MUISTIO 1 Valmistelutoimielin (VATE) Kokous 4/2017 Aika torstai 24.8.2017 klo 9.00 11.12 Paikka Etelä-Karjalan liitto, kokoustila Koivikko (4. krs) Kutsutut Varsinainen jäsen Varajäsen x Gunnar Leena 10.46 asti Kaakkois-Suomen ELY-keskus Jyrki Karhula x Heinonen Markku Lappeenrannan kaupunki Markus Lankinen x Hokkanen Erkki Etelä-Karjalan pelastuslaitos Ulf Westerstråhle x Karhula Tuula Eksote Merja Tepponen* x Kosonen Marja Eksote Merja Tepponen* Kouvo Juha Kaakkois-Suomen TE-toimisto x Tiia Piikki Kujansivu Alina Lappeenrannan kaupunki Juha Willberg x Mäkelä Johanna Kunnat Pekka Reiman* x Mäkelä Satu Kaakkois-Suomen ELY-keskus Jyrki Pitkänen x Sarlomo Sirkku Imatran kaupunki Terhi Karttunen x Siiskonen Keijo Eksote Liisa Mänttäri x Stoor Jussi Kunnat Pekka Reiman* x Viialainen Matti Etelä-Karjalan liitto Satu Sikanen *toimivat kahden varsinaisen jäsenen varajäseninä Muut osallistujat x Eerola Niina työntekijöiden edustaja Liukkonen Tiina Kopra Jukka maakuntahallituksen puheenjohtaja, poliittisen seurantaryhmän edustaja x Vesterinen Marja-Liisa Eksoten hallituksen puheenjohtaja poliittisen seurantaryhmän edustaja x Tuimala Aija muutosjohtaja, valmistelija ja sihteeri Poliittisen seurantaryhmän edustajat 1. Kokouksen avaus ja läsnäolijoiden toteaminen Puheenjohtaja avaa kokouksen ja todetaan läsnäolijat. Puheenjohtaja avasi kokouksen. 2. Kokouksen esityslistan hyväksyminen Hyväksytään kokouksen esityslista. Kokouksen esityslista hyväksyttiin. 4 valtakunnallinen katsaus sekä 9 Muut asiat täydennetään muutosjohtajan esittelyn mukaan.
MUISTIO 2 3. Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen 10.8.17 kokouksen muistio on toimitettu esityslistan liitteenä 1. Tarkastetaan edellisen kokouksen pöytäkirja ja hyväksytään se edellisen kokouksen kulun mukaisena. Hyväksyttiin esityksen mukaisesti. 4. Maakuntauudistuksen valtakunnallinen viikkokatsaus Todetaan edellisen kokouksen jälkeiset keskeiset tapahtumat ja tiedotteet. - Valtakunnallisten projektiryhmien tiedotteet (sote 10.8. ja 14.8., maku 15.8.) - maakuntien perustamiseen liittyvästä lisärahoituksesta ICT:n perustamisja konsolidointikustannuksiin 1.7.2017 - Valtion budjettiesityksen uudistusta koskeva momentti 10.8. - Muutosakatemian koulutustiedote - Kuntaliiton koontia lisävuoden vaikutuksista Merkitään tiedoksi ajankohtaiset asiat. Merkittiin tiedoksi esitetyt asiat. Lisäksi keskusteltiin valtion Lupa- ja valvontaviraston perustamisajankohdasta, joksi pohditaan joko 2019 tai 2020. Sosiaali- ja terveydenhuollon toimintaa valvovan toiminnan osalta aloittamisajankohta vuonna 2019 voi olla perusteltu, mutta muuten ELY:n toimintaa ei ole järkevää pirstoa tai siirtää Lupa- ja valvontavirastoon vuodeksi ennen palvelujen siirtoa maakuntiin. Palvelut pitää suunnitella huomioiden asukkaiden tarpeet. Sote- pilotista odotetaan edelleen päätöksiä. Kasvupalvelujen Perustuslakivaliokunnan käsittelyä odotetaan erityisesti viranomaistehtävien rajauksen näkökulmasta. Lain päivityksistä pidettäneen kuulemistilaisuuksia syksyn aikana. Sovittiin lisäksi seuraavia VATE:n edustuksia kansallisissa tapahtumissa; MuutosAkatemia, VATEn jäsenet ja asiantuntijat voivat vielä ilmoittautua pyytämällä lisätiedot Aijalta. Ilmoittautuneita ovat jo: - Strategiatyö ja strateginen johtaminen 20.-21.9. o Anni Laihanen, Tuula Karhula - Modulaarisen palvelutuotannon valmennus 24.-25.10. o Merja Tepponen, Aija Tuimala - Hankinnat ja vaikuttavuusinvestoinnit 22.-23.11. o Keijo Siiskonen 5.9. Maakuntauudistuksen vastuuvalmistelijoiden tapaaminen, Jussi Stoor 7.9. Talouden ja toiminnan simulointiseminaari o Olli Seppänen, Liisa Mänttäri, Johanna Mäkelä
MUISTIO 3 5. Työsuunnitelman luonnostelu Viime kokouksessa todettiin otsikkotasolla työsuunnitelmaan kirjattavia asioita. Muutosjohtaja esittelee syksyn alustavaa aikataulua sekä VATEn jakautumista eri valmistelukokoonpanoihin. Myös osallisuusryhmä on käsitellyt 21.8. kokouksessaan eri sidosryhmien osallistumista valmisteluun. Valmistelun yksityiskohtia ja lähtötilannetta käsitellään 29.9. työseminaarissa. Työskentely tähtää väliraportointiin helmikuussa 2017. Luonnosdokumentit ovat valmiita huhtikuussa, jotta ne voidaan käsitellä ja kommentoida laajasti ennen väliaikaishallinnon aloittamista kesäkuussa 2018. listan liitteenä 2 on luonnostelua valmistelun rakenteesta ja aikataulusta keskustelun pohjaksi. Sovitaan valmistelun rakenne ja vastuut. Valmisteluryhmiä voidaan täydentää muilla organisaatioiden asiantuntijoilla erikseen niin sovittaessa. Lähtökohtana on, että VA- TEn jäsenet luonnostelevat ja koordinoivat kokonaisuutta, joka saatetaan laajemmalle keskustelulle kunkin asian viiteryhmissä. Valmisteluryhmiin pyydetään myös henkilöstön edustajat. Muutosjohtajan johdolla organisoidaan syksylle 2017 laajempia keskustelukierroksia sekä päätöksentekijöille että avoimesti kuntalaisille. Järjestöjen edustajille organisoidaan kaksi järjestöfoorumia syksyn aikana. Toinen näistä järjestetään henkilöstölle suunnatun Maakunta tutuksi- tilaisuuden yhteydessä. Aiempi ohjaus- ja seurantaryhmä muutetaan seurantaryhmäksi ja sen edustajat kutsutaan myös koolle jatkossa siten, että lähettävät organisaatiot vastaavat edustajiensa matka-, kokous- ja työajan menetyksen kustannuksista. Keskusteltiin sidosryhmätapaamisten järjestämisestä. o Asukkaiden tapaamisia kannattaa kohdentaa aikaan, jolloin valinnanvapauslain yksityiskohdat ovat jo selvillä. Muutosjohtaja sopii lisäksi kuntien kanssa päättäjätapaamisia kuntien toiveiden mukaan (hallitus/valtuusto). o Myös puolueiden edustajia tavataan vähintään kerran syksyn aikana maakuntavaalien tiimoilta. o Asukkaille on tärkeää valmistautua uudistukseen, joten viestinnän merkitys on tärkeä. 29.9 pidetään työseminaaripäivä, johon kutsutaan VATEn jäsenet ja varajäsenet sekä asiantuntijat. ohjausryhmän muuttamisesta seurantaryhmäksi ja kokouksen kutsumisesta aiemmin kuvatuin ehdoin hyväksyttiin. Käytiin myös yleiskeskustelua valmistelun teemoista ja ryhmien jaot mietityttivät. Ryhmien tehtäväjakoa täsmennetään pienempien kokoonpanojen valmistelujen avulla. Talouden ja henkilöstöasioiden näkökulmasta Kaakkois-Suomen ELY:n resurssien jakaminen on kriittistä, koska tehtävät on hoidettu nyt tehokkaasti pääosin yhdestä
MUISTIO 4 toimipisteestä Kouvolasta. Maakunnan näkökulmasta on tärkeää suunnitella tavoiteorganisaatio, joka huomioi maakunnan tehtävät ja resurssit ensin yleisellä tasolla. Yksittäisten ihmisten sijoittuminen tapahtuu vasta näiden asioiden ratkettua. Tarkennetun työsuunnitelman valmistelua päätettiin jatkaa pienemmissä kokoonpanoissa siten, että suunnitelma eri teemoista kootaan seuraavassa kokouksessa, jolloin sovitaan tarkemmat työnjaot ja vastuut. Jokaiselle teemalle sovittiin VATE-projektiryhmän varsinaisista jäsenistä vastuuhenkilö, joka koordinoi valmistelua - talous ja kiinteistöt- Johanna Mäkelä valmistelijat: Liisa Mänttäri, Olli Seppänen, Marja-Leena Värtinen - konserni ja strategiat- Matti Viialainen valmistelijat: Leena Gunnar, Tuula Karhula, Erkki Hokkanen, Jyrki Karhula - hallinto ja henkilöstö- Keijo Siiskonen valmistelijat: Olli Seppänen, Marja- Leena Värtinen - viestintä ja osallisuus- Sirkku Sarlomo (Alina Kujansivu) valmistelijat: Hanna Kailasto, Saara Raudasoja, Ritva-Liisa Pulkkinen - palvelutuotannon järjestäminen (myöhemmin paneudutaan tarkemmin myös hyvinvointi- ja elinvoimapalveluiden näkökulmiin)- Markku Heinonen valmistelijat: Tuula Karhula, Satu Mäkelä, Tiia Piikki, Satu Sikanen VATEn henkilöstöedustaja ja varaedustaja sopivat kumpi osallistuu ryhmien suunnittelukokouksiin. Kunkin vastuuhenkilön johdolla nimetyt muut valmistelijat käyvät keskustelun valmistelun organisoinnista, aikatauluista sekä tavoitteista kesäkuuhun 2018 seuraavaan 7.9. kokoukseen mennessä. Seminaarissa 29.9. teemoista odotetaan jo sisältökatsauksia. Kukin valmistelija (VATE ja muut asiantuntijat) pitää kirjaa tunneistaan, koska ne kirjataan SOLE-järjestelmään, jonka opastus saataneen myös seuraavassa kokouksessa. 6. Tulevaisuustyöryhmän valmistelumateriaalit strategiatyön pohjaksi VATEn viime kokouksessa keskusteltiin yhteisen vision ja strategian luomisen tärkeydestä. Edellisen kokouspykälän mukaisesti strategiatyön suunnittelu jatkuu, mutta koko VATEn tiedoksi tuodaan aiemmin valmisteltu tulevaisuusryhmän valmistelumateriaali, joka on kokousmateriaalin liitteenä 3. Merkitään materiaali tiedoksi ja käydään evästyskeskustelu asiasta. Merkittiin tiedoksi viime kevään tulevaisuustyöryhmän valmistelu. Liitteenä 3a on tulevaisuustyöryhmän loppuraportti ja liitteenä 3b tilastokoonti. Erityisesti konserni- ja strategiaryhmä perehtyy materiaaliin, mutta se on hyvä lähdeaineisto myös kaikille valmistelijoille. Leena Gunnar poistui kokouksesta klo 10.46. tämän pykälän käsittelyn kohdalla.
MUISTIO 5 7. ELY:n elinvoimahankkeet Työ- ja elinkeinopalvelujen uudistaminen kasvupalveluksi etenee valtakunnallisesti ja alueellisesti. Lakiluonnokset ovat olleet lausunnoilla ja menossa vielä perustuslakitarkasteluun valinnanvapauden osalta. Tarkoitus on että lait vahvistetaan yhdessä muiden maakuntauudistukseen liittyvien lakien kanssa vuoden 2018 alkupuoliskolla. Valtakunnallisesti valmistellaan nyt mm Kasvupalvelu Oy:tä, innovatiivisia hankintoja ja markkinoiden avaamista. Kaakkois- Suomen ELY-keskuksen ja TE-toimiston johdolla on laitettu liikkeelle alueellisia hankkeita kuten Ratkaisukeskeinen Yrityspalvelu, ÄlyOsto sekä TE-toimiston ja Eksoten yhteinen pilotti. Markkinavuoropuhelua tullaan avaamaan syksyn mittaan. Satu Mäkelä Kaakkois-Suomen ELY-keskuksesta pitää aiheesta lyhyen alustuksen. liitetään muistion liitteeksi 4. Merkitään valmisteilla olevat hankkeet tiedoksi. Satu Mäkelä kertoi valtakunnallisia TEM- johtoisia kehittämishankkeita, jotka tähtäävät yhtenäisen kasvupalvelukokonaisuuden rakentamiseen. Myös järjestämistoimintaa tuetaan usean ministeriön yhteistyöryhmän avulla. Kaakkois-Suomen ELY satsaa mm. Ratkaisukeskeiset yrityspalvelut- sekä Älyostaa- hankkeisiin, joilla valmistaudutaan paikallistasolla tulevaan muutokseen. Hankkeissa kokemuksia kerrytetään mm. yrityspilotilla, joka toteuttaisi innovatiivisia hankintoja. Lappeenrannassa järjestetään 31.8. työseminaari, jossa pohditaan tulevaisuuden kasvupalveluja Kaakkois-Suomessa. Tiia Piikki kertoi lisäksi TE-keskuksen, Eksoten ja kuntien paikallisesta työllisyyskokeilusta sekä eri asiakasryhmille kohdennetuista kokeiluhankkeista. Näitä ovat erilaiset tulospohjaiset mallit työllistymistä tukeville eri toimijoille. Asiakkaat voivat kokeiluissa valita itse myös palveluntuottajat. Kokeilujen tuloksista toimitetaan yhteenveto niiden valmistuttua. Merkittiin katsaukset ja saatu materiaali tiedoksi. 8. Talouden ja toiminnan simulointihanke Valtiovarainministeriö koordinoi maakuntauudistuksen toiminnan ja talouden simulointia. Lisävuosi aikataulussa antaa mahdollisuuden valmistautua merkittävään rahoitusmuutokseen. Myös mittareita valmistelevan työryhmän työ on vielä kesken ja lisäksi valinnanvapausrahoituksen simulointi siirtyy. Pääosin simulointia toteutettaisi vuoden 2018 aikana. Päivitetyn suunnitelman mukaan: Simuloinnin suunnitteluun ovat osallistuneet kaikki ne ministeriöt, joiden hallinnonalojen tehtäviä maakunnat alkavat hoitaa. Maakuntien osallistuminen suunnitteluun on järjestetty suuralueittain niin, että kutakin neljästä suuralueesta on edustanut yksi maakunta.
MUISTIO 6 Keskushallinnossa simuloidaan yleiskatteisen rahoituksen laskentaa ja jakamista, näihin liittyvää päätöksentekoa, erillismomenttien rahoituksen jakamista, yhteisen näkemyksen luomista rahoituksen kokonaisuudesta ja sopeuttamisurasta sekä ohjausprosessin ja siihen liittyvien neuvottelujen ja keskustelujen toteuttamista. Maakunnissa simuloidaan maakunnan taloudellista päätöksentekoa ja voimavarojen allokointia, ohjausprosessin ja siihen liittyvien neuvottelujen ja keskustelujen toteuttamista, maakunnan sisäisiä talous- ja ohjausprosesseja, arvioidaan eri toimintojen määrärahatarpeita, verrataan vuoden 2018 toteutumaa simuloituun rahoitukseen sekä arvioidaan omia sopeuttamistarpeita rahoituksen näkökulmasta. Simuloinnin avulla - otetaan haltuun maakuntien talous- ja ohjausprosessi keskushallinnossa ja maakunnissa, - maakunnissa pienennetään virheitä ja epätarkkuuksia budjetoinnissa ensimmäisinä vuosina, - saadaan maakunnittaisia arvioita uudistukseen liittyvistä väistämättömistä siirtymäkustannuksista - saadaan maakunnittain näkemys rahoituksen riittävyydestä ja sopeutustarpeista ensimmäisenä vuotena, - ohjausprosessi toimii tehokkaasti heti toiminnan alkaessa ja ohjauksen sisältöjä saadaan täsmennettyä ennen ensimmäistä toimintavuotta, - saadaan kokemusperäistä tietoa talouspäätöksien tekemisestä uudessa järjestelmässä, sekä - saadaan tietoa talous- ja ohjausprosessien sisällöllisestä ja aikataulullisesta toimivuudesta ja niiden vaatimuksista. Simuloinnilla on tärkeä merkitys myös ministeriössä tapahtuvan valmistelulle ennen pysyviä ohjaus- ja vuorovaikutuskäytäntöjä. Myös simuloinnin viestinnällinen ja sitouttava merkitys on suuri. Liitteenä 5 on simulointisuunnitelma, simulointiaikataulu sekä arvio aikataulun muutoksen vaikutuksista simulointiin. Merkitään tiedoksi tilannekatsaus. Simuloinnin aikataulu on hieman muuttunut lisävuoden myötä. 7.9. seminaarissa saadaan tarkempaa tietoa simuloinnin toteutuksesta. Mittarit ja rahoituksen muodostuminen ovat erittäin tärkeitä maakunnan tulevaisuuden kannalta. Myös kuntien ja maakuntien rahoituksen laskentaperusteet ovat vielä avoinna. Uudistuksella näyttää olevan vaikutuksia kuitenkin jo vuoden 2018 budjetteihin, sillä kuntien ICT-menoista on leikattu 40 miljoonaa jo vuoden 2018 budjetista ja sen on siirretty osaksi maakuntien valmisteluun tähtäävää ict-valmistelua. Kiristynyt rahoitus vaikuttaa mm. Eksoten ja jäsenkuntien palvelusopimusneuvotteluihin. Simuloinnissa olisi hyvä huomioida rahoituksen kokonaisuus ja muutosten vaikutukset myös kuntiin.
MUISTIO 7 9. Muut asiat - Poliittisen ohjausryhmän kokous 17.8.2017- puheenjohtajiksi nimettiin Marja- Liisa Vesterinen ja varalle Jukka Kopra, jotka kutsutaan VATEn kokouksiin. - 21.8. osallisuusryhmän terveiset: Osallisuusryhmä selvittää nuorisovaltuustojen halua ja mahdollisuutta perustaa jo syksyllä 2017 maakuntatasoisen yhteistyön. Myös muiden neuvostojen kanssa toimitaan yhteistyössä. - 22.8 kuntajohtajien työvaliokunnan terveiset: Kuntajohtajia keskustelutti mm. palvelukeskusyhtiöiden tilanne ja Saitan tulevaisuus, kiinteistöjen siirtyminen ja vuokrasopimukset, työttömyysturvan sakkomaksujen tulevaisuus. Ylipäätään keskusteltiin asioista, jotka voisivat asettaa maakunnan ja kunnan edut vastakkain. - Valtiovarainministeriölle on toimitettu esivalmistelun raportti ajalta 1.8.2016-30.6.2017. VM rahoitti tätä vaihetta 35 keur rahoituksella. - Sopimukset asiantuntijoiden työaikakorvauksista ovat allekirjoitettavina organisaatioissa. Tuntikirjanpitoa tulee pitää tekemisistä siten, että tulevassa kokouksessa saadaan selvitys seurantajärjestelmästä, johon tunnit siirretään syyskuun lopun raportointia varten. - Maakuntahallitus käsittelee 31.8. kokouksessaan päivittynyttä maakuntauudistuksen aikataulua ja valmistelutilannetta VATE-projektiryhmän valmistelun pohjalta. 10. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 11.12.