ORIMATTILAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/2017 1 Tarkastuslautakunta Aika 27.06.2017 klo 09:00-11:15 Paikka Kaupungintalon 2. kerroksen kokoustila Osallistujat Nimi Tehtävä Anttila Ari pj. Venesjärvi Seppo vpj. Aalto Juha j. Katajavuori Ulla j Neuvonen-Rauhala Marja-Liisa j. Koskinen Outi tilintarkastaja, pöytäkirjanpitäjä Allekirjoitukset Ari Anttila Puheenjohtaja Outi Koskinen Pöytäkirjanpitäjä Käsitellyt asiat 35-43 Pöytäkirjan nähtävilläolo Tämä pöytäkirja on ollut nähtävillä kaupunginvirastossa.
ORIMATTILAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/2017 2 Käsitellyt asiat Tarkastuslautakunta 27.06.2017 35 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 3 36 Pöytäkirjan laatiminen ja tarkastaminen 4 37 Työjärjestyksen hyväksyminen 5 38 Kokousmenettely ja esteellisyydet 6 39 Tarkastuslautakunnan ja tilintarkastajan tehtävät 7 40 Tarkastuslautakunnan arviointisuunnitelma 8 41 Sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamisen valvonta 9 42 Muut asiat 10 43 Seuraavat kokoukset 11
ORIMATTILAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/2017 3 Tarkastuslautakunta 35 27.06.2017 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus TARKLTK 35 Puheenjohtajan esitys Hallintosäännön 17 luvun 13 :n mukaan avattuaan kokouksen puheenjohtaja toteaa läsnä olevat sekä kokouksen laillisuuden sekä päätösvaltaisuuden. Kuntalain 103 :n mukaan lautakunta on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on läsnä. Kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.
ORIMATTILAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/2017 4 Tarkastuslautakunta 36 27.06.2017 Pöytäkirjan laatiminen ja tarkastaminen TARKLTK 36 Puheenjohtajan esitys Hallintosäännön 17 luvun 25 :n mukaan pöytäkirjan pitämisestä ja si säl lös tä vastaa toimielimen puheenjohtaja. Pöytäkirjan allekirjoittaa pu heen joh ta ja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tar kas tetaan toimielimen päättämällä tavalla. Pöytäkirja voidaan allekirjoittaa ja tarkastaa sähköisesti. Tarkastuslautakunta päättää pöytäkirjan tarkastamisesta. Tarkastuslautakunta päätti, että pöytäkirja tarkastetaan sähköisesti siten, että pöytäkirja lähetetään sähköisesti tarkastettavaksi kaikille tarkastuslautakunnan jäsenille.
ORIMATTILAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/2017 5 Tarkastuslautakunta 37 27.06.2017 Työjärjestyksen hyväksyminen TARKLTK 37 Puheenjohtajan esitys Hyväksytään lähetetyn esityslistan ulkopuolelta käsiteltäväksi otettavat asiat. Hyväksyttiin esityslistan mukainen työjärjestys.
ORIMATTILAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/2017 6 Tarkastuslautakunta 38 27.06.2017 Kokousmenettely ja esteellisyydet TARKLTK 38 Hallintosäännön 11 luvun 2 :n mukaan tarkastuslautakunnan päätök set tehdään ilman viranhaltijaesittelyä puheenjohtajan se los tuksen pohjalta. Kokousmenettelyssä noudatetaan muutoin hal lin tosään nön 17 luvun säännöksiä. Kokouksen puheenjohtajan tehtävistä kokouksen johtamisessa ja toi mi eli men jäsenen puheenvuoroista säädetään kuntalain 102 :ssä. Hallintosäännön 17 luvun 8 :n mukaan kokouskutsu, esityslista, liitteet ja oheismateriaali voidaan lähettää sähköisesti edellyttäen, että sii hen tarvittavat tekniset laitteet, järjestelmät ja tietoliikenneyhteydet ovat käytettävissä. Tarkastuslautakunnan jäsenten ja tilintarkastajan esteellisyydestä on voi mas sa mitä kuntalain 97 :ssä ja hallintolain 27 30 :ssä sääde tään. Hallintosäännön 17 luvun 19 :n mukaan ennen asian kä sitte lyn aloittamista esteellisen läsnäolijan on ilmoitettava es teel li syydes tään ja esteellisyyden aiheuttamasta perusteesta sekä ve täy dyttä vä asian käsittelystä. Puheenjohtajan on tarvittaessa saatettava ko kouk seen osallistuvan esteellisyys toimielimen ratkaistavaksi. Asian omai sen henkilön tulee tarvittaessa antaa selvitystä seikoista, joil la voi olla merkitystä hänen esteellisyytensä arvioinnissa. Tarkastuslautakunnan jäsenen on perusteltua ilmoittaa tiedossaan ole vat mahdolliset pysyvät esteellisyydet. Puheenjohtajan esitys: Merkitään tiedoksi hallintosäännön mukainen kokousmenettely ja mah dol li set pysyvät esteellisyydet sekä päätetään kokouskutsun toimit ta mi ses ta. Hallintosäännön mukainen kokousmenettely merkittiin tiedoksi. Tarkastuslautakunnan jäsen Seppo Venesjärvi ilmoitti, että hän toimii ympäristövaliokunnan puheenjohtajana ja on siltä osin esteellinen. Muilta osin tarkastuslautakunnan jäsenillä ei ole pysyviä esteellisyyksiä. Päätettiin, että kokouskutsut toimitetaan sähköisesti. https://www.orimattila.fi/dokumentit/paatoksenteko-ja-hallinto/strategi at-ohjelmat-saannot/hallintosaanto/333-hallintosaeaentoe-2017
ORIMATTILAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/2017 7 Tarkastuslautakunta 39 27.06.2017 Tarkastuslautakunnan ja tilintarkastajan tehtävät TARKLTK 39 Puheenjohtajan esitys: Tilintarkastaja JHT, KHT Outi Koskinen esittelee tar kas tus lau ta kunnan ja tilintarkastajan kuntalain mukaisia tehtäviä. Merkitään tilintarkastajan esittely ja siitä käyty keskustelu tiedoksi. Tilintarkastajan esittely ja siitä käyty keskustelu merkittiin tiedoksi.
ORIMATTILAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/2017 8 Tarkastuslautakunta 40 27.06.2017 Tarkastuslautakunnan arviointisuunnitelma TARKLTK 40 Puheenjohtajan esitys: Kuntalain 121 :n mukaan tarkastuslautakunta laatii ar vioin ti suun nitel man. Käydään keskustelu tarkastuslautakunnan arviointityön käytännön suo rit ta mi ses ta ja arviointisuunnitelmasta sekä päätetään kaupungin eri valiokuntien pöytäkirjojen seuraamisesta. Tarkastuslautakunta keskusteli arviointityön käytännön suo rit ta mises ta ja arviointisuunnitelmasta sekä päätti kaupungin eri va lio kuntien seurantavastuista seuraavasti: - Elinvoima- ja tekninen valiokunta: Venesjärvi Seppo ja Aalto Juha - Sivistys- ja hyvinvointivaliokunta: Katajavuori Ulla ja Neu vonen-rau ha la Marja-Liisa - Ympäristövaliokunta: Aalto Juha - Yleishallinto: Anttila Ari ja Aalto Juha
ORIMATTILAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/2017 9 Tarkastuslautakunta 41 27.06.2017 Sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamisen valvonta TARKLTK 41 Puheenjohtajan esitys: Tarkastuslautakunnan tehtävänä on kuntalain 121 :n mukaan valvoa sidonnaisuuksien ilmoittamisvelvollisuuden noudattamista ja saat taa ilmoitukset valtuustolle tiedoksi. Tarkastuslautakunta keskustelee sidonnaisuusilmoituksiin liittyvistä teh tä vis tä ja merkitsee tiedoksi tilanteen sidonnaisuuksien il moit tamis vel vol li suu den noudattamisessa. Tarkastuslautakunta keskusteli sidonnaisuusilmoituksiin liittyvistä teh tä vis tä ja merkitsi tiedoksi tilanteen sidonnaisuuksien il moit ta misvel vol li suu den noudattamisessa. Lisäksi tarkastuslautakunta mer kitsi tiedoksi Suomen Sidonnaisuusratkaisut Oy:n rekisteriselosteen, jo ka jaettiin kokouksessa.
ORIMATTILAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/2017 10 Tarkastuslautakunta 42 27.06.2017 Muut asiat TARKLTK 42 Koulutusmahdollisuuksia: PwC:n järjestämä arviointiseminaari 8. - 9.11.2017. Merkittiin tiedoksi koulutusmahdollisuus PwC:n järjestämässä arvioin ti se mi naa ris sa. Lisäksi todettiin hallintosäännön 17 luvun 10 :n mukainen me net tely varajäsenen kutsumisesta: Toimielimen jäsenen on kutsuttava vara jä sen sijaansa, mikäli hän ei pääse kokoukseen. Kun jäsen on esteel li nen jossakin kokousasiassa tai esteen vuoksi ei voi osallistua jo kin asian käsittelyyn, hän voi kutsua varajäsenen yksittäisen asian kä sit te lyyn.
ORIMATTILAN KAUPUNKI PÖYTÄKIRJA 6/2017 11 Tarkastuslautakunta 43 27.06.2017 Seuraavat kokoukset TARKLTK 43 Puheenjohtajan esitys: Tarkastuslautakunta päättää tulevien kokousten ajankohdista. Tarkastuslautakunta päätti syksyn 2017 kokousajankohdista seuraavasti: 12.9.2017 klo 9, 14.11.2017 klo 9 ja 12.12.2017 klo 9.