionernas utlåtanden för kännedom och ger följande utlåtande avseende tjänster för småbarnsfostran: Tjänster för småbarnsfostran anser att det är en viktig princip att huvudhyresgästen själv får definiera i vilken utsträckning den hyr lokalerna vidare och att huvudhyresgästens verksamhet alltid ska prioriteras. På det här sättet kan man säkerställa att huvudhyresgästens egen verksamhet inte äventyras. Med anledning av utlåtandet som fritidssektionen framfört har tekniska utskottet gett ett svar som bildningsutskottet antecknar för kännedom: Verksamhetsmodellen som föreslagits för Sibbohuset baserar sig helt på frivillighet, dvs. den som innehar en lokal kan låta Sibbohuset hyra ut lokalen till en sådan del och under en sådan tid som innehavaren önskar. I modellen som föreslagits överförs ingen lokal till Sibbohuset, utan Sibbohuset fungerar endast som förmedlare av lokalerna i den utsträckning som avtalats med lokalens innehavare. För kulturevenemangens del har man kommit överens om att begäran om reservering även går via kulturtjänster. Även till övriga delar har förslaget beretts i nära växelverkan med kulturtjänster. I utlåtandet framförs inga korrigerings- eller förbättringsförslag till den föreslagna verksamhets- och prissättningsmodellen och således har inga ändringar gjorts i förslaget utifrån utlåtandet Päätös Esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. Lisäksi sivistysvaliokunta päätti, että Topeliussalissa, Wessmansalissa ja Juhlatalossa järjestettävissä tapahtumissa on oltava vahtimestari tai koulutuksen saanut vastuuhenkilö paikalla, järjestettävien tapahtumien aikana. Topeliussali toivotaan olevan varattavissa mutta varaus tulee tehdä kulttuuripalveluiden kautta.

Beslut Föredragandens förslag godkändes enhälligt. Dessutom beslutade bildningsutskottet att vid evenemang som ordnas i Topeliussalen, Wessmansalen och Östanåparkens festsal måste det under evenemangen finnas en vaktmästare eller utbildad ansvarsperson på plats. Man önskar att det vore möjligt att reservera Topeliussalen, men reserveringarna ska gå via kulturtjänster.