ROVANIEMEN KAUPUNKI VUODEN 2013 TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANO-OHJEET KH 17.12.2012 Hyväksytty
2 Sisältö Keskeisimmät käsitteet... 3 1.Talousarvion sitovuus... 5 1.1 Yleiset ohjeet... 5 1.2 Toimielinten velvoitteet... 5 2. Toimenpiteet... 6 2.1 Strategiset tavoitteet... 6 2.2 Talouden tasapainottaminen... 6 2.3 Palvelujen järjestämissuunnitelma ja palvelutuotantosuunnitelma... 6 2.4 Sisäiset palvelusopimukset... 6 2.5 Ulkoiset palvelu- ja hankintasopimukset... 6 2.6 Sopimuksien hallinta... 6 2.7 Käyttösuunnitelmat... 7 2.8 Johtokuntien talousarviot... 7 2.9 Henkilöstöjohtaminen... 7 3. Vastuut ja menettelytavat... 8 3.1 Toiminta- ja talousraportointi... 8 3.2 Tositteiden hyväksyntä... 8 3.3 Maksut... 9 3.4 Lainat ja sijoitukset... 9 3.5 Investoinnit... 9 3.6 Tuet ja avustukset... 10 3.7 Varastot... 10 3.8 Tietohallinto... 10 4. Julkiset hankinnat ja irtaimen omaisuuden myyminen... 11 4.1 Hankinnan valmistelu... 11 4.2 Yhteishankinnat... 11 4.3 Erillishankinnat... 11 4.4 Toimivalta hankinta- ja optiopäätöksissä... 11 4.5 Hankintaoikaisut ja markkinaoikeudelle annettavat vastineet... 12 4.6 Hankintojen keskeyttäminen... 12 4.7 Sopimuksen laatiminen... 12 4.8 Irtaimen omaisuuden myyminen ja vastikkeeton luovuttaminen... 12 4.9 Vuokratilat... 12 5. Sisäinen valvonta ja riskien hallinta sekä varautuminen... 13 5.1. Sisäinen valvonta... 13 5.2. Riskien hallinta... 13 5.3. Varautuminen... 13
3 Keskeisimmät käsitteet Hallinto-organisaatio Hallinto-organisaatioon kuuluvat kaupunginvaltuusto, kaupunginhallitus, lautakunnat ja jaostot. Hallinto-organisaatio vastaa demokraattisen päätöksentekojärjestelmän toimivuudesta, kuntalaisten osallistumis- ja vaikuttamismahdollisuuksien edistämisestä, kaupungin tiedottamistehtävistä, kaupungin yleishallinnosta, strategisesta suunnittelusta sekä palvelujen järjestämisestä ja toimeenpanosta. Hankintapalvelut -yksikkö Hankintamenettelyosaamisen asiantuntijayksikkö, joka ohjaa ja tukee kaupunkikonsernin hankintatoimintaa. Hankintarengas Kuntien ja kuntayhtymien ja mahdollisten muiden hankintayksiköiden muodostama julkisten hankintojen yhteistyömuoto, josta sovitaan yhteistoimintasopimuksessa. Hankintaprosessista huolehtii hankintarenkaan jäsen tai jäsenet yhteisesti. Hankintayksikkö Hankinnan suorittava yksikkö Johtokunta Palveluorganisaation toimielin Käyttösuunnitelma Käyttösuunnitelmassa toimielimet päättävät talousarvossa saamiensa määrärahojen jaosta ja käyttötarkoituksesta vähintään kustannuspaikkatasolla. Lautakunta Hallinto-organisaation toimielin Osastonjohtaja Hallinto- ja palveluorganisaatiot jakautuvat osastoihin. Osastoa johtaa osastonjohtaja. Palveluhankintastrategia Palvelustrategian tavoitteena on määritellä kaupungin nykyisten tehtävä- ja palvelukokonaisuuksien osalta osuus/määrä järjestettävistä palveluista, jotka kaupunki itse tuottaa tai hankkii oman toiminnan ulkopuolelta. Hyväksytty: Rovaniemen KV 14.4.2008 34. Palvelujen järjestämissuunnitelma Koko suunnittelukauden kattavassa palvelujen järjestämissuunnitelmassa tilaajalautakunta konkretisoi kaupunkistrategian linjauksia oman toimintansa näkökulmasta ja päättää, mitä palveluja se järjestää ja kuinka ne toteutetaan. Suunnitelmassa on esiteltävä myös palvelujen järjestämiseen tarvittavat tilajärjestelyt ja niihin mahdollisesti liittyvät investointi- ja resurssitarpeet. Palvelujen järjestämissuunnitelmassa linjataan millaisia toiminnallisia, laadullisia ja rakenteellisia muutoksia ja kehittämistoimintaa suunnittelukaudella tavoitellaan. Palvelukeskuksen päällikkö Palveluorganisaation osastot jakautuvat palvelukeskuksiin. Palvelukeskusta johtaa palvelukeskuksen päällikkö. Palveluorganisaatio Palveluorganisaatioon kuuluvat palvelujohtokunta ja liikelaitosten johtokunta. Palvelusopimus Lautakunnan ja palveluorganisaation keskeinen sopimus, jossa määritellään järjestettävien, tuotettavien tai ostettavien palvelujen laatu, määrä ja hinta. Lopullisen palvelusopimuksen hyväksyy lautakunta. Palvelusopimuksia laaditaan myös tuotannon sisällä. Palvelutuotantosuunnitelma Palvelutuotantosuunnitelmaan kirjataan ne toimenpiteet, joilla tuotantoa kehitetään ja kaupunkistrategian ja palveluiden järjestämissuunnitelman linjaukset toteutetaan.
4 Toimielin Toimielimillä tarkoitetaan kaupunginvaltuustoa, kaupunginhallitusta, lautakuntia, niiden jaostoja, johtokuntia ja toimikuntia. Tukipalvelut Muut kuin lautakuntien suoraan asukkaille tilaamat palvelut. Esim. taloushallinto, palkkahallinto ja siivous- ja kiinteistönhoitopalvelut. Tytäryhteisö Tytäryhteisö on yhteisö, jossa kaupungilla on määräysvalta. Vastuualuepäällikkö Hallinto-organisaation osastot jakautuvat vastuualueisiin. Vastuualuetta johtaa vastuualuepäällikkö. Yhteishankintayksikkö Hankintayksiköiden perustama toimija, joka hankkii kilpailuttaen sen suoraan tai välillisesti omistaville ja yhteishankintayksikön toimintaan liittyneille hankintayksiköille tavaroita tai palveluja taikka tekee näille tavaroita, palveluja tai rakennusurakoita koskevia hankintasopimuksia tai puitejärjestelyjä. Tällainen on esimerkiksi Suomen Kuntaliiton omistama KL-Kuntahankinnat Oy.
5 1. Talousarvion sitovuus 1.1 Yleiset ohjeet Tämä vuoden 2013 talousarvion täytäntöönpano-ohje toimii Rovaniemen kaupungin hallinto- ja johtosäännön ohella vuoden 2013 talousarvion täytäntöönpanoa säätelevänä ohjeena, ellei kaupunginhallituksen päätöksistä toisin ilmene. Talousarvion täytäntöönpano-ohjeet koskevat kaikkia hallinto- ja palveluorganisaatioiden toimielimiä ja vastuuhenkilöitä. Täytäntöönpano-ohjeita noudatetaan myös konserniin kuuluvissa tytäryhteisöissä, jollei niitä koskevasta lainsäädännöstä tai yhtiöjärjestyksestä tai säännöistä muuta johdu. Talousarvion täytäntöönpanossa tulee huomioida hyvän hallinnon oikeusohjeet samoin kuin säännökset palvelujen laadusta, tuloksellisuudesta, sekä päätösten perusteluvelvollisuudesta. Erityistä huomiota tulee kiinnittää asianhallintaan ja päätöksenteon ketjuun edeten vireille tulosta aina täytäntöönpanoon saakka; päätökset tulee valmistella ja ohjeistaa niin, että täytäntöönpanon ripeys ja tehokkuus toteutuvat poikkeuksetta. 1.2 Toimielinten velvoitteet Valtuusto on päättänyt talousarviossa kaupunginhallitusta ja toimielimiä sitovista tavoitteista ja määrärahoista. Kaupunginhallitus vastaa siitä, että valtuuston asettama tilikauden tulostavoite toteutuu. Kaupunginhallitusta ja lautakuntia sitoo toiminnallisten tavoitteiden ohella niille myönnettyjen määrärahojen loppusumma. Taseyksiköiden ja liikelaitosten tulee tulorahoituksellaan kattaa kaikki tuotannosta aiheutuvat kustannukset ja pääomakulut ja lisäksi saavuttaa valtuuston asettama sitova tulostavoite. Kaupunginhallituksen, teknisen lautakunnan ja vapaa-ajan lautakunnan osalta investointiosan sitovia määrärahoja ovat hankkeeseen tai hankeryhmään myönnetyt nettomäärärahat. Taseyksiköitä ja liikelaitoksia sitoo investointeihin varattu kokonaisnettokehys. Toimielinten ohella valtuuston asettamat sitovat tavoitteet ja määrärahat velvoittavat myös konserniyhteisöjä sekä toimen- ja viranhaltijoita.
6 2. Toimenpiteet 2.1 Strategiset tavoitteet Kaikkien toimielinten sekä konserniyhteisöjen tulee sovittaa päätöksensä ja toimenpiteensä siten, että ne edistävät kaupungin strategisten tavoitteiden toteutumista. 2.2 Talouden tasapainottaminen Toimielinten on sopeutettava toimintansa valtuuston hyväksymän talousarvion asettamiin tavoitteisiin ja ryhdyttävä välittömästi toimenpiteisiin toimintamenojen kasvun alentamiseksi ja toimintatulojen lisäämiseksi. Talousarviovuoden 2013 aikana voivat koko kaupungin nettomenot kasvaa enintään 2,6 % vuoden 2012 muutettuun talousarvioon verrattuna. Edellä olevan lisäksi on kaupungin organisaation kaikissa osissa huomioitava kaupunginhallituksen 1.10.2012, 387 päättämät toistaiseksi voimassa olevat säästötoimenpiteet. Talousarvion sisältämän tuottavuuden kehittämisohjelman täytäntöönpanosta vastaa kaupungin johtoryhmä. 2.3 Palvelujen järjestämissuunnitelma ja palvelutuotantosuunnitelma Palvelujen järjestämissuunnitelmat ja palvelutuotantosuunnitelmat päivitetään vastaamaan valtuuston vuodelle 2013 hyväksymää talousarviota ja vuosille 2014 2016 laatimaa taloussuunnitelmaa. 2.4 Sisäiset palvelusopimukset Lautakunnat vastaavat palvelujen järjestämisestä. Palvelusopimuksessa määritellään hankittavat palvelut, niiden määrä, laatu ja hinta sekä sovitaan menettelytavasta yli- ja alikäyttötilanteissa. Sopimukset laaditaan vuonna 2012 käytössä olevan mallin mukaan. Lautakuntien viimeistään 31.12.2012 mennessä neuvottelemat ja hyväksymät palvelusopimukset toimitetaan välittömästi johtokuntiin täytäntöönpanoa varten. Kaupunginhallitukselle palvelusopimukset annetaan tiedoksi tammikuun loppuun mennessä. Vastaavasti toimitaan myös elinkeinojaoston tekemien palvelusopimusten kanssa. Sopimusohjausjärjestelmässä palvelusopimusten seurantaa ja arviointia tulee toteuttaa tilaajan ja tuottajan jatkuvassa yhteistyössä palvelun laadun ja tuloksellisuuden varmistamiseksi. Palvelusopimuksen valvonnassa ja seurannassa on huomioitava vuosittaisen talousarvioprosessin aikataulut. 2.5 Ulkoiset palvelu- ja hankintasopimukset Kaupunginhallituksen, lautakuntien ja johtokuntien ulkoisista palvelujen hankinnoista tehdään kirjalliset palvelu- tai hankintasopimukset. 2.6 Sopimuksien hallinta Palvelujen järjestämistapojen monimutkaistuessa on aiempaa tärkeämpi tiedostaa sopimustoiminnan ja sopimusosaamisen merkitys niin ulkoisissa kuin sisäisissäkin sopimuksissa. Kaikessa toiminnassa on sopimuksin varmistettava palvelujen laatu, tuloksellisuus, mitattavuus ja riskien hallinta. Sopimukset tulee tarvittavilta osin saattaa toimielimen käsiteltäväksi sekä dokumentoida ja arkistoida asianmukaisesti. Sopimusten hallinnassa käytetään mahdollisuuksien mukaan keskitettyä sopimusrekisteriä.
7 2.7 Käyttösuunnitelmat Viranomaislautakuntien ja kaupunginhallituksen alaisten osastojen on laadittava tehtäväalueilleen talousarvioon perustuvat käyttösuunnitelmat 31.12.2012 mennessä. Käyttösuunnitelmassa tehdään talousarviota tarkempi selvitys tehtäväalueiden määrärahojen käytöstä. Käyttösuunnitelman muodosta ja sisällöstä laaditaan ohjeistus marraskuun aikana. Kirjaamo kokoaa toimielimien hyväksymät käyttösuunnitelmat ja toimittaa ne kaupunginhallitukselle tiedoksi tammikuun loppuun mennessä 2.8 Johtokuntien talousarviot Liikelaitosten ja osastojen johtokuntien on hyväksyttävä toimialakohtaiset, tuloslaskelmakaavan mukaisesti laaditut talousarvionsa 31.12.2012 mennessä. Talousarviot on laadittava siten, että kaupunginvaltuuston päättämä tulostavoite toteutuu. 2.9 Henkilöstöjohtaminen Osastot päivittävät suunnittelukauden kattavat henkilöstösuunnitelmansa perustuen palvelujen järjestämissuunnitelmiin ja palvelutuotantosuunnitelmiin. Suunnitelmissa tulee huomioida ja ennakoida eläköitymiset ja ennakoidut muutostarpeet henkilöstöresursseissa ja osaamisessa. Henkilöstösuunnitelmat tulee päivittää em. suunnitelmiin ja talousarvion tavoitteisiin pohjautuen 31.8.2013 mennessä. Henkilöstön kehittämistä ohjaavana periaatteena on kaupunkilaisten palvelutarpeiden mukainen henkilöstörakenne ja henkilöstömäärä. Henkilöstön määrän mitoituksessa huomioidaan tuotettavien palvelujen laatu ja saatavuus sekä taloudellisuus. Osaamisen kehittämistä ja rekrytointeja ohjaavat henkilöstösuunnitelmat. Eläköitymistä hyödynnetään henkilöstötuottavuutta kehittämällä. Henkilöstöä ja työyhteisöjä kannustetaan kehittämään jatkuvasti työtään ja yhteistoimintaansa sekä työtapojaan. Esimiehet valmennetaan koulutuksen kautta käyttämään uudenlaisia toimintamalleja. Henkilöstöä ohjataan osallistumaan keskitetysti järjestettäviin ja kehittämistä tukeviin koulutuksiin.
8 3. Vastuut ja menettelytavat 3.1 Toiminta- ja talousraportointi Kaupunginjohtaja vastaa siitä, että kaupunginhallitus saa kuukausittain tiedoksi talouskatsauksen ja vähintään kaksi kertaa vuodessa käsiteltäväkseen talousarvion osavuosikatsauksen, jonka toimittaa edelleen valtuustolle tiedoksi. Lautakunnan esittelijä vastaa siitä, että lautakunta käsittelee talousarvion ja palvelusopimuksen toteutumista koskevan toiminta- ja talousraportin jokaisessa kokouksessaan. Toiminta- ja talousraportin yhteydessä on annettava selvitys myös investointihankkeiden toteutumisesta ja niiden määrärahojen käytöstä. Raporttien perusteella on ryhdyttävä tarvittaessa toimenpiteisiin, jotta määrärahojen puitteissa turvataan sovitut palvelut. Johtokunnan esittelijä vastaa siitä, että johtokunta käsittelee palvelusopimusten ja tuloslaskelman toteutumista koskevan toiminta- ja talousraportin vähintään kaksi kertaa vuodessa. Raportin yhteydessä on annettava selvitys myös mahdollisten investointien toteutumisesta ja niistä toimenpiteistä, joihin raportti antaa aihetta, jotta asetettu tulostavoite saavutetaan. Jokaisen talousarvion toteuttamisesta vastaavan on seurattava talousarvion ja toiminnallisten tavoitteiden toteutumista ja ryhdyttävä tarvittaessa asian vaatimiin toimenpiteisiin. 3.2 Tositteiden hyväksyntä Osastonjohtajat ja liikelaitosten toimitusjohtajat määräävät vuosittain omaa osastoaan / liikelaitostaan koskevien tositteiden hyväksyjät. Hyväksyjäksi on määrättävä henkilö, jolla on tosiasiallinen mahdollisuus vastata siitä, että laskutettava tavara tai palvelu on tilauksen ja sovitun hinnan mukainen. Tositteiden hyväksymisoikeus on sidottu tehtävään ja asemaan. Osastonjohtaja/ liikelaitoksen toimitusjohtaja/ vastuualuepäällikkö/ palvelukeskuksen päällikkö/ hänen varahenkilönsä määrää vuosittain asiatarkastajat. Kunkin asiatarkastajan on tarkastettava, että tositteen tarkoittama tavara, työsuoritus tai muu palvelus on saatu ja hinta on sopimuksen mukainen. Vastuualuepäälliköllä ja hänen sijaisellaan on tarvittaessa oikeus hyväksyä kaikki vastuualuettaan koskevat laskut. Osastonjohtajalla ja hänen sijaisenaan toimivalla on tarvittaessa oikeus hyväksyä kaikki osastoaan koskevat laskut. Osastonjohtajan matka- yms. laskut hyväksyy kaupunginjohtaja tai hänen määräämänsä. Liikelaitoksen toimitusjohtajalla ja hänen sijaisenaan toimivalla on tarvittaessa oikeus hyväksyä kaikki osastoaan koskevat laskut. Liikelaitoksen toimitusjohtajan matka- yms. laskut hyväksyy kaupunginjohtaja tai hänen määräämänsä. Kaupunginjohtajalla ja hänen sijaisekseen määrätyllä viranhaltijalla on oikeus hyväksyä kaikki kaupunkia koskevat laskut. Kaupunginjohtajan laskut hyväksyy kaupunginhallituksen puheenjohtaja ja hänen estyneenä ollessaan 1. varapuheenjohtaja. Luettelo osastonjohtajien/liikelaitosten toimitusjohtajien määräämistä hyväksyjistä ja varahyväksyjistä sekä asiatarkastajista on toimitettava konsernitalous- ja suunnitteluosastolle 31.12.2012 mennessä. Tositteiden hyväksyjän tulee varmistua siitä, että vastaanottotarkastus on tullut suoritetuksi ja että tositteessa on voimassa olevan tallennussuunnitelman mukainen tiliöinti. Laskusta on käytävä ilmi, että se kuuluu kaupungin maksettavaksi ja että siinä on riittävä asiaselvitys ja alv-merkintä. Tiliöinnissä noudatetaan Kuntaliiton tililuettelomallia. Hyväksyjän on lisäksi huolehdittava siitä, että laskut käsitellään ja hyväksytään ajallaan, jotta ne kirjautuvat oikealle kirjanpitokuukaudelle tositepäivämäärän mukaisesti. Hyväksyjän laiminlyönneistä johtuvista viivästysseuraamuksista (käteisalennusten menetys ja viivästyskorot) vastaa ensisijaisesti laskun hyväksyjä. Sisäiset laskut kirjataan automaattisesti ilman kierrätystä kirjanpitoon ja lähetetään tiedoksi ja tarkastettavaksi laskun hyväksyjälle, jolla on velvollisuus tarkastaa ja korjata laskussa mahdollisesti havaitut virheet ja puutteet.
9 3.3 Maksut Maksuista ja taksoista päätetään hallinto- ja johtosäännön mukaisesti. Laskutus on toimitettava heti, kun laskutusperuste on selvillä ja perintä on hoidettava tehokkaasti. Kaupungin maksuissa on huomioitava arvonlisäveroon 1.1.2013 alkaen mahdollisesti tulevat muutokset sekä jo aiemmin päätetyt ja vuoden 2013 alusta voimaan tulevat laskutussäännön tarkistukset. Kaupungin maksut tulee ohjata kaupungin pankkitileille ja kaupungin maksujen käsittelyssä sekä käteiskassojen hoidossa tulee noudattaa kaupunginhallituksen hyväksymää käteiskassaohjetta. Muutokset käteiskassaohjeisiin päättää konsernitalouden ja suunnittelun vastuualuepäällikkö. Pienimmän laskutettavan, palautettavan ja perintään lähtevän summan päättää konsernitalouden ja suunnittelun vastuualuepäällikkö. Osastonjohtajien päätökset poistetuista saatavista viedään toimielimeen tiedoksi vähintään kerran vuodessa. 3.4 Lainat ja sijoitukset Hallinto- ja johtosäännön mukaisesti kaupunginhallitus päättää talousarviolainan ottamisesta ja antolainoista valtuuston talousarviossa hyväksymän euromäärän rajoissa sekä vakuuden asettamisesta lainoille. Kaupungin sijoitusten tulee olla riittävästi hajautettuja eri sijoitusajan, välineen ja kohteen osalta. Rahastojen pääomia vastaavat rahavarat voidaan sijoittaa pitkäaikaisina sijoituksina. Sijoitusten kokonaismäärästä voi olla enintään kolmannes sijoitettuna osakkeisiin ja osakerahasto-osuuksiin. Kaupunginhallitus voi siirtää yksittäistä sijoitusta koskevaa toimintavaltaa muille toimielimille ja viranhaltijoille. Konsernitalouden ja suunnittelun vastuualuepäällikkö päättää kaupungin lyhytaikaisten kassavarojen sijoittamisesta. Pitkäaikaisista rahoitussijoituksista päättää kaupunginhallitus. Kaupunginhallitus päättää muusta rahoitustoimen hoidosta, johon liittyvää toimivaltaa kaupunginhallitus voi siirtää edelleen muille toimielimille ja viranhaltijoille. Lyhytaikaisen lainan, enimmäismäärältään 25 miljoonaa euroa, ottamisesta päättää konsernitalouden ja - suunnittelun vastuualueen päällikkö tai hänen sijaisensa. Korkosuojauksista, erikseen vallitseva korkotaso huomioon ottaen, päättää kaupunginjohtaja tai hänen määräämänsä siten, että kaupungin kokonaislainamäärän suojaustaso on vähintään 40 %. Lainan korkovaihtoehdosta päättää kaupunginjohtaja tai hänen määräämänsä. 3.5 Investoinnit Investointien sitovuudesta valtuusto on päättänyt talousarvion investointiosassa. Kaupunginhallituksella on oikeus päättää maaomaisuuden ja rakennusten hankinnasta tai luovutuksesta, mikäli hankinta- ja luovutushinta on enintään 2 miljoonaa euroa. Kaupungin liikelaitoksilla ja taseyksiköillä on oikeus päättää taseessaan olevan tarpeettoman irtaimen omaisuuden, maaomaisuuden ja rakennusten myynnistä, kun myyntihinta on enintään 2 miljoonaa euroa. Yli 2 miljoonan euron hankinnasta tai luovutuksesta päättää kaupunginvaltuusto. Investointihankkeesta (peruskorjaus, uudisrakennus tai niiden yhdistelmä) laaditaan aina tarveselvitys, jossa esitetään riittävässä laajuudessa toiminnan nykytila ja kehitysennuste, vaihtoehdot rakentamiselle, yhteistyömahdollisuudet ja niiden edullisuusvertailut, alustava kustannusarvio, rahoitusvaihtoehdot ja vaikutukset käyttötalouteen. Tilaajan toimielimen esittelijän tulee perustaa tarveselvitysryhmä, johon tulee kuulua edustaja palvelun tilaajan (esim. koulutuslautakunta), käyttäjän (esim. koulupalvelukeskus) ja hankkeen mahdollisen toteuttajan (esim. tilaliikelaitos) organisaatiosta. Valmis tarveselvitys tulee käsitellä siinä lautakunnassa tai toimielimessä, jonka toimintaa varten investointihanke toteutetaan. Asianomainen toimielin tekee myös
10 hankesuunnittelupäätöksen, jonka pohjalta hankesuunnitelman laadinta voidaan aloittaa. Mikäli tilat tarvitaan useamman toimielimen toimintoja varten, on vastuu selvityksen tekemisestä suurimman tilatarpeen omaavan toimielimen esittelijällä. Mikäli kyseessä on puhtaasti rakennuksen kunnossapitoon liittyvä vuosikorjaus, on vetovastuu tarvittavista selvityksistä tilaliikelaitoksella. Näissäkin tapauksissa on kuultava sekä käyttäjää että lopullisen vuokrankorotuksen maksavaa tilaajaa. Kun tarveselvitys on käsitelty toimielimessä (ks. edellä), käynnistetään investoinnista hankesuunnitelman laatiminen. Suunnitelman laatimisesta vastaa hankkeen toteuttaja (esim. tilaliikelaitos). Hankesuunnitteluryhmässä tulee olla edustajat myös hankkeen tilanneesta toimielimestä (esim. koulutuslautakunta) ja tiloja käyttävältä taholta (esim. koulupalvelukeskus). Hankesuunnitelmasta päättää se lautakunta, jonka toimialaa varten investointihanke toteutetaan (esim. koulutuslautakunta). Hankesuunnitelman liitteenä tulee esittää alustava vuokrasopimus. Investointihankkeen toteuttamispäätöksen tekee lautakunnan hyväksymän hankesuunnitelman perusteella se toimielin, jolle hankkeen investointimääräraha on myönnetty (esim. liikelaitoksen johtokunta). Tilaliikelaitoksen talonrakennushankkeiden valtionosuuden ja muun ulkopuolisen rahoituksen hakemisesta vastaa tilaliikelaitoksen johtaja toimielimen tarveselvitykseen ja hankesuunnitelmaan perustuen. Muiden hankkeiden osalta mahdollisen valtionosuuden ja muun ulkopuolisen rahoituksen hakemisesta vastaa hankesuunnitelman hyväksyneen toimielimen esittelijä. Investointihankkeen käynnistänyt toimielin (esim. koulutuslautakunta) vastaa investointiprosessista sen loppuunsaattamiseen saakka, joten hankkeen kannalta oleelliset hankesuunnitelman muutokset on aina saatettava viivytyksettä kirjallisesti perustellen toimielimen esittelijän tietoon ja toimielimen hyväksyttäväksi. Toimielimen (esim. koulutuslautakunta) esittelijä vastaa investointihankkeen valmistuttua siitä, että hankkeesta laaditaan toteutumisraportti, joka toimitetaan ao. toimielimelle tiedoksi. Toteutumisraportissa esitetään mm. toteutuneet kustannukset suhteessa kustannusarvioon, hankkeen toteutuminen suhteessa hankesuunnitelmaan sekä muut toteutuksen kannalta oleelliset asiat. 3.6 Tuet ja avustukset Kaupungin antaessa taloudellista tukea tai avustusta, tulee saajalta edellyttää asianmukaista selvitystä tuen tai avustuksen käyttämisestä. Niin ikään tulee huolehtia mahdollisuudesta toiminnan tarkastukseen sekä tuen tai avustuksen takaisinperintään, mikäli ilmenee, että edellytyksiä tuen tai avustuksen myöntämiseen ei ollut. Se mitä erityislaissa (mm. sosiaalilainsäädännössä) on tuesta tai avustuksesta sanottu on kuitenkin ensisijaisesti otettava huomioon. 3.7 Varastot Nykyisten varastojen lisäksi ei perusteta uusia varastoja. Osastonjohtaja vastaa siitä, että jokaiselle varastolle on vastuunalainen hoitaja, joka huolehtii materiaalin vastaanottamisesta, varastoinnista ja luovuttamisesta sekä varaston inventoinnista vähintään kerran vuodessa. Varastossa olevasta materiaalista on pidettävä ajan tasalla olevaa varastokirjanpitoa. Varastojen arvo on pidettävä mahdollisimman pienenä. 3.8 Tietohallinto Kaupunkikonsernin tietohallinto ja ICT -toimintoihin käytettävien henkilöresurssien, hankkeiden, investointien, määrärahojen ja sopimusten ohjauksesta vastaa tietohallintojohtaja. Järjestelmä ja ohjelmisto hankinnat toteutetaan yhdessä tietohallintoyksikön kanssa. Tietohallintoyksiköllä on vastuu kaupungin tietojärjestelmien ja ohjelmiston kokonaisuuden hallinnasta ja yhteensopivuudesta. Uusi tietohallintolaki velvoittaa kuntia käynnistämään kokonaisarkkitehtuurin suunnittelun yhtyeentoimivuuden varmistamiseksi.
11 4. Julkiset hankinnat ja irtaimen omaisuuden myyminen Julkiset hankinnat tulee pääsääntöisesti aina kilpailuttaa ja hankinnoissa sovellettujen menettelytapojen tulee olla osallistujia tasapuolisesti ja syrjimättömästi kohtelevia. Hankinnoissa on noudatettava julkisia hankintoja koskevaa lainsäädäntöä sekä kaupungin yleisiä hankintaohjeita ja pienhankintojen menettelytapaohjetta. Kaupunki pyrkii omilla hankinnoillaan edistämään yleisen innovaatiokyvyn kehittymistä ja toimivien palvelutuotantoverkostojen muodostamista. 4.1 Hankinnan valmistelu Erillishankinnan tullessa ajankohtaiseksi hankintayksikön (palvelun tai tavaran tilaaja) on otettava yhteys Hankintapalvelut -yksikköön hankintaprosessin käynnistämiseksi hyvissä ajoin ennen suunnitellun sopimuskauden alkua (n. 9 kk). Hankintayksiköiden on tehtävä ja annettava hankintapalvelut -yksikölle tiedoksi vuoden alussa tulevaa vuotta koskevan aikataulutetun hankintasuunnitelman, jossa huomioidaan tiedossa olevat hankintatarpeet. Hankinnan valmistelun yhteydessä tulee varmistaa, että hankintayksikkö on varautunut taloudellisesti hankinnan suorittamiseen. Lisäksi on varmistettava, että hankittavaksi suunniteltu tuote tai palvelu ei sisälly voimassa oleviin yhteishankintoihin (ks. Hankintapaikkaluettelo). Hankintayksiköt valmistelevat sekä kansallisen että EU-kynnysarvon ylittävien ja alittavien hankintojen alustavien tarjouspyyntöasiakirjojen sisällön tarvittaessa markkinakartoitusta ja teknistä vuoropuhelua hyödyntäen. Hankintapalvelut -yksikkö tukee ja neuvoo tarjouspyyntöasiakirjojen laatimisessa sekä kilpailuttaa erillishankinnat yhteistyössä hankintayksiköiden kanssa niiden tarpeiden mukaisesti. 4.2 Yhteishankinnat Hankintapalvelut -yksikkö määrittelee ja kilpailuttaa kaupungin, kaupungin konserniyhteisöjen ja koulutuskuntayhtymän yhteishankinnat. Hankintapalvelut -yksikkö käyttää kilpailuttamisessa apuna yhteishankintojen loppukäyttäjien hankinnan sisältöön kohdistuvaa osaamista. Voimassa olevaa yhteishankintojen hankintapaikkaluetteloa on aina noudatettava. 4.3 Erillishankinnat Hankintayksiköt kilpailuttavat omat erillishankintansa Hankintapalvelut -yksikön opastuksella. Hankintayksikkö vastaa aina viime kädessä tekemästään erillishankinnasta. Erillishankintoihin liittyvistä suorahankinnoista tulee olla aina yhteydessä Hankintapalvelut -yksikköön. 4.4 Toimivalta hankinta- ja optiopäätöksissä Tavaroiden ja palveluiden yhteishankinnoista ja niiden suorittamisesta yhteishankintamenettelynä sekä niihin liittyvien optioiden käyttämisestä päättää hankintapäällikkö ja hankintapäällikön estyneenä ollessa hankintapäällikön sijainen. Hankintarenkaaseen tai yhteishankintayksikön kilpailuttamaan hankintasopimukseen yli 1.000.000 euron arvoisen yhteishankinnan osalta liittymisestä päättää kaupunginhallitus. Alle 1.000.000 euron arvoisen yhteishankinnan osalta liittymisestä päättää hankintapäällikkö. Hankintayksikkö päättää aina toimialansa erillishankinnasta sekä siihen liittyvän option käyttämisestä. Hankinnassa, jonka kokonaisarvo ylittää 500.000 euroa, tarjouspyynnön hyväksyy hankintayksikön toimielin, ellei toimielin ole delegoinut tarjouspyynnön hyväksymisvaltuutta. Hankintayksikön osastonjohtaja päättää erillishankinnasta, jonka kokonaisarvo on enintään 500.000 euroa. Ennen erillishankintojen osalta hankintarenkaaseen tai yhteishankintayksikön kilpailuttamaan hankintasopimukseen liittymisestä on neuvoteltava hankintapäällikön kanssa.
12 Liittymisestä päättää asianomaisen hankintayksikön toimielin tai osastonjohtaja edellä mainittujen toimivaltarajojen puitteissa. Hankintarenkaaseen tai yhteishankintamenettelyyn liittyminen on annettava tiedoksi Hankintapalvelut -yksikölle. Kaupungin hallinnoimissa projektien erillishankinnoissa noudatetaan yllä mainittuja toimivaltarajoja. 4.5 Hankintaoikaisut ja markkinaoikeudelle annettavat vastineet Hankintaoikaisuviranomainen on hankintapäätöksen allekirjoittanut viranhaltija tai toimielin. Markkinaoikeusvalitusten osalta hankintayksikön tulee sopia yhteistyöstä lakiasiainyksikön kanssa. Markkinaoikeudelle annettavat vastineet laatii ja allekirjoittaa kaupunginlakimies. 4.6 Hankintojen keskeyttäminen Yhteishankinnat keskeyttää hankintapäällikkö ja hankintapäällikön estyneenä ollessa hankintapäällikön sijainen erillisellä, hankintapäätökseen verrattavalla keskeyttämispäätöksellä. Erillishankinnan keskeyttää hankintayksikkö erillisellä, hankintapäätökseen verrattavalla keskeyttämispäätöksellä toimivaltarajojen puitteissa. 4.7 Sopimuksen laatiminen Yhteishankintojen osalta hankintasopimukset laatii Hankintapalvelut -yksikkö ja allekirjoittaa hankintapäällikkö. Hankintapäällikön ollessa esteellinen hankintasopimukset allekirjoittaa hankintapäällikön sijainen. Hankintasopimuksen erillishankinnoista laatii ja allekirjoittaa hankintayksikkö. Hankintapalvelut -yksikkö ja lakiasiainyksikkö avustavat hankintasopimuksen laatimisessa ja sopimusneuvotteluissa tarpeen vaatiessa. 4.8 Irtaimen omaisuuden myyminen ja vastikkeeton luovuttaminen Päätösvalta irtaimen omaisuuden myymisessä tai vastikkeettomasta luovuttamisesta on ao. toimialan toimielimellä, jolla on oikeus delegoida päätösvaltaansa alaiselleen viranhaltijalle tai työntekijälle. 4.9 Vuokratilat Hallinto- ja johtosäännön mukaisesti tilaliikelaitos kunnallisena liikelaitoksena vastaa kaikkien kaupungin omistuksessa tai hallinnassa olevien rakennettujen kiinteistöjen ja toimitilojen vuokrauksesta kaupungille ja edelleen kaupungin eri toimintojen käyttöön. Vuokraustilanteessa/vuokrasopimuksia uudistettaessa tulee arvioida vuokramarkkinoilla olevat mahdollisuudet ja tarjonta.
13 5. Sisäinen valvonta ja riskien hallinta sekä varautuminen 5.1. Sisäinen valvonta Kuntalaki edellyttää 1.1.2013 alkavalta tilikaudelta lähtien kunnan toimintakertomukseen tietoja sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestämisestä sekä tietoa keskeisistä johtopäätöksistä. Kaupunginhallitus on 8.12.2008 471 antanut Sisäisen valvonnan ohjeet. Valvontatehtävistä kaupunkikonsernissa vastaa sisäinen tarkastaja. Esimiehet vastaavat jatkuvasta valvonnasta omissa toimintaprosesseissaan. Lautakuntien esittelijät, tuotanto-osastojen osastonjohtajat sekä liikelaitosten ja konserniyhtiöiden toimitusjohtajat vastaavat sisäisen valvonnan järjestämisestä johtamansa toiminnan osalta. 5.2. Riskien hallinta Uudistunut kuntalaki edellyttää kunnalta myös riskienhallinnan varmentamista. Rovaniemen kaupunginvaltuuston 10.10.2011 85 hyväksymässä kaupungin riskienhallintapolitiikassa määritellään kaupungin riskienhallinnan tavoitteet ja periaatteet. Kaupunginhallitus on 22.10.2012 409 hyväksynyt Rovaniemen kaupungin riskienhallinnan yleisohjeen, jossa määritellään yksityiskohtaisemmin riskienhallinnan organisointi, tehtävät, käsitteet, liittyminen muihin toimintoihin ja toimintaohjeet tulosyksiköiden riskienhallintasuunnitelmien laatimiseen. Kaupungin keskitetyistä vakuutuksista vastaa kaupungin lakiasiainyksikkö, joka antaa tarvittavat ohjeet vakuutusturvan järjestämiseksi. Enintään 20 000 euron suuruisesta vahingonkorvauksen myöntämisestä ja/tai henkilöstönvahingonkorvausvastuusta päättää kaupunginjohtaja tai hänen määräämänsä. 5.3. Varautuminen Valmiuslain mukaan kunnan tulee valmiussuunnitelmin ja poikkeusoloissa tapahtuvan toiminnan etukäteisvalmisteluin sekä muilla toimenpiteillä varmistaa tehtäviensä mahdollisimman hyvä hoitaminen myös poikkeusoloissa. Kaupunginvaltuusto on 18.12.2006 108 hyväksynyt kaupungin poikkeusolojen johtosäännön. Johtosäännöllä määritellään miten kaupungin poikkeusolojen johtaminen ja valmiussuunnittelu toteutetaan yhteiskunnan häiriö-, erityis- ja poikkeusoloissa. Kaupunginhallitus on 11.2.2008 hyväksynyt kaupungin valmiusohjeen, jolla ohjeistetaan yksityiskohtaisemmin miten valmiussuunnitelmat tulee laatia.