Grundtvig-ohjelman valmistelevat vierailut ja kontaktiseminaarit Hakuohje 2010

5.2.2010 5.2.2010 Grundtvig-ohjelman valmistelevat vierailut ja kontaktiseminaarit Hakuohje 2010 Tämän hakuohjeen tarkoituksena on auttaa hakijoita hakulomakkeen täyttämisessä. Tutustu ensin Grundtvig-ohjelman tavoitteisiin ja kohderyhmiin CIMOn sivuilla www.cimo.fi/grundtvig ja varmistu hakukelpoisuudestasi ja vierailun sopivuudesta Grundtvig-ohjelmaan! Valmistelevan vierailun apurahaa voi hakea hankkeen suunnittelukokoukseen tai kontaktiseminaariin osallistumiseen. Suunniteltava hanke voi olla oppimiskumppanuus, senioreiden vapaaehtoistyöprojekti, monenvälinen hanke, verkosto tai täydentävä toimenpide. I Hakuajat Valmistelevien vierailujen hakuaika on jatkuva. Hakemus tulee jättää CIMOon viimeistään 2 kuukautta ennen suunniteltua vierailua (postileiman päivämäärä). Vain määräaikaan mennessä postitetut hakemukset hyväksytään. Kansallisten toimistojen järjestämistä kontaktiseminaareista ja näiden hakuajoista ilmoitetaan erikseen CIMOn verkkopalvelussa www.cimo.fi/grundtvig Ajankohtaista sekä CIMOn aikuiskoulutuksen Aili-sähköpostilistalla. II Hakulomake Vuonna 2010 on käytössä sähköinen hakulomake, joka on yhteinen Comenius- ja Leonardo da Vinci -ohjelmien kanssa. Hakulomake vaatii toimiakseen Adobe Reader ohjelman version 8.1 tai uudemman. Hakulomake on englanninkielinen. Lomakkeen voi täyttää suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi. TALLENNA LOMAKE omalle koneellesi ennen kuin alat täyttää sitä. Internetselain kannattaa sulkea ja avata lomake omalta koneelta paikasta, johon olet tallentanut sen. Lomaketta ei tarvitse täyttää yhdellä kertaa, vaan voit palata tallentamaasi lomakkeeseen myöhemminkin. Hakulomaketta voi täyttää off-line-tilassa, mutta sen sähköinen lähettäminen vaatii internetyhteyden. Hakulomakkeen tiedot tallennetaan tavalliseen tapaan File/Save. Aloita lomakkeen täyttäminen sen alusta ja etene järjestyksessä. Hakulomake on dynaaminen lomake, jonka kysymykset muotoutuvat sen mukaan, mitä vastausvaihtoehtoja olet valinnut edellisissä kysymyksissä. Vastaa hakulomakkeen kaikkiin kysymyksiin, jotka koskevat hakemaasi vierailua. Huomioi, että avoimissa kysymyksissä on eri vaihtoehtoja riippuen siitä, koskeeko hakemus valmistelevaa vierailua vai kontaktiseminaaria. Hakulomakkeessa on pakollisia kenttiä, jotka tulee aina täyttää. Pakolliset kentät on merkitty punaisella reunuksella. Lomakkeen lähettäminen ei onnistu, jos joku pakollisista kentistä on

2 (8) täyttämättä. Jos kyseistä tietoa ei ole saatavilla, kirjoita kenttään N/A (not applicable) tai tietoa ei saatavilla. Harmaisiin kenttiin ei ole mahdollista kirjoittaa, vaan tiedot siirtyvät niihin automaattisesti lomakkeen muista kohdista. Sähköisen hakulomakkeen täyttämiseen ja lähettämiseen on lisäksi erillinen englanninkielinen (tekninen) ohje (LLP Application eforms 2010: Applicant s Guide), joka löytyy CIMOn verkkopalvelusta osoitteesta www.cimo.fi/grundtvig Grundtvig-lomakkeet. III Hakemuksen täyttäminen kohta kohdalta B. Submission B.1. Context: - Sub-programme: Valitse Grundtvig Type of visit: Valitse vierailun tyyppi joko preparatory visit tai contact seminar. Tämän kohdan valinta vaikuttaa budjettitaulukon (kohta H. Budget) riveihin. - Target action: Valitse hanketyyppi, jota olet valmistelemassa. Jos olet valmistelemassa samalla vierailulla useampaa hanketyyppiä, niin valitse tähän se hanketyyppi, johon on tarkoitus käyttää eniten aikaa vierailun aikana. B.2. Project identifiers: Organisaation nimi kopioituu tähän automaattisesti C.1.1.-kohdan täyttämisen jälkeen. B.3. National Agency: - Identification: valitse FI1 CIMO C. Actors identification C.1. Applicant organisation Organisation: Tässä kohdassa kysytään tietoja erilaisia tilastoja varten. Valitse riippuvalikosta koodi, joka kuvaa lähinnä omaa organisaatiotasi. - Full legal name (national language): Käytä tässä kohdassa organisaation suomen- tai ruotsinkielistä nimeä ja laita halutessasi sulkujen sisään englanninkielinen nimi - Full legal name (latin characters): Organisaation suomenkielinen nimi sellaisessa muodossa, että siinä että siinä ei ole skandeja, heittomerkkejä tai muita ylimääräisiä väkäsiä tai erikoismerkkejä. Korvaa esim. ö-, ä- å-, ü-, é-, à- kirjaimet o-, a-, u-, e- kirjaimina. - Erasmus ID code/national ID: kenttä jätetään tyhjäksi - Commercial orientation: For profit/not for profit: Voittoa tuottava/voittoa tuottamaton organisaatio - Legal status: public/private: Organisaatio on julkinen silloin, kun sen rahoituksesta yli 50 %:a tulee julkisista lähteistä, kuten esim. valtiolta tai kunnilta. - Economic sector: Oppilaitostasot löytyvät valikosta kohdasta P lähtien Contact person: yleensä henkilö, joka on vierailun (pää)osallistuja - Is the contact person also the main participant (participant 1)? Jos vastaat YES, tiedot kopioituvat automaattisesti Participant 1 kohtaan.

3 (8) Person authorised to sign the grant agreement: tarkoittaa organisaation johtajaa, rehtoria tai muuta vastaavaa henkilöä, joka toimii hakemuksen ja mahdollisen hankesopimuksen allekirjoittajana. Background/experience - Syötä tähän kohtaan organisaationne EU-rahoitteiset (esim. Grundtvig, Comenius, Leonardo da Vinci, ESR, jne.) hankkeet, jotka ovat olleet käynnissä viimeisen viiden vuoden aikana. Jos organisaatioillanne on paljon EU-hankkeita, mainitse tässä kohdassa 4-5 tärkeimmän hankkeen tiedot ja laita täydellisempi hankelista postitse lähetettävän hakemuksen liitteeksi. - Kenttien pituuksissa on rajoituksia, joten syötä kenttiin oleellisimmat tiedot hankkeen nimestä tai numerosta. - rivejä saa lisättyä/poistettua painamalla +/- C.2. Host organisation Organisation: - Full legal name (national language): Vastaanottavan organisaation nimi englanniksi ja/tai paikallisella kielellä - Full legal name (latin characters): Vastaanottavan organisaation nimi sellaisessa muodossa, että siinä että siinä ei ole skandeja, heittomerkkejä tai muita ylimääräisiä väkäsiä tai erikoismerkkejä. Korvaa esim. ö-, ä- å-, ü-, é-, à- kirjaimet o-, a-, u-, e- kirjaimina. - Huom! Kontaktiseminaareissa vastaanottavaksi organisaatioksi laitetaan kyseisen maan kansallinen toimisto. Jos täydellisiä yhteystietoja ei ole saatavilla, täytä pakollisiin kenttiin n/a. - Jos tarkoituksena on vierailla kahdessa eri kohteessa samalla matkalla, voi toisen partnerin tiedot lisätä painamalla Add host. Tällöin lomake lisää G.1.-kohtaan rivit kummallekin kohdemaalle erikseen. - C.3. Participants Participant 1: täytetään pääosallistujan tiedot - jos osallistuja on sama kuin contact person, kopioituvat tiedot automaattisesti - jos tukea haetaan kahdelle henkilölle, pääsee toisen henkilön tiedot lisäämään Add participant painikkeella - Huom! Kontaktiseminaareihin ei myönnetä tukea useammalle kuin yhdelle henkilölle samasta organisaatiosta. Participant 2: Description - Jos organisaatiostasi haetaan tukea kahdelle henkilölle, hakemuksessa on oleellista kertoa, mikä on molempien henkilöiden rooli ja/tai työnjako valmistelevalla vierailulla ja/tai hanketta suunniteltaessa. Background/experience of participant no. 1/no.2: Tässä kohdassa tulee kertoa lyhyesti vierailulle lähtevien työkokemuksesta, taustasta ja nykyisistä tehtävistä. CV:n liittäminen hakemukseen ei ole pakollista, eikä sen puuttuminen vaikuta oleellisesti hakemuksen arviointiin. Valmistelevien vierailujen avulla halutaan kannustaa myös uusia toimijoita mukaan ohjelmaan. D. Project description - Kysymyksiin vastataan sen mukaan, haetaanko tukea valmistelevaan vierailuun vai kontaktiseminaariin.

4 (8) - Project objectives and strategy: Kerro vierailun aikana suunniteltavasta hankkeesta tai hankeideasta ja siitä, miten se liittyy oman organisaation tavoitteisiin. Hakemukseen voi halutessaan liittää tarkemman hankeideakuvauksen. - Jos haet kontaktiseminaariin, kerro tavoitteistasi seminaarin suhteen ja mahdollisesta hankeideasta, johon organisaatiosi etsii kumppaneita. Tuo esiin myös sitä, miten hanke liittyy oman organisaatiosi toimintaan. F. Project implementation - Workplan and tasks: Kuvaile vierailun sisältö ja tavoitteet sekä laita hakemuksen liitteeksi vierailun alustava ohjelma/aikataulu. Ota myös matkustusaikataulu huomioon. Kerro myös, osallistuuko vierailulle muita partneriorganisaatioita omasi ja vastaanottavan organisaation lisäksi. - Kontaktiseminaarien osalta riittää seminaarin nimi ja ohjelma. D. Project description ja F. Project implementation ovat hakemuksen tärkeimmät osat ja niihin on syytä paneutua huolella. Hakemusten arvioinnissa kiinnitetään erityistä huomiota siihen, että vierailulla on selkeät tavoitteet ja ohjelma, ja että se liittyy Grundtvig-ohjelman uusien hankkeiden suunnitteluun ja valmisteluun. Hakijaorganisaation tulee olla aikuiskoulutusta tarjoava organisaatio ja suunnitellun hankkeen tulee sijoittua aikuiskoulutuskentälle. Ole mahdollisimman täsmällinen vastauksissasi. Vain hakulomakkeessa annetut tiedot voidaan huomioida, joten älä pidä mitään tietoa itsestäänselvyytenä. G. Participants and activity tables - Mobilities: taulukkoon täytetään kohdemaa, kaupunki, matkan alkamispäivä ja kesto. - Duration tarkoittaa päivien (ei yöpymisten) määrää matkustuspäivät mukaan lukien. Maksimikesto on 5 päivää. H. Budget Tukikelpoisia kuluja ovat: - edestakaiset matkakustannukset hakijan kotipaikkakunnalta vierailupaikkakunnalle halvimman matkustusvaihtoehdon mukaan - majoitus- ja elinkustannukset (ks. maakohtaisen oleskelukorvauksen määrä tämän hakuohjeen lopussa olevasta liitteestä) - kontaktiseminaarimaksu (kattaa majoitus- ja elinkustannukset, joihin ei tällöin myönnetä erillistä subsistence-tukea). - Erityistukea tarvitseville voidaan myöntää keskimääräistä korkeampi apuraha perustellusta syystä. Apurahan enimmäismäärä on pääsääntöisesti 1 000 euroa. Budjetti kannattaa laatia realistisesti. Apurahaa myönnetään enintään anottu määrä, eikä sitä voida myöntää jälkikäteen lisää. Tukisumman siirrot eri kululajien välillä eivät ole myöhemmin mahdollisia. Huomaa, että apuraha ei välttämättä kata 100 % kustannuksista.

5 (8) Travel (matkustuskustannukset): - Arvioi matkustuksesta aiheutuvat kustannukset kotoa/työpaikalta kohdemaan majoituspaikkaan ja takaisin. Vierailupäivien aikana kohdemaassa syntyvät paikalliset matkakustannukset ovat ylläpitokustannuksia (subsistence). Oman auton käyttö korvataan julkisten kulkuneuvojen taksan mukaan. - Matkakustannuksiin tehtävä myöntö tehdään harkinnan perusteella, siten että anottu summa on enimmäismäärä. - Matkakulut raportoidaan todellisten kustannusten pohjalta ja kuittikopiot tulevat loppuraportin liitteeksi. Subsistence (ylläpito): - Subsistence-kulu pitää sisällään majoitus-, ruokailu- ja vakuutuskulut sekä paikallismatkat kohdemaassa. - Subsistence-korvauksen maakohtaiset enimmäismäärät löytyvät tämän ohjeen liitteenä olevasta apurahataulukosta. Hakulomake laskee summan automaattisesti calculatepainikkeella. - Kesto ilmoitetaan päivien (ei yöpymisten) määränä. Varsinaisten vierailupäivien lisäksi huomioidaan yksi matkustuspäivä ennen ja jälkeen. - Subsistence-kulu on ns. lump sum eli könttäsumma joka raportoidaan toteutuneiden vierailupäivien mukaisesti suoraan apurahataulukon summilla. Subsistence-kuluista ei tarvitse liittää tositteita raporttiin. - Jos kyseessä on kontaktiseminaari, jonka osallistumismaksu kattaa majoituksen ja ruokailut, ei ylläpitokuluja myönnetä erikseen. Tällöin subsistence-kohtaan täytetään vain kontaktiseminaarimaksu. Contact Seminar fee (kontaktiseminaarimaksu): - Jos kyseessä on kansallisten toimistojen järjestämä kontaktiseminaari, apurahaa voi anoa seminaarimaksua varten. - Kontaktiseminaarin osallistumismaksu sisältää yleensä majoituksen ja ateriat, tällöin apurahaa ei myönnetä erikseen ylläpitokuluja (subsistence) varten. - Tarkista kontaktiseminaarin kutsukirjeestä tai ilmoittautumislomakkeesta seminaarimaksun suuruus sekä mitä se sisältää. - Kontaktiseminaarimaksut myönnetään pääsääntöisesti 100 %:n mukaan. - Osallistuja maksaa kontaktiseminaarimaksun myönnetystä apurahasta, ellei ole sovittu erikseen muusta järjestelystä. - Kontaktiseminaarimaksu raportoidaan siten, että loppuraportin liitteeksi tulee kuittikopio/pankkitosite maksetusta osallistumismaksusta sekä seminaarin järjestäjiltä saatava osallistumistodistus. - Huom! Jos olet hakemassa apurahaa kontaktiseminaaria varten ja budjettitaulukossa ei näy riviä Contact seminar fee, sen saa näkyviin vaihtamalla hakulomakkeen ensimmäisellä sivulla Type of visit kohtaan Contact seminar. I. Checklist: - Tarkista, että kaikki listassa mainitut kriteerit täyttyvät. Muussa tapauksessa hakemus ei täytä kelpoisuusehtoja (eligibility criteria), eikä sitä arvioida. L. Submission

6 (8) Hakulomake tulee jättää CIMOon sekä sähköisesti että paperiversiona liitteineen. 1. Kun hakemus on valmis, tallenna se vielä kertaalleen ja hyväksy hakemus painamalla Validate -painiketta. Validate-toiminto tarkistaa, että kaikki pakolliset kentät on täytetty. Jos hakemuksessa on puutteita, on ne korjattava tässä vaiheessa, sillä muutoin sähköinen lähetys ei onnistu. 2. Lähetä lomake sähköisesti painamalla Submit online -painiketta. Varmista tässä vaiheessa, että koneeltasi on pääsy internetiin. Paina submit-nappulaa VAIN KERRAN. 3. Kun lomake on jätetty sähköisesti, saat lähetysvahvistuksen (Submission confirmation). Tulosta saamasi vahvistus ja liitä se postitse lähetettävän hakemuksen mukaan. Hakulomakkeen saa tulostettua Print form painikkeella. 4. Tarkista, että lomakkeen alareunassa oleva koodi (Hash code) on sama kuin vastaanottovahvistuksessa mainittu koodi. Tämä osoittaa, että sähköisesti jätetty hakemuslomake ja paperiversio ovat identtiset. Älä lähetä hakemusta sähköpostin liitetiedostona! Liitetiedosto on tarkoitettu vain sellaisia tilanteita varten, joissa sähköinen lähetys ei onnistu teknisen ongelman takia. K. Declaration of Honour + M. Signature: - Tulostetussa hakemuksessa tulee olla organisaation allekirjoitusoikeudellisen henkilön (esim. johtajan, rehtorin) allekirjoitus. - Tarkista, että allekirjoittaja on sama kuin kohdassa Person authorised to sign the grant agreement mainittu tai hänen virallinen sijainen. Jos sijainen allekirjoittaa, allekirjoituksen yhteydessä on mainittava, että kyseessä on sijainen. - Kannattaa huomioida, että allekirjoitus on hakemuksen kelpoisuusehto. Allekirjoitettu hakulomake liitteineen lähetetään osoitteeseen: CIMO, Grundtvig/valmistelevat vierailut, PL 343, 00531 HELSINKI. Sähköisen hakemuksen mukana ei voi lähettää liitteitä, vaan ne tulee toimittaa postitse hakulomakkeen kanssa. Postitse lähetettävän hakulomakkeen liitteitä ovat: - sähköisen hakemuksen lähetysvahvistus - vierailun alustava ohjelma - alustava hankesuunnitelma (ei ole pakollinen) - osallistujan CV (ei ole pakollinen) IV Valintaprosessi Hakemuksen saavuttua CIMOon sille tehdään kelpoisuustarkastus (eligibility check). Hakemuksen tulee täyttää kaikki muodolliset kriteerit, jotta se etenisi laadulliseen arviointiin. Vain määräaikaan mennessä postitetut hakemukset hyväksytään (postileiman päivämäärä).

7 (8) Muodollisesti kelpoiset hakemukset arvioidaan tietyin laadullisin kriteerein. Laadullisen arvioinnin lomakkeeseen, arviointikriteereihin ja pisteytykseen voi tutustua osoitteessa: www.cimo.fi/grundtvig Grundtvig-lomakkeet. Tieto apurahapäätöksestä lähetetään hakijan ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen muutaman viikon kuluessa hakemuksen saapumisen jälkeen. Lisätietoja Riika Väliahde, puh. 0207 868 584 Päivi Korkea-aho, puh. 0207 868 578 etunimi.sukunimi(at)cimo.fi, grundtvig(at)cimo.fi www.cimo.fi/grundtvig Valmistelevat vierailut ja kontaktiseminaarit LIITE: APURAHATAULUKKO/Grundtvig valmistelevat vierailut

8 (8) APURAHATAULUKKO/Grundtvig valmistelevat vierailut 2010 SUBSISTENCE RATES PER DESTINATION COUNTRY (in ) Excluding travel and visa costs Duration in days 1 2 3 4 5 AT 114 228 342 456 570 BE 102 204 306 408 510 BG 72 144 216 288 360 CY 90 180 270 360 450 CZ 102 204 306 408 510 DE 102 204 306 408 510 DK 144 288 432 576 720 EE 90 180 270 360 450 ES 108 216 324 432 540 FI 126 252 378 504 630 FR 120 240 360 480 600 GB 132 264 396 528 660 GR 102 204 306 408 510 HU 96 192 288 384 480 IE 126 252 378 504 630 IS 102 204 306 408 510 IT 114 228 342 456 570 LI 132 264 396 528 660 LT 78 156 234 312 390 LU 102 204 306 408 510 LV 90 180 270 360 450 MT 90 180 270 360 450 NL 114 228 342 456 570 NO 150 300 450 600 750 PL 96 192 288 384 480 PT 96 192 288 384 480 RO 78 156 234 312 390 SE 120 240 360 480 600 SI 96 192 288 384 480 SK 90 180 270 360 450 TR 84 168 252 336 420