Kaupunginhallitus 11.11.2013 Sivu 1 / 1 4730/00.01.01/2013 328 Palveluliiketoimen organisaation kehittäminen sekä johtosääntöjen tarkistaminen (Kv-asia) Valmistelijat / lisätiedot: Katariina Kaukonen, puh. (09) 816 84803 Riitta-Liisa Kammonen, puh. (09) 816 22406 etunimi.sukunimi@espoo.fi Päätösehdotus Kaupunginjohtaja Jukka Mäkelä Kaupunginhallitus ehdottaa, että valtuusto tarkistaa palveluliiketoimen toimialan, palveluliiketoimen johtokuntien sekä kaupunginhallituksen johtosääntöjä liitteiden mukaisesti siten, että ne tulevat voimaan 1.1.2014. Päätös Kaupunginhallitus: Esittelijän ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. Liite 3 Espoon kaupungin palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosääntö 4 Espoon kaupungin palveluliiketoimen toimialan johtosääntö 5 Espoon kaupunginhallituksen johtosääntö Selostus Yhteispalvelujen siirto sivistystoimesta palveluliiketoimen toimialalle Valtuuston päätöksellä 10.6.2013 sivistystoimen johtosääntöä muutettiin siten, että yhteispalvelu siirtyy pois sivistystoimesta. Uudeksi yhteispalvelun sijainniksi esitettiin samassa yhteydessä palveluliiketoimen toimialaa 1.1.2014 lukien. Palveluliiketoimessa käynnistettiin keväällä 2013 projekti, jonka keskeisenä tehtävänä oli selvittää yhteispalvelun sijoittumista palveluliiketoimeen. Yhteispalvelun siirtämisen tavoitteena oli lisätä kaupungin organisatorista selkeyttä sekä selkiyttää ja parantaa asioinnin kokonaishallintaa. Yhteispalvelun siirtämisen palveluliiketoimeen nähtiin tukevan myös palveluverkko 2020 etenemistä sekä valtakunnallisen asiakaspalvelu 2014 muutoksen läpiviemistä. Projektissa oli jäseniä sekä sivistystoimesta että palveluliiketoimesta. Projektissa tuotoksena syntyi ehdotus yhteispalvelun sijoittumisesta palveluliiketoimen organisaatiossa kaupunkitiedon tulosyksikköön. Projekti päättyi 17.10.2013. Projektilla saavutettuja hyötyjä tullaan arvioimaan loppuvuodesta 2014. Yhteispalvelujen siirrosta sivistystoimesta palveluliiketoimeen ja siihen
Kaupunginhallitus 11.11.2013 Sivu 2 / 2 liittyvästä johtosääntöjen muutoksista on pidetty yhteistoimintamenettelyn mukaiset työpaikkakokoukset 4.10.2013 ja 15.10.2013. Lisäksi palveluliiketoimen henkilöstötoimikunta on 29.8.2013 käsitellyt asiaa ja yhteistoimintaneuvottelu asiasta on käyty 17.10.2013. Kuljetuspalvelujen uusi toimintamalli Kaupunginjohtaja käynnisti keväällä 2013 projektin, jonka tavoitteena oli tuottaa ehdotus uudesta toimintamallista, jolla erilaiset kuljetuspalveluhankinnat hoidetaan Espoossa. Projektin tuottamassa uudessa toimintamallissa kaikkien kuljetuspalveluhankintojen omistajuus keskitetään Espoo Logistiikka -liikelaitokseen toimialojen tai niiden yksiköiden ja Espoo Logistiikka -liikelaitoksen välisten sopimusten mukaisesti. Espoo Logistiikka -liikelaitos kilpailuttaa yhdessä Hankintapalvelujen kanssa kuljetukset ja järjestää kuljetukset toimialoille palvelukokonaisuuksina. Palvelukokonaisuudet sisältävät kaiken kuljetukseen liittyvän kilpailutuksesta kuljetusten välittämiseen ja järjestämiseen. Kilpailutettavat sopimukset kattavat jatkossa mm. koulukuljetukset sekä vammaispalvelukuljetuksia. Sopimusosapuolena ulkopuolisilta ostettavissa kuljetuksia koskevissa sopimuksissa on aikaisemmin ollut sivistystoimen ja sosiaali- ja terveystoimen toimialat. Jatkossa nämä sopimukset neuvottelee ja allekirjoittaa Espoo Logistiikka - liikelaitos. Toimintamalli otetaan käyttöön eri kuljetusten osalta asteittain. Kun uusi toimintamalli on tuotantokäytössä, uusien kuljetussopimusten myötä kuljetusten kokonaissäästöpotentiaalin arvioidaan olevan vuoteen 2017 mennessä vähintään 1,9 milj. euroa/ v. Kuljetuspalvelujen järjestäminen tulee kattamaan Espoo Logistiikka -liikelaitoksen liikevaihdosta tulevaisuudessa 65 %. Kuljetuspalvelut on myös luokiteltu strategisiksi hankinnoiksi kaupungissa. Järjestelyn yhteydessä sivistystoimesta siirtyy yksi henkilö Espoo Logistiikka -liikelaitokseen, minkä lisäksi yksi henkilö siirtyy kuljetuspalveluja järjestävään yksikköön Espoo Logistiikka -liikelaitoksen sisällä. Heidän kanssaan käydään henkilökohtainen yhteistoimintamenettelyn mukainen keskustelu. Yhteispalvelujen siirrosta ja kuljetuspalvelujen uudesta toimintamallista johtuvat johtosääntöjen tarkistukset Espoon kaupungin palveluliiketoimen toimialan johtosääntöä ehdotetaan tarkistettavaksi edellä mainituista johtuen siten, että - yhteispalvelut siirtyvät kaupunkitiedon tulosyksikköön - kaupunkitiedon tulosyksikön johtajana toimi kaupunkitiedon johtaja - kaupunkitiedon tulosyksikön tehtävänä on tuottaa asiakirjahallintokäännös- ja tietopalveluja sekä julkishallinnon asiointipalveluja - Espoo Logistiikka -liikelaitoksen tehtävänä on hankkia kaupungille autoja ja työkoneita ja tuottaa logistisia palveluja sekä painatus- ja vaihdepalveluja. Asioiden esittelystä, ratkaisuvallasta ja asiakirjojen allekirjoittamisesta palveluliiketoimen toimialan johtokunnissa
Kaupunginhallitus 11.11.2013 Sivu 3 / 3 Palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosäännön 4 :n mukaan toimialajohtaja esittelee johtokunnille taloussuunnitelman ja muut strategisesti merkittävät asiat sekä liikelaitoksia koskevat yhteiset asiat. Liikelaitoksen johtaja esittelee johtamaansa liikelaitosta koskevat muuta asiat. Toimialajohtajalla on oikeus ottaa esiteltäväkseen mikä tahansa johtokunnan asia. Kuntalain 87 e mukaan liikelaitoksen talousarvio ja -suunnitelma on kunnan talousarvion ja -suunnitelman osa. Palveluliikelaitosten toimiala ei laadi toimialan yhteistä taloussuunnitelmaa. Kukin liikelaitos laatii ko. liikelaitosta koskevan taloussuunnitelman. Käytännössä kunkin liikelaitoksen taloussuunnitelman esittää johtokunnille kunkin liikelaitoksen toimitusjohtaja ja Länsi-Uudenmaan pelastuslaitos -liikelaitoksen osalta pelastusjohtaja, mutta esittelijän vastuu on voimassaolevan johtosäännön mukaan kuitenkin toimialajohtajalla. Kuntalain 87 d 2 mom. mukaan liikelaitoksen johtajan on huolehdittava johtokunnan päätösten täytäntöönpanosta ja annettava johtokunnalle tieto liikelaitoksen toiminnan kannalta merkittävistä toimenpiteistä ja tapahtumista. Pelastuslaitoksen johtokunnan ratkaisuvallasta säädetään Espoon kaupungin palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosäännön 7 :ssä ja palveluliikelaitosten johtokunnan ratkaisuvallasta 9 :ssä, että johtokunta hyväksyy liikelaitoksen taloussuunnitelman ja toimintakertomuksen. Kuntalaissa samaa asiaa säädellään seuraavasti: Kuntalain 87 e 4 mom mukaan johtokunnan on päätettävä liikelaitoksen seuraavan vuoden talousarviosta viimeistään vuoden loppuun mennessä kunnan tai kuntayhtymän talousarvion asettamien sitovien tavoitteiden sekä meno- ja tuloerien mukaisesti. Lisäksi kuntalain 87 e 2 mom mukaan johtokunnan on valtuuston tai yhtymäkokouksen päättämässä määräajassa tehtävä sille esitys liikelaitoksen seuraavan kalenterivuoden talousarvioksi sekä taloussuunnitelmaksi kolmeksi tai useammaksi vuodeksi (suunnittelukausi). Edelleen kuntalain 87 i sääntelee tilinpäätöstä, johon toimintakertomus sisältyy: Johtokunnan on laadittava tilikaudelta erillistilinpäätös. sekä saatettava se kunnanhallituksen.käsiteltäväksi. Tilinpäätökseen kuuluvat tase, tuloslaskelma, ja toimintakertomus. Toimielimen asiakirjojen allekirjoittamisesta on voimassa olevassa Espoon palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosäännössä (10 ) sekä kaupunginhallituksen johtosäännössä (12 ) Tilakeskus-liikelaitoksen johtokunnan osalta määräys. Samaa asiaa sääntelee kuntalain 87 c 3 mom 5 ) -kohta, jonka mukaan johtokunta päättää nimen kirjoittamiseen oikeutetuista. Johtosääntöjen tarkistukset johtokunnan asioiden esittelyn, ratkaisuvallan ja asiakirjojen allekirjoittamisen osalta Yhteenvetona edellä kuvatusta sääntelystä Espoon palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosääntö sekä kaupunginhallituksen johtosääntö sisältää erinäisiä kuntalain kanssa ristiriitaisia taikka muutoin tulkinnanvaraisia määräyksiä, jotka tulisi johtosääntöä muutettaessa
Kaupunginhallitus 11.11.2013 Sivu 4 / 4 oikaista. Lisäksi seikkoja, joista kuntalaki sisältää määräyksiä, ei ole tarkoituksenmukaista säännellä uudelleen johtosäännöissä. Espoon kaupungin palveluliiketoimen toimialan johtokuntien johtosääntöön ehdotetaan muutettavaksi edellä mainitusta johtuen siten, että - kuntalain säännökset otetaan huomioon siten, että kuntalaissa säänneltyä asiaa ei säännellä johtosäännössä. Lisäksi johtosäännön ja kuntalain väliset ristiriidat oikaistaan. - toimialajohtajan ja liikelaitoksen toimitusjohtajan tehtävien jakoa selkiytetään siten, että taloussuunnitelman esittely poistetaan toimialajohtajan tehtävistä. Kunkin liikelaitoksen toimitusjohtaja ja pelastusjohtaja esittelevät johtamiensa liikelaitosten taloussuunnitelmat johtokunnalle - toimialajohtaja esittelee toimialan kannalta strategisesti merkittävät asiat sekä liikelaitoksia koskevat yhteiset asiat johtokunnalle. Toimialajohtajalla on muutoksen jälkeen edelleen oikeus ottaa esiteltäväkseen mikä tahansa johtokunnan asia. - poistetaan johtokuntien ratkaisuvaltaa koskevista kohdista liikelaitoksen taloussuunnitelman ja toimintakertomuksen hyväksyminen ja muutetaan ko. kohdan numerointi vastaavasti. - poistetaan 10 Toimielimen asiakirjojen allekirjoittaminen. Kaupunginhallituksen johtosääntöön esitettävät tarkistukset Kaupunginhallituksen johtosäännön 12 :stä esitetään poistettavaksi maininta Tilakeskus-liikelaitoksen asiakirjojen allekirjoittamisesta. Kaupunginhallituksen johtosäännön 10 :n 11-kohdan mukaan toimialajohtaja päättää toimialansa irtaimen omaisuuden luovuttamisesta, jos omaisuuden käypä arvo ei ylitä miljoonaa euroa. Palveluliiketoimen toimialalla on eräitä toimintoja, kuten Espoo Logistiikka -liikelaitoksen hallinnoimien kaupungin autojen, koneiden ym. kaluston myynti tilanteissa, joissa vanha kone annetaan vaihdossa uutta ostettaessa. Tämänkaltaisten toimintojen osalta olisi tarkoituksenmukaista delegoida esim. liikelaitoksen toimitusjohtajalle päätöksen tekeminen. Tämän vuoksi esitetään, että kaupunginhallituksen johtosäännön 10 :ään lisätään uusi 3 momentti, jonka mukaan liiketoimintajohtaja voi toimintaohjeellaan siirtää toimivaltaansa alaiselleen viranhaltijalle kohdan 11 osalta. Tiedoksi
Kaupunginhallitus 11.11.2013 Sivu 5 / 5