Selvitys metropolialueen suurtapahtumista ja työsidonnaiseen matkailuun liittyvistä asiantuntijavierailuista Lahden ammattikorkeakoulu Matkailun laitos Katri Jakosuo 26.11.2008
Sisällys 2 1 Selvityksen tausta ja toteutus... 3 2 Metropolialueen suurtapahtumat ja tapahtumien järjestäminen... 4 2.1 Nykyiset ja potentiaaliset suurtapahtumat metropolialueella... 4 2.2 Sisäisen ja ulkoisen toimintaympäristön haasteet... 5 3 Työsidonnaiseen matkailuun liittyvät asiantuntijavierailut... 5 3.1 Vierailujen kysyntä... 6 3.2 Vierailujen suunnittelu... 6 3.3 Vierailujen haasteet... 7 4 Yhteistyö eri toimijoiden kesken... 7 5 Toimenpide-ehdotukset... 8
1 Selvityksen tausta ja toteutus 3 Tämä selvitys on osa Matkailun ja elämystuotannon osaamisklusterin vuoden 2008 aikana teettämää tulevien kehitysympäristöjen valintaan liittyvää selvitystyötä. Metropolialueella osaamisklusteria hallinnoi Culminatum Ltd Oy, joka on Uudenmaan alueen kehitysyhtiö. Yhtiön omistajina ovat Uudenmaan liitto, Helsingin, Espoon ja Vantaa kaupungit, alueen yliopistot ja korkeakoulut, tutkimuslaitokset ja elinkeinoelämä. Metropolialueella osaamisklusterin toiminnassa ovat ammattikorkeakouluista mukana Haaga-Helia, Lahden ammattikorkeakoulu sekä Laurea. Selvitystyön ensimmäisessä vaiheessa (1.4. 30.11.2008) ammattikorkeakoulut tekevät tahoillaan selvitystyötä erikseen nimetyistä teemoista. Selvitystöiden valmistuttua Matkailun ja elämystuotannon osaamisklusteri valitsee jatkoon 2-3 parhaiten osaamiskeskuksen toimintaa tukevaa kehitysympäristöä. Lahden ammattikorkeakoulun matkailun laitoksen vastuulla on selvitys, jossa selvitetään millaisia haasteita ja kehittämiskohteita metropolialueen tapahtumien järjestämiseen liittyy sekä miten yhteistyötä eri toimijoiden kanssa voidaan kehittää. Selvityksen lähtökohtana on ajatus siitä, että joissain tapauksissa suurtapahtumiin voi liittyä myös työsidonnainen matkailu. Täten selvityksessä käsitellään työsidonnaiseen matkailuun liittyviä asiantuntijavierailuja. Tässä selvityksessä metropolialueeseen luetaan Uudenmaan lisäksi Päijät-Häme ja Kanta-Häme. Tätä selvitystä varten tehtiin touko-lokakuussa 2008 yhteensä yhdeksän haastattelua. Haastattelujen teemat koskivat metropolialueen nykyisiä ja potentiaalisia tapahtumia, tapahtumien järjestämiseen liittyviä sisäisen ja ulkoisen toimintaympäristön haasteita, työsidonnaiseen matkailuun liittyviä asiantuntijavierailuja sekä eri toimijoiden välistä yhteistyötä. Haastattelujen toteuttamisesta vastasivat Lahden ammattikorkeakoulun matkailun laitoksen opettajat Kirsi Kallioniemi ja Riikka Pöllänen. Raportin kirjoittamisesta on vastannut Lahden ammattikorkeakoulun matkailun laitoksen yliopettaja Katri Jakosuo. Metropolialueen suurtapahtumia ja työsidonnaiseen matkailuun liittyvien asiantuntijavierailuja koskeviin kysymyksiin vastasivat seuraavat henkilöt: Toimitusjohtaja Heikki Masalin, CIM ja Best Practise of Finland Markkinointisihteeri Vappu Vauhkonen, Helsingin kaupungin matkailu- ja kongressitoimisto Kehittämispäällikkö Miika Laakso, Lakes Toimitusjohtaja Raija Forsman, Hämeen Matkailu Viestinnän koordinaattori Riitta Kairulahti, Espoon Matkailu Oy Matkailuneuvoja Paula Groffier, Espoon Matkailu Oy sekä Matkailutiedottaja Maarit Enberg, Vantaan kaupungin yritysneuvonta. Työsidonnaiseen matkailuun liittyvä asiantuntijavierailuja koskevaa osiota täydennettiin lisäksi Lahden kaupungin sosiaalijohtaja Risto Kajasteen ja Ramboll Analytics Oy:n laatupäällikkö Riikka Tammivuoren haastatteluilla. Seuraavassa esitetään haastattelujen keskeiset tulokset teemoittain. Tarkemmat toimenpideehdotukset esitetään raportin viimeisessä luvussa.
2 Metropolialueen suurtapahtumat ja tapahtumien järjestäminen 4 2.1 Nykyiset ja potentiaaliset suurtapahtumat metropolialueella Aluksi haastateltavia pyydettiin nimeämään metropolialueen keskeisimmät suurtapahtumat. Lisäksi heitä pyydettiin arvioimaan, olisiko joissain metropolialueella nykyisin järjestettävissä tapahtumissa potentiaalia kasvaa suurtapahtumiksi. Haastateltavat nimesivät metropolialueen keskeisimmiksi suurtapahtumiksi seuraavat tapahtumat: Helsingin Juhlaviikot Helsinki-viikko Design Week Helsinki City Maraton Salpausselän kisat FI-veneviikonloppu Lahdessa Farmari-maatalousnäyttely Riihimäen Erämessut Hämeenlinnan Keskiaikamarkkinat Hämeenlinnan Lasten taidefestivaali Hippalot. Lisäksi muutamat vastaajat mainitsivat yleisesti kaikkien SM-tason urheilutapahtumien sekä erilaisten messujen kuuluvan metropolialueen keskeisiin suurtapahtumiin. Osa vastaajista koki, että joillakin pienemmistä tapahtumista voisi olla kasvupotentiaalia metropolialueen suurtapahtumaksi. Tällaisia tapahtumia olisivat: Helsingin Tuska-festivaali Helsingin Design Week Riihimäen Erämessut Hämeenlinnan Keskiaikamarkkinat Hämeenlinnan Lasten taidefestivaali Hippalot Espoon April Jazz Kivenlahti Rock Espoonranta Marathon Helsinki City Marathon. Vantaan Barokki Vantaan Backas Jazz. Vastaajia pyydettiin myös kertomaan, millaisia panostuksia heidän nimeämänsä potentiaaliset suurtapahtumat kaipaisivat. Yleisesti ottaen haastateltavat kaipasivat lisää resursseja tapahtumien sisällön kehittämiseen sekä talouteen. Lisäksi resursseja kaivattiin lisää viestintään, markkinointiin ja myyntiin. Muutamissa vastauksissa nousivat esiin myös byrokratian vähentäminen, ammattitaitoisten järjestäjien käyttö sekä yrityksiltä saatavan rahoitusosuuden kasvattaminen esimerkiksi sponsoroinnin tai lobbauksen kautta. Haastatteluissa kävi ilmi, että etenkin pienillä tapahtuman järjestäjillä ei ole resursseja hankkia rahoitusta, koska ei heillä ole palkattua henkilökuntaa. Viestinnässä ja markkinoinnissa on tärkeää etenkin oikean asiakaskunnan tavoittaminen. Myös byrokratian vähentämisessä on vielä paljon tehtävää, sillä esimerkiksi Helsingissä tapahtumanjärjestäjä joutuu ottamaan yhteyttä 18 eri hallintokuntaan.
2.2 Sisäisen ja ulkoisen toimintaympäristön haasteet 5 Tapahtumien järjestämiseen liittyvät olennaisesti sisäiseen ja ulkoiseen toimintaympäristöön liittyvät haasteet. Organisaation sisäiseen toimintaympäristöön liittyvät muun muassa organisaation toiminta-ajatukseen, talouteen, henkilöstöön ja henkilöstön osaamiseen liittyvät tekijät. Näihin asioihin organisaatio voi itse vaikuttaa. Ulkoisen toimintaympäristön haasteet muodostuvat puolestaan muun muassa kysynnästä ja kilpailusta, eli tekijöistä, joihin organisaatio ei voi välttämättä vaikuttaa itse. Haastateltavilta kysyttiin, millaisia sisäiseen ja ulkoiseen toimintaympäristöön liittyviä haasteita tapahtuman järjestäjät heidän mielestään kohtaavat. Haastateltavien mukaan sisäiseen toimintaympäristöön liittyvät muun muassa seuraavat haasteet: tuotteiden ja palveluiden konseptointi ja tuotteistaminen, tapahtuman onnistuminen, rahoituksen hankinta, riittävät henkilöstöresurssit, henkilöstön ammattitaito, markkinoinnin ja myynnin onnistuminen, talkooväen saaminen talkoovoimin järjestettäviin tapahtumiin sekä turvallisuuteen liittyvät tekijät. Eräs haastateltavan mukaan harrastustoiminnasta lähtöisin olevissa tapahtumissa ei välttämättä riittävästi ammattitaitoa tapahtuman järjestämiseen. Ulkoiseen toimintaympäristöön liittyviksi haasteiksi mainittiin sopivien jakeluteiden löytäminen, asiakkaiden tavoittaminen, tuotteiden uudistaminen, kohdennetun tiedotuksen lisääminen koti- ja ulkomailla, kansainvälistyminen sekä kansainvälisten tapahtumien hakuun liittyvät asiat, taloudellinen taantuma, yritysten sponsoroinnin ja edustamisen väheneminen, lobbauskulttuurin kehittäminen sekä turvallisuuteen ja ympäristöön liittyvät tekijät. Yhden haastateltavan mukaan ns. tapahtumahautomoille voisi olla kysyntää. Näissä hautomoissa olisi mahdollisuus suunnitella tapahtumaa tarkasti. Tapahtuman tarkan suunnittelun myötä myös taloudellinen riski pienenisi. 3 Työsidonnaiseen matkailuun liittyvät asiantuntijavierailut Lähes kaikkien haastateltavien edustamat tahot järjestivät työsidonnaiseen matkailuun liittyviä asiantuntijavierailuja. Merkille pantavaa on, että Heikki Masalinin omistama yritys Best Practise of Finland myi asiantuntija vierailuja Suomeen. Helsingin kaupungin matkailu- ja kongressitoimisto puolestaan tarjoaa noin 30 erilaista tuotetta. Tuotteita välitetään omana räätälöintinä ja teeman mukaan niissä käytetään apuna esimerkiksi arkkitehtuuriin erikoistunutta matkatoimistoa. Lahdessa Lakes (Lahden Alueen Kehittämisyhtiö Oy) järjestää ja myy itse tällaisia asiantuntijavierailuja.
3.1 Vierailujen kysyntä 6 Kaikkien haastateltavien mukaan asiantuntijavierailuille on kysyntää. Erityisesti aasialaiset ovat olleet kiinnostuneista näistä vierailuista (Japani, Thaimaa, Kiina ja Etelä-Korea). Tulevaisuudessa kysyntää voisi olla myös venäläisille suunnatuissa vierailuissa. Lisääntyneeseen kysyntään on vastattu asiantuntijavierailuja tuotteistamalla. Ryhmät ovat muodostuneet kotimaisten ja ulkomaisten organisaatioiden edustajista. Erillisenä ryhmänä mainittiin julkisen sektorin kehittämisestä vastaavat toimijat. Julkisella sektorilla työskentelevät vierailijat ovat olleet hallinnon eri tasoilta. Joissain tapauksissa vierailuryhmät ovat saapuneet esimerkiksi ystävyyskaupungeista. Ryhmät ovat vaihdelleet yhden hengen ryhmistä kymmenien henkilöiden ryhmiin. Suurimmat ryhmät ovat olleet kooltaan 30 40 henkilöä. Yksi vastaajista totesi, että käytännössä suurin ryhmäkoko on 20 henkilöä, sillä sitä suurempia ryhmiä on vaikeampi kuljettaa kohteissa siten, että vierailusta olisi osallistujille jotain hyötyä. Kiinnostaviksi kohteiksi nimettiin arkkitehtuuriin, designiin, ympäristöasioihin (mm. jätehuolto), elintarviketeollisuuteen, it-toimialaan, koulutukseen, oppimiseen, päivähoitoon sekä terveydenhuoltoon ja vanhustyöhön liittyvät teemat. Merkille pantavaa on se, että ryhmät vierailevat yleensä useassa eri kohteessa saman matkan aikana. Yrityksistä erikseen mainittiin Nokia. Sosiaali- ja terveystoimen puolella japanilaiset ovat olleet kiinnostuneita erityisesti sosiaalipalvelujen toiminnan organisoinnista ja toteuttamisesta, saksalaisia ovat kiinnostaneet puolestaan vaikeavammaisten palveluasuminen. Virosta tulleita vierailijoita ovat kiinnostaneet puolestaan kuntoutukseen ja asumiseen liittyvät palvelut sekä päivä- ja työtoiminta. Erään haastateltavan arvioin mukaan näiden vierailujen kysyntä tulee kasvamaan nopeasti, koska Suomella on paljon sellaista osaamista, mikä kiinnostaa ulkomaalaisia. Asiantuntijavierailujen taustalla on usein ajatus osaamisesta eli Suomesta haetaan osaamisen tuottamisen toteuttamis- ja toimintatapoja (mm. PISA-tutkimus, vierailut virastoihin). Vierailuissa vierailijoita kiinnostavat ennen kaikkea toimintatavat, ei niinkään teknologia. Asiantuntijavierailujen kysynnän kasvu Suomesta on esimerkiksi kysytty vaihtoehtoista alakoulumallia arabimaihin opettajakoulutuksineen, mutta Suomi ei pystynyt toimittamaan tällaista pakettia. Erään haastateltavan mukaan Suomesta ei haeta tulevaisuudessa vain elämyksiä. Työsidonnaiseen matkailuun liittyvissä vierailuissa haetaan myös hyvinvointiyhteiskuntaan liittyviä malleja. Tämä lisää julkisen sektorin merkitystä, koska hyvinvointiyhteiskunnan mallit perustuvat pääsääntöisesti julkisen sektorin toimintatapoihin ja yleisiin poliittisiin päätöksiin. 3.2 Vierailujen suunnittelu Asiantuntijavierailuiden suunnittelussa on kiinnitettävä huomiota erilaisten kokemusympäristöjen luomiseen. Suunnittelussa olisi hyvä ottaa huomioon myös vierailijoiden muut kiinnostuksen kohteet (esimerkiksi japanilaiset matkustavat Suomeen katsomaan revontulia). Eräs vastaajista kuitenkin totesi, että koska vierailijoita kiinnostaa nimenomaan asiasisältö, vierailulla tulee olla selkeä kohde ja/tai teema. Toinen vastaajista painotti, että asiantuntijatapaamisten tulisi mahdollistaa myös vuorovaikutus ja ajatusten vaihto. Haastatteluissa kävi ilmi, että ruotsalaiset ovat tuotteistaneet omaa osaamistaan eri tavoin. Ruotsalaiset myyvät esimerkiksi japanilaisille kolmen päivän matkoja. Matkojen aikana tutustutaan ruotsa-
7 laiseen hyvinvointiyhteiskuntaan ja osaamiseen. Lisäksi ruotsalaiset ovat perustaneet yhdistyksen, jonka kautta myydään terveydenhuollon osaamista Japaniin (mm. Dementia Management). 3.3 Vierailujen haasteet Vierailujen suurimmiksi haasteiksi mainittiin laadunvarmistus, palveluiden tuotteistaminen, viisumikysymykset ja ansaintalogiikka, sillä vierailuista vaikea saada rahaa. Lisäksi haasteiksi mainittiin sopivien vierailuaikojen, kohteiden, esittelijöiden ja luennoitsijoiden löytäminen. Ongelmia aiheuttavat myös poliittiset tekijät, jotka vaikuttavat etenkin aasialaisten vierailuihin. Ulkomaiset ryhmät käyttävät usein myös omia reittejään, eivätkä organisoitua järjestäjää. Lisäksi vierailijoiden tekemät peruutukset aiheuttavat organisaatioille joskus lisätyötä. Laadunvarmistusta pidettiin tärkeänä tekijänä, sillä vierailun tilannut asiakas maksaa sisällöstä. Sisällön suunnittelua vaikeuttaa joissain tapauksissa se, että osallistujat ovat ns. palkintomatkalla, eivätkä kuulijat ole sen alan ammattilaisia, joille palveluntarjoajat ovat suunnitelleet matkan sisällön. Palveluiden tuotteistamiseen liittyvien ongelmien katsottiin olevan erityisesti julkisen sektorin ongelma. Julkisella sektorilla toimivilla tahoilla ei ole perinteitä eikä osaamista palveluiden tuotteistamisesta. Osa syynä tähän on se, että asiantuntijavierailuiden järjestäminen ei kuulu palveluja tuottavien tahojen perustoimintaan. 4 Yhteistyö eri toimijoiden kesken Haasteltavia pyydettiin nimeämään tärkeimpiä yhteistyökumppaneitaan. Tärkeimmiksi yhteistyökumppaneiksi nimettiin kulttuurivientiä tekevä opetushallitus, Matkailun edistämiskeskus, maakuntaliitot, omaa matkailuun liittyvää kehittämistyötä tekevä Culminatum, TKK:n vierailuja hoitava Otaniemi Marketing, erilaiset kehittämisyhtiöt, tapahtumien luvista ja kiinteistöasioista vastaava kaupunki sekä paikallisesta näkyvyydestä vastaava media. Omien kaupunkien sisällä yhteistyökumppaneiksi nimettiin muun muassa sosiaali-, terveys-, opetus-, kulttuuri- sekä liikuntatoimi sekä tekninen toimiala. Yhteistyökumppaneiksi määriteltiin myös paikalliset seurat ja yhdistykset, kansalliset lajiliitot sekä kansainväliset kattojärjestöt. Yhteistyötä toivottiin kansainvälisyyttä, taloutta, turvallisuutta ja ympäristöä käsittelevien asioiden tiimoilta. Yksi yhteistyömuoto voisi olla esimerkiksi matkailun tarpeiden järjestämiseen liittyvä koulutus (teemana esim. tecnical visits). Osa haastateltavista koki, että pääkaupunkiseudun sisäistä yhteistyötä eri toimialojen (ml. matkailutoimistot) kesken tulisi lisätä. Yhteistyökumppaneina voisivat toimia myös hotelli- ja ravintola-alan lisäksi elintarvike- ja metalliteollisuus sekä seutukunnalliset elinkeinoyhtiöt. Yhteistyöverkoston haasteeksi koettiin se, että verkostomaisessa yhteistyössä usein kukaan ei kanna vastuuta. Kansainvälisten tapahtumien osalta todettiin, että paikkakuntaa oleellisempi tekijä on se, että tapahtuma saadaan Suomeen. Olisi hyvä, jos erilaiset tahot tekisivät yhteistyötä ja vaihtaisivat kokemuksiaan onnistuneiden hakuprosessien osalta. Poikkeuksetta lähes kaikki haastateltavat olivat halukkaita yhteistyöhön. Yhteistyökumppaneiksi nimettiin kaupunkien eri virastot, kehittämisyhtiöt, paikalliset yrittäjät, yrittäjäjärjestöt sekä kauppakamarit. Matkailua edustavista toimijoista nimettiin erikseen Matkailun edistämiskeskus sekä muut matkailun toimijat, kuten alueelle tulevia vierailijoita tuovat matkatoimistot. Kansainvälisistä yrityksistä mainittiin Nokia ja Kone.
8 Heikki Masalin on kiinnostunut oman yritystoimintansa kautta auttamaan erilaisia organisaatioita konseptoimaan ja tuotteistamaan omaa osaamistaan sekä luomaan organisaation toimintaa kuvaavia portfolioita. Lakes puolestaan suunnittelee hanketta, jossa Päijät-Häme ja Kanta-Häme tekisivät yhteisen matkailun markkinointihankkeen Venäjän markkinoille. Yhtenä osana hanketta olisivat työsidonnaiseen matkailuun liittyvät asiantuntijavierailut. Suunnitelman mukaan molemmista maakunnista tuotteistettaisiin viisi kohdetta Venäjän markkinoille. 5 Toimenpide-ehdotukset Metropolialueen suurtapahtumia käsittelevien haastattelujen tulokset pirstaloituivat niin, että tuloksista oli mahdoton vetää yhtenäistä linjaa: sekä potentiaalisten suurtapahtumien että tapahtumien järjestämiseen liittyvien haasteiden nimeäminen vaihteli haastateltavan mukaan. Etenkin potentiaalisten suurtapahtumien nimeämiseen näytti vaikuttava haastateltavan oma alueellinen tausta. Tästä syystä kehittämiskohteeksi valikoitui työsidonnaiseen matkailuun liittyvät asiantuntijavierailut. Tulosten perusteella työsidonnaiseen matkailuun liittyvillä asiantuntijavierailuilla on kysyntää sekä kansallisesti että kansainvälisesti. Kysynnästä huolimatta työsidonnaiseen matkailuun liittyvien vierailujen järjestäminen ei ole vielä kaikilta osin organisoitua. Metropolialueen asiantuntijavierailuihin keskittyvä kehittämisympäristö muodostuisi hankkeesta, jonka tavoitteena on kuvata työsidonnaiseen matkailuun liittyvä prosessi siten, että sen pohjalta voidaan luoda konsepti, jonka kautta myös yksittäiset yritykset pystyisivät ottamaan vierailuryhmiä luokseen. Asiantuntijavierailujen kehittämisen lähtökohtana voisivat olla esimerkiksi eri asiakasryhmien kulttuurinen tausta. Tällöin esimerkiksi aasialaisille vieraille voitaisiin räätälöidä erilaisia tuotepaketteja kuin keskieurooppalaisille vieraille. Liitteessä 1 on esitelty ehdotus hankkeen toteuttamisesta. Ehdotuksen mukaan hankkeen toteuttamisesta vastaisivat Lahden ammattikorkeakoulu. Hanke toteutettaisiin yhteistyössä Haaga-Helian ja Laurean kanssa. Hankkeeseen osallistuvat tahot voisivat muodostua muun muassa seuraavista organisaatioista: Lahti Travel & Lakes Lahden kaupunki/sosiaali- ja terveystoimi CIM & Best Practise of Finland Helsingin kaupungin matkailu- ja kongressitoimisto TE-keskukset. Hankkeen puitteissa osallistujille voitaisiin tarjota asiantuntijavierailujen tuotteistamiseen liittyvää koulutusta. Koulutuksessa voitaisiin käsitellä esimerkiksi vierailujen sisältöä, toiminnallista ja teknistä laatua sekä asiantuntijavierailuihin liittyvää ansaintalogiikkaa. Toteutuessaan hanke tukisi uusien matkailualan palveluiden ja työpaikkojen syntymistä metropolialueelle. Samalla hanke tuottaisi arvokasta tietoa siitä, miten työsidonnaista matkailua voitaisiin kehittää ja millaisia tekijöitä kansainvälisille markkinoille suunnatuissa asiantuntijavierailuissa tulisi ottaa huomioon. Tieto olisi sovellettavissa asiantuntijavierailujen kohteena olevien toimialojen käyttöön. Hanke edistäisi omalta osaltaan suomalaisen osaamisen markkinointia ulkomailla.
Liite 1. Ehdotus hankkeen toteuttamisesta Työsidonnaiset asiantuntijavierailut TEEMAT Asiantuntijuus Osaamisen tuotteistaminen Konseptointi KÄYTTÄJÄT Asiantuntijavierailuja tarjoavat kansalliset toimijat TAVOITTEET Tuoteinnovaatiot Uudet liiketoimintakonseptit Toimijaverkostot MAHDOLLISTAJAT Lahti Travel & Lakes Lahden kaupunki/sosiaali- ja terveystoimi CIM & Best Practise of Finland Helsingin kaupungin matkailu- ja kongressitoimisto TE-keskukset KEHITTÄJÄT Lamk Haaga-Helia OSAAMISKESKUS Matkailun ja elämystuotannon osaamisklusteri SOVELTAJAT Julkinen ja yksityinen sektori Uusimaa Päijät-Häme Kanta-Häme OPERAATTORI Lamk