Johtoryhmä 1 (5) JOHTORYHMÄ PÖYTÄKIRJATIIVISTELMÄ 05 / 2017 TILANNEKATSAUS Kiinteistöallianssin johtoryhmän kokouksissa käsitellään kiinteistöallianssin toiminnan yleistilanne ja tavoitteiden täyttyminen katsauksena toimitusjohtaja Veikko Simunaniemen johdolla. Katsauksen tarkoituksena on varmistaa, että kiinteistöallianssin osapuolilla on sama käsitys eri toimintojen aikataulusta, laadusta ja budjetista. Katsauksessa kiinnitetään erityistä huomiota poikkeamiin, kuten reklamaatioihin, tapaturmiin tai budjetin ylityksiin. Tilannekatsaus / 30.4.2017: Allianssisopimuksen mukaan palvelut tuotetaan suunnitelman mukaan noin 800 tuhatta euroa edullisemmin verrattuna vuoteen 2014, jolloin kaupunki tuotti palvelut. Palvelutuotannon sopimuslaskutus vuonna 2017 on noin 6,1 miljoonaa euroa lisättynä JUSTin laitoshuollolla, TEMALin ja Vaahterakodin siivouksella sekä muilla 2017 aikana tulleilla kohteilla. Tarvittaessa laskutusta päivitetään muutostilanteiden mukaan. Kiinteistöallianssin kokonaistulos / 30.4 oli 158 tuhatta ja investointeihin käytettiin 1 569 tuhatta. Vuoden 2018 kiinteistöallianssin budjettia valmistellaan yhteistyössä kaupungin talousyksikön kanssa. Budjettiaineistojen toimittamisesta on sovittu 23.5.2017 talouspalaverissa. Investointiohjelma 2017 Todettiin vuoden 2017 investointiohjelma. Kinnarin pesäpallokentän väliaikaiset pukutilat Kinnarin koulu puretaan ja pukutilat eivät ole käytössä. Kentällä pelataan virallisia pesäpallo-otteluja Suomisarja tasolla. Tarvitaan tilat kahdelle joukkueelle ja tuomareille sekä wc ja suihku. Tilaratkaisuista neuvoteltu liikuntapalveluiden kanssa. Käyttö Kinnarissa ainakin kaudet 2017-2019. Voidaan käyttää talvella luistelijoiden tilana. Kinnarin jälkeen löytyy käyttökohteita muualla esim. Keskusurheilukentällä. Päätettiin hankkia vuoden 2017 investointimäärärahoilla kolme siirtotilaa. Hankintahinta on noin 30 000 yhteensä. Anttilan peruskorjaushanke, keittiö ja ruokasali Anttilan koulun peruskorjausta on suunniteltu useiden vuosien ajan. Kiinteistöallianssin investointiohjelmassa oli varattu alustavasti peruskorjaushanketta varten noin 5M investointivaraus. Keväällä 2017 toteutetun kouluverkkoselvityksen tulosten mukaan koulun vanhassa osassa ei kuitenkaan ole järkevää toteuttaa laajaa peruskorjaushanketta rakennuksen teknisen kunnon ja palveluverkon kehittämisen kannalta. Kohde on teknisestä näkökulmasta tyydyttävässä kunnossa ja alueen lapsimäärät ovat laskemaan päin vuoteen 2030 mennessä. Rakennuksen vanhan osan elinkaareksi
Johtoryhmä 2 (5) on suunniteltu noin 15 vuotta. Tämän jälkeen tulee toteuttaa laaja peruskorjaus/parannus tai vanha osa tulee korvata uudisrakennuksella, ellei kohteesta luovuta kokonaan koulukäytössä. Palveluverkkosuunnitelmassa on varattu Anttilan koulun teknisiin korjauksiin 1,3M, joka toimii alustavana raamina kohteen korjausten budjetille. Vuoden 2017 aikana toteutetaan korjauksia noin 500 000 edestä. Korjauksiin kuuluu kellarin pintakorjaukset ja ilmanvaihdon parannukset, salaojituksen ja viemärien korjaukset sekä opettajanhuoneen, musiikkiluokan ja tekstiilityön luokan tilamuutokset. Edellä mainittujen korjausten lisäksi kohteessa tulisi vähintään toteuttaa rakennuksen vaipan, rungon ja keittiön tekniset korjaukset, talotekniset säätötyöt sekä liikuntasalin ja sen tukitilojen pintakorjaukset. Tämän lisäksi käyttäjä on tunnistanut lukuisia muita toiminnallisia korjaustarpeita. Kohteen keittiö on elinkaarensa päässä ja käyttäjä kokee ruokasalin liian pieneksi. Ruokasali on tehokkaassa käytössä, mutta sen tilajärjestely on tilan muodon vuoksi epäkäytännöllinen. Keittiön ja ruokalan osalta on tunnistettu kaksi kehitysvaihtoehtoa, jotka ovat: 1. Tehdään keittiössä kevyt peruskorjaus, ja parannetaan ruokasalin toimivuutta tilamuutoksin Kustannusarvio noin 200 000 keittiön osalta Korjauksiin liittyvät riskit tavanomaiset 2. Laajennetaan ruokasalia ja keittiötä, ja parannetaan ruokasalin toimivuutta tilamuutoksin Kustannusarvio noin 450 000 keittiön osalta Kokonaiskustannuksiin sekä korjausten lopputulokseen liittyy merkittävää epävarmuutta esimerkiksi olemassa olevan julkisivun kunnon ja rakenteiden liittymisen osalta Jos keittiön laajennus päätetään toteuttaa, muotoutuu koko hankkeen budjetti seuraavasti: Vuoden 2017 työt 500 000 Keittiön laajennus 450 000 Loput korjaustyöt 350 000 Tämä tarkoittaa, että teknisten korjausten lisäksi käyttäjän muita esittämiä toiminnallisia korjauksia ei luultavasti pystytä toteuttamaan, eikä yllättäviin rakennuksen vaipan tai rungon korjaustarpeisiin voida varautua. Päätettiin keittiöremontin osalta valita vaihtoehto 1. Keittiöremontti tehdään Anttilan koulun 1050 000 kokonaisbudjetin puitteissa. Harjulan koulu, Vihtakadun yksikkö Vihtakadun yksikköön rakennetaan lähiliikuntapaikka. Hankkeeseen saadaan lähiliikuntapaikkaavustusta, joka mahdollistaa muun piha-alueen rakentamisen. Aluehallintovirastolta saatiin 24.5 päivätty päätös 29.5.2017 Sovittiin avustuksen tilityksestä Kiinteistöallianssin investointiohjelmaan. Kohdekohtaiset laskutusmuutokset Tässä pykälässä käsitellään joka kuukausi muutokset Mestaritoiminnan kuukausilaskutuksessa. Laskutusmuutokset (lisäykset ja vähennykset) hyväksytetään aina AJR:ssä. Todettiin, että ei tällä hetkellä ei tiedossa laskutusmuutoksia.
Johtoryhmä 3 (5) Kiinteistöallianssin logo Kiinteistöallianssille on suunniteltu yhteinen logo. Ei hyväksytty vielä logoa. Päätettiin tehdä erilaisia versioita seuraavaan kokoukseen hyväksyttäväksi. KETS-sopimus Järvenpään kaupunki oli liittynyt Kuntien Energiatehokkuussopimukseen kaudelle 2017-2025. Sopimus on allekirjoitettu 23.1.2017. Kaupunki oli mukana myös edellisellä sopimuskaudella. Sopimuksen mukaan kaupunki pyrkii vähentämään ja tehostamaan energiankulutustaan erilaisilla kiinteistöteknisillä toimenpiteillä. Sopimuksen liitteeksi toimitetaan toimintasuunnitelma. Toimintasuunnitelma voi olla myös osoitus siitä, että energia-asiat on huomioitu kaupungin toiminnassa. Järvenpään kaupungin toimintasuunnitelma on kooste kaupungin strategiasta ja sen toimeenpanosta. Kinnarin uuden koulun tilannekatsaus Kinnarin uuden koulun hankkeen osalta on ollut tapahtumarikas kuukausi. Järvenpään kaupungin valtuusto on 22.5.2017 hyväksynyt Kinnarin koulun toteuttamisen yhtenäiskouluna. Suunnittelu on edennyt tarkempaan tontinkäyttösuunnitelmaan, jonka pohjalta pidetään toinen käyttäjätyöpaja 30.5. Tavoitteena on hyväksyä ehdotussuunnitelma kesäkuun aikana. Kinnarin suunnittelun ohella on myös tutkittu tulevan koulun runkojärjestelmävaihtoehtoja (puu, teräs tai betoni). Alustavat tulokset viittaavat betoni tai teräsratkaisuun. Puurakenteen haasteet ovat mahdollisen kolmikerrosratkaisun osalta haastavia. Hankkeen aloituslaukaus pidettiin Oulussa 17-18.5, jossa vierailtiin neljässä eri koulussa, tutustuttiin Oulun keskussairaalan allianssihankkeeseen sekä luotiin hankkeelle yhdessä yhteisiä arvoja. Kinnarin allianssin seuraava virstanpylväs on kesäkuussa tapahtuva M1 Milestone arviointi, jossa mitataan allianssin suorituskykyä kehitysvaiheessa. Kinnarin ja JYK Urheilukadun koulujen siirtotilahankinta Kinnarin siirtotiloista saatu tarjoukset 2.5.2017. Yksikään tarjouksista ei ollut täysin tarjouspyynnön mukainen, joten hankinnassa siirryttiin neuvottelumenettelyyn, jotta tarjoajat voivat toimittaa tarjouspyynnön mukaiset tarjoukset. Temporent Oy on vaatinut hankinnan keskeyttämistä siihen asti, kunnes Markkinaoikeus on antanut päätöksen aikaisempaan, keskeytettyyn siirtotilahankintaan liittyen. Asianajaja Mika Pohjosen mukaan Temporentin vaatimukselle käynnissä olevan hankinnan keskeyttämisestä ei ole perusteita ja hankintaa voidaan jatkaa. Tavoite on saada hankinta valmiiksi mahdollisimman pian. Kaupungintalon tilajärjestelyt Väistötilajärjestelyistä on neuvoteltu Veron, Senaatin ja Eteran kanssa hyvässä hengessä. Todettiin kaupunginhallituksen 29.5 tekemä päätös asiasta: Kaupunginhallitus 29.5.2017 päätti hyväksyä vuokrasopimuksen ja valtuuttaa toimitusjohtaja Veikko Simunaniemen allekirjoittamaan vuokrasopimuksen ja tekemään siihen tarvittaessa muutoksia, kun pinta-alat on tarkistettu ja lopulliset muutostöiden kustannukset ovat selvillä. KH päätti myös jatkaa Seutulantalon kehittämistä kaupungintalon toiseksi väistötilaksi. Lisäksi todettiin, että tilajärjestelyt ovat edenneet suunnitelmien mukaisesti. Ehdotettiin, että palkataan ulkopuolinen henkilö muuton koordinoijaksi. Olisi hyvä tehdä vanhojen kalusteiden inventointi ja myynti.
Johtoryhmä 4 (5) Työllisyysyksikköä ehdotettiin tehtävään. Kaupungintalon siivousmitoitus tarkistetaan, kun tiloja on vähemmän käytössä. Seutulantalolle tehdään tilankäyttösuunnitelma. Järvenpään kaupungin uudet toimitilat ja toiminnan kehittäminen-kehityshanke Uudet toimitilat kehityshanketta on lähdetty valmistelemaan. Nyt on tarve saada KAJR ohjeistusta/linjausta valmistelun jatkamisesta. Antti Nikkanen esitteli. Päätettiin, että jatketaan valmistelua rakennusvalvonnan kanssa ja viedään asia päätettäväksi seuraavaan kaupungin hallitukseen. Antti Nikkanen valmistelee. Seuratalon puut Ylläpidon näkökulmasta Seuratalon pihamaalla olevia mäntyjä tulisi karsia, koska ne rapistuttavat kiinteistöä suurilla neulasmäärillä. Mikäli kohde halutaan säilyttää ja pitää käytössä, tulisi taloa lähimpänä olevat puut kaataa, jotta kattorakenteet ja ulkovaippa pysyisi kunnossa (kourut tukossa, jolloin vedet valuu seinille). Päätettiin, että huolto ei kaada puita. Karsitaan vain oksia. Vanhankylänniemen vanhan terveyskeskuksen ylläpito Annitädintien ylläpito on ajettu alas, jotta siitä ei tulisi kustannuksia. Purkuhankinta on työnalla ja purkutyöt alkavat syksyllä. Kesän aikana nurmi- ja pensasalueita tulisi ylläpitää, jotta alue ei mehtittyisi. Alueen tulisi näyttää hyvältä, koska mm. liikennealueisiin on panostettu. Päätettiin, että alue pidetään hoidetun näköisenä. Päätettiin lisäksi tilata koulujen päättäjäisviikonlopuksi vartiointi alueelle. Myllytie 11, Työ -ja toimintakeskus Myllytien toimintakeskuksen asiakasneuvoston kokouksessa huhtikuussa 2017 tuli esille mm. kiinteistön kokonaiskunnon arviointi. Päätettiin, että Kiinteistöallianssi / Mestaritoiminta Oy tekee kokonaisselvityksen kiinteistön kunnosta ja korjaustarpeista sekä käytettävyydestä nykyisiin ja tulevaisuuden tarpeisiin. Myllytien toimintakeskuksen asiakasneuvosto esittää, että liitteenä olevan esityksen käsittely aloitetaan ensitilassa ja asiasta järjestetään yhteinen neuvottelu viimeistään elokuussa 2017. SISÄILMA-ASIAT Sisäilmakohteiden ja haittailmoitusten tilanne Todettiin sisäilmahankkeiden tilanne. Sisäilmaan liittyvien raporttien julkisuus
Johtoryhmä 5 (5) Viime kokouksessa sovittiin, että selvitetään sisäilmaraporttien julkaisua kaupungin www-sivuille Mestaritoiminnan ja kaupungin viestintäpäällikön Anju Asunnan kanssa. Anju Asunta ja Salla Malinen keskustelivat asiasta ja tekivät seuraavat johtopäätökset: Teknisesti raporttien julkaisu www-sivuille olisi täysin mahdollista. Tuolloin täytyisi ratkaista, viedäänkö raportit ao.kohteen omille verkkosivuille vai luodaanko kaupungin sivuille sisäilma-asiatkohta, missä viitataan Mestaritoiminnan www-sivuihin. Selkeintä olisi, että raportit olisivat asianomistajan verkkosivuilla. Mikäli raportit julkaistaan, on varsin todennäköistä, että tulkintojen/kyselyjen määrä tulee lisääntymään ja niihin pitäisi olla resursseja ottaa kantaa. Sosiaalisessa mediassa spekulointi johtaa asiat helposti väärään valoon. Päätettiin, että edetään edellisen kokouksen päätöksen 6.3 mukaan. Lisäselvityksen johtopäätöksen perusteella päätettiin, että ei julkaista raportteja verkkosivuilla. TIEDOKSI MERKITTÄVÄT ASIAT Siivouksen työpyynnöt Granlund manageriin Jatkossa Mestaritoiminnan siivouspalveluilla on mahdollisuus jättää suoraan Granlund manageriin palvelupyyntöjä ja reklamaatioita. Siivouksen laadunseurannan väliraportti Siivouksen laadunseuranta on toteutettu ulkopuolisen toimijan taholta. Väliraportti toimitettiin liitteenä. Loppuraportti esitellään seuraavassa kokouksessa. Ympäristökeskus ja KUUMA-yhteistyö Varpu Paakinaho-Heikkinen ryhtyy Järvenpään ekotukihenkilöiden yhteyshenkilöksi Keski- Uudenmaan ympäristökeskuksen koordinoimaan, KUUMA-kuntien yhteiseen Julkisten kiinteistöjen energiatehokkuuden parantaminen hankkeeseen. Seuraavat kokoukset 19.06.2017 21.08.2017 25.09.2017 30.10.2017 27.11.2017 Kokousaika klo 9-11.30, ellei toisin sovita.