Tilaliikelaitoksen kehittämistoimenpiteet 2015-2017
Tilaliikelaitos on kuntalain 9. luvun mukainen kunnallinen liikelaitos tehtävänä on tarjota toimivat, terveelliset ja turvalliset tilat kaupungin omia toimintoja varten toimintaa ohjaa hallintosääntö noudattaa toiminnassaan kaupunginvaltuuston päättämiä omistajapoliittisia linjauksia ja kaupungin määräämiä ohjeita kaupunginvaltuusto vahvistaa vuosittain seuraavan vuoden talousarvion ja taloussuunnitelman (ml. investointisuunnitelma) seuraaville vuosille noudattaa toiminnassaan vuosittain kaupunginhallituksen hyväksymiä talousarvion täytäntöönpano-ohjeita
Hallintosääntö 32 Liikelaitoksen johtokunnan tehtävät ja toimivalta Liikelaitosten johtokunnan alaisuudessa toimii tilaliikelaitoksen lisäksi nettobudjetoituna yksikkönä ruoka- ja puhtauspalvelut. Liikelaitosten johtokunnan tehtävänä on vastata kaupungin omistuksessa tai hallinnassa olevista rakennuksista, rakennetuista kiinteistöistä ja toimitiloista rakennusomaisuuden kehittämisestä toimitilojen rakennuttamisesta, ylläpidosta ja vuokrauksesta kaupungille ja edelleen kaupungin eri toimintojen käyttöön
Kuntalain 67 :ssä Liikelaitoksen johtokunnalle säädettyjen tehtävien lisäksi johtokunta päättää enintään 1 M :n suuruisista tilaliikelaitoksen investoinneista ja muista pitkävaikutteisista menoista tilaliikelaitoksen rakennushankkeiden työohjelmista ja kustannusarvioista liikelaitoksen palveluista ja suoritteista perittävistä maksuista kaupunginvaltuuston hyväksymien yleisten perusteiden ja kaupungin talousarviossa asetettujen tavoitteiden mukaisesti sellaisten hallinnassaan olevien rakennusten myymisestä, joille ei ole kaupungin omassa tai muussa toiminnassa käyttöä, ja joiden ylläpitämiseksi ei myönnetä toiminta-avustusta hallinnassaan olevan poistettavan irtaimen omaisuuden myymisestä tilaliikelaitoksen hallinnoimien rakennettujen kiinteistöjen, rakennusten ja jälleen vuokrattavien toimitilahuoneistojen vuokrauksesta.
Tilaliikelaitoksen organisaatio 1.1.2016 alkaen Johtokunta Johtaja Pekka Latvala Hallinto ja talous Hallinto- ja talouspäällikkö Maria Granberg - Taloushallinto - Vuokraustoiminta - Isännöinti - Asiakirjahallinto - Kiinteistöjärjestelmän ylläpito - Kiinteistöjen vuokraus, myynti ja osto Rakennus- ja kunnossapitopalvelut Rakennuspäällikkö Juha Välitalo Rakennustoiminta - Suunnittelu - Rakentaminen - Kiinteistökehitys - Tutkimukset - Dokumenttien hallinta Kunnossapito - Työohjelmat - Vuosikorjaukset - Materiaalihankinta Rakennuskunnossapito Työnjohto LVIA-kunnossapito Työnjohto Talotekniikka - Tekniset palvelut - Energianhallinta - Valvomo- ja päivystystoiminnot Kiinteistöpalvelut Kiinteistöpäällikkö Pauli Jokkala Kiinteistönhoito ja ylläpito - Kiinteistöhuolto - Ulkoalueiden hoito - Sisäilmaolosuhteiden valvonta - Vikakorjaukset - Huoltokirjan ylläpito Sähkökunnossapito Työnjohto
Tilaliikelaitoksen kehitystyö 2015
Tilaliikelaitoksen kehitystyö 2016
Tilaliikelaitoksen kehitystyö 2017
Laatujärjestelmä Laadunhallintajärjestelmä on laadittu standardin SFS-EN ISO 9001 mukaisesti. Laadun arviointi ja jatkuva parantaminen toteutetaan EFQM Excellence mallilla, joka koostuu yhdeksästä arviointialueesta. Viisi alueista liittyy toimintaan ja neljä tuloksiin. Laatujärjestelmä tukee toiminnan jatkuvaa kehittämistä. Laatujärjestelmässä on määritelty toiminnan mittarit toiminnan tehokkuuden ja tulosten seurannalle (laaditaan vuoden 2017 aikana). Tavoitteiden toteutumista seurataan talousarvion toteutumisen seurannan yhteydessä.
Laatujärjestelmän EFQM -arviointialueet
Sähköinen toimintajärjestelmä IMS Toimintajärjestelmän rakentaminen aloitettiin vuonna 2016 Toimintajärjestelmä on kuvaus organisaation yhteisistä toimintatavoista Toimintajärjestelmän avulla prosessikuvaukset, ohjeistukset, tallenteet, mittarit, tehtävät sekä palautteet on koottu toimivaksi kokonaisuudeksi Toimintajärjestelmän on rakennettu ja sitä hallitaan selainpohjaisella IMS ohjelmistolla Selainpohjainen toimintajärjestelmä tukee avoimuuden ja osallisuuden tavoitteita.
Tilaliikelaitoksen strateginen vuosikello
Osaamisen hallinnan C & Q Pro järjestelmä Tilaliikelaitoksella on otettu käyttöön syksyllä 2016 osaamisen hallinnan C & Q Pro järjestelmä. Järjestelmä tukee osaamisen johtamista ja henkilöstötietojen hallintaa. C&Q Pro on HR -järjestelmä, jolla varmistetaan henkilöstön tietojen ja dokumenttien hallinta ja systemaattinen osaamisen johtaminen. Sen avulla kartoitetaan, analysoidaan ja johdetaan organisaation osaamista. Osaamisen kehittämisen tarpeet nostetaan vuosittain tehtävään koulutussuunnitelmaan. Tilaliikelaitos käy vuosittain kehityskeskustelu C&Q Pro järjestelmässä olevan selainpohjaisen järjestelmän avulla.
Riskien hallinta Johtaja laatii vuosittain kaupungin ohjeen mukaisesti yhdessä yksiköiden päälliköiden kanssa edellisen vuoden riskienhallintaraportin ja tulevan vuoden riskienhallintasuunnitelman jotka Liikelaitosten johtokunta hyväksyy vuosittain Sisäisen valvonnan toimenpiteet Johtaja laatii vuosittain kaupungin ohjeiden mukaisesti raportin edellisen vuoden sisäisen valvonnan toimenpiteistä ja suunnitelman tulevan vuoden sisäisen valvonnan toimenpiteistä jotka Liikelaitosten johtokunta hyväksyy vuosittain
Jatkuva kehittäminen Tilaliikelaitos on tehnyt määrätietoista kehitystyötä vuoden 2015 syksystä alkaen. Vuosien 2016-2017 aikana on hankittu toiminnan ohjausta ja hallintaa tukevia sähköisiä järjestelmiä. Vuoden 2017 kehittämisen painopisteenä on strategisen ja operatiivisen johtamisen kehittäminen, erityisesti lähiesimiestyön ja toiminnan seurannan parantaminen. Erityistä huomiota kohdistetaan henkilöstön työhyvinvointiin ja tuottavuuden parantamiseen. Henkilöstön tehtävänkuvien ja yksiköiden vastuumatriisien ajantasaisella ylläpidolla pyritään ehkäisemään mahdollisten henkilöstöriskien toteutumista