Raportti 1 (10) Liikenneviraston toimialariippumattomien icttehtävien toimintosiirtoprojektin loppuraportti 1.0
Raportti 2 (10) MUUTOSHISTORIA Versio Päiväys Laatija Muutoksen kuvaus 0.1 3.11.2014 Teija Uusitalo Luonnos 0.2 10.12.2014 Teija Uusitalo Projektiryhmän kommentit otettu huomioon 1.0 16.12.2014 Teija Uusitalo Hyväksytty ohjausryhmän kokouksessa, ohjausryhmän kommentit huomioitu Sisällysluettelo 1 Projektin tausta ja lähtökohdat... 3 2 Tavoite ja sen toteutuminen... 3 3 Projektin aikataulun, työmäärien ja kustannusten suunnitelma ja toteutuminen... 4 3.1 Aikataulu... 4 3.2 Työmäärä... 4 3.3 Kustannukset... 5 4 Projektihallinnon kuvaus... 5 4.1 Ohjausryhmä... 5 4.2 Projektiryhmä... 6 4.3 Asiantuntijaryhmät... 6 5 Laadunvarmistus... 7 6 Riskienhallinta... 7 7 Saadut kokemukset ja opit sekä jatkotoimet... 8 7.1 Projektikyselyn tulokset... 8 7.2 Projektikyselyn tulosten analysointi... 8 8 Projektin päättäminen ja arkistointi... 9
Raportti 3 (10) Loppuraportti 1 Projektin tausta ja lähtökohdat 2 Tavoite ja sen toteutuminen Valtiovarainministeriö asetti 16.5.2012 valtionhallinnon toimialariippumattomien tieto- ja viestintäteknisten tehtävien (ICT) kokoamishankkeen (TORI-hanke). Hankkeen toimikausi on 7.5.2012 31.12.2014. Hankkeen tehtävänä ovat sekä valtion ICT-palvelukeskusten että valtion virastojen ja laitosten toimialariippumattomien ICT-tehtävien yhteen kokoaminen. Pääosan näistä tehtävistä muodostavat perustietotekniikkaan liittyvät tehtävät. n toimintaa ohjaava lainsäädäntö hyväksyttiin Eduskunnassa joulukuussa 2013 ja Valtorin toimintaa säätelevä asetus annettiin 20.2.2014. Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorin toiminta käynnistyi 1.3.2014. ICT-toimintasiirrot toteutetaan asiakaskohtaisissa siirtoprojekteissa. Ensimmäiset tehtävien siirrot Valtoriin toteutettiin 1.3.2014. Tämä loppuraportti kuvaa Liikenneviraston toimialariippumattomien icttehtävien toimintosiirtoprojektin. Projektin asettamispäätös allekirjoitettiin 16.6.2014. Asettamispäätös on arkistoitu VM:n Hareen. Projektin tavoitteena oli toteuttaa Asiakkaan toimialariippumattomien icttehtävien siirto lle suunnitellussa aikataulussa ja suunniteluilla kustannuksilla siten, että Asiakkaan ict-palveluiden ja -tehtävien laatutaso ei heikkene siirron aikana tai sen jälkeen siirtoprosessin as is -vaiheen aikana. Projekti toteutti siirron suunnitellussa kokonaisaikataulussa, kuitenkin niin, että kartoitusvaihe venyi suunniteltua pidemmäksi, ja määrittelyvaihe ja siirtovaihe tehtiin samanaikaisesti. Valtoriin tehtävän siirron ulkopuolelle rajattiin Liikenneviraston meri-, rata- ja tieliikenteen ohjausjärjestelmiin liittyvät perustietotekniikkapalvelut, kunnes liikenteenohjausjärjestelmän uudistamishankkeessa nykyiset hajautetut järjestelmät on saatu yhdistettyä. Perusteluna päätökselle oli valtion yhteisten tieto- ja viestintäteknisten palvelujen järjestämisestä annetun lain 3 1 momentissa mainittu tietohallintoon liittyvien yhtenäisen toiminnan kannalta tarpeellisten toimenpiteiden sekä tieto- ja viestintäteknisten palvelujen yhteentoimivuuden turvaaminen liikenteen ohjausjärjestelmien uusimishankkeen aikana. Rajausesitys käsiteltiin projektin ohjausryhmässä ja TORI- hankkeen ohjausryhmässä. Valtiovarainministeriö ja Liikenne- ja viestintäministeriö olivat rajauksesta yksimielisiä. Lisäksi kuultiin Valtorin asiakasneuvottelukuntaa. Valtiovarainministeriö teki päätöksen rajauksesta Liikenneviraston TORI-
Raportti 4 (10) ohjausryhmän esittämässä muodossa 13.10.2014. Rajauspäätös sisällytettiin valtioneuvoston päätökseen (23.10.2014) liikenneviraston siirrosta. Projektissa ennen vastuunvaihtoa tehty asiakastyytyväisyyskyselyn tulos oli 3,5 pistettä asteikolla 5 (erinomainen) 1 (heikko). Projektin jälkeen seurataan asiakastyytyväisyyttä uusimalla as is -vaiheen lopussa kysely. 3 Projektin aikataulun, työmäärien ja kustannusten suunnitelma ja toteutuminen 3.1 Aikataulu Projektin vaiheiden suunnitellut ja toteutuneet valmistumispäivät on kuvattu alla. Vaihe Lopputulos Suunniteltu valmistuminen Ohjausryhmän hyväksyminen 1. Käynnistysvaihe 12.6.2014 Alustava projektisuunnitelma 12.6.2014 2. Kartoitusvaihe 25.8.2014 Siirrettävät kohteet 18.9.2014 3. Määrittelyvaihe 18.9.2014 Siirtosopimus 8.10.2014 4. Siirtovaihe 8.10.2014 Palvelusopimus ja siirtolupa 5. Ylimenovaihe 16.12.2014 Loppuraportti, projektin hyväksymiskriteerit 8.10.2014 16.12.2014 3.2 Työmäärä Suunniteltu työmäärä sekä toteutunut työmäärä on kuvattu alla: Organisaatio Suunniteltu Toteutunut työmäärä työmäärä Asiakas 138,3 htp 210 htp Valtori 51,8 htp 42 htp Yhteensä 190,1 htp 262 htp
Raportti 5 (10) 3.3 Kustannukset Liikenneviraston työmäärän ylitys johtui pääasiassa rajausesityksen tekemiseen ja käsittelyyn käytetystä ajasta. TORI-hankkeessa ei ollut valmiina prosessia siirtoprojektien rajausten käsittelyyn, mikä hidasti päätöksen saamista rajauksesta. Liikenneviraston projektin aikana prosessi luotiin TORI-hankkeessa. Suunnitellut kustannukset ja toteutuneet kustannukset on kuvattu alla: Kustannuslaji Asiakkaan henkilötyökustannus (299 /htp) Valtorin henkilötyökustannus (719 /htp) Suunnitellut kustannukset Toteutuneet kustannukset 41 352 62 790 37 243 30 198 Matkustuskustannukset - - Laitteisto- ja tietoliikennekulut Viestintä ja tapahtumakulut Konsultointi ja muut ulkopuoliset palvelut - - - - - - Yhteensä 78 595 92 988 4 Projektihallinnon kuvaus 4.1 Ohjausryhmä Projektiorganisaatio muodostui ohjausryhmästä, projektiryhmästä sekä asiantuntijaryhmistä. Ohjausryhmän puheenjohtajana toimi johtaja Jan Juslén, Liikennevirasto Ohjausryhmän jäsenet olivat Sari-Anne Hannula, Valtori, kehitysjohtaja Teija Uusitalo, Valtori, projektipäällikkö Esko Hätälä, Liikennevirasto, projektipäällikkö Hannu Mäkikangas, Liikennevirasto, hallintojohtaja Tapio Salakari, Liikennevirasto, henkilöstönedustaja Timo Saastamoinen, VM, hankepäällikkö
Raportti 6 (10) 4.2 Projektiryhmä Ohjausryhmä kokoontui 5 kertaa: 12.6.2014, 25.8.2014, 18.9.2014, 8.10.2014 ja 16.12.2014. Projektiryhmän puheenjohtajana toimi Valtorin nimeämä projektipäällikkö Teija Uusitalo. Projektiryhmän jäsenet olivat Esko Hätälä, Liikennevirasto, projektipäällikkö, projektin veto, resursointi ja taustaselvitykset Tuuli Ojamo, Liikennevirasto, projektipäällikön varahenkilö ja taustaselvitykset Tapio Salakari, Liikennevirasto, projektipäällikön varahenkilö ja taustaselvitykset Virpi Kangasniemi, Liikennevirasto, ryhmän jäsen, laki ja sopimusasiat Päivi Lundahl, Liikennevirasto, ryhmän jäsen, tila-asiat Armi Kerman, Liikennevirasto, ryhmän jäsen, henkilöstöasiat Tarja Malve, Valtori, ryhmän jäsen, henkilöstöasiat Risto-Matti Helminen, Valtori, ryhmän jäsen, asiakkuudenhallinta Tanja Linnonmaa, Valtori, ryhmän jäsen, palvelut 4.3 Asiantuntijaryhmät Henkilöstöryhmä Henkilöstöryhmän jäsenet olivat Tarja Malve, Valtori, ryhmän vetäjä Armi Kerman, Liikennevirasto, ryhmän vetäjä Liikennevirastossa Esko Hätälä, Liikennevirasto, ryhmän jäsen Tuuli Ojamo, Liikennevirasto, ryhmän jäsen Tapio Salakari, Liikennevirasto, ryhmän jäsen Kalevi Mäkelä, Liikennevirasto, ryhmän jäsen Teija Uusitalo, Valtori, ryhmän jäsen Palveluryhmä Palveluryhmän jäsenet olivat Tanja Linnonmaa, Valtori, ryhmän vetäjä Tuuli Ojamo, Liikennevirasto, ryhmän vetäjä Liikennevirastossa ja selvitysten kokoaminen Esko Hätälä, Liikennevirasto/ryhmän jäsen ja Livi-ryhmän vetäjän varahenkilö, selvitysten kokoaminen Tapio Salakari, Liikennevirasto, ryhmän jäsen, selvitysten kokoaminen
Raportti 7 (10) Jarmo Purkunen, Liikennevirasto, ryhmän jäsen, teknologia ja käyttöpalvelu Niklas Fieandt, Liikennevirasto, ryhmän jäsen, päätelaitteet ja viestintäratkaisut Samu Mutikainen, Liikennevirasto, ryhmän jäsen, teknologia ja järjestelmät Marika Ojanen, Liikennevirasto, ryhmän jäsen, sopimukset Ari Rauhanen, Liikennevirasto, ryhmän jäsen, tietoliikenne Jyrki Immonen Liikennevirasto, ryhmän jäsen, käyttövaltuus- ja pääsynhallinta Jari Lönn, Liikennevirasto, ryhmän jäsen, lisenssit Paul Kinnunen, Liikennevirasto, ryhmän jäsen, tietoturva-asiat Teija Uusitalo, Valtori, ryhmän jäsen, projektipäällikkö 5 Laadunvarmistus 6 Riskienhallinta Projektin laadunvarmistus on kiteytetty hyväksymiskriteereihin, jotka on hyväksytty projektin ohjausryhmässä Toteutuminen: - Kaikki projektin tuotokset on hyväksytty - Projektisuunnitelman mukaiset tehtävät on suoritettu - TORI-tehtävät ovat siirtyneet Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorille - Palvelut ja laskutus toimivat palvelusopimuksen mukaisesti - Asiakas toimii määritellyn toimintamallin mukaisesti - Ohjausryhmä on hyväksynyt projektisuunnitelman, DDkartoituksen, siirtosopimuksen ja siihen liittyvän muutospöytäkirjan, turvallisuussopimuksen, palvelusopimuksen sekä siihen liittyvän muutospöytäkirjan ja loppuraportin - Projekti on suorittanut projektisuunnitelman mukaiset tehtävät - TORI-tehtävät ovat siirtyneet Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskukselle pois lukien liikenteenohjausjärjestelmiin liittyvät TORI-tehtävät, joiden rajaamisesta tehtiin erillinen päätös valtiovarainministeriössä 13.10.2014 - Palvelut ja laskutus toimivat palvelusopimuksen mukaisesti - Asiakas toimii määritellyn toimintamallin mukaisesti Projektin alussa top 5 -riskit olivat 1) Projektin resursointi epäonnistuu
Raportti 8 (10) 2) Osapuolten päätökset viivästyvät 3) Siirtymävaiheen vastuunjako on epäselvä 4) Valtorin palvelutuotannon laatu ei pysy siirron jälkeen samalla tasolla kuin aiemmin 5) Asiakkaan henkilöiden sitoutuminen Valtori-siirtoon Riskien todennäköisyys ja vakavuus arvioitiin asteikolla 1-5. Riski 1. Projektin resursointi epäonnistuu Ohjausryhmä 12.6.2014: Todennäköisyys 2, vakavuus 3 Ei muutoksia arviointiin projektin aikana Riski 2. Osapuolten päätökset viivästyvät Ohjausryhmä 12.6.2014: Todennäköisyys 3, vakavuus 5 Ohjausryhmä 8.10.2014:Todennäköisyys 2, vakavuus 5 Riski 3. Siirtymävaiheen vastuunjako on epäselvä Ohjausryhmä 12.6.2014: Todennäköisyys 5, vakavuus 5 Ohjausryhmä 25.8.2014:Todennäköisyys 4, vakavuus 5 Riski 4. Valtorin palvelutuotannon laatu ei pysy siirron jälkeen samalla tasolla kuin aiemmin Ohjausryhmä 12.6.2014: Todennäköisyys 4, vakavuus 5 Ohjausryhmä 18.9.2014:Todennäköisyys 2, vakavuus 5 Riski 5. Asiakkaan henkilöiden sitoutuminen Valtori-siirtoon Ohjausryhmä 12.6.2014: Todennäköisyys 2, vakavuus 4 Ei muutoksia arviointiin projektin aikana Uusi riski 6. Projektin aikataulu ei pidä Ohjausryhmä 25.8.2014: Todennäköisyys 4, vakavuus 2 Ohjausryhmä 8.10.2014: Todennäköisyys 3, vakavuus 2 Uusi riski 7. Laskutusprosessia ei saada toimimaan siirron jälkeen Ohjausryhmä 18.9.2014: Todennäköisyys 3, vakavuus 3 Ei muutoksia projektin aikana Uusi riski 8. Sopimuksista ei päästä yhteisymmärrykseen Ohjausryhmä 18.9.2014: Todennäköisyys 3, vakavuus 4 Ohjausryhmä 8.10.2014: Todennäköisyys 2, vakavuus 4 7 Saadut kokemukset ja opit sekä jatkotoimet 7.1 Projektikyselyn tulokset Marraskuussa 2014 vastuunvaihdon jälkeen tehtiin projektityytyväisyyskysely. Tyytyväisyyskysely lähetettiin kaikille projektin jäsenille (23 kpl). Vastaajia oli 12 eli vastausprosentti oli 52 %.
Raportti 9 (10) 7.2 Projektikyselyn tulosten analysointi Kyselyssä saatiin seuraavat tulokset asteikolla 5 (erinomainen) 1 (heikko): Ohjausryhmän työskentely, arvosana 3,46 Projektiryhmän työskentely, arvosana 3,56 Palveluryhmän työskentely, arvosana 3,68 Henkilöstöryhmän työskentely, arvosana 3,5 TORI-projektipäällikön työskentely, arvosana 3,6 Projektin läpivienti, arvosana 3,21 Projektin lopputulokset, arvosana 2,94 Projektin onnistuminen kokonaisuutena, arvosana 3,33 Kyselyn tuloksissa näkyy erityisesti rajausesityksen päätöksen saaminen projektin kannalta myöhäisessä vaiheessa, ohjeistojen puuttuminen tai epäselvyys, täytettävien lomakkeiden runsaus ja niissä olevien tietojen päällekkäisyys sekä palvelu- ja turvallisuussopimukset, joissa koettiin olevan paljon parantamisen varaa. Liikennevirasto toi esille projektin rajaustarpeen selkeänä esityksenä jo projektin alussa, mutta sen käsittely vei useita kuukausia eikä projekti pystynyt edistämään tehtäviään suunnitelman mukaisesti sen aikana. Prosessia rajausesitysten käsittelylle ei ollut olemassa vielä projektin alussa, joten se kehitettiintori-hankkeessa tämän projektin tarpeista lähtien. Projektin työtä hankaloitti ja hidasti täytettävien lomakkeiden laajuus ja monimutkaisuus. Erityisesti DD-lomakkeeseen olisi hyvä olla malliksi täytetty lomake, mukaan lukien lista toimittajasopimuksista, joiden tyyppiset sopimukset ovat Valtorille siirtyviä. Henkilöstön tietoja koottiin useille eri lomakkeille, joissa tiedot ovat osin päällekkäisiä. Niitä olisi syytä yhdistää tietojen kokoamisen helpottamiseksi. Palvelu- ja turvallisuussopimuksissa koettiin olevan paljon parantamisen varaa. Sopimusten tekemisen yhteydessä, samoin kuin rajausesityksen käsittelyssä, olisi Valtorin pitänyt enemmän kuunnella asiakasta ja asiakkaan huolia. Se olisi auttanut poistamaan epävarmuutta tulevasta yhteistyöstä Valtorin kanssa. TORI-laki on useimmille henkilöille projekteissa vieras ja olisi syytä käydä jo projektin alussa läpi lain sisältö ja tarkoitus. Usein kysyttyä palsta koettiin hyväksi tavaksi tutustua toimintosiirtoa koskeviin asioihin. Projektin koettiin onnistuneen huolimatta edellä kerrotuista asioista. 8 Projektin päättäminen ja arkistointi Ohjausryhmä päättää projektin hyväksymällä tämän loppuraportin.
Raportti 10 (10) Projektin ohjausryhmien pöytäkirjat ilman liitteitä on ohjausryhmän päätöksellä tallennettu Hareen. Muu aineisto on tallennettu vyviin. Hyväksytty ohjausryhmässä JULKAISTU Haressa 16.12.2014