HOTELLIVARAUKSET MAJOITUSALA TUTUKSI

Mirja Rautiainen, Mika Siiskonen: HOTELLIVARAUKSET MAJOITUSALA TUTUKSI

HARJOITUSTEHTÄVIÄ: HOTELLINX-HOTELLIJÄRJESTELMÄ Kysymykset liittyvät HotelLinx Suite-hotelliohjelmaan. 1. Selvitä alla olevasta Hotel Linx-kortista ja mitkä ovat: a) Työkalurivi b) Asiakkaan tiedot c) Agentin tiedot d) Varausrivit e) Välilehdet. Mitä tapahtumia välilehdillä käsitellään? Kuva 1. Hotellinx Suiten käyttöliittymä (FrontOffice) 2

2. Selvitä alla olevan kuvan mukaan tyhjien laatikoiden toiminnot työkaluriveillä? Kuva 2. Hotellinx Suiten työkalurivi 3. Miten haet tietyn päivän huonetilanteen, kun asiakas haluaa tehdä huonevarauksen? 4. Miten haet tietyn päivän saapuvat asiakkaat ja asuvat asiakkaat? 5. Mikä ero on asiakkaan tiedoilla (Yritys / Hae asiakas asiakasrekisteristä) ja agentin tiedoilla? 3

6. Miten toimit aloittaessasi tekemään uutta varausta? 7. Miten toimit varauksessa, jossa asiakas haluaa laskun laskutukseen? 8. Miten toimit käytännön tilanteessa ja hotelliohjelmassa, kun otat vastaan walk-in asiakkaan? 9. Miten toimit, kun samaan varaukseen halutaan useampia varausrivejä? 10. Mitä toimenpiteitä matkatoimistolle lähetettävä lasku edellyttää? 11. Mitä tarkoittaa huonelaskutuksessa: * Henkilö-taso * Huone-taso * Varausrivi-taso * Varausrivit-taso 12. Millä eri tavoilla voit erottaa päälaskulta (huonelaskulta) lisämyynnin? 13. Miten voit hakea kanta-asiakasta, jonka nimi alkaa S-kirjaimella? 4

HOTELLINX SUITE-OHJELMAN HARJOITUKSIA Esimerkeissä on käytetty Hotelli Savonian perustietoja ja huonekapasiteettia. Hotellissa on 61 DBL, joista 2 SGL ja 4 sviittiä. Harjoituksissa tulee käyttää aina koneen olettamaa päivämäärää, jotta voit sisäänkirjoittaa asiakkaan. Sovella asiakas- ja tilaajatietoja, jos työskentelet oman yrityksen hotelliohjelmalla. PERUSTIETOA HINTOJEN MÄÄRITTELYSTÄ Hinnat määritellään hotellin päävalikossa valitsemalla Asetukset/Hotellin ominaisuudet/hinnat. Kukin hintarivi voidaan kytkeä huoneisiin, aikuisiin, lapsiin, lisävuoteisiin tai aikuisiin ja lapsiin. Lisäksi voidaan määritellä eri hinnat arkipäivisin ja viikonloppuisin. Valikosta nähdään kaikki hinnat, myös ne, jotka eivät ole tällä hetkellä voimassa. Klooni-painikkeella voi kopioida hintaryhmän ja tehdä kopioituun hintaryhmään halutut muutokset. Esimerkiksi sesonkihintoja luodaan Klooni-painikkeen avulla. Kuva 3. Normaali 1 hh -hintaryhmässä huonehinta on per huone 5

Normaali 2hh hinta Kuva 4. Normaali 2hh hintatiedot Normaali 2hh -hintaryhmässä huonehinta on kytketty aikuisiin. Huonehinta muodostuu, montako henkilöä siellä majoittuu. Lisävuode on kytketty huoneeseen alennuksena, jos asiakas yöpyy lisävuoteessa. Suurasiakas 1hh hinta Kuva 5. Suurasiakas 1hh hintatiedot Suurasiakas 1 hh -hintaryhmässä huonehinta on per huone. Suurasiakas 2hh hinta Kuva 6. Suurasiakas 2hh hintatiedot Suurasiakas 2hh -hintaryhmässä huonehinta on kytketty aikuisiin. Huonehinta muodostuu, montako henkilöä siellä majoittuu. Lisävuode on kytketty huoneeseen alennuksena,jos asiakas yöpyy lisävuoteessa. 6

1. ASIAKKAALLE TEHDÄÄN HUONEVARAUS JA KAKSI LASKUA; LISÄLASKU ERIKSEEN JA HUONELASKU ERIKSEEN. HUONELASKU PÄÄTETÄÄN LASKUTUKSEEN JA LISÄLASKU KÄTEISEEN. Kuva 7. Huonevaraus HUONEVARAUS * Tee esimerkin mukainen varaus kahdeksi vuorokaudeksi. * Varaa 1 DBL/standard yhdelle henkilölle. * Hintaryhmänä käytetään Hansel 1 hh. * Varaus tulee nimellä Sorri Markku. * Ota yritys KUOPION YLIOPISTO tilaajarekisteristä. * Huonelasku päätetään laskutukseen ja lisälasku käteiseen. * Tallenna huonevaraus. 7

CHECK-IN * Tee check-in. * Siirry Huoneet-välilehdelle. * Kirjoita Nimi/Nimet-laatikkoihin vasemmanpuoleiseen sukunimi ja oikeanpuoleiseen etunimi. Jokaiselle asiakkaalle tulee tehdä oma varausrivinsä, jotta laskut voidaan mahdollisesti jakaa. * Valitse aikuisten ja lasten määrä sekä kansalaisuus. * Huone voidaan valita 3 eri tavalla: 1. Anna huone-painiketta napsauttamalla ohjelma valitsee automaattisesti ensimmäisen vapaan ja siivotun huoneen. 2. Napsauttamalla Vapaat huoneet-painiketta ohjelma näyttää +-merkkisenä vapaat, siivotut huoneet, joista voi itse valita asiakkaan toivomusten mukaisen huoneen ja lopuksi napsauta Valitse. 3. Napsauttamalla Huonesel-painiketta kirjoitetaan ensin Maski-laatikkoon jokin huoneen valintakriteeri. Esimerkiksi KS=kadun puoli, savuton. HUONEMYYNTI * Tee huonemyynti ja aamiaiset automaattiveloituksina asiakkaan laskulle. * Huoneveloitukset tehdään automaattiveloituksina Laskut -välilehdellä: - Napsauta F9-painiketta. - Veloita koko oleskelu (kaikki). - Napsauta Laske-painiketta. - Napsauta Hyväksy-painiketta. * Klikkaa Uusi rivi-painiketta ja tee muut veloitukset lisälaskulle: - ravintolamyyntiä 12,00 - valokopiot 12 x 0,34 = 4,08. 8

LASKUTUS JA CHECK-OUT * Asiakas haluaa huonelaskun erikseen ja muut veloitukset lisälaskulle. Lisälaskun maksutapa on käteinen. * Lisälasku päätetään ensin ja huonelasku lopuksi. * Laskun vientirivit otetaan näkyviin F11-näppäimellä. Kuva 8. Lisälasku * Myynti voidaan erottaa lisälaskua varten Extrat-toiminnolla seuraavasti: - Aktivoi erotettava vientirivi. - Merkitse rasti Poimi extrat-ruutuun. - Klikkaa erotettavalla vientirivillä, jotta saat extrat-merkinnän. - Merkitse rasti Poimi extrat-kohtaan. Tällä toiminnolla lisälasku erotetaan erikseen huonelaskusta. - Päätä lisälasku käteiseen napsauttamalla Tulosta lasku-painiketta. - Hyväksy lisälasku. - Poista lopuksi ruksi Poimi Extrat-laatikosta, jotta huonelasku avautuu. 9

Kuva 9. Huonelasku Lopuksi huonelasku päätetään laskutukseen. * Aloita laskun päätös yhteislaskuna Tulosta lasku-painikkeella. * Kysy asiakkaalta maksutapa ja valitse se. * Napsauta Hyväksy ja tul.-painiketta. * Napsauta rasti Check-out-ruutuun. * Napsauta Tulosta-painiketta. * Ohjelma kysyy opetustiloissa: Vaikka lähtöpäivä ei ole tänään, haluatko lähtöselvittää? * Vastaa napsauttamalla Kyllä-painiketta. * Napsauta Hyväksy-painiketta. 10

2. HUONEVARAUKSESSA ON 3 HENKILÖÄ KAHDEN HENGEN HUONEESSA, JOSSA ON LISÄVUODE. KAHDEN HENGEN HUONE MAKSETAAN PUOLIKSI JA YKSI ASIAKKAISTA MAKSAA LISÄVUOTEEN HINNAN. HUONEVARAUS Kuva 10. Huonevaraus * Tee esimerkin mukainen varaus yhdeksi vuorokaudeksi nimellä Mällinen Riitta, Mällinen Kaija ja Laaksonen Heidi. Heidi nukkuu lisävuoteessa. * Varaa 1 DBL/3henkilöä/1 lisävuode. * Hintaryhmänä käytetään Normaalia kahden hengen huoneen hintaa eli 2 hh. * Jokainen maksaa huoneen osuuden erikseen. Kahden hengen huone maksetaan puoliksi eli 55,30 /hlö ja lisävuoteessa nukkuva asiakas maksaa 32,00. Maksutapa käteinen. * Hinta muodostuu Normaali kahden hengen hintaryhmässä seuraavasti: * huone 2 x 55,30 * aamiainen 2 x 4,70 * lisävuode - 32,00 YHTEENSÄ 110,00 11

Lisävuoteen hinta lasketaan seuraavasti: * Lisävuoteen listahinta on 28. * 28-4,70 (=aamiainen) = 23,30 (=huoneen osuus). * Kuinka paljon on alennus, että saadaan tuo 23,30? Huoneen osuus on 55,30, joten alennus on 55,30-23,30 = 32,00 * Tallenna huonevaraus. Kuva 11. Check-in CHECK-IN * Tee check-in. Jokaiselle asiakkaalle tulee oma nimirivi. Asiakkaat asuvat samassa huoneessa. Lisävuoteessa olevalle asiakkaalle kirjataan Lisät-kohtaan 1. Nimiriville tulee merkintä (e). 12

HUONEMYYNTI * Siirry Laskut-välilehdelle. * Tee huonemyynti ja aamiaiset automaattiveloituksina asiakkaiden laskulle painamalla ensin näppäimistöltä ensin F9-näppäintä ja napsauttamalla sitten ensin Laske- ja sitten Hyväksy-painiketta). Kuva 12/Check-out LASKUTUS JA CHECK-OUT * Laskun vientirivit otetaan näkyviin F11-näppäimellä. * Valitaan Henkilö-taso. * Aktivoi maksavan asiakkaan nimirivi ja aloita laskun päätös Tulosta lasku-toiminnolla jokaiselle erikseen. * Päätä laskut käteiseen ja hyväksy. 13

3. ASIAKKAALLE TEHDÄÄN KAKSI LASKUA: LISÄLASKU EROTETAAN OSALASKUNA JA HUONELASKU MAKSETAAN ERIKSEEN KÄTEISELLÄ. HUONEVARAUS CHECK-IN Kuva 13. Huonevaraus * Tee esimerkin mukainen varaus yhdeksi vuorokaudeksi. * Varaa 1 DBL/standard kahdelle henkilölle. * Hintaryhmänä käytetään Normaalihinta 2hh. * Varaus tulee nimellä Nykänen Antti. * Maksutapa on Käteinen. * Tallenna huonevaraus. * Tee check-in. 14

HUONEMYYNTI * Tee huonemyynti ja aamiaiset automaattiveloituksina asiakkaan laskulle (F9/Laske/Hyväksy). * Tee muut veloitukset lisälaskulle: 2 x IV-olut minibaarista á 4,20 (8,40 ), Ilta-Sanomat 1,20 ja 2 x sauna á 6,73 (13,46 ). LASKUTUS JA CHECK-OUT Kuva 14/Osalasku * Laskun vientirivit otetaan näkyviin F11-näppäimellä. * Lisälasku erotetaan huonelaskusta Osalasku-toimenpiteellä. * Merkitse Osalasku-kenttään lisälaskulle erotettavan myynnin alkukirjaimet B M S eli (B = Olut/Savonia, M = llta-sanomat, S = Sauna). Ohjelma ottaa osalaskulle kaiken samoilla kirjaimilla alkavan myynnin, jotka alkavat esimerkissä B:llä, M:llä ja S:llä. * Päätä osalasku aloittamalla Tulosta lasku-painikkeella käteiseen. * Valitse maksutapa ja hyväksy osalasku (Hyväksy ja tul./tulosta/hyväksy). * Lopuksi huonelasku päätetään käteiseen aloittamalla Tulosta lasku-toimenpiteellä. * Päätä lasku ja hyväksy. 15

4. YRITYS OTETAAN TILAAJAREKISTERISTÄ HUONEVARAUKSEEN, JOKA MAKSAA ASIAKKAAN HUONELASKUN. HUONELASKU LÄHETETÄÄN YRITYKSEN LASKUTUSOSOITTEESEEN. ASIAKAS MAKSAA ITSE LISÄLASKUNSA KÄTEISELLÄ. HUONEVARAUS Kuva 15. Huonevaraus, yrityksen tiedot tilaajarekisteristä * Tee esimerkin mukainen varaus yhdeksi vuorokaudeksi. * Varaa 1 DBL/1henkilö. * Hintaryhmänä käytetään Suurasiakashinta 1 hh. * Varaus tulee nimellä Helistö Agneta. * Ota yritys SPR / Savo-Karjalan Piiri tilaajarekisteristä. * Huonelasku päätetään laskutukseen ja lisälasku päätetään käteiseen. * Tallenna huonevaraus. 16

CHECK-IN * Tee check-in. HUONEMYYNTI * Tee huonemyynti ja aamiaiset automaattiveloituksina asiakkaan laskulle Laskutvälilehdellä. * Huoneveloitukset tehdään automaattiveloituksina: - Napsauta F9-painiketta. - Musta pallo kohtaan Veloita koko oleskelu (kaikki). - Napsauta Laske-painiketta. - Napsauta Hyväksy-painiketta. * Paina F11-näppäintä. * Klikkaa Uusi rivi-painiketta, kun aloitat kirjata ravintolamyyntiä. * Tee lisälaskulle vielä ravintolamyyntiä 40. LASKUTUS JA CHECK-OUT * Asiakaan huonelasku päätetään laskutukseen ja ravintolalasku käteiseen. * Lisälasku päätetään ensin ja huonelasku lopuksi. LISÄLASKUN PÄÄTÖS * Myynti voidaan erottaa lisälaskua varten Extrat-toiminnolla seuraavasti: - Aktivoi erotettava vientirivi. - Napsauta Merk.-painiketta. - Merkitse rasti Poimi extrat-ruutuun. Tällä toiminnolla lisälasku erotetaan erikseen huonelaskusta. - Päätä lisälasku käteiseen aloittamalla Tulosta lasku-painikkeella. - Hyväksy lisälasku (Hyväksy ja tul./tulosta/hyväksy). - Poista lopuksi ruksi Poimi extrat-laatikosta, jotta huonelasku avautuu. HUONELASKUN PÄÄTÖS * Lopuksi huonelasku päätetään laskutukseen. * Aloita laskun päätös yhteislaskuna Tulosta lasku-painikkeella. * Kysy asiakkaalta maksutapa ja valitse Laskutus. * Napsauta Hyväksy ja tul.-painiketta. * Napsauta rasti Check-out-ruutuun. * Napsauta Tulosta-painiketta. * Ohjelma kysyy opetustiloissa: Vaikka lähtöpäivä ei ole tänään, haluatko lähtöselvittää? * Vastaa napsauttamalla Kyllä-painiketta. * Napsauta Hyväksy-painiketta. 17

5. HUONEVARAUKSEEN TEHDÄÄN HUONEEN ENNALTAVARAUS ENSIMMÄISELLE VARAUSRIVILLE. TOINEN HUONEVARAUS JA SEN PERUUTUS TEHDÄÄN MYÖHEMMIN TOISELLE VARAUSRIVILLE. Kuva 16. Huonevaraus huoneen ennaltavarauksella Toinen huonevaraus, johon tulee peruutus, tehdään myöhäisempänä ajankohtana HUONEVARAUS * Tee esimerkin mukainen varaus kahdella varausrivillä. * Ensimmäinen varaus tulee 5 vuorokaudeksi ja toinen varaus myöhäisempänä ajankohtana yhdeksi vuorokaudeksi esimerkin mukaan. * Varaa ensimmäiseen varaukseen 1 DBL/standard yhdelle henkilölle. * Varaus tulee nimellä Palviainen Heikki. * Hintaryhmänä käytetään GCCI 1hh P. Hinta muodostuu huoneesta 69,10 + aamiainen 4,70 + lounas 11,00 + Ilta-Sanomat 1,20 eli yhteensä 86. * Tallenna huonevaraus. 18

* Tee toinen huonevaraus yhdeksi vuorokaudeksi myöhäisemmäksi ajankohdaksi. * Toinen varausrivi aloitetaan Uusi rivi-toiminnolla. * Varaa 1 double/standard yhdelle henkilölle. * Hintaryhmänä käytetään GCCI 1hh-hintaa. * Varaus tulee nimellä Palviainen Heikki. * Maksutapa on käteinen * Tallenna huonevaraus. Huoneen ennalta varaus * Siirry Huoneet-välilehdelle. * Tallenna Nimi/Nimet -kohtaan Palviainen Heikki Huoneet-välilehdellä. * Tee huoneen ennaltavaraus Huoneet-välilehdellä valitsemalla joko Vapaat huoneetlaatikosta + merkinnällä oleva huone tai käyttämällä Huoneselailu -painiketta. * Tallenna valittu huone. * Tulosta Ennaltavaratut huoneet -raportti (ohje ja kuva seuraavalla sivulla). 19

Kuva 17. Ennalta varattujen huoneiden lista TARKISTETAAN ENNALTAVARATUT HUONEET * Napsauta Poistu (Exit)-painiketta työkalurivin oikeassa reunassa. * Jos haluat tarkistaa etukäteen, mitkä huoneet ovat vapaita tai ennaltavarattuja, ota Huoneet ja ennaltavaraukset-raportti. - Valitse päävalikosta Raportit-valikosta Huoneet ja edelleen Huoneet ja ennaltavaraukset - Napsauta OK-painiketta. - Tulosta Ennaltavaratut Huoneet -raportti. CHECK-IN * Valitse ensimmäinen varaus (5 vuorokautta) ja tee check-in. HUONEMYYNTI * Tee huonemyynti (F9) ja aamiaiset edelleen automaattiveloituksina asiakkaan laskulle. * Tee lisälaskulle muut veloitukset: Valokopiot 20 x 0,34 = 6,80. 20

LASKUTUS JA CHECK-OUT * Asiakas haluaa huonelaskun erikseen ja muut veloitukset lisälaskulle. Maksutapa on käteinen. * Lisälasku päätetään ensin ja huonelasku lopuksi. * Laskun vientirivit otetaan näkyviin F11-näppäimellä. * Myynti voidaan erottaa lisälaskua varten valitsemalla oikea myyntirivi ja napsauttamalla Merk.-painiketta. Sen jälkeen extrarivit saa näkyville napsauttamalla rastin Poimi extrat-ruutuun. * Aloita lisälaskun päätös käteiseen Tulosta lasku-painiketta napsauttamalla. * Hyväksy lisälasku. * Poista lopuksi ruksi Poimi extrat-laatikosta, jotta huonelasku avautuu. * Aloita huonelaskun päätös käteiseen Tulosta lasku- painiketta napsauttamalla. * Päätä ja hyväksy huonelasku. Muista rasti Check-out-ruutuun. Kuva 18. Toisen varausrivin huonevarauksen peruutus 21

VARAUKSEN PERUUTUS * Siirry Huoneet-välilehdelle. * Henkilön nimi valittuna napsauta Poista-painiketta ja vahvista napsauttamalla Kylläpainiketta. * Siirry Varaus-välilehdelle. * Aktivoi peruutettava varausrivi. * Napsauta Peruutus-painiketta. * Kirjoita peruutukseen nimikirjaimesi ja päivämäärä, milloin peruutus on tehty. * Hyväksy OK-painikkeella. VARAUKSEN PERUUTUKSEN TARKASTUS * Klikkaa Selaile varauksia-painiketta ja valitse päivämäärä. * Napsauta musta pallo Haku Status -kohdasta Peruutetut-palloon. * Kirjoita Hakuaika-kohdan Päivä-kenttään peruutuspvm. * Napsauta Hae-painiketta. * Peruutettu varaus näkyy saapuvien listalla merkinnällä: CAN X 22

6. ASIAKAS VARAA JA MAKSAA HUONEEN MATKATOIMISTOSSA. HOTELLI LÄHETTÄÄ LASKUN HUONEESTA MATKATOIMISTOLLE, JOSTA ON VÄHENNETTY MATKATOIMISTON PROVISIO. ASIAKAS MAKSAA LISÄLASKUN HOTELLISSA PAIKAN PÄÄLLÄ. Kuva 19. Matkatoimiston kautta tehty huonevaraus HUONEVARAUS * Tee esimerkin mukainen varaus kahdeksi vuorokaudeksi. * Varaa 1 double/king size yhdelle henkilölle. * Hintaryhmänä käytetään BAR 1 eli Best Available Rate. * Varaus tulee nimellä Nelson Göran. * Lasku lähetetään Suomen matkatoimistolle huoneveloituksista ja aamiaisista. Matkatoimistolle maksetaan 10 % :n provisio. 23

Tilaajarekisterin käyttö Agentti-kohdassa: * Kirjoita Agentti-kohdan Yritys-laatikkoon esimerkiksi Matkatoi. * Napsauta työkalurivillä Etsi agentti asiakasrekisteristä-painiketta. * Valitse oikea agentti ja napsauta Liitä-painiketta ja vielä Sulje-painiketta. * Napsauta rasti Laskuta agenttia -ruutuun ja napsauta Osoite-painiketta. Kuva 20/Määritykset matkatoimistolaskua varten * Napsauta rasti Laskutusluotto tarkistettu-ruutuun ja määrittele Komissio 10 %. * Tarkista (ja muuta tarvittaessa) tiedot ja napsauta Sulje-painiketta. * Napsauta varauksen tiedoissa rasti Vahvistettu-ruutuun ja napsauta Tallenna. CHECK-IN * Tee asiakkaalle check-in. HUONEMYYNTI * Tee huonemyynti ja aamiaiset automaattiveloituksina asiakkaan laskulle. * Tee muut veloitukset 3 x päivällinen á 11 lisälaskua varten. Asiakas maksaa lisälaskun käteisellä. 24

LASKUTUS JA CHECK-OUT Lisälaskun päätös * Lisälasku päätetään ensin ja huonelasku lopuksi. * Laskun vientirivit otetaan näkyviin F11-näppäimellä. * Myynti voidaan erottaa lisälaskua varten kirjoittamalla Osalasku-ruutuun R. * Napsauta Tulosta lasku-painiketta. * Lisälaskulle ei tule komissiokirjausta, kun laskua päätetään. Ohjelma ilmoittaa: Provisiota ei ole kirjattu. Kirjataanko nyt? * Napsauta Ei-painiketta. * Päätä lisälasku käteiseen aloittamalla Tulosta lasku-painikkeella. * Hyväksy, kun lisälasku on tulostettu. Huonelaskun päätös ja check-out * Lopuksi päätetään matkatoimistolle lähetettävä huonelasku laskutukseen, johon kirjataan provisio. * Aloita laskun päätös Tulosta lasku-painikkeella. * Ohjelma ilmoittaa: Provisiota ei ole kirjattu. Kirjataanko nyt? * Napsauta Kyllä-painiketta. * Ohjelma kysyy: Tehdäänkö provisiokirjaus? * Napsauta Kyllä-painiketta. * Poista luku Laskutuslisä-laatikosta ennen kuin hyväksyt matkatoimistolle lähetettävän laskun. * Napsauta Hyväksy ja tul.-painiketta * Napsauta rasti Check out-ruutuun. * Klikkaa Tulosta-painiketta * Napsauta Hyväksy-painiketta ja lasku menee laskutukseen. * Provisio maksetaan matkatoimistolle huonemyynnistä ja aamiaisesta. Provisio vähentää 10 %:ia laskun loppusaldosta. Hotelli maksaa provision arvon matkatoimistolle ja matkatoimisto lähettää laskun loppusumman hotellille. 25

7. ERI HUONEISSA ASUVIEN ASIAKKAIDEN VARAUKSET (2 DOUBLE/2 HENKILÖÄ) OVAT SAMALLA VARAUSRIVILLÄ. ASIAKKAAT HALUAVAT ERILLISET HUONELASKUT, JOTKA LÄHETETÄÄN YRITYKSELLE. LASKUTUS TEHDÄÄN HUONETASOLLA. ASIAKKAISTA LEIF ÅBERG MAKSAA KÄTEISELLÄ LISÄLASKUNSA. Kuva 21. Huonevaraus, jossa on varattu useampi huone samalle varausriville 26

HUONEVARAUS * Tee varaus samalle varausriville 2 classicia 2 henkilölle yhdeksi vuorokaudeksi. Varaus tulee nimellä Åberg Leif. Toisen asiakkaan huone varataan nimellä Salmela Kari. Molemmille asiakkaille tulee omat kahden hengen huoneet (asuvat yksin). * Hintaryhmänä käytetään Normaalihintaa 1 hh. * Varaus tulee nimellä Åberg Leif. * Ota yritys Pohjois-Savon Ympäristökeskus tilaajarekisteristä. * Napsauta Osoite Q-painiketta. * Napsauta väkänen Laskutusluotto tarkistettu-ruutuun. * Tallenna huonevaraus. * Siirry Huoneet-välilehdelle. * Tallenna Nimi/Nimet -kohtaan Åberg Leif. * Klikkaa Tallenna-painiketta. * Klikkaa Uusi rivi-painiketta. * Tallenna Nimi/Nimet -kohtaan Salmela Kari. * Klikkaa Tallenna-painiketta. CHECK-IN * Tee check-in molemmille asiakkaille Huoneet-välilehdellä. Muista valita Salmela-rivi, kun annat hänelle omaa huonetta. HUONEMYYNTI * Tee huonemyynti ja aamiaiset automaattiveloituksina molempien asiakkaiden laskuille Varausrivi-tasolla (F9). * Aktivoi Leif Åbergin nimirivi ja tee muut veloitukset Leif Åbergin lisälaskulle seuraavasti Huone-tasolla: - 2 x A-Alko Savonia á 6,00-2 x L-Long drinks Savonia á 4,80-1 x P-pesulapalvelut 12,00. 27

Kuva 22. Åbergin lisälaskulle extroiksi poimitaan Alko (A), Long drinks (L) ja pesulapalvelut (P) LASKUTUS JA CHECK-OUT * Asiakas Leif Åberg haluaa huonelaskun erikseen ja muista veloituksista lisälaskun. * Aktivoi Leif Åbergin nimirivi ja valitse Huone-taso. * Lisälaskun maksutapa on käteinen. * Lisälasku päätetään ensin ja huonelasku lopuksi. * Laskun vientirivit otetaan näkyviin F11-näppäimellä. * Valitse vasemmalta tuote, jonka haluat lisälaskulle (esimerkiksi A-Alko) ja napsauta Merk.-painiketta. * Toista sama muille lisälaskulle tuleville tuotteille (L-Long drinks ja P-pesulapalvelut). * Napsauta oikealla väkänen Poimi extrat-laatikkoon. * Aloita lisälaskun päätös käteiseen Tulosta lasku-painikkeella. * Poista yrityksen tiedot laatikosta ennen oman käteislaskun tulostamista. * Hyväksy lisälasku. 28

Kuva 23. Leif Åbergin laskutus huonetasolla * Napsauta väkänen pois Poimi extrat-laatikosta. * Aloita Leif Åbergin huonelaskun päätös huonetasolla Tulosta lasku-toimenpiteellä. * Muista laittaa väkänen Check-out-laatikkoon. * Päätä lasku ja hyväksy laskutukseen. 29

Kuva 24. Kari Salmelan laskutus huonetasolla * Aktivoi Kari Salmelan nimirivi. * Aloita huonelaskun päätös huonetasolla Tulosta lasku-toimenpiteellä. * Muista laittaa väkänen Check-out-laatikkoon. * Päätä lasku ja hyväksy laskutukseen. 30

8. ASIAKKAIDEN LASKUTUS TAPAHTUU HENKILÖ-TASOLLA. MOLEMMILLE ASIAKKAILLE TULEE OMAT LASKUNSA (PUOLET) HUONEESTA. TOISELLE TULEE MYÖS LISÄLASKU. HUONEVARAUS * Tee esimerkin mukainen varaus yhdeksi vuorokaudeksi. * Varaa 1 business-huone 2 henkilölle. * Hintaryhmänä käytetään Hansel 2hh. * Varaus tulee nimillä Jalonen Marjatta ja Urho. * Ota yritys Jyväskylän yliopisto tilaajarekisteristä. * Maksutapa on laskutus, kumpikin maksaa erikseen puolet huoneesta ja lisälaskut käteisellä. CHECK-IN * Tee check-in. * Asiakkaat halusivatkin savullisen huoneen, joten huonetta valitessasi, napsauta Huonesel.-painiketta, valitse listalta Savullinen ja napsauta Näyttö. * Valitse huone ja kuittaa vahvistus napsauttamalla Kyllä-painiketta. Kuva 25. Aktiivisen rivin lasku henkilötasolla 31

HUONEMYYNTI * Tee huonemyynti ja aamiaiset automaattiveloituksina asiakkaan laskulle Varausrivitasolla painamalla näppäimistöltä F9-näppäintä. * Paina sitten näppäimistöltä F11-näppäintä. * Aktivoi Urhon nimirivi. * Napsauta Taso-kohdassa musta pallo Henkilö-kohtaan. * Tee lisäveloituksena Ravintola-R -myyntiä 63,90 Urhon laskulle. LASKUTUS JA CHECK-OUT * Laskuta henkilötasolla eli kumpikin maksaa erikseen. * Urhon lisälasku päätetään ensin ja huonelasku lopuksi laskutukseen. * Klikkaa Henkilötaso. * Aktivoi Urhon nimirivi. * Valitse vasemmalta tuote, jonka haluat lisälaskulle (R-Ravintola) ja napsauta Merk.- painiketta. * Napsauta oikealla väkänen Poimi extrat-laatikkoon. * Aloita Urhon lisälaskun päätös käteiseen Tulosta lasku-toimenpiteellä. * Hyväksy lisälasku. * Poista lopuksi ruksi Poimi extrat-laatikosta, jotta huonelasku avautuu. * Tulosta huonelasku Urholle ja vielä Marjatalle laskutukseen. Muista väkänen Check-out-ruutuun. 32

9. RYHMÄVARAUS 9 HENKILÖLLE 5 HUONEESTA. TEHDÄÄN 2 ERI VARAUSRIVIÄ. JOISTA ENSIMMÄISEEN TULEE 4 DBL-HUONETTA JA TOISEEN 1 DBL-HUONE, JOSTA MAKSETAAN 1 HENGEN HUONEEN HINTA (SILLÄ HUONEESSA ASUU VAIN 1 HENKILÖ). RYHMÄLISTA TULOSTETAAN JA LASKUTUS TEHDÄÄN VARAUSRIVIT-TASOLLA. Kuva 26. Ryhmävaraus HUONEVARAUS * Tee esimerkin mukainen ryhmävaraus yhdeksi vuorokaudeksi. * Kalatukku varaa 5 classicia 9 henkilölle. * Varaus tehdään kahdella varausrivillä (ensimmäisellä 4 classicia ja toisella 1 classic). * Tee ensimmäinen varausrivi 4 classicille 8 henkilölle. * Hintaryhmänä käytetään FLAT AH 2hh. * Varaus tulee nimellä Räsänen Antti. * Ota yritys Kuopion Kalatukku tilaajarekisteristä. * Lasku lähetetään majoituksesta Kalatukulle. * Tallenna huonevaraus. 33

* Tee toinen varausrivi 1 classicille 1 henkilölle napsauttamalla Uusi rivi-painiketta. * Hintaryhmänä käytetään FLAT AH 1hh. * Tallenna. * Tee Nimilista. * Tallenna Nimi/Nimet -kohtaan 8 asiakkaan nimet Huoneet-välilehdellä, kts. nimet esimerkiksi kuvasta 27 alta. * Asiakkaan nimi tallennetaan siten, että sukunimi kirjoitetaan vasemmanpuoleiseen ja etunimi oikeanpuoleiseen laatikkoon. * Uusi asiakas kirjoitetaan napsauttamalla Uusi rivi-painiketta. * Kun olet syöttänyt ensimmäisen varausrivin kaikki 8 henkilöä, valitse ylhäältä toinen varausrivi, jossa 1 x classic ja syötä siihen Räsänen Antti. Kuva 27/Varauksen nimilista * Tulosta varauksen nimilista valitsemalla Raportit-valikosta Ryhmälista * Kuittaa kysymykset napsauttamalla Kyllä-painiketta. 34

CHECK-IN Kuva 28. Ryhmän check-in * Tee check-in ensimmäiselle varausriville (4 x classic 8 henkilölle). * Napsauta Vapaat huoneet-painiketta ja valitse +-merkillä oleva huone ensimmäiselle asiakkaalle. * Napsauta vasemmalla Valitse-painiketta. * Napsauta oikealla Check-in-painiketta. * Valitse seuraava asiakas. * Samassa huoneessa asuva toinen asiakas kirjoitetaan sisään siten, että Huonelaatikkoon kirjoitetaan sama huonenumero kuin huonetta jakavalla asiakkaalla. * Tee myös check-in yhden hengen huoneessa asuvalle asiakkaalle toisella varausrivillä. 35

VIERAIDEN NIMILISTA Kuva 29. Hotellin vieraiden nimilista * Ryhmälista voidaan ottaa, kun varauksesta on tehty nimilista ja asiakkaat on kirjoitettu sisään. HUONEMYYNTI * Tee huonemyynti ja aamiaiset edelleen automaattiveloituksena ensin ylemmälle varausriville painamalla näppäimistöltä F9-näppäintä ja sitten alemmalle riville vastaavasti. * Napsauta Tasot-kohdassa musta pallo kohtaan Varausrivit. * Paina näppäimistöltä F11-näppäintä saadaksesi laskurivit näkyville varauksen molemmista varausriveistä. LASKUTUS JA CHECK-OUT * Aloita ryhmälaskun päätös yhteislaskuna Varausrivit -tasolla Tulosta laskutoimenpiteellä. * Päätä ja hyväksy laskutukseen. 36

10. RYHMÄVARAUS ON 4 CLASSICIA 7 HENKILÖLLE (2 ERILLISELLÄ VARAUSRIVILLÄ) JA 3 CLASSICIA 6 HENKILÖLLE. RYHMÄLASKUJEN LASKUTUS TEHDÄÄN VARAUSRIVIT-TASOLLA. Varausrivi 1 Kuva 30. Ryhmävarauksen ensimmäinen varausrivi, nimilista näkyvillä * Tee esimerkin mukainen ensimmäinen varaus kolmeksi vuorokaudeksi. * Varaa 3 classicia 6 henkilölle. * Hintaryhmänä käytetään Myyntimiespaketti 2hh. * Varaus tulee nimellä Tervonen Kari. * Ota yritys Kainuun Sanomat OY tilaajarekisteristä. Maksutapa on Laskutus. * Tallenna huonevaraus. * Siirry Huoneet-välilehdelle. * Tee nimilista henkilöistä, kts. kuva 30 yllä. Kunkin henkilön nimen syöttämisen jälkeen, napsauta ensin Tallenna- ja sitten Uusi rivi-painiketta. 37

Varausrivi 2 Kuva 31. Ryhmävarauksen toinen varausrivi, nimilista näkyvillä * Siirry Varaus-välilehdelle. * Napsauta Uusi rivi-painiketta ja tee toinen varaus kolmeksi vuorokaudeksi. * Varaa 1 classic 1 henkilölle. * Hintaryhmänä käytetään Myyntimiespaketti 1 hh. * Varaus tulee nimellä Tervonen Kari. * Yritys on Kainuun Sanomat OY tilaajarekisteristä. * Maksutapa on Laskutus. * Tallenna huonevaraus. * Siirry Huoneet-välilehdelle. * Tee nimilista henkilöistä. Kunkin henkilön nimen syöttämisen jälkeen, napsauta ensin Tallenna- ja sitten Uusi rivi-painiketta. 38

Varausrivi 3 Kuva 32. Ryhmävarauksen kolmas varausrivi, nimilista näkyvillä * Siirry Varaus-välilehdelle. * Napsauta Uusi rivi-painiketta ja tee kolmas huonevaraus uudelle varausriville kolmeksi vuorokaudeksi. * Varaa 3 classicia 6 henkilölle. * Hintaryhmänä käytetään Myyntimiespaketti 2 hh. * Yritys on sama kuin ensimmäisessä varauksessa. * Maksutapa on Laskutus. * Tallenna huonevaraus. * Siirry Huoneet-välilehdelle. * Tee nimilista henkilöistä. Kunkin henkilön nimen syöttämisen jälkeen, napsauta ensin Tallenna- ja sitten Uusi rivi-painiketta. 39

CHECK-IN * Tee check-in ensimmäiselle varausriville (3 x classic 6 henkilölle). * Napsauta Vapaat huoneet-painiketta ja valitse +-merkillä oleva huone ensimmäiselle asiakkaalle. * Napsauta vasemmalla Valitse-painiketta. * Napsauta oikealla Check-in-painiketta. * Valitse seuraava asiakas. * Samassa huoneessa asuva toinen asiakas kirjoitetaan sisään siten, että Huonelaatikkoon kirjoitetaan sama huonenumero kuin huonetta jakavalla asiakkaalla. * Tee myös check-in yhden hengen huoneessa asuvalle asiakkaalle toisella varausrivillä ja kaikille kolmannen varausrivin asiakkaille. * Tulosta ryhmän nimilista valitsemalla Raportit-valikosta Ryhmälista. Kuva 33. Ryhmälista 40

HUONEMYYNTI * Tee huonemyynti ja aamiaiset edelleen automaattiveloituksina kaikille varausriveille erikseen painamalla näppäimistöltä F9-näppäintä valittuasi ensin varausrivin. * Laskun vientirivit otetaan näkyviin F11-näppäimellä. Kuva 34. Ryhmälasku, Varausrivit-tason näkymä LASKUTUS JA CHECK-OUT * Aloita ryhmälaskujen päätös yhteislaskuna Varausrivit-tasolla Tulosta laskupainikkeella. Varausrivit-taso valittuna kaikkien varausrivien veloitukset tulostuvat samalle laskulle. * Tarkasta laskun oikeellisuus ja hyväksy laskutukseen. 41

11. RYHMÄVARAUKSET, JOILLE TEHDÄÄN NIMILISTAT RYHMÄN CHECK-IN - TOIMINNOLLA. LASKUTUS 5 CLASSICIA 10 HENKILÖLLE VARAUSRIVI- TASOLLA JA MUUT VARAUSRIVIT VARAUSRIVIT-TASOLLA. HUONEVARAUS Kuva 35. Ryhmävaraus ja yksittäisiä varauksia, useita varausrivejä * Tee esimerkin mukainen varaus yhdeksi vuorokaudeksi (Kuvassa näkyvät varausrivit). Varaa 5 classicia 10 henkilölle. * Hintaryhmänä käytetään Urheilijahintaa 2hh. * Varaus tulee nimellä SM-Hiihdot. * Ota yritys Lahden Hiihtoseura RY tilaajarekisteristä. * Maksutapa on Laskutus. * Tallenna huonevaraus. * Siirry Huoneet-välilehdelle. * Tallenna Nimi/Nimet-kohtaan asiakkaiden nimet, kts. kuva 35 yllä. * Asiakkaan nimi tallennetaan siten, että sukunimi kirjoitetaan vasemman ja etunimi oikean puoleiseen laatikkoon. * Uusi asiakas kirjoitetaan napsauttamalla Uusi rivi-painiketta. 42

Tee lisäksi seuraavat 4 varausriviä: * Siirry Varaus-välilehdelle ja napsauta Uusi rivi-painiketta. * Varaa 1 classic 2 henkilölle. * Hintaryhmänä käytetään Urheilijahintaa 2hh. * Maksutapa on Laskutus. * Tallenna huonevaraus. * Tee Nimilista. * Tallenna Nimi/Nimet -kohtaan 2 asiakkaan nimet Huoneet-välilehdellä. * Asiakkaan nimi tallennetaan siten, että sukunimi kirjoitetaan vasemmalle puolelle ja etunimi oikealle puolelle. Uusi asiakas kirjoitetaan napsauttamalla Uusi rivi-painiketta. * Napsauta Uusi rivi-painiketta. * Varaa 1 classic 2 henkilölle. * Hintaryhmänä käytetään Urheilijahintaa 2hh. * Maksutapa on Laskutus. * Tallenna huonevaraus. * Tee Nimilista. * Tallenna Nimi/Nimet -kohtaan 2 asiakkaan nimet Huoneet-välilehdellä. * Asiakkaan nimi tallennetaan siten, että sukunimi kirjoitetaan vasemmalle puolelle ja etunimi oikealle puolelle. Uusi asiakas kirjoitetaan napsauttamalla Uusi rivi-painiketta. * Napsauta Uusi rivi-painiketta. * Varaa 1 classic 1 henkilölle. * Hintaryhmänä käytetään Urheilijahintaa 1hh. * Maksutapa on Laskutus. * Tallenna huonevaraus. * Tee Nimilista. * Tallenna Nimi/Nimet -kohtaan asiakkaan nimi Huoneet-välilehdellä. * Asiakkaan nimi tallennetaan siten, että sukunimi kirjoitetaan vasemmalle puolelle ja etunimi oikealle puolelle. * Napsauta Uusi rivi-painiketta. * Varaa 1 classic 2 henkilölle. * Hintaryhmänä käytetään Urheilijahintaa 2hh. * Maksutapa on Laskutus. * Tallenna huonevaraus. * Tee Nimilista. * Tallenna Nimi/Nimet -kohtaan 2 asiakkaan nimet Huoneet-välilehdellä. * Asiakkaan nimi tallennetaan siten, että sukunimi kirjoitetaan vasemmalle puolelle ja etunimi oikealle puolelle. Uusi asiakas kirjoitetaan napsauttamalla Uusi rivi-painiketta. 43