Pääkaupunkiseudun yhteistyöhankkeiden seurantaryhmän arvioinnista johdetut toimenpiteet 2008
1 Johtajuus 1.1 Mitä johtajat tekevät ohjatakseen organisaatiota kehittämällä mission, vision ja arvot 1.2 Mitä johtajat tekevät kehittääkseen ja toimeenpannakseen organisaation johtamisjärjestelmän, jolla ohjataan tulosten saavuttamista ja muutosten hallintaa 1.3 Mitä johtajat tekevät motivoidakseen ja tukeakseen organisaation henkilöstöä sekä toimimalla roolimallina 1.4 Mitä johtajat tekevät huolehtiakseen yhteydenpidosta poliittisiin päättäjiin ja muihin sidosryhmiin, niin että jaettu vastuu toteutuu Seurantaryhmän puheenjohtajan tehtävä on kiertävä ja se vaihtuu vuosittain. Kokoukset ovat eri paikoissa. Kaupunkien johtajat osallistuvat kokouksiin, jolloin kokoukseen osallistujilla on mahdollisuus keskustella aiheista suoraan kaupunkien johdon kanssa. Henkilöstöjohtamisen näkökulma tulisi olla selkeämmin esillä. Seurantaryhmä on kooltaan suuri ryhmä. Keskustelu on kankeaa. Kaikkea ryhmän osaamista ei hyödynnetä. Olisi hyvä, jos kaikki kaupunginjohtajat osallistuisivat, kuitenkin aikatauluongelma ymmärretään. Kokouksen kutsuja huolehtii siitä, että esittelijä ottaa esille erityisesti henkilöstöjohtamisen näkökulman. Pienryhmien käyttöä jatketaan valmistelutyössä. Seurantaryhmän kokouksista on sovittu yhdessä puolivuosittain etukäteen. Yhteys toimialojen / virastojen johtoon on vähäinen. Tiedotus toiminnasta 2 kertaa vuodessa vuonna 2008. Kokousket suunnitellaan yhteistyössä pks sihteeristön kanssa. Puheenjohtaja on kokousten suunnittelussa huomioinut jäsenten toiveet. Kokousten suunnittelu on jatkossa haastavaa: kokouksessa käsitellään oikeita / ryhmän perustehtävään kuuluvia asioita Arvioidaan vuoden lopussa. 2
2 Strategiat ja toiminnan suunnittelu 2.1 Mitä organisaatio tekee kerätäkseen tietoa sidosryhmien nykyisistä ja tulevista tarpeista 2.2 Mitä organisaatio tekee päivittääkseen strategiaa ja suunnittelua ottamalla huomioon olemassa olevat resurssit ja sidosryhmien tarpeet 2.3 Mitä organisaatio tekee toteuttaakseen strategiaa ja toiminnan suunnittelua koko organisaatiossa 2.4 Mitä organisaatio tekee suunnitellakseen, toimeenpannakseen ja arvioidakseen uutuuksia ja innovaatioita Toimintaperiaatteet on sovittu asiakirjassa: Yhteistoiminnallinen menettely pks yhteistyössä. Määritelty seurantaryhmän tehtävä: Pääkaupunkiseudun yhteistyöhankkeita henkilöstönäkökulmasta tarkastelee yhteinen seurantaryhmä, joka saa säännöllisesti informaation eri hankkeiden vaiheesta keskustelun pohjaksi. Määritelty suhde kaupunkien yhteistoimintaan: Varsinainen yhteistoimintamenettely hankkeista ja niiden henkilöstövaikutuksista käydään pääkaupunkiseudun yhteistyösopimuksen mukaan kussakin kaupungissa, joissa päätöksetkin tehdään. Tulee vielä kirkastaa, että seurantaryhmän perustehtävänä on hankkeiden tarkastelu henkilöstönäkökulmasta. Varmistetaan laadukas toiminta kun asia siirtyy kunkin kunnan omaan yhteistoimintaan. Kaikissa Pks - hankkeissa ei ole arvioitu henkilöstön vaikutuksia tai arviointi on jäänyt vähäiseksi. Kokouksista voisi tehdä tiedotteen henkilöstölle ja henkilöstötoimikunnille. Muistiot lähetetään kaupunkitasoisen yhteistoimintaelimen sihteerille. Viestitään henkilöstövaikutusten arvioinnin tärkeydestä. Henkilöstöedustajan rooli tärkeä. Tiedote kokouksen jälkeen. Pks yhteistyösopimus laadittu. Pks Henstra hanke on osa pks yhteistyötä. Kokousten muistiot tallennetaan Seutuportaaliin. Seurantaryhmän muistiot on tallennettu Seutuportaaliin. 3
3 Henkilöstö 3.1 Mitä organisaatio tekee suunnitellakseen, hallinnoidakseen ja parantaakseen henkilöstöresursseja avoimesti strategian ja suunnitelmien mukaisesti 3.2 Henkilöstön osaamisen tunnistaminen, kehittäminen ja käyttö, niin että voidaan yhdistää henkilökohtaiset ja organisaation tavoitteet. 3.3 Osallistamalla henkilöstöä kehittämällä vuoropuhelua. Seurantaryhmään kuuluu: Kaupunkien johtajat Pks neuvottelukunnan sihteeristö Kaupunkien henkilöstöjohtajat Viisi henkilöstön edustajaa kustakin kaupungista. Seurantaryhmän sihteeri. Järjestöjen edustajat pitävät seudullisia kokoontumisia ja käyvät läpi asioita etukäteen. Seurantaryhmän koko on suuri keskusteluun. Pienryhmätyöskentelyä voisi hyvin lisätä. Pääkaupunkiseudun yhteistyö vie paljon aikaa. Viestimistä kokouksen tuloksista tulisi lisätä. Pienryhmätyöskentelyä käytetään tarvittaessa. Arvioidaan jatkuvasti osallisten määrää. Lisätään viestintää. 4
4 Kumppanuudet ja resurssit 4.1 Mitä organisaatio tekee kehittääkseen ja hyödyntääkseen tärkeimpiä kumppanuuksia 4.2 Mitä organisaatio tekee kehittääkseen kumppanuussuhteita kansalaisten/asiakkaiden kanssa. 4.3 Taloushallinto 4.4 Tiedon hallinta 4.5 Teknologian hallinta 4.6 Toimitilojen hallinta Kokousajat ja -paikat on sovittu etukäteen. Kumppanuuksia ei ole aikaisemmin selkeästi tunnistettu. Viestintä hoidetaan sähköpostilla. Seutuportaalissa Pks yhteistyön materiaalia paljon. Kumppaneita ainakin: - keskusjärjestöt ja liitot - kunkin kaupungin tutkimusyksiköt - toimialojen johto - kaupunkien yhteistopimintaelimet Yhteistyötä kumppanien kanssa tulee parantaa. Yhteys Pks hankkeiden alatyöryhmiin tulee selkeyttää. Henstra hankkeessa rakennettu Humap oppimisympäristö voitaisiin hyödyntää paremmin. Seurantaryhmän muistiot Seutuportaaliin. Henstra hankkeessa rakennettu Humap oppimisympäristö on kehittelyn kohteena. 5
5 Prosessit 5.1 Mitä organisaatio tekee tunnistaakseen, suunnitellakseen ja parantaakseen prosesseja jatkuvasti 5.2 Kansalais-/asiakaslähtöinen palveluiden ja tuotteiden kehittäminen ja tuotanto 5.3 Prosessien kehittäminen kansalaisten/asiakkaiden kanssa. Yhteistoiminnallinen menettely pks yhteistyöhankkeissa Alkupohdintoja: alustavaa tunnustelua, pohditaan myös asioita, jotka eivät ehkä toteúdu. Pks neuvottelukunnasta ja kaupunginjohtajien kokoukselta lähteviä aloitteita. Linjauspäätös: Päätös selvitellä asiaa, päätös aloittaa asian valmistelu. Viralliset, kirjatut päätökset käynnistävät yt - menettelyt kaupungeissa. Lopullinen päätös: Toimeenpanopäätös (kaupungeissa), uuden työnantajan rooli korostuu toimijana Vielä tulee varmentaa miten yhteistoiminta siirtyy kaupunkien omaan yhteistoimintaan. Henkilöstövaikutuksia tulisi arvioida enemmän. Alatyöryhmien kytkentä yhteistoimintamenettelyyn tulee varmistaa. Kokonaisuuden hallinta korostuu jatkossa. Arvioitava ovatko asiat oikeissa paikoissa yhteistoimintakäsittelyssä. Prosessi, joissa muutos koskee toimintojen siirtymistä valtiolle tulee arvioida vielä erikseen. Pks hankkeista yhteistoiminnan siirtyminen kaupunkien omaan yhteistoimintaan on kehittämisen kohde. Kokonaisuuden hallinta ja ovatko asiat oikeissa paikoissa yhteistoimintakäsittelyssä ovat kehittämisen kohde. 6
6 Asiakas- ja kansalaistulokset 6.1 Asiakas-/kansalaistyytyväisyysmittausten tulokset 6.2 Asiakas-/kansalaistuloksia koskevat indikaattorit Asiakastuloksia ei vielä ole. Asiakkaita: - kaupunkien henkilöstö Palautetta asiakkailta ei ole koottu. Seurannasta ei ole sovittu. Henkilöstötutkimusten tulokset hyödynnetään työssä. Vuoden lopun viimeisessä kokouksessa tehdään arviointi. - kaupunkien johto 7
7 Henkilöstötulokset 7.1 Henkilöstön motivaatio ja työtyytyväisyysmittausten tulokset 7.2 Henkilöstötulosten indikaattorit Pks Henstra hankkeessa on arvioitu yhteistoimintaa vuosittain. Vuoden 2007 osalta kyselyssä on kysytty miten yhteistoiminta osana Henstra - hanketta on onnistunut vuonna 2007. Pks yhteistoiminnan yhteensovittaminen on haastavaa. 8
8 Yhteiskunnalliset tulokset 8.1 Sidosryhmien näkemykset organisaation yhteiskunnallisista tuloksista. 8.2 Yhteiskunnallisia tuloksia koskevat indikaattorit Vahvuudet 9
9 Keskeiset suorituskykytulokset 9.1 Ulkoiset tulokset: tavoitteen mukaiset tuotokset ja vaikuttavuus 9.2 Sisäiset tulokset Vuonna 2007 kokouksia pidettiin 8. Kokouksiin osallistui keskimäärin 24 henkilöä. Kokouksiin käytetty aika oli yhteensä 409 tuntia. Lisäksi pidettiin seurantaryhmän aamupäivän seminaari 10.5.2007 varsinaisille ja varajäsenille. Yt - pienryhmän 9 hengen valmistelukokouksia 7 kpl kestoltaan à 1½ -2 t. Pks hankkeiden vaikutus henkilöstöön on vielä tässä vaiheessa epäselvä. Puitelain mukaiset valtiolle siirtyvät toiminnot ja niiden vaikutus henkilöstöön tulee vielä selvittää. Kunkin kaupungin omat varsinaiset päätökset pks hankkeiden suhteen tulee varmistaa yhteistoiminnan näkökulmasta ja yhteistoiminnan siirtyminen työpaikkatasolle ja arkipäivään. Varmistetaan kunkin kaupungin omat varsinaiset päätökset pks hankkeiden suhteen yhteistoiminnan näkökulmasta ja yhteistoiminnan siirtyminen työpaikkatasolle ja arkipäivään kussakin kaupungissa olevien yhteistoimintaperiaatteiden mukaan. 10
Itsearvioinnin pohjalta sovitut kehittämiskohteet Seudullisen yhteistyön ja kaupunkien yhteistoiminnan hallinta korostuu jatkossa. On huolehdittava asioista, jotka kuuluvat yhteistoimintaan ja niiden jatkokäsittelystä kaupunkien omassa yhteistoiminnassa. Seurantaryhmän viestintää henkilöstölle ja kaupunkien yhteistoimintaelimille tulee parantaa. Pks yhteistyötä ei tunneta. Tulee vielä kirkastaa, että seurantaryhmän perustehtävänä on hankkeiden tarkastelu henkilöstönäkökulmasta. Seurantaryhmän rooli jatkossa tulee arvioida. 11