PÖYTÄKIRJA OSAKUNNAN HALLITUKSEN KOKOUKSESTA 9/2014 Aika: 14.5.2014 klo 18:00 Paikka: HO / Paasikivi Läsnä: Pekka Hassinen, kuraattori Teemu Laakso, toiminnanohjaaja Laura Kylliäinen, taloudenhoitaja Olga Penkkilä, kokouksen sihteeri Juhani Takkunen Kari Tuominen Anna Zitting Iina Jokilaakso Jenni Rönkkö, sihteeri (saapui kohdassa 14.) Poissa: Sofia Seittenranta Vekkeli Mari Teinilä 1. Avaus Kuraattori avasi kokouksen kello 18.16. 2. Laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Kokouksen sihteerinä toimi Olga Penkkilä, sillä sihteeri Jenni Rönkkö oli estynyt. 3. Työjärjestys Esityslista (liite 1) hyväksyttiin työjärjestykseksi, kun siihen oli lisätty kohta 10. Tilinpäätöksen käsittely. 4. Edellisen kokouksen pöytäkirja Edellisen kokouksen pöytäkirja (liite 2) hyväksyttiin sellaisenaan. 5. Ilmoitusasiat Toiminnanohjaaja ilmoitti, että Hämiksen Wappu pidettiin ja juhlat sujuivat hyvin. Olga Penkkilä ilmoitti, että Riemuylioppilasjuhlat olivat 6.5. ja ne sujuivat myös hyvin.
6. Tehdyt edustusvierailut Kuraattori Hassinen ilmoitti olleensa Vasa Nationin ja Etelä Pohjalaisen Osakunnan kuraattorinvaihtokaronkoissa ja vieneensä lahjaksi skumppaa, Hämäläis Osakunnan laulukirjan ja säätiön historiikin. Ryhmä osakuntalaisia kävi Wappuna Tartossa, muun muassa hallituksen jäsen Kari Tuominen. Tartossa oli kivaa. 7. Toiminnanohjaajan asiat Toiminnanohjaajalla ei ollut erityistä asiaa. 8. Taloudenhoitajan asiat Taloudenhoita Kylläinen ilmoitti, että kulunseurantaexcel on mahdollisesti toimivassa kunnossa. 9. Saapunut posti Postia ei ollut tullut. 10. Tilinpäätös Taloudenhoitaja esitteli vuoden 2013 tilinpäätöksen. Hallitus tutustui Kertomukseen tilikaudesta ja budjettivertailuun. Keskusteltiin taseesta ja sen virheellisistä merkinnöistä, jotka ovat jääneet roikkumaan taseeseen aikaisempina vuosina. Kyseiset tasemuutokset tehdään tämän vuoden taseeseen, kunhan on päätetty periaatteet, miten tasetta halutaan päivittää. Keskusteltiin lisäksi osakunnan myytävien tavaroiden lisäämisestä taseeseen. Päätettiin keskustella tälläisistä asioista ja taseen tekemisen periaatteista hallituksen kesän kokouksessa. Peruttiin hallituksen viime kokouksessaan tekemä päätös tilinpäätöksen käsittelyn käytännöistä.
11. Hallituksen jäsenen eroanomus (liite) Myönnettiin ero hallituksen jäsenelle Sofia Seittenranta Vekkelille 1.6. alkaen. Annettiin Sofialle kuitenkin lupa osallistua hallituksen kesäkokoukseen. 12. Saapuneet kutsut Uplands Nationin Spring ball 24.5. (liite) UAV:n sihteeri Andreas Hauptmann on lähdössä juhlaan. Hallituksesta Kuraattori, Kari Tuominen ja Olga Penkkilä jäivät miettimään asiaa. Myös Paula Talonen oli ilmaissut kiinnostusta juhlaan. 13. Valiokuntien ja kerhojen kuulumiset (liitteet) Hyväksyttiin edellisen kokouksen ja tämän kokouksen Valiokuntien ja kerhojen kuulumiset. Keskusteltiin pienten kerhojen toiminnasta. Iina Jokilaakso kertoi ilmoittaneensa HOT:ille, että heidän tulee palauttaa viime vuoden tilintarkastus kevään loppuun mennessä. Jokilaakso toivoi myös, että hallitus muistaisi HOTin 40 vuotisjuhlavuotta jollakin tapaa. Keskusteltiin kerhojen ja valiokuntien tilojen käytöstä ja tapahtumien järjestämisen jälkeisestä siivouksesta. Sovittiin, että Olga Penkkilä tekee virkailijoille tilojen käyttöön liittyvän tarkastuslistan, jotta siivous olisi helpompaa. 14. Ulkojäsenhakemukset Ukojäsenhakemuksia ei ollut tullut. 15. Määräraha anomukset Hallitukselle oli saapunut kolme määräraha anomusta. Koivuniemen ilmakuvaus (liite) Hakemusta ei hyväksytty. Jenni Rönkkö saapui kohdassa 14. Koivuniemen sisustus (liite) Keskusteltiin hinta arviosta. Päätettiin myöntää sisustukseen käytettäväksi korkeintaan 800
euroa. Juhani Takkusen aloitteesta myönnettiin lisäksi pihakalusteiden uusimiseen käytettääväksi korkeintaan 500 euroa. Toivottiin kesäpaikkavastaavan ja YVK:n tekevän maltillisia ja pitkänäköisiä hankintoja. Uudet termoskannut (liite) Hyväksyttiin hakemus. Päätettiin myöntää rahaa neljään termoskannuun, koska niille on käyttöä. 16. Tilahakemukset Hallitukselle oli saapunut 2 tilahakemusta. Ensimmäinen hakemus koski valmistujaisjuhlaa (Mattila, Holmström, Korpinen) (liite). Hyväksyttiin hakemus ja myönnettiin tilat 31.5. tähän käyttöön. Toinen hakemus oli Heikki Kontiolta. Kontio pyysi Osakunnan saunatiloja käyttöön 7.6. Jari Aleniuksen polttareita varten. (liite) Hakemus hyväksyttiin, mutta todettiin että alkava remontti voi haitata tilojen käyttöä. Toiminnanohjaaja pyysi kesäisännälle lupaa mennä Koivuniemeen aikaisemmin ennen kesäkuun alkua ja avata paikka sopivaksi katsomanaan ajankohtana. 17. Muut asiat Keskusteltiin huoneistomestarin sijaisen tarpeesta kesän ajaksi, kun huoneistomestari lähtee matkoille. Kuraattori totesi, että huoneistomestarin työmäärä on kesällä pieni. Päätettiin, ettei sijaista hankita. Jos tarvetta huoneistomestarille on, päävirkailijat huolehtivat töistä yhdessä YVK:n kanssa. 18. Kokouksesta tiedotettavat asiat Sihteeri Jenni Rönkkö ilmoittaa tilahakemuksien hyväksymisestä ja muista hakemuksista asianosaisille. Koivuniemen kunnostuksesta kerrotaan osakuntalaisille kuukausiviestissä. 19. Seuraava kokous Päätettiin pitää seuraava kokous torstaina 29.5. kello 13 ja lähteä kokouksen jälkeen syömään ravintolaan. Sihteeri Rönkkö etsii sopivan ravintolan.
20. Kokouksen päättäminen Kuraattori päätti kokouksen kello 19.53. Tämän pöytäkirjan vakuudeksi Hämäläisten talossa Pekka Hassinen Kuraattori Olga Penkkilä Kokouksen sihteeri